Actas de Entrega

ACTAS DE ENTREGA DE LOS ACTAS DE ENTREGA DE LOS ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS PÚBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS

OFICINAS O DEPENDENCIASOFICINAS O DEPENDENCIAS

FacilitadoraLcda. Gloria Rondón

Septiembre 2011

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (GORBV Nº 5.908 del 19/02/2009) (Art. 141)Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Publicada en Gaceta Oficial Nº 6.013 Ext. del 23/12/2010. (Artículos 51, 52 y 53 ) Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. (GORBV Nº 39.240 del 12/08/2009) (Art. 83)Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario. (GORBV Nº 5.781 del 12/08/2005) (Art. 53 y 54)Normas para Regular la Entrega de los Órganos de la Administración Pública y de sus Respectivas Oficinas o Dependencias. (GORBV Nº 39.229 del 28/07/2009)

BASAMENTO LEGALBASAMENTO LEGAL

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Art. 141)

La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho. (resaltado nuestro)


BASAMENTO LEGALBASAMENTO LEGALLey Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (Art. 51)

Quienes administren, manejan o custodien recursos de los entes y organismos señalados en el artículo 9 numeral 1 al 11 de esta Ley, estarán obligados a formar y rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestión, en la forma, oportunidad y ante el órgano de control fiscal que determine la Contraloría General de la República, mediante Resolución que se publicará en la Gaceta Oficial de la República de Bolivariana de Venezuela. Tiene igual obligación quienes administren o custodien, por cuenta y orden de los referidos entes y organismos, recursos pertenecientes a terceros. La rendición de cuentas implica la obligación de demostrar formal y materialmente la corrección de la administración, manejo o custodia de los recursos. (resaltado nuestro)


LOCGRSNCF (Art. 52)

Quienes administren, manejen o custodien recursos de cualquier tipo afectados al cumplimiento de finalidades de interés público proveniente de los entes y organismos señalados en el artículo 9, numeral 1 al 11, de esta Ley, en la forma de transferencia, subsidios, aportes, contribuciones o alguna otra modalidad similar, están obligados a establecer un sistema de control interno y a rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestión … (omissis) (resaltado nuestro)


LOCGRSNCF (Art. 53) El cuentadante que cese en sus funciones

antes de la oportunidad fijada para la formación y rendición de cuentas, previo a la separación del cargo, está igualmente obligado a formarla y rendirla, de conformidad con lo previsto en el art. 51 de esta Ley.

Reglamento LOCGRSNCF. (Art. 83)

A los efectos de la formación de reparos se considerará que existen daños al patrimonio público, salvo prueba en contrario, cuando quienes administren, manejen o custodien los recursos a que se refiere los artículos 51 y 52 de la Ley, omitan presentar los comprobantes de la inversión de tales recursos a los órganos de control fiscal competentes.

Las personas que ejerzan las funciones a que se refieren el párrafo anterior, antes de la separación del cargo, elaborarán una relación detallada de todos los comprobantes que demuestren la inversión de los mencionados recursos durante su gestión, conservarán una copia certificada de dicha relación y entregaran el original a quien deba sustituirlo en el ejercicio de sus funciones. Si se demuestra que los comprobantes omitidos fueron entregados al sustituto, el reparo se formulará a cargo de este último. (resaltado nuestro)


Es un instrumento administrativo mediante el cual el servidor público que se separa de su empleo, cargo o función, deja constancia del estado en que se encuentran los asuntos, bienes y recursos asignados y en resguardo de la limitación de responsabilidades del servidor público que recibe como del que hace entrega.

CONCEPTOCONCEPTO

Todo servidor público que administre, maneje o custodie recursos o bienes públicos, al cesar en su empleo, cargo o función, deberá entregar formalmente el órgano, entidad, oficina o dependencia de la cual sea responsable.

DeberDeber de hacer entrega: de hacer entrega: (Art. 3 NRE)

Que el servidor público cuando se retira, proporcione a quien lo sustituya en el cargo, los elementos necesarios que le permitan cumplir con las tareas y compromisos inherentes al desempeño del cargo.

Permite constatar el resultado de la gestión y de los objetivos propuestos.

Delimitación de responsabilidades.

Objetivo del ActaObjetivo del Acta

La entrega se efectúa en la fecha en que el servidor público que lo sustituya en sus funciones tome posesión del cargo, o en un plazo que no excederá de tres (03) días hábiles contados a partir de la toma de posesión.

Entrega al funcionario público que la máxima autoridad jerárquica del respectivo ente u organismo designe para tal efecto.

Materialización de la entrega Materialización de la entrega (Art. 4 NRE).

Por lo que es responsabilidad de quien entrega, mantener permanentemente actualizados los registros, controles, archivos y demás documentación a fin de hacer posible la entrega oportuna.

Materialización de la entregaMaterialización de la entrega

Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional.Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal.Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los distritos y distritos metropolitanos.Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Municipal.Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los territorios federales y dependencias federales.Los institutos autónomos nacionales, estadales, distritales y municipales.

Ámbito subjetivo de aplicación: Ámbito subjetivo de aplicación: (Art. 5 NRE)(Art. 5 NRE)

El Banco Central de Venezuela.Las Universidades Públicas.Las demás personas de Derecho Público nacionales, estadales, distritales y municipales.Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los numerales anteriores tengan participación en su capital social, así como las que se constituyan con la participación de aquellas.Las fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos públicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores (…)

Ámbito subjetivo de aplicación:Ámbito subjetivo de aplicación:

Los Presidentes de Juntas Directivas, Junta Administradora, Consejo Directivo u órgano similar.Los Gerentes o Directores.JefesAutoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico.

Autoridades responsables de la entrega: Autoridades responsables de la entrega: (Art. 6 NRE)(Art. 6 NRE)

Servidor público saliente, elabora, presenta y suscribe la respectiva acta de entrega.

Omisión de la entrega formal (Art.9 NRE)Servidor público entrante o la persona designada por la máxima autoridad jerárquica, levanta acta detallada, con asistencia de dos testigos, y del auditor interno del organismo entidad, dejará constancia del estado en que encuentre los asuntos, bienes y recursos asignados, y se especificaran errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren, u otra situación que sea necesario señalar.

Responsables de elaborar y suscribir el actaResponsables de elaborar y suscribir el acta: : (Art. 8 NRE)(Art. 8 NRE)

Lugar y fecha de la suscripción del ActaIdentificación del órgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.Identificación de quien entrega y de quien recibe.Motivo de la entrega y su fundamentación legal.Relación de los anexos que acompañan al acta y que se mencionan en los Artículos 11 al 17 de las presentes Normas, según sea el caso, con mención expresa de que forman parte integrante del acta.Suscripción del acta por parte de quien entrega y de quien recibe

Contenido del Acta: Contenido del Acta: (Art. 10 NRE)(Art. 10 NRE)

Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando sea aplicable.Mención del número de cargos existentes (empleados, obreros, fijos, contratados, jubilados y pensionados)Inventario de bienes muebles e inmueblesSituación de la ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto.Índice general del archivoCualquier otra información o documentación necesaria.

Anexos del Acta Anexos del Acta (Art. 11 NRE)(Art. 11 NRE)

Unidades Administradoras (Art. 53 Reglamento Nº 1 de LOAFSP):

Monto de los fondos de bienes asignados a la respectiva unidad administradora.Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestiónEstados bancarios actualizados y conciliados.Lista de comprobantes de gastos.Cheques emitidos pendiente de cobro.

Otros anexos del Acta:Otros anexos del Acta:

Órganos o entidades que manejan ramos específicos (Art. 13 NRE)

Detalle de lo liquidado y recaudado por los rubros respectivos, y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.

Órganos de control fiscal (Art. 14 NRE)

Relación de los expedientes abiertos con ocasión del ejercicio de la potestad de investigación.Procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades, con indicación del estado en que se encuentran.


Ministerio de Finanzas (Art. 15 NRE)

Situación del Tesoro Estadal.Información de la Ejecución del presupuesto nacional de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.Monto de la deuda pública nacional interna y externa.Situación de las cuentas de la Nación.


Gobernaciones, oficinas o dependencias de hacienda estadal (Art. 16 NRE)

Situación del Tesoro Estadal.Información de la ejecución del presupuesto estadal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.Situación de las cuentas del respectivo estado.


Alcaldías, dirección de hacienda distrital o municipal (Art. 17 NRE)

Situación del Tesoro Distrital o Municipal.Información de la Ejecución del presupuesto distrital o municipal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.Situación de las cuentas distritales o municipales.Inventario detallado de los terrenos ejidos y de los terrenos propios distritales o municipales.Relación de ingresos producto de las ventas de terrenos ejidos o terrenos propios distritales o municipales.


Los anexos del acta de entrega deberán incluir datos e información, con fecha de corte al momento del cese del servidor público que entrega.Es responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa como cuantitativamente. (Art. 18 NRE)En caso de no existir información o los documentos requeridos para el acta y sus anexos, se dejará constancia de tal condición y de los motivos que impidieron su entrega. (Art. 19 NRE)Especificar los errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren en el levantamiento de la misma, así como cualquier otra situación que sea necesario señalar. (Art. 20 NRE)

Datos e información que debe incluirse Datos e información que debe incluirse en el Actaen el Acta

El acta de entrega y sus anexos se elaborarán en original y tres copias certificadas. (Art. 21 NRE)

Original se archiva en el despacho de la máxima autoridad jerárquica, o en la oficina o dependencia que se entrega.Una (1) copia certificada se entregará al servidor público que recibe.Una (1) copia certificada se entregará al servidor público que entrega.Una (1) copia certificada se entregará a la Unidad de Auditoría Interna del órgano o entidad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de suscripción del acta.

Original y copias del acta y sus anexos:Original y copias del acta y sus anexos:

Unidad de Auditoría Interna remitirá copia certificada del acta y sus anexos al órgano de control fiscal competente.Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional remitirá copia certificada del acta y sus anexos a la Contraloría General de la RepúblicaÓrganos de Control fiscal externo remitirán copia certificada del acta y sus anexos a la Contraloría General de la RepúblicaSi no existe unidad de auditoría interna, debe remitirse el acta de entrega a la unidad de auditoría interna del órgano de adscripción. (Art. 26 LOCGRSNCF)

Acta de entrega de los órganos de Acta de entrega de los órganos de control fiscal:control fiscal:

Observaciones al acta por el servidor público que recibe (Art. 22 NRE)

El servidor público que recibe, que con posterioridad a la suscripción del acta de entrega, tenga observaciones sobre el contenido de la misma, que pudieran dar lugar al ejercicio de la potestad de investigación y, de ser el caso, al inicio del procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, las informará por escrito al órgano de control fiscal competente dentro de los ciento veinte (120) días hábiles siguientes a la fecha de la referida suscripción.

De las Observaciones al Acta de Entrega De las Observaciones al Acta de Entrega y de su verificacióny de su verificación

Verificación del Acta (Art. 23 NRE)

Unidad de Auditoría Interna: verificación de la sinceridad, exactitud y observaciones que se formulen al acta de entrega.

Resultados de la Verificación: Un InformeUn ejemplar al servidor público salienteUn ejemplar al servidor público entrante

De las Observaciones al Acta de Entrega De las Observaciones al Acta de Entrega y de su verificacióny de su verificación

De determinarse actos, hechos o situaciones que pongan en peligro de pérdida, deterioro o menoscabo el patrimonio público, el titular del órgano de control fiscal competente informará a las autoridades administrativas correspondientes, a fin de que se ejerzan las acciones correctivas.

En caso de existir méritos suficientes que permitan presumir la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, daños causados al patrimonio público o la procedencia de acciones fiscales, se ejercerá la potestad de investigación (Art. 77 LOCGRSNCF) y de ser el caso la determinación de responsabilidades.

Pérdida, deterioro o menoscabo del Pérdida, deterioro o menoscabo del patrimonio público. patrimonio público. (Art. 24 NRE)(Art. 24 NRE)

De conformidad con la LOCGRSNCF

Sanciones por incumplimiento Sanciones por incumplimiento (Art. 26 (Art. 26 NRE)NRE)

La función de control que ejecuta la UAI va más allá de la revisión de los elementos e informaciones contenidos en el acta, ya que se extiende a la comprobación de los datos contenidos en la misma, con el objeto de comprobar la veracidad de la información presentada, la fiabilidad de su contenido, así como la verificación de las observaciones realizadas por el servidor público entrante.

La norma no restringe el análisis y elaboración del informe, sólo a aquellas actas de entrega que hayan sido objeto de observaciones por parte del servidor público que recibe, por el contrario la verificación y elaboración del informe respectivo , se extiende a todos los casos de entrega de dependencias.

La actividad del órgano de control fiscal estará sujeta a un planificación que debe realizar utilizando criterios de selectividad, economía, objetividad, oportunidad y de relevancia material.

Oficio Circular Nº 01-00-000871 de fecha Oficio Circular Nº 01-00-000871 de fecha 27/10/2010 de la CGR27/10/2010 de la CGR

En la ciudad de ______siendo el día ____ del mes de ____ de ___, reunidos en la ___________, el ciudadano _________, titular de la cédula de identidad Nº _____, en su carácter de ______saliente, designado mediante Resolución Nº___, publicada en Gaceta Oficial del ____ Nº ___ de fecha ___, y el ciudadano __________, titular de la cédula de identidad Nº ____, en su carácter de ____ entrante, designado mediante Resolución Nº ___, publicada en Gaceta Oficial Nº ___ de fecha ___, para realizar el acto de entrega formal de la Oficina/Gerencia/División, motivado a la __, de conformidad con lo previsto en las “Normas para Regular la entrega de los Órganos y Entidades de la Administración Pública y de sus respectivas Oficinas o Dependencias”, prescrita en la Resolución de la Contraloría General de la República Nº 01-00-000162, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.229, de fecha 28 de julio de 2009,

ACTA DE ENTREGAACTA DE ENTREGA

Acto seguido se deja constancia de los siguientes aspectos: Estado de las cuentas que refleja la situación presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando sea aplicable; Anexo Nº 1. Número de cargos existente, con señalamiento de si son empleados u obreros, fijos o contratados, así como el número de jubilados y pensionados de ser el caso; Anexo Nº 2. Inventario de los bienes muebles e inmuebles; Anexo Nº 3. Situación de la ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto correspondiente; Anexo Nº 4. Índice general del archivo; Anexo Nº 5. Cualquier otra información o documentación que se considere necesaria; Anexo Nº 6; Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva unidad administradora; Anexo Nº 7. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestión; Anexo Nº 8. Estados bancarios actualizados y conciliados; Anexo Nº 9. Lista de comprobantes de gastos; Anexo Nº 10. Cheques emitidos pendientes de cobros; Anexo Nº 11. Queda entendido que los anexos anteriormente descritos forman parte integrante de la presente acta.


De conformidad con lo previsto en el artículo 22 de la Resolución Nº 01-00-000162, emanada de la Contraloría General de la República, se dispone de un lapso de ciento veinte (120) días hábiles siguientes a la fecha de la referida suscripción para que el ___________________________ entrante, haga las observaciones a que haya lugar ante el Órgano de Control fiscal competente. Se levanta la presente acta en cuatro (4) ejemplares de un mismo tenor y a un sólo efecto, para ser distribuidas: original al despacho de la autoridad jerárquica que realiza la entrega, una (1) copia certificada al servidor público que recibe, una (1) copia certificada al servidor público que entrega y una (1) a la unidad de auditoría interna, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de suscripción de la mencionada acta. Luego de leída la presente acta, conforme firman.

Quien Entrega, Quien Recibe,

_______________________ _________________________ .


Muchísimas gracias por su Muchísimas gracias por su atenciónatención

Facilitador: Lcda. Gloria RondónFacilitador: Lcda. Gloria Rondón

Contraloría del estado MéridaContraloría del estado Mérida

Unidad de Auditoría Interna.Unidad de Auditoría Interna.

Teléfonos: 0274 263 4936 / 5076 Ext. 109Teléfonos: 0274 263 4936 / 5076 Ext. 109

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