Access Avanzado Variado

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  • 7/27/2019 Access Avanzado Variado

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    ACCESS AVANZADO 97 2000

    UNIVERSIDAD DE PIURA

    ESCUELA TECNOLGICA SUPERIOR

    Piura - 2001.

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    INTRODUCCIN

    El presente curso pretende servir como introduccin a todos aquellos que comienzan con el el

    estudio de lasBases de Datos

    relacionales utilizando el programaAccess 97

    . El curso se divideen varios captulos los cuales explican las operaciones ms usuales con ejercicios comentadospaso a paso.

    INDICE DE LECCIONES

    Calcular campos y totales Campos calculados. Consultas de creacin de tablas. Establecer criterios. Clculos de totales. Buscar duplicados. Formularios III. Campos calculados.

    Diseo de formularios Formularios. Aadir controles. Propiedades. Modificar controles. Alineacin. Secciones del formulario.

    Personalizar formularios. Formularios. Lista de opciones. Asistente de controles. Botones de comando. Efectos de diseo. Autoformato.

    Ejercicio.- Ejercicio de repaso (1 parte) .- Ejercicio de repaso (2 parte) .

    Tecnologa OLE. Incluir objetos.

    Objetos independientes. Objetos dependientes. Ajustar a los marcos.

    - Administrar vnculos.

    Trabajar con informes. Ordenar y agrupar. Propiedades del grupo. Informes y subinformes.

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    Anlisis del rendimiento. Imprimir etiquetas.

    Compactar bases de datos. Crear rplicas de bases de datos.

    Consultas Consultas. Consultas con criterios. Expresiones.

    Macros y Mdulos. Crear macros. Asociar macros y eventos. Utilizar macros. Los mdulos. El documentador.

    Introduccin a SQL Introduccin a SQL. Consultas con SQL. Contraseas. Acceso por usuarios. Crear rplicas.

    Access e Internet. Introduccin. Incluir hipervnculos.

    La barra Web. Importar y exportar en HTML. Pginas de acceso a datos.

    Ejercicio de tablas, relaciones y formularios

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    I.- Calcular campos y totales:

    Tabla Propiedad

    Campos calculados.En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemticas con algn campo. Podemos crearcampos vacos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operacin entre dos o ms campos. Lo quevamos a hacer a continuacin es lo siguiente:Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pts. Es evidente que sera una

    paliza modificar uno a uno todos los campos de los precios. Realizaremos una operacin matemtica:- Abre la Base de Datos Abeto.MDB y sitate en la pestaa de las Consultas- Crea una nueva Consulta en modo Vista Diseo- Carga la tabla Clientes- Carga los campos Cdigo de Propiedad y Alquiler mensual- En la barra de herramientas superior hay un botn llamado Tipo de consulta. brelo y escoge el tipo

    Actualizacin- Sita el cursor en la casilla Actualizar a y escribe:

    - Cierra la consulta. Gurdala con el nombre Aumento de precio en 500ptsObserva que el icono de la nueva consulta ha cambiado. Esta es una consulta de actualizacin. Lo quesignifica que cuando la ejecutemos, cambiar los datos de la tabla. Por eso hemos de tener cuidado en

    preparar adecuadamente la consulta; un error podra traer consecuencias imprevisibles. Observa quehemos puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que hemos sumado el nmero500. No vendra mal hacerse una copia de la tabla Clientes por si acaso.

    - Selecciona la consulta y pulsa en el botn Abrir. Access nos avisar que se van a modificar datos de unatabla. Acepta el mensaje que aparece.- Access vuelve a pedir confirmacin con un segundo mensaje. Vuelve a aceptar.- Ve a la pestaa Tablas y abre la tabla Clientes. Observa el campo Alquiler mensual. Tiene que aparecer

    con un incremento de 500 pts.

    Crear una tabla nueva con campos de otras tablasA continuacin vamos a ver cmo podemos crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas.Imaginemos que necesitamos una nueva tabla con slo algunos campos de las otras dos (Clientes y

    PROPIEDADES y tendr las siguientes caractersticas:

    CAMPOTIPOTAMAOOTROSCdigo propiedad Texto 3 Campo claveGaraje S/NoTipo de propiedad Texto 15Superficie en m/2 Numrico EnteroDireccin Texto 40Poblacin Texto 20Provincia Texto 15Cdigo Postal Texto 5Habitaciones Numrico EnteroAseos Numrico Entero

    Extras Memo

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    Propiedades). Evidentemente sera una "pasada" crearla nueva e introducir los datos uno por uno. Por ello,vamos a tomar campos de las dos tablas y construir una nueva.- Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas.- Aade de la tabla Clientes, los camposNombre,Apellidos, yAlquiler mensual

    - Aade de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad,Direccin,Poblacin yProvincia- En la barra de herramientas superior hay un botn llamado Tipo de consulta. brelo y escoge el tipo

    Consulta de creacin de tabla.- Access te pedir un nombre para la nueva tabla que se crear ms tarde. Colcale el nombre: Clientes y Propiedady acepta.- Cierra la consulta. Grbala con el nombre: Consulta de creacin de tabla- Observa que aparece otro tipo de icono.- Selecciona la consulta recin creada y brela. Access te avisa que se crear una nueva tabla. Acepta.

    - Ve a la pestaa de Tablas y observa que la nueva tabla se ha creado.

    FORMULARIOS III Campos caluladosEn la leccin vamos a ver cmo colocar un control de clculo de campos en un formulario. Lo que haremos

    ser utilizar el formulario de la tabla Clientes que hicimos con el Asistente para formularios.

    - Con la ventana de formularios a la vista, selecciona el formulario Clientes y pulsa el botn Disear.

    Observa la siguiente imagen: hemos ampliado un poco la zona de diseo y movido el campo Alquiler. Vamosa insertar un campo calculado para el IVA y otro para el total del alquiler. Podramos crear dos campos nuevos

    para ese fin. Para ello, tendramos que ir al diseo de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tiponumrico. En este caso no los crearemos, sino que insertaremos dos campos independientes que lo nico queharn ser realizar un clculo matemtico de otros campos.- Hemos aadido dos casillas de texto con el botn Cuadro de texto y hemos cambiado el nombre de lasetiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, debesseleccionarla y pulsar doble click para acceder a sus propiedades.

    - Ahora debes seleccionar con un click el campo gris del IVA 16% y acceder a sus propiedades (con doble click,o con el botn derecho y la opcin Propiedades)

    - En el cuadro que te aparece, sita el cursor en el campo Origen del control. Aqu definimos de donde vienen losdatos. stos pueden venir de algn campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operacin declculo con campos. A la derecha vers dos cuadraditos. Pulsa el de la derecha (puntos suspensivos)

    - Te aparecer otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aqu podemos definir frmulas o funcionesque realizan ciertas operaciones.- Escoge de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados - Clientes.- Escoge de la ventana central Alquiler mensual- Pulsa el botn Pegar- Pulsa click en la ventana superior y termina de escribir la frmula: [Alquiler mensual] *16/100- Cierra la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar- Abre la lista del campo Formato y escoge la opcin Moneda- Cierra la ventana de propiedades- Prueba una vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior izquierda

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    Observa que el campo tiene que aparecer ya con el clculo hecho:

    - Configura t mismo el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA]- Configura t mismo el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA]

    Esto significa que el ltimo campo sume el contenido del campo Alquiler mensual ms el campo IVA. Este ltimoser el campo de texto que creamos anteriormente. Es importante sealar que el nombre de IVA se lo hemos puestoal campo desde la ventana de propiedades. Si no es as, Access no lo encontrar.

    El resultado final ser que cuando introduzcamos el precio de la propiedad, los dos campos que acabamos de crearmostrarn automticamente el clculo del impuesto de IVA.

    Es importante sealar que los dos ltimos campos nos existen como tales en la tabla Clientes ni en la dePropiedades. Son slo campos calculados.

    Diseo de Formularios

    FormulariosUn formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y modificar los datos de una forma ms"amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder:

    - Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo- Calcular campos- Crear y utilizar grficos- Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.

    Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y disearlos a nuestra medida. Para vercmo se crean, hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaa Formularios. y pulsar el botnNuevo. Nos aparecer una ventana pidindonos el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cualse crear. En esta primera leccin dedicada a los formularios, vamos a crear uno sencillo utilizando un asistente quenos ir guiando en su creacin.- Con nuestra base de datos abierta (Abeto.MDB) accede a Formularios - Nuevo y escoge la tabla Clientes y laopcin Asistente para formularios

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    Acepta la ventana.En esos momentos, se ejecutar un asistente de Access que nos ir guiando paso a paso en la creacin del

    formulario. En el primer paso, Access nos pide qu campos queremos incluir en el formulario. En la parte izquierdaaparece una ventana con los campos de la base de datos y en la parte derecha otra con los campos que se incluirnen el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para incluir o borrar camposdesde la ventana izquierda a la ventana derecha.Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha

    Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha

    Borra el campo seleccionado de la ventana derecha

    Borra todos los campos de la ventana derecha

    Carga todos los campos y pulsa el botn Siguiente.

    En el siguiente paso, Access nos pregunta qu tipo de formulario y la distribucin de los campos a travs del mismo.Si pulsas un clic en las diversas opciones, vers una simulacin en la ventana de la izquierda de cmo quedar.

    - Acepta el tipo En columnas y pulsa el botn Siguiente

    Para los fondos, prueba igual que antes el estilo que te guste. En nuestro caso, escogeremos el estilo Mundo- Escoge el estilo que prefieras y pulsa Siguiente- Acepta el ltimo paso (nombre del formulario) con el botn Terminar, y el formulario ya estar creado.

    La utilizacin del formulario es sumamente sencilla. Podemos observar que cada registro se visualiza como unaficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones:

    Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrs, hacia adelante, al ltimo registro yaadir un nuevo registro.

    Desde el formulario podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros, y todos loscambios que realicemos en el formulario, se realizarn en la tabla relacionada, as como todos los cambiosefectuados en la tabla, se visualizarn si abrimos el formulario.

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    con esta barra. EL formulario puede quedar mejor, pero tampoco hay que abusar de demasiados colores de formaque quede demasiado "chilln".

    Cuando te guste el resultado, puedes hacer una prueba para ver cmo quedar con el botn Vista situado en la partesuperior izquierda de la barra de herramientas. Para volver a la pantalla de diseo, pulsa el mismo botn.

    Puedes cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, por ejemplo).

    Si tienes que realizar alguna accin con varios campos a la vez (cambiar el color, mover, borrar, etc) puedes hacerloseleccionndolos con el mouse en forma de seleccin de ventana como haras con cualquier otro objeto. Tambin

    puedes ir pulsando un clic uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayscula).

    Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botn Cuadro de Herramientas. sta sirve para creartextos, ttulos o controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Veamos un ejemplo. Enesta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que siempre ser unChalet, Casa o Apartamento. Cuando estemos introduciendo un registro nuevo o bien cuando estemos modificandoalguno existente, sera un "latazo" teclear siempre el contenido del campo. Lo que haremos ser crear una listadesplegable para poder seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida.

    - Debes activar la barra Cuadro de herramientas desde el botn correspondiente

    La lista desplegable que vamos a crear podemos hacerla de dos formas: con un asistente que nos guiar paso a

    paso o bien "a mano". Observa que en la barra que tenemos activa (Cuadro de herramientas) hay un botn con formade varita mgica llamado Asistente para controles. Si est pulsado (hundido) significa que est activado, por lo quesi creamos la lista desplegable, se pondr en marcha automticamente el asistente. Para crear un controlmanualmente, hemos de desactivarlo pulsando un clic.- Asegrate de que el botn mencionado est desactivado y pulsa despus en el botn Cuadro combinado de lamisma barra de herramientas.- Dibuja en la zona de los campos un rectngulo no muy grande. No te preocupes del tamao; se puede cambiar

    posteriormente.- Te habr aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo.- Accederemos a las propiedades del campo. Para ello, pulsa doble clic en un borde del campo, o bien pulsa el botn

    Propiedades de la barra de herramientas superior. Tambin puedes acceder desde el men Ver- Propiedades.Te aparecer una ventana especial. Desde esta ventana podemos cambiar las propiedades de cualquier campo,

    como el nombre, color, eventos especiales, etc.

    - Cambia los datos de la ventana de la siguiente forma:

    Nombre: Tipo de propiedadEste ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo

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    Origen del control: Tipo de propiedad (puedes escogerlo de la lista desplegable)La propiedad Origen del control define qu campo real de la tabla almacenar el valor introducido posteriormente.Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puedes escogerlo de la lista desplegable)

    Origen de la fila: Chalet;Casa;Apartamento (atencin al punto y coma separador)Aqu definimos una lista de valores. En Tipo de origen de la fila podramos escoger una tabla o consulta o bienescribir a mano los datos de la lista como hemos hecho. Estos datos hay que escribirlos separados por punto y coma.- Cierra la ventana de Propiedades y accede a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. En vez deCuadro combinado... colcale como nombre: Tipo de popiedad.- Cierra el cuadro, ajusta si es necesario el tamao y posicin del campo y realiza una vista previa del formulario.Prueba a desplegar la lista recin creada confirmando que funciona.

    Ejercicio de repaso. Control de una clnica. (1 parte)

    En esta leccin realizaremos un ejercicio general de repaso. Crearemos una base de datos que controlar unasupuesta clnica. Necesitaremos tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clnica y mdicos.Relacionaremos las tablas, crearemos consultas, formularios, y repasaremos conceptos.

    La clnica "SAN PATRS" necesita llevar un control informatizado de su gestin de pacientes y mdicos. Paraello se crearn tres tablas con las siguientes caractersticas:

    Tabla PACIENTES: llevar un control de los datos de los pacientes como el N de S.S., Nombre, Apellidos, N deHistorial, etc.

    Tabla INGRESOS: llevar el control de la fecha del ingreso, nmero de planta, nmero de cama, diagnstico, etc.

    Tabla MEDICOS: cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc.

    A continuacin tienes las caractersticas de cada campo de las tablas:

    TABLA PACIENTES:Campo Tipo Largo Otros

    N Seguridad Social Texto 15Nombre Texto 15Apellidos Texto 30Domicilio Texto 30

    Poblacin Texto 25Provincia Texto 15Cdigo Postal Texto 5Telfono Texto 12

    Nmero de Historial Texto 9 Campo ClaveSexo Texto 1 Regla de validacin: "H" o "M"

    TABLA MEDICOS:Campo. Tipo Largo Otros

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    Codigo identificacin Texto 4 Campo ClaveNombre del Mdico Texto 15Apellidos del Mdico Texto 30Especialidad Texto 25

    Fecha de ingreso Fecha Mscara fecha cortaCargo Texto 25Nmero de Colegiado NmeroObservaciones Memo

    TABLA INGRESOS:Campo Tipo Largo Otros

    Nmero de Ingreso Autonumrico Campo ClaveNmero de Historial Texto 9Fecha de Ingreso Fecha Mscara fecha cortaCdigo de Identificacin Texto 4

    Nmero de planta NmeroNmero de cama Nmero

    Alrgico S/NoObservaciones MemoCoste del tratamiento Nmero Formato MonedaDiagnstico Texto 40

    Este ser el aspecto que tendrn las relaciones de las tablas:

    Hemos creado una relacin de Uno a Varios del campo Nmero de Historial de las tablas Pacientes e Ingresos. Estosignifica que primero debemos introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. La relacin uno avarios nos permitir introducir varios ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente estdado de alta en la tabla Pacientes. As mismo, hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo

    Nmero de Historial porque sern datos nicos que no se repetirn en la misma tabla. Como campo clave de la tablaIngresos no hemos escogido el mismo campo Nmero de Historial, sino el campo Nmero de Ingreso, ya que cadanmero de ingreso ser nico. Adems, no nos permitira introducir ms de un Nmero de Historial en Ingresos niestablecer la relacin.

    Como campo clave de la tabla Mdicos hemos escogido el campo Cdigo de identificacin y hemos establecidouna relacin de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos deintroducir los datos del mdico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un

    mdico determinado.

    Resumiendo: primero introduciremos los datos de los mdicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando seproduzca un ingreso, asignaremos un nmero de ingreso (nico) a un paciente (Nmero de Historial) y leasignaremos un mdico (Cdigo de Identificacin). En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes, yasignrselo a uno de los mdicos de la tabla Mdicos.

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    Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos:N Seguridad Social Nombre Apellidos Domicilio Poblacin08/7888888 Jos Eduardo Romerales Pinto C/ Azorn, 34 3 Mstoles08/7234823 ngel Ruz Picasso C/ Salmern, 212 Madrid

    Provincia Cdigo Postal Telfono Nmero de Historial SexoMadrid 28935 91-345-87-45 10203-F HMadrid 28028 91-565-34-33 11454-L H

    Veamos una parte de los datos de la tabla Mdicos:Cdigo de Ident. Nombre del Mdico Apellidos del Mdico Especialidad Fecha de IngresoAJH Antonio Jan Hernndez Pediatra 12-08-90CEM Carmen Esterill Manrique Psiquiatra 13-02-92Cargo Nmero de Colegiado Observaciones

    Adjunto 2113 Est prxima su retiradaJefe de seccin 1231

    Veamos finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos:Nmero de Ingreso Nmero de Hist. Fecha de Ingreso Cdigo de Identi. Nmero de planta1 76327-H 23/01/94 SVT 52 1212-A 24-02794 CSM 1

    Nmero de cama Alrgico Observaciones

    121 No 23/01/945 S Alrgico a la penicilina

    Para no mostrar todos los datos de las tres tablas, hemos resumido los mismos. Puedes bajarte el archivo de la basede datos completo pulsando aqu y de esta forma podrs trabajar en el ejercicio.

    Una vez los datos introducidos, vamos a realizar varias consultas a la base de datos. Daremos una serie desupuestos y la solucin de cmo se disea la consulta.

    Consultas a la Base de Datos: A continuacin mostraremos unos supuestos de consultas y su solucin.

    1) Necesitamos un listado de los nombres de los mdicos y su especialidad.

    - Ir a la pestaa Consultas - Nuevo - Vista Diseo y agregar la tabla Mdicos

    - Visualizaremos su contenido con el botn Vista previa para asegurarnos de que funciona correctamente y

    cerraremos la Consulta grabndola.

    2) Queremos saber los el Nombre y Apellidos de los pacientes que ingresaron entre Enero y Marzo deln 94 y queson alrgicos.

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    3) Queremos saber los Nombres y Apellidos de los pacientes que viven en Getafe o Alcorcn

    Ejercicio de repaso. Control de una clnica. (2 parte)

    En esta leccin continuaremos trabajando con nuestra base de datos de la clnica.

    Introducir un nuevo campoAhora deben introducir un nuevo campo en la tabla INGRESOS llamado Fecha de Alta que controlar la fecha en laque el paciente es dado de alta de la clnica. Para ello:

    - Accede a la pestaa de Tablas, selecciona la tabla INGRESOS y pulsa en el botn Diseo.- Pulsa un click a la izquierda del campo Cdigo de Identificacin. Su fila deber quedar resaltada en su totalidad.- Abre el men Insertar y escoge la opcin Filas.

    - Pulsa un click en la casilla del campo y escribe: Fecha de Alta- Dota al campo del formato Fecha corta a travs de la mscara- Cierra la tabla (guardndola)- Ahora debers abrir la tabla para introducir los nuevos datos. El nuevo campo est al lado del campo Fecha de

    Ingreso. Debes introducir fechas. Invntate las fechas. Puedes introducir fechas posteriores a la de Ingresos enunos cuantos das.

    Introduccin de dos campos nuevosAhora daremos de alta dos campos nuevos que posteriormente haremos servir para realizar clculos automticos.Los campos sern: Das de Ingreso, que controlar automticamente los das que el paciente ha estado ingresado a

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    travs de una sencilla operacin matemtica entre dos fechas, y el campo Coste Total del Tratamiento, quemultiplicar el Coste del Tratamiento por los das que ha estado ingresado, dando como resultado el coste total.- Inserta dos campos nuevos: Das de Ingreso ser del tipo numrico, y Coste total del tratamiento ser tambin deltipo numrico pero con formato Moneda

    Consulta de actualizacin de camposSeguidamente crearemos una nueva consulta, pero esta vez no ser una consulta para ver por pantalla, sino que seruna consulta que cuando se ponga en marcha, cambiar los datos de la tabla. Este tipo de consultas recibe el nombrede Consultas de actualizacin. Debemos tener cuidado con este tipo de consultas, pues al ejecutarlas ya hemos dichoque modificar los datos de alguna tabla.

    - Crea una nueva consulta en modo Vista diseo utilizando la tabla Ingresos.- Carga el campo Das de Ingreso- Abre la lista (botn desplegable) Tipo de consulta situado en la barra superior de herramientas, y escoge la lo

    opcin Consulta de actualizacin.- Pulsa un click en la casilla Actualizar a: y escribe la siguiente frmula: [Fecha de Alta]-[Fecha de Ingreso]

    Con esto lo que hacemos es una resta de dos fechas. Observa que encerramos los campo entre corchetes.

    - Cierra la consulta grabndola y ejectala. Access nos avisa que se va a ejecutar una consulta de actualizacin de

    datos. Acepta. Posteriormente, nos avisa por segunda vez de que se actualizarn varias filas. Vuelve a aceptar.- Accede a la pestaa de las tablas y verifica abriendo la tabla Ingresos que el campo Das de Ingreso se ha

    actualizado automticamente.

    Actualizacin del Coste total del tratamientoAhora actualizaremos de forma similar el campo Coste total del tratamiento multiplicando los campos Das deIngreso y Coste del tratamiento. Podramos crear una nueva consulta de actualizacin como hemos hechoanteriormente, pero aprovecharemos la que tenemos creada para aadir la nueva frmula:

    - Edita con el botn Diseo la consulta anterior y aade el siguiente campo con la siguiente frmula:

    - Cierra guardando la consulta y brela para verificar su funcionamiento.

    Consulta de agrupacinLa clnica quiere saber el nmero de pacientes que existen por poblacin. Crearemos una consulta que nos muestre

    las poblaciones y que cuente el nmero de pacientes de cada una.

    - Crea una nueva consulta de la tabla Pacientes y carga los campos Nombre, Apellidos y Poblacin

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    - Pulsa en el botn Totales situado en la barra superior de herramientas

    Observa que en la cuadrcula de los campos cargados ha aparecido una nueva fila llamada Total.

    - Carga en la cuarta fila otra vez el campo Poblacin y abre la lista desplegable de la fila Total seleccionando laopcin Cuenta tal y como aparece en la ilustracin:

    Visualiza como queda. Deberas ver una columna llamada CuentaDePoblacin donde se observa el nmero dehabitantes por poblacin de la base de datos.

    TECNOLOGA OLELa tecnologa

    OLE(Object Linking and Embedding) es un sistema de compartir ficheros entre aplicaciones que nos

    permitir transferir informacin de una a otra. A travs de esta tecnologa podremos, por ejemplo, insertar un objetogrfico en un formulario de Access como si fuera un campo ms. Estos objetos pueden insertarse de dos formas:

    Incrustacin: el objeto es almacenado en la base de datos, pero si el objeto original sufre algncambio, en la base de datos no se reflejar el cambio.

    Vinculacin: el objeto es almacenado igual en la base datos, pero se establece un vnculo con elarchivo original de forma que si modificamos el objeto desde el formulario, los cambios afectarnal archivo original.

    Tanto si incrustamos como si vinculamos, el objeto debe crearse en el formulario mediante el control llamadomarco de objeto. Podemos utilizar estas opciones para insertar una imagen de una persona como si fuese un campoms de la base de datos. Existen dos tipos de marcos:

    Marco de objeto independiente: para incluir objetos que no estn almacenados en una tabla. Porejemplo, un logotipo.

    Marco de objeto dependiente: para incluir grficos y objetos OLE que estn almacenados en latabla como un campo ms. En el siguiente ejemplo vemos un marco de objeto dependiente en susvistas de formulario y de diseo pertenecientes a la base de datos de ejemplo que contiene Access(Neptuno).

    A continuacin te mostramos algunos consejos para saber cuando utilizar cada uno de los diferentes tipos de marcos:

    Tipo de marco Tipo de enlace Se usa...Objeto independiente Incrustacin Para aadir un objeto que forme

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    parte de un formulario, pero que nodependa de ningn campo y que seaindependiente de su original. Porejemplo, un grfico en un informe

    Objeto independiente Vinculacin

    Objeto que forma parte delformulario pero no depende deningn campo. Por ejemplo, unahoja de clculo que se actualicecada vez que se modifique elarchivo original

    Objeto dependiente Incrustacin

    Grfico en campos de una tabla.Por ejemplo, una imagen de una

    persona que puedan modificarse yvisualizarse desde el formulario

    Objeto dependiente VinculacinObjetos en un campo de la tabla,

    pero que se mantienen en archivosseparados.

    Existen dos botones en el modo de vista deDiseo de formulario para crear este tipo de controles: Marco de objetodependiente y Marco de objeto independiente. Ambos botones estn situados en las barras de herramientas.

    En el siguiente ejemplo, tenemos una tabla en la parte izquierda con tres campos; Nombre (tipo Texto), Apellidos(tipo Texto) y Foto (tipo OLE). En el modo de introduccin de datos en tabla, en el campo Foto hemos insertado ungrfico (Insertar - Objeto) que tenamos almacenado en formato BMP. Posteriormente, en el modo de Diseo deformulario hemos incluido el campo como uno ms. En la ilustracin de la derecha puede observarse que el grficoizquierdo a modo de logotipo est creado con la opcin Marco de objeto independiente, sin embargo, el grfico dela derecha corresponde al campo Foto de la tabla. En este caso, aparecer la foto de cada persona.

    Trabajar con informes.INFORMESUn informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes se puede controlar eltamao y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total exactitud laforma en que ha de presentarse la informacin en pantalla o en las pginas impresas.

    Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imgenes, agrupar registros encategoras, calcular totales o incluso representar dichos totales en un grfico. La mayor parte de la informacin en uninforme proviene de una tabla o consulta, que es el origen de los datos del informe. El resto de la informacin esesttica, no variable y se almacena como parte del diseo del mismo.

    CREAR UN INFORME.Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar un asistente que se encarguede automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio,manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseo.

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    El Asistente acelera el proceso de creacin de un informe, ya que realiza automticamente todo el trabajo bsico, enel que normalmente se invierte una buen cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para informes,Microsoft Access solicita informacin al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir y crea un diseo

    basado en dicha informacin. Aunque tenga experiencia en la creacin de informes, puede que desee utilizar unasistente para informes para organizar rpidamente todos los controles en el informe y proceder despus a cambiar ala vista Diseo para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseo bsicocreado.

    Crear un informe con un asistenteUtilizar el Asistente para informes es la forma ms simple y rpida de crear un informe que combine datos de msde una tabla. Como se dijo anteriormente, el Asistente para informes acelera el proceso de creacin de un informe

    porque realiza automticamente todo el trabajo bsico. En la primera pantalla del Asistente para informe puedeseleccionar los campos que desea incluir en el informe. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.Veamos a continuacin cuales son los pasos para crear un informe a partir del asistente:1. Active la ficha Informes en la ventana Base de Datos.2. Pulse en el botn Nuevo parra acceder al cuadro de dilogo Nuevo informe

    3. En el cuadro de dilogo Nuevo informe, elija la opcin Asistente para informes.4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sin embargo,puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de dilogo del Asistente6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Ver en la lista

    Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones Agrega(>), Agregar todos (>>), Quitar (

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    Crear un informe sin asistenteSi ninguna de las opciones para la creacin automtica de informes resultara apropiada para sus necesidades, o biendeseara acudir a la ventana de diseo para modificar la estructura o organizacin de informes creados por el

    Asistente o de autoinforme, siga estos pasos:

    1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.2. Pulse en el botn Nuevo para acceder al cuadro de dilogo Nuevo Informe3. Elija Vista Diseo en el cuadro de dilogo nuevo informe.4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear. Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe Si desea crear un informe que utilice datos de ms de una tabla, base su informe en una consulta. Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista.5. Pulse en Aceptar.

    Microsoft Access presenta la ventana informe en la vista Diseo, junto con el cuadro de herramientas.

    Para salir de Access se va al men Archivo y hacemos clic en Salir.

    Compactar y crear rplicas de Base de Datos.Compactar una base de datos.Si borras, modificas y crear tablas a menudo, la base de datos puede fragmentarse, lo que provoca un uso deficiente

    del espacio en disco. Al compactar la base de datos, se hace una copia de la misma y se reorganiza el espacio queocupa en el disco. Es algo parecido a la accin del comando Defrag

    Para compactar la base de datos actual: Accede Herramientas - Utilidades de la base de datos- Compactar base de datos.

    Para compactar una base de datos que no est abierta en Access

    1. Cierra la base de datos actual.

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    2. Accede Herramientas - Utilidades de la base de datos- Compactar base de datos.

    3. En el cuadro de dilogo Base de datos a compactar, especifica la base de datos que deseas compactar yhaz clic en Compactar.

    4. En el cuadro de dilogo Compactarla base de datos en, especifique el nombre, unidad y carpeta dondedesea almacenar la base de datos compactada.

    5. Haz clic en Guardar.

    Si utilizas el mismo nombre, unidad y directorio y si la base de datos se compacta con xito, Accessreemplazar el archivo de origen por la versin compactada.

    Importante:

    Si eliminas registros del final de una tabla que contiene un campo Autonumrico, cuando compactes labase de datos, Access te dar al prximo campo Autonumrico el valor del ltimo contador sin borrar, ms1.

    La compactacin de una base de datos de Access de una versin previa no la convierte al formato deAccess 97.

    Crear una rplica de la base de datos.Vimos cmo se haca una copia de una tabla para obtener un duplicado de seguridad. Ahora veamos cmo hacer unacopia de una base de datos completa. Imaginemos que no slo queremos duplicarla para tener una copia deseguridad, sino tambin para que otros usuarios la utilicen. Imaginemos que varios usuarios situados en distintoslugares van a utilizar la base de datos. Podemos crear lo que se llama una Rplica de la base de datos y

    posteriormente unir los datos introducidos desde todas las rplicas que se hagan.Cada rplica es miembro de un conjunto de rplicas que se pueden sincronizar con otras rplicas del mismo grupo,es decir, los cambios realizados en una rplica se aplican a las otras rplicas y al Diseo principal o base de datosoriginal.

    Veamos cmo crear una rplica de nuestra base de datos: Abre la base de datos ABETO (o de cualquier base de datos que tengas) Accede aHerramientas Rplica Crear rplica. Aparecer un mensaje de aviso:

    Contesta afirmativamente.

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    Vamos a crear una sencilla consulta. Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienenalquilado un Apartamento. No queremos saber los datos de todos los campos: slo algunos.- Con la Base de Datos ABETO.MDB abierta, pulsa clic en la pestaa de Consultas:

    - Pulsa clic en el botn Nuevo. Te aparecer una ventana donde podremos escoger el tipo de consulta a realizar.- Escoge la opcin Vista Diseo y acepta

    Seguidamente aparece una pequea ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que realizar la consulta.- Selecciona la tabla CLIENTES y pulsa en Agregar

    Haz lo mismo con la tabla PROPIEDADES- Pulsa el botn Cerrar

    Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseo de la consulta. Desde esta pantalla podemos escoger qu camposqueremos incluir en la consulta, as como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc.). Supongamos quequieren realizar una consulta slo de los campos Cdigo de propiedad, Alquiler, Nombre y Apellidos de la tablaCLIENTES, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES. Lo que debemos hacer es "cargar" elcampo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrcula inferior. Vamos a hacerlos de dos formas:

    - Pulsa doble clic en el campo Cdigo de propiedad de la tabla CLIENTES

    El campo ha de aparecer en la parte inferior.- "Arrastra" el campo Nombre de la tabla CLIENTES a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campoanterior.- Ahora carga utilizando el mtodo que quieras, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla CLIENTES, y elcampo Tipo de propiedad de la tabla PROPIEDADES.Perfecto. Ahora vamos a ver el resultado:- Pulsa clic en el botn Vista, situado en la barra de botones superior izquierdo.

    En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como hemos preparado. Podramos ahoravolver a la vista Diseo pulsando el mismo botn Vista que ahora aparece como una regla azul, pero lo que vamos ahacer es guardar la consulta.- Cierra la ventana de la consulta. Access te pedir si quieres guardarla. Responde afirmativamente y ponle comonombre: Consulta sencilla.Si quisiramos modificar la consulta, deberamos pulsar el botn Diseo. Si quisiramos ejecutarla para ver sucontenido, pulsaremos el botn Abrir.

    Consultas de criterios.La consulta anterior fue una consulta normal, de todos los registros de la Base de Datos. Una de las mayoresventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Mediante los criterios podemos seleccionarregistros que cumplan unas condiciones determinadas. Veamos cmo crear una consulta que nos muestre datossobre los inquilinos que pagan ms de 85.000 pts de alquiler mensual.- Crea una nueva consulta de la tabla CLIENTES y carga los campos Cdigo de propiedad, Nombre y Alquilermensual- En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual, escribe: >85000

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    - Visualiza el resultado de la consulta con el botn VistaObserva que aparecen los tres campos de los clientes que pagan ms de 85.000 pts al mes- Vuelve al modo Diseo desde el mismo botn- Agrega el campo Oficina vendedora y aade el siguiente criterios:

    - Visualiza el resultadoEn este ltimo caso tenemos dos condiciones que se tienen que cumplir. Slo veremos los campos de los registrosque cumplan las dos condiciones: que paguen ms de 85.000 pts y cuya oficina vendedora est en la ciudad deTerrassa.

    - Guarda la consulta con el nombre: Oficina Terrasa - Ms de 85000

    ExpresionesEn las consultas que hemos hecho, hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. Vamos a ver qutipo de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios:

    Expresiones de fecha

    Podemos utilizar operadores de comparacin tpicos de programas informticos como mayor que, menor que, igual,distinto, etc. Para la cuestin de fechas, podemos utilizar esos mismo operadores. Por ejemplo, imaginemos quequeremos saber los registros con un campo cuya fecha sea menor al 12 de Junio del 97. Podemos hacerlo de lassiguientes formas:

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    Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones:"No""Falso""Desactivado"

    "0"

    Caracteres comodnCmo en MS-DOS o la mayora de programas de Windows, podemos incluir los dos caracteres comodn (elasterisco * y el interrogante?) Para crear una expresin. El interrogante puede sustituir un solo carcter en la

    posicin que est. El asterisco podr sustituir a ms de un carcter en la posicin en que se encuentre. Por ejemplo:M?? Buscar los datos que comiencen por M y luego tengan dos letras ms?a?a Buscar los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a*/12/97 Buscar los datos de cualquier da del mes de diciembre del 97An* Buscar los datos de lo que comience por la palabra An

    Macros y Mdulos.Macros: Qu son y cmo funcionanQu es una macro

    Una macro es un conjunto de una o ms acciones que cada una realiza una operacin determinada, tal como abrir unformulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puedeejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.

    Una macropuede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros. Tambin se puedeusar una expresin condicional para determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute lamacro.

    Una secuencia de acciones

    La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo estas acciones cada vezque se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace referencia al nombre de la macro Revisar Productos.

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    Un grupo de macros

    Si tiene numerosas macros, agrupar las macros relacionadas en grupos de macros puede ayudar a administrar la basede datos ms fcilmente. Para mostrar los nombres de las macros de un grupo de macros, haga clic en Nombres demacros en el men Ver en la ventana Macro.Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, llamado Botones, est compuesto de tres macros relacionadas:Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo la accin AbrirFormulario, y la macro Productoslleva tambin a cabo la accin DesplazarTamao.

    El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta una macro en un grupo demacros, Access lleva a cabo la accin de la columna accin y cualquier otra accin que siga inmediatamente, cuyacolumna Nombre de macro est en blanco.Para ejecutar una macro en un grupo de macros, utilice el nombre del grupo de macros seguido de un punto y acontinuacin el nombre de macro. En el ejemplo anterior, para hacer referencia a la macro Empleados en el grupo demacros Botones, escribira Botones.Empleados.Acciones condicionalesPara mostrar la columna Condicin, haga clic en Condiciones en el men Ver en la ventana Macro. La siguientemacro ejecuta las acciones CuadroMsj y DetenerMacro slo cuando la expresin en la columna Condicin seaverdadera (cuando hay un valorNulo en el campo IdProveedor).

    Crear una macro

    1. En la ventana Base de datos, haga clic en Macros, bajo Objetos.2. Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.3. En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones.4. Haga clic en la accin que desee utilizar.5. Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionales pero harn la macro ms fcil de

    entender y mantener.6. En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de la accin, si es que se requiere alguno.7. Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otra fila de accin y repita los pasos 3 a 6. Microsoft

    Access lleva a cabo las acciones en el orden en el que se enumeren.

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    Sugerencia Para crear rpidamente una macro que lleva a cabo una accin sobre un objeto de base de datosespecfico, arrastre el objeto desde la ventana Base de datos hasta una fila de accin en la ventana Macros. Porejemplo, puede crear una macro que abra un formulario arrastrando el formulario a una fila de accin. Para hacer

    esto, haga clic en Mosaico vertical en el men Ventana para posicionar la ventana Macros y la ventana Base dedatos de forma que aparezcan una junto a otra en su pantalla; en la ventana Base de datos, bajo Objetos, haga clicen el tipo de objeto que desee, a continuacin, en el objeto y, por ltimo, arrstrelo hasta una fila de accin.Arrastrar una macro o un procedimiento agrega una accin que ejecuta la macro o el procedimiento, mientras quearrastrar otros objetos de base de datos agrega una accin que abre el objeto.

    Validacin de datos usando una macro - Ejemplo

    La siguiente macro de validacin comprueba los cdigos postales introducidos en un formulario Proveedores.Muestra el uso de las acciones DetenerMacro, CuadroMsj, CancelarEvento e IrAControl. Una expresin condicionalcomprueba el pas y el cdigo postal introducido en un registro de un formulario. Si el cdigo postal no est en elformato correcto para el pas, la macro muestra un cuadro de mensaje y cancela guardar el registro. Luego ledevuelve al control Cdigo postal, en el que puede corregir el error.Haga clic en el nombre de cada accin para ver sus respectivos argumentos.

    Condicin Accin ComentarioAdjuntar a la propiedadAntesDeActualizar del formularioProveedores.

    EsNulo([Pas]) DetenerMacro Si Pas es Nulo, no se podr validar elcdigo postal

    [Pas] In ("Francia","Italia","Espaa") AndLen([Cdigo postal]) 5

    CuadroMsj Si el cdigo postal no es de 5 caracteres,mostrar un mensaje y...

    ... CancelarEvento ... cancelar el evento. IrAControl [Pas] In ("Australia","Singapur") AndLen([Cdigo postal]) 4

    CuadroMsj Si el cdigo postal no es de 4 caracteres,mostrar un mensaje y...

    ... CancelarEvento ... cancelar el evento. IrAControl([Pas] = "Canad") And ([Cdigo postal] NotLike"[A-Z][0-9][A-Z] [0-9][A-Z][0-9]")

    CuadroMsj Si el cdigo postal no es correcto paraCanad, mostrar un mensaje y...

    ... CancelarEvento ... cancelar el evento.

    http://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce1X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce2X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce7X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce3X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce4X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce7X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce5X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce6X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce2X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce7X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce3X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce4X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce7X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce5X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce6X.htmhttp://var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/acactce1X.htm
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    Mdulos: Qu son y cmo funcionanQu es un mdulo

    Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenanjuntos como una unidad.

    Hay dos tipos bsicos de mdulos: los mdulos de clases y los mdulos estndar. Cada procedimiento en un mdulopuede ser un procedimiento Function o un procedimiento Sub.Mdulos de clases

    Los mdulos de formularios y los mdulos de informes son mdulos de clases que estn asociados con unformulario o informe determinado. Los modulos de formularios y de informes contienen a menudo procedimientosde evento que se ejecutan en respuesta a un evento en un formulario o informe. Puede usar los procedimientos deevento para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y sus respuestas a acciones de los usuarioscomo por ejemplo hacer clic con el mouse en un botn de comando.Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe, Microsoft Access creaautomticamente un mdulo de formulario o un mdulo de informe. Para ver el mdulo para un formulario o

    informe, haga clic en Cdigo en la barra de herramientas en la vista Diseo de informe o de formulario.

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    Los procedimientos en los mdulos de formularios y de informes pueden llamar a procedimientos que hayaagregado a los mdulos estndar.En Access 95, los mdulos de clase existen nicamente en asociacin con un formulario o informe. En Access 97 oversiones posteriores, los mdulos de clase pueden existir tambin con independencia de un formulario o informe, y

    este tipo de mdulo de clase se enumera en la opcin Mdulos, situada bajo la seccin Objetos de la ventana Basede datos. Puede usar un mdulo de clase de la opcin Mdulos para crear una definicin para un objetopersonalizado.

    Mdulos estndar

    Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados con ningn otro objeto yprocedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos.

    La lista de mdulosestndar de la base dedatos se puede ver haciendo clic en la opcin Mdulos, situada bajo la seccin Objetos de la ventana Base de datos.Los formularios, informes y mdulos estndar se enumeran tambin en el Examinador de objetos.

    Introduccin al lenguaje SQL.SQL es un lenguaje de Consulta Estructurado que se usa para consultar y actualizar bases de datos relacionales.Vamos a ver el aspecto general de este lenguaje y nos servir para familiarizarnos con el mismo.

    Cuando creamos una consulta de datos, Access permite mostrarnos esa consulta de tres formas:Vista: Permite ver el resultado de la consultaDiseo: Es la vista que ya conocemos para construir la consulta.SQL: Vista en formato de instrucciones SQL- Abre cualquier consulta en modo diseo- Abre el botn vista y elige Vista SQL.

    Las palabras en maysculas corresponden a instrucciones SQL.- Cierra la ventana de la consulta y accede en el modo vista SQL a otras consultas que tengas grabadas de formaque puedas ver su estructura.

    Ya que el aprendizaje de SQL requiere un estudio con profundidad que escapa a los propsitos de este curso, slo sepretende que conozcas las acciones de las principales instrucciones SQL:CREATE TABLE: crea una nueva tabla. Debe ir seguida del nombre de tabla y de los campos a crear. Se puedeespecificar opcionalmente el tipo de campo y un ndice de campo.INSERT INTO: Insertar registros con sus correspondientes valores en una tabla.

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    Si no la introducimos correctamente, no podremos acceder a la base de datos.- Prueba a introducir cualquier carcter que no coincida con la contrasea asignada.- Prueba a introducir la contrasea correcta.Para eliminar la contrasea bastar con acceder a la opcin Herramientas - Seguridad - Anular contrasea

    establecida para la base de datos1

    Acceso por usuarios a la base de datosCuando se trabaja en red, cualquier usuario que conozca una contrasea podr igualmente acceder a todas lasopciones de la base de datos as como modificar o borrar datos.En red, lo ms apropiado es restringir el acceso de forma especfica indicando qu usuarios pueden acceder adeterminadas partes del programa.- Accede a Herramientas - Seguridad - Cuentas de usuario y de grupoSi has trabajado en red, sobre todo con Windows NT, el cuadro de dilogo te resultar familiar. Aunque en esta parteno podemos realizar prcticas, echaremos no obstante un vistazo a las principales opciones:

    Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario.

    Un grupo de trabajo es un grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red.

    Administradores son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. Estos, se creandesde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tares de administradores.

    Usuarios son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga una serie de permisospara el acceso a segn qu partes del programa.

    - Cancela el cuadro y accede a Herramientas - Seguridad - Permisos de usuario y grupoEn Lista podemos elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la parte inferior, en el cuadroPermisos, podemos activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer, modificar, etc.Por ejemplo, para permitir leer la informacin de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni modificar sudiseo, seleccionaremos primero las tablas en la lista Nombre del objeto y despus activaremos slo la opcin Leerdatos.- Cancela el cuadro.

    Podemos proteger tambin la base de datos con la opcin Herramientas - Seguridad - Codificar o descodificar basede datos. Esta opcin har una copia de la base de datos en informacin indescifrable.

    Crear archivos MDETambin podemos proteger la base de datos contra cambios en el diseo del formulario, informes y mduloshaciendo una copia de la base de datos en formato MDE. Para ello:- Accede a Herramientas - Utilidades de la base de datos - Crear archivo MDE .- Elige una carpeta y acepta el nombre que propone Access.- Cierra la base de datos.- Pulsa en Abrir.- Abre la lista desplegable Tipo de archivo y elige Archivos MDE

    - Abre la base de datos que hemos creado en formato MDE.- Intenta acceder al modoDiseo de cualquier formulario.

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    Access e InternetMediante Access podemos insertar en nuestras bases de datos hipervnculos que funcionen en Internet. De estaforma, el usuario no solo comparte datos con otros usuarios de la red local, sino con un pblico mucho mayor (todoel mundo) a travs de la World Wide Web.

    Para compartir bases de datos con otros usuarios, Access incorpora dos herramientas:El asistente para pginas Web, utilizado para crear documentos Web.Posibilidad de guardar documentos de bases de datos en formato HTML, transformando el documento en una pginaWeb que pueda ser visualizada y consultada en Internet desde cualquier parte del mundo.

    Incluir HipervnculosUn hipervnculos es un elemento (texto, imagen) que tiene la facultad de responder ante un click del usuario yacceder a otra zona del mismo documento, un documento distinto o bien una direccin Web.- Abre una tabla cualquiera.- Aade el campo:Direccin Web del tipoHipervnculo- Cierra el diseo de la tabla guardando los cambios.

    - Accede a Abrir- Sita el cursor en el nuevo campo y pulsa el botn Insertar hipervnculo situado en la barra de herramientas.

    - Introduce una direccin Web de muestra:

    Acepta.Observa el contenido del campo. Se trata de un enlace a una direccin Web. Si en estos momentos estuvisemosconectados a Internet, se ejecutara el navegador por defecto y entraramos en la pgina Web indicada. Disponemostambin de una barra de navegacin al estilo de Internet Explorer.

    Importar y exportar en HTMLEl formato HTML es con el que se crean las pginas Web que vemos en Internet. Est formado por comandos queson reconocidos por navegadores como Internet Explorer o Netscape Navigator.Access permite crear un documento y prepararlo para su publicacin en Internet.- Accede a Archivo - Guardar como o exportarEn el cuadro de dilogo debemos seleccionar los objetos que queramos exportar. Tras aceptar, aparecer un cuadrode dilogo desde donde seleccionaremos el formato HTML.Para exportar un objeto (tabla, consulta, etc.) en formato HMTL, debemos seleccionar la carpeta donde queramosguardar el archivo. Si lo que queremos es indicarle una direccin FTP para envo de ficheros, debemos desplegar lalista Guardar en y seleccionarAgregar o modificar Ubicac. Aparecer un cuadro de dilogo.El FTP permite transferir archivos de una ubicacin a otra dentro de Internet. Normalmente se utiliza para envos deficheros de nuestra pgina a nuestro servidor.

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    Para importar datos en formato HTNL debemos acceder a Archivo - Obtener datos externos - Importar y elegir enTipo de archivo los Documentos HTML.Access e Internet.

    Ejercicio de tablas, relaciones y formulariosUna de las ventajas de los formularios es que podemos utilizar campos de las tablas creadas de forma ms cmoda atravs de los controles (botones, listas desplegables, etc) de la caja de herramientas de un formulario en mododiseo. Vamos a crear dos pequeas tablas. Imaginemos una escuela que gestionar los cursos de los alumnos.Obviamente, y por problemas de espacio y tiempo, hemos omitido gran cantidad de campos que se podran utilizar.El objetivo de este ejercicio es tan slo observar las posibilidades de repartir el nmero de campos de forma que

    puedan aprovecharse para posteriores acciones que simplificarn la gestin de la base de datos. Hemos creado trestablas. La primera contiene datos del alumno, la segunda del curso y la tercera servir para controlar el curso queest realizando dicho alumno. Observa el diseo y caractersticas de los campos.

    La tercera tabla servir como nexo de unin de las dos anteriores. Repetimos los campos Cdigo alumno y Cdigocurso. Observa el tipo de relacin que hemos creado. Un alumno puede hacer varios cursos:

    A continuacin crearemos un formulario que nos permita introducir unos cuantos registros para las dos primerastablas. Para el primer formulario hemos optado por el asistente eligiendo el tipo Autoformulario: columnas. Igualhemos hecho para el segundo formulario de la tabla Cursos.

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    Para la creacin del formulario Nuevo curso sigue los pasos:- Desde la ficha Formularios elige crear uno nuevo- Elige el tipo Asistente para formularios y la tabla de la lista Nuevo curso. Acepta

    - Carga con el botn de la doble flecha todos los campos a la casilla derecha.- Acepta el resto de las pantallas del asistente, avanzando hasta el final del mismo.El formulario que se ha creado, podra servir perfectamente para controlar los nuevos cursos. En la introduccin deun nuevo curso, podemos escribir el nmero de alumno y el nmero de curso. Al haber una relacin Uno a Varios,Access nos obligar a introducir cdigos de alumno y cdigos de cursos que previamente existan en las otras dostablas. Al introducir los datos de los campos, se modificar el contenido de la tabla Nuevo curso con el contenido delos campos del formulario. No olvidemos que hemos utilizado exactamente todos los campos de la tabla Nuevocurso.Vamos a ver ahora cmo podemos variar la creacin de formularios para obtener el mismo resultado. Crearemos unformulario-subformulario para ver cuanta gente est haciendo un curso.- Crea un nuevo formulario de la tabla Cursos y del tipo Asistente para formularios- Carga todos los campos de la tabla Cursos, elige de la lista superior la tabla Alumnos y carga tambin todos loscampos.

    - En el paso siguiente, podemos elegir entre ver la informacin por cursos (qu alumnos estn haciendo un curso) opor alumnos (qu cursos est haciendo un alumno). Elegiremos por Cursos y pulsaremos siguiente.- Sigue avanzando por el asistente hasta el ltimo paso donde daremos al formulario el nombre Alumnos por cursoObserva el resultado. Si has introducido varios cursos y alumnos, vers que el curso que muestra el formulario, secorresponde con los alumnos del sub-formulario. Si no se ven todos los datos, puedes acceder al modo diseo y"estirar" los campos.

    Utilizar listas desplegablesUno de los controles que nos puede ahorrar trabajo y que adems sirve para visualizar varios campos de una tabla enun formulario, son las listas desplegables. Estos controles se crean en modo diseo de un formulario. Se puedencrear con el asistente o sin l. Supongamos que una de las tablas de una base de datos es la siguiente:

    - Crea una tabla como la del ejemplo, e introduce 4 5 registros de ejemplo.- Accede a la pestaa Formularios y crea uno nuevo de esta tabla y del tipo Asistente para formularios- Carga todos los campos y contina hasta el final del asistente.- Una vez a la vista, accede al modo Diseo del formulario.- Estira la zona de trabajo de forma que quepan ms campos y haya ms sitio para actuar.- Selecciona los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y brralos (siiiii has odo bieeeeen).

    - Pulsa en el botn Cuadro combinado asegurndote de que la varita mgica del asistente est activada.- Dibuja un pequeo rectngulo (no te preocupes del tamao, luego se puede ajustar)- En el primer paso del asistente, elige la opcin Buscar un registro en el formulario... y pulsa en Siguiente.- La tabla donde buscaremos los datos ser Usuarios. Pulsa en Siguiente.- Carga los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y pulsa en Siguiente.- Asegrate de que la casilla Ocultar la columna clave est activada.

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