ACTIVIDAD 3 ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DIDIER HERNANDO RODRIGUEZ OROS

Tutor:

GUSTAVO ADOLFO ARIZA CHARRIS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJECURSOS VIRTUALES

EL YOPAL-COLOMBIA2014

TABLA DE CONTENIDO

1. Escribir la reflexión realizada acerca del video acuerdo 060. 2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad

de contextualización.3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de trabajo o

una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.3.1. determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.3.2. teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa

determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

3.3. Mapa conceptual.4. Los aportes realizados en el foro temático.4.1. ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones

internas y externas?4.2. En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas

sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que selecciono en la actividad de apropiación.

1. Reflexión del video acuerdo 060.

Este video representa los pasos a seguir en la recepción interna de los documentos donde se puede evidenciar que se cuenta con personal debidamente capacitado para esta actividad, se conocen las normas y procedimientos a seguir, se cuenta con la infraestructura física y tecnológica para el manejo de las comunicaciones de manera sistematizada y física de la empresa como lo es la universidad del cauca que cumple con las normas que se establecen para la administración documental, como se evidencio el proceso del manejo de la documentación de manera interna y externa y se clasifico de manera correcta como se evidencio en el video.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad de contextualización.

Las firmas en los documentos deben ser de las personas autorizadas. En cuanto al control que se debe llevar es por medio de planillas totalmente

fundamentadas por las normas técnicas, donde se deben conservar la integridad de los documento para tener un buen fluido en las comunicaciones.

La correspondencia no debe ser registrada y será entregada a la persona correspondiente con la que llega ya que se trata de un documento privada.

Se muestra el proceso de la gestión documental, en una ventanilla única obteniendo una radicación en la recepción.

Como establecer los lineamientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas, que cumplan funciones públicas, para el cumplimiento de los programas de gestión documental como tener un horario establecido para la atención al público.

3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

La empresa que escogí fue el EJERCITO NACIONAL lugar donde laboro:

Se verifica el documento de manera detallada revisando los datos más importantes como la fecha, el número del documento, anexos y las respectivas copias para el recibido.Después de haber de realizado la revisión, se procede a recepcionar el documento, donde se consigna en una planilla de recepción donde se registran los datos más relevantes y contemplados tanto para la comunicación interna y externa de la institución.Por último se entrega el recibido de la documentación a la persona que trajo el documento.Luego la persona encargada de la recepción de los documentos procede a clasificarla en los casilleros, para luego hacerla llegar a las secciones u oficinas correspondientes al documento.

3.1. Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

La comunicación se genera de las dos maneras tanto interna como externa ya que se reciben los documentos de la entidad se clasifican y se envían a las respectivas dependencias con el fin de dar trámite dentro de la misma institución, esta se hace de manera individual o electrónica.La comunicación externa se realiza en este caso cuando se envía y se recibe documentación y correspondencias a otras entidades, también se puede hacer por intermedio de correos.

3.2. Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

El procedimiento de distribución interno se realiza por medio de un mensajero o comúnmente en la institución ejército nacional se le conoce con el nombre de estafeta de la sección de gestión documental o se utilizan los correos institucionales por medio de intranet, todo basado en el seguimiento teniendo en cuenta los registros pertinentes.

3.3. Mapa conceptual

COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA EJÉRCITO NACIONAL

INTERNA EXTERNACarácter oficial de entidades públicas y privadas

Producidas por entidades en ejercicio de

funciones

Destinadas personas

naturales o jurídicas

A través de

Correo electronico

Envió y confirmación del recibido destinatario

A través de

Correspondencia

Revisión: anexos, radicación fecha etc...

Recepción: plantilla de recepción

Carta de recibo documentación

Almacenamiento documentación

4. Aporte al foro.

4.1. ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

La importancia de este proceso es fundamental ya que contamos con una verificación exhaustivas de la comunicación que sale e ingresa en una institución o empresa por la cual podemos saber q tipo de clasificación vamos hacer y luego desarrollar lo pertinente a cada sección u oficina de la empresa a la cual se dirige la información ya que existe la comunicación oficial y la personal y a cada una se debe dar un manejo distinto para así, mejorar en nuestro proceso de gestión documental, en la oficial se debe hacer registro respectivo de la documentación y al personal a la cual va dirigida como la persona que se contempla desde su origen

4.2. En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que selecciono en la actividad de apropiación.

La empresa que verifique es a la cual donde laboro y es la empresa más grande del país como lo es el EJÉRCITO NACIONAL.

Los documentos electrónicos de archivos, es un procedimiento por el cual esta entidad no emplea como tal ya que no existe un registro total de la información que se genera y se recibe, y la que se almacena comunicada por métodos electrónicos, estos procesos se desarrollan más que todo en medios físicos.

La estructura empleada para desarrollar esta importante actividad de registro no está equipada con las respectivas adecuaciones para generar un lugar aceptable para la ejecución de estos procesos, ya que solo se observan libros de registros y fechadores, almohadillas y nada más.

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