PDGDe entre las características que debe o puede tener un líder, se destaca la efectividad, la inteligencia emocional, el autoconocimiento como conciencia de cualidades y carencias, la empatía, la pasión, tener objetivos claros y la innovación, ya que “siempre hay una manera mejor de hacer las cosas y la empresa que no innova en estos tiempos, desaparece”.Para liderar un proyecto es importante que el líder tenga claros los objetivos que persigue la empresa y que cuente con conocimientos en la forma de administrar un proyecto.

I. ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto o servicio único. Es una serie de actividades planeadas sistemáticamente en el tiempo con el fin de obtener un resultado específico.

Características de un proyecto. Todo proyecto que se inicie, debe poseer las siguientes características: - Tener fecha de inicio y fin. - Contar con objetivos específicos. - Avance y calidad medibles. - Contener actividades interrelacionadas. - Recursos limitados. - Costo y tiempo definidos.

Administración de Proyectos

II. Administración de proyectos

Es una técnica que tiene por objetivo organizar en forma lógica, secuencial y racional una actividad y sub-actividades, llevada a cabo para obtener las metas establecidas dentro de los parámetros fijados de antemano, considerando para ello la optimización de los recursos económicos, humanos y materiales disponibles. Para poder llevar a cabo una eficiente administración de proyectos, deben tomarse en cuenta tres elementos fundamentales, los cuales podemos ubicar en el siguiente triángulo:

III. Fases de la administración de proyectos

El concepto básico que todo administrador de proyectos debe de manejar es el referente al triángulo de administración de proyectos. Se trata de tener muy claro desde un principio cuál es el alcance del proyecto, el tiempo requerido y los recursos/presupuesto necesario para completarlo.

En un principio hay que identificar cuál es el alcance del proyecto, es decir cuáles son los requerimientos a satisfacer en el proyecto. Con base en esta información podemos determinar cuántos recursos (gente, herramientas, presupuesto) necesitamos para poder desarrollarlo, pero esto dependerá del tiempo en el que se requiera completar el proyecto.

Alcance

Tiempo Dinero

Administración de Proyectos

Administración de Proyectos

IV. Herramientas de la administración de proyectos

- Carta Descriptiva (Project charter)

Mediante este documento se reconoce de manera formal la existencia del proyecto. Debe ser claro, conciso y que permita con su lectura tener una visión panorámica del proyecto. Es la herramienta en la que se describe el diagnóstico que justifica un proyecto.

- Work Breakdown Structure (WBS)

Es la herramienta que describe la secuencia de actividades en un proyecto por primera vez.

Es la representación jerárquica del alcance del proyecto. Organiza y define el alcance total del proyecto, en forma de paquetes de trabajo, hasta el nivel que permita desarrollar una planeación y un control efectivos de las actividades que lo componen.

- Análisis de stakeholders (Grupos de interés)

Son aquellos individuos que se encuentran activamente involucrados en el proyecto, o bien, aquellos cuyos intereses se verán afectados de manera positiva por los resultados de éste.

- Matriz RACI

Es una herramienta que se utiliza para identificar las relaciones entre los integrantes del equipo, los stakeholders y las actividades o paquetes de actividades del proyecto.

- Gráfica de Gantt (Cronograma)

Es una herramienta básica para la administración de proyectos. Representa, mediante una gráfica de barras, las diferentes actividades programadas, su duración, así como los responsables de su ejecución.

- Análisis de riesgos

El riesgo se define como la incertidumbre de que ocurra uno o más eventos no deseados que pudieran obstaculizar o impedir el logro del proyecto. Generalmente están conformados por causas, efectos o factores dependientes o independientes entre sí.El análisis de riesgos es muy importante dentro de la administración de un proyecto, ya que, con base en los factores de riesgo, se podrá valorar la relevancia o grado de atención de los mismos.

- Cierre del proyecto

Consiste en verificar y documentar los resultados, así como en formalizar la aceptación de los entregables por parte de los stakeholders.Los entregables son los productos o resultados tangibles, generados por el grupo de trabajo para cumplir con una actividad o fase dentro de proyecto.

Conclusión

El uso de técnicas de administración de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo. Recuerda que tu postura como administrador de proyectos es muy importante, ya que las organizaciones modernas son muy completas como para excluir una administración efectiva y más específica. Además, tú eres la persona directamente encargada de proveer el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

“Un objetivo, una meta, un blanco, sirven para determinar la acción de hoy y obtener el resultado de mañana”.

Peter Drucker

IV. Herramientas de la administración de proyectos

- Carta Descriptiva (Project charter)

Mediante este documento se reconoce de manera formal la existencia del proyecto. Debe ser claro, conciso y que permita con su lectura tener una visión panorámica del proyecto. Es la herramienta en la que se describe el diagnóstico que justifica un proyecto.

- Work Breakdown Structure (WBS)

Es la herramienta que describe la secuencia de actividades en un proyecto por primera vez.

Es la representación jerárquica del alcance del proyecto. Organiza y define el alcance total del proyecto, en forma de paquetes de trabajo, hasta el nivel que permita desarrollar una planeación y un control efectivos de las actividades que lo componen.

- Análisis de stakeholders (Grupos de interés)

Son aquellos individuos que se encuentran activamente involucrados en el proyecto, o bien, aquellos cuyos intereses se verán afectados de manera positiva por los resultados de éste.

- Matriz RACI

Es una herramienta que se utiliza para identificar las relaciones entre los integrantes del equipo, los stakeholders y las actividades o paquetes de actividades del proyecto.

- Gráfica de Gantt (Cronograma)

Es una herramienta básica para la administración de proyectos. Representa, mediante una gráfica de barras, las diferentes actividades programadas, su duración, así como los responsables de su ejecución.

Administración de Proyectos

- Análisis de riesgos

El riesgo se define como la incertidumbre de que ocurra uno o más eventos no deseados que pudieran obstaculizar o impedir el logro del proyecto. Generalmente están conformados por causas, efectos o factores dependientes o independientes entre sí.El análisis de riesgos es muy importante dentro de la administración de un proyecto, ya que, con base en los factores de riesgo, se podrá valorar la relevancia o grado de atención de los mismos.

- Cierre del proyecto

Consiste en verificar y documentar los resultados, así como en formalizar la aceptación de los entregables por parte de los stakeholders.Los entregables son los productos o resultados tangibles, generados por el grupo de trabajo para cumplir con una actividad o fase dentro de proyecto.

Conclusión

El uso de técnicas de administración de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo. Recuerda que tu postura como administrador de proyectos es muy importante, ya que las organizaciones modernas son muy completas como para excluir una administración efectiva y más específica. Además, tú eres la persona directamente encargada de proveer el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

“Un objetivo, una meta, un blanco, sirven para determinar la acción de hoy y obtener el resultado de mañana”.

Peter Drucker