Afiliación de trabajadores y beneficiarios a caja de compensación familiar

Guía de usuario

A F I L I A C I O N E S I N D I V I D U A L E SAFILIACIÓN DE TRABAJADORES

1. Diríjase a la página principal

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2. Inicie sesión

Nota:Recuerde que con anterioridad, usted ya debe haber creado su cuenta en el portal y de esta manera contar con un usuario y contraseña.

Para empezar la afiliación de sus trabajadores, inicie sesión en la opción Transacciones en línea, ubicada en la parte superior derecha.

Posteriormente será redirigido a la zona de registro e ingreso

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3. Ingrese su usuario y contraseña

Nota:Recuerde que debe ingresar los datos con los que va a realizar las afiliaciones: Cédula o NIT según corresponda.

Ingrese los datos solicitados, tipo de documento, número de documento, clave. Cuando haya diligenciado toda la información haga clic en el botón “Ingresar”

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4. Usted está autenticado

Nota:Es importante estar autenticado como empleador para realizar este proceso.

Una vez inicie sesión en el portal, el botón “Transacciones en línea” cambiará a color Naranja.

De clic en el botón transacciones en línea y eliga la opción “Ingresar a zona transaccional”

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5. Afiliación de trabajadores

Nota:Tenga en cuenta que estas copciones pueden variar según su rol y perfil.

Una vez se encuentre en la zona transaccional encontrará un listado de los trámites que podrá realizar. En este caso seleccione “Afiliar Trabajadores a Caja”.

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5. Afiliación de trabajadores

Nota:Para realizar la afiliación individual es necesario contar con los datos de su trabajador y el documento de identidad escaneado.

Recuerde que solo podrá afiliar trabajadores con tipo de documento: TI (Tarjeta de identidad), CC (Cédula de ciudadanía), CE (Cédula de extranjería).

En esta página encontrará tres recuadros, ubique el recuadro “Afiliar trabajadores individual” y haga clic en el botón “Afiliación en línea”

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5. Afiliación de trabajadores

Nota:En esta pantalla encontrará un formulario el cual debe diligenciar con la información de su trabajador. Recuerde que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

En la parte superior encontrará un paso a paso, este le indicará el avance de la solicitud hasta terminar la transacción.

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5. Afiliación de trabajadores | 1.1 Datos del trabajador

Nota:Verifique que el tipo de documento, el número de documento, los nombres, los apellidos, la fecha de nacimiento y el género, corresponden o coinciden con el documento de identidad de su trabajador.

Verifique el estado civil real del trabajador, pues de no ser afectará posteriormente la afiliación de los beneficiarios del trabajador.

Recuerde que si la información no coincide podrá tener problemas con la afiliación de su trabajador.

En la sección “1.1 Datos del trabajador” usted debe ingresar los datos básicos de su trabajador como: Tipo y número de documento, nombres, apellidos, fecha de nacimiento, género y estado civil.

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5. Afiliación de trabajadores | 1.2 Datos de contacto

Nota:Tenga en cuenta que no es obligatorio ingresar los dos números de contacto (Teléfono principal y celular), puede ingresar uno de los dos.

El correo electrónico del trabajador debe ser persona, no el corporativo, y con este podrá solicitar la clave en el portal y adquirir servicios de recreación y deportes en línea.

En la sección “1.2 Datos de contacto” usted debe ingresar los datos contacto de su trabajador como: Ciudad o municipio, dirección, tipo de dirección, barrio, teléfono fijo, celular, correo electrónico personal.

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5. Afiliación de trabajadores | 1.3 Otros datos

Nota:Tenga en cuenta que no podrá ingresar fechas futuras de ingreso a la empresa mayores a cinco (5) días.

Si la empresa cuenta con dependencia y centro de costo registrado, debe diligenciar estos campos, si no lo hace la afiliación de sus trabajadores podrá generar errores.

En la sección “1.3 Otros datos” en esta sección usted debe ingresar los datos de la relación laboral, recuerde que estos datos deben ser iguales al acuerdo o contrato laboral.

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5. Afiliación de trabajadores | 1.4 Documentos

Nota:Recuerde que los formatos deben ser JPG, PNG o PDF y no pueden exceder las 2MB de tamaño por documento. En caso de adjuntar formatos PDF, no deben estar protegidos con contraseña.

En la sección “1.4 Documentos” usted debe ingresar el documento de identidad (escaneado o fotografía), de su trabajador.

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5. Afiliación de trabajadores | 1.4 Documentos

Nota:Recuerde que el botón “Enviar solicitud” no se habilitará hasta que diligencie todos los campos marcados con asterisco (*)”.

Con el botón “Guardar” podrá grabar temporalmente su información por diez (10) días, luego se eliminará automáticamente.

Con el botón “Cancelar” borrará toda la información y tendrá que iniciar nuevamente.

En esta zona encontrará tres (3) botones, podrá cancelar, guardar o enviar su solicitud de afiliación.

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5. Afiliación de trabajadores | Envío de solicitud

Nota:Recuerde que la información está sujeta a verificación de Compensar. Para finalizar de clic en el botón Aceptar.

El resultado se le informará al correo electrónico registrado.

Si la información ingresada es correcta, posterior al envío de la solicitud, usted visualizará este mensaje exitoso.

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Guía de usuario / Afiliaciones / 5. Afiliación beneficiarios masiva

PREGUNTAS FRECUENTESAFILIACIÓN INDIVIDUAL DE TRABAJADORES Y BENEFICIARIOS.

¿ Por qué no se ven las afiliaciones de trabajadores de manera inmediata?Respuesta: Si cuando consulta el estado de afiliación del trabajador y aún no se encuentra afiliado, se debe garantizar que se hayan adjuntado los documentos del trabajador y se haya dado clic en el botón de enviar la solicitud, si los pasos anteriores se cumplieron se debe a que la afiliación está siendo revisada por el personal de Compensar, esto debido a que alguno de los datos ingresados no es consistente.

¿Para qué sirve el código que se genera en el momento de iniciar la solicitud?Respuesta: Con el código que se genera en el momento de iniciar la solicitud y que es enviado por correo electrónico al registrado en Compensar, le permite guardar la solicitud de una manera temporal por un máximo de 10 días, con el fin de permitir que si no se cuenta con la información en el momento no pierda lo que haya adelantado y luego retomarlo para completar la solicitud.

¿Para qué sirve la opción de guardar en el formulario de afiliación?Respuesta: Cuando el usuario da clic en la opción de guardar en el formulario de solicitud de afiliación, el Portal Corporativo almacena los datos por los siguientes días y el usuario lo puede retomar en ese lapso, pero no significa que la afiliación haya sido efectiva y que garantice que el trabajador o beneficiario quede afiliado.

¿Para qué sirve la opción de cancelar en el formulario de afiliación?Respuesta: Cuando el usuario da clic en la opción de cancelar en el formulario de solicitud de afiliación, el Portal Corporativo elimina los datos que se hayan almacenado y la solicitud no será efectiva ante Compensar.

¿Cuándo se hace la afiliación del beneficiario me pagan el subsidio monetario?Respuesta: No, cuando se afilia el beneficiario por el Portal Corporativo, este queda activo para tomar servicios en la Caja de Compensación Familiar de Compensar, si desea recibir la cuota monetaria para conocer la solicitud del pago del Subsidio monetario, en la página www.compensar.com/subsidio

¿Cómo afilio a beneficiarios cuyo parentesco es hijo?Respuesta: Se debe ingresar al Portal Corporativo www.compensar.com/afiliaciones y selecciona la opción de “Quiero afiliar a mi familia” o “Afiliar beneficiarios de trabajadores”, se diligencia la información del beneficiario y se adjuntan los documentos correspondientes del beneficiario y los del padre o madre del beneficiario según sea el caso, es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

a. Si el beneficiario es mayor de 23 años no se puede realizar la afiliación para servicios, sólo en casos que se cuente con una condición de discapacidad y se pueda certificar.

b. Si el hijo afiliar es de la unión familiar, se debe primero realizar la afiliación del cónyuge.