EL PAPEL DE LA PLANIFICACIÓN DENTRO DE UN PROYECTO

Por: Lina Marcela Castro Piedrahita

El desarrollo vertiginoso de las nuevas tecnologías de la información y la

comunicación crean la necesidad de apropiarse de nuevos conceptos que las

integren en el ámbito educativo. Es aquí en donde juega un papel importante la

gerencia de proyectos dentro de las instituciones educativas.

Se entiende por gerencia de proyectos a la disciplina que permite organizar y

administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado; en este caso un

proyecto educativo, sea completado en su totalidad dentro de ciertas restricciones

que tienen que ver con tiempo, alcance y costo y que se plantean desde la

concepción del proyecto como tal. Es importante entender que la realización de un

proyecto requiere de una estructura bien organizada que permita el correcto

desarrollo del mismo, que los objetivos propuestos desde la fase inicial sean

llevados a cabo sin inconvenientes y que los actores que participan en su realización

estén satisfechos con el entregable o producto esperado.

Y es que el futuro de un proyecto se define desde su comienzo, en donde una mala

constitución de los actores, las labores a desarrollar, las etapas y procesos que

intervienen, producirá un estancamiento y posiblemente el fracaso del mismo.

Teniendo en cuenta esto, se definen dos fases de suma importancia en el desarrollo

de un proyecto: LA FASE DE INICIACIÓN y LA FASE DE PLANEACIÓN de un

proyecto. En la fase de iniciación se genera un acta que se conoce como el “acta

de constitución del proyecto” y es la que le entrega total autoridad a la persona que

se encargará de gestionar los recursos necesarios para la realización del proyecto,

esta persona será el director del proyecto. Este documento deberá incluir

información como las necesidades propias del proyecto, cuál es su finalidad y

porqué se debe llevar a cabo, la asignación de funciones, un cronograma inicial, etc.

Después de definir todos estos elementos y generar el acta, se da inicio a la etapa

más importante del proyecto, la fase de planeación.

La fase de planeación del proyecto integra todas las áreas relevantes en la

realización del mismo, y en las que se debe hacer mayor énfasis, pues son las de

mayor influencia para obtener resultados de excelente calidad. Estas áreas son la

integración, el alcance, el tiempo y el costo. La integración del proyecto hace

referencia a todos los procesos y actividades necesarios para identificar, definir y

coordinar todos los procesos y actividades de dirección de proyectos.

Principalmente se refiere a la unificación, consolidación y articulación de las

actividades que son necesarias e importantes para la correcta finalización de este.

El alcance del proyecto hace referencia a la forma en cómo se articulan los objetivos

del proyecto con los de sus realizadores (empresas o instituciones educativas). Para

esto se propone una organización jerárquica de los procesos para un mejor control

del proyecto; la EDT o Estructura de Desglose de Trabajo. Esta estructura permite

organizar y definir el alcance del proyecto mediante la subdivisión de los procesos

en partes más pequeñas y de fácil manejo tanto en su programación, supervisión y

costo.

El tiempo juega un papel importante en la etapa de planeación. El desarrollo de los

procesos en el tiempo establecido garantiza la correcta finalización del proyecto.

Hay que tener en cuenta que el tiempo de realización de un proyecto no solo se

afecta por los procesos que se realicen dentro de este, sino también de los factores

externos como por ejemplo otros proyectos en ejecución. Se generan entonces una

serie de pasos que ayudan a que el proyecto se pueda entregar a tiempo y de una

manera adecuada y son: la definición de las actividades a desarrollar, su secuencia,

los recursos a utilizar, su duración y con base en esto generar un cronograma de

actividades al que se le pueda hacer un seguimiento. Esto con el fin de

proporcionarnos una ruta de acción para solucionar cualquier tipo de contingencia

debida a los ya mencionados factores externos que puedan afectar la duración del

proyecto. Por último tenemos los costos, en esta fase se presenta un gran desafío

para los gerentes de proyectos pues de esto depende la aprobación o rechazo de

la mayoría de los proyectos. Teniendo en cuenta la inversión que se deba hacer en

un proyecto este se convierte en viable para la institución en donde se lleve a cabo.

Gestionar los costos de un proyecto requiere de tres aspectos fundamentales: la

estimación de costos, la determinación del presupuesto y el control de los costos.

Estimar los costos es hacer una predicción de los recursos necesarios para

completar a cabalidad todas las actividades propuestas. Determinar el presupuesto

es asignar una cantidad de dinero con base en las estimaciones hechas para cada

una de las actividades y por último el control de los costos consiste en identificar las

causas que generan variaciones positivas o negativas dentro del presupuesto

asignado para el proyecto.

Dentro de las instituciones educativas de carácter público, se tienen bien definidas

dos etapas de la planeación: el tiempo y el costo. Desde el comienzo del año lectivo,

la secretaría de educación municipal genera un “cronograma” con las actividades

externas a la institución y los espacios de clases, y a las cuales los docentes y

directivos deben asistir y por tanto, la realización de cualquier proyecto debe estar

sujeta fuertemente a esta programación. Gestionar de manera adecuada el tiempo

por parte de las personas encargadas de generar el cronograma de actividades del

proyecto, es una tarea ardua y de gran importancia a la hora de proponer cualquier

tipo de proyecto educativo. El costo de este, está ligado al presupuesto que el

Ministerio de Educación asigna a cada institución por lo cual, los proyectos que se

planteen, deben estar aterrizados primero a la realidad social en al cual se

encuentre inmersa la institución, pues de esta dependerán los recursos.

Con base en estas dos condiciones preestablecidas, las etapas de integración y de

alcance del proyecto educativo se convierten en las más importantes dentro del

desarrollo del mismo. Los realizadores del proyecto deben tener presente estas

limitantes a la hora de estructurar bien las otras dos fases de la planificación.

Integrar bien las actividades que se quieren llevar a cabo, teniendo en cuenta que

el alcance del proyecto debe estar determinado por los requerimientos tanto de la

institución educativa como de la Secretaría de Educación y, que en este caso,

determinarán el éxito o el fracaso del proyecto educativo propuesto.