Actividad 4 Trabajo Final . MAYO 2011

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DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD

LUZ MILA PELAYO SILVA

VIVIANA ROZO PAIPA.

JONATTAN JAVIER SEPULVEDA ACUÑA

REGISTROS DE CALIDAD

Lina Lorien Rivera Cruces

Instructor

SENA Centro Agroecológico y Empresarial

Regional Santander

COMUNIDAD ´SENA EN REDµSistemas de Gestión de la Calidad ISO9001:2008

BOGOTA

2011



INTRODUCCION

La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC) yque se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe

contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productosy/o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditación porque

de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestión decalidad (SGC). Esta acreditación demuestra que la organización está reconocida por las empresas en

todo el mundo.

El Sistema de gestión de Calidad es una norma que todas las empresas que quieran permanecer en elmercado deben tener en cuenta ya que es importante debido a la mejora y optimización de cada uno

de los procesos a fin de elevar su eficacia y eficiencia, con esto puede incrementar su nivel decompetitividad y posicionarse en el mercado cada vez mas exigente.

El enfoque a través de un sistema de gestión de la calidad motiva a las empresas a analizar los

requisitos del cliente, definir los procesos que contribuyen al logro de productos aceptables y amantener estos procesos bajo control. Un sistema de gestión de la calidad proporciona confianza

tanto a la organización como a sus clientes.

Las empresas definen establecer un SGC pensando en los cambios que exige el mercadoactualmente, en las necesidades particulares, en sus objetivos propios. Además es una gran ventajaestar certificados ya que esto permite competir en los procesos de ventas los cuales, son más

exigentes y selectivos.

La Documentación de la Calidad, es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el

desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.



DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Procedimiento Control de los Documentos

Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de documentos que aplica o aplacaría

en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante).La empresa sobre la cual se desarrolla este taller, es una empresa de Salud Ocupacional, dedicada

a la prestación de servicios de prevención en Salud, promoción en Salud Ocupacional, gestión en

riesgos Profesionales, evaluación y calificación de siniestros y desarrollo de programas de SaludOcupacional. Ofrecimiento y promoción de todos los servicios de prevención de riesgos a los que

hace referencia la Ley 100 del 23 de Diciembre de 1993 y sus decretos reglamentarios.Para Entorno y Compañía: ³su empresa« nuestro compromiso´ significa hacer las cosas bien,

promoviendo procesos de cambio de cultura de prevención, que favorezcan mejores estilo de vida delos trabajadores y sus familias, a través de servicios integrales especializados en Salud Ocupacional y

seguridad Industrial. La empresa posee los recursos profesionales, humanos y técnicos propios parala realización de los diferentes procesos que se le asignen.

A continuación se relaciona las principales actividades que desarrolla la empresa y que forman parte de su especialidad:

1. Consulta Externa.

Diagnósticos en SaludExámenes Médicos Ocupacionales.

Evaluación Médica específicos para programa de vigilancia epidemiológica.Chequeo ejecutivo de la empresa.

Visiometrias y optometrías.Audiometrías.Espirometrias.

Programa de Riesgo Cardiovascular.Laboratorio Clínico Básico y especializado.

2. Riesgo ergonómico

Riesgo psicosocial.

3. Seguridad IndustrialHigiene Industrial.

Normalización.Seguridad Vial.



DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS



2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado

maestro de documentos, con los documentos del Proceso que escogió.

DOCUMENTOS DEL SITEMA DE GESTION DE CALIDAD.

Código Nombre del Documento Responsable VersiónFecha de

Aprobación

MC Manual de calidad Alta gerencia

y

responsable

del SGC:

1 - 001 10/12 2010

PPGC PROCEDIMIENTO DE PLAN

DE GESTION DE CLAIDAD

Alta gerencia

y

responsable

del SGC:

1 - 001 10/12/2011

LMR LISTADO MAESTRO DE

DOCUMENTOS Y

REGISTROS

Alta gerencia

y

responsable

del SGC:

1 - 001 01/09/2011

PSC PROCEDIMIENTO DEL

SERVICIO DE

CAPACITACION

Alta gerencia

y

responsable

del SGC:

1 - 001 01/22/2011

PPGC PROCEDIMIENTO PLAN DE

GESTION DE CALIDAD

Alta gerencia

yresponsable

del SGC:

1 - 002 01/30/2011



3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros que aplica o

aplacaría en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante).



4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los documentos del

proceso que seleccionaron:

Código Nombre del

DocumentoResponsable Ubicación Acceso

Tiempo de

Retención

Disposición

Final

R-AA-CE

001

registro de

servicios

solicitados

Coordinador de

operaciones y

consulta

externa

Área

Administrativa

Dto. de consulta

externa.

Restringido/

Coordinador

del Dpto.

Actualización

permanente.

Archivo

central

R-AA-CE

002

Registro de

servicios

solicitados(

confirmación)

Coordinador de

consulta

externa y/o

extramural

Área

administrativa

Dto. de Consulta

Externa

Restringido/

Coordinador

del Dpto.

personal de

consulta

externa

(Auxiliar)

Permanente/

2años

Archivo

central

R-AA-CE

003

Directorio de

Profesionales

Adscritos

Coordinador de

Consulta

Externa y

Extramural

Área

administrativa

Dto. De Consulta

externa y

Extramural

Restringido

Coordinador

del Dpto. /

Personal

Auxiliar

Permanente/

Actualización

Archivo

central



P-AA-

CE-005

OTEC Y/O OTI

Base planeación

y cumplimiento

Coordinador

Extramural y

Consulta

Externa

Área De consulta

Externa y

Extramural

Restringido Según

duración del

trabajo

Destrucción

P-AA-CE

006

Documentos

elaborados/

Bases de datos

informes de

Actividad

Extramural

Personal

encargado de la

actividad

extramural

Área de Consulta

Externa

Restringido/

personal

participa en

la actividad.

6 meses A

partir de la

actividad

realizada.

Archivo

central.

F-AA-

CE-007

Factura Dpto. de

contabilidad

Asistente de

contabilidad y

Mensajero.

Restringido

Asistente y

mensajero

1 semana en

físico y copia

medio

magnético

destrucción

5. Comenten las por los menos dos dificultades que surgen al momento de establecer control

sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo menos una solución

a cada dificultad.

Dificultades

1) Falta de un Manual o un Documento en donde se referencie o se mencione los registros,

documentos, instrucciones y demás formatos del sistema usados en cada área de la Empresa uorganización, y por tanto no hay procedimientos documentados de las labores u oficios, generandoineficacia, demoras, desorden y mala imagen de la empresa frente a los clientes y proveedores. Esto

provoca demoras, cuellos de botella y hace que se produzca un caos tanto a nivel administrativo y de producción.

2) No existe una concientización, sensibilización por el uso adecuado de los registros y

documentos del sistema, es decir, se llevan los registros y documentos del sistema por cumplir, por salir del paso, y no por tratar de mejorar cada día en cuanto a almacenamiento, disposición,

renovación, identificación, retención, documentos obsoletos, archivo, etc.

3) No existe un manera clara y precisa de llevar a cabo dichos registros y documentos del sistema por parte del personal antiguo y nuevo de la organización, todo es empírico, pero no existe un

manual o guía que te diga como llenar dicho registro y documento del sistema.

Soluciones

1) Recurrir a un experto o contratar a un profesional con experiencia en organización y métodos enempresas industriales, financieras y de servicios, para que mediante el se proceda a levantar los

procesos y procedimientos, instructivos y demás formatos que sean necesarios en cada área de



trabajo para luego identificar, codificar, establecer, renovar, y demás elementos necesarios si es el

caso para mejorar la eficiencia y eficacia en cuanto al producto y prestación del servicio al cliente ousuario de la organización.

2) Orientar a través de capacitación, charlas, seminarios donde se muestre a través de ejemplos de

empresas exitosas en el mercado en el proceso de documentación de un Sistema de Gestión de

Calidad, dándole a saber los beneficios, desventajas e inconvenientes en el Sistema.

3) Orientación por parte de un experto o de un facilitador de un Sistema de Gestión de Calidad o

también por alguien asignado por la empresa para orientar al personal de la manera más clara yobjetiva de llevar a cabo dichos registros y documentos del sistema.

6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de su preferencia yelabore un formato de registro para cada uno.



CONCLUSIONES

La implementación de la ISO ha sido una oportunidad para reflexionar sobre los procesos que sellevan a cabo dentro de cada empresa, permite planificar, describir, comunicar y controlar los

procesos, para así competir en el mercado cada vez más exigente y selectivo. Mediante la

implementación de un Sistema de Gestión de Calidad se logra conocer aspectos que no se tenían encuenta durante el normal funcionamiento de la empresa.

Lo mas importante en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad es el compromiso dela Alta Dirección, Sin ella, es muy difícil que algo funcione, es también muy importante la

motivación de la gente que trabaja dentro de la organización, ya que con esto estamos lograndograndes cambios no solo para la empresa, sino, para con nosotros mismos.

Los documentos son necesarios como prueba objetiva de que los procedimientos están correctamente

definidos brindando confianza a los clientes y a la propia compañía.

El no documentar equivaldría a que cada nueva generación de la humanidad comenzara desde cero, para descubrir e inventar el conocimiento.

El levantamiento de los procesos es una base o guía para la elaboración e implementación de los

manuales de procesos y procedimientos, el cual facilita a la alta dirección los procesos demodernización y mejoramiento de la gestión, teniendo en cuenta que en el, se involucran personas

pro-activas y servidores públicos comprometidos con el cambio, que están dispuestos a liderar procesos de mejoramiento dentro de las dependencias y entidades, generando así un cambio de

cultura en la organización.

Los documentos son la base de las actividades de mejora de la calidad, con la información

actualizada se es más fácil prever errores y evitar reprocesos.

El sistema de información que se implemente en una organización debe permitir una comunicaciónsencilla, fluida, con un idioma fácil de entender en todos los niveles de la empresa, trasmitiendo una

información válida, oportuna y confiable, con el fin que todos los colaboradores participen de ella y puedan generar un concurso efectivo en el desarrollo del proceso.

Todos los colaboradores deben sentirse identificados con las políticas de la empresa y participar en

forma activa en todas las etapas del proceso, con lo cual se genera un sentido de pertenencia yresponsabilidad que facilitará lograr los objetivos propuestos por la organización para el diseño,

implantación, seguimiento y mejoramiento del sistema de gestión adoptado por la organización.

La base de la divulgación y crecimiento del sistema de gestión adoptado por la empresa loencontramos en el sistema de información adoptado por la empresa, el cual debe contar con unos

documentos y registros que permitan realizar las actividades de seguimiento y control efectivas paraformular las estrategias y planes de mejoramiento que se requieran, para lograr que la organización

esté inmersa en un proceso de mejora y crecimiento continuo, como base de su desarrolloorganizacional y social.



BIBLIOGRAFIA

Servicio Nacional De Aprendizaje. La calidad orientada al cliente. Curso: ISO 9001:2008. Modulo

Planificación de un sistema de gestión de calidad. Colombia. 2009.

Material del curso

http://elmundodelacalidad.wordpress.com/

http://calidad-gestion.com.ar/rec_gratuitos/artículos/beneficios_iso9000.pdf

www.degerencia.com

www.monografías.com/trabajos27

www.promonegocios.net/mercadotecnia/satisfaccion-cliente.htm

www.secretosenred.com/articles

www.utp.edu.co/php/revistas/cafeconletras/docsFTP

Decreto 1011 del 3 de abril de 2006 Por el cual se establece el sistema de garantía de calidad de laatención de salud del sistema general de seguridad social en salud.

MALAGON, Londoño, GALAN Morera. Auditoria en salud para una gestión eficiente. Editorial

Medica Internacional Ltda. Primera Edición. 1998.

Aranguren EA, Rezzónico RA. Auditoria Medica. Garantía de Calidad en la atención de Salud.

Centro Editor De la Fundación Favaloro. 2001



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