Acta de Reunión o Evento Institucional

No Fecha Hora de Inicio Hora de Fin 1 19 de julio 2018 8:00a.m. 9:00 a.m.

Lugar: Hemeroteca Nacional Universitaria Sede: Nivel Nacional

Asunto o Tema a Tratar:

Análisis de los riesgos reportados en vigencias anteriores

Convocada o Liderada por:

Nombre Área - Dependencia Laura Cortés DNEIPI

Objetivo de la Reunión

Analizar la matriz de riesgos anterior, asociada al proceso gestión de la Extensión.

Orden del Día 1. NA

Asuntos Tratados Para llevar a cabo la formulación de los riesgos del proceso gestión de la extensión 2018 se realizaron las siguientes actividades:

1. Formulación de la matriz DOFA realizado con todas las sedes de la Universidad de manera presencial en un taller llevado a cabo, el día 22 de junio de 2018. Con base en este análisis se actualizaron las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades del proceso, con su respectivo análisis de priorización. Según formato U.FT.15.001.030, anexo a la presente acta.

Tomando cada debilidad resultante del análisis DOFA se determinaron las siguientes consideraciones: Para las siguientes debilidades, actualmente se está trabajando en la política de innovación y emprendimiento y de propiedad intelectual de la universidad, por lo que se determinó en

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Acta de Reunión o Evento Institucional consenso, NO contemplarlas como riesgos en la actualización de la nueva matriz de riesgos. Las mencionadas son:

● Insuficientes políticas y lineamientos para la innovación y el emprendimiento (MED) ● Se requiere definición de lineamientos institucionales y rutas para la protección del

conocimiento y contar con un fondo para la protección y mantenimiento de patentes (MED)

Con relación a la debilidad “No hay sistematización de resultados y productos académicos de la extensión (PAL) y se entregan sin la calidad esperada (NN)” Actualmente dentro del plan integral del manejo del riesgo para la función de extensión se encuentra la actividad: Extensión un producto académico de calidad

Para la debilidad: “Poca motivación de los docentes para participar en proyectos de extensión (MED) y falta de apropiación del proceso por parte de los docentes directores de proyectos (SP)” se determinó que se refiere a una causa asociada al riesgo 2 de la matriz actualizada.

En el análisis de las debilidades siguientes, se encontró que las sede Bogotá, Medellín y las sedes de presencia nacional con el apoyo del nodo centro tienen un nivel de madurez mayor frente a las sedes Palmira y Manizales, sin embargo actualmente, estas sedes vienen avanzando en el fortalecimiento de herramientas contempladas dentro de su plan de acción 2017-2018 del plan integral del manejo del riesgo.

● Ausencia de un esquema estructurado y de acompañamiento para la valoración de servicios y parámetros de negociación. (MAN)

● Debilidad en los mecanismos de control y seguimiento establecidos para la ejecución de proyectos. (MAN) (PAL).

● Inadecuada planeación en la formulación y desarrollo de los proyectos de extensión en aspectos técnicos, administrativos y financieros por parte del director de proyecto estratégicos (MAN).

De acuerdo con el análisis anterior, por consenso se determinó que se sometían a priorización las cuatro debilidades que tienen mayor incidencia en el proceso, respondiendo y calificando las siguientes preguntas para cada una:

• ¿Cuáles de ellas tienen mayor impacto en el incumplimiento del objetivo del proceso?

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Acta de Reunión o Evento Institucional • ¿Cuáles de ellas tienen mayor impacto en la conformidad del producto o servicio? • ¿Cuáles de ellas tienen mayor impacto en el cumplimiento de metas establecidas (Indicadores, PGD, planes de acción)? • Tener gobernanza para atender la situación • Situación que haya desencadenado un hallazgo a partir de una evaluación (incumplimiento de requisito normativo, fallas, hallazgos de auditorías internas o externas Críticos o recurrentes). A cada uno de los criterios anteriores se le asignó un valor de 1 a 5 siendo el 1 el de menor incidencia y 5 el de mayor incidencia así:

Evidencia fotográfica que se transcribe en el siguiente cuadro:

En la priorización anterior, se determinó que: La capacidad de respuesta a las demandas de la sociedad y Gestión limitada en la vinculación de personal tuvieron mayor puntaje, su análisis se explica más adelante.

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2. La siguiente actividad del taller correspondió a la revisión de la matriz de riesgos anterior, del proceso, con lo cual se llevó a cabo la siguiente conclusión:

RIESGO Ajuste del riesgo a

la redacción metodológica

No es un riesgo, es

una causa

Se une a otro riesgo

1. Dificultad de la Universidad para adaptarse a las demandas de la sociedad.

X

2. Dificultad durante la aplicación del marco normativo vigente para la función de la extensión.

X

3. Inicio de actividades contractuales sin la totalidad de los requisitos exigidos.

X (Se une al riesgo 2)

4.Errores condiciones contractuales pactadas para desarrollar proyectos de extensión

X

(Se une al riesgo 2)

5.Transgresión de derechos de propiedad intelectual

X (Se une al riesgo 2)

6. Retraso en el cumplimiento de los tiempos de ejecución para el desarrollo de proyectos de extensión.

X

(Se une al riesgo 2)

7. Dificultad para el cumplimiento de los compromisos pactados para el desarrollo de proyectos de extensión.

X (Se une al riesgo 2)

8. Inexistencia y/o retraso en la liquidación de los proyectos.

X (Se une al riesgo 2)

Se determinó que los riesgos 3,4,5,6,7,8 se debían alguna deficiencias en el cumplimiento de requisitos o requerimientos necesarios en la gestión del proceso determinando en este caso que el activo amenazado son los “proyectos y servicios ejecutados o prestados”. Dichos requisitos o requerimientos pueden ser de tipo normativo o legal como en el caso de los riesgos, (3) “Inicio de actividades contractuales sin la totalidad de los requisitos exigidos.”, (4) “Errores condiciones

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Acta de Reunión o Evento Institucional contractuales pactadas para desarrollar proyectos de extensión”, (5) “Transgresión de derechos de propiedad intelectual”, o de tipo organizativo, económico, financiero y operativo como sucede con los riesgos (6) “Retraso en el cumplimiento de los tiempos de ejecución para el desarrollo de proyectos de extensión”. (7) “Dificultad para el cumplimiento de los compromisos pactados para el desarrollo de proyectos de extensión”. Y (8) Inexistencia y/o retraso en la liquidación de los proyectos. De esta manera y en consenso y participación de todas las sedes, se determinan los siguientes riesgos identificados para extensión y los cuales compactan las diferentes vulnerabilidades del proceso, no sin antes tener en cuenta la redacción del mismo como: activo amenazado (sustantivo) + amenaza (verbo en participio +adjetivo/adverbio) = Riesgo. RIESGO 1: Políticas, planes y programas desarticulados a las demandas del medio. RIESGO 2: Proyectos y servicios ejecutados o prestados sin ajustarse a los requerimientos

normativos, organizativos, económicos, financieros y operativos. Algunos de los factores de discusión al consolidar estos riesgos fueron: No es responsabilidad del proceso la intercomunicación con los demás procesos, es una tarea de desarrollo organizacional de la Universidad, dependencia que debe garantizar esta comunicación. Sin embargo la comunicación entre los diferentes niveles dentro del mismo proceso se incluyó dentro del riesgo 2 como el factor organizacional. De igual manera sucedió con respecto a la alta rotación del personal vinculado al proceso y/o el no cumplimiento de dicho personal, factor igualmente contemplado en el riesgo identificado 2. De la misma manera, en esta discusión se tuvo en cuenta la recomendación de la Oficina Nacional de Control Interno “Observación No. 01. Identificación de Factores de éxito y de causas en la matriz de riesgos La DNEIPI en la matriz estandarizada de riesgos ha identificado como causa el “Incumplimiento por parte de los contratistas” en el riesgo “Retraso en el cumplimiento de los tiempos de ejecución en los compromisos adquiridos para el desarrollo de proyectos de extensión”. Por las características en su nominación corresponde más a un riesgo que a una causa, su ocurrencia afecta negativamente el cumplimiento del objetivo del proceso de Gestión de la extensión.” (…) ii) elevar a la condición de riesgo la causa correspondiente a “Incumplimiento de los contratistas” ya que los contratistas son un factor crítico de éxito del proceso gestión de la extensión. Lo anterior cuenta con la siguiente actividad dentro de la matriz de seguimiento: 2.) Trabajar con las sedes la revisión, la reestructuración, ajuste y/o simplificación de la matriz de riesgos del proceso Gestión de la Extensión en la cual se incluirá de manera transversal el riesgo de incumplimiento incluyendo los contratistas como factor crítico de éxito dentro del proceso. Teniendo en cuenta lo anterior, se determinó que la alta rotación de personal y el eventual incumplimiento de los contratistas de las obligaciones contractuales en el marco de un proyecto de extensión se contemplan en el riesgo 2 en el ámbito organizacional. Amenazas: En el análisis de las amenazas, igualmente se llevó a cabo la priorización correspondiente y se obtuvo el siguiente resultado:

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A continuación se relacionan de mayor a menor las amenazas que tuvieron mayor puntaje según

la priorización:

1. Alta rotación del personal que gestiona extensión 2. La debilidad en la comunicación entre los diferentes procesos 3. Cambios de gobierno y legislación 4. Las restricciones contractuales de las entidades interesadas (MED), e inconvenientes con

las interpretaciones jurídicas con las entidades externas contratantes (MAN), e Incumplimiento reiterado en el desembolso de los recursos financieros por parte de las empresas contratantes de los servicios de la universidad, de acuerdo a los tiempos pactados. (MAN).

Teniendo en cuenta que el objetivo del proceso gestión de la extensión no es contratar personal, le correspondería al proceso de gestión del talento humano gestionar esta amenaza que se refiere al personal que apoya el ejercicio propio de esta función misional, que se encuentra en gran mayoría en cabeza de contratistas debido a que no se cuenta con personal suficiente de planta para desarrollar esta función. En este evento se excluyen las actividades temporales con un inicio y un fin definido de acuerdo con el proyecto de extensión en el cual se involucra

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Acta de Reunión o Evento Institucional personal itinerante que sí corresponde a la esfera del proceso, y por el cual es gestionado dentro del mismo. En lo que compete al proceso, este factor es contemplado en el riesgo identificado 2. Con relación a la debilidad en la comunicación también se determinó como se explicó en el acápite de debilidades, que es una tarea de desarrollo organizacional de la Universidad, dependencia que debe garantizar esta comunicación. Sin embargo se propenderá por la mejora en la comunicación entre los diferentes niveles por lo que se incluye dentro de las causas del riesgo 2.

Las restricciones contractuales de las entidades interesadas y los cambios de gobierno y legislación no representan un amenaza mayor para el proceso de acuerdo con la priorización, sin embargo actualmente se está trabajando en las acciones de seguimiento a todo el ciclo de vida del proyecto, lo que ha mantenido controlado estos factores para que no influyan de manera significativa en la gestión del proceso.

Análisis de Causas:

Riesgo 1: Políticas, planes y programas de extensión desarticulados a las demandas del medio. “Formato ficha de escenario de riesgo 1”

E2 ECONÓMICAS:

1. Debido a la alta capacidad de otras instituciones de educación superior para gestionar y formalizar alianzas y acuerdos con organizaciones de su entorno, para proyectos o procesos de extensión, innovación y emprendimiento.

I3 PROCESOS

2. Debido a la baja capacidad de respuesta a las demandas del medio

I5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3. Debido a la falta de proyección institucional hacia procesos de desarrollo regional y

nacional. 4. Ya que existe desconocimiento de las necesidades de la sociedad.

Análisis de las consecuencias: C1 PÉRDIDAS ECONÓMICAS Pérdida de oportunidades para establecer convenios o contratos para el desarrollo de proyectos de extensión C2 PÉRDIDAS DE IMAGEN Desarrollo de proyectos que no tienen impacto real en la sociedad C4 INCUMPLIMIENTOS LEGALES Incumplimiento de la función misional de la extensión en la Universidad

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Acta de Reunión o Evento Institucional Parámetros de probabilidad: Valor de probabilidad: 3 Nivel de probabilidad: Posible Descripción: Probabilidad media Frecuencia: Al menos 1 vez en os últimos 2 años Parámetros de impacto La variable que más se ve afectada ente la amenaza es: Descripción: Imagen Vlr. impacto: 5 Nivel del impacto: Moderado CALIFICACIÓN DEL RIESGO: 3X5=15 MODERADO Evaluación del riesgo: Controles de probabilidad

1. Seguimiento a las capacidades de extensión por medio del portafolio de servicios

Evaluación de eficiencia del control: “Anexo 4. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo1, control probabilidad 1”

Sumatoria (15)=83% porcentaje de eficiencia Disminuye 2 casillas

De 3 posible baja a 1 raro

Controles de impacto:

1. Análisis y medición de indicadores Evaluación de eficiencia del control: “Anexo 5. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo1, control impacto 1”

Sumatoria (15)=83% porcentaje de eficiencia

Disminuye 2 casillas De 5 Moderado baja a 1 insignificante

Riesgo residual: BAJO, Vulnerabilidad inferior al 10%

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2. Retroalimentación a través de los comité de extensión de facultad y reuniones periódicas mediante mesas de trabajo

Riesgo 2: Proyectos y servicios ejecutados o prestados sin ajustarse a los

requerimientos normativos, organizativos, económicos, financieros y operativos. “Anexo 3. U.FT.15.001.028 ficha escenario de riesgo 2”

Análisis de Causas:

I1 PERSONAL:

1. Debido a gestión limitada y alta rotación del personal que gestiona extensión.

2. Poca motivación de los docentes para participar en proyectos de extensión y falta de apropiación del proceso por parte de los docentes directores de proyectos.

I6 CULTURA ORGANIZACIONAL 1. Debido a la comunicación limitada por parte de las sedes y por parte de los demás

proceso de la Universidad. 2. Debido a la ausencia de un Plan de acción que genere sinergias entre sedes (andinas y

de presencia).

I8 NORMAS Y DIRECTRICES

1. Debido a que el Acuerdo 036/2009 se encuentra desactualizado a los requerimientos actuales.

2. Ya que hay insuficiente seguimiento al cumplimiento de las directrices y normatividad aplicable al proceso en los niveles donde opera.

E1 POLÍTICOS

1. Debido a los Cambios de gobierno y legislación y el conflicto de intereses para el desarrollo de extensión en las zonas de influencia de las sedes de presencia

E7 LEGALES:

2. Las restricciones contractuales de las entidades interesadas, e inconvenientes con las interpretaciones jurídicas con las entidades externas contratantes.

Análisis de las consecuencias: C1 PÉRDIDA ECONÓMICAS

● Rompimiento de la ecuación contractual C2 PÉRDIDAS DE IMAGEN

● Pérdida de credibilidad del contratante frente a la entidad

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Acta de Reunión o Evento Institucional C4 INCUMPLIMIENTOS LEGALES

● Requerimientos administrativos entes de control C7 SANCIONES

● Acción de controversias contractuales por: Incumplimiento, liquidación, clausula penal, desequilibrio económico, Efectividad de garantías contractuales, multas, terminación.

● Nulidad y restablecimiento del derecho ● Acción de reparación directa ● Acción de repetición ● Acción popular ● Responsabilidades fiscales, disciplinarias, y/o penales. ● Reporte en el RUP de imposición de multas, declaratorias de incumplimiento e

inhabilidades por incumplimiento reiterado. C8 REPROCESOS C9 INSATISFACCIÓN DEL USUARIO C10 PÉRDIDA DE INFORMACIÓN Parámetros de probabilidad: Valor de probabilidad: 3 Nivel de probabilidad: Posible Descripción: Probabilidad media Frecuencia: Al menos 1 vez en los últimos 2 años Parámetros de impacto La variable que más se ve afectada ente la amenaza es: Descripción: Sanciones Vlr. impacto: 5 Nivel del impacto: Moderado CALIFICACIÓN DEL RIESGO: 3X5=15 MODERADO Evaluación del riesgo: Controles de probabilidad

1. Seguimiento al sistema de gestión de proyectos de extensión en las fases de inicio, ejecución y terminación.

Evaluación de eficiencia del control: “Anexo 6. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control probabilidad 1”

Sumatoria (14)=78% porcentaje de eficiencia

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Disminuye 1 casilla De 3 Posible baja a 2 improbable

2. Seguimiento a la aplicación del Acuerdo 036 de 2009 por medio de la plataforma

Hermes

Evaluación de eficiencia del control: “Anexo 7. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control probabilidad 2”

Sumatoria (17)=94% porcentaje de eficiencia Disminuye 2 casillas

De 2 improbable baja a 1 raro

Controles de impacto

1. Análisis y medición de indicadores

Evaluación de eficiencia del control: “Anexo 8. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control impacto 1”

Sumatoria (15)=83% porcentaje de eficiencia Disminuye 2 casillas

De 5 moderado baja a 1 insignificante

2. Ejecución de Auditorías internas o externas

Riesgo residual: BAJO, Vulnerabilidad inferior al 10%

PLAN DE TRATAMIENTO RIESGO 2

1. Socialización del curso virtual en gerencia de proyectos de extensión, la ruta de la extensión y demás herramientas para la mejor gestión del proceso de extensión.

2. Seguimiento a la aplicación del curso virtual en gerencia de proyectos de extensión, la ruta de la extensión y demás herramientas para la mejor gestión del proceso de extensión, mediante la realización de autoevaluaciones al proceso.

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Compromisos Previos

Actividad Fecha Prevista fin Responsable Avance

Nuevos Compromisos

Actividad Fecha Prevista fin Responsable Avance

Anexos

Anexo 1. U.FT.15.001.030 Matriz DOFA contexto de proceso Anexo 2. U.FT.15.001.028 ficha escenario de riesgo 1 Anexo 3. U.FT.15.001.028 ficha escenario de riesgo 2 Anexo 4. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo1, control probabilidad 1 Anexo 5. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo1, control impacto 1 Anexo 6. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control probabilidad 1 Anexo 7. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control probabilidad 2 Anexo 8. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control impacto 1

Asistentes o Ver Lista de Asistencia Nombre Área y Cargo Firma

Responsable Elaboración del Acta:

Nombre y Firma del Responsable o Líder de la Reunión:

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