ACTA NO. 05

REUNION ORDINARIA DE LA ASAMBLEA GENERAL DE MIMEBROS ADHERENTES VINCULADOS 31 DE MARZO DE 2016

En la ciudad Chiquinquirá (Boyacá), siendo las 18:30.M. del día 31(Treinta y uno) de Marzo del año dos mil dieciséis (2016), se reunieron de manera ordinaria, en calidad de asamblea General de Miembros Adherentes Vinculados.

Las personas presentes designaron unánimemente al señor Juan Manuel Herrera Arbeláez como presidente de la reunión y a Mauro Gilberto Chaparro, para actuar como Secretario de la misma.

A continuación, el Presidente procedió a dar lectura al siguiente

ORDEN DEL DÍA.

1. Verificación de asistencia a cargo del Ing. de Sistemas Davis Díaz mediante validación por Sistema propio de la Fundación CIMB.

2. Informe Financiero a cargo del Revisor Fiscal Mauro Chaparro.

3. Informe de Tecnologías de la Información a cargo del Ing. Davis Díaz.

4. Informe de la Dirección Ejecutiva a cargo del Dr. Juan Manuel Herrera.

5. Informe de la Dirección de Calidad a cargo de la Sra. Diana Quimbayo.

6. Presentación Informes de Miembros del Consejo Directivo.

7. Votación de para aprobación del Reglamento interno de la Asamblea.

8. Elección de delegados para el Concejo Directivos de la Fundación CIMB

9. Proposiciones y varios

10. Lectura y Aprobación del Acta.

Leído el orden del día fue aprobado por la totalidad de los presentes.

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA

1.Verificación de la Asistencia

Mediante la implementación tecnológica del Software propio de la fundación CIMB se a las 6:30 PM de la tarde se realizó el primer corte de asistencia: 96 asistentes, de los cuales 61 están habilitados para Votar ( Ver anexo 1 (VV)) y 35 asistentes solo tienen derecho a Voz (Ver anexo 1 (V)).

2. Informe Financiero a cargo del Revisor Fiscal Mauro Chaparro (ver Anexo II: Estados financieros y Notas a los estados Financieros 2015).

El Informe Financiero a cargo del Revisor Fiscal Mauro Chaparro inicia con la presentación grafica de la situación de excedentes del periodo 2015 y su comparación con el periodo 2104. Grafico 1.

Grafico 1. Excedentes 2014-2015.

A continuación se presenta la relacion de Ingresos, egresos y costos de la fundacion CIMB. (Ver Grafico 2).

Grafico 2. Comparación ingresos, gastos, Costos Servicios 2014-2015.

Se continua con el análisis de ingresos no poreacionales y operacionales comparando los años 2014 y 2015. (Ver gráfico 3).

Gráfico 3. Comparativo de ingresos no operacionales y operacionales 2014-2015. Lo no operacionales corresponden a negocio inmobiliario.

Prosigue el revisor fiscal comparando los egresos operacionales y no operacionales. (Ver gráfico 4)

Grafico 4. Comparativo de egresos año 2014 y 2015.

Cabe anotar que los egresos operacionales de administración reflejan en gran parte la construccion del centro de especialistas.

Posteriormente el Revisor fiscal explica los estados fiancieros en terminos de activos, pasivos y patrimonio del periodo 2015 y los compara con el año 2014. (Ver gráfico 5)

Grafico 5. Relación activos, pasivos y patrimonio. La situacion del pasivo corresponde a pasivo no corriente representado en la ejecución de la obra del centro de especialistas, la cual se revertirá al momento de la escrituración de los consultorios.

En el gráfico 6 se presenta la situación de Activos de la Fundacion CIMB.

Gráfico 6. Relación de Activos de la Fundación CIMB.

En el gráfico 7 se presenta la relación de pasivos de la Fundación CIMB.

Gráfico 7. Relación de pasivos de la Fundación CIMB.

En el grafico 8 se presenta la situación del patrimonio de la Fundacion CIMB comparando el año 2014 y el año 2015.

Gráfico 8. Relación de patrimonio de la Fundacion CIMB.

En el gráfico 9 se presenta el consolidado de Patrimonio de la Fundación CIMB comparando los años 2014 y 2015.

Gráfico 9. Consolidado de Patrimonio comparativo para los años 2014 y 2015.

En el gráfico 10 se muestran la situación de donaciones y su comparativo entre los años 2014 y 2015.

Gráfico 10. Comparativo del estado de donaciones entre los años 2014 y 2015.

En el gráfico 11 se presenta la relación entre donantes antiguos y donantes nuevos en el año 2015.

Gráfico 11. Relación entre donantes nuevos y antiguos de la Fundación CIMB en el año 2015.

En los gráficos 12 A y 12 B se presenta el comportamiento de las donaciones por mes en el año 2015.

A.

B.

Gráfico 12: A. Relacion de nuevos donantes Vs. Donantes antiguos dinero; B. Relación nuevos donantes Vs. Donantes antiguos en número de donantes.

3. Informe de Tecnologías de la Información a cargo del Ing. Davis Díaz.

El Ingeniero Davis Díaz presenta informe de gestión de tecnologías de información, dentro del cual destaca el montaje de la plataforma tecnológica propia de la fundación CIMB, que incluye:

A. Software de retención documental: permite manejar de manera consolidada en el sistema los procesos de y procedimientos de calidad. (completamente operativo)

B. Software de Historias Clínicas con su módulo de Agenda, el cual permitirá manejar la información de historias clínicas y agendas en la programación de pacientes. El software de historias clínicas ha sido diseñado para que el paciente pueda cargarse en el mismo mediante la utilización de lectores de código de barras como los que están en las tarjetas de los miembros adherentes de la Fundación CIMB y en las cédulas de ciudadanía. Esto producirá un enorme ahorro en personal administrativo en un futuro mediano plazo pues disminuye puestos de trabajo administrativo dentro de la Fundación CIMB.

C. Software de eventos: Permite como en el caso del día de hoy llevar la asistencia a eventos de la fundación CIMB de manera electrónica, habiéndose hecho a la vez el piloto de funcionalidad con lectura del código de barras de las tarjetas de los miembros de la asamblea de la Fundación CIMB.

D. Montaje del servidor propio de la Fundación CIMB: se implementó la programación del servidor propio de la Fundación CIMB en la oficina de Bogotá, para realizar pruebas de trafico de datos durante el año 2016, de cara a permitir la implementación en equipos móviles (celulares) del software de la fundación CIMB.

E. Software de mercadeo de la Fundación CIMB: se implementó un software de mercadeo en los equipos móviles de los funcionarios de mercadeo de la Fundación CIMB como piloto de aplicaciones móviles, el cual estará siendo probado durante el año 2016.

F. Donación de especio virtual y cuentas de correo de Google a la Fundación CIMB: Durante el año 2015 se tramitó dicha donación la cual se hizo efectiva en el mes de Diciembre de 2014. Hay que aclarar que esta donación se logró gracias a la decisión de utilizar el sistema operativo Linux basado en el lenguaje UNIX del que depende la distribución UBUNTU de Linux, el sistema operativo Android de equipos móviles y el software MAC.

G. El grupo de sistemas de la Fundación CIMB maneja el proceso de certificación de la Fundación CIMB ante Colciencias, habiéndose obtenido ya el reconocimiento de 1 grupo de investigación de la Fundación CIMB.

4. Informe de la Dirección ejecutiva a cargo del Dr. Juan Manuel Herrera.

El Dr. Herrera inicia su presentación explicando que el reto del año 2015 es el desarrollo del talento humano de la Fundación CIMB: el ser humano tiende a copiar comportamientos sociales mediante la replicación de patrones de comportamiento conocidos, y usualmente es renuente a la modificación de dichos patrones y a la innovación en los mismos para generar un nuevo patrón de comportamiento. Decir que uno va a hacer un cambio en un comportamiento social es muy fácil, hacerlo es supremamente difícil. El reto más grande que tiene la Fundación CIMB es atender pacientes de una manera humanizada. Sin embargo desarrollar un modelo de operación que lo permita hacer, es un trabajo inmenso y difícil por cuanto las personas que trabajen en la Fundación CIMB deberán asumir el compromiso de cambiar sus maneras de comportamiento. De lo contrario se tendrá una clínica y centro de especialistas muy bonitos con la misma atención deficiente que en cualquier otro centro de atención en salud de los cuales tanto se queja la gente. Va a tomar tiempo, un tiempo no menor a 9 meses, poder ajustar el modelo de

operación humano de la I.P.S a un estándar ajustado a la misión y visión de la Fundación CIMB. Inicialmente, el desempeño podrá parecer algo caótico, pero al pasar el tiempo se irán viendo los resultados del modelo innovador de operación pretendido por la Fundación CIMB para cumplir con la Misión y Visión de la misma:

Misión: “Somos una entidad sin ánimo de lucro comprometida con la prestación de servicios de salud integrales y producción de conocimiento científico de vanguardia en el Sector Salud, con los mas altos niveles de calidad en la ejecución de nuestros servicios.” La misión es la expresión de lo que diariamente hacemos en la fundación C.I.M.B, cómo lo hacemos y en que áreas nos estamos enfocando para lograr la satisfacción del paciente. Corresponde a nuestra razón de ser, es decir, para lo cual fue creada esta organización. La declaración de la misión, permite saber quienes somos y hacia donde nos dirigimos, además, proporciona medios para cuantificar los logros y transmitir a los usuarios la información necesaria que nos hace generadores de valor en la organización

Visión: La Fundación C.I.M.B, será reconocida por los colombianos como una entidad que escucha, interpreta y atiende las necesidades y expectativas de sus pacientes, a través de la producción intelectual y material de la mejor solución a problemas específicos, dentro del ámbito de la prestación de servicios, producción científica y garantía de calidad en salud. Por su estilo de gestión y su enfoque en atender al paciente con nuevos productos y servicios, contribuirá al desarrollo del sector salud, a la agregación de valor para si misma, para sus pacientes, proveedores y a la generación de un contexto de desarrollo propicio para sus colaboradores.

La visión es una orientación abierta al futuro que define el lugar que se quiere ocupar, en otras palabras es la imagen del futuro que se desea alcanzar. La visión señala el rumbo y la dirección que una organización debe seguir apoyada en un conjunto de ideas que constituyen el marco de referencia de lo que una entidad es y quiere ser en el futuro. Es el eslabón que une el presente con el futuro de la entidad.

Visualizar el futuro implica un permanente examen de la organización frente a sus clientes, a su competencia, a las modificaciones en su cultura, y discernir entre lo que se es hoy y aquello que se desea ser, todo esto dentro de sus capacidades y oportunidades para alcanzarlo

De acuerdo con este planteamiento se han establecido unos objetivos que en el caso nuestro como entidad sin ánimo de lucro se conocen como perspectivas:

Estas perspectivas están enfocadas la generación de productos que a su vez valga la redundancia generen valor para la organización. A pesar de lo incomodo del término, toda organización debe definir su mercado objetivo, caracterizando a sus futuros clientes de la siguiente manera:

Así, nuestros clientes son: los pacientes que consultan a nuestros diferentes servicios, los aseguradores de dichos pacientes, la comunidad científica en general, y los estamentos gubernamentales correspondientes.

De acuerdo con esto, hay unas características de productos o servicios que se deben tener en cuenta para tener éxito en el desarrollo de la actividad organizacional definidas así:

Si estos atributos de servicio se cumplen adecuadamente, la Fundación CIMB comenzará a cumplir su secuencia de objetivos estratégicos de la siguiente forma:

LA IMPORTANCIA Y SECUENCIA DE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS (O/E)

SATISFACCION CLIENTE EXTERNO

SATISFACCION DE EMPLEADOS

CUMPLIMIENTO DE PROCESOS- SATISFACCION

CLIENTE INTERNO Y PROVEEDORES

SATISFACCION DIRECCION

SATISFACCION GOBIERNO

SATISFACCION COMUNIDAD

APRENDIZAJE- CRECIMIENTO: INFRAESTRUCTURA ORGANIZATIVA

PROCESOS INTERNOS: GESTIONAR LA CADENA DE VALOR

CLIENTE: GENERAR VALOR PARA EL CLIENTE

GESTION : GENERAR VALOR PARA EL GOBIERNO- PAIS

Siguiendo los planteamientos presentados uno a uno, la Junta Directiva ha definido los siguientes retos estratégicos que serán apalancados o inducidos por la obtención de los diferentes objetivos globales por proceso y de los parámetros de control de los subprocesos:

De acuerdo con los planteamientos anteriores se ha definido entonces la siguiente estructura organizacional:

CONSEJO DE FUNDADORES

DIRECCION EJECUTIVA CONSEJO DIRECTIVO ASAMBLEA VINCULADOS

REVISORIA FISCAL DIRECCION DE CALIDAD

COORDINACION IPS DEPARTAMENTO FINANCIERO UEN AGUAS

UEN T.I.C

LOGISTICA ALMACEN DE PRODUCTOS

CONTABILIDAD FACTURACION

COBROS Y CARTERA

O&M GESTION H MERCADEO S. CLIENTE

UEN= Unidad Estratégica de Negocios.

A continuación el Director de la Fundación CIMB explica el concepto de Unidad estratégica de Negocios: es una unidad operativa dentro de la fundación CIMB a la cual se le asignarán presupuestos, y un desarrollo autónomo, pero a la vez se le exigirá resultados de productividad financiera. Las unidades estratégicas de negocio son vitales para el sostenimiento futuro de la Fundación CIMB, puesto que el tipo de atención pretendida por la fundación CIMB a sus pacientes, excede las tarifas para el pago planteado por el sistema de seguridad social en salud Colombiano. Atender bien cuesta, y una parte del valor de la buena atención debe ser subsidiado, por lo tanto la Fundación CIMB deberá tener fuentes alternas de ingresos dentro de las cuales se ha planteado la viabilidad de las UEN. El Dr. Herrera hace la presentación del Ing. Héctor Cortés como futuro director de la UEN Aguas, y de el Ing. Davis Díaz como futuro coordinador de la UEN TIC (Tecnologías de la Información y Comunicaciones).

A continuación El Dr. Herrera Informa la terminación de los planos de la clínica, en los cuales se ha trabajado durante dos años con el Arquitecto Hender Cárdenas, al cual convoca para su explicación. (Ver Anexo 3) El arquitecto Hender Cárdenas explica que la culminación de estos planos se hizo en un tiempo record, puesto que la resolución arquitectónica de las áreas evitando cruces de circulaciones normalmente toma hasta el doble de tiempo que ha tomado el desarrollo de estos planos. Para el desarrollo de los mismos se contó con la asesoría directa del Dr. Herrera y del Dr. Fernando Vásquez (Miembro del Consejo directivo y ex gerente de la Clínica Medilaser de Tunja).

5. Informe de la Dirección de Calidad a cargo de la Sra. Diana Quimbayo.

La Sra. Diana Quimbayo presenta las actividades realizadas en prestación de servicios con la habilitación de servicios actualizada. Igualmente presenta el informe de aprobación del PAMEC (Plan de Acción de Mejoramiento Continuo) por parte de la secretaría de Salud de Boyacá. (Anexo 4)

6. Presentación Informes de Miembros del Consejo Directivo.

La profesora Derly María Marroquín y el Ing. Héctor Cortes realizan una presentación sucinta acerca de la metodología del consejo directivo en donde muestran que los objetivos de toma de decisiones y de entrega de informes se han cumplido hasta la fecha. Adicionalmente informan a la asamblea que el proceso de realización de dichos consejos directivos ha sido facilitado enormemente por el departamento de Tecnologías de la información de la Fundación CIMB, lo que ha permitido su realización virtual. El Ing. Héctor Cortés presenta renuncia a su cargo en el consejo directivo de la Fundación CIMB. La profesora Derly María Marroquín, se candidatiza para ser reelegida nuevamente al consejo directivo.

7. Votación de para aprobación del Reglamento interno de la Asamblea. (Anexo 5)

A los miembros de la asamblea se les entregó para revisión y observaciones el reglamente interno de la asamblea de miembros vinculados adherentes junto con la invitación a la asamblea. No se presentaron observaciones a los mismos, y se aprobó de forma unánime el reglamento de la asamblea.

8. Elección de delegados para el Concejo Directivos de la Fundación CIMB.

La asamblea en pleno votó como candidatos a miembros del consejo directivo a las siguientes personas:

Derly María Marroquín CC: 23489321 Consuelo Sandoval Rodriguez CC: 51745783 Flor Marina Caicedo Rojas CC: 23489772 Ovidio Molano Martinez CC: 4096646 Sebastián Arévalo Cortés CC: 80843685

Cuyos nombres serán puestos a disposición del consejo de Fundadores para la elección de los nuevos miembros y suplentes del consejo directivo. Los candidatos deberán allegar las hojas de vida a las oficinas de la Fundación CIMB para su debida selección en el consejo de fundadores.

9. Proposiciones y varios

No se presentaron proposiciones y varios.

10. Lectura y Aprobación del Acta.

En este estado siendo las 21:15 P.M, el Secretario dio lectura a la presente Acta, la cual fue aprobada por la unanimidad de los presentes al 100%, y se levantó la sesión.

EL PRESIDENTE SECRETARIO

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Juan Manuel Herrera Arbeláez Mauro Gilberto Chaparro Mesa

C.C. 85.465.521 de Santa Marta C.C.