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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN EL MUNDO REAL EN EL MUNDO REAL PAOLA A. DE LOS RÍOS ALEJANDRO CARDONA LIZ STEPHANY JIMENEZ FRANCISCO GORDILLO

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN EL MUNDO REAL PAOLA A. DE LOS RÍOS ALEJANDRO CARDONA LIZ STEPHANY JIMENEZ FRANCISCO GORDILLO

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ADMINISTRACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN EL MUNDO REALPROYECTOS EN EL MUNDO REAL

PAOLA A. DE LOS RÍOS

ALEJANDRO CARDONA

LIZ STEPHANY JIMENEZ

FRANCISCO GORDILLO

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El buró federal de InvestigaciónEl buró federal de Investigación

“El gerente del proyecto”

Automated case file

Virtual case file

Objetivos:

•Instalación de una red de alta velocidad para enlazar a todas las oficinas

•Estaciones de trabajo con tecnología de punta

•Compartir información entre los empleados

Para lograrlos:

•Establecer nuevos procedimientos

•Elaborar un plan de contingencia

•Liderazgo senior más involucrado en el proyecto

•Planeación del tiempo

para hacer las pruebas

Supera los retos si se acoge a los principios de ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Trilogy

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GERENTE DEL PROYECTO

RESPONSABILIDADES

Liderazgo en la planeación,

organización y control para lograr

los objetivos

HABILIDADES

Capacidad de liderazgo firme, habilidad para

desarrollar personas, comunicación,

habilidades interpersonales, manejo

de estrés, resolver problemas y

administración de

tiempo.

“El gerente del proyecto”

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“El gerente del proyecto”

DESARROLLO DE LAS HABILIDADES NECESARIAS PARA SER GERENTE DE PROYECTO

1. Adquirir experiencia

2. Buscar retroalimentación de otros

3. Realice una autoevaluación y aprenda de sus errores

4. Entreviste a gerentes que tienen las habilidades que usted quiere desarrollar

5. Participe en programas de capacitación (aprenda de las tres fuentes: instructor, materiales y demás participantes)

6. Únase a organizaciones

7. Lea

8. Ofrézcase como voluntario

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“El gerente del proyecto”

DELEGACIÓN

•Requiere habilidades de comunicación efectiva

•Proporcionar una clara comprensión de los resultados esperados

•El gerente no debe decir a las personas como hacer las tareas

•Seleccionar a los miembros mejor calificados para cada tarea

•Tener confianza en los miembros del equipo

•Disponibilidad para dar asesoría y consejos

•Mostrar confianza en las capacidades

•Mantener al gerente y al equipo informados de las decisiones

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“El gerente del proyecto”

BARRERAS PARA LA DELEGACIÓN

• Interés personal en la tarea

• Piensa que puede hacerlo mejor o más rápido

• No tiene confianza en la capacidad de los otros

• Teme perder el control del trabajo

• Los miembros del equipo tienen miedo a la crítica o no tienen seguridad en si mismos

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“El gerente del proyecto”

NIVELES DE DELEGACIÓN

Investigue el problema. Déme todos los hechos y decidiré que hacer y quien lo hará

Investigue el problema. Dígame cuales son las opciones posibles y recomiéndeme una

Investigue el problema. Dígame que acción le gustaría que llevara a cabo. Espere mi aprobación

Investigue el problema. Dígame que acción llevará a

cabo. Hágalo a menos que le indique lo contrarío.

Investigue el problema y lleve a cabo una acción. Coménteme lo que hizo

Investigue el problema y lleve a cabo una acción. Decida si es necesario que me lo comente.

Menor nivel de delegación

Mayor nivel de delegación

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“El gerente del proyecto”

MANEJO DEL CAMBIO

Los cambios pueden ser:

• Por el cliente

• Por el equipo del proyecto

• Ocurrencias

• Requeridos por los usuarios

Aspectos más afectados:

• Presupuesto

• Fecha de terminación del proyecto

Importante:

• Establecer procedimientos sobre como se autorizarán los cambios

• No acordar los cambios de manera verbal

• Dejar claro al equipo que no se deben hacer cambios que aumenten los costos o retrasen el programaComo facilitar la implementación del cambio:

•Comunicación abierta (para reducir la resistencia al cambio)

• Lograr que los usuarios se comprometan con el cambio

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“El gerente del proyecto”

“El gerente tiene que manejar y controlar y controlar los cambios para que éstos

no se salgan de control”

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“Como elegir un equipo de proyecto”

1. Mantener el equipo lo más reducido posible: El esfuerzo de un equipo pequeño es más efectivo que el de uno grande

2. Buscar miembros con actitudes y comportamientos positivos: Es mejor una persona con buena actitud que una con habilidades específicas.

3. Equipo diverso: Con actitudes y estilos de toma de decisiones diferentes.

4. Familiaridad

EQUIPO: Grupo de personas que trabajan de manera interdependiente para alcanzar una meta en común.

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“Como elegir un equipo de proyecto”

DESARROLLO Y EFECTIVIDAD DEL EQUIPO DE PROYECTO

Etapas del desarrollo y crecimiento del equipo

1. Formación: Expectativas positivas y deseos de comenzar a trabajar. Se realiza poco trabajo. El gerente debe proporcionar dirección y estructura. Se debe discutir la conformación del equipo.

2. Conflicto: Surgen problemas y se incrementa la tensión. El gerente debe dirigir un poco menos que en la 1ra etapa y dar una mejor definición de las responsabilidades individuales.

3. Normalización: Se establecen las relaciones y los conflictos se han resuelto. El gerente reduce la dirección y asume la función de dar apoyo. La productividad aumenta.

4. Desempeño: El equipo está comprometido por lograr el objetivo del proyecto. Sensación de unidad y orgullo por los logros. Alto grado de interdependencia. Se forman subequipos para resolver los problemas. El gerente delega por completo la responsabilidad y la autoridad y actua como mentor.

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“Como elegir un equipo de proyecto”

EL EQUIPO DE PROYECTO EFECTIVO

•Comprensión clara del objetivo del proyecto: Alcance, nivel de calidad presupuesto y programa

•Expectativas claras sobre la función y responsabilidades de cada persona

•Orientación a resultados

•Alto grado de cooperación y colaboración

•Alto nivel de confianza

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“Como elegir un equipo de proyecto”

BARRERAS PARA LA EFECTIVIDAD DEL EQUIPO

Barrera SoluciónMetas poco claras Discutir periódicamente el objetivo del proyecto

Falta de claridad en la definición de funciones y responsabilidades

Reunirse con cada miembro al inicio y explicarle porque fue seleccionado. Mostrarle sus funciones y la de los otros miembros

Falta de estructura del proyecto Hacer que el equipo participe en el desarrollo del plan

Falta de compromiso Explicarle a cada persona la importancia de su función en el equipo. Reconocer los logros

Mala comunicación Reuniones regulares con agenda. Ubicar físicamente a todo el equipo en una misma área

Liderazgo deficiente Solicitar retroalimentación al equipo estableciendo un ambiente para que las personas se sientan libres de hacerlo

Rotación de los miembros del equipo del proyecto

Asignaciones a largo plazo. Buena elección del equipo de trabajo

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Los miembros del equipo efectivo…

ParticipanComunican

Toman la iniciativa

Retroalimentación constructiva

Solucionan problemas

Intervienen para ayudar

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“Como elegir un equipo de proyecto”

“Es fácil conseguir a los jugadores, lograr que jueguen juntos es la parte difícil”

Socialización entre los integrantes del equipo

Conocer sobre el ámbito personal

Eventos sociales para celebrar actividades del

proyecto

Reuniones periódicas para saber como se está

trabajando en equipo

Los integrantes deben fomentar el espíritu de equipo

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“Como elegir un equipo de proyecto”

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

•Desarrollar una exposición específica del problema

•Identificar las posibles causas del problema

•Verificar las posibles causas

•Identificar las posibles soluciones

•Evaluar las soluciones alternativas

•Determinar la mejor solución

•Revisar el plan del proyecto

•Implementar la solución

•Determinar si el problema se ha resuelto

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Gracias!