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ACTIVIDAD 1

Analiza las agrupaciones documentales del fondo o fondos documentales de la entidad

donde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre la metodología que

emplean para clasificar la documentación.

La siguiente actividad fue realizada tomando como referencia una empresa de auditorias,

interventorías, consultorías, cobros de cartera y liquidación de empresas.

Como resultado del análisis tenemos que la organización documental se llevo a cabo

partiendo de la estructura orgánicofuncional de la empresa, la entidad se halla dividida en

cinco (5) dependencias que son.

1. Gerencia General

2. Gerencia Administrativa

3. Área financiera

4. Tesorería y Presupuesto

5. Departamento de licitaciones y proyectos

El fondo documental se clasifico de acuerdo a cada una de las dependencias anteriores y

se halla dividido en archivo Central y archivo de Gestión, el central reposa en un

dispositorio independiente a las oficinas y el de gestión se encuentra diseminado en cada

una de las oficinas.

Los documentos fueron clasificados por sección, series y subseries documentales y estas a

su vez por asuntos o expedientes.

A continuación mencionamos algunas de las serie documentales más representativas.

* Gerencia general.

Serie documental Subserie documental

Actas Acta de Constitución

Acta de reunión N° xx Proyecto xxxxxx

Autorizaciones Autorización presupuesto proyecto xxxxxxxx

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* Gerencia Administrativa

Serie documental Subserie documental

Historia Laboral Historia Laboral de Juan Pérez

Inventarios Inventario Equipos de Computo

* Área Financiera 

Serie documental Subserie documental

Nominas Nomina mes de octubre proyecto xxxxxxxx

Impuestos Impuesto de Renta

Estados Financieros Estado de pérdidas y/o ganancias

* Tesorería y Presupuesto 

Serie documental Subserie documental

Presupuesto Presupuesto de gastos proyecto xxxxxxxx

Cuentas Pagadas Servicios Publicos

* Departamento de licitaciones y proyectos

Serie documental Subserie documental

Licitaciones Licitación N° xxxx Secretaria de XXXXXXX

Propuestas Propuesta Ministerio de xxxxxxxxxx

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