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7/22/2019 Administrador Interno
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ADMINISTRADOR
INTERNO
ENCARGADO DE LASECCION DEALMACEN
ENCARGADO DEINVENTARIOS
JEFE DELDEPARTAMENTO DE
ALMACEN EINVENTARIO
Secretaria
ENCARGADO DEINVENTARIIOS
TECNICOSDIGITADORES
TECNICOS DE CAMPO
ENCARGADO DE LASECCION DEALMACEN
AUXILIAR DERECEPCION
AUXILIAR DEALMACENAMIENTO
AUXILIAR DEDESPACHO
AUXILIAR DEREGISTRO
Secretaria
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ADMINISTRADOR INTERNO
PROPOSITO DEL PUESTO
Planificar, coordinar y supervisar las actividades de las
secciones de Almacn e
Inventarios procurando la eficiencia y transparencia en los
procesos que realiza el
personal a su cargo
FUNCIONES PRINCIPALES
1. Disear y proponer la actualizacin de sistemas administrativos
para la
organizacin, clasificacin, control y manejo de bienes y
suministros
adquiridos al servicio del MAGA en las secciones de Almacn e
Inventarios.
2. Coordinar y supervisar el registro en el Inventario General
de Activos Fijos
del MAGA de las nuevas adquisiciones de bienes muebles
efectuadas por
el Ministerio, provenientes de compra, donacin o traslado de
otra entidad
3. Coordinar la legalizacin de donaciones o traslados de bienes
a favor delMAGA, ante la Direccin de Bienes del Estado y Direccin
de Contabilidad
del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas
4. Supervisan la recepcin de materiales adquiridos contra
factura y
requerimientos cotejando informacin de bienes y documentos
5. Supervisar la presentacin de informe anual de inventario ante
la Direccin
de Contabilidad del Estado y Direccin de Bienes del Estado, del
Ministerio
de Finanzas Pblicas
6. Supervisa que los bienes y suministros se manejen
correctamente
tomando en cuenta su estado, textura, tiempo de vida til y
asegurando su
adecuada clasificacin y preservacin.
7. Brindar informacin oportuna sobre los bienes muebles a Jefe
superior y a
entes externos que lo soliciten.
8. Otras funciones que le sean asignadas por el Administrador
Interno
relacionados con su cargo.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS
Propsito del puesto
Mantener actualizado el sistema de correspondencia utilizado en
el MAGA.
Funciones
1. Coordinar de conformidad con las instrucciones del Jefe del
Departamento de
Almacn e Inventarios, los eventos y reuniones a los que deba
asistir, llevando
agenda y elaborando memoria de reuniones para que puedan dar
seguimiento
a los compromisos adquiridos en las secciones de almacn e
inventarios.
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2. Elaboracin de certificaciones de mobiliario y equipo,
certificaciones de
vehculos, solvencias de bienes, oficios y documentacin en
general
3. Redactar correspondencia oficial solicitada por la Jefatura
de Almacn e
Inventarios, as como digitalizar documentos relacionados con la
dependencia.
ENCARGADO DE ALMACN
Propsito del puesto
Gestionar las actividades de ingreso, almacn, despacho y
registro de bienes y
suministros adquiridos por el MAGA para el uso de sus unidades
ejecutoras
Funciones
1. Coordinar y supervisar las actividades del almacn.
2. Verificar que las existencias de bienes y suministros sean
los adecuados.
3. Solicitar la adquisicin de bienes y suministros.4. Autorizar
la cantidad de bienes y suministros en las Requisiciones al
Almacn.
5. Supervisar el ingreso de mercadera al almacn.
6. Supervisar que las condiciones de almacenamiento sean las
adecuadas.
7. Controlar el eficiente despacho de bienes y suministros.
8. Verificar el registro adecuado en las Tarjetas para control
de suministros.
9. Supervisar el adecuado manejo de la entrega formularios para
viticos.
10. Elaborar informes a la Administracin Interna.
11. Supervisar el proceso de identificacin de los bienes con la
Unidad de
Inventarios.
12. Coordinar el levantamiento peridico de inventario al
almacn.13. Atender los requerimientos de informacin por parte de
los entes
fiscalizadores.
14. Gestionar la aprobacin de libros y formularios en la
Contralora General de
Cuentas.
15. Otras funciones que le asigne la Administracin Interna
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ASISTENTE
Propsito
Asistir al Encargado del Almacn en la gestin del ingreso,
almacenamiento,
despacho y registro de bienes y suministros
Funciones
1. Recibir, elaborar y archivar correspondencia.
2. Recibir los formularios de Requisiciones al Almacn de
Materiales y
Suministros.
3. Archivar los registros de control de bienes y
suministros.
4. Atender las solicitudes de formularios de viticos constancia,
nombramiento,
anticipo y liquidacin.
5. Llevar registro y control de los formularios de viticos en el
libro autorizado.
6. Atender al pblico y usuarios.7. Otras funciones que le asigne
el Encargado de Almacn.
AUXILIAR DE INGRESOS
Propsito del puesto
Recibir los bienes y suministros adquiridos por el MAGA y darles
ingreso al
almacn
Funciones
1. Atender a los proveedores de bienes y suministros del MAGA.
X
2. Verificar los datos de las facturas en la recepcin de bienes
y suministros.
3. Realizar una verificacin fsica de los bienes y suministros
que ingresan al
almacn de acuerdo a la Constancia de Ingreso a Almacn y a
Inventario
(Forma 1-H).
4. Verificar las caractersticas del producto que ingresa al
almacn de acuerdo al
dictamen tcnico del expediente de adquisicin.
5. Coordinar con la Unidad de Inventarios la identificacin de
los bienes.
6. Trasladar las copias de la Forma 1-H a las unidades que
corresponda.
7. Archivar las Formas 1-H en los controles de ingreso de8.
Bienes y Suministros al almacn.
9. Realizar peridicamente inventarios fsicos de bienes y
suministros en el
almacn.
10. Otras funciones que le asigne el Encargado de Almacn.
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AUXILIAR DE REGISTRO
Propsito del puesto
Llevar control de las existencias de bienes y suministros a
travs del registro en
las tarjetas respectivas
Funciones
1. Recibir y archivar copia de todos los formularios de ingresos
y egresos de
bienes y suministros.
2. Llevar control de la creacin de tarjetas por cada bien o
suministro.
3. Registrar los ingresos de bienes y suministros.
4. Registrar los egresos de bienes y suministros.
5. Elaborar informes de existencias al Encargado de Almacn.
6. Comparar las existencias de bienes y suministros de los
controles contra los
inventarios realizados.7. Crear los archivos correspondientes
para sus controles.
8. Otras funciones que le asigne el Encargado de Almacn.
ENCARGADO DE INVENTARIOS
Propsito
Planificar, coordinar, supervisar y controlar que los bienes
adquiridos por compra,
traslado o donacin para el Ministerio sean inventariados y
mantenga unadecuado de acuerdo a Normativas legales vigentes como
internas
Funciones
1. Coordinar y asesorar actividades relacionados con el control
de inventarios
con Jefe inmediato
2. Capacitar a los Encargados de Inventarios de las Unidades
Administrativas y
Financieras descentralizadas del MAGA y personal de Inventarios
a su cargo
en el cumplimiento de control de normas legales vigentes de
control interno y
su aplicacin en la adquisicin de bienes del MAGA.3. Coordinar el
monitoreo de las Unidades Administrativas y Financieras
desconcentradas en las actividades de inventarios
4. Coordinar y supervisar las actividades de operacin de las
tarjetas de
responsabilidad, control de inventarios de a su cargo.
5. Convocar y coordinar reuniones de trabajo con personal a su
cargo de planta
central y de las Unidades Administrativas y Financieras.
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6. Coordinar y supervisar el cumplimiento del registro en el
SICOIN los bienes en
el Formulario de Resumen de Inventario.
7. Coordinar y supervisar el registro en controles y tarjetas
especiales de los
bienes ajenos al MAGA que se encuentran en calidad de prstamo en
las
diferentes dependencias a funcionarios del MAGA.
8. Coordinar las conciliaciones de las remesas de bienes
recibidos
9. Extender finiquitos requeridos por empleados y ex empleados
de la Institucin
10. Realizar las conciliaciones de las remesas de los bienes
recibidos
11. Actualizar peridicamente, manuales de procedimientos de
inventarios.
12. Todas las dems funciones que le sean asignadas por el jefe
del
Departamento de Almacn e Inventarios relacionados con las
funciones a su
cargo.
TCNICO DIGITADOR
Propsito
Realizar actividades tcnico administrativas para la actualizacin
de los registros
de los bienes, mobiliario, equipo y fungible
Funciones
1. Registrar en el SICOIN los bienes que son adquiridos por
compra traslado
o donacin en el Formulario de Resumen de Inventario.
2. Registrar en controles y tarjetas especiales los bienes
ajenos al MAGAque se encuentran en calidad de prstamo en las
diferentes dependencias
a funcionarios del MAGA.
3. Registrar bienes que se trasladan al MAGA a travs de
convenios al MAGA
por liquidacin.
4. Llevar el control de bienes inventariarles en hojas mviles o
libro
autorizado (as) por la contralora.
5. Llevar registro computarizado y actualizado de la informacin
de
inventarios del MAGA.
6. Emitir informes de baja de los materiales y equipos
registrados en el
SICOIN que por su estado ya no son funcionales para el MAGA,
conforme
a normativas establecidas y a solicitud de las dependencias del
MAGA.
7. Realizar las conciliaciones de las remesas de los bienes
recibidos.
8. Anulacin de tarjetas de responsabilidad.
9. Actualizar oportunamente el control de las tarjetas de
control de inventarios
activos y fungibles.
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10. Emisin de certificacin de solvencia de inventarios
11. Registro y control de donaciones
12. Operar los cambios realizados en los resguardos de
responsabilizados en
el SICOIN
13. Baja de Inventario por traslado a otra dependencia.
14. Depuracin de inventarios,
15.Todas las dems funciones que le sean asignadas por el
Encargado de
Inventarios relacionadas con las funciones a su cargo.
TCNICO DE CAMPO
Propsito
Realizar actividades tcnicas de campo para la actualizacin de
los registros de
los bienes en sitio de: mobiliario, equipo y fungibles que no
estn incluidas en las
Unidades desconcentradas de administracin.
Funciones
1. Realizar inventario fsico de los bienes segn programacin de
jefe
inmediato y por actividades especiales como finalizacin de
proyectos,
destitucin.
2. Registrar en controles y tarjetas especiales preliminares los
bienes ajenos
al MAGA, que se encuentran en calidad de prstamo en las
diferentes
dependencias a funcionarios del MAGA luego de verificarlos.3.
Registrar bienes que se trasladan de otras instituciones al MAGA a
travs
de convenios al MAGA por liquidacin en sitio.
4. Colocar cdigo a los bienes adquiridos o donados al MAGA,
segn
nomenclatura de inventarios y firma de responsable del bien
5. 5 Registro y control de donaciones
6. Realizar la verificacin bienes contra tarjetas de
responsabilidad
7. Actualizar oportunamente el control de las tarjetas de
control de inventarios
activos y fungibles a requerimiento de las dependencias y en
coordinacin
con almacn del MAGA.
8. Baja de Inventario por traslado a otra dependencia X
9. Depuracin de inventarios en sitio
10. Todas las dems funciones que le sean asignadas por el
Encargado de
Inventarios relacionados con las funciones a su cargo
