AGLOMERACIONES DE PÚBLICO MANUAL DE USUARIO 1svrdpae8n1.sire.gov.co/portal/page/portal/sire/componentes... · Manual de usuario V 1.0 5 Aglomeraciones de público EN ESTE CAPITULO

Manual de usuario V 1.0

DPAE Dirección de Prevención y Atención de Emergencias

Abril de 2007—Versión 1.1

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS DE BOGOTÁ

MANUAL DE USUARIO 1.1

AGLOMERACIONES DE PÚBLICO

Manual de usuario V 1.0 2

MANUAL DE USUARIO - V 1.0 SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS DE BOGOTA D.C — COLOMBIA

Abril de 2007

Dirección de Prevención y Atención de Emergencias — DPAE

Diagonal 47 # 77 B 09 Interior 11

PBX: 429 74 14 al 19

http://www.sire.gov.co

Bogotá – Colombia

Director: Ing. Diana Marcela Rubiano

Coordinación de Informática: Ing. Nuvia Esperanza Villamizar Pereira

Elaborado por: Ing. Márilin Gómez Rincón Ing. Adriana Santa Luna — Mapas y Datos S.A.

Publicación autorizada por el director de la DPAE, no es negociable y su reproducción total o parcial obliga a dar a la DPAE el crédito que le corresponde como autor.


Contenido 1 Aglomeraciones de público

Marco de Referencia 6

Descripción del Módulo 7

Flujo de información 9

Puntos a tener en cuenta 10

2 Registro de organizadores y empresas logísticas

Organizadores 12

Empresas de logísticas 12

¿Cómo registrarse en el sistema? • Inscríbase para capacitarse • Regístrese y cree su contraseña • Registro de empresas logísticas • Gestione el plan de contingencia

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Reconocimiento inicial del módulo 20

3 Funcionalidad del módulo para el perfil organizador

Consulta de eventos activos - inactivos 23

Registrar evento • Registro de actividades • Registro de ocurrencias • Cargan plan de contingencia • Cancelar evento

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Actualizar información 37

Cambiar contraseña 37

4 Funcionalidad del módulo para el perfil evaluador

Buscar eventos • Autorizar carga de plan

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Pág.


Contenido • Modificación de la complejidad

• Evaluación del plan de contingencia • Cerrar evento

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Consulta de empresas logísticas 51

Consulta de reportes • Reporte por tipo de localidad • Reporte por localidad y tipo • Listado de organizadores

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5 Funcionalidad del módulo para el perfil verificador

Buscar eventos • Verificar evento

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Pág.


Aglomeraciones de público

EN ESTE CAPITULO El Módulo de Registro de Eventos y Seguimiento a los Planes de Contingencia para Aglomeraciones se creó como un módulo complementario del SIRE que permite administrar la información de los Eventos o Actividades Económicas que se realicen en la ciudad y que comprometan cierta cantidad de personas, así como la Evaluación de los Planes de Contingencia de cada uno de éstos Eventos. En este manual de usuario encontrará la documentación necesaria para utilizar adecuadamente el módulo y hallará información específica y explicaciones paso a paso que le ayudarán a solucionar rápidamente sus problemas e inquietudes.

• Marco de Referencia

• Descripción del módulo

• Flujo de información

• Puntos a tener en cuenta

1


Marco de Referencia

El módulo de registro de eventos y seguimiento a los planes de contingencia para aglomeraciones surge como respuesta a la necesidad de dar cumplimiento a lo estipulado en el Decreto 043 de 2006 expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá. Según dicho decreto, cada evento o actividad económica que aglomere personas debe ser registrado por la entidad o persona que organiza dicho evento y debe ser evaluado por la DPAE, con el fin de prevenir situaciones de riesgo relacionadas con el espacio físico donde se realizan y con el desarrollo del evento. El módulo maneja la información de los eventos o actividades, sus planes de contingencia y el seguimiento realizado por la DPAE y otras entidades, por medio de información y documentos registrados por dichos usuarios del módulo.

Objetivos • Almacenar, integrar y mantener

adecuadamente la información relacionada con eventos o actividades económicas que dan lugar a aglomeraciones de público.

• Facilitar el acceso o consulta de manera ágil a

la información existente y la que se genere. • Facilitar el análisis de riesgos para eventos que

generen aglomeraciones de público. • Proveer mecanismos de control y seguimiento

de eventos o actividades que impliquen aglomeraciones de público.

• Permitir el registro de planes de contingencia,

para el análisis de medidas de prevención y mitigación, así como la determinación de los términos técnicos y las instancias institucionales.

• Permitir la aprobación de dichos planes y los

mecanismos de control y seguimiento, por medio de la captura, organización y suministro ágil de la información disponible para tal fin.


Descripción del módulo

El módulo de registro de eventos y seguimiento a los planes de contingencia para aglomeraciones será utilizado por cinco tipos de perfiles de usuario: Administrador: Usuario que realiza las funciones de administración de las tablas básicas del sistema y de diferentes variables de configuración que necesita el sistema para su correcto funcionamiento. Organizador: Persona o entidad que organiza el evento o actividad. Empresa de Logística: Entidad que provee servicios de logística para eventos. Evaluador: Usuario representante de la DPAE que realiza el análisis de riesgos, medidas de prevención y mitigación, determinación de términos técnicos, instancias institucionales, a partir de la información ingresada por el organizador y el plan de contingencia que se carga al módulo. Verificador: Usuario representante de una entidad pública que realiza las funciones de seguimiento y control de los Eventos o Actividades, con base en la información registrada en el sistema.

Cada usuario tendrá asignado un usuario y una contraseña, con los cuales podrá ingresar al sistema. El módulo cuenta con la siguiente funcionalidad: Registro de usuarios Organizadores: El organizador podrá registrarse para poder ingresar al sistema y registrar los eventos o actividades económicas, por medio del sitio la pagina del SIRE www.sire.gov.co. En el registro, el usuario indicará el usuario y la contraseña a utilizar en el sistema. Registro de Empresas de Logística: Las empresas de logística podrán registrar la información básica de contacto, experiencia, recursos, capacitación, etc., por medio del sitio por medio del la pagina del SIRE www.sire.gov.co. En el registro, el usuario indicará el usuario y la contraseña con los cuales podrá ingresar al sistema. Funcionalidad general del módulo: Todos los usuarios deberán ingresar al sistema por medio del usuario y contraseña registrados por ellos, que serán validados en el momento del ingreso al módulo. De acuerdo con el tipo de usuario, se presentará una página de bienvenida que indicará las funciones que podrá realizar dentro del módulo. Cada usuario podrá realizar cambio de contraseña cuando lo considere necesario.


Funcionalidad para el usuario Organizador: El módulo permitirá al usuario organizador la actualización de la información que ingreso al momento de registrarse al sistema; la consulta de los eventos o actividades económicas registradas por él en el sistema tanto activos como inactivos; el registro de nuevos eventos o actividades con la información básica; el registro de actividades y ocurrencias del evento; realizar la carga del documento que contiene el plan de contingencia y cancelar un evento o actividad ya registrado. Funcionalidad para el usuario Evaluador: El módulo le permitirá al usuario evaluador realizar la búsqueda de eventos registrados en el sistema por diferentes criterios; consultar la información general, de actividades y ocurrencias de un evento o actividad; ver el plan de contingencia cargado por el organizador; autorizar la carga del plan de contingencia para eventos que hayan sido clasificados de alta complejidad; modificar la clasificación de un evento de alta a normal ó de normal a alta; evaluar el plan de contingencia ingresando observaciones al mismo y cargando documentos de soporte los cuales se registrarán guardando un historial; cerrar eventos previamente aprobados y generar las cartas de aprobación ó corrección de acuerdo con la evaluación del evento.

Funcionalidad para el usuario Verificador: El módulo le permitirá al usuario verificador realizar la búsqueda de eventos registrados en el sistema por diferentes criterios; realizar la consulta de la información general, actividades y ocurrencias de un evento o actividad; ver el plan de contingencia cargado por el organizador; realizar la verificación del cumplimiento del plan de contingencia; ingresar observaciones al mismo indicando si hubo novedades durante el desarrollo del evento; cargar documentos de soporte los cuales se registrarán guardando un historial.


Flujo de información

Los eventos o actividades registradas en el sistema pasan por una serie de estados en los cuales actúan los organizadores, evaluadores y verificadores.

El siguiente diagrama muestra la transición de estados por los que pasa un evento desde el momento en el que es registrado por el organizador:

1. Registrado:

Aquí el organizador registra la información general de un nuevo evento, pero no registra las características de éste, ese es un paso siguiente; una vez registrada la información haga clic en el botón Continuar para que quede con el estado de registrado. El evento debe registrarse completamente para pasar al estado 2 ó 3, de acuerdo con la complejidad asignada. Un evento que quede solo en este estado queda inactivo.

2. Pendiente de Contacto: Un evento llega a éste estado cuando el sistema, por medio de la información que se registro en el paso uno, lo ha clasificado de complejidad alta. En la descripción del estado se indica la acción a tomar por parte del organizador.

3. Pendiente de Plan:

Un evento llega a este estado cuando el sistema, por medio de la información que se registro en el paso uno, lo ha clasificado de complejidad normal. También llegan a éste estado los eventos clasificados de complejidad alta que han sido autorizados por el evaluador para realizar la carga del plan.

4. Pendiente de Revisión: Una vez el organizador ha cargado el plan de contingencia, el evento pasa al estado “Pendiente de revisión”, para que el evaluador realice la revisión respectiva de dicho plan.

5. Pendiente de Información:

Cuando el evaluador considera que hace falta información al plan, en el momento de evaluarlo, asigna al evento el estado “Pendiente de información”.

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Puntos a tener en cuenta

6. Aprobado:

Un evento llega a éste estado cuando el evaluador considera que el plan contiene toda la información necesaria para realizar el evento. Una vez el evento llegue a este estado, puede llevarse a cabo por el organizador

8. Rechazado:

Cuando el evaluador considera que el plan presentado para el evento no cumple con los requisitos mínimos, asigna éste estado al evento en el momento de la evaluación.

9. Cerrado:

Cuando el evento ha sido aprobado y ya se ha realizado, el evaluador podrá cerrarlo en cualquier momento.

10. Cancelado:

El organizador podrá, en cualquier momento, cancelar la realización del evento quedando éste inactivo, es decir, que no podrá realizarse ninguna acción sobre dicho evento, únicamente podrá ser consultado.

• El módulo de registro de eventos y seguimiento a los planes de contingencia para aglomeraciones no hace gestión de riesgos sobre los eventos que implican aglomeraciones de personas, sino que es una ayuda poderosa para quienes realizan dicha labor.

• El sistema permite al usuario consultar la

información desde varios puntos de vista y en algunos casos le permite manipularla estadísticamente, pero no está diseñado para que a partir de unos insumos produzca un estudio de riesgos.


Registro de organizadores y empresas de logística

EN ESTE CAPITULO Para el registro de los eventos o actividades a realizar, la entidad ó persona a cargo de la organización del evento debe ingresar al módulo para realizar toda la gestión, para lo cual debe tener un usuario y contraseña que le permita el ingreso de la información. En esta sección se guiara al usuario para obtener el registro como organizador o empresa logística.

• Organizadores

• Empresas logísticas

• ¿Cómo registrarse en el sistema?

• Inscríbase para capacitarse

• Regístrese y cree su contraseña

• Registro de empresas logísticas

• Gestione el plan de contingencia

• Reconocimiento inicial del módulo

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Organizadores Empresas de logística

Los organizadores son empresas ó personas naturales que están a cargo del desarrollo de cualquier evento ó actividad que implique aglomeración de público en cualquier edificación, instalación ó espacio perteneciente a personas públicas o privadas, naturales ó jurídicas o de uso público.

Las empresas de logística son entidades encargadas de la organización de eventos de cualquier tipo y que son contratadas por los organizadores de los eventos. En el Sistema de Información de aglomeraciones se llevara un registro de dichas empresas con el fin de tener una base de datos que pueda ser consultada por los organizadores y evaluadores.


¿Cómo registrarse en el sistema?

Para ingresar al módulo puede hacerlo por la pagina de la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias www.fopae.gov.co o por la pagina del Sistema de Información para la Gestión del Riesgo y Atención de Emergencias www.sire.gov.co como se muestra a continuación: Ingresando desde el FOPAE http://www.fopae.gov.co 1. Haga clic en el icono que se señala en la

imagen, el cual representa las aglomeraciones de público para entrar a ver toda la información referente al tema.

Desde esta pagina se accede a toda la información referente al tema. 1. Haga clic para acceder al módulo de

aglomeraciones y gestionar su plan de contingencia.

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Ingresando desde el SIRE http://www.sire.gov.co Una vez ingrese al sitio, en el menú que se despliega en la parte izquierda de la pagina, haga clic en la opción de Componentes del SIRE, 1. Se mostrará una pantalla que lista los

diferentes módulos que contiene el Sistema de Información para la Gestión de Riesgos y Atención de Emergencias; identifique el modulo que dice Aglomeraciones y haga clic para entrar a este.

Visualizara varios tipos de registros, estos son: 1. Inscríbase para capacitarse y conozca el

modulo de aglomeraciones. 2. Regístrese en el sistema y cree su contraseña. 3. Registro de empresas logísticas. 4. Gestione el plan de contingencia.

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1. Inscríbase para capacitarse

Aquí puede inscribirse para entrar a conformar un grupo que se capacitara en el manejo de la herramienta y recibirá una charla general del tema.

La información que se solicita para para el registro de la capacitación es:

Información de la empresa:

Nombre: Nombre de la persona que esta solicitando la capacitación. Organización: Nombre de la organización a la cual pertenece para realizar eventos. Actividad económica: Seleccione de la lista desplegable la actividad económica a la cual pertenece la organización.

Sector: Seleccione si la organización es pública, pri-vada o mixta.

Información de contacto:

Dirección: Ingrese la dirección física de correspondencia. E-mail: Ingrese el mail de la persona que esta solicitando la capacitación Teléfono: Ingrese el numero telefónico de la persona que esta solicitando la capacitación. Celular: Ingrese el numero celular de la persona que esta solicitando la capacitación. Fax: Ingrese el numero de fax de la persona que esta solicitando la capacitación.


2. Regístrese y cree su contraseña

Aquí el organizador podrá inscribirse ya sea como persona natural o jurídica para poder gestionar su plan mas adelante. El sistema le pedirá llenar unos datos básicos que son obligatorios para que el regis-tro sea exitoso. El registro del organizador esta dividido en dos secciones, en la primera se solicita la información de la empresa, y en la segunda la información de contacto directo.

La información que se solicita para el registro de la empresa es:

Identificación: Ingrese aquí el numero de cedula para el caso que se este registrando como persona natural, o el NIT para el caso que se este registrando como persona jurídica. Nombre: Ingrese el nombre con el cual quiere que quede el registro; este puede ser el nombre del organizador si es persona natural, o el nombre de la empresa si es persona jurídica. Teléfono: Ingrese el numero de teléfono de contacto. Fax: Ingrese el numero de fax. Usuario: Ingrese el usuario con el que quiere entrar al modulo (loggin) de aglomeraciones, tenga en cuenta como lo escribe ya que no existe restricción de mayúsculas, minúsculas o caracteres especiales. Contraseña: Ingrese la contraseña (password) con la que quiere entrar al modulo de aglomeraciones; puede utilizar una combinación de letras y números; procure a que sea mayor de 5 dígitos, y tenga en cuenta que no existe restricción de mayúsculas o minúsculas.


3. Registro de empresas logísticas

Confirmar contraseña: Ingrese de nuevo la contraseña que registro en el paso anterior. La información que se solicita para el registro de los contactos es: Nombre: Ingrese el nombre de la persona de contacto. E-mail: Ingrese el correo electrónico de la persona de contacto. Teléfono: Ingrese el numero de teléfono de la persona de contacto.

Una vez se ingrese toda la información correctamente, el sistema informará el registro exitoso del usuario y éste quedará activo para ingresar al módulo de aglomeraciones.

Aquí una empresa de logística para eventos podrá inscribirse y quedar registrados para que los organizadores y evaluadores puedan consultarlos. El sistema le pedirá llenar unos datos básicos que son obligatorios para que el registro sea exitoso.


El registro de las empresas logísticas esta dividido en dos secciones, en la primera se solicita la información de la empresa, y en la segunda la información de contacto directo. La información que se solicita para el registro de la empresa es:

Identificación: Ingrese aquí el número NIT. Nombre: Ingrese el nombre de la empresa logística tal y como aparece registrada. Nombre del representante legal: Ingrese el nombre del representante legal de la empresa logística. Dirección: Ingrese la dirección donde se pueda enviar correspondencia a la empresa logística. Fecha de creación de la empresa: Ingrese la fecha de creación de la empresa, tal como aparece en el registro de la cámara y comercio. El ingreso de la fecha la debe ingresar en el formato de aaaa-mm-dd (año-mes-dia).

Lista de experiencia en aglomeraciones complejas: Relacione de forma breve la experiencia que ha tenido la empresa prestando sus servicios en eventos de aglomeraciones complejas. Recursos disponibles: Relacione de forma breve los recursos con los que cuenta la empresa para prestar los servicios en eventos de aglomeraciones. Listado de capacitación: Liste los temas en los que la empresa o el personal están capacitados para prestar los servicios en eventos de aglomeraciones normales o complejos.

La información que se solicita para el registro del contacto es:

E-mail: Ingrese el correo electrónico de la persona de contacto. Teléfono: Ingrese el numero de teléfono de contacto. Usuario: Ingrese el usuario con el que quiere entrar al modulo (loggin) de aglomeraciones, tenga en cuenta como lo escribe ya que no existe


4. Gestione el plan de contingencia

restricción de mayúsculas, minúsculas o caracteres especiales. Contraseña: Ingrese la contraseña (password) con la que quiere entrar al modulo de aglomeraciones; puede utilizar una combinación de letras y números; procure a que sea mayor de 5 dígitos, y tenga en cuenta que no existe restricción de mayúsculas o minúsculas.

Confirmar contraseña: Ingrese de nuevo la contraseña que registro en el paso anterior.

Una vez se ingrese toda la información correctamente, el sistema informará el registro exitoso de la empresa logística y activara el usuario para ingresar al módulo de aglomeraciones.

Aquí se gestiona todo el evento a realizar, desde ingresar la información básica, cargar el plan, hasta autorizar la realización del evento. La descripción de esta sección se detallara en los siguientes capítulos.


Reconocimiento inicial del módulo

El ingreso al módulo de aglomeraciones se realiza a través de una página que solicita el usuario y la contraseña que registro al inscribirse para entrar al módulo. Si el usuario ha olvidado su contraseña, esta será reasignada por el sistema; para esto, debe ingresar el usuario y dar clic sobre el link Olvidó su contraseña?. La nueva contraseña será enviada por e-mail a la dirección registrada por el usuario. Una vez el sistema haya realizado la verificación del usuario y la contraseña, se mostrará una página de bienvenida al usuario que indicará la funcionalidad que tiene disponible según el perfil que tiene asignado; a partir de ésta pantalla, podrá empezar a trabajar con los eventos. Para el perfil de Organizador las funcionalidades que vera al ingresar al módulo serán:

1. Consultar eventos o actividades económicas

activas. 2. Consultar eventos o actividades económicas

inactivas. 3. Registrar evento o actividad económica. 4. Actualizar información organizador. 5. Cambiar contraseña Para el perfil de Evaluador las funcionalidades que vera al ingresar al módulo serán:


1. Buscar eventos o actividades económicas. 2. Consultar empresas de logística. 3. Consultar reportes 4. Crear usuario 5. Cambiar contraseña Para el perfil de Verificador las funcionalidades que vera al ingresar al módulo serán: 1. Buscar eventos o actividades económicas. 2. Cambiar contraseña Para el perfil de Empresa logística las funcionalidades que vera al ingresar al módulo serán:


Funcionalidad del módulo para el perfil de organizador EN ESTE CAPITULO

1. Consulta de eventos activos -

inactivos

2. Registrar evento

• Registro de actividades

• Registro de ocurrencias

• Cargar plan de contingencia

• Cancelar evento

3. Actualizar información

4. Cambiar contraseña

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1. Consultar eventos activo - inactivo

Ingresando con el perfil de organizador, el usuario tiene acceso a una serie de opciones que le permitirá interactuar ya sea con el ingreso, actualización o consulta de los eventos que tiene registrados. El menú de opciones se encuentra en la parte superior de la ventana y contiene: 1. Consulta de eventos o actividades económicas

activas 2. Consulta de eventos o actividades económicas

inactivas 3. Registrar evento o actividad económica 4. Actualizar información organizador 5. Cambiar contraseña

El usuario organizador podrá consultar los eventos o actividades económicas que ha registrado en el sistema y que se encuentran activos, es decir, todos aquellos que no han sido rechazados, cancelados, ni cerrados. De igual forma, puede consultar accediendo por la opción dos a consultar los eventos que se encuentran inactivos, es decir, todos aque-llos que han sido cancelados, rechazados, cerrados o registrados. Para consultar los eventos ingresados, se debe seleccionar la opción “Consultar eventos o actividades económicas activas” o “Consulta de eventos o actividades económicas inactivas” según sea el caso, que se encuentran en el menú de opciones. Al ingresar, el sistema mostrará una lista de eventos activos o inactivos, según lo que escogió, organizados por fecha de creación, mostrando primero los últimos que se han registrado. Una vez hecho clic en la opción, sale el resultado de la búsqueda la cuál esta compuesta de:

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1. Número de radicación: Es el número que genero el sistema al momento de ingresar el evento; este número es único e identificará el evento en el sistema.

2. Nombre: Es el nombre que ingreso el organizador al momento del registro para identificar el evento.

3. Descripción: Es la descripción del evento que ingreso el organizador al momento de registrarlo.

4. Tipo de lugar: Muestra el lugar que selecciono el organizador donde se realizará el evento.

5. Tipo de evento / Actividad económica: Muestra el tipo de evento que selecciono el organizador al momento de registrarlo.

6. Fecha de creación: Muestra la fecha en que fue registrado el evento en el sistema.

7. Estado: Refleja el estado en el que se encuentra el evento.

8. Barra de desplazamiento:

Cada pantalla muestra hasta 10 registros, y con la barra de desplazamiento se podrá mover a los siguientes 10 registros. Cuando alguno de los botones de la barra de desplazamiento se encuentre de color gris, este indica que la opción se encuentra deshabilitada.

Ir a la primera página: Haga clic para desplazarse a la primera página reportada en la búsqueda. Ir a la ultima página: Haga clic para desplazarse a la ultima página reportada en la búsqueda. Ir a la página anterior: Haga clic para desplazarse a la pagina anterior. Ir a la página siguiente: Haga clic para desplazarse a la página siguiente.

Para ver el detalle del evento (características, actividades, ocurrencias y observaciones ingresadas), haga clic sobre el link del nombre del evento. Lo que el usuario vera al momento de ver el detalle de la información registrada será:


Para consultar las actividades, ocurrencias y observaciones ingresadas para el evento, se debe ubicar el puntero del mouse sobre el link “Consultar Información” (parte superior derecha) y se desplegará inmediatamente un submenú donde podrá seleccionar que tipo de información quiere consultar. 1. Consulta de actividades: Haga clic para ver en

una nueva ventana el listado de las actividades ingresadas para el evento.

2. Consulta de ocurrencias: Haga clic para ver en

una nueva ventana el listado de las ocurrencias ingresadas para el evento.

La opción de Consulta de Observaciones sólo se habilita para los eventos que no se encuentren en estado “Pendiente de Contacto”. 3. Consulta de observaciones: Haga clic para ver

en una nueva ventana el listado de las observaciones ingresadas para el evento.

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3. Registrar evento

Consulta del plan de contingencia:

1. Abrir plan: Haga clic sobre el nombre del

archivo que contiene el plan de contingencia para el evento que esta consultando; siempre y cuando el evento ya tenga un plan cargado.

2. Cancelar evento: Haga clic si desea cancelar el

evento. Haciendo esto, el estado del evento quedara como cancelado y no se podrá elaborar ningún otra acción sobre este evento.

Al seleccionar la opción de “Registrar evento o actividad económica” que se encuentra en el menú de opciones, el sistema solicitará toda la información del evento en dos partes: la primera se refiere a la información general del evento, y la segunda, es donde se definen las características propias del evento. Primero el sistema solicitara la información general del evento, que esta compuesta por: 1. Nombre del evento o actividad económica:

Ingrese el nombre con el cual esta identificado el evento.

2. Descripción: Describa el evento de forma general. Esta información es complemento de toda la que se registre en el sistema.

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3. Tipo de evento o actividad económica: Seleccione de la lista despegable el tipo de evento en el cual clasifica el que esta regis-trando, solo puede hacer la selección de un solo tipo.

4. Número de zonas o sectores: Indique las zonas

o sectores que va a utilizar en el desarrollo del evento.

5. Descripción de las zonas o sectores: Describa de forma general cada una de las zonas que indico en el anterior punto.

6. Tipo de lugar: Seleccione el tipo de lugar en el que va a desarrollarse el evento.

7. Escenario: Seleccione el escenario donde se va

a desarrollar el evento. Si selecciona la opción “Otros” saldrá un mensaje que le indica que debe ingresar el nombre del lugar donde se va a realizar el evento.

8. Lugar: Ingrese el nombre del lugar o

escenario donde va a desarrollar el evento. 9. Dirección: Ingrese la dirección del lugar donde

se va a desarrollar el evento.


10. Localidad: Seleccione la localidad a la que pertenece el lugar donde va a desarrollar el evento.

Una vez ingresada toda la información, haga clic en el botón Siguiente para que la información general del evento quede ingresada en el sistema y se genere el número de radicación del evento; seguido a esto, el sistema mostrara la confirmación del registro. Tenga en cuenta llenar todos los campos obligatorios que indica la plantilla de ingreso; estos se encuentran marcados con el símbolo de *. De acuerdo con la información general ingresada, el sistema solicitará las características propias del evento, correspondiente a la segunda parte. Los campos que se ingresan al momento de incluir las características propias del evento son dinámicos, queriendo decir, que cambian de acuerdo con los criterios ingresados anteriormente.

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1. Carácter de la reunión: Seleccione de la lista desplegable si el carácter de la reunión es pública o privada.

2. Tipo de público - Sexo: Seleccione de la lista

desplegable el tipo de publico que asistirá al evento.

3. Frecuencia: Seleccione de la lista desplegable

la frecuencia con la que realizara el evento.

4. Jornada: Seleccione de la lista desplegable la jornada del día en la que se desarrollara el evento.

5. Efectos especiales: Si el evento a realizar

contiene efectos especiales, debe indicar de que tipo son. Tenga en cuenta que puede escoger mas de uno.

Tipo de efecto especial SIGLA

Seguidores animales domésticos (perros, aves, conejos, etc.)

E1

Cañones de papel picado baja capacidad, animales domésticos grandes (caballos, toros, camellos, llamas, etc.)

E2

Cañones de papel picado con cilindros de alta capacidad, animales que no necesitan jaulas pero deben mantenerse alejados del público (elefantes, monos, cebras, etc.)

E3

Juegos pirotécnicos, fuego, gases combustibles, láser, efectos sonoros, explosiones, animales salvajes que deben permanecer enjaulados y alejados del publico (leones, tigres, osos, etc.)

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6. Duración del pre ingreso: Seleccione de la

lista desplegable la duración que tendrá el proceso de ingreso del personal al evento.

7. Duración de la actividad: Seleccione de la lista

desplegable la duración que tendrá el desarrollo del evento.

8. Modalidad de la presentación: Seleccione de

la lista desplegable si el evento a desarrollar es continuo o esta dividido en funciones.

9. Aforo esperado: Seleccione de la lista despegable el aforo esperado para el evento.

10. Dinámica colectiva: Seleccione de la lista

despegable la dinámica que tendrá el evento. 11. Limitación de ingreso: Seleccione de la lista

desplegable el tipo de control que se tendrá a la entrada del evento.

12. Concentración de personas: Seleccione una o varias opciones que indique:

Tipo de efecto especial SIGLA

Acta o informe de reunión E5

Descripción de concentración TIPO

Ubicación fila de pie Alta

Ubicación fila con gradería o sillete ría Media

Donde el público fluye o se desplaza Baja


13. Alcance esperado: Seleccione de la lista desplegable el alcance en tiempo del evento.

14. Movilidad: Seleccione que tipo de movilidad va a tener el evento a desarrollar. 15. Público edad: Seleccione las edades promedio

de los asistentes al evento. 16. Zonas o sectores de público:

17. Características del lugar: Seleccione de la lista desplegable las características generales del lugar.

18. Entorno del lugar: Seleccione en cuales de las

opciones esta ubicado el lugar donde se desarrollara el evento.

Una vez ingresada toda la información requerida por el sistema, haga clic en el botón Aceptar con lo cual saldrá la confirmación del ingreso mostrando el estado en el que quedo el evento con un texto que indica al usuario la acción que se debe realizar para continuar con el registro; de lo contrario haga clic en el botón Cancelar. Si se cancela esta operación, el evento quedara en el estado “Cancelado”, que es un estado final y en el que no se podrá realizar ninguna acción sobre dicho evento.


Registro de actividades

Una vez se ha registrado el evento, el usuario podrá ingresar Actividades y Ocurrencias al mismo.

El organizador podrá registrar las actividades que se van a llevar a cabo para la realización del evento, para acceder al ingreso de esta información, debe hacer clic sobre el botón Ingresar Actividades. 1. Adicionar actividades: Haga clic para adicionar

actividad por actividad según las que tenga el evento. Para cada actividad se debe ingresar el nombre y una descripción de esta.

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Registro de ocurrencias

Haga clic en el botón Adicionar Actividad para guardar la información o clic en el botón Cancelar para cancelar el ingreso. Una vez ingresada la información y hecho clic en el botón Adicionar Actividad, se mostrara el listado de todas las actividades que se han registrado.

1. Eliminar actividad: Haga clic para eliminar una a una las actividades ingresadas. El sistema solicitará confirmación de la eliminación de la actividad, si esta es acepta, la actividad será borrada del evento.

Si el evento se va a desarrollar en varias presentaciones ó actividades con diferentes fechas, dicha información se podrán ingresar haciendo clic sobre el botón Ingresar Ocurrencias.

1. Adicionar ocurrencia: Haga clic para adicionar ocurrencia por ocurrencia según las que tenga el evento. Para cada ocurrencia se debe ingresar el nombre, facha y hora inicial y fecha y hora final.

La fecha podrá ingresarla haciendo clic para que se despliegue el almanaque (cuadro derecho) para seleccionarla.

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Cargar plan de contingencia

Haga clic en el botón Adicionar Ocurrencia para guardar la información o clic en el botón Cancelar para cancelar el ingreso. Una vez ingresada la información y hecho clic en el botón Adicionar Ocurrencia, se mostrara el listado de todas las ocurrencias que se han registrado.

1. Eliminar ocurrencia: Haga clic para eliminar una a una las ocurrencias ingresadas. El sistema solicitará confirmación de la eliminación de la ocurrencia, si esta es acepta, la ocurrencia será borrada del evento.

Cuando el evento se encuentra clasificado en los estados de “Pendiente de Plan” ó “Pendiente de Información”, el organizador deberá realizar la carga del plan de contingencia ingresando a la página de detalle del evento. Si el evento ha queda en estado “Pendiente de contacto” debe esperar a que el evaluador del evento de la autorización de la carga del plan.

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1. Cargar plan: Haga clic para realizar la carga del plan de contingencia. El sistema abrirá una ventana que solicitara el ingreso de la fecha de realización del evento y el archivo a cargar.

Utilizando el calendario que se encuentra en al lado derecho del campo de fecha podrá seleccionar la fecha requerida. Para seleccionar el archivo que contiene el plan de contingencia, haga clic sobre el botón Browse que abrirá una ventana de diálogo donde podrá seleccionar el archivo que va a cargar.

El plan de emergencias solo debe ser cargado en archivos de extensión PDF (Acrobat) y solo se puede cargar un único archivo; en el caso que el plan de emergencias contenga anexos, los anexos mas el plan de emergencias se debe enviar a una carpeta comprimida ya sea de extensión ZIP o RAR. El sistema confirmará la carga exitosa del plan y le permitirá el regreso al detalle del evento. Realizada la acción descrita, el evento cambiará al estado “Pendiente de Revisión”; la información del estado actualizado y la información del plan cargado se podrá ver volviendo al detalle del evento.


Cancelar evento

Cuando el evento se encuentre en cualquiera de los estados excepto en “Rechazado”, “Cerrado” ó “Cancelado”, el organizador podrá cancelar la ejecución del evento. Para cancelar el evento, debe ingresar a la página del detalle del evento y dar clic sobre el botón Cancelar. Al seleccionar éste botón se mostrará una página en la que se presenta la información general del evento a cancelar y se solicita la confirmación de la cancelación. Para confirmar ésta acción, haga clic sobre el botón Aceptar y de inmediato el estado del evento cambiara a “Cancelado”, de lo contrario haga clic en el botón Cancelar.

A los eventos que se encuentran cancelados no se le podrá realizar ninguna actualización, y los evaluadores y verificadores no podrán ingresar observaciones. El evento solo podrá ser consultado.


3. Actualizar información 4. Cambiar contraseña

La información ingresada inicialmente por el organizador al momento de registrarse en el sistema, puede ser actualizada por éste en cualquier momento, exceptuando los datos ingresados en el campo de identificación y usuario. Para esto, deberá ingresar por la opción “Actualizar información del organizador” que se encuentra en el menú de opciones. Una vez se ingrese correctamente la información, se deberá dar clic sobre el botón Aceptar para registrar los cambios realizados.

El organizador podrá cambiar la contraseña de acceso al sistema en cualquier momento. Para realizar el cambio, debe realizar los siguientes pasos: • Ingresar la contraseña actual en el primer

campo que dice “Ingrese contraseña actual”, • Ingresar la contraseña nueva en el segundo

campo que dice “Ingrese la nueva contraseña”,

• Ingrese de nuevo la contraseña nueva para confirmación en el tercer campo que dice “Confirme la nueva contraseña”.

Tenga en cuenta que la contraseña debe tener mínimo seis caracteres, y por motivos de seguridad se recomienda que sea una contraseña alfanumérica. Luego de ingresar los datos requeridos por el sistema haga clic en el botón Aceptar, de lo contraria haga clic en el botón Cancelar.


Funcionalidad del módulo para el perfil de evaluador EN ESTE CAPITULO

1. Buscar eventos

• Autorizar carga de plan

• Modificación de la complejidad

• Evaluación del plan de contingencia

• Cerrar evento

2. Consulta de empresas logísticas

3. Consulta de reportes

• Reporte por tipo y localidad

• Reporte por localidad y tipo

• Listado de organizadores


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1. Buscar eventos

Ingresando con el perfil de evaluador, tiene las funciones de evaluar el plan de contingencia del evento, así como verificar el cumplimiento del plan aprobado para eventos de alta complejidad. Podrá modificar la complejidad asignada, autorizar la carga del plan de contingencia y cerrar los eventos aprobados. El menú de opciones se encuentra en la parte superior de la ventana y contiene: 1. Buscar eventos o actividades económicas 2. Consulta de empresas logísticas 3. Consultar reportes 4. Cambiar contraseña

El usuario evaluador podrá consultar los eventos o actividades económicas que se han registrado en el sistema en cualquiera de los estados en que se encuentre el evento con diferentes criterios de búsquedas. 1. Número de radicación: Escriba el numero de

radicación del evento para realizar la búsqueda por este. Debe escribir antes y después del numero el símbolo % que permite limitar la búsqueda al numero que se escribió. Lo puede escribir solo al principio, lo que indican que la búsqueda se realizara con los registros cuyo identificador termine con el número que escribió. Ejemplo:

• Para exactitud en la búsqueda: %234%

• Para registros terminados en ese número: %234

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2. Palabra clave contenida en el nombre o descripción: Escriba una palabra clave que identifique el evento. Esta palabra debe estar contenida en el nombre o descripción que se le puso al evento al momento de ser registrado.

3. Evento o actividad ingresada entre: Ingrese un

rango de fechas para buscar eventos registrados en ese periodo. El formato que se debe utilizar para ingresar las fechas es AAAA-MM-DD, o haga clic en el calendario para seleccionar la fecha.

4. Estado del evento o actividad económica:

Seleccione de la lista desplegable el estado por el cual quiere consultar los eventos. Si quiere consultar los eventos sin importar el estado, seleccione “Cualquier estado”.

5. Tipo de complejidad: Seleccione de la lista

desplegable la complejidad que le asigno el sistema al evento al momento de ser ingresado. Si quiere consultar los eventos sin importar la complejidad, seleccione “Cualquier tipo de complejidad”

6. Nombre del organizador: Escriba el nombre

del organizador del evento para realizar la consulta.

Los criterios de búsqueda no son excluyentes, eso quiere decir, que las búsquedas de los eventos se pueden realizar con solo llenar uno de los criterios de búsqueda. Si quiere consultar todos los eventos, sin seleccionar ningún criterio de búsqueda, haga clic en el botón Buscar.

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En la parte superior del resultado de la consulta, sale el número de registros encontrados los cuales se muestran de 10 en 10 por pantalla. 1. Número de radicación: Es el número que

genero el sistema al momento de ingresar el evento; este número es único e identificará el evento en el sistema.





6. Estado: Refleja el estado en el que se encuentra el evento. Si el estado es “Registrado” indica que su registro esta incompleto.

7. Puntaje total: Indica el puntaje que obtuvo el evento al momento del registro según la información ingresada. Si no sale puntaje para el evento que selecciono, es porque esta clasificado de complejidad alta o el registro del evento quedo incompleto.

8. Organizador: Nombre del organizador del evento.

9. Complejidad: Muestra la clasificación que se le asigno al evento al momento del registro; esta puede ser “Normal” o “Alta”. Si el evento que selecciono no tiene complejidad, es porque el evento quedo mal registrado y no hay información para calcular la complejidad.


Cada pantalla muestra hasta 10 registros, y con la barra de desplazamiento se podrá mover a los siguientes 10 registros. Cuando alguno de los botones de la barra de desplazamiento se encuentre de color gris, este indica que la opción se encuentra deshabilitada.




Depende del estado en que se encuentre el evento, se activarán botones de acción como: modificar clasificación, autorizar carga de plan, evaluar o cerrar el evento. El evaluador podrá consultar actividades, ocurrencias, observaciones y un reporte detallado del evento ubicando el puntero del mouse sobre el link “Consultar Información” donde se desplegará un submenú y se podrá seleccionar que tipo de información quiere consultar. 1. Actividades: Al seleccionar esta opción, se

abrirá una ventana en la que se mostrará el listado de actividades ingresadas para el evento. El evaluador solo podrá consultarlas y no podrá modificar, eliminar ni adicionar actividades.

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2. Ocurrencias: Al seleccionar esta opción se abrirá una ventana en la que se mostrará el listado de ocurrencias ingresadas para el evento. El evaluador solo podrá consultarlas y no podrá modificar, eliminar ni adicionar ocurrencias.

3. Observaciones: Esta opción solo se encuentra

activa para los eventos que no se encuentren en estado “Pendiente de contacto”. Cuando se encuentra habilitada se muestra la fecha de registro de la observación, las observaciones, el usuario responsable de la observación, el documento de soporte cargado, y, para los eventos que ya se hayan realizado, se mostrara la información registrada por el verificador tal como: si se realizo el evento, la fecha de realización, el aforo real y si hubo alguna novedad.

4. Reporte: Al seleccionar esta opción podrá ver

un reporte completo del evento que consta de la información general, características, ocurrencias, actividades y observaciones.


Autorizar carga de plan

Si al evento ya se la ha cargado el plan de contingencia, este puede ser visto y descargado en la pagina detalle del evento haciendo clic sobre el nombre del archivo que le puso el organizador al plan.

Cuando un evento se ha clasificado de alta complejidad, y ha quedado en estado “Pendiente de Contacto”, el evaluador podrá, una vez el organizador revise el evento con un funcionario de la DPAE, autorizar la carga del plan de contingencia, para que el evento continúe con su proceso. El evaluador para poder autorizar la carga del plan, deberá buscar el evento e ingresar al detalle donde visualizara un botón que le llevara a confirmar la autorización de la carga del plan.

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1. Autorizar carga de plan: Haga clic en este botón para autorizarle al organizador cargar el plan de contingencia para ese evento. Saldrá una ventana de confirmación para que el evaluador haga clic en el botón OK o de lo contrario haga clic en el botón Cancelar.

Si hizo clic en el botón OK, el evento cambiara de estado a “Pendiente de Plan”; pero si da clic en el botón Cancelar, el evento seguirá en el estado “Pendiente de Contacto”.

Una vez en este estado, el organizador podrá cargar el documento con el plan de contingencia para el evento.

2. Cancelar: Haga clic si desea cancelar la acción de autorización de carga de plan.


Modificación de la complejidad

Cuando un evento se encuentra en alguno de los siguientes estados: pendiente de plan, pendiente de información y pendiente de revisión, se podrá cambiar la complejidad asignada por el sistema. Si el sistema clasifico el evento como de alta complejidad, el evaluador podrá cambiarla a baja complejidad o viceversa.

Para realizar esta modificación se debe consultar el evento y en la parte de detalle de este hacer clic en el botón Modificar clasificación, realizada esta acción en sistema le pedirá confirmar la acción mostrando la información general del evento con la clasificación con la que esta actualmente el evento y con la que quedara después de la modificación. Haga clic en el botón Aceptar si quiere realizar el cambio de la clasificación, de lo contrario haga clic en el botón de Cancelar.


Evaluación del plan de contingencia

Esta es una de las principales funciones del evaluador. El sistema habilitará esta acción para que el evaluador pueda ejecutarla solo cuando el evento se encuentre en el estado Pendiente de Revisión.

Para realizar la evaluación se debe consultar el evento y en la parte de detalle de este hacer clic en el botón Evaluar plan, realizada esta acción el sistema le pedirá al evaluador ingresar los siguientes datos: 1. Observaciones: Ingrese las observaciones

generales pertinentes a la evaluación del plan de contingencia.

2. Periodo de vigencia del plan: Seleccione de la lista desplegable la vigencia del plan que se esta evaluando.

3. Actualizar estado: Seleccione según la evaluación realizada al plan de contingencia del evento si el plan fue:

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• Pendiente de información: El sistema generara automáticamente una carta en formato word (.doc), la cual podrá ser modificada y guardada por el evaluador y podrá imprimirse para enviarla al organizador.

• Aprobado: El sistema generará una carta de aprobación la cual podrá modificarse, guardarse e im-primirse.


Esta carta podrá ser consultada y descargada desde la pagina de detalle del evento, desde la opción “Carta de Respuesta” del menú Consultar Información.

Una vez ingresados los datos, haga clic en el botón de Aceptar. El evaluador, puede cargar documentos de soporte de la evaluación del plan haciendo clic en el botón Guardar y cargar documento de soporte.

El sistema pedirá cargar el archivo, para esto haga clic en el botón Browse y seleccione el archivo que contiene el anexo a la evaluación realizada, luego haga clic en el botón Aceptar; saldrá un mensaje de archivo cargado exitosamente. De lo contrario haga clic en el botón Cancelar.


Cerrar evento

El evento solo se puede cerrar cuando este se encuentre en estado “Aprobado”, para esto, el evaluador debe consultar el evento. 1. Cerrar evento: haga clic para cerrar el evento.

El sistema mostrara la confirmación para cerrar el evento.

1. Observaciones: para cerrar el evento

es necesario ingresar las observaciones finales del cierre del evento. Estas observaciones se pueden consultar en la pagina detalle del evento, en el menú consultar información, en la parte de “Observaciones”.

Haga clic en el botón Aceptar para cerrar el evento. Una vez el evento quede en estado “Cerrado” solo se podrá consultar.

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2. Consulta de empresas logísticas

El usuario evaluador puede consultar las empresas de logística registradas en el sistema. El evaluador puede consultar la empresa logística por cualquiera de las opciones que se presentan: 1. Número de identificación: Ingrese el número

de identificación que ingreso la empresa logística al momento de registrarse.

2. Palabra clave contenida en el nombre de la empresa: Ingrese una palabra que este contenida en el nombre de la empresa que se registro.

3. Palabra clave contenida en el nombre del representante legal: Ingrese una palabra que este contenida en el nombre del representante legal de la empresa que se registro.

4. Empresa creada entre: Ingrese una fecha de inicio y final para buscar las empresas logísticas que se hayan registrador en ese lapso.

Después de ingresar los datos de búsqueda, haga clic en el botón Buscar. Se presentara un listado en el que se muestra la información de la empresa logística. 1. Número de identificación: Número que se

ingreso en el momento de registrar la empresa. Este numero puede ser el nit o cedula del representante legal.

2. Nombre de la empresa: Nombre de la empresa que se ingreso al momento del registro.

3. Nombre del representante legal: Nombre del representante legal que se ingreso al momen-to del registro.

4. Fecha de creación de la empresa: Fecha de registro de la empresa legalmente ante las entidades competentes.

5. E—mail: Dirección de correo electrónica de la empresa.

6. Teléfono: Teléfono de contacto de la empresa.

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3. Consulta de reportes

Haga clic en el campo “Nombre de la Empresa” para consultar el detalle de la información de la empresa logística.

El usuario evaluador podrá consultar los eventos o actividades económicas registrados en el sistema mediante reportes predefinidos. 1. Reporte de eventos o actividades económicas

por tipo de evento agrupadas por localidad. 2. Reporte de eventos o actividades económicas

por localidad agrupadas por tipo de evento. 3. Listado general de organizadores registrados.

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Reporte por tipo y localidad

Este reporte permitirá consultar los eventos agrupados por tipo de evento. El sistema, para hacer la consulta, solicitara unos criterios de búsqueda. 1. Evento ingresado entre: Ingrese una fecha de

inicio y final para buscar los eventos que se hayan registrado en ese lapso.

2. Tipo de evento o actividad económica: Seleccione de la lista desplegable el tipo de evento que quiere consultar.

Haga clic en el botón Generar reporte para que el sistema genere la consulta.

1. Localidad: Muestra las localidades en las cuales se ha registrado el tipo de evento que se selecciono en los criterios de búsqueda.

Baja complejidad 2. Planes radicados: Muestra el número de

planes radicados por localidad, donde la complejidad del evento fue clasificada como baja.

3. Ocurrencias realizada: Muestra el numero de ocurrencias registradas al evento por localidad, donde la complejidad del evento fue clasificada como baja.

4. Aforo real: Muestra el aforo real que fue registrado por el evaluador al finalizar el evento por localidad, donde la complejidad del evento fue clasificada como baja.

Alta complejidad 5. Planes radicados: Muestra el número de

planes radicados por localidad, donde la complejidad del evento fue clasificada como alta.

6. Ocurrencias realizadas: Muestra el numero de ocurrencias registradas al evento por localidad, donde la complejidad del evento fue clasificada como alta.

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Reporte por localidad y tipo

7. Aforo real: Muestra el aforo real que fue registrado por el evaluador al finalizar el evento por localidad, donde la complejidad del evento fue clasificada como alta.

Totales 8. Planes radicados: Muestra el número total

de planes radicados por localidad, dentro del rango de fechas seleccionado en las opciones de búsqueda.

9. Ocurrencias realizadas: Muestra el numero total de ocurrencias registradas a los eventos por localidad, dentro del rango de fechas seleccionado en las opciones de búsqueda.

10. Aforo real: Muestra la sumatorias de los aforos reales registrados por el evaluador al finalizar el evento por localidad, dentro del rango de fechas seleccionado en las opciones de búsqueda.

Haga clic en el botón Regresar para volver a las opciones de consulta del reporte.

Este reporte permitirá consultar los tipos de eventos agrupados por localidad. El sistema, para hacer la consulta, solicitara unos criterios de búsqueda. 1. Evento ingresado entre: Ingrese una fecha de

inicio y final para buscar los eventos que se hayan registrado en ese lapso.

2. Localidad: Seleccione de la lista desplegable la localidad que quiere consultar.

Haga clic en el botón Generar reporte para que el sistema genere la consulta.

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1. Tipo de evento: Muestra los tipos de eventos que se han registrado para la localidad que se selecciono en los criterios de búsqueda.

Baja complejidad 2. Planes radicados: Muestra el número de

planes radicados por tipo de evento, donde la complejidad fue clasificada como baja.

3. Ocurrencias realizadas: Muestra la sumatoria de ocurrencias registradas a los eventos, por tipo de evento, donde la complejidad fue clasificada como baja.

4. Aforo real: Muestra la sumatoria del aforo real que fue registrado por el evaluador al finalizar el evento, por tipo de evento, donde la complejidad fue clasificada como baja.

Alta complejidad 5. Planes radicados: Muestra el número de

planes radicados por tipo de evento, donde la complejidad fue clasificada como alta.

6. Ocurrencias realizadas: Muestra la sumatoria de ocurrencias registradas a los eventos, por tipo de evento, donde la complejidad fue clasificada como alta.

7. Aforo real: Muestra la sumatoria del aforo real que fue registrado por el evaluador al finalizar el evento, por tipo de evento, donde la complejidad fue clasificada como alta.

Totales 8. Planes radicados: Muestra la sumatoria de

planes radicados por tipo de evento de la localidad seleccionada, dentro del rango de fechas ingresadas en las opciones de búsqueda.

9. Ocurrencias realizadas: Muestra la sumatoria de ocurrencias registradas a los eventos por tipo de evento de la localidad seleccionada, dentro del rango de fechas ingresadas en las opciones de búsqueda.

10. Aforo real: Muestra la sumatorias de los aforos reales registrados por el evaluador al finalizar el evento por tipo de evento de la localidad seleccionada, dentro del rango de fechas ingresadas en las opciones de búsqueda.

Haga clic en el botón Regresar para volver a las opciones de consulta del reporte.


Listado de organizadores 4. Cambiar contraseña

Este reporte permitirá consultar la información básica de los organizadores que se encuentran registrados en el sistema. Haga clic en el botón Generar reporte para que el sistema ejecute la consulta. La información que refleja la consulta es:

1. Identificación 2. Nombre 3. Teléfono 4. E-mail 5. Usuario 6. Nombre contacto 1 7. E-mail contacto 1 8. Teléfono contacto 1 9. Nombre contacto 2 10. E-mail contacto 2 11. Teléfono contacto 2 12. Fax

El evaluador podrá cambiar la contraseña de acceso al sistema en cualquier momento. Para realizar el cambio, debe realizar los siguientes pasos: • Ingresar la contraseña actual en el primer

campo que dice “Ingrese contraseña actual”, • Ingresar la contraseña nueva en el segundo

campo que dice “Ingrese la nueva contraseña”,


Tenga en cuenta que la contraseña debe tener mínimo seis caracteres, y por motivos de seguridad se recomienda que sea una contraseña alfanumérica. Luego de ingresar los datos requeridos por el sistema haga clic en el botón Aceptar, de lo contraria haga clic en el botón Cancelar.


Funcionalidad del módulo para el perfil de verificador EN ESTE CAPITULO

1. Buscar eventos

• Verificar evento


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1. Buscar eventos

Ingresando con el perfil de verificador, tiene las funciones de hacerle un seguimiento al plan de con-tingencia del evento. El menú de opciones se encuentra en la parte superior de la ventana y contiene: 1. Buscar eventos o actividades económicas 2. Cambiar contraseña

El usuario verificador podrá consultar los eventos o actividades económicas que se han registrado en el sistema en cualquiera de los estados en que se encuentre el evento con diferentes criterios de búsquedas. 1. Número de radicación: Escriba el numero de

radicación del evento para realizar la búsqueda por este. Debe escribir antes y después del numero el símbolo % que permite limitar la búsqueda al numero que se escribió. Lo puede escribir solo al principio, lo que indican que la búsqueda se realizara con los registros cuyo identificador termine con el número que escribió. Ejemplo:

• Para exactitud en la búsqueda: %234%

• Para registros terminados en ese número: %234

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2. Palabra clave contenida en el nombre o descripción: Escriba una palabra clave que identifique el evento. Esta palabra debe estar contenida en el nombre o descripción que se le puso al evento al momento de ser registrado.

3. Evento o actividad ingresada entre: Ingrese un

rango de fechas para buscar eventos registrados en ese periodo. El formato que se debe utilizar para ingresar las fechas es AAAA-MM-DD, o haga clic en el calendario para seleccionar la fecha.

4. Estado del evento o actividad económica:

Seleccione de la lista desplegable el estado por el cual quiere consultar los eventos. Si quiere consultar los eventos sin importar el estado, seleccione “Cualquier estado”.

5. Tipo de complejidad: Seleccione de la lista

desplegable la complejidad que le asigno el sistema al evento al momento de ser ingresado. Si quiere consultar los eventos sin importar la complejidad, seleccione “Cualquier tipo de complejidad”

6. Nombre del organizador: Escriba el nombre

del organizador del evento para realizar la consulta.

Los criterios de búsqueda no son excluyentes, eso quiere decir, que las búsquedas de los eventos se pueden realizar con solo llenar uno de los criterios de búsqueda. Si quiere consultar todos los eventos, sin seleccionar ningún criterio de búsqueda, haga clic en el botón Buscar.

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En la parte superior del resultado de la consulta, sale el número de registros encontrados los cuales se muestran de 10 en 10 por pantalla. 1. Número de radicación: Es el número que

genero el sistema al momento de ingresar el evento; este número es único e identificará el evento en el sistema.





6. Estado: Refleja el estado en el que se encuentra el evento. Si el estado es “Registrado” indica que su registro esta incompleto.


Cada pantalla muestra hasta 10 registros, y con la barra de desplazamiento se podrá mover a los siguientes 10 registros. Cuando alguno de los botones de la barra de desplazamiento se encuentre de color gris, este

indica que la opción se encuentra deshabilitada.




Verificar evento

Desde la pagina de consulta de detalle del evento el usuario podrá realizar el registro de verificación del evento, el cual se habilita solo cuando el evento es-te clasificado como de complejidad normal y se en-cuentre en estado “Aprobado”, “Pendiente de Plan” o “Pendiente de Información”.


Haga clic en el botón Verificar evento para ingresar las observaciones de este. 1. Observaciones: Ingrese las observaciones al

cumplimiento del plan de contingencia del evento.

2. El evento se realizo?: Seleccione SI o NO si el evento fue realizado.

3. Fecha de realización: Ingrese la fecha en formato AAAA-MM-DD de la realización del evento.

4. Aforo real: Ingrese el aforo real del evento rea-lizado.

5. Se presento alguna novedad: Seleccione SI o NO se presentaron novedades en el desarrollo del evento.

Una vez diligenciados los campos, haga clic en el botón Guardar observaciones. Si desea cargar un documento anexo, haga clic en el botón Guardar y cargar documento de soporte. Si desea cancelar la acción y no ingresar el registro de verificador, haga clic en el botón Cancelar.

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El evaluador podrá cambiar la contraseña de ac-ceso al sistema en cualquier momento. Para realizar el cambio, debe realizar los siguientes pasos: • Ingresar la contraseña actual en el primer cam-

po que dice “Ingrese contraseña actual”, • Ingresar la contraseña nueva en el segundo

campo que dice “Ingrese la nueva con-traseña”,


Tenga en cuenta que la contraseña debe tener mínimo seis caracteres, y por motivos de seguridad se recomienda que sea una contraseña al-fanumérica. Luego de ingresar los datos requeridos por el sis-tema haga clic en el botón Aceptar, de lo contra-ria haga clic en el botón Cancelar.


Glosario

Actividades: Conjunto de acciones a realizar previamente para que un evento o actividad económica se lleve a cabo. Ej. Montaje de tarima. Actividad económica: Difiere del evento en la frecuencia, ya que la actividad económica aplica para actividades desarrolladas en lapsos grandes. Ej; restaurantes, bares, teatros, etc... Características del evento: Son los atributos del evento adicionales que se deben ingresar cuando el sistema clasifica el evento con complejidad baja. Detalle evento: Vista del total de los atributos ingresados al evento al momento de consultarlo. Evaluador: Funcionario de la DPAE que realiza las funciones de evaluación, revisión y verificación de los Eventos o Actividades ingresadas al sistema. Evento: Situación puntual la cual se desarrolla en un único día o en un rango de fecha especificado donde la frecuencia es corta. Información general del evento: Es la información básica del evento con la cual el sistema lo clasifica en complejidad baja o alta. Ocurrencia: Acciones que conforman el desarrollo total de un evento.

Organizador: Persona o Entidad responsable de la ejecución de un Evento o actividad económica. Verificador: Entidad o persona externa que reali-zarla verificación del cumplimiento del plan de con-tingencia para un evento o actividad económica.

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AGLOMERACIONES DE PÚBLICO MANUAL DE USUARIO 1svrdpae8n1.sire.gov.co/portal/page/portal/sire/componentes... · Manual de usuario V 1.0 5 Aglomeraciones de público EN ESTE CAPITULO