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UIMP 2012 Identificacin de factores de xito en la organizacin de eventos deportivos

IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE FACTORES DE XITO EN LA GESTIN DE GRANDES EVENTOS DEPORTIVOS

Fernando Pars Roche20 octubre 2012

Afronta la crisis con innovacin en las organizaciones deportivas

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Resumen e Introduccin

Identificacin, clasificacin y valoracin de los factores que contribuyen al xito de un evento deportivo.

El evento deportivo como ejemplo de Proyecto en el sector de los servicios.

Espaa como escenario privilegiado para la investigacin y el estudio en este campo.

Consulta a expertos que ha permitido, por un lado, identificar y clasificar un conjunto de factores de xito; y por otro, valorar la importancia de su contribucin al mismo, estableciendo categoras en funcin de su mayor aportacin.

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Factores de xito en la gestin de un evento deportivo

Qu es el xito de un proyecto? Es un concepto multi-

funcional; no se puede evaluar en una nica dimensin*.

Factores de xito: Aquellos elementos (inputs) de la

gestin o resultado del proyecto que inciden o

condicionan directa o indirectamente el xito del

mismo.

Factores de Gestin aquellos que se desarrollan a lo largo de la planificacin y gestin del proyecto-.

Factores de Resultado aquellos que tienen que ver con el impacto final del evento**.

* Aaron J. Shenhar. Improving PM. Linking success criteria to project type

** De Wit A. Measurement of project success. IPMJ, 1988).

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Bibliografa y marco terico

Anlisis extenso de la bibliografa:

Gestin de proyectos: xito de proyectos, factores y criterios de xito, etc

Gestin y organizacin de eventos deportivos: Manuales de organizacin

Impacto y anlisis de eventos deportivos: Memorias, reflexiones, datos objetivos de eventos deportivos.

La Bibliografa cita las referencias bsicas que consideramos ms didcticas.

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Cooke- Davis (2002):

Elementos clsicos en la evalucacin de Proyectos: COSTE, CALIDAD Y PLAZO.

Otros dos factores: IMPACTO Y SATISFACCIN DE LOS STAKEHOLDERS Y BENEFICIOS econmicos o de otro tipo- del PROYECTO.

Jeffrey Pinto (2000)

AUTORIDAD, COMPROMISO Y LIDERAZGO POLTICO.

Bernardo Garca (2008)

COMUNICACIN ADECUADA EN EL SENO DEL PROYECTO

Westerveld (2002)

PROJECT EXCELLENCE MODEL. 12 reas que intervienen en el xito del proyecto

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Vicente A ((2003):

INFORMACIN

TECNOLOGA

LA ECONOMA

LOS RECURSOS HUMANOS

BENEFICIOS SOCIO-ECONMICOS, POLTICOS, IMAGEN Y REPERCUSIN PARA TURISMO.

Munteanu (2011)

FACTORES ECONMICOS

ANLISIS DE LAS NECESIDADES DE LOS CONSUMIDORES

EL PAPEL DE LA TELEVISIN .

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Funk ((2008):

PLANIFICACIN TEMPORAL

Preuss (2011)

EL LEGADO: Impacto econmico y beneficios derivados de la inversin en Infraestructura (mejora en condiciones para la inversin y negocios futuros)

Navarro Imberln (2005)

NIVEL TCNICO DE LOS PARTICIPANTES

ASISTENCIA DE PBLICO AL EVENTO

CALIDAD DE LAS INSTALACIONES Y MATERIAL

COBERTURA TELEVISIVA E IMPACTO EN MEDIOS DE COMUNICACIN

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Gavasa, Aparicio, Lara y Pars (2007)

IMPLICACIN DE LA POBLACIN EN EL EVENTO

IMPACTO ECONMICO Y LEGADO DEL EVENTO

EQUIPO HUMANO RESPONSABLE DE LA GESTIN DEL PROYECTO

ORGANIZACIN INTERNA

PLANIFICACIN INICIAL REALISTA.

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Objetivos de la investigacin

1. Identificar los Factores que intervienen en el xito de un proyecto deportivo.

2. Constatar que todos los factores que inciden en el xito del proyecto no son igualmente importantes.

3. Identificar cuales son los factores claves y determinantes en el xito del proyecto, y cuales otros son importantes, pero no indispensables.

4. Identificar y comparar la importancia de los factores de gestin y de los factores de resultado

5. Limitar el riesgo al fracaso o mejorar nuestras posibilidades de xito- adecuando los esfuerzos organizativos a la importancia de los citados factores.

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Metodologa

Consulta a expertos nacionales con experiencia contrastada en organizacin de eventos internacionales en los ltimos 20 aos , en dos momentos distintos.

Experiencia de los encuestados en organizacin de e ventos deportivos

Universiada de Verano Palma 99; 1

Campeonato del mundo junior de Snow board 2012; 1

Campeonato del Mundo de Baloncesto 2014; 1

VII Campeonato del Mundo de Atletismo al aire libre; 1

Campeonatos del Mundo de Natacin Barcelona -2003 y

2013; 4Festival Olmpico de la

Juventud Europea JACA; 4

Jogos Mundiais de Naturaleza (Iguazu, Brasil); 1

Campeonato de Europa de Atletismo; 1

Campeonato de Europa de Hockey sala; 1

Juegos Olmpicos - Barcelona '92; 4

Campeonato del Mundo de media marathon; 1

Universiada de Invierno; 3

Marathon de Gran Canaria; 1

Campeonato Mundo de Esqu Alpino S Nevada ; 1

XV Juegos Mediterrneos. Almera; 5

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Metodologa

Inicialmente, 4 expertos para junto con el anlisis de la bibliografa existente- identificar el listado de los factores y su clasificacin por tipologa.

Cuestionario directo.

Resultado: listado de 28 factores, clasificados en 5 reas:

1 Calidad tcnica del proyecto

2 Coste del proyecto e impacto econmico

3 La organizacin interna en la gestin y ejecucin del proyecto

4 Impacto en los stakeholders, en la sociedad y su difusin meditica.

5 Factores estrictamente deportivos.

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Metodologa

Posteriormente, y para valorar la importancia de los factores, se envi un cuestionario a 30 expertos, de los que obtuvimos 20 respuestas en el plazo establecido.

Encuesta a travs de Surveymonkey.

Valoracin en una escala de 1 a 10.

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Resultados obtenidos

Factores asociados a la CALIDAD TCNICA DEL EVENTO

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Factores asociados a la ORGANIZACIN INTERNA DEL PROYECTO

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Factores asociados a la ECONOMA DEL EVENTO DEPORTIVO

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Factores asociados al IMPACTO EN LOS AGENTES INTERESADOS, MMCC Y EN LA SOCIEDAD

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Factores asociados a la CALIDAD DEPORTIVA DEL PROYECTO

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ORDENACIN DE LA IMPORTANCIA DE LAS 5 GRANDES REAS QUE AGRUPAN A LOS DIFERENTES FACTORES

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Discusin y Conclusiones

1. No todos los factores que inciden en el xito de un evento deportivo tienen la misma importancia.

2. Determinados factores son claves y determinantes en el xito del proyecto, mientras que otros factores son importantes, pero no imprescindibles.

Dos clasificaciones distintas:

Los 10 FACTORES MS IMPORTANTES, mejor valorados, dos para cada una de las 5 reas en las que los hemos agrupado.

Los 28 factores valorados, clasificados en 4 CATEGORAS:

FACTORES LDERES

FACTORES CLAVE

FACTORES BSICOS

FACTORES COMPLEMENTARIOS

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Los 10 factores ms importantes

1.- CALIDAD TCNICA DEL EVENTO DEPORTIVO Elaboracin de Planificacin previa y estandarizacin y sistematizacin de la gestin del proyecto

Calidad tcnica de las Competiciones deportivas -adaptadas a los estndares y exigencias de las Federaciones

Internacionales -

2.-ORGANIZACIN INTERNA DEL PROYECTO Estructura organizativa y equipo humano: profesional y voluntario capacitado, integracin, motivacin y cooperacin

Liderazgo, composicin poltico -institucional equilibrada y directrices claras en torno al proyecto

3.-COSTE E IMPACTO ECONMICO Planificacin, seguimiento y control continuo del presupuesto y de su ejecucin

Resultado final del proyecto ajustado a lo presupuestado

4.- IMPACTO EN LOS STAKEHOLDERS, MMCC Y EN LA

SOCIEDADImpacto, presencia, apoyo y difusin del evento en los Medios de Comunicacin.

Implicacin ciudadana e implicacin local -incluida la asistencia de espectadores al evento, proporcional a la

magnitud del mismo-

5.-CALIDAD DEPORTIVA Calidad tcnica de los participantes en el evento

Resultados deportivos obtenidos por el pas -o regin, o localidad- anfitrin.

LOS DIEZ FACTORES MS IMPORTANTES

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Los 10 factores ms importantes

Elaboracin de Planificacin previa y estandarizacin y sistematizacin de la gestin del proyecto

Calidad tcnica de las Competiciones deportivas -adaptadas a los estndares y exigencias de las Federaciones Internacionales -

Estructura organizativa y equipo humano: profesional y voluntario capacitado, integracin, motivacin y cooperacin

Liderazgo, composicin poltico -institucional equilibrada y directrices claras en torno al proyecto

Planificacin, seguimiento y control continuo del presupuesto y de su ejecucin

Resultado final del proyecto ajustado a lo presupuestado

Impacto, presencia, apoyo y difusin del evento en los Medios de Comunicacin.

Implicacin ciudadana e implicacin local -incluida la asistencia de espectadores al evento, proporcional a la magnitud del mismo-

Calidad tcnica de los participantes en el evento

Resultados deportivos obtenidos por el pas -o regin, o localidad- anfitrin.

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4 Categoras de Factores

FACTORES LDERES - aquellos que han obtenido ms de 9 puntos-

4 factores

FACTORES CLAVE ms de 8,5 puntos-

10 factores

FACTORES BSICOS ms de 8 puntos

11 factores

FACTORES COMPLEMENTARIOS ms de 7 puntos-

3 factores

Discusin y Conclusiones. Las 4 categoras de factores

FACTORES LDERES (+ 9) FACTORES CLAVE (+8,5) FACTORES BSICOS (+8.0) FACTORES COMPLEMENTARIOS (+7,0)

Elaboracin de Planificacin previa y estandarizacin y

sistematizacin de la gestin del proyecto

Calidad tcnica de las Competiciones deportivas -adaptadas a

los estndares y exigencias de las Federaciones

Internacionales -

Incorporacin de un exhaustivo Anlisis de Riesgos del

proyecto

Calidad tcnica de las Operaciones logsticas

Coherencia entre las caractersticas y dimensin del evento y

la realidad socio-deportiva del entorno -evento ajustado a la

realidad -.

Calidad de las Instalaciones en que se desarrolla el evento

deportivo

Infraestructuras complementarias del evento, asociadas a las

operaciones: hoteles, aeropuertos, transportes pblicos,

Estructura organizativa y equipo humano: profesional y

voluntario capacitado, integracin, motivacin y cooperacin

Liderazgo, composicin poltico -institucional equilibrada y

directrices claras en torno al proyecto

Planificacin inicial, procesos y procedimientos organizativos,

distribucin y delegacin de tareas y protocolos de

seguimiento y control del proyecto.

Comunicacin e informacin interna en el seno del proyecto

Adaptabilidad: capacidad de adaptacin a las circunstancias

cambiantes y de afrontamiento de las incertidumbres

Planificacin, seguimiento y control continuo del

presupuesto y de su ejecucin

Proporcionalidad entre el coste previsto y la importancia del

evento y la capacidad de generar recursos propios-.

Participacin equilibrada entre el sector pblico y el sector

privado

Resultado final del proyecto ajustado a lo presupuestadoLegado material visible para le territorio - uso posterior de

infraestructuras-

Impacto econmico real del evento en el territorio

Impacto, presencia, apoyo y difusin del evento en los

Medios de Comunicacin.

Satisfaccin de las delegaciones, equipos, deportistas y

tcnicos participantes

Satisfaccin de las autoridades pblicas y/o otros promotores

del evento

Implicacin ciudadana e implicacin local -incluida la

asistencia de espectadores al evento, proporcional a la

magnitud del mismo-

Satisfaccin de los patrocinadores y socios comerciales

Calidad tcnica de los participantes en el eventoInformacin y comunicacin eficaz hacia los deportistas,

espectadores y Medios de Comunicacin

Resultados deportivos obtenidos por el pas -o regin, o

localidad- anfitrin.

Resultados deportivos del evento, igualdad competitiva y

records obtenidos

Inexistencia de conflictos graves o incidentes (incluido

"dopaje") en la competicin

1.- CALIDAD TCNICA

DEL EVENTO

DEPORTIVO

4.- IMPACTO EN LOS

STAKEHOLDERS,

MMCC Y EN LA

SOCIEDAD

5.-CALIDAD

DEPORTIVA

2.-ORGANIZACIN

INTERNA DEL

PROYECTO

3.- COSTE E IMPACTO

ECONMICO

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3. La media de valoracin de los factores organizativos y de gestin es un valor muy cercano a la media de valoracin de los factores de resultado (8,45 y 8,49 respectivamente). No se confirma la percepcin inicial de que el resultado es ms importante para el xito del proyecto que la gestin.

4. A pesar de no haberse efectuado un anlisis de correlacin, los resultados obtenidos sugieren la posible relacin de unos factores con otros: todos los factores estn interrelacionados y, con carcter general, los factores organizativos condicionan en una parte muy importante, los factores de resultado. Esta debera ser una de las hiptesis a identificar en trabajos posteriores.

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5. Dos nuevos Factores a incluir en el listado inicial, propios de los eventos deportivos:

Marco institucional estable, consensuado y habilitador respecto a la propia organizacin, incluida la estabilidad poltica.

Idiosincrasia y caractersticas del lugar de celebracin del evento.

6. El conocimiento de la valoracin de la importancia y contribucin de los factores de xito de un proyecto deportivo por parte de los gestores puede ayudar al proceso de planificacin y gestin de los nuevos eventos, al seguimiento de los mismos, a la autoevaluacin del evento y la focalizacin de los esfuerzos y recursos hacia los factores ms dbiles o ms importantes

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Agradecimientos

rea de Proyectos de la EINA de la Universidad de Zaragoza.

A las 22 expertos que contestaron el cuestionario (20 en el plazo establecido)

A Ustedes

Difusin

Artculo resumen en la revista de Gestin deportiva Instalaciones Deportivas XXI, de Red Bussines Information.

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