Administracion Modulo 3 v2005 r008

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION PARA

INGENIEROSMódulo 3

Carlos Petrella

Rodrigo Díaz y Juan A. Trujillo

Julio 2005

ACTIVIDADES RELEVANTES DEL

PROCESO DE GESTION para ingenieros

Introducción a la Administración para Ingenieros Módulo 3 2005 v008

3

FOCO DEL MODULO

• El fundamento y práctica de la administración general


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LOS OBJETIVOS DEL MODULO

• Identificar las actividades de gestión empresaria más relevantes

• Analizar opciones para atender cada una de las actividades relevantes

• Comprender el papel del ingeniero en la administración de las organizaciones

• Replantear la necesidad de la actualización y la especialización profesional


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LAS CONDICIONES DE DICTADO DEL MODULO

• La bibliografía de referencia complementaria que se utilizará.

• Las clases presenciales en las que se analizarán los contenidos del módulo.

• El abordaje de temas con lecturas guiadas y consultas.

• El análisis de un caso de conflicto interno de intereses y otro caso de negociación tecnológica con proveedores.


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LAS ORGANIZACIONES(Repaso)

• Conjunto de personas, procedimientos y materiales operando con cierta sinergia para obtener determinados resultados

• Relacionadas con un contexto político, social y económico que establece condicionamientos a su funcionamiento


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LA ADMINISTRACION(repaso)

• Mejorar la capacidad de planificar, coordinar, dirigir y controlar el funcionamiento de un organización

• Analizar las funciones y actividades que se realizan en las organizaciones para cumplir con sus fines

• Controlar el desempeño general de las personas en las organizaciones en todo el ciclo los recursos humanos

EL CAMBIO

Abordaje del tema


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LA NECESIDAD DE CAMBIAR

• Mantener una posición de liderazgo en el mercado o responder a la competencia

• Adaptarse a nuevas realidades políticas, sociales o económicas

• Anticipar o reaccionar ante un cambio tecnológico considerado relevante


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LA OPORTUNIDAD PARA CAMBIAR

• Cuando se produce una crisis aguda y las defensas están bajas

• Cuando existe estabilidad organizacional para poder consolidar los cambios

• Cuando se tiene el apoyo explícito de los que tienen el poder

• Cuando se alinean los astros y se dan coincidencias entre los agentes


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RESISTENCIA AL CAMBIO

• Incertidumbre acerca de las causas o efectos del cambio

• Percepción de que el cambio siempre es para mal

• Renuencia a renunciar a los beneficios actualmente disponibles

• Conciencia de debilidades en los cambios propuestos


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SUPERACION DE LA RESISTENCIA

• Educación y comunicación

• Participación e intervención activa

• Facilitación y soporte

• Negociación y aceptación

• Manipulación y cooperación

• Consenso general

• Coerción explícita o implícita


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ENFOQUES PARA CAMBIAR

• Estructurales (Rediseño organizacional, descentralización o modificación de flujos de trabajo)

• Tecnológicos (rediseño de la estructura y operaciones de trabajo)

• De personal (cambios de destrezas, actitudes, expectativas o percepciones)

COOPERACION Y

CONFLICTO

Abordaje del tema


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COOPERACION/CONFLICTO

• El principio básico de cooperación en un valor básico en el desarrollo de las organizaciones

• La existencia de conflictos es algo inevitable en las organizaciones que hay que manejar bien

• Cooperación y Conflicto son dos lados de una misma moneda


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ACUERDOS O DESACUERDOS

• Siempre deberemos estar preparados para convivir con ambos estados.

• Es necesario contemplar cambios de estado deseados o no deseados


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LA ADMINISTRACION DE LOS ACUERDOS

• UN ACUERDO ES UN COMPROMISO DE HACER PARA 2 o + PARTES

• ES IMPORTANTE QUE EL ALCANCE DEL ACUERDO SEA PRECISO

• DEBE PREVER MECANISMOS PAR REALIZAR AJUSTES

• DEBE CONSIDERAR ALTERNATIVAS DE FINALIZACION O RUPTURA


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LA ADMINISTRACION DE LOS CONFLICTOS

• LA DILACION O EVASION COMO ALTERNATIVA POSIBLE

• EN ENFRENTAMIENTO FRANCO CON EL ADVERSARIO

• LA NEGOCIACION COMO MEDIO DE RESOLUCION

• LA MEDIACION COMO OPCION DE RESOLUCION


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ADMINISTRACION DE LOS CONFLICTOS

• En situaciones de conflicto, las respuestas posibles pueden asociarse con escalas de impacto diferentes.

• Las alternativas pueden tener que ver con enfrentarlos, ignorarlos o negociar procurando apuntar a causas o a efectos.


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ORIENTACIONES PRACTICAS PARA EL

CAMBIO

• ORIENTACION R: Obtener resultados en el corto plazo

• ORIENTACION P: Mejorar procesos en el largo plazo

REINGENIERIAMEJORA CONTINUA

Abordaje del tema


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LA COMPRENSION DE LOS PROCESOS SUSTANTIVOS

• Hay que tener en claro la misión de la empresa en términos operativos

• Dificultad de identificar cuales son las actividades sustantivas de una organización.

• Qué cuestiones son críticas y que cuestiones son importantes


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DESCRIPCION DE PROCESOS SUSTANTIVOS

• Los principales procesos que agregan valor en la organización

• Los casos que describen qué es lo que se hace en cada situación

• Los sistemas de información que registran los procesos


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EL CAMBIO RADICAL EN LAS ORGANIZACIONES

• ¿Cuáles son los problemas principales de la organización?

• ¿De qué manera ve el dueño y los empleados la necesidad de cambios radicales?

• ¿Cómo piensan los agentes que se podrían procesar los cambios radicales?

• ¿De que forma se controlaría la ejecución de los cambios radicales?


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LA REINGENIERIA

• Apunta a una ruptura

• Es un cambio radical

• Usualmente sin vuelta atrás

• Cambio revolucionario


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LA COMPRENSION DE LAS PEQUEÑAS OPERACIONES

• Hay que tener en claro la actividad diaria de la empresa y sus puntos críticos

• Dificultad de identificar cuales son las actividades críticas de una cadena.

• Qué cuestiones puntuales merecen preferente atención


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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE MEJORA

CONTINUA PUNTUALES• Las actividades puntuales que se pueden

mejorar

• Los procedimientos que describen qué es lo que se hace en cada situación

• Los sistemas de información que registran los resultados


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EL MEJORAMIENTO PERMANENTE EN LAS

ORGANIZACIONES• ¿Cuáles son los pequeños problemas de la

organización?• ¿De qué manera ve el dueño y los empleados la

necesidad de ajustes?• ¿Cómo piensan los agentes que se podrían

procesar los ajustes?• ¿De que forma se controlaría la ejecución de los

ajustes?


29

LA MEJORA CONTINUA

• Apunta a la continuidad

• Es un cambio gradual

• Usualmente con vuelta atrás

LA COMUNICACION

Abordaje del tema


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TRANSFORMAR IDEAS EN PROYECTOS

• RECURSOS MATERIALES NECESARIOS PARA EJECUTAR

• RECURSOS HUMANOS REQUERIDOS PARA EJECUTAR

• PERSUADIR A LOS DECISORES


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TRANSFORMAR PROYECTOS EN

REALIDADES

• RECURSOS MATERIALES

• RECURSOS HUMANOS

• MOTIVAR A LOS AGENTES


33

EL CAMINO DE LA IDEA A LA REALIDAD

• ACEPTACION

• PROYECTO

• DESARROLLO

• IMPLANTACION


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ENTRE LA IDEA Y LA ACEPTACION

• PRESENTACION DE LA IDEA

• IMAGEN DEL PRESENTADOR


35

PRESENTACION

• FUNDAMENTOS (Análisis y selección de puntos)

• RECEPTOR (Auditorio, lector, etc.)

• PROPOSITO (informar o persuadir)

• MATERIAL (Papel, transparencia, PC, etc.)


36

FUNDAMENTO

• EL OBJETO PRINCIPAL DE LA PRESENTACION

• SELECCIÓN DE LOS PUNTOS PRINCIPALES


37

RECEPTOR

• QUÉ

• POR QUÉ

• CÓMO

• CUÁNDO

• PARA QUÉ


38

PROPOSITO

• INFORMAR (Asunto, alternativas, solución y incitación)

• PERSUADIR (Beneficios, pruebas, objeciones y solicitud)


39

MEDIO UTILIZADO

• DEPENDE DEL PROPOSITO

• DEPENDE DEL RECEPTOR

• DEPENDE DEL EMISOR

• OPCIONES DE CONTINGENCIA


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PRESENTAR INFORMACION

• INTRODUCCION (tema y objetivo con su importancia)

• DESARROLLO (el asunto principal, las alternativas disponibles y la solución)

• CONCLUSION (posición y anuncios)

• PREGUNTAS Y RESPUESTAS


41

PRESENTAR IDEAS

• INTRODUCCION (tema y objetivo con su importancia)

• DESARROLLO (idea, beneficios, pruebas y objeciones)

• CONCLUSION (posición/recomendación)

• PREGUNTAS Y RESPUESTAS


42

LA CLAVE

• PREPARAR EL ESCENARIO Y LA EJECUCION

• SEGUIR EL PROCESO PSICOLOGICO DEL RECEPTOR

• MANEJARSE CON FLEXIBILIDAD ANTE IMPREVISTOS

• AJUSTARSE AL TIEMPO ACORDADO


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FORMACION DE LA IMAGEN

• ANTECEDENTES DE TRABAJOS PREVIOS

• REFERENCIAS PERSONALES Y LABORALES

• PARTE FISICA E INTELECTUAL DEL AGENTE


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Proyección FISICA de la imagen

• ASPECTO (vestimenta y accesorios)

• MANEJO CORPORAL (porte, movimiento y ademanes)

• IDIOMA (naturalidad, claridad, corrección)

• VOZ (impostación, pronunciación, intensidad, claridad , velocidad)

• VISTA (Contacto visual)


45

Proyección INTELECTUAL de la imagen

• OPORTUNIDAD (para la acción)

• ELABORACION (de la idea o informe)

• CONOCIMIENTO (de la situación)

• TIPO DE PRESENTACION (oral/escrita)

• INTERCAMBIO ( Preguntas y respuestas)

• CIERRE (Percepción de resultados)


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Lo FISICO y lo INTELECTUAL

• FORMAN UNA PERSONA

• INTERACTUAN FUERTEMENTE

• NO SE ANALIZAN POR SEPARADO

• DEPENDE DE LA SITUACION


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IDEAS E INFORMACION

• SON OBJETOS DISTINTOS

• QUE NO SE PRESENTAN IGUAL

• QUE SON PERCIBIDOS DIFERENTE


48

PRESENTENTAR

• UN OBJETO CLARO

• UN DESTINATARIO

• UNA PRESENTACION

• UN RECEPTOR

• UN RESULTADO

• y algo más ...


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ALGO MAS ...

• La información tiene valor por si misma

• Una idea tiene valor por si misma

PERO AL PRESENTARLAS

• Adquieren la dimensión de quién la presenta

• Se consolidan a partir de quién las recibe y decide aplicarlas

LA NEGOCIACION

Abordaje del tema


51

LAS NEGOCIACIONES INTERNAS EN LA EMPRESA

• La negociación laboral individual (persona a persona)

• Las negociaciones institucionales colectivas con grupos de trabajo

• Las negociaciones gerenciales entre áreas de servicio de la organización

• La negociación institucional con representantes de los trabajadores


52

ATENDIENDO RELACIONES CON AGENTES INTERNOS

• CON LOS ACCIONISTAS DE LA EMPRESA

• CON EL EQUIPO GERENCIAL DE LA EMPRESA

• CON LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA


53

LAS NEGOCIACIONES FUERA DE LA EMPRESA

• La negociación de contratos de adquisición bienes o servicios con proveedores

• Las negociaciones de ventas con clientes al por mayor

• Las negociaciones con fuentes de financiamiento que sean requeridas

• Las negociaciones con agentes del Gobierno Nacional o Departamental


54

ATENDIENDO RELACIONES CON AGENTES EXTERNOS

• con los clientes y proveedores de la empresa• con los competidores reales o potenciales• con quienes financian los proyectos empresariales• con agencias recaudadoras del gobierno

• con agencias controladoras del gobierno


55

LA GESTION GERENCIAL EN LAS ORGANIZACIONES

• ¿Cuáles son los problemas de gestión de la organización?

• ¿De qué manera ven los gerentes y los empleados la carga de trabajo?

• ¿Cómo piensan los agentes que se podría realizar mejor el trabajo gerencial?

• ¿De que forma se podría controlar mejor la ejecución diaria del trabajo?


56

LA GESTION OPERATIVA EN LAS ORGANIZACIONES

• ¿Cuáles son los problemas operativos de la organización en el día a día?

• ¿De qué manera ven los gerentes y los empleados la tarea del día a día?

• ¿Cómo piensan los agentes que se podría realizar mejor el trabajo cotidiano?

• ¿De que forma se podría controla mejor la ejecución del trabajo cotidiano?

EL ROL DEL INGENIERO

Abordaje del tema


58

¿QUE ES UN INGENIERO?

• Poseedor de conocimientos organizados de ciencia y tecnología

• Con sólida formación básica en física y matemática.• Con la capacidad de formular modelos.• Para desarrollar sistemáticamente sistemas,

productos o procesos• Sobre bases económicas esencialmente racionales

de evaluación


59

¿PARA QUE SOMOS INGENIEROS?

• Para desarrollarnos individualmente como personas y como profesionales

• Para darle sustento social y económico a la familia

• Para procurar el bienestar humano general con el ejercicio profesional

• Con el compromiso de proteger al medio ambiente


60

EL PAPEL ESTRATEGICO DEL INGENIERO

• En el estudio de viabilidad de proyectos estratégicos

• En el diseño de los procesos productivos sustantivos

• En el desarrollo de proyectos de reingeniería

• En la administración estratégica del cambio radical


61

EL PAPEL TACTICO DEL INGENIERO

• En el estudio de viabilidad de ajustes en el trabajo

• En el diseño de los procesos de ajustes de tareas

• En el desarrollo de proyectos de mejora continua

• En la administración operativa de instalaciones


62

EL INGENIERO ANTE PROBLEMAS TECNICOS

• En el estudio de técnico de los proyectos empresarios

• En el ajuste de los procesos productivos sustantivos

• En el desarrollo de proyectos de mejora continua de la gestión

• En la administración operativa de instalaciones


63

EL INGENIERO ANTE PROBLEMAS COMERCIALES• En el estudio de económico de los proyectos

empresarios

• En los estudios de costo de ajustes de los procesos productivos sustantivos

• En la evaluación económica del desarrollo de proyectos

• En la administración comercial de instalaciones


64

EL INGENIEROCOMO FORMADOR

• La educación del personal

• La capacitación del personal

• El entrenamiento del personal


65

EL INGENIEROANTE EL CONTRALOR

• La supervisión de la ejecución de los proyectos

• El control de la gestión de producción normal

• La evaluación de la calidad de procesos o de productos


66

EL INGENIERO COMO CONSULTOR EXTERNO

• ANALISIS DE PROYECTOS

• SELECCIÓN DE LA TECNOLOGIA

• EVALUACION DE LA CALIDAD


67

LA NECESIDAD DE ACUALIZACION PERMANENTE

• La formación de grado va perdiendo vigencia

• Es necesario mantenerse al día en las materias de interés

• Se pierde competitividad profesional si no hay aggionamiento


68

LA CONVENIENCIA DE ESPECIALIZARSE

• La formación de grado puede no ser suficiente en algunos ámbitos

• Es necesario un esfuerzo sistemático de especialización

• Deben sopesarse opciones en el mundo académico y en el mundo profesional


69

¿EN QUE ESPECIALIZARSE?

• Los campos de investigación de mayor desarrollo potencial

• La posibilidad de cambiar la realidad con el ejercicio profesional

• La opción laboral económicamente mas atrayente

• Parte del desarrollo personal que genera oportunidades


70

LA OPCION ACADEMICA

• La continuidad de la formación asociada a la investigación universitaria

• Los institutos especializados en determinadas líneas de investigación

• La alternativa de la dedicación total a la carrera académica

• Las fundaciones como opción de desarrollo académico futuro en Uruguay


71

LA OPCION PROFESIONAL

• La continuidad de la formación asociada a la actualización profesional

• El trabajo profesional asociado con procesos innovadores

• Las opciones de desarrollo en relación de dependencia o en el ejercicio liberal


72

SINTESIS DE APORTES

• Comprender la importancia de las funciones sustantivas

• Aceptar la necesidad de las funciones de apoyo

• Posicionar al ingeniero ante todas las actividades empresarias

• Construir caminos de mejora académica o profesional


73

CONCLUSIONES

• Las actividades empresarias de administración constituyen especialidades

• El ingeniero debe conocer los aspectos fundamentales para agregar valor

• Es imprescindible conocer bien la empresa y su mercado

• Es necesario mantenerse actualizado profesionalmente para competir

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