KELLY JOHANA PREN MENCO

GESTION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3

ACTIVIDAD 3

Teniendo en cuenta la lectura de la actividad de contextualización, realice en la herramienta ofimática de su preferencia un mapa conceptual en el cual se logre visualizar de manera ilustrativa los siguientes aspectos:

1. Importancia de la aplicación de las Transferencias documentales.

•Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

•Evitan la producción y acumulación irracional de documentos. •Aseguran y facilitan el control efectivo y ordenado de la documentación.

•Solucionan a nivel físico y funcional el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras

La necesidad e implementación de las Transferencias en el archivo de gestión, central e histórico.

La preparación física de los documentos.

Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.

MATERIAL METALMETANICO

Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajado res, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.

  - Con el fin de no separar la unidad

documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.

  - Reemplazar las carpetas

tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

identificación del material afectado por biodeterioro

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.

So/licitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

Revisión y Foliación

La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

  - Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar

desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

  - La numeración existente no debe corregirse y si se

detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.

  - Los planos o cualquier documento que por su formato

o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas.- Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.

Documentación del archivo central o de gestión, debe conservarse permanentemente por su valor investigativo, científico y cultural. Cotejar con el inventario para reunir el fondo documental pertinente indicando la signatura topográfica.

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con

las TRD aprobadas.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

IMPORTANCIAEvitar la

producción y acumulación irracional de dctos en las

dependencias productoras, asegurar y facilitar el

control efectivo y ordenado de

la documentación

Garantizar a los

ciudadanos el acceso a la información

Guardar precaucional

o definitivamen

te la documentació

n con las mejores

condiciones de

conservación

Concentrar información

útil para toma de decisiones administrativas o el cto del

desarrollo histórico

institucional

TRANSFERENCIAS INTERNAS A LOS

ARCHIVOS DE

Tiempo de permanencia depende del trámite y normas internas indicadas en las TRD. Transferencia acompañada de un inventario donde se especifica series, subseries, unidades documentales registrando fechas y número de folios.

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Facilita consulta de las oficinas productoras y al público en general. Permanecerá acá según el tiempo estipulado en las TRD. Antes de trasladarlos se debe emplear la disposición final y procedimientos previstos en las TRD.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

PREPARACIÓN FÍSICA DE LA

DOCUMENTACIÓN1. LIMPIEZA

En un espacio con buenas condicio- nes de ventilación, iluminación e hi-

giene. Disponer de elementos de tra- bajo (overol, gorra, mascarilla, guan- tes, aspiradora, brochas, bayetilla).2. ELIMINACIÓN DE MATERIAL

METÁLICOComo ganchos, clips,

legajadores , cambiar por material plástico o usar un

trozo de papel como barrera entre lo metálico y la

documentación. 3. IDENTIFICACIÓN DE MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO Separar del que no esta contaminado e identificarlo con una marquilla roja,

aislarlo de altas temperaturas y humedad. Solicitar personal

especializado para la desinfección.4. REVISIÓN Y FOLIACIÓN

Numerar consecutiva y cronológicamente en su interior,

usando lápiz de mina negra blanda numerar desde 1 en

adelante en la esquina superior derecha.

Las Tablas de Retención Documental son una herramienta para mejorar la gestión documental de una entidad, sin embargo sino existe previamente una buena organización de los documentos de cualquier entidad, como un archivo real, será muy difícil para la entidad el manejo de las tablas de Retención Documental de ahí que sea importante tener un orden en los diferentes archivos , ya que “existe un lugar para cada cosa” .

En conclusión se observo que las transferencias documentales son un proceso por el cual debe pasar el documento para llegar al lugar donde serán conservados durante más tiempo.

Además es importante que todas las entidades realicen las transferencias para aprovechar espacio y tener los documentos de manera organizada, e importante recalcar que para este proceso tomamos como base las tablas de retención documental.