SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENAREGIONAL ANTIOQUIA

CENTRO TECNOLOGICO DE GESTION INDUSTRIALTECNICO EN SISTEMAS

 FICHA N°905989

 ACTIVIDAD DE OFIMATICA

  

ELABORADO POR:MARCELA LONDOÑOPAVAS –YESICA GUTIERREZLINA MARCELA LEZCANO – CRISTIAN LONDOÑO

ALEXANDRA RESTREPO 

INSTRUCTOR:OSCAR IVAN MENESES

  

BELMIRA ANTIOQUIAJUNIO 2 DE 2015

QUE ES MICROSOFT ACCESS

es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular.

PARA QUE SIRVE ACCESS

Sirve para crear base de datos las cuales se utilizan para realizar tareas de administración de datos , se pueden hacer programaciones para facturar, para liquidar sueldos, cuentas. corrientes, etc

QUE ES UNA BASE DE DATOS

Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.

COMO SE CREA UNA BASE DE DATOS

PASO N°1hacer clic sobre la opción nuevo del botón de office

PASO N°2aparecerá la ventana de introducción a Microsoft

office access.

selecciona la opción base de datos en blanco.

PASO N°3

en la parte inferior también podrá seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos

basada en ella.

PASO N°4a continuación aparecerá el panel a la derecha de la pantalla el

siguiente cuadro.

aquí deberás indicar el nombre del archivo de la base de datos para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puede hacer

clic en botón buscar ubicación

PASO N°5

automáticamente se creara nuestra nueva base de datos a la cual access asignara la estencion .ACCDB.

QUE ES UNA TABLA DE DATOS

Es el componente básico o elemental de la base de datos.

Una tabla de datos contiene información sobre algo o alguien, datos personales, calificaciones, compras etc.

COMO CREAR UNA TABLA

PASO N°1Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para

una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la

Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.

PASO N°2Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de

navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula

donde podremos crear los campos de la tabla.

PASO N°3Definir el campo primario de la tabla

Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenaré la información de los empleados de una empresa con la siguiente

información:

El campo primario de esta tabla será el campo empleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera

única a cada empleado.

PASO N°4Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú emergente

PASO N°5Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y podrás

cambiar el nombre del campo directamente en el encabezado.

PASO N°6Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de

acuerdo a mi diseño debe ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se

encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás una lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionaré la opción Texto

PASO N°7Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro

cuadro de texto llamado como Tamaño del campo que también se encuentra dentro de la Ficha Campos.

PASO N°8DEFINIR LOS CAMPOS

RESTANTES DE LA TABLAEn primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que

tiene la leyenda “Haga clic para agregar” y se mostrará la lista de tipos de dato disponibles

PASO N°9

Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitirá capturar el nombre del campo en el encabezado.

PASO N°10Para los campos de texto podrás modificar la longitud de la

misma manera que lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrás observar el cuadro de texto

Tamaño del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.

PASO N°11Nunca olvides presionar el botón Guardar (en la barra de acceso rápido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrará un cuadro de diálogo

para salvar la nueva tabla

PASO N°12Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un

nombre descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar

verás reflejado el nuevo nombre de la tabla.

TIPOS DE CAMPOSEl tipo de campo define el contenido que podrá almacenar el

campo en el futuro.

Texto: cuando en el campo vamos a introducir

texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por

defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de

255 caracteres

MEMOse utiliza para textos extensos como comentarios o

explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres. 

NUMERICOpara datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos menos

con monedas.

MONEDApara valores de moneda y datos numéricos utilizados en

cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de

hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4

dígitos a la derecha del mismo. 

AUTONUMERICOnúmero secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access

asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden

actualizar.

Sí/No valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre

dos valores

OBJETO OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft

Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios). 

HIPERVÍNCULOSe emplea para incluir direcciones wed o archivos de una red

DIRECCIÓNruta de acceso de un archivo o página

SUBDIRECCIÓNposición dentro del archivo o página

SUGERENCIA

el texto que aparece como información sobre herramientas.  

FECHA Y HORApara la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año

9999. 

DATOS ADJUNTOS Se usa para incluir cualquier tipo de archivo admitido

MULTIVALORAlmacena mas de un valor en un campo

RELACIONES EN ACCESS

RELACIÓN DE UNO A MUCHOSLa relación de uno a muchos es el tipo de relación más común que

podemos encontrarnos.

En las relaciones de este tipo cada registro de la tabla, a la que llamaremos "tabla padre", puede tener mas de un registro enlazado en

otra tabla, a la que llamaremos "tabla hija".

Pero cada registro de la tabla hija solo puede tener un registro enlazado en la "Tabla padre".

Por ejemplo en nuestra base de datos un cliente puede hacer muchos pedidos, pero cada pedido solo puede haber sido realizado por un solo

cliente. Este es un ejemplo de la relación uno a muchos.

RELACION DE MUCHO A MUCHOSEn las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre",

puede tener mas de un registro enlazado en la "tabla hija". Y cada registro de la tabla hija, puede tener enlazado mas de un

registro de la tabla padre

En nuestra base de datos por ejemplo, mas adelante, deberemos tener una tabla con los distribuidores y otra tabla con los productos. Si queremos poder escoger la mejor oferta de

nuestros proveedores, deberemos poder cotejar las distintas ofertas de los mismos productos. Este es un ejemplo de relación muchos a muchos, en el que tenemos varios distribuidores para

cada producto y cada distribuidor puede ofertarnos varios productos

RELACIÓN UNO A UNOEn las relaciones de este tipo cada registro de la "Tabla

padre" solo puede tener un registro enlazado en la "tabla hija", y cada registro de la "tabla hija" solo puede tener como máximo un registro enlazado con la "tabla padre".

Un ejemplo de este tipo de relaciones podría ser por ejemplo una tabla que relacionara cada trabajador con otra tabla en la que guardara su "Curriculum Vitae", es

decir que cada trabajador solo tiene un currículo y cada currículo solo tiene hace referencia a un trabajador.

¿QUÉ SON LAS CONSULTAS?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de

una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para

encontrar, exactamente, la información que deseas.

COMO SE UTILIZAN LAS CONSULTAS

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes

para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a

determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar

examinado cada uno de los registros de la tabla de datos

COMO CREAR UNA CONSULTA

Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las diferentes opciones de vista

para las consultas. 

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla o la Vista Diseño,

te permitirá modificar o configurar la consulta.

BOTÓN EJECUTAR CONSULTADespués de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que

puedas ver los resultados de tu búsqueda en una tabla.

PANEL DE RELACIÓN DE OBJETOTodas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán

como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla,  este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de

objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

TABLA PARA CRITERIOS DE BUSQUEDAEn esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda.

Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en la consulta. También

podrás ver a que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás

buscando.

FORMULARIOS ACCESS

Los Formularios básicamente permite diseñar los datos para visualizarse por pantalla. Pero no sólo muestran

datos informativos de las tablas, también son interactivos, por tanto

permiten introducir nuevos registros en las tablas, modificar e incluso

borrar registros de las de una o varias tablas relacionales. También pueden hacer cálculos (campos calculados o controles de cuadros de texto) con los datos de las tablas. Los campos

que contienen objetos OLE (imágenes, fotos, sonidos, videos,

etc.) necesitan ser mostrados en un formulario para que se vean y/o

escuchen...

EJEMPLOSupongamos un conjuntos de entidades de modelos de

coches que se que desea trasladar al modelo de tablas relacioles. Se definen en la tabla PRODUCTOS de la imagen

inferior. El atributo (campo) Descripción que describe el nombre del modelo de un coche. el campo foto es una

imagen (foto) del modelo de coche en un campo OLE que necesitar ser visualizado en un formulario.

El formulario permite ver la fotografía y una lista desplegable como se ve en la imagen siguiente. En la tabla sólo puede verse

los registros como filas, en la que la foto es un campo con un contenido de tipo Imagen

COMO CREAR UN FORMULARIOCrear este formulario es sumamente fácil. Pulsamos el

botón Diseño del formulario, establecemos la propiedad de formulario Origen del registro a la tabla PRUDUCTOS. Obtenemos la lista de campos que ves en la imagen

siguiente. Arrastramos el campo foto al área de diseño de la sección Detalla como ves en la imagen sin olvidar ajustar las propiedades del campo OLE foto, por último insertamos un

control lista. Si se ejecuta el asistente debes saber que responder a las preguntas del asistente.

INFORMES EN ACCESSSirven para presentar los datos de una tabla o consulta

generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe solo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los

informes se puede agrupar mas fácilmente la información y sacar totales por grupos.

COMO CREAR INFORMES EN ACCESS

PASO N°1Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe. En

este caso, abriremos la tabla de nuestros clientes

PASO N°2

Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el comando Reporte

PASO N°3Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es

probable que algunos de tus datos se encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, cambia el tamaño de tus campos. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer

clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga el tamaño deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede

ajustada|1234567890’

PASON°4

para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar  de la barra de herramientas de

acceso rápido. Cuando se le indique, escribe un nombre para el informe y pulsa el botón Aceptar

ENTORNO DE ACCESS

CINTA DE OPCIONESLa cinta de opciones, que es la banda situada en la parte

superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos, es un componente de la nueva interfaz de usuario

de Microsoft Office Fluent.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO

barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access

como Guardar   o Deshacer 

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos

cómo más adelante.

BARRA DE TITULOLa barra de título contiene el nombre del programa y del archivo

con el que estamos trabajando en el momento actual

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar

maximizar/restaura y cerrar

PANEL DE NAVEGACIONes una ubicación central desde la que puede ver con facilidad y tener acceso a todos los objetos de base de datos, ejecutar

informes, o escribir los datos directamente en las tablas

BARRA DE ESTADOLa barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.