administracion_por_procesos.pps

8/18/2019 administracion_por_procesos.pps

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Administración porAdministración porprocesosprocesos

Febrero 2007Febrero 2007

El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido esconfidencial y para uso exclusivo de miembros de CANACINTRA de Oaxaca !a distribuci"n y#o copia delcontenido de este documento a terceros, s"lo podr$ ser ba%o com&n acuerdo por escrito entre Sinergiade Negocio, Consultores y CANACINTRA OA'ACA


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El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA deOaxaca !a distribuci"n y#o copia del contenido de este documento a terceros, s"lo podr$ ser ba%o com&n acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores yCANACINTRA OA'ACA

ObjetivoObjetivo

Al término de la conferencia los participantes seránAl término de la conferencia los participantes seráncapaces de:capaces de:

Entender que significa un modelos de operaciónEntender que significa un modelos de operaciónadministrado por procesos.administrado por procesos.

Los beneficios de una administración por procesos.Los beneficios de una administración por procesos.


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Contenido Del TallerContenido Del Taller

Enfoque de procesos.Enfoque de procesos. Componentes del enfoque de procesos.Componentes del enfoque de procesos. Administración por procesos.Administración por procesos.


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Enfoque De ProcesosEnfoque De Procesos11

En este tema se presentará :En este tema se presentará :

Las diferencias del enfoque funcional y el deLas diferencias del enfoque funcional y el deprocesos.procesos.Cuales son los beneficios e implicaciones delCuales son los beneficios e implicaciones delenfoque de procesos y porque es conenienteenfoque de procesos y porque es conenientepara los negocios.para los negocios.


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"." Antecedentes #Enfoque $uncional s. Enfoque"." Antecedentes #Enfoque $uncional s. EnfoqueProcesos%.Procesos%.

".& 'eneficios.".& 'eneficios.".( )mplicaciones del Enfoque de Procesos.".( )mplicaciones del Enfoque de Procesos.

Enfoque De ProcesosEnfoque De Procesos11


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"." Antecedentes"." Antecedentes#Enfoque $uncional s. Enfoque#Enfoque $uncional s. EnfoqueProcesos%.Procesos%.


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1.1 Antecedentes1.1 Antecedentes(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!

Enfoque $uncionalEnfoque $uncional

*poca Artesanal.*poca Artesanal.

+eolución )ndustrial.+eolución )ndustrial.Diisión del !raba,o por Especiali-ación.Diisión del !raba,o por Especiali-ación.Aumentar la productiidad y reducir tiempos deAumentar la productiidad y reducir tiempos deciclo.ciclo.

Pocos productos y no ay personali-ación.Pocos productos y no ay personali-ación.Producción en serie.Producción en serie.Productor tiene el poder.Productor tiene el poder.

Eficiencia Interna.Eficiencia Interna.


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1.1 Antecedentes1.1 Antecedentes

(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!

Enfoque $uncionalEnfoque $uncional

Los negocios eredan e/periencia de la reoluciónLos negocios eredan e/periencia de la reolución

industrial.industrial.

0rientado a Especiali-ación.0rientado a Especiali-ación.

)slas $uncionales.)slas $uncionales.

0b,etios basados en la especiali-ación.0b,etios basados en la especiali-ación.


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(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!Cambios en el Entorno.Cambios en el Entorno.

Consumidor más e/igente.Consumidor más e/igente.

+equiere más ariedad de productos.+equiere más ariedad de productos.1ericios y productos personali-ados.1ericios y productos personali-ados.2ayor competencia e innoación en el mercado.2ayor competencia e innoación en el mercado.3enta,a competitia #Diferenciación y4o Precio%.3enta,a competitia #Diferenciación y4o Precio%.

Calidad

Eficiencia

Procesos deProcesos de

NegociosNegocios

El poder pasa del Productor al Consumidor.


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(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!

Enfoque de ProcesosEnfoque de Procesos

Cambio de foco interno a un foco al resultado finalCambio de foco interno a un foco al resultado final#1ericio o Producto%.#1ericio o Producto%.La unidad es el proceso.La unidad es el proceso.El arbitro final es el clienteEl arbitro final es el cliente


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(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!Estilo de AdministraciónEstilo de Administración

Enfoque FuncionalEnfoque Funcional

Supervisi"n y ControlSupervisi"n y Control

Empu%anEmpu%an

Enfo(ue corto pla)oEnfo(ue corto pla)o

!idera)go!idera)go

Enfoque ProcesosEnfoque Procesos

*acilitador # +otivador *acilitador # +otivador

alanalan

-isi"n-isi"n

Enfo(ue largo pla)oEnfo(ue largo pla)o

Enfo(ue alEnfo(ue alClienteCliente

Cliente Interno .efe/Cliente Interno .efe/

Islas de poder Islas de poder Indicadores 0roductividadIndicadores 0roductividad

Cliente ExternoCliente Externo

Cadena de -alor Cadena de -alor Satisfacci"n de ClienteSatisfacci"n de Cliente

Enfo(ue deEnfo(ue de

Traba%oTraba%o

Apagar fuegos Apagar fuegos

E%ecutar por costumbreE%ecutar por costumbre

Resultado *inalResultado *inal

.0roducto # Servicio/.0roducto # Servicio/

Acci"n proviene 0roceso Acci"n proviene 0roceso


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(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!(Enfoque uncional vs Enfoque Procesos!Estilo de AdministraciónEstilo de Administración

Enfoque FuncionalEnfoque Funcional

0ersonal como e%ecutor0ersonal como e%ecutor

Tiempos y mov # 0roductividadTiempos y mov # 0roductividad

Enfocada al traba%o individualEnfocada al traba%o individual

Enfo(ue aEnfo(ue a

la 1entela 1ente

Enfoque ProcesosEnfoque Procesos

0articipaci"n inteligente0articipaci"n inteligente

del personal .Aprendi)a%e #del personal .Aprendi)a%e #

Crecimiento/Crecimiento/

Enfocada traba%o e(uipoEnfocada traba%o e(uipo

Enfo(ueEnfo(ue

TotalTotal

Costo vs CalidadCosto vs Calidad

Repercusi"n precio mercadoRepercusi"n precio mercado

Enfocada a las me%oras deEnfocada a las me%oras de

responsabilidades individualesresponsabilidades individuales

.islas/.islas/

Costo parte de la calidadCosto parte de la calidad

-alor superior2compet-alor superior2compet

Enfocada a la me%ora deEnfocada a la me%ora de

todas las $reas de latodas las $reas de la

organi)aci"norgani)aci"n


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".& 'eneficios".& 'eneficios


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3434 5eneficios5eneficios

2ayor sensibilidad al Cliente final.2ayor sensibilidad al Cliente final.$oco en crear alor o me,orar la e/periencia de compra.$oco en crear alor o me,orar la e/periencia de compra.

+esultados por el proceso.+esultados por el proceso.Empleados motiados.Empleados motiados.

3isión amplia5 de punta a punta.3isión amplia5 de punta a punta. 1entido de propiedad.1entido de propiedad.

Delegación y toma de decisión.Delegación y toma de decisión. +esponsabilidad.+esponsabilidad.


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Oaxaca !a distribuci"n y#o copia del contenido de este documento a terceros, s"lo podr$ ser ba%o com&n acuerdo por escrito entre Sinergia de Negocio, Consultores yCANACINTRA OA'ACA

".( )mplicaciones del Enfoque de".( )mplicaciones del Enfoque deProcesosProcesos


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36 Implicaciones del Enfo(ue de 0rocesos36 Implicaciones del Enfo(ue de 0rocesos

6 7ué implica una Administración por Procesos 86 7ué implica una Administración por Procesos 8

".". Documentar los procesos.Documentar los procesos.

&.&. 2edir la e,ecución de los procesos y asegurar que2edir la e,ecución de los procesos y asegurar quese repiten.se repiten.(.(. Cambiar el sistema de recompensa o pago5 basadoCambiar el sistema de recompensa o pago5 basado

en los procesos.en los procesos.9.9. Asignar responsables de los procesos y susAsignar responsables de los procesos y sus

resultados.resultados... !odo lo anterior.!odo lo anterior.;.;.


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)mplica un cambio en la forma de traba,ar y de)mplica un cambio en la forma de traba,ar y deorgani-ar el negocio.organi-ar el negocio.

Estandari-ar y replicar la operación.Estandari-ar y replicar la operación.2ediciones basada en el cumplimiento de los2ediciones basada en el cumplimiento de losprocesos.procesos.

La toma de decisión => eliminar las islas.La toma de decisión => eliminar las islas.$orma de traba,o de los empleados proactia.$orma de traba,o de los empleados proactia.Conocimientos y abilidades requeridos.Conocimientos y abilidades requeridos.+esponsabilidades.+esponsabilidades.CulturaCultura

)mpacta -ona de confort del negocio.)mpacta -ona de confort del negocio.

ORGANIZACION

PROCESOS

TECNOLOGIAE

IN!OR"ACION

A"INISTRACIO

N EL CA"#IO

A"#IENTE

ENEGOCIO


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6 7ué porcenta,e de proyectos de transformación a una6 7ué porcenta,e de proyectos de transformación a unaadministración por procesos que fracasan 8 ......administración por procesos que fracasan 8 ......

? 9@ ? 9@ @ B @ @ B @ > @ > @

Entre $% & '% (Entre $% & '% (


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““ El éxito en implementar unEl éxito en implementar un Enfoque de ProcesosEnfoque de Procesos

no depende de la suerte, es un evento dentrono depende de la suerte, es un evento dentrodel control humano, solamente hay que tenerdel control humano, solamente hay que tenerfoco y tomar las decisiones correctas.foco y tomar las decisiones correctas.


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En este tema se presentará:En este tema se presentará:

Porque una buena administración basada enPorque una buena administración basada enprocesos5 debe incluir la organi-ación5 los sistemasprocesos5 debe incluir la organi-ación5 los sistemasy los sistemas de medición.y los sistemas de medición.Administrar la resistencia al cambio que genera unaAdministrar la resistencia al cambio que genera unatransformación basada en procesos.transformación basada en procesos.

Componentes Enfoque deComponentes Enfoque de

ProcesosProcesos

""


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".1 Proceso# $ubprocesos# Actividades %".1 Proceso# $ubprocesos# Actividades %

ProcedimientosProcedimientos

En la decada de los F@s se buscaba una forma de me,orarEn la decada de los F@s se buscaba una forma de me,orarcompetitiidad y los procesos fueron la respuesta:competitiidad y los procesos fueron la respuesta:

1i los procesos no se administran5 se adaptan con el paso del1i los procesos no se administran5 se adaptan con el paso deltiempo acia la comodidad5 en e- de acerlo acia latiempo acia la comodidad5 en e- de acerlo acia lacompetitiidad.competitiidad.

!odo mundo traba,a dentro de un proceso y alguien debe ser!odo mundo traba,a dentro de un proceso y alguien debe serresponsable de él.responsable de él.

Los elementos de cualquier proceso: Personas5 materiales5Los elementos de cualquier proceso: Personas5 materiales5información y técnicasG se deben administrar de forma estandard.información y técnicasG se deben administrar de forma estandard.


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Proceso:Proceso:

1erie de acciones que tomadas en con,unto5 producen un resultado que1erie de acciones que tomadas en con,unto5 producen un resultado quesatisface un ob,etio especHfico.satisface un ob,etio especHfico.

Con,unto de acciones y decisiones relacionadas que transforman las entradasCon,unto de acciones y decisiones relacionadas que transforman las entradasen salidas.en salidas.

El ob,etio de una empresa es satisfacer al cliente5 los procesos son elEl ob,etio de una empresa es satisfacer al cliente5 los procesos son elmecanismo para lograrlo.mecanismo para lograrlo.

Elementos itales de un proceso:Elementos itales de un proceso:

Con,unto de acciones que crean alor.Con,unto de acciones que crean alor.

!ransformación de entradas en salidas:!ransformación de entradas en salidas: Estado de Cambio.Estado de Cambio.Enfasis en el cliente y en resultados.Enfasis en el cliente y en resultados.+epetitias.+epetitias.

".1 Proceso# $ubprocesos# Actividades %".1 Proceso# $ubprocesos# Actividades %ProcedimientosProcedimientos


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Componentes de un proceso:Componentes de un proceso:

Proceso:

(Actividades)

I n f o r m a c i ó

n

M a q u i n

a r i a E q

u i p o

P e r s o n a l

H e r r a m i e

n

t a "

) t o d

o

" a t e r i a l e

s

Entradas Salidas

Cliente

Necesidades Re(uisitos Satisfacci"n

Pro*eedore

sInsumos

Proceso:

(Acciones)



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¿ En una organización funcional, existen¿ En una organización funcional, existen procesos procesos




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Los Procesos cru-an las fronteras organi-acionales y funcionales deLos Procesos cru-an las fronteras organi-acionales y funcionales dela organi-ación5 sin tomarlas en consideración...la organi-ación5 sin tomarlas en consideración...

-entas Administraci"n

Comprar materia prima

Vender el producto y/o servicio

Entregar el servicio

Facturar y cobrar

Almacen

PROCESO

PROCESO

PROCESO

PROCESO

!+NCION !+NCION!+NCION



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-entas Administraci"n

Comprar materia prima

Vender el producto y/o servicio

Entregar el servicio

Facturar y cobrar

Almacen

PROCESO

PROCESO

PROCESO

PROCESO


Los indiiduos participan en uno o arios procesos5 a eces tambiénLos indiiduos participan en uno o arios procesos5 a eces tambiénincluyen responsabilidades funcionales.incluyen responsabilidades funcionales.

C a r l o s

!

u c i a

, o r g e

R o d o l f o

! u

i s

0 e p e

Ramiro Ana !aura



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¿ !u"l es el principal pro#lema de un proceso¿ !u"l es el principal pro#lema de un procesodocumentado documentado




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CaracterHsticas de una organi-aciónCaracterHsticas de una organi-aciónfuncional.funcional.

Control muy estreco5 poca delegación.Control muy estreco5 poca delegación.

$unciones organi-adas como islas.$unciones organi-adas como islas.

Efecto I!ierra de nadie en laEfecto I!ierra de nadie en lacomunicación entre las personas.comunicación entre las personas.

+ecursos asignados por responsabilidad+ecursos asignados por responsabilidady no consideran al proceso.y no consideran al proceso.

Organi,aci-n



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$lu,o documentado:$lu,o documentado:

En

t

r

ad

a

s

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

Sa

l

i

da

s



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$lu,o +eal:$lu,o +eal:

222222222222En

t

r

a

d

a

s

Sa

l

i

d

as



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$lu,o Jptimo:$lu,o Jptimo:

E

n

t

r

ad

a

s

S

a

l

i

da

s



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DefinicionesDefiniciones

TareaTarea Es un con/unto de acciones

0ue se re0uieren para generar un

resultado determinado.

ProcedimientoProcedimiento gu1a detallada 0ue muestra

secuencial 2 ordenadamente como 3 o m4s

personas reali,an una tarea. Aseguran la

repeti5ilidad de la tarea.


Cadena de 6alorCadena de 6alor Representaci-n del

flu/o de procesos de cadena de *alor

donde se *isuali,a la relaci-n con el

cliente final.

ProcesoProceso Escenario donde se muestrael flu/o de los procesos 2 procedimientos7

en orden secuencial 0ue los e/ecuta


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¿ !u"l es la diferencia entre Proceso y¿ !u"l es la diferencia entre Proceso y

ProcedimientoProcedimiento

El ProcesoProceso explica 8u)8u) de5e lograrse Cu4ndoCu4ndo7 2 responde el

Por 0u).Por 0u).

Los ProcedimientosProcedimientos descri5e 8ui)n7 -nde8ui)n7 -nde 2 C-moC-mo lograrlo7 tomando

poca consideraci-n el

por 0u).



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¿ !uantos procesos se recomendar$a definir %descomponer& para un negocio ¿ !uantos procesos se recomendar$a definir %descomponer& para un negocio

' a ()' a ()

() a *)() a *)

+ *)+ *)o hay recomendacióno hay recomendación




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"." &odelo 'nteral"." &odelo 'nteral

ORGANIZACION

PROCESOS

TECNOLOGIA

E

IN!OR"ACION

A"INISTRACION

EL CA"#IO

NEGOCIO

ise9o organi,acional 7 Orientado a procesos7 +inimi)ar costo de

coordinaci"n7 +aximi)ar la comunicaci"n y

aprendi)a%e de la compa89a

Administraci-n del cam5io7 Ayuda a eliminar barreras para

transformaci"n de procesos,tecnolog9a de informaci"n y de la

organi)aci"n7 0ermite construir capacidades y

compromisos con base al nuevo

modelo

Los procesos7 :eben ser el centro del

modelo de operaci"n7 El traba%o debe estar

organi)ado en t;rminos de

procesos7 :eben estar definidos para

cubrir las necesidades de los

clientes

Tecnolog1a de Informaci-n7 0ermite una efectiva

administraci"n de procesos al

proporcionar


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".) Orani*ación".) Orani*ación

¿-ué es da una mayor ventaa contra la¿-ué es da una mayor ventaa contra lacompetencia ser un negocio grande con recursoscompetencia ser un negocio grande con recursoso ser un negocio peque/o, pero muy "gil parao ser un negocio peque/o, pero muy "gil para

responder responder


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““0o que genera ventaa competitiva en una0o que genera ventaa competitiva en unaempresa noson sus grandes rescursos, enempresa noson sus grandes rescursos, en

una empresa grande o la agilidad de unauna empresa grande o la agilidad de una peque/a empresa ... es su capacidad para peque/a empresa ... es su capacidad paracompartir y reutilizar su conocimiento encompartir y reutilizar su conocimiento entoda la organización1.toda la organización1.

2ac3 4elch, 5irector de 6eneral Electric 2ac3 4elch, 5irector de 6eneral Electric


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¿ En una organización con Enfoque a¿ En una organización con Enfoque aProcesos, desaparecen lasProcesos, desaparecen lasfunciones funciones



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Las funciones se deben alinear con base a la me,orLas funciones se deben alinear con base a la me,orforma para operar los procesos.forma para operar los procesos.

Su5direcci-n : Su5direcci-n ;

Administracin de Seguridad

Administracin de Activos

Administrar Estrategia !ecnolgica

Controlar Cambios

Su5direcci-n 3

PROCESO

PROCESO

PROCESO

PROCESO


0ROCESO = >?E SE @ACE0ROCESO = >?E SE @ACE

Serie de actividades (ue

e%ecutadas en secuenciaproducen un resultado para

satisfacer un ob%etivo

espec9fico

*?NCION=>?IEN @ACE >?E*?NCION=>?IEN @ACE >?E

Con%unto de actividades

similares (ue son agrupadaspara aprovec


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".+ 'ndicadores".+ 'ndicadores

Definir mediciones para los procesos yDefinir mediciones para los procesos ypersonas5 a partir de los ob,etios depersonas5 a partir de los ob,etios denegocio.negocio.

Subdirección 1 Subdirección 3

Administrar la Seguridad

Administración de Activos

Definir Arquitectura de TI

Controlar Cambios

Subdirección 2

PROCESO

PROCESO

PROCESO

PROCESO

Efecti*idad2 Eficiencia

de losSer*icios

.4AB/

C D44E3

Orientaci-n alCliente.4AB/

C 63FC

!inanciero

.4AB/

C 4F3GG

6alortotalde TI.3CCB/

C 3CHDF

H

3C"eta

Inno*aci-n2Aprendi,a/e

.4AB/

C 4F3GG

Efecti*idad 2Eficiencia

de los Ser*icios

.4AB/

C D44E3

Orientaci-nalCliente.4AB/

C 63FC

!inanciero

.4AB/

C 4F3GG

6alortotal de TI.3CCB/

C 3CHDF

H

3C"eta

Inno*aci-n2 Aprendi,a/e

.4AB/

C 4F3GG

Efecti*idad2Eficiencia

delos Ser*icios

.4AB/

C D44E3

Orientaci-nal Cliente.4AB/

C 63FC

!inanciero

.4AB/

C 4F3GG

6alor totalde TI.3CCB/

C 3CHDF

H

3C"eta

Inno*aci-n 2 Aprendi,a/e

.4AB/

C 4F3GG

Efecti*idad2 Eficiencia

de losSer*icios

.4AB/

C D44E3

Orientaci-n al Cliente

.4AB/

C 63FC

!inanciero

.4AB/

C 4F3GG

6alortotal de TI.3CCB/

C 3CHDF

H

3C"eta

Inno*aci-n 2 Aprendi,a/e

.4AB/

C 4F3GG


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"., &anejo de la resistencia al"., &anejo de la resistencia alcambiocambio

!odo cambio que impacta procesos5 organi-ación!odo cambio que impacta procesos5 organi-acióny tecnologHa5 genera una resistencia5 esta noy tecnologHa5 genera una resistencia5 esta nose puede eitar5 se debe administrar.se puede eitar5 se debe administrar.

Tecnolog1a deInformaci-n

Procesos

Administraci-ndel cam5io

"ar


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".- Para crecer como neocio# un factor".- Para crecer como neocio# un factorimportante es la tecnoloa.importante es la tecnoloa.

Static

TECNOLOGIA E IN!OR"ACION

Alto

Aba"o Alto

!rans#ormar

Impacto de Negocio

P

R

O

C

E

S

O

S

Sin Cam5ios

Simplificar

Automati,ar


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La administración de procesos implica un traba,o integrado.La administración de procesos implica un traba,o integrado.

Planearme/o ras alSistema deGesti-n de TI

70riori)ar $reas deoportunidad

7:efinir metas dedesempe8o para procesos,


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ConclusionesConclusiones


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H3 ElementosH3 Elementos

6 7ué implica una Administración por Procesos86 7ué implica una Administración por Procesos8

".". Documentar los procesos.Documentar los procesos.&.&. 2edir la e,ecución de los procesos y cambiar el2edir la e,ecución de los procesos y cambiar el

sistema de recompensa.sistema de recompensa.(.(. Asignar responsables de los procesos y susAsignar responsables de los procesos y sus

resultados.resultados.9.9. Alinear los sistemas para apoyar los procesos.Alinear los sistemas para apoyar los procesos.

.. !odo lo anterior.!odo lo anterior.;.;.


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En esta conferencia se io:En esta conferencia se io:7ue la Administración de los Procesos inolucra un e/amen y7ue la Administración de los Procesos inolucra un e/amen yme,ora del traba,o de manera continua.me,ora del traba,o de manera continua.

La administración e/itosa de procesos requiere traba,o de equipoLa administración e/itosa de procesos requiere traba,o de equipo

y de lidera-go y este enfoque sistemático es una maneray de lidera-go y este enfoque sistemático es una manerae/traordinaria de crear equipos y lHderes que los apoyan.e/traordinaria de crear equipos y lHderes que los apoyan.

En el proceso5 los lHderes y equipos son los que distinguen a losEn el proceso5 los lHderes y equipos son los que distinguen a losnegocios e/celentes de las mediocres.negocios e/celentes de las mediocres.

Las negocios e/itosos tendrán procesos que surgirán5 en lugar deLas negocios e/itosos tendrán procesos que surgirán5 en lugar dedesinflarse5 de los talentos5 energHa y creatiidad de su personal.desinflarse5 de los talentos5 energHa y creatiidad de su personal.

ImportanciaImportancia


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!odo traba,o es un proceso5 pero la mayorHa de las!odo traba,o es un proceso5 pero la mayorHa de laspersonas en el traba,o an sido esclaos de lospersonas en el traba,o an sido esclaos de losprocesos en lugar de dueKos.procesos en lugar de dueKos.

1i un proceso no entrega alor aKadido real a los1i un proceso no entrega alor aKadido real a losclientes y participantes de la organi-ación5 entoncesclientes y participantes de la organi-ación5 entoncessimplemente consume recursos.simplemente consume recursos.

Demasiados procesos se e,ecutan y no seDemasiados procesos se e,ecutan y no seadministran.administran.

ImportanciaImportancia


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$allas comunes en el Enfoque de Proceso:$allas comunes en el Enfoque de Proceso:


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!ecciones Aprendidas!ecciones Aprendidas

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