Administracion Del Cambio PNP DMBGNSHE 0079

DMB - DIV MANTOS BLANCOSGN - GeneralSHE - Seguridad Salud y Medio Ambiente

ProcedimientoPNP.DMBGNSHE.0079

Fecha Inicio Vigencia : 01.08.2011Versión: 1.0Página 1 de 22

ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

Estado Elaborador Revisor Aprobador

En Aprobacion Carmona C. Manuel Segundo Avalos Corrotea Juan Carlos Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional

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1. OBJETIVOS

Este procedimiento define el proceso para administrar los riesgos asociados a los cambios generados en uno o más de los componentes de una actividad, tarea, equipo, operación, sistema, proceso, insumos, recursos y en general todas aquellas acciones que signifiquen un cambio. En síntesis el propósito de este procedimiento es asegurar que cualquier cambio que pueda tener un impacto en el negocio de Anglo American, es identificado, evaluado y administrado, a través de un proceso estructurado que considere todos los riesgos involucrados y sus correspondientes medidas de control

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las Divisiones, Unidades Operativas y actividades de Anglo American, incluyendo las empresas de servicios externos en cambios tales como:

Seguridado Por aumentar el nivel de riesgos y tener el potencial de causar algún

evento el cual podría lesionar a personas o tener mayores consecuencias.

Saludo Exponer a las personas a condiciones o elementos que pueden causar

enfermedades, físicas o psíquicas. Ambiente

o Por alterar la flora, fauna y comunidades cercanas (Ej: nuevos botaderos)

Personal: o Tamaño de dotaciones, calificaciones o experiencia, supervisión, etc.

Propiedad: o Instalaciones existentes, adicción de nuevas instalaciones, equipos,

maquinaria, herramientas que intervienen en el proceso, donde tales cambios impactan en las personas o en las operaciones.

Proyectoso Todos los proyectos aprobados, planes, programas, modelos de

diseños y sus variaciones. Proceso:

o Planificación, estructura, metas, requisitos, recursos, etc., de las actividades, tareas u operaciones que conforman un proceso.

Productos.o Artículos, insumos, materiales utilizados en un proceso, así como en

los desechos del mismo. Actividades.





o Cambio en las actividades que tienen un grado de riesgos alto o extremo.

Regulaciones Legales.o Cambios de regulaciones, cumplimientos legales, etc.

3. RESPONSABILIDADES

Todo integrante del mando directivo u operativo de Anglo American, es responsable y tiene obligación de rendir cuentas por las decisiones que toma en uso de su autoridad y atribuciones, en cuanto éstas signifiquen generar cambios en actividades, tareas u operaciones, componentes de uno o más de los distintos procesos del negocio.

Tal responsabilidad y obligación de rendir cuentas se considerará plenamente asumida sólo cuando, por medio del presente procedimiento, se constate que la Gestión del Cambio, fue efectivamente aplicado; esto es : se capturó y/o reconoció la necesidad de un cambio; se evaluaron las iniciativas con el propósito de definir si hay beneficios claros o es conveniente detectar los riesgos incorporados a la actividad, tarea u operación por efecto de los cambios; se evaluó su magnitud y se procedió en consecuencia y finalmente se recomendó realizar el cambio.

3.1.- Gerentes y Superintendentes: Responsables de aplicar este Procedimiento y formar un equipo multidisciplinario cuando amerite, y/o verificar y validar la toma de decisiones de los Líderes de Grupo y los Administradores de Contratos ante cambios en operaciones encargadas a empresas de servicios externos.

3.2.- Líderes de Grupo / Administradores de Contratos: Responsables de activar la Gestión del Cambio, cada vez que sean informados de cambios, o los detecten por sí mismos. Cada vez que se evalué el riesgo y el resultado sea de un nivel de riego Extremo o Alto, según la Matriz de Evaluación de Anglo American (ver anexo 2), será responsabilidad de generar el cambio.

3.3.- Asesores de la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional: Responsable de capacitar y asesorar a los equipos multidisciplinarios y/o personas individuales en los conceptos, métodos y técnicas que sustentan la Gestión de Cambio.

3.4.- Trabajadores de AA y ESE: Responsables de aplicar y/o cumplir las medidas correctivas que controlan los riesgos asociados a cambios ya identificados, según lo disponga el respectivo Líder Grupo o Administrador de Contrato.

3.5.- Dueño del Cambio: Persona que detecta e inicia el proceso de Gestión del Cambio. Es responsable que los formularios correspondientes estén correctamente





aplicados y completamente llenados con la información requerida, independiente si él participó en la evaluación realizada, sea por otra persona o algún equipo multidisciplinario.

4. DEFINICIONES

4.1.-CAMBIO: Bajo este procedimiento, el cambio se puede definir fundamentalmente como cualquier adición, supresión, modificación o reemplazo temporal o permanente en: operaciones, procedimientos, documentos, prácticas, estándares internos, instalaciones, equipos, procesos, proveedores, sistemas, tecnología, contratistas, productos, personal, organización, legislación, etc., que pueda afectar la salud, seguridad, protección o el medio ambiente u otros factores físicos o sociales que afecten o son afectados por la Compañía.

4.2.- SIN CAMBIO: Bajo este procedimiento la administración del cambio no ocurre:

Si el reemplazo de las instalaciones, equipos, sistemas, procedimientos o personal son idénticos o similar.

Si no hay impacto a la seguridad, medio ambiente, Política / procedimiento o representación del negocio.

4.3.-CAMBIO TEMPORAL: Es un cambio por un período de tiempo limitado o específico que se realiza en base a pruebas o para asegurar que las operaciones continúen siendo seguras hasta que se pueda efectuar un cambio permanente, o hasta que las condiciones previas a un cambio puedan ser restablecidas. Los cambios temporales incluyen “pruebas” de los equipos y procedimientos, desviaciones de corto plazo de los protocolos normales debido a la ausencia de equipos o personal asignado, u otros cambios que se consideren transitorios. Para que un cambio temporal pase a ser permanente, se deben seguir los pasos del procedimiento de cambio permanente.

4.4.-CAMBIO PERMANENTE: Es todo cambio que no es “Temporal”.

4.5.-ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO: Proceso sistemático para manejar la administración del cambio sobre los riesgos que afecten la seguridad, salud o el medio ambiente.

4.6.- PELIGRO: Una fuente de daño potencial.

4.7.- EVENTO / INCIDENTE INDESEADO: Una situación o condición potencial donde se libera el peligro. Los incidentes son consecuencia de la liberación indeseada de las energías.





4.8.- RIESGO: La posibilidad que ocurra algo que tenga un impacto negativo sobre los objetivos. Es la medida de la probabilidad de ocurrencia por la consecuencia.

4.9.- ALARP (Tan bajo como sea razonablemente practicable): Nivel de riesgo que no es tolerable, pero que debe ser reducido y realizar todos los esfuerzos necesarios para reducir aún más su nivel, hasta el punto en que dicha reducción implica incurrir en costos que estén desproporcionados con relación al beneficio obtenido o que no sea factible desde un punto de vista técnico.





5. MATERIAL DE REFERENCIA A. Procedimientos de Administración de Riesgos.B. Protocolos de fatalidades.C. Procedimientos para Proyectos de Inversión.D. Listado de incidentes con consecuencias graves, fatal o de alto potencial.E. Aprendizaje extraídos de eventos ocurridos en otras empresa de Anglo

6. DESCRIPCIÓN DE PROCESO

Cada vez que sea necesario desarrollar alguna iniciativa, se debe tener presente que algunas de ellas pueden significar un cambio, de acuerdo al punto 2 Alcance de este procedimiento. Estos cambios podrían generar incidentes o alterar visiblemente el proceso que afecta, por lo tanto ante cualquier situación que implique algún cambio se debe, en primer lugar, tener presente los aspectos legales, tanto para los cambios externos detectados, como los cambios internos propuestos que afecten la seguridad, salud, medio ambiente, calidad, imagen y financieros.

Posteriormente dejar registros por escrito de ello, con el propósito de argumentar y/o revisar en que pasos hubo errores o no se aplicó lo establecido en los formatos que forman parte de este procedimiento.A continuación se describen los pasos que son necesarios desarrollar para administrar en forma definitiva los riesgos asociados a los cambios.





6.1.-PASO 1: El primer paso es completar el formulario “Definición o Identificación del Cambio”, el cual deberá ser firmado por el generador de la iniciativa, pre-aprobado por el supervisor directo de dueño del cambio.

6.2.-PASO 2: Los cambios ya sean externos detectados o internos propuestos pueden afectar negativamente o positivamente a la empresa. Para confirmar las opciones se debe, dejar claramente establecido el contexto de dicho cambio.

Al contestar las preguntas del formulario “Verificación de necesidad de aplicar la Administración del Cambio”, se dimensiona, en primer lugar si hay impacto y en la segunda columna si este impacto afecta a la seguridad, salud, medio ambiente, calidad, imagen y financiero. Si la respuesta es SI o NO SABE en la columnas impacto, se debe,





hacer una evaluación de riesgos al efecto o impacto concerniente con el cambio y establecer las medidas de control de los riesgos.

Por otra parte es necesario revisar si el impacto tiene procedimiento. En caso que la respuesta sea NO o NO SABE, debe hacerse también una evaluación de riesgos y establecer las medidas de control.

6.3.-PASO 3: Los peligros a la seguridad, salud, medio ambiente, calidad, imagen, financieros y otros identificados en el PASO 2, son evaluados, mediante el formulario “Evaluación de Riesgos relacionados con el cambio y planeación de medidas de control y/o mitigación” determinando el nivel de riesgos (NR) antes de aplicar las medidas de control y pos medidas de control, Se utiliza la Matriz de Evaluación de AA plc. Para cada medida de control debe existir un responsable de controlar su ejecución y una fecha asociada a su cumplimiento.

Al establecer las medidas de control, se debe tener presente, según la escala de las Jerarquías de Control que las medidas más efectivas son la eliminación y sustitución y las medidas menos efectivas son las administrativas y los equipos de protección personal.

Se debe generar una OT Ellipse o N° GPA para cada medida de control establecida, para su seguimiento., asegurándose el seguimiento y cierre oportuno de la actividad y so OT respectiva. Finalmente se debe verificar la efectividad de las medidas de control

6.4.-PASOS 4: Realizadas las etapas anteriores se puede aplicar el cambio, teniendo presente que una vez implementado éste, es requisito primordial, analizar los posibles eventos que pudieran haber generado este cambio después de un tiempo determinado, eventos sobre las personas; la propiedad y los procesos.

También es requisito la difusión, al resto de la organización, de los aprendizajes obtenidos y las mejores prácticas que hayan salido de la implementación del cambio.

6.5.-PASOS 5 al 8: Para cada paso se debe completar el correspondiente formulario y obtener las firmas de aprobación cuando es requerida y las fechas de ejecución o cumplimientos.





Nota: Para facilitar el proceso en los diferentes pasos se ha generado una Planilla Excel, antes de usarla asegurar que el Excel tenga activado el uso de macros.

7. APLICACIÓN EN LOS PROYECTOS

Los Gerentes de Proyecto son los responsables por asegurar la aplicación del procedimiento de Gestión del Cambio para el control de riesgos potenciales derivados de proyectos de diseño y construcción de instalaciones y compra de equipos que los afecten, antes de pasar a la fase de operación de los mismos.

El proceso general de Gestión del Cambio, debe efectuarse con el suficiente detalle y claridad, de manera, que permita una fácil trazabilidad y reconstitución del proceso de administración de los riesgos inherentes e incorporados al mismo, por el personal que en el futuro deberá revisar o actualizar el inventario de riesgos y el Cambio realizado.

Este proceso de Gestión de Cambios es aplicado a toda actividad de exploración, proyectos nuevos, operaciones existentes, fusiones, adquisiciones, cierres y rehabilitaciones. Los riesgos del cambio deben ser priorizados y administrados para fomentar el mejoramiento continuo en Seguridad Salud y Medio Ambiente.





Anexo 1 Formularios

Equipos / Instalaciones Procesos /Operación Leyes / Regulaciones

Proyectos Políticas Organización / Personal

Materiales / Productos / Suministros Plazos / Metas Estándar / Procedimiento / Normas internas

Proveedor / Contratista Costos / Preupuestos Otros

Anglo / Bases Metal Vice Presidencia Anglo AmericanChile

Vice -Presidencia Gerencia División

Gerencia Proceso Superintendencia / Unidad

Duración del Cambio

Alcance del Cambio

Paso 1: DEFINICION O IDENTIFICACION DEL CAMBIO

Descripción del Cambio

Objetivos o Razones del Cambio

Origen del Cambio

Permanente

Fecha Inicio DD/MM/AA Fecha Término DD/MM/AA

Originador Supervisor Dueño del Cambio

Nombre y Firma del Supervisor Directo (Pre Aprobación) Fecha DD/MM/AA

Tipo Cambio





































Anexo 2MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS DE ANGLO AMERICAN PLC.





Anexo 3Jerarquía de Controles





Anexo 4Proceso de Evaluación de riesgos

.





Evaluación de riesgos en cuatro capasAdm del cambio v/s herramientas para análisis de riesgos


WRAC, FTA, BTA, etc.

FMEA, HAZOP, FTA, BTA, etc.

WRAC, JSA

Take 5, SLAM, Take Time

Take Charge

HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

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