GESTION DE PROYECTOS

Trabajo autónomo reflexivo

Facultad: Ingeniería de Sistemas y Electrónica

Carrera: Ingeniería de telecomunicaciones

Alumno: Soto Cornelio, Rafael Carlos

Periodo: 2015-3

Docente: Villarroel Nuñez, Eduardo Julian

Título del trabajo: “Acta de constitución del proyecto y caso de negocio”

Fecha: 16/10/2015

LIMA-PERÚ

ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO

Es uno de los primeros documentos que se prepara al comenzar un proyecto y es el

documento emitido por el patrocinador (sponsor) que autoriza de manera formal la

existencia del proyecto y le proporciona al gerente de proyecto la autoridad de procurar y

aplicar los recursos de la organización para su ejecución.

La información para elaborarlo lo suministra el patrocinador, la PMO o el cliente quienes

usualmente se apoyan en el gerente de proyecto para su preparación.

Al igual que los proyectos nace de una oportunidad de negocio, una necesidad de la

empresa, de un requisito estratégico de la organización o por cambios del mercado.

Estructura de ejemplo del acta de constitución del proyecto:

información del proyecto.

justificación del proyecto.

descripción del proyecto (enunciado del proyecto).

requerimiento de alto nivel.

objetivos del proyecto.

supuestos y restricciones del proyecto.

riesgos de alto nivel.

cronograma de hitos

presupuesto de alto nivel.

identificación y posicionamiento de los stakeholders.

requisitos de aprobación del proyecto.

asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad.

personal y recursos pre asignados.

aprobaciones.

Información del proyecto:

Especifica la organización o empresa que ejecuta el proyecto, el titulo del proyecto, el

gerente de proyecto asignado, el patrocinador (sponsor) principal, el cliente del proyecto y

la fecha en que se preparó el acta.

Justificación del proyecto:

Describe la necesidad de negocio que dio origen al proyecto y lo justifica. Es

recomendable utilizar números para describir el proyecto en términos de los beneficios y

retorno de la inversión que representa para la organización. Para elaborar esta parte

puede apoyarse en el caso de negocio.

Descripción del proyecto (enunciado del trabajo):

Se describe el propósito principal del proyecto de alto nivel, sus principales entregables y

así como también sus límites. Se describirá los límites del mismo para enmarcarlo en un

proyecto medible evitando posibles errores en la determinación del alcance del proyecto.

Requerimiento del alto nivel:

Enumera los requerimientos de alto nivel del proyecto, tal como se conocen al momento

de elaborar el acta. Estos requerimientos son definidos por los interesados (stakeholders).

Incluyen requerimientos del producto, como por ejemplo sus especificaciones técnicas y

requerimientos del proyecto asociados a la forma de hacer el trabajo, metodología

empleada, entre otros.

Objetivos del proyecto:

Se definen términos de las variables de desempeño de proyecto, es decir objetivos de

alcance, tiempo, costo, calidad y otros. Para cada objetivo debe definirse un indicador de

éxito, como por ejemplo, terminar el proyecto en un número de meses, bajo un

presupuesto determinado o con un número máximo especifico de defectos de calidad.

Supuestos y restricciones:

Aquí se describen en primer lugar los presupuestos relacionados con el proyecto, por

ejemplo la disponibilidad de recursos en fechas específicas, participación de ciertos

departamentos, insumos que debe suministrar el cliente, entre otros. Adicionalmente se

definen las restricciones, por ejemplo, terminar el proyecto antes de una fecha tope,

definición de una localización geográfica específica para el equipo, participación de un

departamento, seguimiento de estándares, entre otros.

Riesgos de alto nivel:

Se especifican los riesgos de alto nivel, tal como se conocen al momento del inicio del

proyecto. Para cada riesgo es importante definir la causa raíz y su posible impacto en

términos de alcance, tiempo, costo o calidad. Posteriormente se realizará el estudio con

más profundidad durante los procesos de planificación, detallando su aparición, impacto y

planes de acción para gestionarlos.

Cronograma de hitos:

Representa la expectativa inicial del patrocinador y de los interesados en cuanto a fechas

para lograr ciertos entregables parciales o hitos. Esta es una fecha exigida, más no es la

definitiva, dado que su factibilidad o no será definida en la fase de planificación. El

disponer de esta información puede ayudar al gerente de proyectos en ajustar su

planificación o definir si es factible el proyecto.

Presupuesto de alto nivel (estimación):

Aquí se especifica los fondos generales por partidas que se esperan asignar a este

proyecto y su tipo de financiación. Igualmente representa la expectativa de la

organización. Luego en la fase de planificación debe definirse si es factible o no ejecutar

el proyecto bajo ese presupuesto.

Identificación y posicionamiento de los interesados (stakeholders):

Se elabora una lista de los interesados especificando su roles y responsabilidades sobre

proyecto. El omitir algún interesado puede ocasionar que después el producto, servicio o

resultado no sea aceptado, convirtiendo el proyecto en fracaso.

Requisitos de aprobación del proyecto:

Aquí se especifica quién decide si el proyecto es un éxito o no, cuáles son los criterios

para definir dicho éxito y quien da su aprobación.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad:

Se especifica el nombre y apellido del gerente de proyecto asignado, cargo, gerencia a la

que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece. Adicionalmente, se describe el nivel

de autoridad, por ejemplo si posee autoridad para sginar o desincorporar personal, si

tiene autoridad sobre el presupuesto, su rol en la resolución de conflictos, niveles de

escalamiento y limitaciones a su autoridad que deban mencionarse.

Personal y recursos pre asignados:

Se especifican personas o departamentos que estén pre asignados a trabajar en el

proyecto, por ejemplo, el jefe de un departamento específico, la oficina de una ubicación

determinada, etc. Con el objetivo de tener desde un comienzo que recursos deberá

contemplar el proyecto para su realización.

Aprobación:

En esta sección los patrocinadores y el gerente del proyecto firman en señal de

aprobación. Con estas firmas se autoriza el proyecto y se la da autoridad al gerente de

proyecto.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

(Caso de negocio)

1.- Título del Proyecto

Gestión de la Construcción Presa de Relaves Nro 6

2.- Gerente del Proyecto

Alejandro Espejo Fernández

3.-Patrocinador del Proyecto

José Luis Veliz Flores

4.- Descripción del Proyecto

Construcción de la Presa de Relaves Nro 06, de acuerdo a la Ingeniería de Detalles

aprobada.

5.- Justificación del Proyecto

En cumplimiento con la normatividad del Ministerio de Energía y Minas, respecto a la

responsabilidad con el medio ambiente y en base a las políticas establecidas por el área

de Medio Ambiente y Relaciones Comunitarias de la compañía, ha previsto la

construcción de la Presa de Relaves Nro 06o. Esta construcción permitirá lograr el

objetivo estratégico anual de producción de 28 millones de onzas equivalentes de plata.

6.- Objetivos del proyecto y criterios de medición del éxito

Asociados al Proyecto

Cumplir con el cronograma de construcción aprobado por el Comité Principal del

Proyecto, 121 días calendarios.

Cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en la Ingeniería de Detalle.

Cumplir con el presupuesto asignado al proyecto de US$ 2,572,784.61.

Cumplir con las políticas corporativas y externas de seguridad industrial, medio

ambiente y relaciones comunitarias.

Asociados al Producto

La Gestión de la construcción de la Presa de Relaves Nro 06, estará enfocado en

hacer cumplir los requisitos principales como son: Construcción de la Presa de

Relaves Nro 06 en base a las especificaciones técnicas e Ingeniería de Detalle del

Proyecto, según lo siguiente:

7.- Requerimientos Principales (Alto Nivel)

Cumplimiento de las políticas corporativas para contratación de proveedores,

encargados de la construcción de ciertas partes de la obra.

Lograr la mitigación del impacto ambiental ocasionado por la deposición del

material de relleno en un lugar no adecuado,

Gestionar el cumplimiento de las especificaciones técnicas aprobadas en el

documento de Ingeniería de Detalle.

Gestionar el cumplimiento del plazo de 121 días calendarios, a fin de evitar un

resultado negativo en la inspección que pueda realizar organismos reguladores

como OSINERGMIN.

8.- Riesgos Principales (Alto Nivel)

Problemas con las comunidades aledañas a la ubicación del Proyecto. (Fuerza

Mayor).

Cambios en las prioridades del área de Operaciones que prolonguen el inicio del

proyecto.

Mayor intensidad de lluvias y tormentas eléctricas (precipitaciones).

Mayor período de duración de las precipitaciones.

Retraso en el inicio de obra por entrega tardía de permisos ambientales y seguridad.

Desintegración del equipo de supervisión propuesto.

Mayores exigencias por parte de los inspectores del Ministerio de Energía y Minas

relacionado al impacto ambiental en la zona del Proyecto actual.

Demora en la selección de contratistas.

9.- Resumen del Cronograma de Hitos:

10.- Presupuesto resumido (Orden de Magnitud)

No incluye IGV

11.- Requerimientos de aprobación del proyecto

El acta de entrega del proyecto debe estar firmada por el Gerente General de la

Compañía Minera y contar con las validaciones y aprobación del área de Operaciones y

Medio Ambiente de la Compañía Minera. Asimismo, se debe contar con un informe de

Impacto Ambiental que demuestre que no habrá un impacto desfavorable por la

construcción del Proyecto, a fin de informar a las instancias regulatorias como: Ministerio

Energía y Minas, OSINERGMIN, entre otros.

12.- Supuestos

Vigencia de las normativas del Ministerio de energía y Minas respecto a los

permisos de construcción.

Las condiciones climáticas no afectarán el tiempo de construcción establecido en

121 días calendarios.

Disponibilidad de equipo / maquinarias de construcción operativas.

La movilización de maquinaria pesada no generara problemas con las

comunidades aledañas.

Las vías de acceso a la unidad operativa se encontrará en buen estado, a fin de

evitar incidentes de seguridad.

La Ingeniería de Detalles, tiene congruencia y compatibilidad entre todos los

documentos que la componen.

13.- Restricciones

Ejecución del proyecto en épocas secas o con lluvias moderadas según estudios

técnicos realizados en la Ingeniería de Detalles.

Comentario:

Después de analizar el acta de constitución de proyecto y su respectivo caso de

negocio, puede deducir que este documento es muy importante a la hora de

empezar a realizar un proyecto, ya que resume el proyecto de la obra y sobre todo

otorga poder al encargado de manejar este proyecto(Gerente de proyecto). Este

documento tiene también desventajas ya que puede ser perjudicial para quien no

pueda deducir lo que la empresa ambiciona realizar.