Ejercicio práctico para curso de Access avanzado.Versión de Access utilizada: 2002.Fecha de creación de documento: Agosto 2009.versión: 1.0 ref.01082009Autor: Luis Escolar.Email: luistomasval@hotmail.com

INDICE

Crear un formulario para la tabla 'OPERACIONES'Importa el fichero de texto países.txtRevisa el nombre de los campos

Crea la tabla: 'OPERACIONES':Aunque en la mayoría de los casos el número de tablas no es elevado, se recomienda que los campos de cada tabla incluyan al menos dos letras del título de la tabla como prefijo, por ejemplo, en el caso del campo 'estado' lo escribiríamos como 'op_estado', de este modo, en cualquier consulta en la que aparezcan campos con el mismo nombre no tendremos duda de la tabla origen de cada campo ('op..' nos indicará que el campo pertenece a la tabla 'operaciones').

Objeto de la tabla: Esta tabla almacenará los datos de las operaciones realizadas con las empresas, tanto los correos enviados, los currículums enviados, las visitas, las llamadas, etc, a fín de cuantificar el tiempo y el esfuerzo dedicado por los agentes y valorar el éxito o fracaso de las operaciones.

• Fíjate que todos los campos se han definido para datos tipo texto. Tendrás que ajustar el tipo para cada campo (fecha, notas, número, etc) adecuándolo al tipo de dato que vaya a recibir.

• Por otro lado cada tabla debe tener una clave principal, un campo que hará único cada registro, elige el campo y el tipo de dato (indícalo con el prefijo 'id_' en el campo).

• Ten en cuenta que los campos 'estado' y 'tipo_operación' van a campos relacionados con otras tablas de las que extraeremos los valores a rellenar, elige

por lo tanto muy bien el tipo de dato (recuerda que las relaciones entre tablas hacen uso de los campos clave principal que suele ser de tipo Autonumérico).

• Ajusta las propiedades de los campos para que sea obligatorio escribir datos en ellos y para que los datos se muestren en mayúsculas independientemente de como los haya tecleado el usuario.

Una vez creada la tabla 'OPERACIONES' y definidos los tipos de datos para los campos, queda del siguiente modo:

• Los campos contienen el prefijo 'ope_' identificando claramente la tabla origen.

• La clave principal se ha definido como tipo 'Autonumérico' de manera que para cada nuevo registro, Access asigna un número único (fíjate en el icono de la llave).

• También puedes observar que los campos relacionados con otras tablas (ope_empresa, ope_estado y ope_tipo_operación) aparecen definidos como tipo de dato numérico ya que en ambos extremos de la relación deben coincidir en tipo de dato y suele ser de tipo 'Numérico' o 'Autonumérico'.

• Puedes ver activada la propiedad 'Requerido' en todos los campos. De este modo Access no permitirá dar de alta un registro nuevo si falta algún dato en los campos.

Crear la tabla 'TIPO_OPE':Seguimos la misma recomendación para los campos de las tablas. Todos comienzan con el prefijo nombre de la tabla (tipo_ope_) al que le sigue el nombre del campo.

Objeto de la tabla:Esta tabla guardará los distintos tipos de la operación. Cada operación tendrá una acción asociada (correo enviado, correo recibido, empresa visitada, llamada recibida, llamada realizada, entrevista realizada, visita recibida, etc. De esta manera cada operación tendrá asociada una acción y podrá ser cuantificada posteriormente como éxito o fracaso en función del tiempo dedicado como tarea o proceso. Además será muy fácil añadir o eliminar posteriormente nuevos elementos para cada tipo de operación.

• Asigna la clave principal de la tabla y ajusta el tipo de datos para los campos, haciendo su introducción obligatoria (campos requeridos) y activa la presentación del texto siempre en mayúsculas.

• Introduce los siguientes tipos de operaciones:

• llamada recibida, llamada realizada• visita realizada, visita recibida• entrevista realizada• correo recibido, correo enviado• correo enviado CV• información solicitada

• fax enviado, fax recibido

NOTA: Añade 4 nuevos tipos de operaciones a la tabla.

Una vez creada la tabla 'TIPO_OPE', quedará del siguiente modo:

• Observa que la clave principal tiene el tipo de dato 'Autonumérico', de este modo, Access genera un nuevo número diferente para cada registro identificando perfectamente cada registro. El campo 'tipo_ope_operación' es de texto porque va a guardar una cadena de caracteres (literales).

• Fíjate también que en el campo 'Formato' en las propiedades de este último campo, aparece el signo '>' indicando que la presentación de los datos para ese campo será siempre en mayúsculas independientemente del como teclee el usuario.

Los datos introducidos pueden verse en el modo Hoja de Datos para la tabla:

Creación de la relación entre las tablas 'OPERACIONES' y 'TIPO_OPE':Cuando se crea una nueva operación, por ejemplo cuando se envía un correo electrónico a un cliente se genera un nuevo registro en la tabla operaciones. Al hacerlo el usuario rellena los campos manualmente.

Es recomendable facilitar la entrada de datos en los campos que sea posible. En la tabla 'OPERACIONES' hay un campo que guarda el tipo de operación: '' se rellenan los campos de la tabla y el campo 'ope_tipo_operación' debe rellenarse con alguno de los valores de la tabla 'TIPO_OPE' generando un cuadro de lista desplegable que facilite esta tarea.

Cuando se crea una relación, los datos de una tabla 'rellenan' los campos de otra tabla. Es lo que sucede cuando por ejemplo completamos un registro de en Internet donde en uno de los campos elegimos la ciudad de una lista (las ciudades vienen de otra tabla que está relacionada). Veamos como crear esta relación.

Veamos la tabla 'OPERACIONES':

• El campo a relacionar es: 'ope_tipo_operación', haz clic en este campo y observa sus propiedades justo debajo.

• Activa la pestaña: 'Búsqueda'...• Selecciona en la propiedad Mostrar control: 'Cuadro de lista'.

Al hacerlo, el campo muestra otras propiedades donde indicaremos de donde viene la información que va a rellenar ese campo, la tabla origen, los campos, etc.

En las propiedades del campo, hay tres importantes:

- Origen de la fila:Es la tabla relacionada de donde viene la información: la tabla 'TIPO_OPE'.

- Columna independientemente:Es la columna de dicha tabla que contiene la clave principal (la 1ª).

- Número de columnas:Los campos a mostrar de la tabla 'TIPO_OPE'.

La tabla 'TIPO_OPE' tiene 2 columnas.Las incluimos en la propiedad 'Número de columnas' (2).Pero sólo haremos visible la segunda, ajustando el ancho de la primera a 0 cm y a 2,5 cm la segunda en la propiedad 'Ancho de columnas'.

La propiedad 'Filas en lista' permite ajustar el número de entradas visibles.La propiedad 'Limitar a lista' previene la introducción de datos que no existan en la tabla.

NOTA: Imagina que el campo es ciudad y los usuarios pudieran añadir entradas nuevas, quizá algunos escribirían México y otros teclearan 'Méjico'. Es una manera de garantizar la integridad de los datos en las consultas.

Ahora que hemos establecido la relación entre las dos tablas 'OPERACIONES' y 'TIPO_OPE' podemos comprobar el efecto que esta acción produce. Si abrimos la tabla 'OPERACIONES' en modo datos y hacemos clic en el campo relacionado

'ope_tipo_operación' veremos lo siguiente (aparece una lista de valores donde el usuario puede elegir haciendo clic con el ratón):

Puedes fijarte que la tabla 'OPERACIONES' incluye todos los campos definidos y excepto el último todos son campos de texto sencillos. El caso del campo 'ope_tipo_operación' es distinto, en este caso, no es un campo de texto sencillo, es un cuadro de lista que permite al usuario seleccionar un elemento de un conjunto definido previamente.

Los datos que aparecen en esta lista 'vienen' de otra tabla, aquella que hemos elegido antes en las propiedades del campo. Por lo tanto las relaciones permiten recuperar datos de otras tablas vinculándolos a la tabla principal.

De este modo, conseguimos que el usuario escriba menos, que introduzca el dato correctamente (el usuario no puede teclear un dato que no existe en la lista) y el diseño de la base de datos es más limpio y está mejor organizado.

Esta relación se hereda hacia los objetos diseñados, por ejemplo si diseñamos un formulario para gestionar las operaciones, este campo también va a aparecer como una cuadro combinado donde el usuario podrá elegir cómodamente los datos de una lista.

OTRA MANERA DE CREAR RELACIONES

Veamos otra manera de crear una relación entre las dos tablas. Para ello vamos a volver

a abrir la tabla 'OPERACIONES' y eliminaremos el campo 'ope_tipo_operación', dejando la tabla con los campos que puedes ver en la siguiente figura:

Nota: En ocasiones no podrás borrar un campo de una tabla porque ya hay algún registro introducido, si te aparece un mensaje como ese, entra en la tabla y elimina los registros que hayas añadido antes de borrar el campo.

Añade el campo: 'ope_tipo_operación' y en el espacio para el tipo de datos vas a elegir la última opción: 'Asistente para búsquedas..'.

NOTA: Este proceso es la automatización del método anterior y permite fijar algunas opciones más, pero es conveniente conocer ambos métodos para entender qué datos aparecen en las propiedades de cada campo y no hacer las cosas 'a ciegas'.

Lo siguiente que veremos será un asistente, una serie de pasos que nos llevarán a elegir la tabla que actúa como el origen de los datos, seleccionando posteriormente los datos que se conectarán con nuestra tabla y que rellenarán el campo 'ope_tipo_operación':

PASO 1. Marca la primera opción (buscar los datos en otra tabla).

PASO 2. Marcar la tabla que contiene los datos (tipo_ope).

PASO 3. Una vez seleccionada origen ('tipo_ope'), marca el campo de interés. En nuestro caso es 'tipo_ope_tipo_operación' que será el tipo de operación que el usuario elegirá de la lista. Marca el campo y haz clic en el signo '>' para pasarlo a la derecha. Recuerda seleccionar también el campo clave principal de la tabla 'tipo_ope_id' ya que es necesario para que la relación entre las tablas funcione perfectamente.

PASO 4. Ahora podrás ver los datos de la tabla. Marca la casilla 'Ocultar la columna clave' para mejorar el aspecto de los datos y ajusta el ancho de la columna. Pulsa en 'Siguiente' y finaliza el asistente.

Por último la tabla debe guardarse para que se actualice la relación que acabamos de crear. Te aparecerá el siguiente mensaje, acéptalo y habrás terminado.

NOTA: Ahora puedes entrar en modo diseño y comprobar en la pestaña 'Búsqueda' que lo que ha hecho Access es rellenar las propiedades como lo habíamos hecho nosotros hace un instante a mano.

COMPROBAR LAS RELACIONES

Ahora puedes comprobar que esta relación ha quedado registrada en el mapa de relaciones de Access. Para ello, entra en Herramientas/Relaciones.

Observa que las tablas que acabamos de relacionar con la ayuda del asistente, aparecen conectadas con una línea oscura. Podemos leer la relación como: 'el campo tipo de operación de la tabla operaciones (izquierda), se rellena con la tabla tipo de operación (derecha)”.

La aplicación puede ser versátil cubriendo tipos de trabajos comerciales, gestión de clientes, procesos, gestión doméstica, etc. Para ello vamos a introducir nuevos tipos de operaciones en la tabla tipo de operaciones:

GESTIÓN DE CLIENTEComida de negociosCena de negociosRecepción de clienteRecogida de clienteEntrega de documentación en manoRecepción de documentación postalCompra de material

OPERACIONES INFORMÁTICASEliminación de virusMantenimiento mensualRecogida de PCEntrega de PCInstalación de programaCambio de hardwareRetirada de monitorEntrega de monitorRetirada de impresoraEntrega de impresoraRetirada de tecladoEntrega de tecladoConfiguración de routerConfiguración del correoImportación de datosRecuperación de contraseñasActualización de página webAlta de nuevas cuentas de correoEliminación de cuentas de correoRestaurar contraseña correoInstalación S.O.Recuperación de datos

GESTIÓN DOMÉSTICAIngreso nóminaIngreso extraGasto alimentaciónGasto teléfonoGasto móvilGasto alquilerGasto seguroGasto combustibleGasto IBIGasto préstamo casaGasto aguaGasto luzGasto general

CREAR LA TABLA 'EMPRESAS':

Cada operación está relacionada con una empresa. Como hemos hecho con el tipo de operación, crearemos una nueva tabla: 'EMPRESAS' y la relacionaremos con la tabla de operaciones para que al añadir registros no haya que escribir ningún dato y tengamos una lista de empresas para seleccionar.

Objeto de la tabla:Esta tabla va a guardar la información de las empresas con las que vamos a trabajar, aquellas para las que realicemos algún trabajo, aquellas a las que enviemos un Currículum, etc. Todas las operaciones estarán relacionadas con una empresa.

Puede ver los campos definidos para la tabla. Recuerda que en toda tabla debe haber una clave principal y que el tipo de dato estará en función de la naturaleza de la información. También recuerda que es recomendable que cada campo tenga un prefijo que ayude a identificar la tabla, en nuestro caso, podría ser: 'emp_'.

• Fija como valor predeterminado 'España' en el campo país.

• Para que el campo 'fecha_alta' grabe automáticamente la fecha de la creación del registro añadiremos en la propiedad 'Valor predeterminado' la fórmula '=Ahora()'

La tabla 'EMPRESAS' quedará del siguiente modo:

Cada empresa tendrá asociado un código único 'emp_id'. Recuerda que el tipo de dato 'Autonumérico' asocia un número diferente a cada registro, siendo muy útil por ejemplo para generar los códigos de producto.

El campo clave principal se utilizará para relacionar las operaciones con las empresas. Access trabaja mejor relacionando las tablas con números. Cuando se crea una nueva operación en la tabla 'OPERACIONES', se guarda en el campo 'empresa' un número que corresponde al código de la empresa en la tabla 'EMPRESAS' y Access nos muestra el texto asociado.

LISTADO DE EMPRESA PARA LA TABLA:

ACS ACTIVIDADES DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOSCorporación Avda. Pío XII 10228036 Madrid, EspañaTeléfono: 91 343 92 00Fax: 91 343 94 56Web: http://www.grupoacs.comEmail: infoacs@grupoacs.comDRAGADOS S.A. Construcción Avda. Camino de Santiago, 5028050 Madrid, EspañaTeléfono: 91 343 93 00Fax: 91 343 94 00VÍAS Y CONSTRUCCIONES S.A. Construcción Orense 11 – 2º y 4º28020 Madrid, EspañaTeléfono: 91 417 98 00Fax: 91 417 98 30Web: http://www.vias.esDRACE MEDIO AMBIENTE Construcción Avda. Camino de Santiago, 5028050 Madrid, EspañaTeléfono: 91 703 56 00Fax: 91 703 56 40Web: http://www.dracemedioambiente.comFPS Construcción Avda. Camino de Santiago, 5028050 Madrid, EspañaTeléfono: 91 545 47 77Web: http://www.flotaps.comSEIS Construcción Avda. Camino de Santiago, 5028050 Madrid, EspañaTeléfono: 91 703 68 00Web: http://www.seis6.comDRAVO S.A. Construcción Plaza de Castilla 328046 Madrid, EspañaTeléfono: 91 323 02 07Fax: 91 323 06 87TECSA EMPRESA CONSTRUCTORA S.A. Construcción Avda. Madariaga 1 – 4ª planta48014 Vizcaya, EspañaTeléfono: 94 448 86 00Fax: 94 476 22 84Web: http://www.tecsa-constructora.comGEOCISA Construcción Llanos de Jerez 10 – 1228820 Madrid, EspañaTeléfono: 91 660 30 00Fax: 91 671 64 60Web: http://www.geocisa.comDYCVENSA Construcción Veracruz – Edificio Torreón 3º - Esq. Urbanización lasMercedes1060A Caracas, VenezuelaTeléfono: (58212) 992 31Fax: (58212) 992 77DYCASA Construcción Avda. Leandro N. Alem 9861001 ArgentinaTeléfono: (54114) 318 02Fax: (54114) 318 02Web: http://www.dycasa.comSCHIAVONE Construcción 150 Meadowlands ParkwayNJ 07094-1589 New Jersey, Estados UnidosTeléfono: 201-867-5070Fax: 201-867-0911Web: http://www.schiavoneconstruction.comEmail: info@schiavone.netCOGESA Construcción Orense 34 – 1º28020 Madrid, EspañaTeléfono: 91 417 96 50Fax: 91 597 04 67ACS, MEDIOAMBIENTE Y LOGÍSTICA Medioambiente y Logística Avda. Camino de Santiago, 5028050 Madrid, EspañaTeléfono: 91 514 09 00Fax: 91 514 09 31URBASER S.A. Medioambiente y Logística Avda. de Tenerife, 4-628703 Madrid, EspañaTeléfono: 91 121 80 00Fax: 91 304 15 22Web: http://www.urbaser.com

CREACIÓN DE LA RELACIÓN

Ahora vamos a crear la relación entre la tabla 'OPERACIONES' y 'EMPRESAS', de este modo cuando se cree un nuevo registro, en el campo 'ope_empresa' se desplegará la lista de datos de la tabla 'EMPRESAS' y el usuario no tendrá que escribir nada.

Para ello, abrimos la tabla principal 'OPERACIONES'.La tabla principal es aquella desde la que se busca la información.

Activamos el modo 'Diseño', veremos los campos de la tabla y seleccionando el campo 'ope_empresa' abrimos la lista de 'Tipo de datos' seleccionando la última opción 'Asistente para búsquedas...” que permite conectar este campo con la tabla destino.

Primero indica que los datos tienen origen en una tabla (la opción marcada en la figura).

Segundo, selecciona la tabla que contiene los datos: 'EMPRESA':

Una vez seleccionada la tabla origen de los datos, pulsa 'Siguiente' y selecciona los campos de la tabla que quieras mostrar. n este caso incluiremos los campos: 'emp_id' (clave principal) y 'emp_empresa' (el nombre de la empresa, que es el campo que deseamos ver en el desplegable.

El icono '>' sirve para seleccionar un campo.Si quieres pasarlos todos de una vez puedes utilizar el otro símbolo: '>>'.

NOTA: Incluye siempre el campo clave principal, Access lo utiliza para establecer la relación entre las tablas, aunque luego lo ocultes por estética.

Casi estamos acabando, ahora se trata de ajustar el ancho de la columna y marcar la casilla de verificación: “Ocultar la columna clave”, de este modo, sólo veremos en pantalla el nombre de la empresa, mientras Access oculta la clave principal.

Puedes probar a desactivarla para ver el campo, en realidad lo que hace esta casilla es dejar a 0cm el ancho de la columna 'emp_id' de modo que se queda invisible.

Recuerda que puedes ocultar este campo manualmente accediendo a las propiedades del campo: 'ope_empresa' y mirando en la pestaña 'Búsqueda':

Una vez establecida la relación entre las tablas: 'OPERACIONES' y 'EMPRESAS' si abres la tabla 'OPERACIONES' y añades un registro, cuando llegues al campo 'ope_empresa' verás que aparece un desplegable con los nombres de las empresas, estás viendo el resultado de la relación.

Fíjate que aparece un pequeño cuadrito en la derecha del campo que despliega los nombres de las empresas.

Lo que se está guardando en la tabla en realidad es un número que corresponde a la clave principal de cada empresa, por eso en la tabla el tipo de dato es numérico, pero Access, mira la tabla, busca esa clave principal en la tabla 'EMPRESAS' y nos devuelve el campo que nos interesa: 'emp_empresa'.

CREACIÓN DE LA TABLA 'ESTADO'

Asociada a cada operación, tenemos una empresa, un tipo de operación, un estado y una persona. Lo siguiente es crear la tabla de estado que nos permitan definir el estado o fases por las que pasa una operación. Campos necesarios para la tabla:

Ajusta el tipo de dato para cada campo. Acuérdate que debe haber siempre una clave principal. Introduce en la tabla en modo Datos los siguientes registros:

- Pendiente- Abierta- Cerrada- Suspendida- Cancelada- Indeterminada

Ajusta las propiedades de los campos para que su introducción sea obligatoria.

CREACIÓN DE LA TABLA 'CONTACTOS'

Para gestionar una operación, se necesita asociarla a un contacto, una persona que va a gestionar esta operación desde el principio, veamos que campos necesitamos:

Ahora ajusta el tipo de datos particular a cada campo y la clave principal de la tabla. Ajusta también las propiedades de los campos para que sean de introducción obligatoria.Guarda la tabla.

RELACIONES A ESTABLECER:

Utiliza el 'Asistente para búsquedas..' para crear las relaciones entre tablas.

1. Establece una relación entre la tabla 'CONTACTOS' que acabas de crear y la tabla 'OPERACIONES', para que al dar de alta una nueva operación, puedas elegir cómodamente de la lista uno de los contactos registrados.Campos relacionados: “contacto_id <·<·····>> ope_contacto”

2. Establece una relación entre la tabla 'CONTACTOS' y la tabla 'EMPRESAS', de este modo, al dar de alta un nuevo contacto, podrás elegir cómodamente una de las empresas registradas.Campos relacionados: “emp_id <<·······>> contacto_empresa”

MAPA GENERAL DE RELACIONES

Podemos ver en la siguiente figura, las relaciones establecidas entre las tablas del ejercicio. En principio hay una tabla sobre la que gira la aplicación, es la tabla que más conexiones tiene con las demás. Podemos decir que el resto de las tablas 'alimentan' a la tabla 'OPERACIONES'.

Fíjate también que en todas las relaciones, los datos que se almacenan en los campos de la tabla 'OPERACIONES' son las claves principales de las demás tablas, es decir, números y como estos números son claves principales (números únicos), Access puede acceder de manera inequívoca a los datos del registro que tenga que ver con ese número.

Por ejemplo, en un registro de la tabla 'OPERACIONES' el campo 'ope_contacto' podría guardar el número 21. Access utilizará este número para localizar un registro en la tabla 'CONTACTOS' que corresponda a este número como clave principal y como es único, no habrá duda posible.

NUEVOS CAMPOS

Tabla 'OPERACIONES': fecha_inicio, fecha_fin

DISEÑO DE FORMULARIOS

Para gestionar bien los datos de las tablas, es recomendable trabajar con formularios. Hacerlo desde las tablas directamente puede convertirse en una tarea un poco engorrosa si hay muchos campos, ya que hay que moverse desde el principio hasta el final de cada registro y no tenemos una visión general del registro, lo que tenemos es una visión global de todos los registros de la tabla.

Un formulario puedes diseñarse con la herramienta 'Asistente de formularios' de Access y de hecho es la mejor herramienta para empezar. Más tarde cuando tengamos el formulario construido, pasaremos a editar los campos y diseñar nuestra propia configuración.

Cuando crees un formulario, a no ser que sepas con seguridad que no vas a utilizar algún campo, inclúyelos todos.

CREACIÓN DEL FORMULARIO 'CONTACTOS'

Haz clic en la opción 'Formularios' de Access y selecciona la opción 'Crear un formulario utilizando el asistente'.

El asistente es muy sencillo, el primer paso, nos pregunta la tabla de donde están los datos que queremos presentar. Elegimos la tabla 'CONTACTOS' y seleccionamos todos los campos (utiliza el sígno '>>' para ello).

En el siguiente paso, puedes eligir la distribución de los campos. Te recomiendo el primero o el último (mejor aspecto para un formulario impreso). Marca el primero.

Por último queda el diseño que le vas a dar a tu formulario, no es una panacea, pero podrás elegir entre algunos diseños clásicos y otros un poco más atrevidos.

ASPECTO DEL FORMULARIO PARA LA TABLA 'CONTACTOS'

Una vez terminado, puedes ver el aspecto que presenta el formulario.

Hay varias cosas que podemos hacer para mejorar un poco el aspecto:

• Los nombres de los campos se han importado directamente de la tabla y no son muy estéticos, hay que simplificar y ponerlos en mayúsculas.

• La distribución del espacio tampoco es muy acertada, quedan todos los campos a la izquierda muy juntos y sólo dos campos a la derecha, un poco descompensado.

• Por otro lado, es mejor agrupar campos relacionados, por ejemplo en un grupo los datos personales, en otro los de contacto y las notas aparte.

• El campo 'contacto_id' queda a la vista y no es información relevante en este momento, puede eliminarse u ocultarse.

TRABAJAR CON UN FORMULARIO EN MODO DISEÑO

Lo que has visto antes es el formulario en modo 'Datos', es decir, listo para introducir registros, en este caso, datos de contactos, nombre, apellidos, teléfono, etc. Pero si lo que quieres es modificar la distribución, eliminar algunos campos, cambiar diseño (colores, líneas, etc) tienes que cambiar al modo 'Diseño', igual que lo hacíamos en las tablas.

Para cambiar al modo 'Diseño', una manera rápida de hacerlo es con el formulario abierto, hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre la barra del título (ver figura), marcando la primera opción 'Diseño del formulario'.

TRABAJANDO CON UN FORMULARIO EN MODO 'DISEÑO'

Entramos en modo 'Diseño' y vemos lo siguiente:

Básicamente, en un formulario en modo 'Diseño' verás dos tipos de elementos:

• Por un lado los 'titulares' y por otro los 'campos de datos'. Si te fijas en la figura puedes ver ambos elementos distribuidos por el lienzo del formulario.

Si te fijas en los elementos de la segunda fila, hacen referencia al nombre del contacto. El fondo del rectángulo aparece en gris, lo que escribas dentro será lo que veas en pantalla.

• El segundo elemento, el rectángulo con fondo blanco es el espacio donde se va a mostrar la información de la tabla, en este caso, el campo 'contacto_nombre' de la tabla 'CONTACTOS'.

PARA NO ACABAR DE LOS NERVIOS...

En el modo 'Diseño' de un formulario puedes cambiar lo que quieras, pero hay que seguir unas reglas básicas.

• Si quieres modificar los títulos de los campos, selecciónalo haciendo 1 clic con el ratón en el centro del rectángulo y pulsa 'F2', el campo pasa a modo edición y puedes cambiar lo que quieras (cambia ahora el nombre de todos los campos como habíamos quedado antes y ponlos es mayúsculas). Puedes utilizar los cursores para moverte como lo harías con un editor de texto.

• Cuando hayas terminado de editar el campo de texto, pulsa 'INTRO'.

MOVIENDO LOS CAMPOS POR EL LIENZO

Para desplazar título y dato a la vez la regla es:

• Haz clic en el interior de cualquier elemento (aparecen los puntos de control en las esquinas).

• Desplaza el ratón a uno de los bordes hasta que aparezca una mano, entonces mantén pulsado el botón izquierdo del ratón y podrás mover libremente ambos campos por el formulario.

Para desplazar los campos de manera independiente, la regla es:

• Haz clic en el interior de cualquier elemento, ambos elementos quedan seleccionados (aparecen los puntos de control en las esquinas).

•• Haz clic en el punto de control principal (el cuadrado más grande) del elemento a

mover y sin dejar de apretar, mueve el ratón...el campo se moverá independientemente.

POSICIÓN DE LOS CAMPOS EN EL FORMULARIO 'CONTACTOS'

• En el formulario y en modo 'Diseño' ajusta la posición de todos los campos según la cuadrícula en la segunda columna desde la izquierda y la primera desde arriba (ver figura).

• Amplía el campo 'Notas' al tamaño que puedes ver en la figura.

• Aplica negrita a todos los títulos de los campos.

• Guarda el formulario y comprueba que los datos se ven bien.

ORGANIZANDO UN POCO LOS CAMPOS

El ajuste de los campos debe ser como el que aparece en la figura. Separa los datos, primero un grupo con la fecha de alta y el código de contacto, después otro grupo con los datos personales, otro a la izquierda con los datos de contacto y el campo de notas justo debajo.

Cambia el color de fondo de algunos campos para mejorar su visiblidad, por ejemplo, en los campos de teléfono móvil, nombre y apellidos.

El ajuste del ancho de los campos puedes hacerlo seleccionando varios campos y con el botón derecho activando la opción 'Alinear··>al más ancho'.

Para separar grupos de campos, activa la cuadro de herramientas desde el icono que aparece en la barra de herramientas de Access. El marco es el icono que aparece al final de la primera columna.

MODIFICAR LAS PROPIEDADES DE CADA ELEMENTO

Cuando se trata de modificar alguna característica de un campo, lo primero es hacer clic en el campo para seleccionarlo. Una vez hecho con el botón derecho puedes mostrar el menú contextual (véase la figura). Justo la última opción: 'Propiedades' es la que te da acceso a las propiedades del campo.

ALGUNAS PROPIEDADES INTERESANTESLas propiedades se muestran agrupadas por pestañas.

Podemos destacar en Formato algunas como:Visible: oculta o muestra un elemento.Color de fondo: autoexplicativa.Efectos especiales: relativa al diseño.Nombre y tamaño de la fuente: autoexplicativa.Márgenes superior, inferior, etc.: sagría del contenido de texto.Alineación del texto: autoexplicativa.Alto y Ancho: nos permiten copiar las dimensiones para otros elementos.Formato:> convierte carácteres a mayúsculas< convierte carácteres a minúsculas

Nota: Para hacer que un campo muestre un valor cuando esté en blanco, escribe en la propiedad 'Formato' del mismo: @;”este campo es obligatorio”

Ejercicio: Oculta del formulario los campos: 'contacto_fecha_alta' y 'contacto_fecha_nac'.

Podemos destacar en 'Datos' algunas propiedades como:Origen de control: es el campo de la tabla que deseamos mostrar.Valor predeterminado: autoexplicativa.Activado: el elemento puede editarse y/o copiarse.Bloqueado: el elemento no puede editarse aparece en 'gris'.

Una propiedad especialmente interesante es: 'Regla de validación', permite restringir los valores que el usuario introducirá en un campo determinado. Como ejemplo puedes utilizar esta propiedad en el campo: 'contacto_fecha_alta' del contacto, en este caso, podríamos restringirlo para que no fuera posible escribir una fecha más allá de la fecha actual y no anterior a la fecha de creación de la empresa (supongamos 1/1/2005).

Por otro lado, si la fecha que se introduce no cumple la regla de validación, puede mostrarse un mensaje en pantalla al usuario, el texto que aparece se puede definir en la propiedad 'Texto de validación'. Si no defines ningún texto, entonces Access mostrará un mensaje de error muy aburrido!

Puedes ver en la figura el ejemplo de la regla y el texto de validación ya escritas.La función 'Ahora()' es una llamada al sistema que devuelve la fecha/hora actuales.

CASI TERMINAMOS EL FORMULARIO

Ahora que ya tenemos la regla de validación, añadiremos un campo de texto nuevo que muestre la fecha actual, mejorará la usabilidad y aprederemos una cosa más. Para hacerlo, tienes dos opciones:

1. Utilizas el botón 'Cuadro de texto' de la barra de herramientas para añadir un elemento nuevo. Lo bueno es que empiezas desde cero, lo malo es que tienes que ajustar el tamaño, la posición, etc..un poco pesado si ya tienes montado tu formulario como el nuestro.

2. Duplicas (copias y pegas un campo que exista) y eliminas los vínculos con las tablas, le cambias el nombre al título y ajustas el valor que deseas mostrar (me encanta esta opción, ¡ganarás mucho tiempo!)

En la figura de abajo, estamos viendo las propiedades del campo nuevo que hemos duplicado para reutilizarlo. Los datos que aparecen dentro del cuadro de texto se configuran desde la pestaña 'Datos', es la propiedas 'Origen de control'. Borra todas las referencias a las tablas y escribe en su lugar la función de la figura: '=Ahora()'

Acabas de crear un campo independiente, que no muestra información de ninguna tabla, sólo muestra la fecha actual.

Ejercicio: Repasa el campo 'contacto_fecha_alta' y comprueba si en la propiedad 'valor_predeterminado' has escrito la función Ahora().

Ejercicio: Como los campos 'contacto_fecha_alta' y el nuevo 'fecha_actual' no son campos que se suelan editar por el usuario, conviene desactivarlos, seguirán mostrándose pero aparecerán en gris. Si hiciera falta modificarlos se hará desde la tabla. Cambia las propiedades de dichos campos para que aparezcan en 'gris'.

Nota: El hecho de 'desactivar' algunos campos y en especial aquellos de tipo 'Autonumérico' y con valores predeterminados, agiliza el proceso de trabajo porque al pulsar 'INTRO', el cursor no pasa por ellos y recorremos los campos más rápidamente.

Puedes ver como queda el formulario terminado, con añgunos de los campos desactivados (generalmente aquellos que el usuario no puede modificar como los que son clave principal y aquellos que no se modifican frecuentemente (es criterio personal ;-)

Recuerda: cambiar el color de fondo para algunos campos, añadir el marco a los diferentes grupos de cuadros de texto y hacer como predeterminados todos los campos de fecha excepto el que corresponde a la fecha de nacimiento. También ajusta los campos de datos personales con un margen izquierdo de 0,5cm.

Ejercicio: Comprueba que la regla de validación funciona para fechas anteriores y posteriores, cambiando los meses y los días. ¿Ha funcionado? ¿Cuál puede ser el problema? Corrigelo.

Ejercicio: Reasigna la propiedad 'Indice de tabulación' para todos los campos, eliminando aquellos que están desactivados y comprueba que funciona perfectamente.

Ejercicio: Crea formularios para las tablas 'OPERACIONES', 'EMPRESAS', 'TIPO_OPE' y 'ESTADO' con el mismo estilo que el formulario creado para 'CONTACTOS'.

CREA UN NUEVO CAMPO CON LA FOTOGRAFÍA DEL CONTACTO

• Abre la tabla 'CONTACTOS' y añade un nuevo campo de tipo 'objeto_ole'.• Añade este nuevo campo al formulario y hazle un hueco en la parte superior.• Comprueba las medidas del campo y con Gimp modifica la fotografía al tamaño.

• Añade todas las fotografías en formato BMP a cada registro.• Las fotografías se añaden en el modo 'Datos' mediante el botón derecho con la

opción 'Insertar objeto'.

IMPORTAR DATOS DE CIUDADES DE UN ARCHIVO DE TEXTO

En ocasiones es posible importar datos a una tabla de Access. Vamos a crear una tabla con ciudades utilizando para ello un archivo de texto.

Vamos a utilizar la opción 'Archivo/Obtener datos externos/Importar'.

El siguiente paso es seleccionar el tipo de archivo, como es de texto, seleccionamos dicha opción y marcamos el archivo a importar.

Una vez abierto, Access nos preguntará sobre los datos que encuentra en el archivo. Los datos están separados en cada fila. El carácter de final de línea determina nuevo registro y como no hay tabuladores, Access puede determinar que no existe más que un sólo campo. Marcamos 'Delimitado'.

Lo siguiente es indicar el carácter separador de los campos, podemos indicar el tabulador

porque sólo es un campo.

El próximo paso es determinar donde guardamos los datos importados. Crearemos una tabla nueva y la llamaremos 'CIUDADES'.

Le ponemos el nombre a la tabla y Access la crea automáticamente. En un último paso podemos definir el tipo de dato antes de crear la tabla:

Fijate que puedes descartar campos que no necesites.Por último, puedes decidir si quieres que Access cree una clave principal por tí. En el caso de una tabla nueva, interesa que la genere.

IMPORTAR FICHERO DE PAÍSES

Ahora vamos a importar de nuevo un archivo con todos los países para relacionarlo luego con las demás tablas: 'EMPRESA' y 'CONTACTOS'.

Para importar selecciona la opción: “Archivo/Obtener datos externos/Importar”

Recuerda que en cuadro que aparecerá (véase figura siguiente), tienes que seleccionar la opción 'Archivos de texto..' para que puedas ver el archivo que vas a importar. Busca la carpeta donde lo tengas (en nuestro caso está en la carpeta 'curso de access') y haz doble clic en el fichero para empezar el asistente.

Lo siguiente que veremos será el primer paso de la importación. Access lee el archivo y nos muestra la información que contiene. En principio para ficheros con un sólo campo como es el caso, usaremos la opción: 'Delimitado'.

Con esta opción le decimos a Access que los campos están separados por algún carácter de control, es dos palabras, le 'enseñamos' a leer los datos del fichero. Marca la opción 'Delimitado' (la primera opción).

Marca la primera opción, indicando que el tabulador será el separador de campos.

Ahora debemos indicar que vamos a crear una nueva tabla, marca la opción 'Crear una nueva tabla'.

En el siguiente paso, indica el nombre del campo que vas a utilizar y el tipo de dato (en este caso es texto) y continúa con el asistente.

Una tabla nueva siempre debe incluir una clave principal, Access nos preguntará si

deseamos que la cree automáticamente, confirma y terminamos la importación.

Comprueba que en la base de datos aparece la tabla: 'PAÍSES':

Recuerda: Cambia el nombre de los campos de la tabla 'PAÍSES' anteponiendo el prefijo 'país_' como hemos hecho en el resto de las tablas.

Ejercicio: Relaciona la tabla 'PAÍSES' con 'EMPRESAS' y 'CONTACTOS'.Ejercicio: Fija como predeterminado el campo 'emp_país' a 'España', ¿se puede hacer? ¿qué está pasando? Indica la manera de solucionar el problema.

CREAR EL FORMULARIO EMPRESAS

Ahora continuamos creando un formulario para la tabla 'EMPRESAS'. Lo primero es crear un formulario utilizando el asistente de Access, como ya hemos visto anteriormente. Es más cómodo empezar sobre algo que está hecho y modificarlo a nuestro gusto que abrir un formulario nuevo en blanco e ir añadiendo los campos.

Una vez creado el formulario con el asistente, aparece como en la figura:

Como puedes ver tenemos mucho que hacer. Para empezar:

• Cambiar el nombre a todos los campos y ponerlos en mayúsculas y negrita.• Ajustar el ancho del campo 'emp_fecha_alta' para que pueda verse el contenido.• Separar en dos grupos los datos, por un lado datos de la empresa y a la derecha

datos de contacto. Añade marcos para darle un toque de diseño.• Cambiar el color de fondo en aquellos campos más utilizados (teléfono, fax,

email...).• Deja márgenes arriba y a la izquierda para que el formulario 'respire' mejor y no se

vea todo muy compacto, visualmente no es estético.

Recuerda que para cambiar la estructura del formulario, debes pasar a modo 'Diseño', para ello recuerda que debes situar el cursor sobre la barra del formulario y con el botón derecho desplegar el menú contextual y marcar 'Diseño del formulario' (véase figura).

Ahora que tienes la experiencia del formulario 'CONTACTOS', diseña el nuevo formulario para dejarlo como el siguiente:

Ejercicio: Ajusta el campo de dirección a tres líneas para que pueda verse bien las direcciones largas. También añade un campo para notas a la tabla y sitúalo al final del formulario.

El formulario debe quedar del siguiente modo, con el nuevo campo de notas añadido:

Ejercicio: Relaciona la tabla 'EMPRESAS' con 'CIUDADES':>> campo 'emp_ciudad' con campo ciudades_id').

Ejercicio: Si no lo has hecho ya, cambia el tipo de campo en el formulario anterior, para que aparezca un cuadro combinado en vez de un cuadro de texto como aparece ahora.

Pista: Esta operación en el formulario debes hacerla después de establecer la relación anterior. Para cambiar un elemento, entra en modo 'Diseño' y utiliza la opción 'Cambiar a..Cuadro combinado'' (ver figura):

Asegúrate que el origen de los datos para ese campo sea el correcto, comprueba que el valor del campo se va a guardar en el campo: 'emp_ciudad':

Cosas importantes:

Fíjate: la primera fila 'Origen de control' indica donde se guarda la información que el usuario teclee en el campo del formulario, 'emp_ciudad' es correcto ya que debe guardarse en el campo habilitado para la ciudad de la tabla empresas.

Fíjate: la tercera fila, 'Tipo de origen de la fila' indica de donde vienen los valores que el usuario puede elegir, es decir, en vez de escribirlos a mano, como es un cuadro combinado, vienen de otra tabla.

Fíjate: la cuarta fila indica el nombre de la tabla que tiene estos datos (aquella que está relacionada con este campo). Debe ser la tabla 'ciudades'.

Fíjate: la cuarta fila 'Columna dependiente' indica el númeo de la columna que tiene la clave principal en esta tabla relacionada.

Por otro lado, además de tener claro de donde viene la información que aparece en la lista del cuadro combinado, hay que formatear para ocultar la clave principal y mostrar sólo el campo que nos interesa (como ya hicimos en otro ejercicio):

Fíjate: en la tercera columna se indica 'Número de columnas', que son los campos que van a 'venir' de la tabla relacionada.

Fíjate: en la quinta columna 'Ancho de columnas' fijamos el ancho de la primera columna a cero (no se muestra) y el ancho de la segunda columna a 2,5cm para poder ver los nombres de las ciudades.

RESUMIENDO:

En un formulario el usuario escribe valores en los campos de texto. Cuando estos campos son un cuadro combinado, los valores que aparecen en la lista vienen de una tabla relacionada, por lo tanto, antes de editar las propiedades de este campo, hay que establecer la relación entre campos.

Una vez hecho ya puedes cambiar el tipo de elemento de texto a cuadro combinado y modificar el origen de los datos y el ancho de las columnas para mostrar la información que necesites.

Cuando lo hayas hecho, el usuario podrá elegir un elemento de la lista que se guardará en el campo de la tabla.

Un cuadro combinado tiene por un lado conexión con el campo de la tabla donde se guarda la información (empresa) y por otro tiene conexión con los datos que aparecerán en la lista y que el usuario elegirá (ciudades).

FORMULARIO EMPRESAS-OPERACIONES

El siguiente paso es crear un formulario donde el usuario pueda ver las empresas y todas las operaciones relacionadas con cada empresa. En principio las relaciones ya están hechas por lo que no debería haber ningún problema para generar el formulario con el asistente.

La diferencia con los formularios anteriores es que ahora no sólo habrá campos de una tabla sólamente, tendremos campos de las dos: 'EMPRESAS' y 'OPERACIONES'.

En la siguiente figura puedes ver que hemos seleccionado todos los campos de ambas tablas. Luego si nos sobra alguno ya lo quitaremos.

En el siguiente paso Access detecta la relación y muestra dos opciones, construir el formulario colocando primero la información de las empresas y en un subformulario la información de las operaciones o hacerlo presentando las operaciones con la información de las empresas (algo que no es tan útil ).

El caso de crear el formulario por operaciones está más indicado para los informes en los que se muestra toda la información relacionada con una operación.

Fíjate: la opción de 'Formularios vinculados' permite que el formulario sea de menores dimensiones y que sólo cuando el usuario haga clic en un botón, aparezca la información.

Elige la opción 'Hoja de datos', es la más limpia y estética. Prueba las demás por tu cuenta.

Sólo queda elegir el diseño del formulario:

Sólo queda poner un nombre tanto al formulario como al subformulario. Como ya tenemos uno con el nombre 'empresas', es mejor elegir 'empresas y operaciones' lo mismo para el subformulario para no confundirnos. Mira la figura:

El resultado lo podemos ver en la siguiente figura:

Como puedes ver, el formulario tiene muchas cosas que cambiar. Access presenta la información en columnas pero puede mejorarse un poco:

• Cambia todos los nombres de los campos y ponlos en mayúsculas.• Elimina la información de los campos clave principal.• Elimina el campo notas.• Separa en dos grupos los campos, por datos de empresa y contacto.• Cambia los nombre de los campos del subformulario.• Oculta el campo clave principal del subformulario.

Recuerda: para cambiar la estructura del formulario debes hacerlo en modo 'Diseño'. Con el formulario abierto en modo 'Datos' haz clic con el botón derecho en la barra del título (véase figura):

El aspecto del formulario debería parecerse a esta figura:

Hemos añadido color de fondo en los campos de contacto.Hemos añadido dos marcos para separar elementos y se ha dibujado una línea horizontal.

Ejercicio: Hacer lo mismo para los campos del subformulario. Ocultar los campos que no sean necesarios.

Ejercicio: Revisar los puntos de tabulación para que el orden sea el correcto.

Para ocultar las columnas del subformulario, puedes con el formulario en modo Datos hacer clic sobre el campo con el botón derecho y seleccionar 'Ocultar..'

Una vez ocultas, para mostrarlas de nuevo, haz clic con el botón derecho sobre el espacio en gris dentro del subformulario y selecciona la opción 'Mostrar columnas'

El aspecto del formulario para las tablas 'EMPRESAS' y 'OPERACIONES' quedará del siguiente modo:

Ejercicio: Diseña el formulario pero donde el subformulario se abra con un botón.

Ejercicio: Cambia el campo 'ciudad' a un cuadro combinado.

Ejercicio: Comprueba que los puntos de tabulación sean correctos.

CREAR UN FORMULARIO CON INFORMACIÓN DE 'OPERACIONES' Y 'EMPRESAS'DONDE LOS DATOS APAREZCAN POR OPERACIONES.

Recuerda: Para formularios creados a partir de varias tablas, Access te pide que selecciones el modo en que presentará los datos, indica 'por operaciones':

El formulario quedará inicialmente del siguiente modo (modo tabular):

Ejercicio: Cambia los nombres de los campos y amplía el campo notas en altura.

Ejercicio: Crea tres formularios para las tablas 'CIUDADES', 'PAÍSES' y 'ESTADO'. Ajusta el tamaño del formulario al mínimo y cambia los nombres de los titulares.

CREAR INFORMES DE LAS TABLAS 'CIUDADES', 'ESTADOS' Y 'PAÍSES'.

Para crear un informe, lo primero es seleccionar la pestaña de informes de Access y comenzar con el Asistente.

Paso 1. Seleccionar el origen de los datos, las tablas que contienen los datos y selecciona los campos a mostrar.

Indicar el nivel de agrupamiento, esto permite agrupar la información por algún campo, por ejemplo por código postal, por ciudades o por vendedores. En nuestro caso no hay nivel de agrupamiento, lo dejamos como aparece:

Además de poder agrupar los registros, podemos ordenar la lista, para ello puedes escoger aquellos campos que servirán de índice de ordenación y si será ascendente o descendente:

Sólo queda indicar el tipo de Diseño, podemos elegir entre 'Tabular', 'En columnas' o 'Justificado'. Para impresión es recomendable utilizar Tabular y para informes de tablas con pocos campos 'En columnas'. El informe quedará del siguiente modo:

Ejercicio: Elimina los bordes a los campos de texto en modo 'Diseño'.Ejercicio: ¿Qué modo te parece más adecuado para esta tabla?

Cambiar las propiedades del informe en modo 'Diseño'

Un informe es como un formulario, pero orientado a la impresión. Puedes cambiar los nombres de los campos y modificar la información que aparece a pie de página.

Ejercicio: Entra en modo 'Diseño' y elimina el campo de la fecha del pie de página y centra el número de página, cambiando el tamaño de la letra a Courier 6 puntos.

Observa que un informe pude tener hasta 4 partes:

– Encabezado del informe: la información que aparece sólo en la primera página.– Encabezado de página: la información que aparece en cada página. – Detalle: los datos de la tabla que vamos a mostrar.– Pie de página: información que aparece al pie en todas las páginas.– Pie del informe: información que aparece sólo al final del informe.

AÑADE UN ENCABEZADO EN EL INFORME

En el informe anterior, aparecían los títulos de los campos en todas las páginas al lado de los datos. Vamos a modificar este informe para que sólo aparezcan al principio del informe, en cada página. Por lo tanto, debemos cortar los títulos de los campos (puedes seleccionar y utilizar CTRL+X) y pegarlos en la sección 'Encabezado de la página'. Quedará del siguiente modo:

Como puedes ver, ahora sí que tenemos información en 'Encabezado de página' y en 'Detalle' sólo estarán los campos que contienen la información.

Ejercicio: Cambia el nombre de los campos y añade un color de fondo al encabezado del informe y asegúrate que el color aparece en toda la fila. Haz lo mismo con otro color en el final del informe.

Ejercicio: Crea un informe para las tablas 'ESTADO' y 'PAÍSES' y realiza las mismas modificaciones que en el informe anterior.

Ejercicio: Crea un informe para la tabla 'OPERACIONES' y otro para 'EMPRESAS'.

En la mayoría de los informes, Access no tiene en cuenta el ancho de los campos de texto por lo que generalmente tendremos que ajustar manualmente los campos.

Puedes ver el informe de 'OPERACIONES':

Modificaciones:

– Cambio de nombres.– Ajuste de líneas.– Ampliar el tamaño del campo notas.– Eliminar campos innecesarios.

Ejercicio: Crea un informe para la tabla 'EMPRESAS' y realiza las misma modificaciones.

CAMBIO DE ORIENTACIÓN DEL INFORME

Hay veces que el número de campos hace que la presentación del informe en pantalla exceda el espacio y se hace necesario cambiar la orientación del papel. Fíjate en el ejemplo siguiente:

No podemos ver todos los campos en la horizontal, para ello, cambiaremos el formato de la hoja a horizontal (hoja apaisada). Para ello, sólo tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el formulario en modo 'Datos' y elegir 'Configurar Página'.

Marca la pestaña 'Página' y cambia la orientación del papel a 'Horizontal'.

El informe cambia automáticamente y los campos se adaptan al nuevo espacio.

Edita los campos, cambia los nombres, ajusta los espacios, elimina los campos que consideres innecesarios y ajusta la separación entre filas.

CREAR UN FORMULARIO DE ENTRADA O MENÚ PRINCIPAL

En una aplicación tendremos varios formularios e informes. Para no tener que buscarlos, a veces, se hace necesario tener un menú desde el que poder llamarlos desde un botón. Crea un formulario en modo 'Diseño' y añade botones utilizando la caja de herramientas.

Cuando hagas clic en el lienzo del formulario, Access arranca un asistente, en él tendremos que indicar qué operación estará vinculada con el formulario, es decir, si al hacer clic abrirá un formulario, un informe, etc..

Indicaremos 'Operaciones con formularios' y en la columna derecha marcaremos 'Abrir formulario', en el siguiente paso indicaremos el formulario vinculado al botón.

Seleccionamos el formulario 'Empresas'.

Marca la opción 'Abrir el formulario y mostrar todos los registros'.

El último paso es indicar si queremos que en la cara del botón aparezca un icono o un texto. En nuestro caso, escribimos el nombre del formularo asociado: 'Empresas' y finalizamos el asistente.

En el formulario podemos ver el nuevo botón creado.Ejercicio: Ajusta el tamaño del botón a tres columnas de ancho y una de alto y amplía el espacio del lienzo para dejar espacio para el resto de botones. Repite el procedimiento para todos los formularios e informes de la aplicación.

NUEVA BASE DE DATOS · CREAR LA TABLA DE ALUMNOS

Para empezar el ejercicio vamos a crear una nueva base de datos. Elige un directorio y escribe el nombre en la casilla: 'Nombre de archivo'.

Una vez creada, selecciona la pestaña 'Tablas' y haz clic en 'Crear una tabla en vista diseño'. En este modo, creas los campos uno a uno y defines los tipos de datos manualmente.

La tabla de alumnos tendrá información del alumno, datos personales y de contacto. Recuerda añadir a los nombres de los campos el prefijo 'alu_', de esta manera cualquier referencia a este campo fuera de la tabla queda perfectamente referenciada.

Recuerda: Cada tabla debe tener una clave principal, selecciona un campo para ello. El tipo de dato debe ser 'Autonumérico' de esta manera Access crea un número nuevo para cada registro, haciéndolos únicos.

Ejercicio: Ajusta el tipo de dato a cada campo y añade la información de alumnos

Ejercicio: Importa los nombres de los alumnos (fichero alumnos blog) utilizando la opción 'Archivo/Obtener datos externos/Importar'. Como hay varios campos debes utilizar la opción del espacio como separador (no el tabulador) y luego ajustar aquellos datos que aparezcan erróneos en la importación.

Nota: Copia y pega los datos importados en la tabla 'Alumnos' creada anteriormente.

TABLA CURSOS

En esta tabla se guarda información sobre los diferentes que se publicitan en el centro, desde el título del curso, la fecha de inicio y final, el profesorado, horas, nivel, tipo de curso, temario, etc..

Ejercicio: Ajusta el tipo de datos para cada campo. Ejercicio: Inserta la siguiente información en la tabla 'CURSOS' (completa los datos).

3D Administracion y Gestion de Redes Microsoft Windows Server Administrador de Sistemas Adobe Golive Adobe Photoshop ASP (Visual Basic Script) Business Intelligence C++ Calidad y Seguridad Informatica CISCO Comercio Electronico / E-Commerce Corel Draw Diseño CAD-CAM Autocad y Autoarq Diseño Digital, Multimedia, Arte Electronico Diseño Grafico Diseño Web Dreamweaver (Macromedia) Electricidad, Electronica, Informatica Flash, Action Script Html Informatica Ingenieria de Sistemas

Ingenieria de Telecomunicaciones / Redes Informaticas Ingenieria del Software Java y Javascript Lamp (Linux - Apache - MySQL - PHP) LINUX Macromedia Marketing en internet / Marketing online Microsoft MySQL Ofimatica Windows ORACLE Php Programacion .NET Programacion Cobol Programacion SQL Programacion XML Reparacion de Ordenadores PC Sistemas de Informacion Software de Gestion SAP Tecnologia de la Informacion Visual Basic (VisualBasic) Visual Studio

Nota: Puedes hacerlo de manera manual copiando directamente..

Nota: También puedes hacerlo copiando esta información a Microsoft Word y desde este programa generando un archivo de texto que importarás, pegando la información de una tabla a otra...(en este caso usa tabulador como separador porque hay un sólo campo a importar).

Nota: A la hora de pegar de la tabla temporal a 'CURSOS', esta última tiene q estar vacía.

TABLA RESERVAS

La tabla permitirá llevar un registro de aquellas reservas para los cursos ofertados. Presentará información del alumno que realiza la reserva y del curso reservado, por lo tanto esta tabla tendrá relación con las dos tablas anteriores, es decir, ambas tablas 'alimentan' a la tabla 'RESERVAS'

Ejercicio: Ajusta el tipo de dato para los campos. El tipo para el campo 'pagado' debe ser una casilla de verificación.

Ejercicio: Relaciona esta tabla con 'CURSOS' y 'ALUMNOS'

El mapa de relaciones debe quedar del siguiente modo:

Ejercicio: Crea dos tablas 'NIVEL' y 'TIPO' para asignar valores a los cursos.

NIVEL: (básico, medio, avanzado, experto)TIPO: (informática general, multimedia, video, audio, internet, ofimática, programación)

CREA UN FORMULARIO PARA:

– CADA TABLA– PRESENTAR LAS RESERVAS DE CADA CURSO.

Ejercicio: Ajusta el diseño del formulario.

CREA INFORMES PARA:

– CADA TABLA– PRESENTAR ALUMNOS, RESERVAS Y CURSOS.

Notas:Si se crea una relación a mano escribiendo en los campos de Búsqueda, es posible que no aparezcan las propiedades 'Ancho de lista' ni 'Limitar a lista'.

Cuando se crea una relación entre tablas aparece un error:

Es porque ya existe una relación previamente. Hay que eliminarla para poder usar el Asistente.

TRUCOSAplicar clave desde el botón derecho.