COLECCIÓN-ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS, HOY: MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO

Silvania R. Guzmán Muñoz Licenciada en Ciencias Secretariales

Magistra en Gestión Empresarial

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Siempre, desde el surgimiento de la Administración de Empresas como una ciencia; el Manejo del Tiempo ha sido uno de los aspectos básicos en cuanto a la determinación del rendimiento de los empleados y el proceso general de productividad de la empresa.

Hoy en día, no es la excepción. Cuando hablamos de la necesidad de administrar efectivamente nuestro tiempo estamos planteándonos un imperativo para poder lograr ser eficientes y exitosos, en un mundo empresarial caracterizado por los cambios rápidos y la generación de grandes volúmenes de datos, información y conocimientos, los cuales debe manejar el profesional moderno.

¿Qué es el tiempo?

Son muchos los autores que consideran el tiempo como un elemento subjetivo; medible aunque intangible; apreciable y

apreciado cuando no lo tenemos; pero fácilmente desperdiciable si no lo sabemos aprovechar y administrar.

Pero, a todo esto, ¿qué es en realidad el tiempo? Podemos definirle como la magnitud que permite ordenar los

sucesos en secuencias, estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y da lugar al principio de causalidad.

(Wikipedia1) Su unidad básica o fundamental, en el Sistema Internacional de Medidas, es el Segundo y su símbolo es

la “s”.

Para fines de medir nuestras jornadas diarias tenemos, precisamente, los días. Día es una palabra proveniente del latín

dies, y es el lapso que tarda la Tierra en girar 360 grados sobre su eje. El día solar medio se divide en 24 horas

huso, de 60 minutos cada una, y cuyos minutos tienen una duración de 60 segundos, por tanto, un día dura, 86.400

segundos.

Como vemos, en vista de la invariabilidad de los principios que definen un día; todos tenemos la misma cantidad de tiempo; aunque a veces no nos parezca. La gran diferencia está en Cómo lo administramos.

Administración del Tiempo

Administrar el tiempo, es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

(es.wikibooks.org)

Así, administrar el tiempo realmente significa

administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

Cuando las personas no saben organizar su tiempo de manera efectiva, para poder alcanzar los objetivos que se ha propuesto; se encuentra, muchas veces, pretendiendo realizar diversas tareas al mismo tiempo y con rapidez; pensando erróneamente que así lograrán tener tiempo para realizar todo lo que tengan pendiente.

Esta forma de trabajar lo único que trae consigo son

tensiones y problemas, jamás eficiencia.

Antes que nada debemos aceptar el hecho de que no

podemos hacerlo todo a un mismo tiempo. Luego

debemos aprender a priorizar; determinar cuáles son las

cosas urgentes, cuales las importantes y cuales son

aquellas que podemos postergar su realización.

Debemos enfocarnos primero, en las cosas urgentes,

luego las importantes; que son aquellas que de no

realizarse podrían tener un efecto negativo en nuestro

desempeño

Una vez que hayamos determinado cuáles son éstas;

puede estar seguro que siempre encontraremos tiempo

para realizar las demás.

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La Administración del Tiempo en la

Oficina

Como vimos, el tiempo, es un recurso no renovable, esto significa que una vez que se pierde no puede ser recuperado.

En la oficina moderna, y siempre, el factor tiempo es de vital importancia en la realización de las tareas, cumplimiento de plazos y el alcance de las metas.

Hoy, se entrelazan varios factores que hacen de la Administración del Tiempo en el Área de Oficina, un punto focal dentro del proceso de producción de las empresas y entre estos podemos mencionar:

1) La diversificación de las funciones en el trabajo de oficina: a las ya tradicionales se añaden otras nuevas como resultado de las actuales tendencias gerenciales y administrativas, que exigen un personal más proactivo a la hora de mostrar iniciativa dentro del rango de autoridad que se le haya concedido; creatividad en la resolución de problemas y habilidad para las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo, y

2) Los avances tecnológicos y en el área de las telecomunicaciones; los cuales, no sólo proporcionan una interconexión casi instantánea entre las partes interesadas, sino que además, implican en sí mismos un continuo proceso de capacitación y actualización en todo lo que son nuevos equipos y programas. Toda esta diversificación puede producir, algunas veces, la sensación de que no se dispone del tiempo suficiente para realizarlo todo de manera eficiente para obtener resultados efectivos; lo exige de los profesionales una gran capacidad de organización. Para esto, las Técnicas de Administración del Tiempo, pueden ser muy útiles. Administrar el tiempo, no es más que administrarse uno mismo para, de ese modo, sacar el mayor provecho del tiempo del cual se dispone para la realización de sus tareas.

Consejos para la Administración Efectiva del Tiempo en la Oficina

1. Identificación de los “Malgastadores de Tiempo”: estos son cualesquiera cosas que le impidan realizar sus funciones de la manera más efectiva que le sea posible. Entre estos están: falta de planes y controles para el manejo de las comunicaciones escritas, llamadas personales, visitas no programadas, falta de un manual de procedimiento, desconocimiento de sus funciones, su actitud personal hacia el trabajo, etc.

2. Establecimiento de metas: identifique sus funciones cotidianas y asígneles período cortos para su realización de manera que disponga de tiempo para los imprevistos y las posibles urgencias que se presenten. 3. Urgente-No Importante, Importante-No Urgente: muchas profesionales tienen problemas al clasificar en uno de estos dos aspectos las tareas que realizan o se les presentan, así como en el establecimiento de prioridades en general. 4. Manuales de Control: Establezca manuales de control para la correspondencia que llega o sale; para que sepa cuál es su destino y en qué curso está.