SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas de

Formacin Virtual y a Distancia

Programa de Formacin: Organizacin Documental en el Entorno Laboral

Cdigo: 210602009 Versin: 1

Resultados de Aprendizaje: Preparar y recibir las transferencias documentales de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental.

Competencia: Organizar archivos de gestin de acuerdo con normatividad vigente y polticas institucionales.

Duracin de la gua (en horas): 10

Entendiendo que la realizacin de esta gua abarca un tiempo mnimo de diez (10) horas, en una semana de trabajo individual y colaborativo; se recomienda que se destinen dos (2) horas diarias para las actividades, y as obtener un desarrollo adecuado de la misma.

Estimado aprendiz. En las empresas pblicas y privadas la Organizacin Documental ha logrado evolucionar la forma y mtodos de archivar la documentacin en estas entidades, aplicando series, subseries, tipos

documentales y transferencia documental para el fcil acceso a los sistemas de informacin; por tal motivo, es importante conocer su aplicacin e implementacin en el mbito laboral. A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de aprendizaje N 3, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el tercer contenido de estudio: Series y Transferencias Documentales y el material adicional, dispuesto para la realizacin de esta gua.

Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y webgrafas, en caso de que sea necesario. Evite usar contenidos, fragmentos de textos y para fraseos sin la correspondiente referencia y cita.

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso y culminacin del programa de formacin.

2. INTRODUCCIN

GUA DE APRENDIZAJE N 3

1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE

Gua de Aprendizaje

Bienvenido!

3.1. Actividades de Reflexin inicial

Descripcin:

Es fundamental identificar las herramientas que facilitan el proceso archivstico en la Organizacin

Documental, con el fin de optimizar la permanencia de los documentos en el archivo de gestin, central e

histrico.

Despus de haber repasado el tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione

acerca de algunos aspectos claves de las temticas planteadas.

Es por eso que se presenta el vdeo denominado:

Procesos Archivsticos / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA

GUA DE APRENDIZAJE 3 Actividad 3.

El cual usted deber observar con detenimiento para reflexionar acerca de la implementacin y aplicacin

del proceso archivstico dando respuesta a las siguientes preguntas:

1. Cules seran los aspectos positivos que trae la implementacin de procesos

archivsticos?

2. Qu aspectos considera negativos dentro de la aplicacin del proceso archivstico?

Recomendacin:

Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el anlisis

realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.

3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Gua de Aprendizaje

3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

Descripcin:

Las Transferencias Documentales brindan un soporte importante para el acceso a la informacin, de

manera adecuada, optimizando el control de la documentacin.

Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca an ms del tema, realizando la lectura

detallada del siguiente documento:

Mini manual. Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. (Pgina 01 a la 28) / Disponible

en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 3 Actividad 3.

Recomendacin:

Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la lectura

realizada para el desarrollo de la actividad de evaluacin.

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:

Ha llegado el momento de realizar la actividad interactiva, la cual consiste en hacer girar una ruleta que

contiene seis preguntas esenciales del tercer contenido de estudio.

Una vez se seleccione cada pregunta, le aparecern dos opciones de respuesta, de clic sobre la respuesta

que considere correcta.

Disponible en el espacio - Actividad 3.

Lea con especial atencin las indicaciones del interactivo.

Recomendacin:

Una vez haya enviado su calificacin es necesario que verifique su nota en el centro de calificaciones. Si

sta no aparece, por favor realice nuevamente la actividad.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripcin:

Participe en el Foro Temtico 3, respondiendo de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. Cul es la importancia de aplicar series, subseries a los fondos acumulados para la Organizacin

Documental?

b. Seleccione una empresa que usted conozca y mencione Cmo se refleja la implementacin de las

Transferencias Documentales? Cumple con los requisitos para ser efectuadas estas

Gua de Aprendizaje

transferencias?

c. Mencione y explique 3 pasos que considera fundamental en las Transferencias Documentales para

el arreglo de la documentacin en la empresa para la cual labora.

Nota:

Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del espacio

actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

3.5. Actividades de evaluacin

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos de

Evaluacin

De Conocimiento :

Retome y analice la informacin

obtenida en las anteriores

actividades, en especial la lectura

realizada en la actividad de

contextualizacin, pues sta le

ser de gran ayuda para la

evidencia de su desempeo.

De Desempeo:

Teniendo en cuenta la lectura de la

actividad de contextualizacin,

realice en la herramienta ofimtica de

su preferencia un mapa conceptual en

el cual se logre visualizar de manera

ilustrativa los siguientes aspectos:

1. Importancia de la aplicacin

de las Transferencias

documentales.

2. La necesidad e

implementacin de las

Transferencias en el archivo

de gestin, central e histrico.

3. La preparacin fsica de los

documentos.

Recomendacin:

No olvide la importancia de citar y

referenciar cuando emplea material de

Recibe y prepara

las transferencias

documentales de

acuerdo con las

tablas de retencin

documental, las

normas y la

legislacin vigente.

TCNICAS

S.S.= simulacin de situaciones

F.P. = formulacin de preguntas

M. = mapas

INSTRUMENTOS

C.T.= Cuestionarios

M. V. = Matriz de valoracin.

Gua de Aprendizaje

diferentes fuentes.

De Producto:

Usted deber entregar el mapa

conceptual a travs del espacio

dispuesto para ello en la plataforma

Blackboard, denominado: ENVO DE

LA ACTIVIDAD MAPA

CONCEPTUAL.

Plataforma Blackboard

Contenido 3: Series y Transferencias Documentales

Disponible en el espacio material del programa

Gua de aprendizaje RAP N 3.

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 3

Actividad 3.

Video - Procesos Archivsticos.

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 3

Actividad 3.

Lecturas sugerida - Mini manual. Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. (Pgina 1 a

la 28).

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 3

Actividad 3.

Casetes: Es un formato o medio donde se logra realizar grabaciones de sonido o video de cinta magntica,

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

5. GLOSARIO DE TRMINOS

Gua de Aprendizaje

BIBLIOGRAFA

Congreso Nacional de la Repblica de Colombia. (2000, 14 de Julio). Ley General de Archivos,

2000, 14 de Julio

permitiendo guardar informacin documental. Actualmente, se encuentra sustituido por formatos de cinta

de audio digital o compacto digital.

Disquetes: Es un disco flexible con un formato de almacenamiento antiguo para la coyuntura, pues su escaso volumen de acumulacin en informacin han sido sustituidos por las memorias USB que son pequeas, porttiles. Los disquetes se encuentran constituidos por una fraccin circular de material magntico, fino y elstico (de ah su denominacin) encerrada en una carcasa de plstico cuadrada o rectangular. Los disquetes se leen y se escriben mediante un dispositivo llamado disquetera.

Foliar: Es el proceso de numerar ordenadamente las pginas de un documentos

Inventario: Es el registro documental de los estrictos, actas, expedientes y dems documentos

pertenecientes a una organizacin.

Referencia Cruzada: Es una tcnica de uso archivstico que permite archivar documentos de acuerdo a

varios denominaciones, logrando hacer alusin a un elemento que se encuentra en otra parte o lugar de un

documento o escrito.

Sistema de control: Es aquel sistema utilizado para el rastreo y control de la documentacin que se

manipule, segn las funciones de revisin deseadas. Adems, Permite seleccionar una opcin de

almacenamiento de documentos estableciendo un tipo de interfaz de usuario para un mejor manejo de la

documentacin.

Tramite: Es la tarea que se efecta para conseguir un resultado

Unidades de conservacin: Es el lugar en donde se desarrolla la gestin, administracin y ejecucin de

los diversos procesos de conservacin que se debe implementar en el archivo documental para la

preservacin en el tiempo de los documentos.

6. BIBLIOGRAFA/ WEB GRAFA

Gua de Aprendizaje

WEB GRAFA

Universidad de la Republica, Uruguay (s.a.) Organizacin y Control de Documentos Administrativos. Series y tipos de documentos. http://www.irmt.org/documents/educ_training/spanish/IRMT_Perspectiva_Archivistica_II.pdf, Consultado el 18 de Diciembre de 2013.

Universidad de la Salle. (2008) Transferencias documentales. http://www.slideshare.net/archivossenacdb/transferencias-documentales-13476122, consultado el 20 de Diciembre de 2013

Gua de Aprendizaje

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Sandra Milena Montoya Lpez

Eliana del Pilar Ospina

Expertas temticas Centro de Gestin Tecnolgica de Servicios

Diciembre 2013

Julin Andrs Mora Gmez

Lder de lnea de

produccin

Centro de la tecnologa del diseo y la productividad empresarial - Lnea de produccin - SENA Girardot

Marzo 2014

Yiced Pulido

Asesora pedaggica

Centro de la tecnologa del diseo y la productividad empresarial - Lnea de produccin - SENA Girardot

Marzo 2014

Luisa Fernanda B. Tllez

Andrea Del Pilar Rodrguez

Editoras de contenido

Centro de la tecnologa del diseo y la productividad empresarial - Lnea de produccin - SENA Girardot

Marzo 2014

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)