Acl Primeros Pasos

VRAN - UNESCPA

Todos los derechos reservados.

1

ACL PRIMEROS PASOS

CAATS – DEFINICIÓN “Técnicas de Auditoría Asistidas por Computadora”.

Son herramientas basadas en computadoras, las cuales pueden ser utilizadas para mejorar la efectividad y eficiencia del proceso de auditoría.

Técnicas utilizadas por auditores y analistas de datos que utilizan la

computadora como una herramienta para obtener y analizar datos.

• CAATs para validación de programas – Verificación de diferentes procesos en los programas de computadoras – Utilizadas para cumplimiento y auditorías financieras

• CAATs para el análisis de datos – No toman en cuenta los programas utilizados para generar los datos; se

enfoca exclusivamente en los datos. – Utilizadas para evaluación de desempeño y auditorías forenses

• Otras Herramientas

¿QUÉ ES UNA INTERROGACIÓN DE ARCHIVOS?

La interrogación de archivos es un término genérico utilizado para identificar la tecnología que automatiza determinadas pruebas de auditoría y análisis de datos, utilizando informes o archivos que salen de los sistemas computarizados.

Imagine que estamos auditando inventarios. Utilizando interrogación de

archivos podemos analizar el 100% de la información, determinando la antigüedad de los ítems por año, hacer recálculos, determinar diferencias, obtener aquellos ítems con costo 0 o negativo, ítems con existencia negativa, hacer muestreos, etc.

¿Por qué la interrogación de archivos se ha vuelto tan importante?

Dada la mayor sofisticación que van adquiriendo los sistemas, la naturaleza de la evidencia de auditoría va cambiando; por ejemplo, casi todos los listados que se auditan son generados por sistemas computarizados, en tal sentido, es lógico que las técnicas de auditoría también deban evolucionar.

VRAN - UNESCPA


2

De esta manera, los muestreos y análisis que se realizaban manualmente, hoy

pueden hacerse interrogando archivos, ahorrando tiempo de selección de partidas. En otros casos también se puede obtener una mayor seguridad de auditoría en menos tiempo (por ejemplo cuando se realizan pruebas sobre el 100% de la población).

¿QUÉ ES ACL?

Es uno de los programas más conocidos, que existen en el mercado para realizar interrogación de archivos y análisis de datos. Por definición ACL, significa: Audit Command Language.

Con el uso del ACL, como ya comentamos, se puede analizar el 100% de la población en menos tiempo que cuando se hacía manualmente sobre una muestra, obteniendo de esta manera una mayor seguridad de auditoría.

¿Para qué puedo utilizar ACL?

En la mayoría de los casos ACL brinda acceso a prácticamente cualquier formato de datos, sin necesidad de preparación o conversión previa. Usted puede ejecutar inmediatamente consultas y la manipulación de datos en los archivos que necesitarían preparación manual extensa y su conversión, de utilizarse otro software de análisis.

ACL también le permite combinar datos de diferentes sistemas para la

conversión, la conciliación y el control. También puede ser un componente esencial en la integración de sistemas. Puede crear una vista de datos comunes en diferentes archivos y analizarla como si estuviera en un solo archivo. Además ACL le proporciona habilidades de manipulación y limpieza de datos eficiente y opciones flexibles para la generación de reportes.

ACL puede analizar grandes conjuntos de datos en su totalidad. La capacidad

ilimitada en términos de tamaño de archivo y la velocidad permiten analizar millones de registros.

ACL le permite acceder a los datos no convertidos de mainframe con ACL y

ACL Server Editiion. Puede colocarlos en red para operar como sistema cliente/ servidor de ACL.

ACL tiene acceso de sólo lectura a los archivos de datos de origen. Como usted

no puede utilizar ACL para modificar los datos de origen, puede usarlo de manera segura para acceder directamente a los datos en producción.

ACL analiza fácilmente los archivos medidos en gigabytes. Los archivos con un

tamaño de diez megabytes se procesan casi instantáneamente.

VRAN - UNESCPA


3

¿Cómo lee los datos ACL?

ACL utiliza tablas para describir la ubicación, el formato y el contenido de los datos de origen. Usted puede crear vistas para visualizar los datos en las tablas y puede usar muchas vistas por cada tabla.

Para trabajar con un nuevo origen de datos, en primer lugar debe crear una nueva

tabla:

• Utilizando el Data Definition Wizard (Asistente de Definición de Datos) • Definiendo los datos manualmente.

Siempre puede editar el formato de la tabla para agregar, eliminar o modificar los campos que desea analizar. También puede copiar, vincular y compartir tablas entre proyectos.

¿Qué información solicitar y cómo pedirla?

Debe hacerse un análisis de todos los datos que debe contener la información solicitada, para que sirva a los efectos de las pruebas que se quieren realizar.

Tener en cuenta que la revisión de los trabajos anteriores pueden ser una buena fuente de información para identificar que trabajos pueden ser automatizados con ACL y cuales no.

Muchas veces es útil identificar los informes o listados que están saliendo en papel, a los efectos de estar seguros que entienden cual es la información que nos tienen que proporcionar.

Es de suma importancia, que quede claramente establecida la fecha de corte de

dicha información, no obstante debe considerarse que también puede usarse otro indicador como elemento de corte, como número de documento, etc.

Para evitar confusiones es conveniente hacer los pedidos por escrito con una carta modelo que contenga todas las especificaciones de los datos a solicitar, y asegurarse que la misma es leída y entendida por quien nos va a proporcionar la información.

Los datos de origen son los que adquiere

para el proyecto

Formato de tabla Vistas

VRAN - UNESCPA


4

PLANIFICACIÓN DEL USO DE ACL

Etapas en la utilización de ACL • Etapa 1 - Planificar el proyecto

Identifique el objetivo en términos comerciales y técnicos. Defina los pasos necesarios para lograr los objetivos en el contexto de las fases siguientes.

• Etapa 2 – Adquirir los datos

Obtenga acceso físico y lógico a los datos de origen necesarios, identificando su ubicación y formato

• Etapa 3 – Acceder a los datos

Agregue los datos al proyecto en forma de tablas, que definen la manera en que ACL lee los datos de origen.

• Etapa 4 – Verificar la integridad de los datos

Asegúrese de que los datos no contengan elementos dañados y que la tabla se construya correctamente. Verifique la exclusividad, las relaciones y la confiabilidad.

• Etapa 5 – Analizar los datos

Interrogue y manipule los datos para identificar las excepciones.

• Etapa 6 – Generar reportes con los resultados

Prepare los resultados para su presentación formal.

La etapa de planificación es muy importante para obtener la seguridad de que estamos requiriendo del sistema, la información adecuada y que la misma estará disponible para su análisis en la fecha requerida. Luego de la etapa de planificación deberíamos tener la siguiente información acerca de los archivos de datos necesarios:

• Archivo que se va a requerir

• Formato del archivo (DBase, largo de registro fijo, etc.)

VRAN - UNESCPA


5

• Campos del archivo (nombre y número de campos)

• Tamaño aproximado del archivo

• Método para transportar la información

• Documentación que el departamento de sistemas, proveerá (formato de registro

y total del campo numérico que nos interese reconciliar para verificar la información otorgada).

• Día de entrega

INTRODUCCIÓN A ASPECTOS TÉCNICOS

La información con la que realizamos todos los análisis con ACL, se guarda en archivos. Estos archivos se transfieren a nuestro computador, para poder interrogarlos.

Tamaño de archivos

La información se archiva en bytes. Para guardar un carácter (por ejemplo una sola letra), se necesita un byte de espacio en disco. 1024 bytes conforman un kilobytes, conocido como un Kb., 1.000 Kb o 1.024.000 bytes son iguales a un megabyte. 1000 megabytes es igual a un gigabyte.

1 byte = 1 character 1024 bytes = 1 kilobyte (KB) 1000 kilobytes = 1 megabyte (MB) = 220 páginas 1000 megabytes = 1 gigabyte (GB) = 220.000 páginas

¿Como afecta el tamaño de los archivos un trabajo c on ACL?

Si bien el tamaño de un archivo no indica en una primera instancia complejidad, por lo general un archivo muy grande es un archivo complejo. Podemos aplicar como regla que si el archivo de datos es mayor a 100 megabytes, entonces conviene solicitar la ayuda de un especialista.

Antes de comenzar a trabajar con ACL, conviene verificar que el espacio en disco sea por lo menos el doble del tamaño de la información que se va a procesar.

VRAN - UNESCPA


6

¿Qué es un registro?

Un registro es el equivalente de una fila en una plantilla electrónica. El departamento de sistemas siempre se refiere a ellas como registros.

Número de Producto

Descripción del Producto

Cantidad Costo Unitario

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 2 8 1 7 0 5 C O B R E 4 5 6 1 2 6 2 8 1 7 0 6 A C E R O 3 7 4 2 2 5

¿Qué es un campo?

Un campo es el equivalente a una columna de una plantilla electrónica.

¿Qué formato de archivos solicitar? Si fuéramos a listar en orden de preferencia los formatos de archivos en los

cuáles el departamento de sistemas nos debe preparar información, este orden es el siguiente:

• Archivo dBase

• Archivo Excel

• Archivo con largo de registro fijo

• Report file (ASCII)

• Archivo delimitado por comas

• Archivo con largo de registro variable

• Archivo con múltiple tipo de registro

Archivos dBase

Los archivos dBase son los más seguros, rápidos y fáciles de procesar porque ACL interpreta automáticamente su estructura.

VRAN - UNESCPA


7

Archivos de Excel

Cuando se nos presenta esta alternativa, debemos considerar que existe una limitación en cuanto a la cantidad de registros que puede manejar Excel, dado que posee un máximo de 65,536 filas, las cuales equivalen a registros.

Archivos con largo de registro fijo Campo 1

Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5 Campo 6

XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX 999999 999999 XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX 999999 999999 XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX 999999 999999 XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX 999999 999999 XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX 999999 999999 XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX 999999 999999 XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX 999999 999999

Es una de las formas más comunes en las cuáles el departamento de sistemas nos

entrega los archivos de datos. En este tipo de archivos, cada registro tiene el mismo número de campos y cada

uno de estos campos comienza y termina en el mismo punto dentro de los distintos registros.

Es de especial importancia, que cuando se trabaje con este tipo de archivos el

departamento de sistemas, nos entregue junto con el archivo de datos, un memo conteniendo las posiciones de cada uno de los campos.

Report Files (ASCII)

Un report file es un informe impreso en forma electrónica, esto significa que contiene títulos, pies de página, números de página, totales, etc.

Muchos archivos de datos se consiguen de esta forma, porque es la manera más sencilla para el departamento de sistemas de proporcionarnos la información.

Procesar este tipo de archivos es relativamente complejo y por lo tanto puede requerir habilidades especiales que no veremos ahora, lo ideal es enviárselo a un especialista que la “limpie” y luego la retorne al auditor.

VRAN - UNESCPA


8

Archivos delimitados con comas

En un archivo delimitado por comas, cada campo está separado por comas y cada campo de caracteres (texto) está entre comillas.

Si bien no muchos archivos son proporcionados en este formato, son relativamente sencillos de acceder por ACL. “XXX”,“XXXXX”,“XXXX”,“XXX”,99999,99999 “X”,“XXXXXXXX”,“XX”,“XXX”,99999999,99999999 “XXXXXXXXXX”,“XXX”,“XXXXX”,“X”,999999999,999999999 “XXX”,“XXXXX”,“XX”,“XXXXXXXX”,9999999999,99 “XXX”,“X”,“XXXXX”,“XXX”,999999,9999 “XXXXX”,“XXXXX”,“XXXXXXX”,“XXX”,99999,999999 “XXXX”,“XXXXX”,“XXXX”,“XXX”,999999999999999,9999999 999 “XXXXXXX”,“XXXXX”,“XXXX”,“XXXXXXXXXXXX”,9999999999, 999999

Archivo con largo de registro variable

Cada registro tiene un largo diferente pero posee la misma cantidad de campos, y los campos no empiezan ni terminan en la misma posición en los diferentes registros.

Los archivos con largo de registros variables son muy complejos de acceder e

interrogar.

XXXXXXXXXXXXXXX9999999999 XXXXXXXXXXXXXX9999999999999999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXX999999999999999999 XXXXXXXXXXXXXXXXXX999999999999 XXXXXXXXXXXX9999999999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX99999999999 XXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999999999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999

Archivos con múltiples tipos de registros

El archivo de datos contiene más de un tipo de registro. Un ejemplo es un archivo que contiene detalles del cliente y de la factura en registros separados. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999 XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999 XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999

VRAN - UNESCPA


9

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999 XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999 XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999 XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999

El formato de los registros

El formato de registro es la descripción del formato del archivo de datos. Es muy importante, ya que nos proporciona la información necesaria para poder leer posteriormente los archivos que nos proporcionan.

PRODNO PRODDESC QTYOH UNCOST EXT_COST

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011121314151617181920212223242526272829303132333435 36

2 8 1 7 0 5 T U B I N G 4 5 6 1 2 4 7 5 5 6 8 6 3 2

2 8 1 7 0 6 S T E E L R O U T E R 1 2 3 5 3 8 9 4 4 8 0 4 1 5

2 8 1 7 0 7 R O T A R Y C U T T E R 8 8 5 1 3 4 4 4 5 1 7 9 2

2 8 1 7 0 8 C U T T I N G B I T 5 6 1 2 3 7 2 6 6 9 2 8 3 2

En la mayoría de los casos no podríamos interpretar dicha información, sin el formato del registro.

Un formato de registro básicamente nos informa los campos contenidos en el archivo de datos, cada campo de que tipo es (carácter, numérico, de fecha), la posición de comienzo de cada campo y su largo o la posición final, y en el caso de ser numérico, la cantidad de decimales que el mismo tiene. NOMBRE DEL

CAMPO TIPO COMIENZO LARGO DECIMALES

PRODNO CARACTER 1 6 - PRODDESC CARACTER 7 14 - QTYOH NUMERICO 21 4 0 UNCOST NUMERICO 25 6 2 EXT_COST NUMERICO 31 6 2

En el ejemplo que presentamos tenemos entonces solo dos tipos de campos

carácter y numérico. En el caso del número de producto el mismo está definido como carácter por que no tiene sentido realizar ningún tipo de operaciones aritméticas con el mismo.

VRAN - UNESCPA


10

En el mismo, el archivo tiene un largo de registro fijo, en consecuencia cada campo comienza en la misma posición, sea cual sea el registro que miremos, también cada campo tiene siempre un mismo largo.

Los decimales indican el número de lugares luego de la coma que se definieron en el campo los mismos pueden ir desde 0 al largo del campo numérico. En el primer registro, el campo “UNCOST” debería ser 124,75 y no 12.475. El campo “EXT_COST” debería ser entonces 5.685,32. Por lo tanto debemos definir en cada campo numérico el número de decimales si no lo hacemos ACL asume por defecto que tiene 0 decimales.

Tipos de datos

Como comentamos anteriormente un campo puede ser carácter, numérico, o de fecha.

Los campos carácter y numérico pueden ser categorizados aún en tipos de datos

específicos. De todas maneras ACL puede leer los distintos tipos de datos por lo cual no exigirá ningún tipo de traducción por parte del departamento de sistemas.

Veamos dicha estas categorías:

Categorías de datos y tipos de campo ACL

Carácter ASCII

EBCDIC Custom (personalizada) PCASCII

Numéricos ACL ACCPAC Basic Binary Flota Halfbyte IBMFloat Micro Numeric Packed Print Unisys Unsigned Vaxfloat Zoned

Lógicos Logical

Fecha Fecha

VRAN - UNESCPA


11

Tipos de datos de Carácter

EBCDIC está asociado a los mainframes IBM y ASCII asociado a los PC. Dado que generalmente trabajamos en PC, el departamento de sistemas siempre tiende a traducir los datos a ASCII, lo cual no es recomendable porque a veces quedan los datos con errores y ACL no tiene problemas en trabajar con ellos en EBCDIC.

Tipos de datos numéricos y de fecha

ACL soporta la lectura, de cualquier tipo de datos numérico y tiene todas las fechas definidas.

Debemos tener en cuenta que cuando pedimos que nos proporcionen el formato de registro, éste debe contener específicamente el tipo de datos, a vía de ejemplo: NOMBRE DEL

CAMPO TIPO COMIENZO LARGO DECIMALES

PRODNO ASCII 1 6 - PRODDESC ASCII 7 14 - QTYOH NUMERICO 21 4 0 UNCOST EMPQTADO 25 6 2 EXT_COST ZONADO 31 6 2

Transporte de información

Dependiendo de la cantidad de información que se nos vaya a proporcionar, la misma puede ser proporcionada en USB o CD (la mayoría de las veces) mediante programas utilitarios de compresión de archivos como ser el PKZIP, WINZIP o el RAR.

Cualquiera de estos utilitarios puede generar múltiples archivos con la

información comprimida. Luego la misma se descomprime utilizando PKUNZIP, WINZIP o ARJ en nuestro computadores.

Manejo de la información de la información a utiliz ar

Debemos de tener en cuenta que la confidencialidad de la información que vamos a manejar puede llegar a ser muy importante, por lo que en consecuencia debemos aplicarle todos los mecanismos de seguridad para evitar su divulgación. El nivel de seguridad dependerá de la sensibilidad de los datos.

VRAN - UNESCPA


12

Organización de los datos en directorios

Sería conveniente crear un directorio para todas las auditorias que se están trabajando con ACL (archivosACL) y dentro de él distintos subdirectorios con el nombre de los clientes o proyectos, que se están trabajando al mismo tiempo. Dentro de los mismos conviene tener los archivos separados dentro de subdirectorios distintos por rubro por ejemplo.

Cuando se recibe la información, lo primero que debe hacerse es crear los subdirectorios necesarios (comentados anteriormente) para luego bajarlos directamente a esos directorios. (Muy importante)

VRAN - UNESCPA


13

TRABAJANDO CON ACL

Como ingresar en ACL : 1. Haga un clic en el botón START o INICIO. 2. Elija la opción PROGRAMAS. 3. Seleccione la carpeta ACL FOR WINDOWS. 4. Haga un clic en la opción ACL FOR WINDOWS.

El proyecto ACL

ACL usa proyectos para mantener un detalle del trabajo realizado. Los proyectos con los cuales se trabaja, no contienen los archivos de información que nos proporciona el departamento de sistemas.

Estos proyectos usan las llamadas Table Layout (definición de tabla) como enlaces para una o más archivos de datos. Pensemos en un proyecto ACL como en “un directorio que contiene Formatos

de Tablas” con distintas “vistas” las cuales a su vez tienen determinados enlaces con los archivos de datos que se recibieron.

PRESIONE EL ÍCONO DE ACL QUE APARECE EN EL ESCRITORIO

VRAN - UNESCPA


14

A C E A C E

A B C D EA B C D E

ACL DOCUMENT

DATAFILE

B

Default View Summary View

XXXXXXXX.ACL

XXXXXXXA.FIL

Input File Definition B

Field Start Length Type Dec

A 1 4 ASCII --

B 5 6 ASCII --

C 11 4 ASCII --

D 15 15 ASCII --

E 30 10 NUMERIC 2

Input File Definition A

Field Start Length Type Dec

A 1 4 ASCII --

B 5 6 ASCII --

C 11 4 ASCII --

D 15 15 ASCII --

E 30 10 NUMERIC 2

XXXXXXXB.FIL

DATAFILE

A

Lo más conveniente sería crear un proyecto ACL para cada área en la que

utilicemos ACL para nuestro trabajo. Se puede enlazar un proyecto con más de un archivo de datos que se utilicen

para analizar dicha área. Por ejemplo, se crea un proyecto llamado Deudores al que se enlazan 2 archivos de datos, por ejemplo uno que contiene facturas y otro que contiene apertura por deudor.

En el momento que se crea un proyecto ACL, también se genera en forma automática un archivo de registro llamado LOG con el mismo nombre que el proyecto creado y con extensión LOG en lugar de extensión ACL. En este archivo se registran todos los comandos procesados y los resultados de dichos procesos. Este archivo entonces, proporciona rastros de auditoría del trabajo realizado y puede luego ser copiado a un documento Word, como forma de documentar nuestro trabajo realizado.

Table Layout A

Table Layout B

VRAN - UNESCPA


15

La barra de herramientas de ACL

Los iconos de la barra de herramientas de ACL proveen una rápida y fácil manera de hacer operaciones comunes dentro de ACL.

Abrir proyecto Crear proyecto nuevo Cerrar proyecto

Guardar proyecto Imprimir Vista previa

Refrescar datos del origen Formato de tabla Editar filtros

Reporte Ver notas Agregar columna

Editar columna Remover columna Cambiar fuente

Verificar Contar Totalizar

Estadísticas Unir archivos Relaciones

Resumir Estratificar Clasificar

Antigüedad Muestreo Exportar

Línea de comandos Comentarios Personalizar (barra de herramientas)

Ayuda

VERIFICANDO LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS Una de las primeras tareas en el análisis de datos es garantizar la disponibilidad de datos completos y válidos. Para ello se puede:

• Contar los registros • Totalizar los campos • Verificar los datos

A fin de que se pueda garantizar que:

• Los archivos contienen el número correcto de registros • Los totales numéricos corresponden a los totales de control proporcionados por

los propietarios de los datos • Los campos contengan solo datos válidos

VRAN - UNESCPA


16

Count Es recomendable que antes de realizar pruebas de auditorías con ACL nos aseguremos de revisar la integridad y la validez de la información que nos suministran Una de estas revisiones básicas es contar la cantidad de registros y verificarla contra la información suministrada por el departamento de sistemas o el departamento que proporcionó la información. Si bien ACL despliega la cantidad de registros en la barra de estado, es importante ejecutar la función de conteo a los efectos de que esta prueba quede documentada dentro del trabajo que se está realizando. El comando Count es utilizado para contar el número de registros en el archivo de entrada actual, o solo en los que cumplan una condición de prueba específica. Si no se especifica ninguna prueba, se muestra el número total de registros del archivo de entrada. Si se aplica un filtro global a una vista, contraindica el número de registros restantes en el archivo después de aplicar la condición de filtrado. El número total de registros en el archivo o el número de registros que coinciden con el actual filtro global aplicado aparece en la línea de estado del ACL. El comando Count almacena automáticamente sus resultados en una variable denominada COUNTn (Count1). Cuando el comando contar es emitido como parte de un grupo, el número del comando consecutivo es usado en el nombre de la variable n. Por ejemplo, si contar es el sexto comando en el grupo, la variable resultante es asignada como Count6

Sintaxis La ejecución del comando Count se da de la siguiente manera: en el menú, seleccionar

mediante el ícono

Total A los efectos de obtener seguridad de auditoría de los test de ACL, debe conciliarse la información antes de procesarla. Poca seguridad puede obtenerse procesando información que no puede ser conciliada con el mayor. En función de esto, antes de realizar ninguna prueba debemos totalizar los campos a ser conciliados con el mayor.

VRAN - UNESCPA


17

Hasta que la información no sea conciliada, es mejor no realizar ningún tipo de pruebas dado que en muchas ocasiones es necesario obtener nuevas versiones de los archivos proporcionados por el departamento de sistemas, debido a los errores que eventualmente pudieran tener estos. El comando Total es utilizado para obtener el total de los campos o las expresiones numéricas en el archivo de entrada actual. Normalmente Total es utilizado para comprobar la integridad y la exactitud de los datos, así como para generar totales de control.

Sintaxis

Para ejecutar el comando Total se selecciona del menú principal el ícono

EXAMINAR LOS DATOS El Examen de los datos se da para obtener de primera mano un panorama de las tablas o archivos antes del procesamiento detallado. En otras palabras se busca resaltar rápidamente anormalidades en la tabla que pueden ser analizadas posteriormente. Los comandos utilizados para examinar datos son los siguientes:

• Estadísticas (Statistics) • Perfil (Profile)

Statistics El comando statistics nos brinda un panorama más completo de las propiedades significativas de un campo numérico. Estadísticas proporciona la siguiente información de los campos numéricos

• Recuento de registro total de campos y valor promedio de campos, de los valores de campos positivos (débitos), valores de campo cero, valores de campos negativos (crédito), todos los registros en el archivo

• Valor Absoluto • Rangos (diferencia entre valor mínimo y máximo) • Valores de los campos más altos • Valores de los campos más bajos

El comando estadísticas (statistics) puede ser usado para campos de fecha, obteniéndose los siguientes resultados: intervalos, positivo, ceros y valores máximos y mínimos.

VRAN - UNESCPA


18

Parámetros Algunos parámetros que se encuentran al ejecutar el comando son:

• Número de Altos/Bajos (# Of High/Low): Especifica el número de valores altos y bajos que deben conservarse durante el procesamiento. El valor que viene predeterminado es 5.

• Desviación Estándar (Standard Deviation): Calcula la desviación estándar de los campos especificados, además del resto de las estadísticas. La desviación estándar de un conjunto de datos es una medida de cuánto se desvían los datos de su media.

• Estadísticas en (Statistics On): Especifica los campos o las expresiones de los que se obtendrán estadísticas.

Sintaxis La ejecución del comando statistics se da de la siguiente manera: en el menú, mediante

el ícono Un ejemplo de Salida en pantalla luego de la ejecución del comando Statistics anterior sería la siguiente: Quantity On Hand

Number Total Average

Range - 71,012 -

Positive 148 169,305 1,144

Negative 2 -20 -10

Zeros 2 - -

Totals 152 169,285 1,114

Abs Value - 169,325 -

Highest Lowest

71,000 -12

10,000 -8

9,600 0

6,000 0

5,300 12

La cantidad negativa en el campo verificado (cantidad disponible), puede indicar de primera mano algún problema en el sistema.

VRAN - UNESCPA


19

Profile El comando perfil se utiliza para obtener estadísticas resumidas de uno o varios campos numéricos de una tabla. Este comando brinda la siguiente información respecto a los campos numéricos:

• Valor total • Valor absoluto • Valor mínimo • Valor máximo

Por lo general este comando es utilizado antes de emitir los comandos estratificar (stratify), histograma y muestreo. Una vez perfilado un campo, ACL conoce sus valores mínimos y máximos. ACL utiliza estos valores como valores predeterminado para los parámetros mínimos y máximos de los comandos Estratificar e Histograma. El valor absoluto del campo es utilizado como valor predeterminado para el parámetro Población del comando Muestreo.

Sintaxis La ejecución del comando Perfil (Profile) se da de la siguiente manera mediante el

ícono Un ejemplo de salida de la ejecución de este comando sería la siguiente:

Field Name Total Value Absolute Value Minimum Maximum

Quantity On Hand 169,285 169,325 -12 71,000

El valor absoluto resultante de la ejecución de este comando, se inserta automáticamente en el parámetro Población al ejecutar el comando muestreo aleatorio para el campo examinado con el comando profile.

RESUMIR DATOS En ACL se pueden combinar las actividades de ordenamiento y resumen. De acuerdo con el tipo de operación de resumen que desee ejecutar, elija entre los siguientes comandos:

• Estratificar (Stratify) • Antigüedad (Age) • Clasificar (Classify) • Resumir (Summarize)

VRAN - UNESCPA


20

Stratify Este comando se utiliza para resumir los datos de acuerdo con los intervalos numéricos. El comando estratificar (stratify) funciona en tablas no ordenadas y es especialmente útil para explorar y resumir rápidamente los datos. Este comando permite contar una cantidad de registros comprendidos en un número especificado de intervalos pares y ofrece los totales por estratos correspondientes a los campos numéricos seleccionados.


• Campos Subtotales (Subtotal Fields): Especifica los campos o expresiones numéricas desde los que ACL calcula los totales por estratos.

• Libre (Free): Permite especificar el punto de inicio de cada intervalo y el punto

final del último intervalo

• Intervalos (Intervals): Especifica el número de intervalos uniformes que ACL generará en el intervalo (Mínimo a Máximo). El valor predeterminado es 10, pero puede ser cambiado en el cuadro de preferencias.

• Máximo (Maximum): Especifica el valor máximo del último intervalo de

estratificación. Si se ha ejecutado el comando Perfil o Estadísticas el valor de máximo viene predeterminado.

• Mínimo (Minimum): Da el valor mínimo del primer intervalo de estratificación.

Si anteriormente se ejecuta el comando perfil o estadísticas, aparecerá el valor más bajo en el campo de manera automática.

• Estratificar en (Stratify On): Especifica el campo numérico o la expresión que va a estratificarse.

Antes de utilizar el comando estratificar es de utilidad usar los comandos: estadísticas (statistics) o perfil (profile) y el comando resumir (summarize), con la finalidad de poder obtener los valores mínimos y máximos de manera predeterminada para la prueba.

Sintaxis Para ejecutar el comando Stratify se siguen los siguientes pasos: en el menú se

selecciona el ícono Realizando un análisis estratificado de cuentas por cobrar, se pueden verificar los procedimientos de cobranza para evaluar si los mismos son adecuados. Estratificando el archivo de datos por el monto de la transacción y acumulando sus valores, Un ejemplo de resultado sería el siguiente:

VRAN - UNESCPA


21

Del total de registros analizados, encontramos que el 46.89% de los mismos, se encuentran dentro del estrato donde los clientes cuentan con menos de $983.10 en cuentas por cobrar. Sin embargo este estrato representa un 42.9% del monto total de las transacciones.

Age Este comando se utiliza para generar resúmenes en función del tiempo El comando Antigüedad cuenta el número de registros de una tabla y:

• Divide los registros en intervalos basándolos en la fecha o períodos de antigüedad

• Cuenta el número de registro en cada intervalo • Acumula los valores de uno o más campos numéricos por cada intervalo. • Calcula los porcentajes del recuento total y del valor total de un campo

acumulado para cada intervalo A no ser que especifique una fecha en específico, el período es basado en los datos actuales del sistema.

VRAN - UNESCPA


22


• Campos Subtotales (Subtotal Fields): Permite seleccionar campos numéricos que serán totalizados.

• Antigüedad en (Age On): Permite que seleccione el campo de fecha o expresión

para clasificarlo por antigüedad.

• Períodos de Antigüedad (Aging Periods): Permite que identifique cada periodo de vencimiento. La última entrada especifica el final del periodo de cierre.

• Cutoff Date: Permite que se especifique la fecha con la que se van a comparar

las fechas del campo. La fecha límite predeterminada es la del sistema.

Sintaxis La ejecución del comando se da de la siguiente manera: en el menú, se selecciona el

ícono Un ejemplo de salida resultado de la ejecución de este comando sería la siguiente: Minimum encountered was -245 Maximum encountered was 120

Days Count Percent of Count Percent of Field Trans Amount

<0 519 67.23% 55.87% 261,953.97

0 - 29 22 2.85% 5.33% 24,971.35

30 - 59 34 4.4% 13.46% 63,099.95

60 - 89 15 1.94% 3.42% 16,044.13

90 - 119 175 22.67% 21.58% 101,184.46

120 - 10,000 7 0.91% 0.35% 1,626.83

Totals 772 100% 100% 468,880.69

De este ejemplo podemos concluir que de las fechas de vencimiento de facturación analizadas (campo Due) tomando como fecha de corte el 30 de abril de 2000, se cuenta con un 22.67% de los registros analizados que pertenecen a facturación vencida entre 90 a 119 días, lo que a su vez representa un 21.58% del total del monto de las transacciones, que equivale a $101,184.46.

VRAN - UNESCPA


23

Classify El comando Classify es utilizado para contar el número de registros relacionados con cada valor exclusivo de un campo de caracteres y para obtener los subtotales de los campos numéricos especificados para cada uno de estos valores exclusivos. Este comando puede funcionar sobre los datos de una tabla no ordenada y es muy útil al momento de explorar y resumir rápidamente los datos.


• Campos Subtotales (Subtotal Fields): Especifica los campos y expresiones numéricas que ACL totalizará para cada clase.

• Clasificar en (Classify On): Especifica el campo o expresión de tipo carácter del archivo de entrada que será clasificado.

Sintaxis La ejecución del comando clasificar se da de la siguiente manera: en el menú,

seleccionar el ícono Se puede clasificar un archivo de ventas por número de productos para determinar qué productos se venden más y cuáles están potencialmente anticuados. Un ejemplo de salida a la ejecución de este comando es la siguiente: Product Class Count Percent of Count Percent of Field Quantity On Hand

01 17 11.18% 1.56% 2,634

02 19 12.5% 1.82% 3,087

03 20 13.16% 7.4% 12,531

04 17 11.18% 2.81% 4,760

05 13 8.55% 52.85% 89,466

06 17 11.18% 1.72% 2,915

07 7 4.61% 5.84% 9,890

08 19 12.5% 18.55% 31,398

09 21 13.82% 6.15% 10,410

13 1 0.66% 0.47% 804

18 1 0.66% 0.82% 1,390

Totals 152 100% 100% 169,285

VRAN - UNESCPA


24

Summarize El comando resumir (summarize) genera un recuento de registros y los totales del valor de campos numéricos para cada valor diferente de los campos claves de caracteres en una tabla ordenada. Este comando permite acumular los totales de los campos numéricos por cada valor diferente de los campos claves de caracteres. La cantidad de registros correspondiente a cada valor del campo clave se visualiza mediante el campo Count, el cual es generado por ACL. Puesto que se puede hacer un reporte de un número ilimitado de campos claves de caracteres, este comando resulta de mucha utilidad para archivos de entradas grandes. Para utilizar este comando se requiere de un archivo ordenado en los campos claves, por lo que se debe asegurar de ordenar primero el archivo o asegurarse de que la casilla de preordenar en la pantalla del comando esté activada. El comando Summarize permite incluir Otros campos (numéricos o carácter) en el reporte de salida. Solamente hay que tomar en consideración que al primer valor de campo “otros” encontrado en el archivo de entrada ordenado perteneciente a un grupo de datos resumidos, será al que se le dará salida como valor de este campo en el reporte.

Parámetros Algunos parámetros utilizados por el comando Summarize son:

• Resumir en (Summarize on): Define los campos o expresiones de caracteres que se van a resumir.

• Otros Campos (Other Fields): Indica los campos o expresiones adicionales que

van a incluirse en los registros resumidos.

• Campos Subtotales (Subtotal Fields): Especifica los campos o expresiones numéricas que ACL debe totalizar para cada valor de campo de caracteres claves que se van a resumir.

Sintaxis La ejecución de este comando se da de la siguiente manera: en el menú, se selecciona

el ícono En este ejemplo se puede obtener un resumen del inventario por ubicación y, dentro de cada ubicación, por clase de producto. Un ejemplo de salida resultado de la ejecución del comando Summarize es la siguiente:

VRAN - UNESCPA


25

En este resultado se puede tener un conteo de las cantidades disponibles por clase de producto.

Sequence El comando secuencia es utilizado para determinar si los campos clave de la tabla activa se encuentran en orden secuencial o para detectar y registrar los faltantes, duplicados o los números que faltan en la secuencia. Puede especificarse la comprobación del orden ascendente o descendente de la secuencia. Los errores de la secuencia siempre se notifican hasta un límite de errores especificado. Este comando se utiliza para buscar números de documento duplicados o que faltan, como por ejemplo, números de facturas o cheques. También puede utilizarse para determinar si una tabla está ordenada correctamente. Como el comando Sequence verifica errores de ordenamiento, es importante ejecutar antes los comandos de Ordenar (Sort) o Indice (Index).

Parámetros Este comando cuenta con los siguientes parámetros:

• Duplicados (Duplicates): Indica que desea hacer una prueba de duplicados o de triplicados en los registros de los campos claves.

• Límite de Errores (Error Limit): Especifica el número máximo de errores de

secuencia de datos que va a notificarse. El límite de errores no interfiere en el reporte de Faltantes y Duplicados. El valor predeterminado de límite de errores es 10, pero puede ser cambiado en las preferencias de opciones de comando.

VRAN - UNESCPA


26

• Faltantes (Gap): Indica que se desea realizar una prueba de faltantes en la

secuencia de los campos claves. Faltantes no funcionará si se especifican más de un campo clave.

• Listas Campos (Lists Fields): Permite especificar la lista de campos que desea

incluir en el reporte de salida de una prueba de duplicados. Esta opción está en la prueba de duplicados cuando no se selecciona faltantes.

• Listar Intervalos Faltantes (List Gap Ranges): Especifica que la lista de salida de

la prueba de faltantes notificará los intervalos faltantes en vez de cada elemento faltante.

• Elementos Faltantes (List Missing Items): Especifica que la lista de salida de la

prueba de faltantes mostrará una lista de elementos faltantes.

• Número máximo de elementos faltantes (Maximum Missing Ítems): Especifica el número máximo de elementos faltantes que debe notificarse dentro de un espacio dado de la prueba de elementos faltantes.

• Secuencia En (Sequence On): Especifica los campos o expresiones del archivo

de entrada de los que desee comprobar el orden secuencial, los duplicados o los faltantes.

Sintaxis Para la ejecución del comando Sequence se realiza lo siguiente: en el menú se

selecciona mediante el ícono Un ejemplo de salida a la ejecución del comando anterior es la siguiente: 0 sequence errors detected 22 gaps and/or duplicates detected

Duplicates:

Record Number

Invoice Number

7 12857

22 12872

36 12897

70 12940

100 12970

102 12971

104 12972

107 12974

109 12975

110 12975

VRAN - UNESCPA


27

112 12976

114 12977

116 12978

118 12979

136 12997

206 13070

233 13097

271 13134

296 13159

330 13193

331 13193

336 13197

En este ejemplo se pueden verificar de manera rápida cuáles números de facturas se encuentran duplicados en archivo de transacciones de cuentas por cobrar.

Duplicate El comando duplicado es una variación del comando Secuencia y se emplea para detectar si los campos clave del archivo actual contienen duplicados en la secuencia. También puede seleccionar la casilla de verificación Duplicados en el cuadro de diálogo del comando Secuencia. Sin embargo, la selección de Duplicados hace que ACL seleccione la casilla de verificación Duplicados predeterminados.


• Listas Campos (Lists Fields): Permite especificar la lista de campos que desea incluir en el reporte de salida de una prueba de duplicados. Esta opción está en la prueba de duplicados cuando no se selecciona faltantes.

• Secuencia En (Sequence On): Especifica los campos o expresiones del archivo de entrada de los que desee comprobar el orden secuencial, los duplicados o los faltantes.

Sintaxis La ejecución de este comando se da de la siguiente manera: en el menú, se selecciona

mediante el ícono

VRAN - UNESCPA


28

Un ejemplo de salida resultado de la ejecución de este comando sería: 0 sequence errors detected 22 gaps and/or duplicates detected

Duplicates:

Invoice Number Invoice Date Invoice Amount

12857 01/05/2000 3,552.00

12857 01/06/2000 -141.24

12872 01/22/2000 31.80

12872 01/22/2000 184.80

12897 02/12/2000 2,208.96

12897 02/16/2000 1,973.60

12940 04/01/2000 0.73

12940 06/01/2000 42.36

12970 03/08/2000 -27.20

12970 05/01/2000 644.80

12971 03/10/2000 1.83

12971 05/03/2000 953.60

12972 03/11/2000 36.15

12972 05/04/2000 1.24

12974 03/11/2000 24.24

12974 05/05/2000 14.12

12975 03/12/2000 319.16

12975 05/06/2000 1,706.28

12975 05/06/2000 4.82

12976 03/14/2000 277.15

12976 05/07/2000 20.76

12977 03/16/2000 6.00

12977 05/09/2000 367.64

12978 03/18/2000 12.05

12978 05/09/2000 10.60

12979 03/20/2000 0.09

12979 05/09/2000 327.24

12997 05/22/2000 2.02

12997 05/31/2000 693.88

13070 08/21/2000 22.40

13070 08/22/2000 327.60

13097 09/13/2000 6.87

13097 12/31/2000 214.49

13134 11/01/2000 1,000.00

13134 11/02/2000 1.29

13159 11/26/2000 327.60

13159 11/26/2000 18.51

VRAN - UNESCPA


29

13193 12/22/2000 1,576.00

13193 12/22/2000 0.24

13193 12/22/2000 24.24

13197 12/22/2000 18.27

13197 12/26/2000 15.39

Luego de analizar un archivo de cuentas por pagar buscando números de facturas duplicadas, resulta el detalle anteriormente presentado, en donde se puede ver claramente las numeraciones que se encuentran repetidas junto con las fechas en que fueron emitidas y el monto de cada factura.

Histogram El comando Histogram es utilizado para generar gráficos de barras verticales 3D sobre la distribución de los registros entre los valores de un campo o de una expresión. Este comando brinda un panorama gráfico del contenido del archivo. Se puede aplicar sobre datos no ordenados. La ejecución de este comando presenta una representación gráfica horizontal en el log de comandos del ACL. Una incidencia dentro de un intervalo dado de valores de campos o expresiones es representada mediante un asterisco (*). Cada asterisco representa un número de incidencias único, parcial o múltiple, según sea el caso, para ajustar el histograma al número de columnas designado. El comando Histograma incluye las siguientes opciones:

• Un histograma de campos numéricos con un número especificado de intervalos igualmente clasificados según los tamaños.

• Un histograma de campos numéricos con intervalos de tamaños variado. La opción libre permite especificar el tamaño del intervalo.

• Un histograma de campos no numéricos o valores de expresión. Una barra de histograma es mostrada para cada valor exclusivo del campo o expresión. Los valores se muestran en orden ascendente.


• Columnas (Column): Permite especificar el número de columnas que se desea para la representación en el log de comandos horizontal del gráfico del histograma. El valor predeterminado es 78.

• Libre (Free): Especifica puntos iniciales y finales. Un histograma numérico permite especificar el punto inicial de cada intervalo y el punto final del último intervalo. Se introduce el punto inicial de cada intervalo en el cuadro de texto libre, uno por línea. El último número especificado se interpreta como el punto final del intervalo final.

• Histograma En (Histogram On): Permite especificar el campo o expresión para la cual se va a desarrollar el histograma. Los campos o expresiones pueden ser de tipo numérico o de caracteres. Se puede seleccionar el campo de la lista

VRAN - UNESCPA


30

desplegable, o bien, haciendo click en Histograma En, para mostrar el cuadro de diálogo de los campos seleccionados.

• Intervalos (Intervals): Se aplica solo en campos numéricos. Permite especificar el número de eventos de intervalos que ACL produce en un intervalo de mínimo a máximo. El valor predeterminado es 10, pero se puede cambiar en el cuadro de diálogo de Edición de las Preferencias de ACL.

• Máximo (Maximum): Solo se aplica a campos numéricos y permite que especifique el valor máximo del último intervalo. Si se aplica antes el comando Perfil (Profile) o Estadísticas (Statistics), el valor viene predeterminado.

• Mínimo (Minimum): Solo se aplica a campos numéricos y permite que se especifique el valor mínimo del primer intervalo. Este valor viene predeterminado si antes, se ejecuta el comando Perfil (Profile) o Estadística (Statistics).

Sintaxis La ejecución de este comando se da de la siguiente manera: en el Menú, se selecciona

el ícono Un ejemplo de salida a la ejecución de este comando será la siguiente:

En este ejemplo se muestra la distribución del campo de límite de crédito para un archivo de cliente. Este comando puede ser de utilidad para analizar y ajustar la política de crédito. FUENTE: Manual de ACL

Documents

Acl Primeros Pasos