Configuración para el agendamiento de citas:Bienvenido al manual Aulapp, aquí encontrará todala información para realizar el proceso de agendamiento de citas, por favor continúe y lea atentamente cada recomendación.

Esta función está habilitada para el rol Representante Legal, Administrador y

Recepcionista.

Seleccione la opción “Calendario”.

Para agendar una cita debemos acceder

mediante la ruta Calendario -> Nueva Cita.

Seleccione el tipo de cita:

TeoríaTaller

Práctica Manejo Examen Teórico Examen Práctico

En caso de seleccionar ‘Teoría’ o ‘Práctica Taller’ realice los siguientes pasos.

y haga clic en ‘Siguiente’.

Seleccione el Tipo de clase

General: esta clase teórica registrará el avance para cualquier categoría.

Específica: se refiere a que la clase es particular para una categoría específica.

Clases: está compuesta por temas que los aprendices pueden ver una sola una vez. Si el aprendiz intenta

ingresar a una clase teórica compuesta de temas que ya ha visto

en su totalidad, recibirá un mensaje de notificación que le indicará

‘los temas ya han sido vistos’ y no contará en su progreso.

Nueva aula o pista: Para el caso de clases teóricas y taller, las aulas deben poseer un dispositivo de autenticación

asociado. Tener en cuenta las horas programadas que posea dicha aula

previo a la creación de la cita. (Si el aula se encuentra asignada en citas programadas previamente para la misma hora esto podría ocasionar que no se despliegue el horario, pues

ya no estaría disponible).

Nueva aula o pista: Para el caso de clases teóricas y taller, las aulas deben poseer un dispositivo de autenticación

asociado. Tener en cuenta las horas programadas que posea dicha aula

previo a la creación de la cita. (Si el aula se encuentra asignada en citas programadas previamente para la misma hora esto podría ocasionar que no se despliegue el horario, pues

ya no estaría disponible).

CONSEJO

Como buena práctica se recomienda verificar la disponibilidad en el horario (Calendario) antes

de agendar una cita.

Nueva aula o pista: Para el caso de clases teóricas y taller, las aulas deben poseer un dispositivo de autenticación

asociado. Tener en cuenta las horas programadas que posea dicha aula

previo a la creación de la cita. (Si el aula se encuentra asignada en citas programadas previamente para la misma hora esto podría ocasionar que no se despliegue el horario, pues

ya no estaría disponible).

Al momento de seleccionar un instructor, se deben tener en cuenta los

siguientes aspectos:

Si la clase es teórica específica, el instructor debe poseer licencia de instrucción vigente

para dicha categoría.

El instructor debe tener disponibilidad para el día y la hora que se desea agendar.

El instructor debe poseer su documentación al día (licencias de instrucción/conducción

vigentes).

El instructor no debe haber sobrepasado su límite de horas diario/mensual.

El instructor debe encontrarse activo en la plataforma.

Marcador para activar clase de dos horas: en caso de proceder a agendar una cita de dos horas,

se debe verificar que se cuente con disponibilidad en el horario para dicho bloque completo, al igual

que para los recursos (instructor, horario configurado en el centro).

Fecha: se debe seleccionar el día deseado en el calendario, tener en

cuenta que el centro posea configurado dicho día en el horario.

Horario a agendar: seleccione la hora deseada, ya sea para bloques de una o dos horas, el sistema calculará que los

recursos se encuentren disponibles y nos mostrará las

horas posibles.

Es decir: las horas configuradas en el horario del CEA donde el

el aula y el instructor seleccionadosno se encuentren ya asignados.

Opción para repetir cita: luego de seleccionar la hora, se habilitará un botón con la posibilidad de repetir la cita en el tiempo deseado.

Se debe indicar cada cuanto desea repetir dicha cita, los días para los que aplicará y cuándo finaliza (en caso de aplicar).

Luego de completar todos los campos, dar clic en el botón de ‘Finalizar’

Nota ImportanteNota Importante

Clase Uno

Aquí visualizará el Calendario con su respectivo mensaje de

notificación y la cita programada.

Nota Importante

Clase Uno

En caso de seleccionar ‘Examen Teórico’ y ‘Examen Teórico Instructor’ siga las siguientes instrucciones:

IMPORTANTE: que no posea citas del mismo tipo ya programadas previamente a la misma hora que

se desea agendar. Debe estar registrado en la plataforma para la categoría que se seleccione en

‘Curso’ (siguiente punto).

NOTA: Aprendiz: al seleccionar debe haber completado su proceso

de horas teóricas y de taller así como encontrarse habilitado en la plataforma.

Curso: el sistema deberá listar los cursos para su selección, dependiendo del aprendiz seleccionado, siempre y cuando dicho

aprendiz se encuentre disponible en cuanto al progreso para presentar la evaluación teórica (horas teóricas y de taller

completadas).

Equipo: seleccionar un computador disponible y activo (No debe poseer programada otra cita de examen teórico a la

misma hora ni estar inhabilitado), dicho recurso se crea desde la ruta Administración -> Computadores -> Nuevo computador.

Fecha: se debe seleccionar el día deseado en el calendario, tener en cuenta que el centro posea configurado dicho día en el horario.

Horario a agendar: seleccionar la hora deseada, para citas de examen teórico únicamente se manejan bloques de una hora, el sistema calculará que los

recursos se encuentren disponibles y nos mostrará las horas posibles. Es decir: las horas configuradas en el horario del CEA donde el equipo y aprendiz

seleccionados no se encuentren ya asignados.

En caso de seleccionar ‘Práctica Manejo’ o ‘Examen Práctico’siga las siguientes instrucciones::

NOTA: Aprendiz: al seleccionar debe haber completado su proceso

de horas teóricas y de taller así como encontrarse habilitado en la plataforma. IMPORTANTE: que no posea citas del mismo tipo

ya programadas previamente a la misma hora que se desea agendar. Debe estar registrado en la

plataforma para la categoría que se seleccione en ‘Curso’ (siguiente punto).

Curso: el sistema deberá listar los cursos para su selección, dependiendo del aprendiz seleccionado, siempre y cuando dicho

aprendiz se encuentre disponible en cuanto al progreso para presentar la clase de práctica manejo (horas teóricas, de taller

completadas y examen teórico aprobado).

Instructor: tener en cuenta que el mismo debe poseer disponibilidad para el horario deseado, estar habilitado en la

plataforma, NO haber completado el límite de horas diarias y tener licencia de instrucción vigente para la misma categoría que

esté cursando el aprendiz.

Vehículo: tener en cuenta que el mismo debe poseer su documentación vigente (SOAT, Revisión tecnicomecánica, archivos anexos) y encontrarse activo en la

plataforma. Tampoco puede estar ya programado para otra cita a la misma hora deseada ni ser de una categoría NO aplicable para el curso que esté tomando el

aprendiz. (Por ejemplo: un vehículo de categoría A2 en una clase práctica manejo de un aprendiz en curso de B1).

Marcador para activar clase de dos horas: en caso de proceder a agendar una cita de dos horas, se

debe verificar que cuente con disponibilidad en el horario para dicho bloque completo, al igual que para los recursos (aprendiz, instructor, vehículo y

horario configurado en el centro).

Fecha: se debe seleccionar el día deseado en el calendario, tener en cuenta que el centro posea

configurado dicho día en el horario.

Horario a agendar: seleccione la hora deseada, para citas de práctica manejo son posibles bloques de una

o dos horas, el sistema calculará que los recursos se encuentren disponibles y nos

mostrará las horas posibles.

Es decir: las horas configuradas en el horario del CEA donde el aprendiz, instructor y vehículo seleccionados

no se encuentren ya asignados.

En caso de seleccionar ‘Práctica Pedagógica’ solo se presentan diferencias con los siguientes dos campos:

Aprendiz acompañante: el usuario aprendiz instructor a seleccionar debe haber completado su proceso de

horas teóricas, prácticas y haber aprobado el examen teórico, así como encontrarse

habilitado en la plataforma.

Importante: que no posea citas del mismo tipo ya programadas previamente a la misma hora que se

desea agendar. Debe estar registrado en la plataforma para la categoría que se seleccione en ‘Curso de

Aprendiz Acompañante’ (siguiente punto).

Curso de Aprendiz Acompañante: el sistema deberá listar los cursos para su selección, dependiendo del aprendiz instructor seleccionado, siempre y cuando dicho usuario se encuentre disponible en cuanto al

progreso para presentar la clase de práctica pedagógica (horas teóricas, prácticas completadas

y examen teórico aprobado).

NOTA IMPORTANTE: Para la programación de citas en general, siempre que falten

recursos por seleccionar antes de desplegar el horario, aparecerá el siguiente mensaje:

Cuando ya se encuentren seleccionados todos los recursos obligatorios, el mensaje cambiará por el siguiente y ya será

posible seleccionar el horario deseado: