Agenda

1. Resumen Ejecutivo2. Ecopetrol - Descripción del negocio3. La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI4. El Proyecto SAP RH

3.1. Desafíos de TI3.2. Metodología de Implementación3.3. Estrategia y Etapas3.4. Entorno Tecnológico3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación

5. Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje

Agenda

“Resumen del Caso” Gestión del Abastecimiento

Desafíos Gestión deficiente de la rentabilidad Panorama de TI complejo y

desintegrado Calidad cuestionable de la información

para informes financieros Procesos de compra inadecuados, que

aumentan el costo de las adquisiciones

Objetivos del proyecto Implementar un nuevo modelo de

gestión y operación para la Gerencia de Abastecimiento

Aumentar la rentabilidad a través de la reducción del costo de adquisición

Beneficios Estratégicos Panel de indicadores para la gestión

de los KPI en el abastecimiento Aumento del nivel de colaboración

con la base de suministro a través del portal

Aumento de eficiencia en la organización de las compras

¿Por qué SAP? Alineación global; soporte local Capacidad comprobada en Supplier

Relationship Management Roadmap claro para desarrollos futuros

en la gestión del abastecimiento Menor TCO

Costo Total de Propiedad Proyecto desarrollado “on-time” y “on-

budget” YY sistemas heredados descontinuados Posibilidad de soporte a través de

servicios compartidos

Beneficios Operativos

VALOR

CUSTO

Reducción del ciclo promedio de compras

23 días 16 días

Reducción del costo promedio de insumos

- 13%

Reducción de errores operativos en compras

- 67%

Ejemplo




Agenda

Ecopetrol S.A. es la empresa más grande de Colombia y la principal compañía petrolera en el país. Por su tamaño, pertenece al grupo de las 39 petroleras más grandes del mundo y es una de las 5 principales de Latinoamérica.

Es dueña absoluta o tiene la participación mayoritaria de la infraestructura de transporte y refinación de Colombia.

Cuenta con campos de extracción de hidrocarburos en el centro, el sur, el oriente y el norte de Colombia, 2 refinerías, puertos para exportación e importación de combustibles y crudos en ambas costas y una red de transporte de 8.500 kilómetros de oleoductos y poliductos a lo largo de toda la geografía nacional, que intercomunican los sistemas de producción con los grandes centros de consumo y los terminales marítimos.

Desde 1997 ha marcado récords al obtener las más altas utilidades de una compañía colombiana en toda la historia.

En 2003 se convirtió en una sociedad pública por acciones y emprendió una transformación que garantiza mayor autonomía financiera y competitividad dentro de la nueva organización del sector de hidrocarburos de Colombia.

ECOPETROL S.A. Qué hacemos en Ecopetrol

ECOPETROL S.A. Descripción del negocio

ECOPETROL S.A. Marco Estratégico

ECOPETROL S.A. Marco estratégico 2009-2015

ESTAR EN EL 2015 ENTRE LAS 27 PRIMERAS COMPAÑÍAS DEL

RANKING PIW

CONSOLIDAR UN MODELO DE EXCELENCIA EN LA CALIDAD DE LA

GESTIÓN EMPRESARIAL, QUE APALANQUE LA ESTRATEGIA DE

CRECIMIENTO

ECOPETROL S.A. Grupo Empresarial

Exploración y Producción

Refinación y Petroquímica

TransporteOleoductos y poliductos

Biocombustibles

2007 2008 2009

49% 100%Negociación

35%

50%

80%50%

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OLEODUCTO DE COLOMBIA S.A. OAM65,75% 85%




Agenda

Estrategia CorporativaObjetivos estratégicos RH

Desarrollar la cultura organizacional requerida por la estrategia

Optimizar las condiciones de calidad de vida en el trabajo que contribuyan a hacer de Ecopetrol un lugar fabuloso para trabajar

Atraer y retener el personal clave con las competencias requeridas por la Organización

Desarrollar las competencias que soporten las ventajas competitivas y la estrategia de la Empresa

Asegurar calidad y costos competitivos en los procesos de apoyo a la cadena de valor

Contar con un modelo organizacional flexible y efectivo

Venta de negocios satélite – centrada en el negocio principal y en los principales segmentos de clientes

Optimización de la cartera de productos

Proyecto: “Nuevo R&D”

Objetivos estratégicos de recursos

humanos

Talento humano de

clase mundial

Desafíos con Impactoen la Estrategia Corporativa

30% Soporte/

Servicio al Cliente

60%Operación y

administración

10%Planeación estratégica

20% PlaneaciónEstratégica

20%Operación y

Administración

Desafíos con Impactoen la Estrategia Corporativa

Táctico

Enfoque tradicional

Enfocado a actividades operativas

Reactivo

Sistemas no integrados y tareas manuales

Respuesta estandarizada para las áreas

No hay un responsable del alineamiento de la cultura a los principios corporativos

Enfoque de futuro

Enfocado a labores que crean ventaja competitiva

Proactivo

Uso intensivo de tecnología

Centrado en necesidades de las áreas.

Actúa como agente de cambio

Operativo

Estratégico

Táctico

OperativoTRANSFORMACIÓN




Agenda

Objetivos del ProyectoPrincipales proyectos a implementar

Gestión de laOrganización

Gestión de Viajes

Selección de Personal

Gestión de Personal

Gestión de Tiempos

Desarrollo y Desempeño

Autogestión de empleados y

gerentes

Integración con Otros Sistemas

Gestión Remuneración

Gestión de Eventos

Liq.y pago denómina

Competencias y Datos

Objetivos del ProyectoSubtítulo



Objetivos del ProyectoGestión organizacional

Diseñar, implantar y administrar un modelo

organizacional acorde con el marco

estratégico de Ecopetrol S.A. y ajustado a los

planes y políticas que guían los procesos de

Recursos Humanos.

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Desafíos del Proyecto Gestión organizacional

Administración de la gestión organizacional

centralizada.

Cambios y modificaciones propuestas al

diseño soportados en un estudio técnico y

analizados conjuntamente entre la Unidad

Organizacional y el área responsable.

Diseños organizacionales basados en

proyecciones a corto, mediano y largo plazo,

identificando su impacto.

Cambios en la estructura para fortalecer

estratégicamente la organización,

modernizarla, optimizarla o adecuarla al

entorno.

Control de planta de personal, identificación de vacantes y respuesta oportuna.

Mejores decisiones costo-beneficio para ajuste de planta de personal

Disponibilidad de la información vía sistema: toma de decisiones, movilidad organizacional y

oportunidad en el suministro interno y externo.

Asegurar empalmes en el reemplazo de vacantes proyectadas.

Organización basada en estructura de cargos: responsabilidades definidas para el cargo y

autorizaciones correspondientes.

Proyección de escenarios e indicadores para toma de decisiones de estructura

organizacional.

Evaluación de los cambios.

Aspectos destacados Implementación Gestión organizacional

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Objetivos del ProyectoSelección de personal

Elegir el personal idóneo para Ecopetrol S.A.

basado en competencias de acuerdo con

requerimientos organizacionales.

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Desafíos del Proyecto Selección de personal

Selección responsabilidad conjunta entre Recursos

Humanos y Unidades Organizacionales.

Convocatoria y coordinación de los procesos de

selección centralizados.

Búsqueda proactiva de candidatos para cargos

claves y de mayor rotación.

Recepción de hojas de vida únicamente por internet.

Tipo de procesos de selección definidos por la

Unidad Organizacional con asesoría de Recursos

Humanos.

Selección final responsabilidad del Jefe de la

Unidad.

Promociones pueden ser hechas por las unidades

soportadas como mínimo en ajustes persona-cargo.

Anticipar las necesidades de la organización y proveer oportunamente los recursos.

Disponer de fuentes de reclutamiento para profesionales en especialidades de alta rotación.

Disponer de información en línea para búsqueda de candidatos, hacer seguimiento al

proceso, conocer estado de trámites y resultados obtenidos.

Optimizar el tiempo de participación de los jefes en el proceso de selección al evaluar sólo a

candidatos elegibles por competencias humanas requeridas.

Realimentación para el mejoramiento continuo.

Aspectos destacados Implementación Gestión organizacional

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Objetivos del ProyectoDesarrollo de personal

Incrementar la efectividad organizacional

mediante el desarrollo de competencias y la

gestión del desempeño de los colaboradores,

alineando sus intereses profesionales con la

estrategia de la Organización.

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Desafíos del Proyecto Desarrollo de personal

Desempeño de los colaboradores alineado con los

resultados estratégicos.

Planes de desarrollo acorde con competencias

requeridas y ventajas competitivas del negocio.

Competencias monitoreadas, medidas y

certificadas.

Identificación de colaboradores de alto potencial y

candidatos para cargos claves para quienes se

generarán planes de desarrollo y retención.

Desarrollo de competencias y gestión del

desempeño individual descentralizado con el

acompañamiento de Unidades Organizacionales.

Colaboradores con alto potencial identificados para asegurar continuidad de la estrategia de

Ecopetrol.

Candidatos para cargos claves e instructores internos identificados para aprovechar el

talento humano.

Articulación de la gestión de talento humano con la gestión de negocio.

Aprovechar el máximo potencial de acuerdo con las características individuales y las

necesidades de la Organización.

Resultados de los colaboradores acorde con lo requerido por la Organización.

Anticipar las necesidades de la organización y proveer oportunamente los recursos.

Aspectos destacados Implementación Desarrollo de personal

Objetivos del ProyectoGestión de la compensación

Compensar en forma equitativa y

competitiva y reconocer la excelencia

en el desempeño, de tal modo que

contribuya a atraer, motivar y retener el

Recurso Humano que Ecopetrol S.A.

requiere para el logro de sus metas

estratégicas.

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Desafíos del Proyecto Gestión de la compensación

Paquetes de compensación para atraer, retener y

motivar al personal requerido por Ecopetrol S.A.

Política de compensación regida por la competitividad

externa.

Estructura de compensación ajustada a la movilidad del

mercado.

Diseño, administración y evaluación de la gestión de la

compensación centralizada.

Equidad y competitividad soportadas en el análisis del

paquete de compensación que integra la compensación

fija, la compensación variable y los beneficios.

Compensación variable y aumentos basados en

evaluación de desempeño individual y calificación de

competencias.

Integración del sistema de compensación

Mejoras en los paquetes de compensación

Jefes empoderados para aplicar las políticas y procedimientos de compensación en su

unidad organizacional.

Estructura salarial y valoración de cargos confiables y actualizados

Implementar acciones de mejoramiento. los recursos

Aspectos destacados Implementación Gestión de la compensación

Objetivos del ProyectoGestión de personal

Administrar los servicios y beneficios

asociados al ciclo de vida laboral,

pensional o de aprendizaje de los

clientes relacionados con la Empresa,

de forma tal que se gestionen los

recursos eficientemente; se provean

con equidad y comodidad servicios y

beneficios enmarcados en parámetros y

políticas de calidad, y se mejore

permanentemente el nivel de

satisfacción de los clientes.

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Desafíos del Proyecto Gestión de personal

Cultura de autogestión.

Servicios y beneficios oportunos y de calidad soportados

en una planeación adecuada.

Estandarización de beneficios, servicios y controles por

tipo de trabajador, tipo de nómina y sitio de trabajo.

Gestión de personal única fuente oficial de información

relacionada con el ciclo de vida laboral, pensional o de

aprendizaje de los clientes (trabajadores, aprendices,

pensionados, sustitutos, autoseguros, beneficiarios y

externos).

Una única base de datos y procesos estandarizados para administrar los ciclos de vida de

aprendizaje, laboral y pensional de los clientes.

Información personal y laboral disponible de los trabajadores, en línea y al día indicando su

estatus, facilitando el análisis y toma de decisiones.

Oportunidad en la prestación de los servicios y simplificación de trámites.

Empleados que autogestionen sus servicios y novedades.

Proceso de vinculación optimizado: acuerdo de servicios para trámites de previnculación e

interfase entre selección y gestión de personal.

Información completa de todos los reemplazos (encargos) y/o movimientos de los

trabajadores.

Trazabilidad de los clientes a lo largo de los ciclos de vida.

Controles automáticos de vigencias en el otorgamiento de los beneficios.

Aspectos destacados Implementación Gestión de personal

Objetivos del ProyectoGestión de tiempos

Programar, reportar y evaluar la información

del “consumo de tiempos” que sirve como

apoyo para generar acciones que redunden

en un incremento de la productividad de

Ecopetrol..

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Desafíos del Proyecto Gestión de tiempos

Asignación y distribución efectiva de los tiempos

que contribuye a la optimización de costos.

Reporte de novedades de tiempos en el sistema

de información y en el momento de su ocurrencia.

Planificación de turnos y novedades acorde a

procedimientos estándares corporativos definidos.

Planeación y administración de tiempos

centralizada.

Programación y gestión de tiempos hecha en

cada unidad organizacional.

Estandarizar las novedades de tiempos a nivel nacional.

Unificar los planes de horario de trabajo (turnos) corporativamente.

Efectuar programación anual de vacaciones y jornadas de trabajo en las áreas

administrativas.

Control sobre consumo de tiempos de personal y costos asociados.

Empleados que autogestionen la solicitud de vacaciones, antigüedades, permisos, licencias y

compensados.

Gestionar las novedades de tiempo de cada unidad organizacional de acuerdo a los

hallazgos y conclusiones de los resultados de los procesos.

Aspectos destacados Implementación Gestión de tiempos

Objetivos del ProyectoGestión de viajes

Optimizar los recursos para proveer de forma

oportuna y eficaz los medios para que

colaboradores y terceros autorizados atiendan

los requerimientos de desplazamiento laboral

fuera de su sede y los beneficiarios del

servicio de salud los auxilios médicos

ambulatorios.

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Desafíos del Proyecto Gestión de viajes

Un socio estratégico de viajes que apoye la

planeación, administración y control de los viajes y

asegure óptimos resultados.

Planeación de los viajes en las unidades

organizacionales con el soporte y la asesoría de

recursos humanos.

Trámites de la gestión de viajes a través de

procedimientos de transferencia electrónica y

entrega en especie de los conceptos asociados.

La responsabilidad de mantener y divulgar la

política de viajes y de establecer negociaciones

con los proveedores es de Recursos Humanos.

Información oportuna que soporte la planeación de viajes, y asegure la optimización de los

recursos con base en los resultados de la evaluación y control de lo ejecutado.

Optimizar el tiempo de trámites del colaborador y del jefe.

Calidad en los datos.

Optimizar costos por oportunidad en reservas y asignación de la tarifa más favorable para la

organización.

Optimizar el soporte para viajes a nivel internacional.

Evaluar la efectividad del cumplimiento de la planeación de viajes de acuerdo con la

programación y presupuesto asignado. procesos.

Aspectos destacados Implementación Gestión de viajes

Objetivos del ProyectoGestión de eventos

Garantizar la calidad y efectividad de los

programas empresariales internos y externos

de acuerdo con los planes de desarrollo y

bienestar de Ecopetrol S.A.

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Desafíos del Proyecto Gestión de eventos

Presupuesto asignado alineado con la estrategia

de Ecopetrol S.A.

Planeación anual, consecuente con las

necesidades de formación y desarrollo de las

unidades organizacionales. Su insumo: plan

estratégico de ECP, los planes de desarrollo y los

resultados de la evaluación de desempeño.

Contenido alineado con las competencias

organizacionales y técnicas.

Identificación de socios de negocios

especializados o con experiencia en el sector

petrolero para ejecutar la formación y capacitación

del personal.

Alineación de las necesidades de las unidades organizacionales y los planes de desarrollo de

los colaboradores en materia de formación y bienestar con la estrategia de la organización.

Mejorar la efectividad de los eventos a partir de su identificación y estandarización

organizacional.

Planeación de la formación orientada al desarrollo de competencias de acuerdo con las

prioridades organizacionales.

Información oportuna de: indicadores de asistencia a los eventos de formación y bienestar,

costos asociados y horas de capacitación.

Coordinar el plan de eventos con el plan de trabajo de las unidades organizacionales y

reducir el ausentismo a los eventos.

Mejorar el servicio prestado identificando socios estratégicos basados en resultados y

efectividad de los eventos de formación realizados.

Aspectos destacados Implementación Gestión de eventos




Agenda

Planeación de recursos por parte de Ecopetrol y la Consultoría

Mantenimiento del esquema de control y seguimiento.

Hacer un sondeo de mercado que abarque tanto la parte funcional como tecnológica.

Transferir y aplicar las lecciones aprendidas de otros proyectos.

Beneficios del ProyectoGestión de proyectos

Procesos de aprobación y validación de información con la línea. Nivel de integración con la misma.

El involucramiento debe ir de lado y lado. No solo esfuerzos desde el proyecto, sino esfuerzo de la línea también para involucrarse.

Generar más compromiso genuino.

El proyecto debe estar respaldado por una persona o área que tenga poder sobre el área y que esté por fuera del área que ejecuta el proyecto.

Beneficios del ProyectoParametrización y desarrollo herramienta

Procesos de aprobación y validación de información con la línea. Nivel de integración con la misma.

El involucramiento debe ir de lado y lado. No solo esfuerzos desde el proyecto, sino esfuerzo de la línea también para involucrarse.

Generar más compromiso genuino.

El proyecto debe estar respaldado por una persona o área que tenga poder sobre el área y que esté por fuera del área que ejecuta el proyecto.

Beneficios del ProyectoInvolucramiento con la Organización

Continuar con la práctica de pruebas unitarias.

Replantear la importancia de la prueba integral teniendo como base que es una oportunidad para revisar todos los procesos integrales.

Replantear tiempos para pruebas unitarias teniendo en cuenta que hay que volver a hacerlas luego de correcciones y ajustes.

Aprovechar a solman para toda la documentación

Fortalecer los líderes de integración

Beneficios del ProyectoPruebas (unitarias- integrales)

Exigencia en contrataciones para el plan de cut-over.

La selección del líder es crucial.

Debemos estructurar mejor la preparación del plan de corte.

Falta capitalizar más las experiencias vividas en proyectos anteriores.

No se dio tiempo de estructuración al soporte.

Asegurar el direccionador involucrado con anticipación al proyecto (preferible alguien del proyecto).

Beneficios del ProyectoPreparación final

Es importante dejar el alcance de las responsabilidades claras desde el comienzo.

Armar un mapa de datos para observar y analizar las plantillas de forma global.

La transformación de datos debe estar a cargo del contratista.

Lograr congelamiento temprano de plantillas.

Dimensionar la importancia del tema desde la carga, creando estructuras dentro de cada módulo para que se incluyan en tareas del día a día desde el comienzo del proyecto, no dejarlo para el final.

Beneficios del ProyectoDatos

El diseño de proceso lo debe hacer el área y previo a la contratación.

Involucramiento de todos los frentes de trabajo en el rediseño. Es importante dejar el alcance de las responsabilidades claras desde el comienzo.

Beneficios del ProyectoDiseño de procesos

Integración nativa del abastecimiento con los demás procesos del negocio – planificación estratégica, finanzas, gestión logística, producción, etc.

Menor Costo Total de Propiedad Soporte local Tecnología superior Mejores prácticas de negocio ofrecidas a través del Repositorio de Servicios Orientado a procesos Seguridad de mejoras continuas en el producto Extensa lista de implementaciones y casos de éxito (expertise) en la gestión de la cadena de

abastecimiento Sistema único e integrado con elevada adherencia a los requerimientos del negocio Roadmap claro de desarrollo de nuevos módulos y funcionalidades Plataforma robusta y única de integración, que permite incluso la integración de sistemas no

SAP Plataforma única para diferentes unidades monetarias e idiomas; soporta incluso una

estrategia de abastecimiento integrada globalmente con una red de proveedores en todo el mundo

Liderazgo de mercado en la Cadena de Abastecimiento Escalabilidad de la solución

INSERTAR LOGO

¿Por qué SAP?Ejemplos

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