Lección 1: Conceptos fundamentales sobre empresas y administración

Actividades esenciales para el éxito de una empresa.

Actividades del proceso administrativo.

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Objetivos de esta lección

Al final del esta lección usted debería ser capaz de identificar:

¿El concepto general de administración se aplica a la gestión

de Bodegas?

¿Qué se entiende por empresa y cuál es su finalidad?

¿Qué es la administración y cuál es su importancia?

Empresa

Administración

Bodegas

Preguntas claves de la lección

Considere las siguientes preguntas y busque las respuestas a lo largo de esta lección.

¿Qué es la empresa?

Las empresas son organismos cuyo objetivo esencial es producir bienes y servicios para satisfacer necesidades de la comunidad.

Las empresa pueden ser de propiedad pública o privada.

Puede considerarse que todas las empresas están formadas por dos partes. Una parte que determina necesidades de los consumidores y define aquello que los satisface, y la otra que produce y/o entrega lo que se va a entregar.

Más sobre las empresas

Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa están estrechamente relacionadas entre sí.

A lo largo de esta lección hablaremos indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compañía" o "firma", si bien los últimos dos términos se aplicarán generalmente a las empresas del sector privado.

Empresa industrial productiva

Su objetivo es producir bienes, entendiéndose por éstos a elementos físicamente identificables tales como: zapatos, muebles pinturas, medicamentos, etc.

Industrias manufactureras

Industrias de elaboración

Industrias extractivas

Edificación Ingeniería civil y obras públicas (excepto la edificación)

Agricultura (en escala industrial)

Empresa industrial de servicio

Se entiende como servicio a una acción que no se aprecia a simple vista. Ejemplo de servicio son:

Mantención y reparación

Transporte

Producción de energía eléctrica y otros servicios públicos

Reparación, conservación, limpieza

Distribución (al por mayor y Retail)

Hoteles y Restaurantes

Información y servicios de esparcimiento

¿Qué es la administración de empresas?

“Administrar es el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente que permita a individuos que trabajan en grupos lograr eficientemente objetivos seleccionados” (Koontz).

“Proceso de llevar a cabo las actividades eficientemente con personas y por medio de ellas” (Robbins).

Realizar aquello que se ha pensado y hacerlo a través de las personas, dando órdenes, influyendo, o convenciendo.

¿A qué se dedica la administración?

Según la OIT, la administración “se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los intereses y el cumplimiento de las normas dentro de la empresa”. (Manual de administración, 1980)

El rol de las personas en la administración

Las personas dan vida a las empresas y a su administración. Tanto las que trabajan en ellas, como las personas ajenas a la misma.

Detrás de cada idea debe haber personas que las pongan en acción, pues hay que conseguir que aquello que se ha pensado suceda correctamente. A estas personas se les llama Administradores.

El administrador hace uso de todas las herramientas y técnicas a su alcance para orientar y dirigir el quehacer dentro de la organización, permitiendo lograr con eficiencia los objetivos definidos.

Desafíos al estudiante

Busque al interior de Finning respuesta para las siguientes preguntas. Comparta sus respuestas con el instructor a través del correo electrónico.

¿Cuál(es) son los objetivos el área de Almacenamiento

en Finning?

¿Qué se entiende por eficiencia en el área de

almacenamiento de Finning?

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El proceso administrativo

Un proceso es un conjunto de fases ligadas secuencialmente, lo que significa que para empezar una nueva fase o actividad ha debido realizarse previamente la anterior. La forma correcta de ver la actividad de administrar es considerarla como un proceso.

Planificar Organizar Dirigir Coordinar y

controlar

Planificar

Planificar es la función esencial de la Administración. Planificar es marcar los objetivos y metas, es determinar adónde se quiere llegar, explorar las posibilidades reales de hacerlo y preparar los programas de acción para ello.

La planificación requiere facultad de prever. Es decir, de mirar de antemano hacia el fin determinado.

El administrador debe determinar qué trabajo deberá desempeñar cada uno de los miembros del grupo así como la carga máxima de trabajo.

Organizar

Organizar es crear una estructura en la organización, determinando tareas y funciones, estableciendo su dependencia, fijando unidades y la forma de agruparlas, así como la forma en que éstas se comunican.

Una vez que se ha determinado el curso, el paso siguiente es distribuir o asignar cuáles serán las actividades que correspondan a los integrantes del grupo, a este trabajo se le llama organización.

Dirigir o mandar

Dirigir al personal, motivarlo, seleccionarlo, adecuar el trabajo a las capacidades para realizar actividades definidas en las fase de planificación y organización. Es necesario que el administrador tome medidas para iniciarlas y que continúen funcionamiento tanto tiempo como se requiera para alcanzar los objetivos. Este trabajo se llama ejecución, que significa literalmente "poner en obra“ o "desempeñar".

Coordinar y controlar

Coordinar es armonizar y unir todos los esfuerzos de la organización para que colaboren de una forma integrada en la consecución de los objetivos.Controlar es vigilar para que todo suceda de acuerdo con lo fijado, lo ordenado o las reglas establecidas.

Los administradores han comprobado que es muy conveniente "verificar" o "seguir el curso" de lo que se está haciendo, con el fin de asegurarse que el trabajo que están haciendo otros progrese satisfactoriamente hacia el objetivo predeterminado.

La importancia del control

Otra dimensión del control es ejercer acciones para corregir las desviaciones que se generan producto de las discrepancias, factores imponderables, malos entendidos u obstáculos en el proceso administrativo.

El control y vigilancia son absolutamente necesarios para evitar que se produzcan problemas con los clientes. Algunos tipos de controles son:

Control automático por etiquetas

Control vía peso

Control manual por unidades (conteo físico).

Funciones

clave en una

empresa

productivaPersonal

ComercializaciónProducción

Finanzas

Funciones clave en una empresa productiva

Funciones de

apoyo o

asesoras en

una empresa

productiva

Inventarios

InformáticaContabilida

d

Jurídica

Funciones de apoyo en una empresa productiva

¿Qué porcentaje de la Planificación de despachos de la empresa se lleva a cabo?

¿Cuál es la definición de calidad en su trabajo y cómo se controla?

¿Qué porcentaje de lo despachado se devuelve como No conformidad?

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Desafíos al estudiante

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Lección 2: Generalidades sobre Administración de Bodega

Preguntas claves de la lección

Considere las siguientes preguntas y busque las respuestas a lo largo de esta lección.

¿Cuáles son procedimientos importantes en una bodega?

¿Qué es administración de Bodegas, cuál es su importancia y

beneficios?

¿Cuál es el valor agregado que aporte una bodega?

Administración

de

Bodegas

Administración de bodega

“Es aquella administración que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los materiales y productos al interior de las bodegas y de verificar el cumplimiento de dichas disposiciones”

La administración de bodegas es parte esencial de la satisfacción al cliente. Incluye todas fases del proceso administrativo aplicados a los objetivos de una bodega, que son:

Reducir los deterioros, mermas, perdidas y otras bajas que se pueden producir en el almacenamiento y que afectan justamente los costos de la empresa.

¿Qué es una Bodega?

Es un espacio físico o depósito temporal de mercadería de la empresa.

La utilización del espacio disponible implica una constante traslado de los artículos a lugares más convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicación a nuevas recepciones.

Procedimientos generales en una bodega

Para realizar una gestión eficiente, deben seguirse procedimientos genéricos a cualquier tipo de bodega. No obstante pueden existir otros específicos según el tipo de material y características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.

Los procedimientos genéricos son:

Recepción

Almacenamiento

Despacho

Reportar anormalidades

Registros de control

Recepción

Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que la cantidad y calidad correspondan a lo establecido en la Orden de Compra, Factura o Guía de Despacho del proveedor.

Cualquier irregularidad en la recepción se debe informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo según corresponda,

Almacenamiento

Almacenar es resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones para su posterior uso o despacho.

Despacho

Despachar es enviar al cliente o a alguna otra ubicación bienes o materiales según la cantidad y especificaciones establecidas en una Solicitud de Abastecimiento.

Reportar anormalidades

Se deben informar a la Jefatura situaciones anormales tales como: problemas de seguridad, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser abiertas con facilidad desde el exterior, rejas en mal estado que permitan el ingreso de personas o animales al interior de bodegas, cables eléctricos con roturas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas, deterioros, etc.

Registros de control

Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

Beneficios de la administración en bodega

Son muchos lo beneficios que genera una adecuada administración de bodega. A continuación enumeramos algunos

Reduce tareas administrativas y agiliza el resto de procesos logísticos

Optimiza los activos al mantener cantidades en stock

Aumenta la satisfacción del cliente (rapidez y fiabilidad en la entrega)

Reduce pérdidas y maximiza el volumen de producto disponible

Minimiza la manipulación y transporte interno

Beneficios económicos

La adecuada administración de bodega reduce los costos, permitiendo precios más competitivos, aumentando las utilidades para la empresa.

Ayuda a tener más satisfacción del personal y mayor fidelidad de los clientes generando relaciones comerciales de largo plazo.

Desafío al estudiante

Busque al interior de Finning respuesta para las siguientes preguntas. Comparta sus respuestas con el instructor a través del correo electrónico.

¿Qué otros procedimientos cree que deban aplicarse en las bodegas en su empresa?

¿Qué otros beneficios trae para Finning la administración correcta de bodegas?

¿Existe algún tipo de bodega donde el producto almacenado aumente su valor?

Lección 3: Actividades en la administración de bodega

Preguntas claves para la lección

Considere las siguientes preguntas y busque las respuestas a lo largo de esta lección.

¿Cuál es la importancia de los registros en una Bodega?

¿Cuáles son las actividades esenciales de la administración

de bodegas?

¿Qué tareas están relacionan con cada una de las actividades

de la administración de bodegas?

Actividades

en una

Bodega

Recepción Almacenamiento

DespachoRegistros

Actividades en una bodega

Recepción de mercaderías

Son relacionadas con el control de ingreso de materiales a las bodegas de almacenamiento.

El encargado de las Bodegas debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en general adquiridas por la empresa.

Recepción de mercaderías

La recepción de mercaderías debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que estos correspondan a los especificados en alguna Orden de Compra.

De ser necesario una revisión técnica, se debe solicitar la participación del solicitante de la compra.

En lo posible se pedirá que los vendedores entreguen los artículos de lunes a viernes, por ejemplo, entre las 8:30 horas y las 16:30 horas.

Almacenamiento

Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas mas adelante en Distribución de Bodegas.

No debe olvidar que desde el momento en que recibe una mercadería, es responsable de cantidad, de su protección y seguridad.

Entrega de mercaderías

Para la entrega de materiales, debe pedir que las órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con medio día de anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.

No debe entregar ningún artículo sin algún documento escrito en los formularios dispuestos en la empresa.

Registros

Corresponde al control administrativo de los materiales, su ingreso, la distribución y la salida de ellos.

Los registros típicos son:

Órdenes de Compra (copia).

Vales de requisición o entrega.

Plano de bodega y distribución

Guías de Despacho

Guías de Ingreso

Desafío al estudiante

Busque al interior de Finning respuesta para las siguientes preguntas. Comparta sus respuestas con el instructor a través del correo electrónico.

¿Existen áreas más importantes que otras en las Bodegas de Finning? Explique.

¿Qué tipos de documentos se utilizan en su empresa y cuál es su utilidad?

Lección 3: Casos de Estudio

Introducción a los casos

Los casos que se revisan a continuación están basados en problemas reales encontrados en instalaciones de almacenajes de distintas organizaciones.

Los problemas son simples, pero ocasionaron modificación de planes de producción y despacho, entregas ineficiente al cliente o perdidas de tiempo, y lo mas importante un aumento en los costos de la gestión de bodegas.

Caso 1:Transporte interno

Lea atentamente el caso y determine ¿Qué procesos administrativos fallaron y por qué?

Una empresa cuenta con una bodega ubicada a 70 metros de la entrada principal. Para el traslado de los productos se usa un carro enganchado a una moto de playa con cuatro ruedas (aprox. 300 kg. de capacidad por carga).

El encargado designó a uno de sus ayudantes para realizar el traslado. El ayudante no posee documentos para conducir, pero como el traslado se realizaría en forma interna, no se demasiada importancia.

Después de varios meses sin ningún accidente, el ayudante perdió el control del vehículo, estrellándose contra los automóviles de la gerencia, ocasionando diversos daños.

Caso 2: Ubicación de pallets

¿Qué parte de la administración falló y qué Normas aplicaría usted a la siguiente situación?

Un proveedor envía uno de sus camiones siempre con el mismo personal, lo que permitió que chofer, bodeguero y recepcionista se conozcan y confíen mutuamente. Un día, el chofer solicitó al bodeguero que guardara unos pallets desde el viernes hasta el lunes por la mañana de la semana siguiente. El bodeguero accedió.

Por la noche y debido a las bajas temperaturas, los guardias están autorizados a encender fuego en tambores, usando los pallets que quedan en los patios, por lo que sin saberlo.

El lunes por la mañana llegó el chofer a buscar sus pallets y se encontró con que habían sido quemados. Molesto por esto, recurrió a la gerencia para presentar el reclamo. La gerencia pidió explicaciones al encargado de recepción, quien dijo a su vez, que su jefe, el encargado de bodega lo había autorizado. Por lo demás, no existía ningún documento de recepción de los pallets.

Caso 3: Pedidos de fideos

Lea el siguiente caso e indique qué falló y qué no? ¿Despediría al Recepcionista?

El departamento de compras encarga a un proveedor la misma cantidad siempre: 200 Kg. de fideos. Debido a un sobre stock de la semana anterior, se encargaron esta vez, 150 Kg. El proveedor acostumbrado a enviar la misma cantidad, despachó 200 Kg.

El recepcionista notó la diferencia y devolvió al chofer los 50 Kg. de exceso, pero el chofer le dijo que guardara la diferencia para el pedido siguiente “por que ustedes siempre piden 200 Kg.” El recepcionista aceptó la idea y dio su conformidad a la guía de despacho, dejando constancia de la diferencia en las guías de recepción interna.

El proveedor envió la factura por 200 Kg. de fideos, pero Contabilidad al verificar contra la Orden de Compra, no procedió al pago hasta aclarar la diferencia.

Caso 4: Decisión del bodeguero

Después de leer, opine sobre ¿Cuál pudo ser la razón que llevó al Bodeguero a aceptar la recepción del material y qué consecuencias inmediatas pudo ocasionar esto a la empresa?

Un proveedor recibió oportunamente una Orden de Compra de su cliente donde se le indicaba la clase, cantidad y las especificaciones de calidad del producto a enviar debía enviar. El proveedor entregó el material el día fijado por el Departamento de Compras del cliente, pero se le hizo notar al recepcionista que el material que se entregaba era “similar, casi igual” al encargado, según lo que había dicho el vendedor que atendía regularmente a la empresa. El producto “variaba muy poco, casi nada” y por lo tanto se solicitaba que se aceptara.

El Bodeguero aceptó el producto y lo ingresó al almacén. Al retirarlo, Producción notó la diferencia por lo que rechazó el producto y le reclamó al Bodeguero por esta situación.

Evaluación módulo 1