ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1

DENCY MARA MORENO PINO Aprendiz

ERINELA PEARANDA GOMEZTutora

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL2015

INTRODUCCIN

El presente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia del estudio de la organizacin documental en las organizaciones con el desarrollo de esta actividad se busca identificar, conocer la clasificacin de los documentos para as desarrollar los procesos de ordenacin y descripcin de los documentos en las entidades pblicas privadas. Esta actividad permite afianzar y reforzar conocimientos expuestos hasta el momento en el curso.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Este proceso comprende un conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una empresa.

PRODUCCIN DOCUMENTAL

Esta hace referencia a los documentos que se generan o reciben como consecuencia del ejercicio de las funciones (procesos y procedimientos de una entidad).

RECEPSIONPodemos definir la recepcin y despacho de documentos a un proceso continuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en cualquier institucin, por pequea que sea sta, se debe tener un conocimiento bsico de correspondencia para poder diligenciar y administrar la cantidad de informacin que circula por all.

Este departamento es uno de los ms importantes, si lo vemos en el aspecto que tiene la responsabilidad de distribuir la informacin que recibe del exterior de manera ordenada, correcta y a tiempo a cada una de las dependencias de la empresa o institucin a que valla dirigida.

Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos, por ejemplo se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Hoy en da las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

DISTRIBUCION

Si su empresa requiere enviar o recibir archivos, ya sea para clientes (acceso pblico) o a nivel organizacional (acceso restringido a usuarios), no hay mejor forma que incorporar este mdulo dentro de su sitio web.

Con esta aplicacin es posible subir archivos (upload) a un directorio determinado, los cuales posteriormente podrn ser bajados (download) por quien lo requiera, de acuerdo con las medidas de seguridad de su empresa.

TRAMITETrmitees lagestino diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo, o losformulismosnecesarios para resolver unacosao un asunto.

ORGANIZACIONConjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.

CONSULTAConsulta del documento. La direccin del Archivo General puede excluir o restringir la consulta de aquellos documentos originales que por su antigedad o estado de conservacin considere necesario. En estos casos propone soluciones alternativas que faciliten su consulta. La consulta, en cuanto a forma y plazos, de los documentos producidos por la UA se determina segn lo dispuesto en la normativa vigente. Para la documentacin de carcter histrico rige la libertad de consulta. Los requisitos de acceso a los fondos privados se rigen por las condiciones acordadas por las partes firmantes en el correspondiente documento de donacin (F02-PC16). El/la gestor/a del Archivo General localiza en el catlogo documental la documentacin solicitada y la entrega al usuario.

CONSERVASIONLa conservacin totalse aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informansobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia.La conservacin de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde tiempos remotos. Como resultados de la utilizacin de tcnicas y productos qumicos modernos, se ha desarrollado una nueva ciencia: la conservacin preventiva, menos costosa que la nica otra alternativa existente, la restauracin. Se conocen diversas tcnicas de higiene ambiental, de desacidificacin preventiva, de proteccin contra incendios y restauracin.

No podramos utilizar los archivos que hoy poseemos si no se los hubiera cuidado adecuadamente a travs de los siglos. En pocas remotas, la conservacin de los archivos era la preocupacin principal no solo de quienes lo custodiaban, sino de quienes lo producan. Se los inscriban sobre materiales durables, como pergaminos, vitelas, hojas de palmeras y corteza de abedul, tabletas de arcillas, piedras, hojas de cobre, papiro, tela, etc. Actualmente los archivos se confeccionan con materiales como papel, pelculas, cintas, impresos, cartas perforadas, etc. cuya durabilidad, en muchos casos, no es evidente, lo que plantea a los archivistas el problema de conservarlos en funcin de criterios cientficos modernos. Como es sabido, durante las dos guerras mundiales, y posteriormente, se desarrollaron tcnicas con ese propsito, las cuales se estn volviendo anticuadas, en algunos pases han emprendido investigaciones tendientes a desarrollar nuevas tcnicas, que sean ms seguras.

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOSSeleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.MARCO NORMATIVO DEL PROCESOConstitucin Poltica de 1991Artculo 63.Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.Artculo 70.CN Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin.Artculo 71.La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.Artculo 72.El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado.Ley 47 de 1920.Proteccin del patrimonio documental y artstico.Ley 14 de 1936.Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.Ley 163 de 1959.Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin delpatrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin.Ley 39 de 1981.Artculos 1,2, 3 y 4.Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.Ley 80 de 1993.Artculo 39.Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que demanden la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.Decreto 2527 de 1950.Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.Decreto 3354 de 1954.Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio.Decreto 264 de 1963.Defensa y conservacin patrimonio.Decreto 960 de 1970.Estatuto Notarial.Decreto 2620 de 1993.Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos.Decreto 2649 de 1993.Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artculo 134.Conservacin y destruccin de libros.Decreto 998 de 1997.Transferencias documentales secundarias.Decreto 1145 de 2004.Guarda y custodia hojas de vida.Acuerdo AGN 007 de 1994.Reglamento General de Archivos.Artculo 18.Crea el Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.Artculo 23.Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin.Artculo 25.Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico.Acuerdo AGN 08 de 1995.Transferencias documentales secundarias.Circular AGN 03 de 2001.Transferencias documentales secundarias.Circular AGN 01 de 2004.Inventario de documentos a eliminar.NTC 3723.Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatinasales de plata de 16 mm y 35 m. Tcnica de operacin.NTC 4080.Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado,aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.NTC 5174.Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina yplata.NTC 5238.Micrografa: microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

GLOSARIOAcceso a Documentos de archivoDerecho de los Ciudadanos a consultar LA INFORMACIN Que conservan los Archivos Pblicos, Trminos Consagrados por laLey.

Almacenamiento De DocumentosAccin de guardar Sistemticamente en documentos de archivo en espacios, mobiliarioy unidades de Conservacin apropiadas.

Coleccin documentalConjunto De Documentos Reunidos SEGN Criterios subjetivos Y Que por lo del tanto no estructure Una Tiene Orgnica ni Responde a los Principios de respeto a la procedencia y al Orden originales.

Documento original deFuente primaria de informacin con todos los Rasgos y Caractersticas Que permiten Garantizar su Autenticidad e Integridad.

Documental EliminacinActividad resultante de la disposicin final de sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental prrafo aquellos documentos quehan perdido sus valores primarios y secundarios, el pecado perjuicio de conservar su informacin in otros soportes.

FoliarAccin de numerar hojas.

Gestin documentalConjunto de Actividades Administrativas y Tcnicas, tendientes a la Planificacin, Manejo y Organizacin de la Documentacin producida y recibida por las Entidades, Hasta desde su origen destino definitivo con el Objeto de facilitar su utilizacin y Conservacin

Documental RetencinPlazo Que los Documentos Deben Permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, Tal Como se consigna en la tabla de retencin documental.Tabla de documental retencinListado de serie, con sus correspondientes tipos documentales, una las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital importancia de los documentos.

Enlace - El Acuerdo 042 de 2013 (Del art.1 al arte.6)Enlace - http: // www.slideshare.net/Camavi86 / ntc-4095 (Punto 1 al 3)CONCLUSINConsidero que es un tema de suma importancia el cual nos imparte conocimientos, con la realizacin de este pude conocer conceptos de archivo los cuales eran desconocidos para m los y que en la vida profesional me van a permitir desarrollar las actividades con eficiencia y de la mejor manera.

Este proceso lo que permite es mejorar el control y organizacin de los documentos contribuyendo as al logro de los objetivos empresariales.