Administración y Control de Proyectos IImaterias.fi.uba.ar/7546/material/t112/01 - 03...1 Set. 2010 FIUBA – 75.46 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 1 Administración y Control

1

Set.

2010 FIUBA – 75.46 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 1

Administración y Control de

Proyectos II

Set.

2010

Proceso de ventas

• Proceso de ventas

– oportunidades latentes

– oportunidades activas

• Proceso común a ambos tipos

• Proceso de compras del cliente

• Propuestas

• Evaluación de propuestas

FIUBA – Administración y Control de Proyectos II 2

2

Set.

2010

Oportunidades y

Propuestas

Set.

2010 FIUBA – Administración y Control de Proyectos II

4

pedidos de propuestas que se atrasan, congelan o se incorporan

en otras más grandes

33% de aciertos

>$10.000.000 en

oportunidades

identificadas

$3.600.000

propuestas

presentadas

$1.200.000

propuestas

ganadas

Facturación del año anterior $1.200.000.-

Para mantener el mismo valor que el año anterior

100.000 al mes

100.000

900.000 al mes

en oportunidades

300.000 al mes

a presentar

3

Set.

2010

Ventas - Generación de Propuestas • Asumamos que su compañía factura $1.200.000.-

por año – Para mantener la facturación se necesita obtener $

100.000.- al mes.

– Esto significa que se deben ganar $ 100.000 al mes en propuestas sólo para mantenerse igual al año anterior.

– Para ganar $ 100.000.- de negocios al mes, deberá ofertar por $ 300.000.- asumiendo que gana un 33% de lo que presenta.

– Para presentar por $ 300.000.-, se deben identificar negocios para los cuales estamos calificados para ofertar por 2 a 3 veces esa cantidad .

– Normalmente los pedidos de propuestas se atrasan, o congelan o se incorporan en otros más grandes

• En consecuencia, lo que en el mes 1 parecía una buena oportunidad, en el mes 5 desapareció.


Set.

2010

Proceso de ventas







4

Set.

2010

Proceso de ventas consultivas

FIUBA – 75.46 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 7

Set.

2010 FIUBA – Administración y Control de Proyectos II 8

Pain, Power,

Vision, Value, and Control = Venta

-Sin sufrimiento no hay cambio

-No se le puede vender a alguien que

no puede comprar

5

Set.

2010

Proceso de ventas







Set.

2010 10 FIUBA – Administración y Control de Proyectos II

Pain, Power,

Vision, Value, and Control = Venta

-Sin sufrimiento no hay cambio

-You can’t sell to someone who can’t

buy

6

Set.

2010

Oportunidades latentes

• Generación de demanda (Prospecting)

• Métodos – Networking

– Referencias de clientes

– Farming

– Cámaras • De la industria

• De los países

– Eventos sociales • After hours

– Socios / Alianzas


Set.

2010

Proceso de ventas a oportunidades

latentes

• Seminarios

• Medios – RRPP

• Artículos

• Seminarios

• Cursos

– Newsletters

– Website

• Expos, ferias – Que tipo de leads se buscan


7

Set.

2010

Inconvenientes

• Falta de planificación del prospecting

– Está completo el pipeline de oportunidades previas?

– Falta de tiempo fijo reservado para prospecting?

• Falta de cultura de prospecting

– Falta de confianza

– Comodidad

– Falta de motivación

• Bajo ratio de negocios para presupuestar /

cerrados


Set.

2010

Proceso de ventas







8

Set.


Set.

2010


activas

• Se debe competir o no? – no engañarse

– calificar la oportunidad

– Comunicar la decisión en la Compañía

– Jugar para ganar

• Estar primero, definir los requerimientos, – disminuir la competencia

– desplazar a la competencia

• Columna A – Cuando recibimos un RFP el comprador tiene una visión que

nosotros no ayudamos a crear.

– Las compañías de columna A ganan el 90% de las veces.


9

Set.

2010


activas

• Seleccionar una estrategia

– Ir “de frente”

• sólo si nos sentimos muy fuertes y el cliente nos ve muy fuertes

como competidor

– Diferenciando el producto

• No somos más fuertes pero podemos diferenciar la oferta

(recomendada)

– Dividir la venta

• Presupuestar partes del pedido en que estemos fuertes

– Preanunciar algo nuevo

• Promover qué nos diferencia, como empresa


Set.

2010

Proceso de ventas







10

Set.


Set.

2010

Proceso común a ambos tipos

• Calificar lead

– Confirmar oportunidad

– Ganar la confianza del comprador

– Ser claro en que se ofrece, la compañía y su experiencia

– Problema admitido por sponsor

– Sponsor con visión de compra

• Desarrollar requerimientos del cliente y evaluar

– Necesidades del cliente

– Acceso a quien tiene la decisión ($$)

– Problema admitido por el decisor

– Visión de compra del decisor

– Evaluación del problema

– Identificar proceso de compra (directa/licita)

• Proponer solución

– Ejecutar evaluación

– Confirmar solución


11

Set.

2010

Proceso común a ambos tipos

• Propuesta

– Conclusión evaluación

– Propuesta

• Cierre

– Negociación

– Contrato

• Deploy

– Entrega


Set.

2010

Proceso de ventas







12

Set.

2010

¿Cómo compra ese cliente?

• ¿Quién compra?

• Modalidades de RFP

• Tiempos de la compra

• Discusión de precios

– Compras

– Destinatario de la compra

• Acuerdo de consideraciones de pago

• Seguros, garantías… FIUBA – 75.46 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II 23

Set.

2010

Propuesta Comercial

24

13

Set.

2010

El Jefe de Proyecto en su rol de

Colaborador en la Preparación de Propuestas

• Colaboración en preparación de Propuestas

– Una Propuesta es

• la respuesta a un requerimiento formal, RFP, o informal

de un potencial cliente o cliente,

• para proveer un proyecto (producto o servicio)

• que también puede ser no solicitada

– El rol del Jefe de Proyecto en este caso es

colaborar en la confección de dicho documento,

en las áreas que son de su competencia


Set.

2010

¿Presentar o no presentar la propuesta?

• Decisión fundamental

– Las propuestas bien hechas llevan tiempo,

son caras, consumen recursos valiosos

• Existe posibilidad razonable de ganar?

• Si ganamos, podremos cumplir con lo

comprometido?

• Es rentable la propuesta?


14

Set.

2010

Presentar o no presentar la propuesta

• Checklist para presentarse o no

– Nuestra posición para competir

– El costo de preparación de la propuesta

– La relación entre la propuesta y nuestro negocio

– Costo del proyecto y facturación al cliente

– Características del cliente

– El valor profesional del contrato

– Implicancias en personal y carga de trabajo

– Experiencia que podemos realmente ofrecer


Set.

2010

Riesgos del Proyecto a evaluar

• Valor del contrato

• Modalidad de Facturación

• Margen esperado

• Capital de trabajo requerido promedio y pico

• Pagos atados a cumplimiento de hitos

• Aumento en cantidad de personal

• Penalizaciones del contrato, porcentaje de pérdida por cancelación

• Riesgos legales

• Formación de consorcios o nuevas sociedades


15

Set.


Orden de preparación de la Propuesta

Set.

2010

Contenido

• Propuesta

– Presentación

• Carta presentación

• Título, índice

• Resumen ejecutivo

– Necesidad

• Requerimientos del Cliente

– Solución

• Presentación en alto nivel de la solución

– Factores diferenciadores de nuestra propuesta


16

Set.

2010

Propuesta

• Propuesta

– Plan de Proyecto • Calendario

• Entregables

• Implementación

• Documentación

• Entrenamiento

– Equipo de trabajo • CVs, organización del equipo

• Subcontratistas


Set.

2010

Propuesta

Propuesta • Precios

• Precio, desagregados o consolidados

• Modalidad de Facturación

• Impuestos

– Garantía a proveer

– Referencias

• Experiencias similares

• Testimonios


17

Set.



Set.


Propuesta Nro. 99341032 - Implementación de Project Server

Objetivos

Disponer de una solución de administración centralizada de proyectos

y recursos que

• Facilite la gestión operativa de los proyectos

• Permita la consolidación de información para la generación de

reportes corporativos

Para cumplir dicho objetivo se propone implementar una solución de

EPM basada en Microsoft Project 2003.

18

Set.

2010

Alcance de la Propuesta • La propuesta incluye:

– Relevamiento y análisis necesario para implementar el proceso actualmente utilizado para la administración de proyectos y recursos en A.

– Parametrización del producto con el objetivo de manejar la cartera de proyectos y recursos.

– Parametrización del producto y diseño de la solución para la administración de presupuestos y reales de recursos humanos, materiales e insumos del proyecto.

– Definición y creación de plantillas corporativas para diferentes tipos de proyectos.

– Parametrización de consultas y reportes.

– Capacitación al Administrador de la solución para su operación y mantenimiento.

– Capacitación a los usuarios principales en la operación de la solución.

– Acompañamiento en una primera etapa de implementación.


Set.

2010

Alcance de la Propuesta

• La propuesta no incluye: – Instalación del software de base, Project Server y WSS en

servidores, Project Professional 2003 y Project Web Access en los puestos de trabajo.

– Modificaciones a la seguridad estándar.

– Modificación de la implementación estándar de Windows Sharepoint Server para Project Server.

– Carga inicial de datos (proyectos en ejecución).

– Integración con otros sistemas de la empresa.

– Servicio de consultoría para mejora del proceso de administración de proyectos utilizado actualmente por A.


19

Set.



Set.


Arquitectura - Visión Funcional

20

Set.


Arquitectura - Visión Técnica

Set.


Beneficios esperados

Principales Mejoras Beneficios

Carga de reales centralizada y “on line” Permite conocer el avance de las tareas y proyectos y tomar

decisiones en base a esa información en tiempo real

Repositorio único de recursos Permite conocer la disponibilidad de recursos basándose en

sus asignaciones actuales y futuras, facilitando un uso

óptimo de recursos.

El repositorio centralizado de proyectos permite

conocer el estado de la cartera actual, la pasada y

la futura en forma “on line”

Tomar decisiones en base al estado actual de los proyectos,

mejorar los proyectos futuros en base al análisis del pasado,

planificar el futuro

El manejo de información centralizada y la

actualización diaria de los reales, facilita mantener

los planes actualizados y visibles

Productividad y comunicación dentro del equipo.

Posibilidad de obtener información actualizada y por ende

tomar mejores decisiones

Administración de un home centralizado del

proyecto en donde resida la información del mismo

Permite una eficiente colaboración entre los recursos

afectados facilitando la mejora de la productividad de los

mismos.

Funciones de reporting, carga de horas, status

report y manejo de problemas

Permite obtener fácilmente información para las reuniones

de avance, aumentando la productividad y eficiencia.

21

Set.

2010

¿Porqué nosotros?

• ¿Por qué B? – B posee experiencia práctica dando apoyo

confiable a las empresas, desarrollada en varios proyectos de …...

– B ha demostrado poder integrarse rápida y eficazmente a equipos de trabajo …...

– El Servicio completo ofrecido por B ha sido certificado bajo la norma de calidad ISO 9001:2008 y Guía 90003:2004.


Set.



22

Set.


Work Breakdown Structure de la Solución

Set.


23

Set.



Set.


Patrocinador

Líder de Proyecto

A

Consultor Senior de TI

A

B Socio / Líder de Proyecto

Referentes de

Negocio

A

B

Referentes de TI

A

Equipo de Trabajo

24

Set.


Nombre – Rol Responsabilidad en el Proyecto

Patrocinador Es el responsable de representar y apoyar internamente el Proyecto.

Monitorea el avance del Proyecto asegurando que el líder del Proyecto

cuente con los recursos necesarios en cada etapa del Proyecto.

Líder de

Proyecto A

El Líder del Proyecto de la Compañía es la interface entre B y la

Organización A.

Gestiona todas las actividades del día a día, controlando que estén

disponibles los recursos necesarios comprometidos para cumplir con los

entregables.

Socio / Líder

de Proyecto B

Asegurar que se cumpla el Proyecto de acuerdo a lo establecido en el Plan

de Proyecto.

Referentes del

Negocio

Los Referentes del Negocio son los responsables de proporcionar la

información necesaria para especificar las iniciativas ….

Referentes de

Tecnología

Informática

Consultor

Senior de

Tecnología

Informática

Responsable de llevar adelante todas las actividades necesarias para la

identificación de las necesidades del negocio en términos de Servicios de

Tecnología Informática, determinar el grado de cobertura actual de dichas

necesidades, identificar la brecha existente y alternativas para cubrirla, y

elaborar un plan preliminar incluyendo calendario, recursos y costos

estimados en orden de magnitud.

Equipo de Trabajo – Roles y responsabilidades

Set.


Rol A B

Patrocinador Puntual, se informará la

necesidad

Líder de Proyecto Puntual, se informará la

necesidad

Tiempo Parcial

Consultor Senior de TI Tiempo Completo

Referentes del Negocio Puntual, se informará la

necesidad

PUESTOS DE TRABAJO

El servicio se prestará en las instalaciones de A, para lo cual se

requerirá lugar de trabajo para el personal de B, cuentas de

usuario para efectuar las distintas actividades que se planifiquen, y

acceso a correo electrónico e Internet.

Equipo de Trabajo – Asignación

25

Set.



Set.

2010

Condiciones Económicas Valor de los Servicios

• El valor total de los servicios detallados en esta Propuesta es de:

$ 99.000 (noventa y nueve mil pesos).-

Los valores indicados no incluyen el IVA.

• Forma de pago:

- 60 % al cumplirse el hito “Solución Parametrizada”

- 40 % al cumplirse el hito “Solución Operando en Producción”

• Condición de pago:

- Contado, a 10 (diez) días de fecha de facturación.-

- Situación ante IVA: Responsable Inscripto.-

• Validez de la Oferta

- La presente Propuesta es válida por 30 (treinta) días

FIUBA – 75.46 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS II

50

26

Set.



Set.

2010

Compromisos y garantías

• Garantía – El proyecto incluye Garantía de 90 (noventa) días

consecutivos posteriores a la instalación del software desarrollado en producción, relativa a la corrección de defectos detectados en su utilización normal.

– Consultar el Anexo “Alcance de la Garantía”.

• Post implementación – El período de post implementación de esta propuesta

tiene un alcance de 20 horas en un período de 1 mes.

– B recomienda la contratación de un servicio continuo anual de mantenimiento posterior al vencimiento del período de post implementación.

• Mantenimiento anual – No incluido.


27

Set.


La información contenida en esta Propuesta, relativa a precios de

los servicios, antecedentes y referencias, de los recursos y/o de las

Empresas, se considera información confidencial.

De igual manera, durante la ejecución del Proyecto objeto de esta

Propuesta, toda información brindada por A a B, y/o por B a A,

respecto a estado de los proyectos y/o sistemas, y datos similares,

será considerada confidencial por ambas partes.

Tanto A como B reconocen la confidencialidad de dicha información

y se comprometen a no divulgarla, excepto bajo acuerdo /

autorización escrita entre las partes.

Durante la ejecución del Proyecto objeto de esta Propuesta, y por

el período de un año a partir de la fecha de finalización del mismo,

B y A se comprometen a no ofrecer empleo a los empleados de la

otra parte que hayan estado directamente involucrados en la

ejecución de dicho Proyecto.

Confidencialidad

Set.


Anexo 1 – Licencia de utilización Prod A Otorgamiento de la Licencia

La Prod A se entrega en licencia, y no se vende, para su instalación y utilización en un único equipo

servidor de datos, y equipos Clientes de A.

Los Productos licenciados comprenden ejecutables de la aplicación, y documentación de ayuda en

línea.

Derechos y restricciones

La Prod A no podrá ser revendida, alquilada, o transferida de otra manera a terceros por A, por

contraprestación de ningún tipo. Esta restricción incluye a otras empresas filiales de A, y empresas

pertenecientes al mismo grupo empresario, dentro y fuera de su país de origen.

A podrá mantener copias de seguridad de los Productos incluidos en el Paquete y su parametrización

original, una vez instalados.

El Mantenimiento Anual otorga derecho a reportar defectos detectados en la operación y utilización de

los Productos incluidos en el Paquete, y recibir las correcciones correspondientes a los mismos.

Actualizaciones

A será notificado de la disponibilidad de nuevas versiones de los Productos de la ProdA licenciados,

y/o nuevos Paquetes, y su costo si correspondiera, cuando las mismas sean liberadas por B, si se ha

suscripto al Servicio de Mantenimiento Anual.

Licencias

28

Set.

2010

Requerimientos de propuesta

y de información

RFP - RFI


Set.

2010

Requerimiento de Propuesta

56

29

Set.

2010

Requerimiento de Propuesta o

RFP

• Especifica los requerimientos para una

solución

• Especifica el tipo de contratación que se hará

• Es vinculante

• El posible proveedor responderá

– proponiendo una solución técnica

– proponiendo un calendario de implementación

– cotizando la solución


Set.

2010

Cuándo y porqué debe generarse

una RFP

• Cuándo y porqué

– las especificaciones no pueden ser lo suficientemente precisas para seleccionar en base a precio

– la solución de distintos proveedores puede basarse en distintos productos

– los servicios ofrecidos por los proveedores difieren

– lo que se compra no es un producto de tipo “caja cerrada”


30

Set.

2010

Contenido típico de una RFP

• Sección Administrativa – Quién requiere la Propuesta, resumen del pedido, quién se

puede presentar, formato de la presentación, fechas límites, etc.

• Sección Técnica – Solución requerida aclarando lo obligatorio y lo opcional,

requerimientos de hw y sw, situación actual.

• Sección de Administración del Proyecto – Equipo propuesto, fecha requerida, calendario propuesto,

documentación, entrenamiento, soporte.

• Sección Precios – Costo de la solución completa, modalidad y formas de pago

• Sección Antecedentes – Experiencia del proveedor, soluciones similares implementadas,

referencias de clientes


Set.

2010

Preguntas y afirmaciones

• ¿Cuál es el propósito de preparar un RFP?

• Una RFP incluye los requerimientos del cliente, que definen especificaciones

• Los esfuerzos de Pre-RFP o pre-propuesta hechos por el contratista se consideran marketing o desarrollo de negocio, pero igualmente son cargados al cliente

• Normalmente es útil proponer un costo muy bajo para poder ganar y entrar

• El cliente debe aclarar que provee él en el RFP

• Una propuesta es un documento técnico, no de ventas


31

Set.

2010

Evaluación de las respuestas a un

RFP

61

Set.

2010

Evaluación subjetiva

• Se observa

– Respuesta concreta al pedido

– Profesionalismo y experiencia en la forma de

redactar la respuesta

– Profesionalismo de los vendedores

– Impresión acerca de la Compañía

– Afinidad entre comprador y posible proveedor

(le compraría Ud. un auto usado?)


32

Set.

2010

Evaluación Objetiva

• Cumplimiento de aspectos

– administrativos y legales

– técnicos

– de administración del proyecto

• Las respuestas permite comparar los

precios?


Set.

2010

Evaluación de Riesgos

• El riesgo es un factor más a evaluar

• Se buscan posibles zonas de

potenciales riesgos en:

–el Proveedor

–el Producto

–el Proyecto


33

Set.

2010

Evaluación del Precio

• Qué porcentaje de la puntuación es el precio del total evaluado?

• Es posible comparar las distintas propuestas. – se refieren a lo mismo?

– presentan soluciones equivalentes?

• Qué pasa si los precios difieren en órdenes de magnitud? – 100.000 y 600.000 por ejemplo?

• Normalmente, el precio debería ser un factor de decisión cuando técnicamente ninguna propuesta es superior a otra.


Set.

2010

Tipo de Oferentes

66

34

Set.

2010

Tipo de oferente

• Proveedor directo – Fabricante del producto

• Revendedor que agrega valor (VAR) – Provee y completa el producto, en la mayoría de

los casos con ampliaciones o servicios adicionales

• Integrador – Agrupa diversos proveedores, los administra,

normalmente responde financieramente por el proyecto y ofrece una solución integrada


Set.

2010

Requerimiento de Información o

RFI

• Utilizado para investigar información

acerca de • productos y posibles soluciones

• posibles implementaciones

• Información de precios

• Información de proveedores

• No es vinculante


35

Set.

2010

Administración de un Contrato

69

Set.

2010

El Jefe de Proyecto en su rol de

Administrador de un Contrato

• Administración de Contratos

– El rol del Jefe de Proyecto en el caso que la

aplicación sea desarrollada totalmente por un

Proveedor será fundamentalmente la

administrar un contrato


36

Set.

2010

Administración de Contratos

• Qué es administrar un contrato?

– Basado en un plan de entregas que se

pactó con el Proveedor,

• verificar que las mismas sean cumplidas en

fecha y con la calidad convenida

• Los entregables que generará y si interesa las

actividades para completar estos entregables

– Estos entregables y actividades Identificadas por el

proveedor a través de una WBS detallando como

descompuso el Alcance


Set.

2010

Seguimiento del Contrato - Reunión de

Avance

• Reunión periódica para evaluar el

progreso del trabajo y el cumplimiento

del contrato

• Formal y con fechas pre-establecidas

• Frecuente, dependiendo de la

extensión del proyecto y su avance


37

Set.

2010

Seguimiento del Contrato - Avance y Pagos

• En un contrato basado en entregables,

el pago

– también estará asociado a estos

entregables

– podrá liberarse o retenerse en función de

acordar Comprador y Proveedor que el

hito fue cumplido

– El cumplimiento estará atado a la fecha de

entrega y a la calidad de la entrega


Set.


Bibliografía

38

Set.


Bibliografía

• Request for Proposal: A Guide to Effective

RFP Development Addison-Wesley 2001

• Bids, Tenders and Proposals, H. Lewis, 2003

Documents

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