ISO 9001:2008: PLANIFICACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

LUISA FERNANDA PATIÑO ARBELÁEZ

PRIMERA SEMANA:

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTOR: JAIME ANTONIO CASTELLANOS SUAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ARMENIA

QUINDIO

2015

Información suministrada por la empresa:

Cuenta con la misión, visión y objetivos organizacionales definidos en el año 2000.

No cuenta con manual de calidad, ni definición de procesos. Tiene 3 sedes institucionales. Están definidos procedimientos en los departamentos de compras y

recursos humanos. Cuenta con 65 trabajadores; 20 de nómina y 45 contratistas. Hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontología y consulta

médica general.

De acuerdo a lo anterior usted debe:

Realizar un análisis situacional de la empresa con base en la información suministrada.

R/ De acuerdo a la información anterior, es necesario de primera mano revisar y redefinir la plataforma estratégica de la empresa, debido a que su contexto se encuentra desactualizado por muchos años.

Por lo tanto, esta actualización debe hacerse con la orientación, aprobación y compromiso de la dirección, con el fin de facilitar la aplicación e implementación de un sistema de gestión de calidad.

También se deberá verificar dentro de la planta de personal si existe el personal idóneo para adelantar un proceso de certificación, de lo contrario se deberá gestionar para la iniciación de un proceso de sensibilización del personal sobre el sistema, buscar sus intereses y unirlos con compromisos orientados hacia la certificación. A su vez definir claramente las funciones a realizar por el personal de la empresa, socializar procesos ya analizados y reestructurarlos y normalizar su aplicación.

Es necesario revisar información de la empresa de salud, con el fin de verificar su cumplimiento de los requisitos mínimos de calidad, comprobar si ha iniciado procesos de acreditación que faciliten llegar a obtener procedimientos eficaces orientados a la gestión de calidad. Así mismo revisar los procedimientos en las áreas administrativas y asistenciales de la empresa, pasando por análisis de métodos, incluyendo los procedimientos de compras y recursos humanos.

Adelantar un proceso de formalización de tablas de retención documental acorde a los procesos y que facilite el registro y la evidencia de los mismos para los requerimientos o necesidades de información, tanto del cliente interno como del externo o usuarios de la empresa.

Por último el proceso de certificación deberá adelantarse de manera integral en las 3 sedes de la empresa saludable, con el fin de generar mayor impacto social, y

disminuir los costos de sensibilización y capacitación del personal de manera continua y personalizada.

Definir qué actividades deberán plantearse para realizar un adecuado proceso de documentación, implementación, seguimiento y posterior certificación del Sistema de Gestión de la Calidad.

1. Compromiso y dedicación de la dirección2. Sensibilización del personal3. Capacitación continua4. Revisión de procesos5. Normalización de los procesos6. Gestión documental7. Autoevaluación del proceso diseñado8. Revisión de no conformidades9. Replanteamiento de procesos10.Solicitar evaluación externa11.Corrección de no conformidades12.Solicitar certificación13. Implantar mejoramiento continuo14.Certificación.

Realizar un diagrama de Gantt, en el cual usted deberá incluir por cada actividad definida: los objetivos, recursos necesarios para la ejecución, tiempo estimado de ejecución, costos ($) en los que se incurren para el desarrollo de la actividad y los responsables en el proceso de ejecución y supervisión. Recuerde que para realizar un diagrama de Gantt debe consultar el documento que se encuentra en el botón Documentos de apoyo/ Documentos complementarios/ Documentos complementarios unidad 1, del menú del programa de formación.

RONOGRAMA DE ACTIVIDADES

SEMANAS

NOMBRE ACTIVIDA

D

RESPONSABLE

DESCRIPCION ACTIVIDAD

DIAGNOSTICO

Director de Calidad

Estudio del sistema actual de calidad y acciones a seguir en

implementación SGC.Y grado motivacional en planta.

SENSIBILIZACION

Director de calidad

Gerente

Dar a conocer las bondades del trabajo en equipo, del SGC y cumplir requisitos del cliente. A todo el personal

Director de Calidad

Gerente

Coordinador de procesos

Supervisoras

Políticas y objetivos de calidad de la Organización. Documentar instructivos, cartas de control, estructura del modelo de calidad

CAPACITACION

Director de calidad

Coordinador de

Dar a conocer y sensibilizar los fundamentos del SGC ,para la organiza

procesos

Supervisoras

ción

IMPLEMENTACION

Director de calidad

Coordinador de procesos

Supervisoras

En todas las áreas de la empresa.

MEJORAMIENTO

Director de calidad

Coordinador de procesos

En todas las áreas de la empresa observar cambios en documentación

AUDITORIA

INTERNA

Director de Calidad

En todas las áreas de la empresa.

NO CONFORMI

DADES

Director de Procesos

En todas las áreas de la empresa

Supervisoras

.

Definir los recursos que la empresa debe tener en cuenta en el Rubro1 Calidad de su presupuesto anual organizacional, para mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad después de su certificación.

RECURSOS NECESARIOS

CONCEPTO VALOR MES VALOR AÑO

HUMANOS

Director de Calidad $5.560.600 $66.727.200

Estudiante en práctica de Ingeniería $ 642.000 $7.704.000

FÍSICOS

Bienes oficina de calidad $14.592.000 $14.592.000Por tratarse de activos fijos no se multiplican por los doce (12) meses, pero si se le aplica la depreciación a 10 años.

Papelería $1.635.000 $19.620.000

TECNOLÓGICOS

Computador e impresora $ 1.850.000 $ 1.850.000 Son activos fijos los cuales se deprecian a cinco (5) años.

Sistema de Información para Gestión de Calidad

$ 27.500.000 $ 27.500.000Software empresarial, al adquirirse solo una vez es correspondiente.

Intranet $ 245.000 $2.940.000

Internet $ 65.000 $780.000

Medios de comunicación $78.000 $936.000

OTROS

Presupuesto de capacitación y entrenamiento de empleados

$ 3.680.000 $3.680.000Gasto correspondiente al año, porque la capacitación se hace al comienzo y una corta en la mitad. NO se hace mensual.

Auditoria de Seguimiento $ 3.800.800 $7.601.600 Se hacen 2 mientras se concluye implementación

1

Total $59.648.400 $153.930.800

Gastos Imprevistos(5% Total) $2.982.420 $7.696.540

TOTAL $62.630.820 $161.627.340

Conclusiones

El implementar un Sistema de Gestión de Calidad muestra la necesidad de la adecuación organizativa de las actividades que se planean durante el tiempo planeado para ello.

Organizando un presupuesto que se lleve acorde a las necesidades del Sistema de Gestión de Calidad, para contar cuáles serán los costos mensuales en que se incurrirán en su implementación.

Dentro de la planificación las herramientas claves están: EL PRESUPUESTO Y EL DIAGRAMA DE ACTIVIDADES, para empezar a implementa un Sistema de Gestión de la Calidad.

Se debe ser claro ante la dirección, esto NO ES UN GASTO ES UNA INVERSION, que hará en el futuro a la empresa más competente frente a sus clientes y así obtener mayor mercado.