República Bolivariana de VenezuelaInstituto Universitario Politécnico

“Santiago Mariño”Extensión Maturín

Escuela: Ingeniería de Sistema

Planificación de SistemasUNIDAD I: Administración de Proyectos

Profesora: Bachiller:

López Paola Ramos RogertSección “G” C.I: 24.501.202

Maturín, Abril del 2015

1. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 

“La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.” (Baker, 1999).

La administración de proyectos en si se encarga de la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

2. PLAN

El plan define a grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar el resto de niveles de la planificación para el mismo. Determina prioridades y criterios, cobertura de equipamientos y disposición de recursos, su previsión presupuestaria y horizonte temporal. Sería el nivel estratégico, con unas metas genéricas que dan sentido al resto de los niveles, de forma que no se hagan actuaciones aisladas sino que todas tengan una coherencia, una finalidad. Los planes, al requerir la preparación y la delimitación de pasos, constituyen una parte fundamental del comportamiento inteligente. Ejemplo:

3. PLANEACION

Planeación es decidir o identificar los objetivos que se van a alcanzar en un tiempo determinado para lograr un fin en específico, luego de esto lo siguiente es como alcanzarlos. La planeación es importante porque propicia el desarrollo de la empresa, reduce al máximo los riesgos y maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Esta consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización. Ejemplo:

4. PLANIFICACION

“La planificación… se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir… antes de que se requiera la acción”. (Ackoff, 1981)

En términos generales, por planificación se refiere al resultado de planificar alguna cuestión, tarea o actividad que lleva a cabo un ser humano. La planificación debe ser entendida básicamente como un proceso que implicará la observación de una serie de pasos que se establecerán a prioridad y para los cuales, quienes realizan la planificación, deberán utilizar una serie de herramientas y expresiones. En una planificación se ejecutarán diversos planes desde su concepción y operación en los diferentes niveles, porque realiza acciones en base a la planeación de cada uno de los proyectos y de ser necesario, se encarga de la operación en los diferentes niveles y amplitudes de la planeación. Ejemplo:

5. METAS:

Son los puntos a largo plazo que se desea realizar. Una meta es similar un objetivo que se establece como una aspiración que pretende ser alcanzada. El objetivo puede ser personal, económico, académico o de cualquier índole. La idea de objetivo como meta está presente en la cultura de manera permanente. Una parte de la actividad laboral funciona a través de objetivos y lo mismo sucede en la esfera académica. Al tener proyectos personales, se proyecta en nuestra mente cómo nos gustaría que fuera nuestro futuro y establecemos unas metas que queremos lograr.

6. OBJETIVOS:

Los objetivos son las razones por las cuales se llevan a cabo acciones a largo, mediano o corto plazo. La importancia de los objetivos reside entonces en el hecho de que permite que las personas se ordenen de mejor manera para saber cómo trabajar o actuar, qué cosas o resultados buscar. Los objetivos son importantes porque son lo que nos hace movilizar las cosas de una manera u otra. Sea que son conscientes y explícitos o inconscientes e implícitos, los objetivos son aquello que se tienen que lograr y por lo cual siempre se siguen realizando actividades tanto materiales, como intelectuales.

7. GRUPO DE PROYECTO

Los grupos de proyectos surgen como una respuesta flexible a las exigencias de la empresa y las cambiantes condiciones del entorno. En este sentido, muchas veces estos equipos se integran como personas que conforma

un mismo departamento y son designados a desarrollar una tarea, como también entre personas de diferentes departamentos y son designados a desarrollar una tarea, como también entre personas de diferentes departamentos y profesiones, que son convocados para un proceso específico.

Normalmente, estos grupos están formados por personas de distintas disciplinas y unidades funcionales que utilizan su experiencia especializada para sacar adelante el proyecto. En general, son trabajadores de cuello blanco, como investigadores, ingenieros, diseñadores y programadores, que colaboran en proyectos originales.

Tienen una duración limitada, pero larga, y sus productos son únicos. Las tareas que realizan son no repetitivas en su naturaleza y necesitan de gran cantidad de conocimiento, de juicio y experiencia. El trabajo que un grupo de proyecto realiza debería representar una mejora incremental sobre un concepto ya existente o una nueva idea radicalmente diferente, por lo que se caracterizan por su capacidad de innovación más que de implantación. Además, otras características son que disponen de una amplia autonomía y que en ellos resulta difícil evaluar el rendimiento porque sus resultados sólo se ven a muy largo plazo, cuando el trabajo ha finalizado.

Cuando finaliza el proyecto, los miembros del equipo vuelven a sus unidades funcionales o son trasladados a otros equipos para realizar otro proyecto. La utilización de este tipo de equipos multifuncionales ahorra tiempo a las empresas que necesitan realizar múltiples actividades simultáneamente, más que secuencialmente.

8. TIPOS DE PLANIFICACION

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.

Básicamente la planificación estratégica determina donde una organización estará en uno o más años, como va a lograr llegar a esa posición y como podrá saber si está en la posición deseada. La planificación estratégica usualmente está orientada a toda la organización en sí y no a un proyecto o producto específico.

PLANIFICACIÓN SITUACIONAL.

La planificación situacional consiste en la toma de decisiones y el control sobre lo realizado, dependiendo de a lo que se aplique, y que esté de acuerdo a la situación, el ambiente, y la anticipación de los resultados deseados.

PLANIFICACIÓN PROSPECTIVA.

Este tipo de planificación se refiere a la planificación a corto plazo. Bajo este tipo de planificación los objetivos deben ser alcanzados en el futuro cercano.

PLANIFICACIÓN HOLÍSTICA.

La planificación promueve la necesidad de converger hacia una visión integrada de todos aquellos aspectos que intervengan en el proceso de planificación. La planificación Holística es global y permanente, es un proceso integrado bajo una comprensión de tiempo continuo, en donde la visión de futuro se fundamenta en una visión del presente y a su vez tiene razón en el pasado.

9. CALENDARIO DE EVENTOS

Es una herramienta muy importante en la gestión de proyectos. Puede tratarse de un documento impreso o de una aplicación digital; que consiste en un ordenamiento en el tiempo de todos los pasos a realizar, teniendo una sucesión y la necesidad de no poder alterar el orden libremente para alcanzar el resultado de la mayor calidad posible. Ejemplo:

10. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS:

Las principales funciones de la administración de proyectos se engloban en planeación, organización, dirección y control.

Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.

La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

DIFERENCIA ENTRE LAS METAS Y OBJETIVOS

Metas y objetivos son a menudo utilizados indistintamente, pero la principal diferencia viene en su nivel de concreción.

METAS OBJETIVOS

Las metas son menos estructuradas Los objetivos son muy concretos

Las metas son a largo plazo Los objetivos se realizan generalmente en el corto o mediano plazo.

Las metas son vagas El éxito de un objetivo puede ser fácilmente medido.

Las metas son difíciles de cuantificar o poner en una línea de tiempo

A los objetivos debe dárseles una línea de tiempo para ser más efectivas.