TALLER No 7.1: CONCEPTUALIZACIÓN CONTROL

Fecha: Equipo No:

Integrantes: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________A parir de la investigación individual, lea el siguiente texto y complete donde se indica:

EL CONTROL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Por: Mairena Romero www.tablero-decomando.com

Adaptado _ Área de administración Unipanamericana

1. Introducción

La palabra administración viene del latín “ad” y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufrió una radical transformación.

La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.

2. El control como fase del proceso administrativo

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.

Definición de Control

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento en relación con los objetivos planteados.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa” (p.654).

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas” (p.610).

Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”. (p.62).

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales y que son comunes en ellas como:

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FECHA:

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En conclusión podemos definir el control como:

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Importancia del Control dentro del proceso administrativo

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es sólo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

Principios de control:

Equilibrio:__________________________________________________________________________________________

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De los objetivos: El control es imposible si no existen Estándares de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto

más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Es obvio que para llevar a cabo el control debemos comparar lo

realizado con lo esperado de acuerdo con los objetivos establecidos, es por ello que el control no es un fin, sino un medio

para alcanzarlos.

De la oportunidad: _________________________________________________________________

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FECHA:

De las desviaciones: Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes, deberá ser investigada para

conocer las causas que la generaron, haciendo un análisis detallado para identificar sus causas, y así poder establecer las

medidas necesarias para evitarlas en un futuro, las cuales obstaculizan el logro de los objetivos previstos.

De excepción: Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que representan mayores beneficios a la empresa,

con el fin de reducir costos y tiempos sin descuidar las áreas donde no se lograron los planes establecidos, ya que

precisamente esa es una de las funciones del control.

De la función controlada: Este principio se refiere a la determinación de quienes han de realizar las funciones de controlar,

por ejemplo, el contador de la empresa que realiza mensualmente los estados financieros, no puede ser la persona que

desarrolle la auditoria de los mismos, porque definitivamente ésta persona va a dictaminar que todo se encuentra en orden

de acuerdo a los planes establecidos.

Otros principios son:

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- ____________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

- ____________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

TIPOS DE CONTROL

Terry. Expone que existen 3 tipos de control que son:

a.________________________,b. _________________________,c.____________ _______

a. _________________________________:

Este tipo de control tiene lugar antes de que las operaciones comiencen e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La idea no es esperar los resultados y compararlos con los objetivos, sino en lo posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

Esta es una situación ideal, debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo, información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.

Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

b. Control concurrente:

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Por ejemplo_________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

c. ____________________________________________________:

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable, implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.

El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando.

ÁREAS DE DESEMPEÑO DEL CONTROL

El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se divide una organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los departamentos existentes en la empresa.

Entre las áreas del control dentro de una organización se encuentra:

- Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este consiste en

- También existe el control de información. Que contribuye a:

- Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de ______________. Una de las labores de un buen administrador está el ahorrar en __________, es decir, no acarrear elevados gastos en la producción. El control de ________ consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los _________ estándar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios de los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, ¿Necesitan los empleados capacitación adicional? La alta administración debe identificar en qué puntos radica el control.

Otros tipos puntos o áreas de control en la organización existen:

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FECHA:

NIVELES DEL CONTROL

Igual que la planeación, el control se realiza en los diferentes niveles de la organización y se retroalimenta entre sí:

CONTROL ESTRATÉGICO

Está orientado al ___________ plazo y abarca _________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ejemplo: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CONTROL _________________

No es tan genérico ni tan amplio como el institucional, su dimensión de tiempo es el _____________ plazo y aborda cada unidad de la empresa, como un departamento o una división, o cada conjunto de recursos tomado aisladamente de los demás.

El control en el nivel intermedio implica el establecimiento de patrones, de seguimiento de resultados con los patrones establecidos para localizar las variaciones y las desviaciones. Con el fin de proporcionar indicaciones para las medidas correctivas que deben adoptarse. Para ello debe planearse y organizarse técnicas de medición. Como observación personal y los informes, e instrumentos de medición como estrategias y esquemas de procesamientos de datos, lo que demuestra una vez más la intima conexión entra las funciones administrativas que componen el proceso administrativo.

Ejemplo: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CONTROL OPERACIONAL

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FECHA:

Ejemplo: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

TALLER No 7.2: PROCESO DE CONTROL

Fecha: Equipo No:

Integrantes: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Realizar un esquema que represente el proceso de control y las diferentes herramientas que se usan en cada uno de ellos.

2. El docente distribuirá a cada equipo un departamento, función o proceso de la organización para que se presente una propuesta de aplicación de las fases del proceso de control y las herramientas que usarían para implementarlo.

PROCESO ASIGNADO: _______________________________________

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