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Lineamientos de Adhesión al Programa Global de Estancias Profesionales de AIESEC México A.C.
La organización se compromete a enviar al extranjero, para la realización de una estancia profesional, al estudiante o graduado que resulte seleccionado como Participante de Intercambio (EP), siempre y cuando este cumpla con todos los requisitos y pasos del proceso de reclutamiento, selección y afiliación a la organización, así como con aquellos relacionados al proceso de intercambio, además de con todas las reglas y procedimientos de la organización, detallados en este convenio.
Por el otro lado, el Participante de Intercambio (EP) cumplirá con una estancia profesional en una institución tercera a través de AIESEC, ya sea en el sector privado, pública o de la sociedad civil, misma que representará una experiencia laboral práctica y de aprendizaje para que el estudiante o recién graduado aplique su conocimiento académico y desarrolle habilidades. En ningún momento existirá una relación de tipo laboral-contractual entre la institución y el Participante de Intercambio (EP), ni tendrá la intención de fungir como una oportunidad de colocación o reclutamiento permanente en el país destino.
DEFINICIONES
Participante de Intercambio: Se considerará como Participante de Intercambio (EP) a aquel individuo afiliado a AIESEC a través de AIESEC México, A.C., que por medio del proceso de Review Board, demuestre tener el nivel de competencias requerido, independientemente de su experiencia previa en AIESEC, así como un perfil alineado con la demanda interna de la organización. Adicionalmente, sólo se considerará EP al miembro que esté registrado como tal en la plataforma MyAIESEC.net.
Review Board: El proceso de EP Review Board tiene como propósito evaluar las competencias necesarias para la etapa de Exchange del AIESEC Experience, las aptitudes profesionales, así como la motivación del candidato. El mismo deberá estar constituido por al menos una evaluación psicológica y por dos entrevistas, llevadas acabo por un externo a la organización y por el encargado local del Programa Global de Estancias Profesionales, respectivamente.
TN Form: Una estancia profesional en una institución tercera a través de AIESEC, ya sea en el sector privado, pública o de la sociedad civil, misma que representará una experiencia laboral práctica y de aprendizaje para que el estudiante o recién graduado aplique su conocimiento académico y desarrolle habilidades. En ningún momento existirá una relación de tipo laboral-contractual entre la institución y el EP, ni tendrá la intención de fungir como una oportunidad de colocación o reclutamiento permanente en el país destino.
EP Form: Digitalización del CV del postulante de tal manera que pueda ingresarse al motor de búsqueda de la plataforma MyAIESEC.net
IXPQS: Políticas y Estándares de Calidad de Intercambios.
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Acceptance Notes: Cartas a través de las cuales se formaliza el empate de un Participante de Intercambio con una TN Form.
Returnee: Participante de Intercambio que finalizó su Estancia Profesional en el extranjero y se reintegra al Comité Local de AIESEC que facilitó la estancia a su regreso.
DE LOS REQUISITOS PARA SER EP Y DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
El aspirante a EP podrá ser seleccionado durante sus estudios universitarios y hasta dos (2) años después de su fecha de titulación de licenciatura o maestría, o de término de alguna especialidad relevante a su formación académica y profesional, reconocida por cualquier institución de educación superior con validez oficial; siempre y cuando no tenga más de 30 años cumplidos al momento de postularse como aspirante al proceso de EP Review Board.
Aquellos candidatos que hayan trabajado tiempo completo para AIESEC y que tengan registro de esto en el historial de su AIESEC Experience en MyAIESEC.net, podrán ser aspirantes al proceso de EP Review Board hasta tres (3) años después de haber completado sus posiciones dentro de la organización (a nivel MC, GN Board, o AI), o hasta tres (3) años después de su fecha de titulación de licenciatura o maestría, o de término de alguna especialidad relevante a su formación académica y profesional, reconocida por cualquier institución de educación superior con validez oficial; siempre y cuando no tenga más de 30 años cumplidos al momento de postularse como aspirante al proceso de selección.
El EP deberá presentar la documentación pertinente en idioma español que corrobore el cumplimiento de todos los requisitos relacionados con la edad requerida así como con los niveles académicos del candidato anteriormente mencionados. En caso de ser requerido por cualquier institución gubernamental, privada o civil involucrada en la formalización del acuerdo de la estancia profesional en el extranjero a través de AIESEC, el EP deberá presentar dicha documentación en idioma inglés y/o el requerido. La organización tiene la obligación de conservar dicha documentación.
El proceso de selección para Participante de Intercambio consiste de una ronda de preselección y del proceso de Review Board.
La ronda de preselección de un aspirante a EP inicia en el momento en que este presente la siguiente documentación en las fechas programadas:
a) Carta de adhesión/aceptación a/de las políticas aquí estipuladas.b) Copia legible de la hoja de datos del pasaporte.c) CV, en inglés.d) Carta de motivos en inglés.e) Pruebas de matriculación/graduación en/de una institución de educación
superior.f) EP Preselection Questionnaireg) Comprobante de idioma inglés y demás idiomas que se desee comprobar.
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El proceso de Review Board de un aspirante a EP se programará en el momento en que a este le sea confirmada su participación en el mismo y entregue el comprobante de pago del monto determinado por AIESEC México A.C. por concepto de Review Board.
La organización deberá conservar la documentación pertinente en idioma inglés que permita corroborar de manera fehaciente en cualquier momento el cumplimiento tanto del perfil como del nivel de competencias requerido y definido por el Modelo Global de Competencias para la etapa de Exchange.
DE LA PREPARACIÓN
El individuo seleccionado como EP deberá asistir al Seminario de Motivación e Inducción del Comité Local (SMI) o tener conocimiento de los temas mínimos de inducción establecidos por el Comité Nacional de AIESEC México, A.C. El Comité Local podrá definir los medios que mejor le convengan para asegurarse de la inducción del EP. Los gastos que se generen por tal participación deben quedar sufragados por el EP.
El encargado de Intercambios Salientes deberá informar al EP sobre de la fecha de tal evento o de la agenda de inducción, creando así, la obligación de participar en los eventos programados. En caso de no asistir, el EP perderá su derecho a afiliarse a la organización y con ello, el derecho a realizar la práctica.
El individuo seleccionado como EP deberá asistir al NATIONAL OUTGOING PREPARATION SEMINAR (NOPS). En caso de no poder asistir por causas de fuerza mayor, el EP podrá integrarse a un OUTGOING PREPARATION SEMINAR ya sea Local o Regional, según sea el caso, sólo después de haber comprobado con documentos pertinentes la incapacidad de asistir al evento y en caso de que este sea autorizado por Comité Nacional. En caso de que Comité Nacional no autorice la realización de un seminario local, el Comité Local no será responsable de cualquier retraso que esto cause al EP en su proceso de salida del país a través de AIESEC. Por tal motivo, es responsabilidad del EP tomar precauciones para asegurar su asistencia al NOPS.
La asistencia a NOPS este tiene un costo de $845.00 Moneda Nacional, mismos que deben ser contemplados y sufragados por el EP al momento de ser aceptado como participante en el programa.
El costo de un seminario de preparación local o regional será determinado en moneda nacional ya sea por el Comité Local o Comités involucrados en su preparación y deberá ser contemplado y sufragado por el EP al momento de ser aceptado como participante en el programa
DEL INGRESO DE DATOS Y MONTAJE DE FORMAS EN EL SISTEMA.
Una vez cubiertos todos los requisitos establecidos en la cláusula anterior el EP con asesoría del encargado de Intercambios Salientes del Comité Local, digitalizará su
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perfil según los datos proporcionados en el EP Preselection Questionnaire (Anexo 2) en el sistema para generar una EP Form.
El montaje de la EP Form en el sistema se concederá sólo una vez concretado el pago de una cuota de $ x,xxx Moneda Nacional, teniendo como máximo 2 semanas posteriores al pago de la misma para completar el llenado de su información.
El encargado de Intercambios Salientes deberá brindar al EP información general sobre el sistema, instruirlo en la forma en que se manejan los caces (Matching) tanto dentro como fuera del sistema y explicar el proceso de búsqueda, así como la terminología, entre otros aspectos.
DE LAS OBLIGACIONES DEL EP.
El EP queda obligado a participar en las actividades del Comité Local. Para esto, el EP debe ser asignado a un Área Funcional del Comité Local determinada, previo acuerdo, entre el individuo y el encargado local de Gestión de Talento. Además, el EP deberá contar con Job Description que le permita involucrarse en el Comité de acuerdo a sus posibilidades y que permita evaluar objetivamente su desempeño y aportaciones a la organización.
En función de que todo individuo aprovechando cualquier oportunidad ofrecida por AIESEC (oportunidades de liderazgo, de aprendizaje y/o de estancias profesionales) es miembro afiliado a la organización, independientemente de la etapa de la AIESEC Experience bajo la cual se encuentre registrado en el sistema, el individuo seleccionado como EP deberá rendir cuentas con respecto a su desempeño dentro de la organización a través de reportes de resultados según la frecuencia reglamentaria en el Comité Local.El EP debe mantener contacto con el Comité Local antes, durante y después de su práctica profesional.
DEL CACE DE FORMAS EN EL SISTEMA.
El EP deberá apegarse a lo establecido en su EP Preselection Questionnaire al momento de buscar y postularse para las oportunidades de estancias profesionales (TNs). Es recomendable que el EP y el Comité Local tengan una junta para aclarar expectativas y prevenir cualquier malentendido relativo a los establecido en el EP Preselection Questionnaire.
En caso de no proceder de esta manera, el encargado de Intercambios Salientes puede dar al EP de baja del sistema.
En caso de que el EP reciba una oferta de práctica a través del sistema que coincida con sus preferencias y antecedentes académicos y laborales y esta no sea aceptada por parte del EP, se considerará la acción como rechazo. Al realizar un rechazo, el EP quedará dado de baja del sistema y perderá el derecho de realizar una práctica a través de AIESEC.
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El EP debe llevar a cabo una búsqueda constante de su propia práctica a través del sistema, apegándose a lo establecido en su EP Preselection Questionnaire. Para asegurar el cumplimiento de este punto, el EP debe proporcionar información continua al coordinador de Intercambios Salientes o al encargado de apoyar al EP (EP Manager) de POR LO MENOS 10 postulaciones a TNs (entiéndase 10 postulaciones constantes).
El coordinador de Intercambios Salientes o el encargado de apoyar al EP (EP Manager) en su proceso de cace podrá hacer seguimientos aleatorios a las postulaciones para asegurar que el EP se apegue a lo estipulado en su EP Preselection Questionnaire.
El coordinador de Intercambios Salientes o el encargado de apoyar al EP (EP Manager) en su proceso de cace podrá añadir TNs que él considere que se adecuan al perfil del EP. Al momento en que estas sean añadidas al sistema de seguimiento en línea, el EP queda obligado a postularse a las mismas.
El EP debe postularse constantemente a una práctica, teniendo un espacio de 1 día hábil, en caso de ser rechazado, para postularse a una nueva oportunidad. En caso de que al segundo día hábil el EP no haya enviado nuevas postulaciones a otras oportunidades para mantener diez (10) procesos activos, este se considerará día inactivo. Los días inactivos serán acumulables. Al alcanzar un máximo de 15 días inactivos, el EP será dado de baja del sistema.
Así mismo, el EP debe responder a todas las propuestas formales de prácticas que se le hagan llegar, incluso si no esta interesado o no puede aplicar a la practica.
En caso de que el EP reciba una oferta de práctica que coincida con sus preferencias y antecedentes académicos y laborales por contacto directo por parte del contacto organizacional (TN Manager) por fuera del sistema (llamada telefónica, correo-e), y este no accede a postularse, la acción se considerará como rechazo.
En caso de que el EP reciba una oferta de práctica que coincida con sus preferencias y antecedentes académicos y laborales por medio del sistema (Función de Match Monitor) y este no accede a postularse, la acción se considerará como rechazo
En caso de que el EP reciba una oferta de práctica a través del sistema que no coincida con sus preferencias y perfil no se considerará como rechazo.
Una oferta informal recibida a través de listas de distribución y rechazada, no cuenta como rechazo en los términos anteriormente expresados.
El EP deberá notificar al coordinador de Intercambios Salientes o el encargado de apoyar al EP (EP Manager) en caso de verse impedido de continuar con el proceso de cace. En este caso, a solicitud del EP, su forma podrá ser puesta en espera por un lapso de seis (6) meses. Una vez pasado este lapso, la forma pasará automáticamente a estatus rechazado.
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En caso de que la forma del EP esté en disponible por seis (6) meses seguidos sin haber cazado una TN, Comité Nacional podrá poner su forma en espera hasta que el Comité Local envíe una carta en la que el EP se comprometa a cazar una TN en tres (3) meses. En caso de no lograr el cace en este lapso, la forma será puesta en estatus rechazado.
La aceptación de una estancia profesional a través de AIESEC queda formalizada a través del intercambio de Notas de Aceptación. Es obligación del EP enviar la Nota de Aceptación de la TN en cuanto el TN Manager lo requiera.
Una vez enviada una Nota de Aceptación para una TN, todos los procesos de postulación paralelos deberán ser suspendidos dentro de los próximos diez (10) días consecutivos, después de los cuales el EP puede volver a postularse a otras oportunidades hasta volver a enviar Nota de Aceptación.
A través del envío de una Nota de Aceptación, el EP se compromete a realizar la estancia en las fechas y bajo las condiciones señaladas en la TN Form (Job Description, monto de la beca, país, etc.).
Un EP no deberá, bajo ninguna circunstancia ni en ningún momento, tener dos Notas de Aceptación activas.
Si un EP acepta una estancia (independientemente de que haya recibido notificación de la misma través del sistema, por contacto directo o a través de las listas de distribución) a través del intercambio de Notas de Aceptación, cubra esta o no su perfil, y es aceptado por la institución, y el EP finalmente rechaza la práctica, este quedará automáticamente dado de baja del sistema y perdiendo así el derecho de participar en el programa.
El EP no deberá contactar al responsable de la práctica (institución tercera) hasta el momento del cace de la misma.
Queda prohibido compartir el usuario y contraseña del EP en MyAIESEC.net con otras personas no afiliadas a la organización, así como exportar información de la misma a cualquier otra plataforma de cualquier institución ya sea pública, privada o de la sociedad civil. Sólo queda permitida la exportación de la información contenida en la misma a espacios de almacenamiento de uso personal para fines mismos de la organización.
El EP debe cubrir los gastos de transportación por el medio que más le convenga hasta la localidad en la que realizará sus prácticas. También deberá cubrir el importe de la renovación de su pasaporte, en caso de ser necesario así como el que represente los derechos de visado y los gastos equivalentes a un mes de manutención en el país destino previo a la recepción de la primera beca. En el caso de DT TNs, el EP deberá asegurarse de contar con los recursos suficientes para sufragar cualquier gasto adicional en el que incurra durante la práctica, con relación a los beneficios especificados en la forma.
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AIESEC no será responsable de la mala administración que el Exchange Participant pueda llegar a hacer de los recursos recibidos por concepto de beca por parte del TN Taker. En caso de que se perciba que el monto de la beca no es suficiente, se podrá consultar al Comité Local que ha recibido al Exchange Participant para asesoría con la elaboración de un presupuesto así como en la evaluación de gastos en los que el EP esté incurriendo. En ningún caso, el Exchange Participant podrá solicitar un incremento de la beca sin haberlo consultado con el Comité Local que recibe.
El EP deberá contar con un seguro de gastos médicos mayores que sea vigente en el territorio o país anfitrión durante toda la duración de la práctica. La póliza de seguro deberá ser presentada como máximo dos semanas antes de la realización programada
Además, es responsabilidad del EP asegurarse de cumplir con vacunas y requisitos de ingreso del país destino.
En caso de ser extranjero, el candidato a EP debe haber vivido en la República Mexicana al menos seis (6) semanas antes del momento de aplicar al Programa Global de Intercambios de la organización.
DEL TIEMPO PARA ENCONTRAR UNA PRÁCTICA. El aspirante tiene un plazo de doce (12) meses a partir de que la forma se ponga en estatus disponible siempre y cuando cumpla con los procedimientos de cace anteriormente mencionados para encontrar una práctica, de no ser así, el estudiante será dado de baja en el sistema sin derecho bajo ningún concepto al reembolso de sus cuotas de participación.
SOBRE LA EDICIÓN DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA. El encargado de Intercambios Salientes podrá editar la forma, siempre y cuando la edición tenga como fin último agilizar el proceso de cace. La decisión será a discreción del encargado de Intercambios Salientes.
DEL DESARROLLO DE LA PRACTICA.
El EP debe mantener contacto con el Comité Local de origen durante todo el tiempo de realización de su práctica. Así mismo, el EP debe involucrarse en las actividades del Comité anfitrión.
El EP deberá informar al Comité Local anfitrión y a su Comité Local de origen sobre cualquier anomalía que pueda presentarse durante su práctica.
El EP no podrá ejercer actividad lucrativa alguna ni participar en ningún otro programa de intercambios (escolar, empresarial o de alguna otra asociación) durante su estancia en el país anfitrión estando bajo el Programa Global de Intercambios de la organización.
Al estar realizando su práctica, el EP no podrá ni aceptar otra práctica (realizar 2 prácticas), ni cambiar de práctica, ni aceptar empleo en el país anfitrión ni en otro.
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En caso contrario, la organización se deslindará sus responsabilidades, lo que conllevaría la cancelación del visado en el país anfitrión.
El EP se compromete a contestar las evaluaciones establecidas en el Online Measurement System dentro del sistema.
DE LA REINTEGRACIÓN
Al término de su estancia profesional y a su regreso al territorio nacional, el EP (Returnee) deberá compartir un testimonio escrito en idioma inglés sobre su experiencia profesional y cultural en el país destino.
Tal reporte se deberá entregar en un periodo máximo de un mes después de su llegada a México y deberá ser compartido a través del Wiki de Exchange del Comité Local con toda la red.
En caso de que el EP desee continuar con su AIESEC Experience, este podrá reintegrarse en las actividades de su Comité Local pasando al estatus que le corresponda en el sistema. En este caso, el Returnee debe ser asignado a un Área Funcional del Comité Local determinada, previo acuerdo, entre el individuo y el encargado local de Gestión de Talento. El Returnee puede ser candidato a cualquier Rol de Liderazgo dentro de la organización.
El Returnee deberá contar con Job Description que le permita involucrarse en el Comité de acuerdo a sus posibilidades y que permita evaluar objetivamente su desempeño y aportaciones a la organización.
En caso de que el EP no desee reintegrarse, el Comité Local debe asegurarse de cambiar su estatus al de “Heading for the Future” o Alumnus.
DE LAS OBLIGACIONES DE LA ORGANIZACIÓN.
La organización, a través de su Comité Local en (Ciudad o universidad), se compromete a facilitar al EP toda la ayuda para que este encuentre una estancia profesional y a hacer todo lo posible para fomentar una buena comunicación con el Comité Local Anfitrión en todo lo referente a la práctica, así como a actuar en caso de suscitarse algún problema en torno a la calidad de la experiencia.
Ambas partes aceptan tomar el documento IXPQS (Anexo 3), en inglés, como la base para un entendimiento mutuo sobre lo que representa una experiencia de calidad en términos de la organización, así como para el mecanismo de arbitraje para la resolución de controversias.
El encargado de Intercambios Salientes será el encargado de monitorear el desarrollo del estudiante durante su práctica.
Estos lineamientos se rescindirán por el incumplimiento de lo estipulado en los mismos.
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El EP y el encargado de Intercambios Salientes convienen en forma expresa que todo lo no previsto en estos lineamientos, se resolverán conforme a lo expresado en las Políticas y Estándares Internacionales de Calidad para Intercambios (IXPQS).
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