Acuerdo Gubernativo 3 70PALACIO NACIONAL Acuerdo Gubernativo
Nmero M. De E. 3-70 EL PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPBLICA,
CONSIDERANDO: Que los archivos de los establecimientos educativos
oficiales y privados se encuentran en su mayora desorganizados
situacin que ha afectado sensiblemente el desarrollo de las
actividades administrativas de los propios establecimientos, de las
autoridades educativas y los intereses de las personas que
consultan los archivos o solicitan constancias legales de sus
documentos; CONSIDERANDO: Que adems de las funciones especficas de
los archivos escolares, sus fondos documentales son una expresin
importante de la actividad educativa en dichos centros a travs del
tiempo; un testimonio de su evolucin docente; la historia misma de
la vida de la escuela; constituyendo por estas circunstancias un
valioso material para el investigador de la historia de nuestra
educacin; CONSIDERANDO: Que por tales motivos es urgente proceder a
la organizacin cientfica y tcnica de los archivos escolares,
mediante sistemas modernos de catalogacin, clasificacin y registro,
que los hagan ms funcionales y tiles; que asimismo es urgente
dictar las normas jurdicas que regulen esta organizacin y su
funcionamiento con iguales propsitos; CONSIDERANDO: Que la
organizacin y funcionamiento de los archivos escolares debela
armonizarse con lo preceptuado en el Decreto del Congreso N 1,768,
del de julio de 1968, que crea el Archivo General de Centroamrica
como una Institucin del Estado y una dependencia del Ministerio de
Educacin; POR TANTO, A C U E R D A: El siguiente: REGLAMENTO SOBRE
ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS ESCOLARES. CAPTULO
IARCHIVOS ESCOLARES ARTCULO 1. Los archivos escolares son
instituciones administrativas y fuentes de investigacin, destinadas
a la conservacin cientfica y tcnica de los fondos documentales
relacionados con la actividad administrativa y docente de los
establecimientos educativos oficiales y particulares. CAPTULO II
ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO ARTCULO 2. Todos los establecimientos
educativos que se encuentren funcionando o se crearen en el futuro,
de acuerdo a lo preceptuado en la Ley Orgnica de Educacin, estn
obligados a organizar su archivo y a velar porque cumplan con las
funciones que le son propias. ARTCULO 3. Los archivos que se
encuentren funcionando a la fecha y los que se funden en lo
sucesivo en cada centro educativo, debern organizar sus respectivos
archivos de acuerdo a sistemas modernos de catalogacin,
clasificacin y registro, a efecto, de que presente servicios
eficientes y cumplan integralmente con sus funciones. ARTCULO 4.
Para Los efectos de los artculos 2 Y 3 Los directores, secretarios
o maestros encargados del archivo, podrn solicitar la asesora
necesaria al Archivo General de Centroamrica o de personas o
instituciones, nacionales o extranjeras, versadas en la materia.
ARTCULO 5. Es responsable directo del archivo escolar el Director
del establecimiento; en los centros de educacin media, su
organizacin y funcionamiento queda a cargo del secretario u oficial
y en los establecimientos del nivel de educacin primaria estar a
cargo del director. ARTCULO 6. La consulta de los documentos
existentes en los archivos escolares solo podrn verificarse
mediante permiso concedido por el Director y durante horas hbiles.
La extensin de certificaciones y obtencin de fotocopias, fotografas
o microfilms, deber sujetarse a las mismas prescripciones. ARTCULO
7. Los archivos escolares funcionarn en locales especiales que
renan las condiciones necesarias para la conservacin de los fondos
documentales; pero en los establecimientos en donde no existan
estos locales podrn funcionar en la Direccin o Secretara. CAPTULO
III DE LOS FONDOS DOCUMENTALES DE LOS ARCHIVOS ESCOLARES: ARTCULO
8. Son los fondos documentales de los archivos escolares los
siguientes: a) Los acuerdos de nombramiento del Director, personal
docente, administrativo y de servicio;b) Nmina del personal
conteniendo los siguientes datos: Ttulo, clase escalafonaria,
registro, nivel, rea, fecha de toma de posesin, nacionalidad, nmero
de cdula de vecindad, direccin y dems datos que contribuyan a su
identificacin; c) Nmina de sueldos devengados por el personal
docente, administrativo y de servicios; d) Nmina de los alumnos
inscritos; e) Acuerdos de creacin de los centros privados; f) Actas
de revalidacin de los mismos centros; g) Cuadros de exmenes
parciales; h) Cuadros de exmenes de promocin y recuperacin,
empastados por quinquenios; i) Actas y cuadros de exmenes
extraordinarios y dems contemplados en el reglamento respectivo; j)
Cuadros de resumen general; k) Los ejemplares impresos,
mimeografiados o a mquina de los seminarios realizados por los
alumnos de los distintos ciclos, especialmente los realizados por
los alumnos de los ltimos grados de los ciclos diversificados; l)
Actas de calificaciones de exmenes finales en los centros de
educacin media; m) Actas de exmenes de graduacin, seminarios y
otros documentos de esta naturaleza. n) Correspondencia recibida de
las autoridades de educacin, de otros ramos, padres de familia,
instituciones oficiales o particulares y agencias o miembros de la
Comunidad; ) Copia de la correspondencia enviada por la Direccin,
la Secretara o los maestros, relacionada con la actividad docente;
o) Libros de actas, inscripcin, inventario, cuentas, actas de la
direccin y cuerpo de profesores, registro estadstico, movimiento de
personal, conocimientos, asistencia de maestros; p) Expedientes
fenecidos que, por su propia naturaleza deben quedar en el
establecimiento; q) Documentos de exalumnos que por cualquier
circunstancia no hayan sido recogidos en su oportunidad; r) Leyes,
decretos, acuerdos, reglamentos, circulares y disposiciones del
Ministerio de Educacin o de otros ministerios que se relacionen con
la actividad educativa;s) Cualquier documento que a juicio del
Director o encargado del Archivo tenga inters educativo y merezca
conservarse. ARTCULO 9. Los test ya utilizados debern conservarse
debidamente clasificados por espacio de seis meses en el Archivo,
transcurridos los cuales el Director y encargado del Archivo debern
proceder a su incineracin, levantando acta. CAPTULO IV DE LA
INSPECCIN DEL ARCHIVO ESCOLAR ARTCULO 10. Corresponde al Director
del Archivo General de Centroamrica, como lo prescribe el Artculo
18 del Decreto del Congreso N 1,768, la inspeccin de los archivos
escolares. Esta funcin puede ser delegada por la Direccin General
de Educacin en los Supervisores Administrativos. ARTCULO 11. La
inspeccin ordinaria de los archivos escolares deber verificarse
durante los primeros meses del ciclo escolar y la extraordinaria
cuando la Direccin General de Educacin as lo disponga. ARTCULO 12.
De las visitas de inspeccin a los archivos escolares el Director
del Archivo de Centroamrica, o los supervisores de educacin en su
caso, levantarn acta circunstanciada, dando normas y orientacin
para su mejor organizacin y funcionamiento. CAPTULO V DISPOSICIONES
GENERALES ARTCULO 13. Cuando un establecimiento educativo deje de
funcionar o sea clausurado, sus fondos documentales pasarn
directamente al Archivo General de Centroamrica. Los
establecimientos educativos clausurados o que a la fecha de emisin
del presente Reglamento, hayan dejado de funcionar debern entregar
sus fondos documentales al Archivo General de Centroamrica en un
trmino de treinta das a partir de la fecha de su publicacin.
ARTCULO 14. La entrega de la documentacin a que se contrae el
artculo anterior deber hacerse dentro de los treinta das siguientes
a la fecha en que haya sido resuelta su clausura o suspensin por el
Director del establecimiento al Director del Archivo General de
Centroamrica, con la intervencin de un Supervisor Administrativo de
Educacin; de la entrega deber levantarse acta circunstanciada.
ARTCULO 15. La falta de cumplimiento de los artculos 13 Y 14 Del
presente reglamento, da lugar a que el Ministerio de Educacin
deduzca las responsabilidades legales correspondientes a los
Directores o propietarios de los centros suspendidos o clausurados,
por la retencin u ocultacin de los documentos. ARTCULO 16. De la
falta de cumplimiento de los artculos citados, tomarn razn la
Direccin de Personal y Estadstica y Escalafn, a efecto de no
autorizar a los directores que no llenen este requisito para que en
el futuro puedan dirigir centros educativos privados, ni ocupar
cargos docentes.ARTCULO 17. Para la revalidacin anual de los
establecimientos privados de Educacin, ser requisito indispensable
la existencia del archivo en la forma y circunstancia que establece
el presente reglamento. ARTCULO 18. El presente reglamento entrar
en vigor el primero de enero de mil novecientos setenta. C O M U N
Q U E S E: MNDEZ MONTENEGRO El Viceministro de Educacin, Encargado
del Despacho FELIX HERNNDEZ ANDRINO
