Metodología participación ciudadanaMesas temáticas preparatorias y Diálogo ciudadano “Integración en acción”

Sector de Integración Social

Qué vamos a hacer:

Generar e implementar mecanismos de participación ciudadana, consultivos e informativos en cada localidad.

Socializar las acciones que la Secretaría Distrital de Integración Social (SDIS) está desarrollando en cada localidad.

Conocer la percepción ciudadana sobre la situación social de las localidades y sus propuestas.

Fortalecer las relaciones entre la SDIS y las comunidades.

Quiénes participarán: Ciudadanos Actores de organizaciones sociales Alcaldes locales Subdirectores locales Equipo directivo SDIS Secretaria

Cómo lo haremos: A continuación la descripción de la metodología de Integración en acción.

A. Mesas temáticas preparatorias

Se priorizan tres (3) temas por localidad para trabajar en las mesas, asociados a los servicios que presta la Secretaría, teniendo en cuenta el análisis cualitativo de la información (realizado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico - DADE) y la percepción de la comunidad sobre temas sensibles. Este ejercicio se hace entre la Dirección Territorial, cada Subdirección Local y la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico. Por ejemplo, vejez, primera infancia, discapacidad, alimentación y nutrición, etc.

En las mesas temáticas se identifican, con los participantes, tres (3) retos de cada tema; así como preguntas y propuestas sobre los mismos.

Este es el insumo para preparar el Diálogo ciudadano con la Secretaria, su equipo y los subdirectores locales.

Convocatoria y participantes

Las Subdirecciones locales deben: Identificar y convocar a líderes y actores de organizaciones sociales para cada

tema previamente seleccionado, así como a ciudadanos no organizados pero activos. Lo importante es contar con personas comprometidas que deseen ejercer una participación responsable y propositiva.

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Garantizar máximo 36 personas en cada mesa temática, mínimo 25 personas. Contar con un espacio de trabajo adecuado para el desarrollo de las mesas: sillas

para todos los participantes, una mesa, equipo de cómputo, video beam, estación de café y agua.

Tener los materiales necesarios para el desarrollo de la metodología: papel kraft, cartulinas de colores, marcadores y cinta.

Jornadas Tres (3) mesas temáticas por localidad, es decir, tres jornadas de trabajo, una por

tema, para un total de 1 día y medio de trabajo por localidad. Cada jornada será máximo de 3 horas.

CronogramaLas fechas exactas se definirán junto con los subdirectores locales.

Paso a paso para la realización de las mesas temáticas (3 horas)

1. Bienvenida: exponer los objetivos del encuentro, el tema a tratar, la metodología de trabajo y el orden del día. A cargo del Subdirector local (10 minutos).

2. Presentación de los asistentes (10 minutos): a cargo de los dinamizadores de las mesas. Pedir a los asistentes que digan su nombre, servicio del que son beneficiarios y que respondan a una pregunta para conocerlos mejor, por ejemplo, cuál es el olor que les recuerda su infancia, cuál es su canción favorita, cuál es su color preferido, etc. El objetivo es humanizar a los participantes y al equipo de la Secretaría, quien también se debe presentar. Este punto, dependiendo de la cantidad de participantes, puede hacerse en plenaria o luego en los grupos de retos, dado que estos últimos tienen menos personas.

3. Reglas de juego: el encuentro se hará a través de una metodología participativa y propositiva, teniendo en cuenta que es un espacio colaborativo de visualización (visualizar el tema, los retos, las preguntas, las propuestas, etc.).

Explicar que en la mesa de trabajo es necesario llegar a un consenso sobre los tres principales retos que tiene la localidad alrededor del tema priorizado. Por ello, y para lograrlo, empezaremos por ponernos de acuerdo con el lenguaje de la participación. Este punto de partida se construirá con tarjetas de colores y carteleras: (10 minutos)

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Gráfico: Reglas de juego

4. Presentación del tema correspondiente: qué abarca, cuáles son los programas, cuántos son los beneficiarios, cuál es la inversión, etc. Es una radiografía a cargo del Subdirector técnico (no se debe delegar) sobre cómo se encuentra la localidad en el tema a trabajar, con el fin de que el ejercicio en grupo parta de la realidad del territorio (10 minutos).

DADE prepara la información de la radiografía de cada localidad y cada tema y será la base para dicha presentación (PowerPoint). Los subdirectores técnicos respectivos deben complementarla dando contexto sobre el territorio y explicando los servicios de la Secretaría en su tema.

5. Una vez definidas, de manera colectiva, las reglas de juego y visto la radiografía, se pasan a definir los tres principales retos, de cada tema previamente establecido, que afectan la localidad, a partir de los saberes y experiencias de los participantes.

Solicitar a los participantes que escriban en las tarjetas de colores (que son repartidas por el equipo dinamizador) los retos, las problemáticas sociales, las dificultades que se enfrentan o los obstáculos frente al tema (hasta tres tarjetas por participante). Tener en cuenta que no todas las personas tienen la facilidad de escribir, por lo tanto, los dinamizadores del ejercicio deben estar atentos a escribir, lo más fielmente posible, las ideas de los ciudadanos.

A medida que las van escribiendo, el equipo dinamizador las debe ir agrupando en la cartelera de papel kraft por afinidad en temas comunes, los cuales posteriormente serán priorizados para trabajar con tres grandes retos.

¿Cómo dialogar y aportar?

RespetoUso adecuado del tiempo

EscucharUna idea por tarjeta

Asumir corresponsabilidad

Aportes de los participantes: escribir aquí

las sugerencias de las reglas de juego que ellos

aporten

¿En qué nos vamos a enfocar...?

* La realidad de la localidad* Retos

* Preguntas concretas* Propuestas viables

¿Cómo manejar el tiempo?

Hora de inicioHora de terminación

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Para este punto leer en voz alta algunas tarjetas y las líneas temáticas que surgieron, para decidir en plenaria las tres escogidas, que serán los tres retos. En este punto el papel del dinamizador es crucial pues debe fomentar el consenso.

El equipo dinamizador debe tener tres retos definidos, por si los participantes no logran identificarlos por sí mismos, solo se mencionarán si esto sucede, de lo contrario, se debe desarrollar la mesa con los retos identificados por los participantes (15 minutos).

Gráfico: Metodología metaplan para identificación de retos

6. Una vez logrado el consenso sobre los tres retos a discutir, dividir la plenaria en tres (3) grupos de trabajo, uno por reto. Buscar que los grupos tengan diversas miradas: hombres, mujeres, jóvenes, personas mayores, etc. (5 minutos).

7. Diálogo en los grupos. Es necesario que en cada grupo, es decir, en cada reto, haya tres personas líderes: el dinamizador, el que ayuda a escribir y organizar las tarjetas y el relator. Este último debe encargarse de escribir la relatoría de la mesa.

Se deben trabajar tres aspectos: preguntas, expectativas y propuestas. Es importante fomentar el diálogo alrededor de las ideas que van surgiendo y que queden consignadas en las tarjetas aquellas que tiene el aval del grupo.

Invitar a los ciudadanos a escoger dos líderes por grupo, quienes serán las personas que hablarán directamente con la Secretaria en representación de su grupo: una persona para hacer las preguntas y otro para hacer las propuestas.

Realizar este ejercicio sobre las tarjetas de colores y las carteleras (1 hora y 30 minutos). A continuación un ejemplo:

Mesa temática: Primera Infancia.Reto 1: Disminuir los casos de maltrato infantil y violencia intrafamiliar.

Reto1agrupado

Problemas y retos planteados por los

participantes

Reto 2 agrupado

Problemas y retos planteados por los

participantes

Reto 3 agrupado

Problemas y retos planteados por los

participantes

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Gráfico: Preguntas clave (ejemplo)

8. Cierre, agradecimiento e invitación a asistir al Diálogo ciudadano con la Secretaria de Integración Social. Hacer énfasis en este punto.

9. Preparación de respuestas y del Diálogo ciudadano: en un trabajo posterior, las subdirecciones técnicas, la DADE y la Dirección Territorial prepararán las respuestas y organizarán las propuestas de acuerdo a su viabilidad. Se sugiere armar una matriz por localidad de preguntas y respuestas por tema.

B. Diálogo ciudadano

Con los insumos de las mesas temáticas preparatorias el equipo directivo de nivel central de la Secretaría y las Subdirecciones locales organizarán el Diálogo ciudadano que busca: Dar respuestas e información a principales interrogantes y expectativas. Explicar la viabilidad de las acciones propuestas en las mesas preparatorias. Asignar responsables para cada compromiso y establecer tiempos de trabajo (si a

ello hubiera lugar).Convocatoria y participantes:

Convocar a líderes, actores de organizaciones sociales y ciudadanos que participaron en las mesas temáticas. A cargo de: Subdirectores locales y Dirección Territorial.

Garantizar la asistencia de las personas que participaron en las mesas. A cargo de: Subdirectores locales y Dirección Territorial.

Contar con un espacio adecuado para el desarrollo del Diálogo: sillas para todos los participantes, buen sonido, micrófonos, pantallas, pendones, afiches y demás material con la imagen corporativa. A cargo de: Subdirectores locales, Dirección Territorial y el equipo de Comunicaciones.

Un presentador de la oficina de Comunicaciones dará la bienvenida y presentará al Subdirector Local, quien se encargará de presentar a la Secretaria.

La Subdirección local es la encargada de preparar a los voceros para el Diálogo con la Secretaria, explicarles la metodología y hacer que se sientan confiados en

¿Qué queremos saber?

Preguntas concretas.Por ejemplo: ¿cuáles son las rutas para denunciar maltrato infantil? ¿cómo facilitar la denuncia?

¿Qué esperamos que pase? ¿En qué deseo

transformar la problemática?

Expectativas reales. Por ejemplo: Esperamos que se haga seguimiento a las denuncias de maltrato infantil. Esperamos disminuir los casos de maltrato infantil.

¿Qué podemos hacer juntos para lograrlo?

Propuestas

Acciones viables.Cómo avanzar en la solución del problema y aprovechar las oportunidades.Por ejemplo: Crear una red de apoyo de líderes que colaboren en el seguimiento a los casos denunciados.

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su papel como voceros. Para este punto se debe trabajar con la información sistematizada de las tarjetas de las mesas preparatorias, que este año está a cargo de la DADE, pero en futuros ejercicios estará en cabeza de la Dirección Territorial y las Subdirecciones locales.

En la preparación los voceros priorizan 3 preguntas y 3 propuestas para hacerle a la Secretaria y al equipo directivo. Recomendamos imprimir en letra grande y pegar en una cartulina grande, para que puedan leerlas cómodamente el día del Diálogo.

Realizar una encuesta de percepción, a mínimo 50 participantes, sobre la satisfacción con el ejercicio de participación ciudadana Integración en acción. Formato entregado por la DADE.

Jornadas y agenda

Realizar un Diálogo ciudadano por localidad. La Dirección Territorial y la Subdirección local serán las responsables de organizar

y coordinar el Diálogo (en qué lugar, adecuación del espacio, preparación de voceros, convocatoria, etc.), con el acompañamiento del equipo de Comunicaciones.

Invitar a los Alcaldes locales a asistir a los Diálogos ciudadanos.

CronogramaLas fechas exactas se definirán con el equipo de la Secretaria.

Paso a paso Diálogo ciudadano

El Diálogo se realizará tipo conversatorio, fluido, tranquilo y cercano; la Secretaria se sentará con los ciudadanos representantes de cada mesa temática, la Directora territorial, el Subdirector local y el directivo que sea pertinente. El orden de las intervenciones es la siguiente: Primer Tema reto 1, Segundo tema reto 1, Tercer tema reto 1. Primer Tema reto 2, Segundo tema reto 2, Tercer tema reto 3. Primer Tema reto 3, Segundo tema reto 3, Tercer tema reto 3.Por ejemplo:Infancia reto 1: vocero 1 con 3 preguntas y vocero 2 con 3 propuestas.Vejez reto 1: vocero 1 con 3 preguntas y vocero 2 con 3 propuestas.Alimentación y nutrición reto 1: vocero 1 con 3 preguntas y vocero 2 con 3 propuestas.Y así, para el reto 2 y el reto 3.

8:00 a 11:00 a.m. Diálogo ciudadano.

Se dará un espacio corto para medios de comunicación locales a cargo de la oficina de Comunicaciones.

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Agenda detallada:1. Bienvenida: exponer los objetivos del encuentro, la metodología y el orden del

día. A cargo del presentador(a).2. Dos videos: uno sobre qué hace la Secretaría y otro de la estrategia Integración

en acción.3. Palabras del Subdirector local y de la Secretaria.4. Presentación de la radiografía de la localidad a cargo del Subdirector local y de

la Secretaria: cuáles son los programas, cuáles son las cifras de atendidos y de inversión, y finalmente cuáles son los retos asociados a cada tema priorizado en la localidad (presentación montada por DADE y diseñada por Comunicaciones).

5. Dar inicio al diálogo: los dos primeros ciudadanos representantes suben al escenario y presentan el reto correspondiente, las tres primeras preguntas y las tres propuestas. La Secretaria, el subdirector local y los subdirectores técnicos responderá las preguntas, explicará cuáles son las propuestas viables y cuáles no, para cada uno de los temas y de los problemas. Y así, en el orden de la metodología (primer reto de todos los temas, segundo reto de todos los temas, tercer reto de todos los temas).

6. Recoger los desafíos que haga la Secretaria. A cargo de la Dirección Territorial, DADE y el Despacho. En el Diálogo se pondrá una cartelera grande, visible para todos, en las que una persona de Territorial y otra de la localidad van poniendo los desafíos en tarjetas de colores. También es necesaria una relatora que recoja el ejercicio de desafíos para contar con información completa.

7. Cierre y agradecimiento. Explicar nuevamente que se hará seguimiento a los desafíos y que se informará de los avances. A cargo del Subdirector local.

Observaciones finales: El seguimiento posterior, a través del tablero de control, está a cargo del Despacho

de la Secretaria (gestor del proceso de direccionamiento político), a través de una matriz de necesidades y posibilidades.

La Dirección territorial y el Despacho realizan un informe periódico de evaluación de los resultados de los encuentros y de los avances de los desafíos, para presentar al Consejo Directivo.

Las Subdirecciones locales, junto con la Dirección Territorial y el equipo de Comunicaciones deben desarrollar estrategias de comunicación para informar sobre los avances de los desafíos y para responder a todas las preguntas realizadas en las mesas preparatorias.

A continuación, el resumen gráfico del paso a paso detallado de la estrategia de participación ciudadana Integración en acción:

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Gráfico: Paso a paso metodología Integración en Acción. Desafíos

PASO A PASO INTEGRACIÓN EN ACCIÓN

Socialización metodología

equiposlocales

Convocatoria participantes

por servicios o temas

Realización mesas

temáticas

Sistematización del proceso

Respuestas áreas técnicas

Priorización de propuestas por

parte de la comunidad

Diálogo Ciudadano: Secretaria,

directivos, voceros y demás ciudadanos

3.1

Propuestas y compromisos SDIS

Documentación del proceso

8.1

Consolidación matriz de

compromisos

Plan de Acción de compromisos

Reporte de avances en la implementación

del plan de acción

Seguimiento a Compromisos

Tablero de control(despacho)

10.1

Diálogo ciudadano presentación de resultados de los

compromisos.

Publicación de resultados

Comunidad: RetosPreguntas y Propuestas

-

1 3 4 5 6 7 82 9 10 11 12 13

10.2

Publicación del plan de acción Seguimiento a desafíos

Tablero de Control (Despacho)

Propuestas y desafíos - SDIS

Diálogo ciudadano Presentación de los

resultados de los Desafíos

Matriz Necesidades

Plan de Acción Desafíos - SDIS

Consolidación DesafíosMatriz Necesidades y

Posibilidades Publicación de Resultados

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