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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1
ALCALDIA MUNICIPAL DE BARANOA DEPARTAMENTO DEL
ATLANTICO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Baranoa, Junio de 2015
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN El presente Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todas las
dependencias de la Administración de la alcaldía municipal de Baranoa –
Departamento del Atlántico, y para todos los funcionarios que desempeñen sus
labores en esta administración.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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TABLA DE CONTENIDO PAG.
Introducción 5
Decreto de Adopción del Manual 6
1 Actualización 8
2 Aspectos generales 9
2.1 Reseña Histórica 9
2.2 Ubicación 9
2.3 Características Económicas. 9
2.4 División Política 9
2.5 Población 10
2.6 Limites 10
2.7 Funcionalidad e Integración. 10
2.8 Organización Administrativa. 10
2.8.1 Estructura Orgánica 11
3. Marco Legal. 15
4. Manejo y Conservación del Manual 16
5. Mapa de Procesos 17
6. Simbología y Codificación. 18
6.1 Simbología 18
6.2 Codificación 19
6.3 Relación de Procesos y Procedimientos. 20
7 PROCESOS ESTRATÉGICOS 22
7.1 P.E. Ordenamiento Territorial 22
7.2 P.E. Plan de Desarrollo Municipal 35
7.3 P.E. Banco de Programas y Proyectos 48
7.4 P.E. Planificación Financiera 62
8. PROCESOS MISIONALES 80
8.1 P.M. Direccionamiento del Sector Salud 80
8.2 P.M. Gestión Educación. 96
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8.3 P.M. Desarrollo de la Cultura 106
8.4 P.M. Deporte y Recreación. 112
8.5 P.M. Convivencia y Seguridad Ciudadana 122
8.6 P.M. Transporte y Tránsito 134
8.7 P.M. Desarrollo Económico 140
8.8 P.M. Licencia Urbanística 150
9 PROCESOS DE APOYO. 158
9.1 P.A. Gestión al Talento Humano 158
9.2 P.A. Apoyo Logístico y Mantenimiento 185
9.3 P.A. Gestión Jurídica 196
9.4 P.A. Gestión a la Contratación y Compra 209
9.5 P.A. Gestión Financiera 227
9.6 P.A. Gestión Documental 271
9.7 P.A. Gestión a la Comunicación Interna y Externa 317
10. PROCESOS DE CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMINETO 327
10.1 P.EV. Ambiente Control y Autocontrol 327
11.1 P.EV. Sistema de Control Interno 331
11.2 P.EV Evaluación SCI 334
11.3 P.EV Auditoria Interna 338
11.4 P.EV CIC 344
12 Glosario 348
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INTRODUCCIÓN.
Teniendo en cuenta la importancia que significa para la administración municipal de
Baranoa tener documentado los lineamientos de operación que reglamentan su
adecuado funcionamiento, este manual se convierte en una herramienta de gestión que
contribuye a la optimización de los recursos, al mejoramiento continuo de los procesos
desarrollados y a la consecución de la Misión, Visión y Objetivos estratégicos de la
institución.
El manual está escrito en lenguaje sencillo, preciso y lógico para garantizar su
aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Está elaborado mediante una
metodología que permite flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante
hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.
El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar
la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma
automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción
del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros
aspectos.
Igualmente, teniendo en cuenta que en la administración municipal, al no contar con los
procesos y procedimientos documentados, no existe una definición y delimitación clara de
las responsabilidades de cada dependencia. Por ello, nos ha correspondido, en este
trabajo, recopilar la información de lo que de manera empírica y tradicional se ha venido
haciendo, y adaptarlo a las disposiciones normativas vigentes como un primer intento
para ir modernizando la administración municipal. El manual pretende contener toda la
información de la organización, pero aquí solo están los más representativos, y a medida
que se les dé aplicación se van incorporando los procedimientos que sean necesarios.
Corresponde entonces, a la alta dirección; la sensibilización del personal de la entidad
dándole a conocer la importancia de su integración y colaboración, y a las dependencias
de la organización, contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. En este
sentido, el manual de procesos y procedimientos debe cumplir con la función para la cual
fue creado; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así cambios o ajustes. Siempre
habrá mejores formas de realizar los procesos y de establecer los procedimientos, por lo
que un manual no estará terminado plenamente, sino que deberá ser motivo de
actualización permanente.
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ALCALDIA MUNICIPAL DE BARANOA “DEPARTAMENTO DEL ATLANTICO”
RESOLUCIÓN No. 160 DE JULIO 29 DE 2015
Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos de la Alcaldía Municipal de
Baranoa
EL ALCALDE MUNICIPAL DE BARANOA
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por
la Ley 87 de 1993, artículo 4, literales b y l, y
CONSIDERANDO:
Que conforme al artículo 1, parágrafo único, de la Ley 87 de 1993, los manuales
de procedimientos son uno de los instrumentos a través de los cuales se cumple el
control interno;
Que la aplicación de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos
del Sistema de Control Interno, como es, garantizar la eficacia, eficiencia y
economía en todas las operaciones; promoviendo y facilitando la correcta
ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión
institucional;
Que el Manual de Procedimientos le permite contar a la organización con un
adecuado mecanismo de desarrollo organizacional;
Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de
parámetros de calidad, facilita y agiliza la gestión de la entidad;
Que esta estandarización propicia la transparencia en todas las actuaciones de los
servidores públicos, generando credibilidad en la Administración Pública frente al
ciudadano;
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RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar en todas sus partes el Manual de Procedimientos
de la Alcaldía de Baranoa, que forma parte de la presente resolución.
ARTÍCULO SEGUNDO: La coordinación de la implementación, evaluación y
actualización del presente manual estará a cargo de la Oficina de Planeación de la
Alcaldía Municipal de Baranoa.
ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su
expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Dado en Baranoa, a los 29 días del mes de Julio de 2015.
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
___________________________________________
ROBERTO CARLOS CELEDON VENEGAS Alcalde municipal.
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1. ACTUALIZACIÓN
Cada uno de los jefe de las dependencias respectiva realizará las actualizaciones
a que haya lugar, previo registro de éstas en el formato “control de
actualizaciones”, (ver cuadro N° 1). El registro se llevará de manera cronológica,
incorporando al manual las hojas con los cambios generados y extrayendo
aquellas que han perdido vigencia; sin olvidar las modificaciones a los diagramas
de flujo o flujogramas a que corresponda el proceso o procedimiento.
FORMATO CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Cuadro No. 1
ALCALDÍA MUNICIPAL DE
BARANOA
Dependencia que genera el
documento
Vigente a partir de: dd/mm/aa
Página 1 de n
Registro
número Fecha de registro Nombre del responsable
de la inserción
Firma
Día Mes Año
1
2
N
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2. ASPECTOS GENERALES
2.1. RESEÑA HISTÓRICA DEL MUNICIPIO.
El municipio de Baranoa fue creado el 23 de octubre de 1856 por medio de la
ordenanza número 11, es elevado a la categoría de municipio en atención al
número de habitantes que tenía y su gran desarrollo. Más adelante, a través de la
ordenanza No. 40 de diciembre 16 de 1964, se ratifica el deslinde de Baranoa de
los municipios de Galapa, Malambo, Polonuevo, Sabanalarga, Usiacurí, Juan de
Acosta y Tubará.
2.2. UBICACIÓN.
El municipio está situado al Norte de la República de Colombia, en la subregión
centro del Departamento del Atlántico sobre la intersección vial de las carreteras
Rio Mar y cordialidad. Distante 20 kilómetros de la capital.
2.3. CARACTERÍSTICAS ECONÓMICAS.
El municipio se caracteriza por ejercer funciones económicas y comerciales
básicas. En ser abastecedor de poblaciones cercanas y de prestar servicios
básicos a nivel local.
2.4. DIVISIÓN POLÍTICA
Además de su zona urbana, el municipio cuenta con tres corregimientos y 13
parcelaciones, estas últimas dedicadas a la producción agrícola y pecuaria.
Corregimientos: Campeche, Pital y Sibarco
Parcelaciones: Las Palmitas, Maramara, El Barrial, El Mamó, San José, San Gil, El
Salado, El Rodeo, El Desengaño, Megua, Morotillo, Matavidi, Casa Vera.
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2.5. POBLACIÓN.
El Municipio de Baranoa según el censo del DANE 2005 cuenta con 55.178
habitantes, de los cuales el 82.63% que corresponde a 45.594 habitantes, se
ubica en cabecera municipal y el 17.37% en el resto del municipio (los tres
corregimientos y las parcelaciones.)
2.6. LÍMITES.
El Municipio de Baranoa limitas con los siguientes municipios:
Al Norte y Noroccidente con los municipio de Galapa y Tubará
Al Sur con el municipio de Sabanalarga.
Al Este con los municipio de Polonuevo y Malambo.
Al Oeste con los municipios de Juan De Acosta y Usiacurí
2.7. FUNCIONALIDAD E INTEGRACIÓN.
El Municipio presenta una gran conectividad, es decir, mantiene activa
comunicación con la capital del departamento, con los municipios de Galapa y
Sabanalarga y con el interior del país a través de la vía la cordialidad, la cual se
constituye en el principal eje de transporte. La vía Rio Mar le permite comunicarse
rápidamente con los municipios de Polonuevo, Santo Tomas, Juan De Acosta y
sus corregimientos localizados a la orilla del mar. El Municipio también mantiene
relaciones funcionales con el Municipio de Usiacurí a través de una vía alterna.
2.8. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA.
La Alcaldía Municipal de Baranoa es la organización político–administrativa del
Municipio, cuya sede principal está ubicada en la cabecera Municipal, en la carrera
19 N° 16-47, barrio “El Centro”, los otros centros atención son el Centro de
Convivencia y la Casa de La Cultura y, en cada uno de los tres corregimientos,
están las inspecciones de policías rurales.
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MISIÓN. Nuestra misión institucional es la de asegurar el bienestar de la población
del Municipio mediante la elaboración y adopción de planes, programas y
proyectos para ser ejecutados preferencialmente por el ente territorial, las
asociaciones comunitarias y otros grupos sociales, asignando recursos con
criterios de prioridad, equidad, solidaridad y desarrollo sostenible, propiciando la
vinculación de organismos públicos y privados.
VISIÓN. La visión se dispone en que el Municipio sea reconocido en el mediano y
largo plazo por implementar un esquema de desarrollo participativo; creando
opciones y oportunidades para todos; una Baranoa segura y próspera; con una
comunidad educada y laborando; con una infraestructura de servicios que nos
permita obtener a todos nuevas oportunidades.
OBJETIVOS: El Municipio de Baranoa tiene por finalidad servir a la comunidad;
promover la prosperidad general en procura del desarrollo integral de sus
habitantes; la preservación de sus valores morales, culturales y patrimoniales; el
desarrollo de su territorio; el rescate y fortalecimiento de los bienes del Municipio y
todo lo que tenga que ver con la satisfacción de sus necesidades como
conglomerado social y el mejoramiento de su calidad de vida.
2.8.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA.
La Administración Municipal de Baranoa tiene una estructura organizacional
representada gráficamente en un organigrama que se figura en el siguiente
diagrama.
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ORGANIGRAMA
GESTIÓN GERENCIAL
SECTOR ADMINISTRACIÓN Y
REPRESENTACION LEGAL
SUBSECRETARIA
DE DESPACHO
CONTROL
INTERNO
GENERAL
SECR. DE
DESPACHO
SECTOR EDUCACION,
JUVENTUD, CULTURA Y
DEPORTE
SECTOR
PLANEACION
TESORERIA
PRESUPUESTO
CONTABILIDA
GESTION
TRIBUTARIA
SISTEMA
PLANEACIÓN SECR.
DE DESPACHO
DESARROLLO
SOCIAL
INFRAESTRUC-
TURA
TALENTO
HUMANO
INSPECCIÓN DE
POLICIA URBANA
Y RURAL
COMISARIA
DE FAMILIA
ARCHIVO
ENLACE
EDUCACION –
SECR. DESPACHO
CONSEJO DE GOBIERNO
COMITÉ DE CONTROL
INTERNO DE GESTIÓN
JURIDICA
CONCEJO
MUNICIPAL
SECTOR
SALUD
SECTOR
HACIENDA
HACIENDA SECR.
DE DESPACHO
SALUD - SECR.
DESPACHO
OFICINA
DE SISBEN
PLANEACIÓN
JUVENTUD
CULTURA
DEPORTE
ASEGURA
MIENTO
SALUD
PÚBLICA
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La estructura orgánica está representada por una gestión gerencial, que está en
cabeza del señor alcalde, y cinco sectores o unidades administrativas, cada una
gestionada por un secretario de despacho, la cual podemos puntualizar de la
siguiente manera:
A. SECTOR ADMINISTRACIÓN Y REPRESENTACION LEGAL. Tiene a su
cargo la administración del Municipio y su representación legal; direccionar
la buena marcha de todas las dependencias del Municipio acorde al plan de
desarrollo, a las diferentes normas y reglamentos establecidos por la
entidad, a la constitución política y leyes nacionales. Impartir autoridad en
el Municipio apoyada por las fuerzas represivas del Estado para que todos
los habitantes y visitantes del Municipio puedan desarrollar sus actividades
sociales, económicas, culturales y familiares en completa armonía y paz
conforme a las normas legales.
B. SECTOR SALUD. Tiene a su cargo la promoción de la calidad de vida y la
salud como componente de bienestar, la seguridad y desarrollo integral de
la población del Municipio, a través de la evaluación, control y vigilancia del
sistema general de seguridad social en salud.
C. SECTOR EDUCACION, JUVENTUD, CULTURA Y DEPORTE. Tiene a su
cargo dirigir, coordinar y controlar de acuerdo con las normas legales las
políticas planes y programas para la prestación del servicio educativo,
cultura y deporte.
D. SECTOR PLANEACION. Tendrá a su cargo, coordinar y elaborar los
planes y programas necesarios para el desarrollo social, económico, físico y
espacial de todo el territorio municipal. Así como, coordinar la ejecución de
los mismos.
E. SECTOR DE HACIENDA. Tiene a su cargo, asesorar al Alcalde en la
formulación de políticas financieras, fiscales y económicas, así como
encargarse del recaudo de los ingresos y pago de las obligaciones a cargo
del Municipio y su respectiva contabilidad.
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F. AUTORIDAD NOMINADORA. El Alcalde Municipal en su condición de
autoridad nominadora es el responsable de la conducción técnica y
administrativa de la institución, y delegará en las unidades administrativas
de mando superior las funciones de dirección que correspondan a los
objetivos institucionales de conformidad con la Ley.
G. OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN. De conformidad con el
artículo 9º de la Ley 87 de 1993, la Oficina de Control Interno, es la
dependencia encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y
economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la
continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes
establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el
cumplimiento de las metas u objetivos previsto.
H. SECRETARIOS DE DESPACHOS. Al frente de cada unidad administrativa
de mando superior estará un Secretario de Despacho, el cual desempeñará
las funciones de dirección, coordinación y supervisión propias del cargo y,
como tal, será responsable directo ante la Autoridad Nominadora de la
Institución.
I. JEFES DE DIVISIÓN. Los servidores públicos que ejerzan supervisión de
personal, además de la responsabilidad de cumplir con las funciones
propias de su cargo, tienen la obligación de mantener un alto nivel de
eficiencia, moralidad, honestidad y disciplina entre los funcionarios
subalternos. También serán responsables de asignarles por escrito las
funciones inherentes a sus cargos y velar por el uso racional de los
recursos disponibles.
J. CONCEJO MUNICIPAL. El Concejo Municipal es una Corporación Político
Administrativa y Pública, elegida popularmente para periodos de cuatro (4)
años. Las decisiones son tomadas por sus miembros con carácter
colegiado, como una sola autoridad, y no en forma individual o personal por
cada uno de ellos. Por lo tanto, las funciones pertenecen a los concejos
como corporación, y no los concejales como servidores públicos ni como
individuos. Es la razón por la cual las normas no les asignan funciones o
atribuciones a los concejales sino a los concejos.
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3. MARCO LEGAL.
A continuación se enuncian algunas de las normas que respaldan y regulan la
utilización de los manuales de procedimientos dentro las entidades públicas para
asegurar una mejor gestión administrativa.
La Constitución Política de 1991 en el artículo 209 establece con relación al
mejoramiento de los procesos que se adelantan en las entidades públicas
lo siguiente: “La Función administrativa está al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad,
mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de
funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus
actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La
administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que
ejercerá en los términos que señale la ley”.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, por la cual se establece el ejercicio
del Control Interno en las entidades y organismos del estado. Contempla
en el parágrafo del artículo 1: “El Control Interno se expresará a través de
las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las
respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura
administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de
dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de
manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de
programas de selección inducción y capacitación de personal”. Así mismo
en el literal b). del artículo 4 establece como elementos para el sistema de
control interno la: “Definición de políticas como guías de acción y
procedimientos para la ejecución de los procesos”.
Directiva presidencial 02 de 05 de abril de 1994, contempla dentro los
procesos administrativos la formalización y documentación de los procesos
y procedimientos básicos imprescindibles desde el punto de vista de la
eficiencia y los demás objetivos de control, identificando los procedimientos
críticos para la entidad.
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Ley 443 del 11 de junio de 1998, por la cual se expiden normas sobre
Carrera Administrativa y se dictan otras disposiciones, establece en el
artículo 56 numeral 11 que el Departamento Administrativo de la Función
Pública debe dentro de sus funciones: ”Orientar e instruir a los diferentes
organismos de la administración Pública de la Rama Ejecutiva del Poder
Público en sus distintos niveles, sobre las directrices que deban observar
en la gestión pública y en la organización administrativa”, es decir, es el
ente encargado de asesorar a las entidades, entre otras cosas, en la
elaboración de manuales que le permitan a las entidades cualificar la
prestación del servicio.
Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la
organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional,
establece que dentro de las políticas de desarrollo administrativo deben ser
tenidos en cuenta la racionalización de los trámites, métodos y
procedimientos de trabajo, la simplificación de los procedimientos y la
racionalización del trabajo.
4. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL
El manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar un
buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo. Debe ubicarse en un
lugar fácil de encontrar para la solución rápida y efectiva de las diferentes
inquietudes de los funcionarios solicitantes.
Además para su conservación se debe realizar permanente actualización y de
igual manera realizar las respectivas modificaciones en el manual.
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5. MAPA DE PROCESOS.
MAPA DE PROCESOS - MUNICIPIO DE BARANOA
CLIENTES. Comunidad de Baranoa C C L L I I E E N N T T E E S S SATISFACCIÓN NECESIDAD
plan de ordenamiento territorial
plan desarrollo municipal
Banco de programas y proyectos
Planificación Financiera
Gestión Salud
Gestión educación cultura y deporte
Seguridad y Convivencia Ciudadana
Gestión del Desarrollo
Económico y Social
Control de calidad
Control de gestión
Control disciplinario
Gestión Del Talento Humano
Apoyo Logístico y Mantenimiento
Gestión Jurídica
Contratación y compra
Gestión financiera
Gestión Comunicación
Productos
Servicios
ENTRADAS
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6. SIMBOLOGÍA Y CODIFICACIÓN
6.1. SIMBOLOGÍA.
TERMINAL. Indica la iniciación y terminación del proceso o procedimiento; ejemplo, busca información o archiva documento.
OPERACIÓN Describe la actividad o tarea que debe desarrollarse; Ejemplo, transcribir el documento, revisar texto, pasar un comprobante de un sitio a otro.
DECISION O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condición dada: Ejemplo, está correctamente diligenciado?, los documentos están completos?. La tendencia es suprimir cada vez más este símbolo dentro del proceso,
considerando que éste se diseña de manera positiva.
DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que se requiera para el proceso o procedimiento y aporta información para que éste se pueda desarrollar, v. gr., una cuenta de cobro, la cédula de ciudadanía, una orden de compra, etc. El nombre del documento debe aparecer en el símbolo. Nota: el documento solo se indica cuando aparece por primera vez en el procedimiento para no recargar innecesariamente el flujograma.
CONECTOR Es un símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Nota: Normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a través de letras o números insertos en el símbolo.
El conector puede asumir dos formas:
De rutina: Representa una conexión o enlace de un paso del
proceso o procedimiento con otro dentro de la misma página o entre
páginas. El símbolo lleva inserto un número. De página: Representa una conexión o enlace en un paso de final
de página con otro paso en el inicio de la página siguiente, donde continúa el flujograma. El símbolo lleva inserta una letra mayúscula
A
1
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SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO
Conecta los símbolos; señala el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos; define de esta manera la secuencia del proceso
6.2. CODIFICACIÓN
ÁREA MACROPROCESOS CÓDIGO PROCESO
ESTRATEGICA PLANEACIÓN
ESTRATEGICA
PE-OT Ordenamiento Territorial
PE-PDM Plan De Desarrollo Municipal
PE-BPP Banco De Programas Y Proyectos
PE-PF Planificación Financiera
PROCESOS MISIONALES
SALUD PM-DS Direccionamiento De La Salud
EDUCACIÓN, CULTURA, DEPORTE Y
RECREACIÓN.
PM-GE Gestión De La Educación
PM-DC Desarrollo De La Cultura
PM-DR Deporte y Recreación
SEGURIDAD CIUDADANA
PM-CSC Convivencia y Seguridad Ciudadana
PM-TT Transporte y Tránsito
PM-DE Desarrollo Empresarial
PM-LC Licencia de Construcción.
PROCESOS DE APOYO
TALENTO HUMANO
PA-OTH Gestión Del Talento Humano
LOGÍSTICA PA-LM Gestión al Apoyo Logístico y Mantenimiento
JURÍDICA. PA-GJ Gestión Jurídica
CONTRATACIÓN Y COMPRA
PA-GCC Gestión Contratación y Compra
FINANCIERA PA-GF Gestión Financiera
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
PA-GD Gestión Documental
PA-CIE Comunicación Interna y Externa
EVALUACIÓN Y CONTROL
CONTROL INTERNO
PEV-GC Gestión De Calidad
PEV-CG Control De Gestión
PEV-CD Control Interno Disciplinario
La codificación utilizada en este manual para identificar cada uno de los procesos
y los procedimientos desarrollados es de tipo alfanumérica, y está compuesta por
un código dividido en tres partes así:
1. El código No 1 correspondiente a dos letras que identifican el área a la que
pertenece el proceso (estratégica, misional, de apoyo y de control y
seguimiento), así:
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a. PE. Donde P= proceso y E= estratégico (Proceso Estratégico).
b. PM. Donde P= proceso y M= misional (Proceso Misional)
c. PA. Donde P= proceso y A= apoyo ( Proceso de Apoyo)
d. PEV. Donde P= proceso EV=evaluación ( Evaluación y Control)
2. El código No 2 concierne al nombre del proceso, donde las letras corresponde
a las iniciales de los nombre que se le haya asignado al proceso, por ejemplo:
DS= Direccionamiento de la Salud.
3. El código No 3 (alfanumérico), compuesto una letras y un números, la letra (P)
significa procedimiento, el número es de cuatro cifras, los dos primeros dígitos
corresponde a la actividad y los dos últimos indica la cantidad de procedimientos
que tiene el proceso en dicha actividad, por ejemplo: PM-DS-PR0102 corresponde
al procedimiento número 02 de la actividad 01 del Proceso Misional
“Direccionamiento de la Salud”.
6.3. RELACIÓN DE LOS PROCESOS
PROCESOS ESTRATEGICOS PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE
Ordenamiento Territorial Plan De Ordenamiento Territorial
Elaborado
Todas Las Dependencia Y Sectores Sociales Y Económicos
Del Municipio
Plan De Desarrollo Municipal Plan De Desarrollo Elaborado Todas Las Dependencia Y
Sectores Sociales Y Económicos Del Municipio
Banco de programas y proyectos Registro y sistematización de
Proyectos viabilizados
Todas Las Dependencia Y Sectores Sociales Y Económicos
Del Municipio
Planificación Financiera Plan financiero Administración Municipal
PROCESOS MISIONALES PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE
Direccionamiento Del Sector Salud
Prestación De Los Servicios De Salud De Calidad
Usuarios de los Servicios de Salud del Municipio.
Gestión De La Educación. Educación De Calidad Población Educativa Del Municipio
Gestión De La Cultura En El Municipio
Consolidación De La Identidad Cultural De Los Baranoeros.
Población Baranoera.
Desarrollo y Promoción Del Deporte
Desarrollo Del Deporte En El Municipio
Habitantes Del Municipio.
Convivencia y seguridad ciudadana
promover y conservar la paz y la convivencia ciudadana
Población De Baranoa
Organización y Control del Tránsito Y Transporte Del Población De Baranoa
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Transporte y Tránsito Municipio Organizado
Desarrollo empresarial. Empresas Auto-Sostenibles Población Emprendedora Empresarial Del Municipio
Licencia de construcción Organización Del Sector Urbano Residentes De Las Zonas
Urbanas Del Municipio
PROCESOS DE APOYO
PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE
Gestión Del Talento Humano Planta de personal organizada y
eficiente Empleados de la alcaldía
Apoyo logístico y Mantenimiento Logística Todas las dependencias.
Gestión jurídica Representación judicial y actos
administrativos. Alta gerencia y dependencias de
la alcaldía
Gestión de contratación y compra Contratos y compras Alta gerencia y dependencias de
la alcaldía
Gestión financiera Plan financiero Alta gerencia y dependencias de
la alcaldía
Gestión documental Archivo de Documentos
Organizados Dependencias, sectores externos
y comunidad en general
Gestión de la comunicación Comunicación interna y externa Dependencias, sectores externos
y comunidad en general.
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL
PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE
Gestión de calidad Acción correctiva y preventiva Las dependencias y empleados
del municipio
Control de gestión Evaluación y seguimiento Las dependencias y empleados
del municipio
Control interno disciplinario Cumplimiento del deber Las dependencias y empleados
del municipio
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7. PROCESOS ESTRATÉGICOS
7.1. PE: ORDENAMIENTO TERRITORIAL.
La planeación y ordenamiento del territorio es un proceso mediante el cual se
orienta el desarrollo integral de una entidad territorial o región.
7.1.1. OBJETO.
El objeto del proceso de elaboración y aplicación del plan básico de ordenamiento
territorial es estudiar el resultado histórico de la ocupación y transformación del
territorio. Es decir, explicar cómo se han utilizado los recursos y ocupado el
espacio geográfico a través del tiempo, para indicar cómo se debe orientar y
organizar hacia el futuro lo administrativo y lo jurídico, lo ambiental, lo social, lo
económico y lo funcional, es decir, tener una visión concertada a mediano y largo
plazo del territorio para orientar el proceso de ocupación y transformación del
territorio y establecer el apoyo institucional necesario para el desarrollo integral.
7.1.2 ALCANCE.
El plan de ordenamiento Territorial, es un instrumento normativo que establece las
pautas para orientar equitativa y racionalmente el desarrollo territorial de las
entidades territoriales del país.
Siendo el instrumento básico para desarrollar el proceso de ordenamiento del
territorio, según el tipo de municipio puede ser:
PLAN DE ORDENAMIENTO. Para Municipios con más de 100.000
habitantes.
PLAN BÁSICO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL. Para Municipios con
población entre 30.000 y 100.000 habitantes.
ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL. Para Municipios con
población menor de 30.000 habitantes.
En este proceso deben intervenir todas las dependencias de la Administración
Municipal y la comunidad a través del consejo territorial de planeación.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
23
7.1.3 DEFINICIONES.
LA CLASIFICACIÓN DEL SUELO.
En el territorio Municipal, el suelo se clasifica de acuerdo a las siguientes clases:
SUELO URBANO.
Áreas destinadas a usos urbanos por el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) y
que cuentan con infraestructura vial y redes de servicios Domiciliarios.
SUELO DE EXPANSIÓN URBANA.
Corresponde a las áreas destinadas a la expansión urbana, pensando en el
crecimiento de la ciudad. Éstas serán habilitadas para uso urbano durante la
vigencia del Plan de Ordenamiento.
Deberán dotarse de infraestructura para el sistema vial, de transporte, de servicios
públicos domiciliarios, áreas libres, parques y equipamientos colectivos de interés
público o social, durante la vigencia del plan.
SUELO RURAL.
Terrenos no aptos para el uso urbano por razones de oportunidad o por su
destinación a usos agrícolas, ganaderos, forestales y explotación de recursos
naturales. Dentro de las anteriores clases se pueden establecer las siguientes
categorías:
SUELO SUBURBANO.
Áreas ubicadas en el suelo rural, en las cuales se mezclan los usos del suelo rural
y urbano, diferentes a las clasificadas como zonas de expansión urbana, que
pueden ser objeto de desarrollo con restricciones de uso, de intensidad y
densidad, garantizando el autoabastecimiento de servicios públicos domiciliarios.
Podrán formar parte de esta categoría los suelos correspondientes a los
corredores urbanos interregionales.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
24
SUELO DE PROTECCIÓN.
Áreas que por sus características geográficas, paisajísticas, ambientales, de
infraestructuras, o por formar parte de zona de utilidad pública y/o amenazas
naturales, tienen restringidas las posibilidades de uso en urbanización,
explotaciones agrícolas, ganaderas, forestales y de recursos naturales.
LA PLUSVALÍA
Incremento del valor del suelo generado por beneficios de las acciones
urbanísticas que cambian el uso del suelo. Por ejemplo, cuando el suelo rural pasa
a ser urbano, suburbano o de expansión urbana.
7.1.4 PRODUCTO O SERVICIO.
El producto generado en este proceso es la elaboración del plan básico de
ordenamiento territorial del Municipio de Baranoa, dirigido hacia la orientación de
un desarrollo económico y social sostenible.
7.1.5 NORMATIVIDAD.
Las siguientes son las disposiciones reglamentarias (leyes y decretos) que rigen el
Ordenamiento Territorial.
DECRETO. LEY 2811 DE 1974 Y DECRETOS. REGLAMENTARIOS.
Código Nacional de los Recursos Naturales Renovables y del Medio Ambiente.
Regula los aspectos relacionados con el manejo de los recursos naturales, el
ambiente y las áreas de manejo especial y el sistema de parques nacionales.
DECRETO. LEY 1333 DE 1986.
Código del Régimen Municipal
Naturaleza, creación, organización y funcionamiento de los municipios.
LEY 9 DE 1989
Reforma Urbana
Planeación del desarrollo municipal. Desarrollo urbano y reglamentación de usos
del suelo.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
25
LEY 99 DE 1993.
Sistema Nacional Ambiental
Estatuto general de utilización del suelo. Ordenamiento ambiental del territorio.
Sistema Nacional Ambiental SINA.
LEY 136 DE 1994.
Organización y Funcionamiento de los Municipios
Funciones y competencias de los municipios, categorización, organización y
división territorial.
LEY 152 DE 1994.
Ley Orgánica del Plan de Desarrollo
Plan de Desarrollo Municipal, Consejos territoriales de planeación y formulación
del Plan de Ordenamiento Territorial.
LEY 388 DE 1997.
Ley de Desarrollo Territorial
Clasificación del territorio, Planes de Ordenamiento Territorial y plusvalía.
LEY 151 DE 1998.
Zonas receptoras generadoras de derechos de construcción.
Visión concertada a mediano y largo plazo del territorio.
Territorialización o especialización de las políticas y objetivos de desarrollo integral
del municipio.
Orientar el proceso de ocupación y transformación del territorio.
Establecer apoyo institucional necesario para el desarrollo integral del territorio
mediante la gestión de Planes de Ordenamiento de las entidades territoriales del
país
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
26
ALCALDÍA MUNICIPAL DE
BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Territorio Código: PE-POT
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Ordenamiento Territorial
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la
Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Formulación Del
POT Secretarias planeación
Secretarios de despacho Coordinación POT
2 Implementación
del POT Secretarias planeación
Secretarios de despacho
Coordinación POT
3 Seguimiento y
Control del POT Secretarias planeación
Secretarios de despacho
Coordinación POT
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
27
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Formulación Del POT
Código: PE-OT-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Iniciativa para Formulación del POT.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Alcalde toma la iniciativa apoyado en el jefe de planeación y asesorado por planeación departamental, y consultando a la CAR
Despacho de alcalde – oficina de planeación
Alcalde municipal – jefe de planeación.
PDM
2 Se establecen los lineamientos para la formulación POT
Despacho de alcalde – oficina de planeación
Alcalde municipal – jefe de planeación.
Propósito de desarrollo territorial deseado y posible
3
Se establecen estrategias, políticas y objetivos de desarrollo
Despacho de alcalde – oficina de planeación
Alcalde municipal – jefe de planeación.
Definición de elementos estructurales sobre los cuales se delimita el territorio para alcanzar la Visión
4 Se identifican instituciones, autoridades e instancias competentes para invitarlos a ser parte en la organización del proceso.
Despacho de alcalde – oficina de planeación
Alcalde municipal – jefe de planeación.
COMFIS
5 Se elaboran unos términos de referencia para precisar la formulación del plan.
Despacho de alcalde – oficina de planeación
Alcalde municipal – jefe de planeación.
Modelo de ordenamiento territorial
6
Se conforma equipo técnico con profesionales de las distintas disciplinas del conocimiento e integrar al equipo a representantes de la comunidad y funcionarios municipales
Despacho de alcalde – oficina de planeación
Alcalde municipal – jefe de
planeación.
Equipo de trabajo.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
28
FLUJOGRAMA Proceso Ordenamiento Territorial
Actividad Formulación Del POT
Procedimiento Iniciativa para formulación del POT
Código PE-OT-P0101
Se establecen estrategias,
políticas y objetivos de
desarrollo
INICIO
Alcalde toma la iniciativa para la
formulación del POT.
. Se elaboran unos términos de referencia
Se conforma equipo técnico
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
29
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Formulación del POT
Código: PE-POT-P0102
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Prospectiva Territorial Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Realizar un análisis integral de la situación actual del territorio, estudiando cada uno de los sistemas (administrativo, biofísico, social, económico y funcional)
Equipo técnico. Funcionarios responsables.
PBOT
2
Identificar las potencialidades y limitantes del desarrollo territorial
Equipo técnico. Funcionarios responsables.
PBOT
3
Determinar la aptitud general del territorio. Es una apreciación general del uso del suelo, que indica para qué actividad socioeconómica o uso del suelo es más o menos apta una determinada unidad de tierras o zona del municipio.
Equipo técnico. Funcionarios responsables.
PBOT
4
Se Establecen los escenarios concertados que recojan las expectativas, las posibilidades legales, técnicas, económicas y sociales para el desarrollo del territorio
Equipo técnico. Funcionarios responsables.
PBOT
5
Se Constituye la Propuesta del Plan como resultado de las políticas y las estrategias planteadas en los procesos de diagnóstico y los escenarios concertados.
Equipo técnico. Funcionarios responsables.
PBOT
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
30
FLUJOGRAMA PROCESO ORDENAMIENTO TERRITORIAL
ACTIVIDAD FORMULACIÓN DEL POT
PROCEDIMIENTO INICIATIVA PARA FORMULACIÓN DEL POT
CÓDIGO PE-OT-P0102
INICIO
Se Identifican las potencialidades
Se realiza un análisis integral de la situación actual del territorio
Se determinar la aptitud general del territorio.
INICIO
Se establecen los escenarios con posibilidades para el desarrollo del territorio
Se Constituye la Propuesta del Plan
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
31
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2
Implementación del POT
Código: PE-POT-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Discusión y Aprobación del POT. Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se articula el plan con otros planes, programas y proyectos de desarrollo y se somete a discusión su aprobación.
Consejo de gobierno Secretarios de despacho
CTP
2
La propuesta del plan se convierte en un proyecto de acuerdo y se pone a consideración de las autoridades ambientales para concepto técnico.
Oficina de planeación Secretario de planeación
CTP
3
Posteriormente pasa al consejo territorial de planeación, el cual hace las observaciones del caso y lo regresa a la administración municipal.
Consejo Territorial De Planeación
Miembros del CTP CTP
4
Una vez ajustado el plan se presenta formalmente al concejo municipal, quien lo someterá a los debates de ley y lo aprobará.
Oficina de planeación – concejo municipal
Secretario de planeación – presidente del concejo.
CTP
5
Aprobado el Plan por el Concejo municipal pasa a sanción por parte del Alcalde y después a la gobernación para su control normativo, al igual que en el caso, que el Alcalde lo adopte mediante decreto.
Despacho del alcalde
Gobernación del atlántico
Alcalde municipal
Gobernador.
CTP
6
Una vez adoptado el POT mediante acuerdo o decreto es ampliamente difundido mediante una pedagogía del POT para que la comunidad y autoridades lo apropien, lo defiendan y lo hagan cumplir.
Oficina de planeación Secretario de planeación.
CTP
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
32
FLUJOGRAMA PROCESO ORDENAMIENTO TERRITORIAL
ACTIVIDAD IMPLEMENTACIÓN DEL POT
PROCEDIMIENTO DISCUSIÓN Y APROBACIÓN DEL POT.
CÓDIGO PE-OT-P0201
INICIO
Proyecto de acuerdo del plan se pone a consideración de las
autoridades ambientales para concepto técnico
Se articula el plan con otros planes, programas y proyectos de
desarrollo y se somete a discusión su aprobación.
Luego pasa al consejo territorial de planeación,.
INICIO
Se ajusta el plan y se presenta formalmente al concejo
municipal, quien lo someterá a los debates de ley y lo aprobará.
Aprobado el Plan pasa a sanción por parte del Alcalde y después a
la gobernación para su control normativo,
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
33
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3
Seguimiento y Control del POT
Código: PE-POT-P0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Verificación y Reajuste del POT
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se realiza el control administrativo sobre la adecuada ejecución del Plan de Ordenamiento Territorial.
Oficina de control interno – consejo de gobierno
Jefe de control interno – secretarios de despacho
CTP
2
Se ejerce el control político en la ejecución del Plan de Ordenamiento Territorial
Concejo municipal Concejales del municipio
CTP
3
La inversión pública es vigilada por los sistemas de control fiscal del estado (Contralorías)
Contraloría departamental Contralor departamental
CTP
4
Se organiza una veeduría ciudadana para ejercer la vigilancia y control para el cumplimiento del programa de ejecución del Plan de Ordenamiento Territorial
Consejo territorial de planeación
Consejeros territoriales de planeación
CTP
5
El POT se evalúa permanentemente para medir en qué grado las acciones realizadas contribuyen al logro de los objetivos propuestos
Consejo de gobierno – consejo territorial de planeación
Secretarios de despacho – consejeros territoriales de planeación.
CTP
6
En el comienzo de cada periodo de gobierno se hace una revisión del POT para ajustarse a las nuevas condiciones que apunte alcanzar el modelo territorial deseado.
Despacho del alcalde – oficina de planeación
Alcalde municipal – secretario de planeación.
CTP
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
34
FLUJOGRAMA PROCESO ORDENAMIENTO TERRITORIAL
ACTIVIDAD SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL POT
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN Y REAJUSTE DEL POT
CÓDIGO PE-OT-P0301
Control a la ejecución del
plan de ordenamiento
territorial
Concejo municipal le
ejerce el control político
Contraloría ejerce control
fiscal a la inversión pública
Administración municipal ejerce
el control administrativo
El control social lo ejercen
las Veeduría ciudadana
INICIO
El POT se evalúa permanentemente para medir en qué grado las
acciones realizadas contribuyen al logro de los objetivos propuestos
En el comienzo de cada periodo de gobierno se hace una revisión del POT para
ajustarse a las nuevas condiciones que apunte alcanzar el modelo territorial deseado.
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
35
7.2 PE: PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL
La planificación estratégica en el ámbito público es una herramienta que nos
ayudará al establecimiento de prioridades, objetivos y estrategias como apoyo a la
definición de los recursos que necesitamos para lograr los resultados esperados,
por lo tanto debe ser un proceso simple e incorporado en la rutina de la toma de
decisiones directivas en el proceso presupuestario. Desde esta perspectiva,
debemos contar con estándares de confiabilidad para identificar aspectos claves
que apoyen la gestión organizacional, tales como la definición de la Misión,
Objetivos Estratégicos, Estrategias, definición de metas e indicadores.
7.2.1 OBJETIVO
El objetivo de este proceso está dirigido a la elaboración, ejecución, seguimiento y
control del plan de desarrollo municipal para promover un desarrollo integral,
garantizar los derechos humanos y fortalecer la democracia participativa y
pluralista.
7.2.2 ALCANCE
El proceso de planificación estratégica debe ser la base para la definición de los
planes operativos y la programación presupuestaria que deben elaborar y ejecutar
todas las dependencias de la Alcaldía de Baranoa.
Por lo tanto:
Su realización debe ajustarse con el calendario presupuestario.
La metodología y contenido del proceso debe responder preguntas básicas
para avanzar hacia un presupuesto orientado a resultados: qué productos
generamos, para quienes, en qué condiciones, que resultados
comprometemos.
Las metas y las líneas de acción de corto plazo deben estar alineadas con
las definiciones estratégicas. Alineamiento que debe permitir la
identificación de los aspectos financieros y operativos para materializar el
presupuesto.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
36
AUTORIDADES E INSTANCIAS DE PLANEACIÓN EN LAS ENTIDADES TERRITORIALES.
1. Son autoridades de Planeación en las Entidades Territoriales:
El Alcalde o Gobernador, que será el máximo orientador de la planeación
en la respectiva entidad territorial.
El Consejo de Gobierno Municipal, Departamental o Distrital, o aquellas
dependencias equivalentes dentro de la estructura administrativa de las
Entidades Territoriales que llegaren a surgir en aplicación de las normas
constitucionales que autoricen su creación.
La Secretaría, Departamento Administrativo u Oficina de Planeación, que
desarrollará las orientaciones de planeación impartidas por el Alcalde o
Gobernador, dirigirá y coordinará técnicamente el trabajo de formulación del
Plan con las Secretarías y Departamentos Administrativos, y las Entidades
Descentralizadas Departamentales o Nacionales que operen en la
jurisdicción.
Las demás Secretarías, Departamentos Administrativos u Oficinas
Especializadas en su respectivo ámbito funcional, de acuerdo con las
orientaciones de las autoridades precedentes.
2. Son instancias de Planeación en las Entidades Territoriales:
Las Asambleas Departamentales, los Concejos Municipales, Distritales y de
las Entidades Territoriales indígenas, respectivamente.
Los Consejos Territoriales de Planeación Municipal, Departamental,
Distrital, o de las Entidades Territoriales Indígenas, y aquellas
dependencias equivalentes dentro de la estructura administrativa de las
Entidades Territoriales que llegaren a surgir en aplicación de las normas
constitucionales que autoricen su creación.
INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN
Los instrumentos de planeación son planes complementarios e interdependientes
que comparten información y se interrelacionan constantemente, con el fin de
aportar información estratégica para retroalimentar la gestión pública territorial.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
37
Existe una interrelación entre el Plan de Desarrollo y los otros instrumentos de
planeación, y lo podemos describir de la siguiente manera:
En La Elaboración del Plan de Desarrollo:
El Programa De Gobierno.
El Plan De Ordenamiento Territorial.
El Marco Fiscal De Mediano Plazo
La visión de largo plazo y los planes estratégicos
En la ejecución del Plan de Desarrollo.
Banco de Proyectos.
Plan Operativo Anual De Inversiones POAI.
Plan Indicativo.
Presupuesto.
Plan de Acción
Plan Anual mensualizado de Caja PAC.
En el seguimiento y evaluación Plan de Desarrollo.
Seguimiento al Plan de Acción.
Seguimiento al Plan Indicativo.
Informe de Gestión.
7.2.3 DEFINICIONES.
DESARROLLO INTEGRAL. El desarrollo integral es un derecho humano
fundamental reconocido internacionalmente. Es un proceso de transformación
multidimensional, sistémico, sostenible e incluyente que se genera de manera
planeada para lograr el bienestar de la población en armonía y equilibrio con lo
ambiental (natural y construido), lo socio-cultural, lo económico, y lo político-
administrativo en un territorio determinado (un municipio, un distrito, un
departamento, una región, un país), y teniendo en cuenta el contexto global.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
38
7.2.4 PRODUCTO O SERVICIO.
La planeación estratégica institucional está vinculada a la identificación de los
recursos presupuestarios necesarios para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos, por eso, el Plan de Desarrollo Municipal es el insumo principal para
la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), y la asignación del
presupuesto.
7.2.5 NORMATIVIDAD.
Constitución Política de Colombia de 1991.
El artículo 339 precisa el propósito y el contenido del plan de desarrollo. El artículo
340 establece el Sistema Nacional de Planeación (SNP) conformado por los
consejos de planeación –nacional y territoriales- como instancias de participación
ciudadana en el proceso de elaboración de los planes de desarrollo.
Ley 152 de 1994 – Por la cual se establece la Ley Orgánica del plan de desarrollo.
Establece el procedimiento para elaborar, aprobar, ejecutar y evaluar los planes
de desarrollo conforme a las prioridades de los grupos sociales que conforman la
entidad territorial y el programa de gobierno. También define los mecanismos para
su armonización y articulación con los procesos presupuestales, y las funciones de
cada dependencia e instancia que participan en el proceso, resaltando la
participación de la sociedad civil.
Ley 387 de 1997 – Sobre el desplazamiento forzado y la responsabilidad del
Estado.
Por la cual se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento forzado; la
atención, protección, consolidación y esta estabilización socioeconómica de los
desplazados internos por la violencia en la República de Colombia.
Ley 388 de 1997 – Sobre el ordenamiento del territorio de los municipios, el uso
equitativo y racional del suelo, la preservación y defensa del patrimonio ecológico
y cultural localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en
asentamientos de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas
eficientes.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
39
El artículo 6 complementa la planeación económica y social con la planificación
física de las entidades territoriales (municipios y distritos), para orientar el
desarrollo del territorio, racionalizar las intervenciones sobre el territorio y orientar
su desarrollo y aprovechamiento sostenible por medio de los planes, planes
básicos o esquemas de ordenamiento territorial.
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO PDM Código: PE-PDM
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Plan de Desarrollo Municipal
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable Punto de control
1
Alistamiento institucional para elaboración del plan de desarrollo
Despacho- oficina de planeación
Alcalde – secretario de planeación.
Planeación Municipal
2 Elaboración participativa del plan de desarrollo
Alcalde, oficina de planeación y consejo de gobierno.
Alcalde y Secretarios de despacho
Planeación Municipal
3 Discusión y Aprobación Alcalde, oficina de
planeación y concejo municipal.
Alcalde y Secretarios de despacho y concejo municipal.
Planeación Municipal
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
40
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Alistamiento Institucional para elaboración del Plan de Desarrollo
Código: PE-PDM-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Conformación y Organización del Equipo de Trabajo.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se conforma equipo de trabajo y se imparte orientaciones para la elaboración del plan.
Despacho del alcalde. Alcalde .Municipal
Planeación Municipal
2
Se crea metodología de trabajo Despacho del alcalde. Alcalde
.Municipal Planeación Municipal
3
Se disponen recursos para realizar la elaboración participativa del plan
Despacho del alcalde. Alcalde .Municipal
Planeación Municipal
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
41
FLUJOGRAMA Proceso Plan de Desarrollo Municipal
Actividad Alistamiento institucional para elaboración del plan de desarrollo
Procedimiento Conformación y organización del equipo de trabajo
Código PE-PDM-P0101
INICIO
Se crea metodología de trabajo
Se conforma equipo de trabajo y se imparte orientaciones para la
elaboración del plan
Se disponen recursos para realizar la
elaboración participativa del plan
INICIO
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
42
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Alistamiento institucional para Elaboración del Plan de Desarrollo
Código: PE-PDM-P0102
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Renovación del Consejo Territorial de Planeación.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Verificación si el CTP está constituido y operando.
Despacho del alcalde. Alcalde .Municipal
Planeación Municipal
2
Se motiva a los diferentes líderes para que agrupen a sus comunidades y nombren a sus representantes.
Despacho del alcalde. Alcalde. Municipal
Planeación Municipal
3
Se realizan dos convocatorias para presentar ternas, en días diferentes con 6 días de intervalo.
Despacho del alcalde. Alcalde. Municipal
Planeación Municipal
4
Verificada la pertinencia de las ternas, el alcalde designara los consejeros territoriales de planeación por medio de decreto.
Despacho del alcalde. Alcalde .Municipal
Planeación Municipal
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
43
SI
NO
FLUJOGRAMA Proceso Plan de Desarrollo Municipal
Actividad Alistamiento institucional para elaboración del plan de desarrollo
Procedimiento Renovación del consejo territorial de planeación.
Código PE-PDM-P0102
INICIO
Se motiva a los diferentes líderes para
que agrupen a sus comunidades y
nombren a sus representantes
Se reorganiza ¿Existe y
opera el
CTP?
Se realizan dos convocatorias
en días diferentes
Verificada la pertinencia de las ternas, el
alcalde designara los consejeros territoriales
de planeación por medio de decreto.
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
44
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2
Elaboración Participativa del Plan de Desarrollo
Código: PE-PDM- P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Consolidación del Proyecto del Plan de Desarrollo
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Elaboración de la versión preliminar del proyecto del plan de desarrollo Alcalde Municipal - Oficina
de Planeación. Alcalde. y
secretario de planeación
Planeación Municipal
2
Presentación del proyecto preliminar al consejo de gobierno. Alcalde municipal.
Alcalde. y secretario de planeación
Planeación Municipal
3
Miembros del Consejo de Gobierno retroalimentan el diagnóstico integral presentado
Consejo de gobierno – oficina de planeación
Secretarios de despacho
Planeación Municipal
4
Consejo de gobierno realizar las actividades de participación ciudadana y comunitaria.
Consejo de gobierno – oficina de planeación
Secretarios de despacho
Planeación Municipal
5
Se establecen decisiones y se consolida el documento del PD Consejo de gobierno –
oficina de planeación
Secretarios de despacho
Planeación Municipal
6
Consolidación del documento se envía a la Corporación Autónoma Regional
Consejo de gobierno – oficina de planeación
Secretarios de despacho
Planeación Municipal
7
Corporación Autónoma Regional emite concepto técnico en 15 días. Corporación Autónoma
Regional
Funcionario encargado.
Planeación Municipal
8
Recibido concepto técnico, el Consejo de Gobierno envía copia al CTP
Corporación Autónoma Regional
Funcionario encargado.
Planeación Municipal
9
CTP revisa y socializa el proyecto del PD con los diferentes sectores representativos de la sociedad civil
Consejo Territorial De Planeación
Miembros del CTP.
Planeación Municipal
10
CTP formula las recomendaciones que considera y remite al alcalde municipal
Consejo Territorial De Planeación.
Miembros del CTP.
Planeación Municipal
11
Admiración municipal incluye las recomendaciones que considere pertinentes.
Despacho del alcalde Alcalde municipal
Planeación Municipal
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
45
dd
FLUJOGRAMA PROCESO PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL
ACTIVIDAD ELABORACIÓN PARTICIPATIVA DEL PLAN DE DESARROLLO
PROCEDIMIENTO CONSOLIDACIÓN DEL PROYECTO DEL PLAN DE DESARROLLO.
CÓDIGO PE-PDM-P0201
INICIO
Se elabora versión preliminar del
proyecto del plan de desarrollo
Se establecen decisiones y se
consolida el documento del PD
Miembros del Consejo de
Gobierno retroalimentan el
diagnóstico integral presentado
Se realizan las actividades de
participación ciudadana y comunitaria
FIN
Se presenta proyecto
preliminar al consejo de
gobierno.
Consolidación del documento se envía a
la Corporación Autónoma Regional
Corporación Autónoma Regional emite
concepto técnico en 15 días
Recibido concepto técnico de la CAR, el
Consejo de Gobierno envía copia al CTP
CTP revisa y socializa el proyecto del PD con los diferentes sectores de la sociedad civil.
CTP formula las recomendaciones que considera y remite al alcalde municipal
Admiración municipal incluye las recomendaciones que considere pertinentes y consolida el proyecto del plan de desarrollo.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
46
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3
Discusión y Aprobación del Proyecto del Plan de Desarrollo
Código: PE-PDM-P0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Discusión y Aprobación del Proyecto del Plan de Desarrollo
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Proyecto del plan ajustado se presenta al concejo municipal
Despacho del alcalde Alcalde municipal Concejo Municipal y Planeación
2
La administración brinda el acompañamiento para la información y asesoría necesario sobre el plan
Oficinas de planeación y hacienda
Alcalde y Secretarios de
despachos respectivos.
Concejo Municipal y Planeación
3
El plan se aprueba en dos debates. El primero en la comisión del plan y el segundo en sesión plenaria
Concejo Municipal. Miembros del Concejo Municipal
Concejo Municipal y Planeación
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
47
FLUJOGRAMA PROCESO PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL
ACTIVIDAD DISCUSIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DEL PLAN DE DESARROLLO
PROCEDIMIENTO DISCUSIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DEL PLAN DE DESARROLLO
CÓDIGO PE-PDM-P0301
Proyecto del plan de desarrollo
consolidado y ajustado se
presenta al concejo municipal.
INICIO
La administración brinda el
acompañamiento para la información
y asesoría necesario sobre el plan
El plan se aprueba en dos debates.
El primero en la comisión del plan y
el segundo en sesión plenaria
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
48
7.3 PE: BANCO DE PROYECTOS
DEFINICIÓN DE BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS.
Los Banco de Programas y Proyectos son sistemas de información sobre
programas y proyectos de inversión pública; viables técnica, financiera,
económica, social, institucional y ambientalmente; susceptibles de ser financiados
o cofinanciados con recursos de los Presupuestos Nacional, Departamental,
Distrital o Municipal. El Banco de Proyectos de Inversión Municipal (BPIM) más
que una base de datos se constituye en una herramienta central en la asignación
eficiente de recursos y en el fortalecimiento de la programación integral de la
inversión pública.
7.3.1 OBJETIVO.
El objetivo de este proceso es organizar información valiosa para concretar y darle
coherencia a los programas de gobierno, planes de desarrollo y presupuestos, así
como realizar las labores de análisis, programación y ejecución de la inversión
pública municipal, seguimiento y evaluación de los resultados, a través de
programas y proyectos específicos.
7.3.2 ALCANCE.
En este el proceso de gestión se definen estrategias para la operación de los
bancos de proyectos de inversión pública territorial.
Se consolida la información sobre la inversión pública (pre inversión y
seguimiento) territorial.
Se promueven acciones para consolidar cultura de planeación, presupuestario,
control, seguimiento y evaluación de resultados a partir de programas y proyectos
a nivel territorial.
Y se define con el Banco de Proyecto de Inversión Nacional (Bpin) procesos de
capacitación y asistencia técnica en teoría de proyectos, metodologías y marco
conceptual de bancos de proyectos.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
49
En cuanto a la presentación de los proyectos, ante el Banco de Proyectos de
Inversión Municipal BPIM, será responsabilidad de la Comunidad, las Secretarías
de despacho y las Entidades Descentralizadas del Municipio, independientemente
de la fuente de financiación.
El objeto del registro de proyectos en el BPIM, es captar la información requerida
para la planeación y gestión de la inversión pública; facilitando de esta manera
que las decisiones de inversión obedezcan a criterios de desarrollo y beneficio
socioeconómico.
Teniendo en cuenta la fuente de financiación, los proyectos a registrar se pueden
agrupar de la siguiente manera:
Programas y proyectos municipales que solicitan recursos municipales.
Programas y Proyectos Municipales que solicitan recursos
Departamentales.
Programas y Proyectos Municipales que solicitan recursos de otras
fuentes: esto son aquellos que solicitan recursos del Sistema Nacional de
Cofinanciación (S.N.C), el Fondo Nacional de Regalías u otras posibles
fuentes de financiación diferente a los recursos departamentales o
municipales.
Los proyectos estarán formulados y evaluados de acuerdo con los criterios
básicos de formulación de proyectos de inversión, en la Metodología General
Ajustada – MGA, establecida por el Departamento Nacional de Planeación - DNP,
anexando los documentos y requisitos adicionales establecidos de acuerdo al tipo
de proyecto y establecidos en el Sistema Integrado de Gestión de la calidad- SIGI,
recepcionados en la Oficina Asesora de Planeación Municipal a través del Banco
de Programas y Proyectos- BPIM.
COMPETENCIAS PARA EMITIR CONCEPTOS DE VIABILIDAD.
El concepto de viabilidad de los proyectos de inversión, presentados para acceder
a recursos del presupuesto Municipal, Departamental o Nacional, será de
competencia y responsabilidad de cada una de las Secretarías de Despacho y
Entes Descentralizados del orden Municipal.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
50
Cuando el proyecto es de iniciativa de una entidad privada o de la comunidad, la
respectiva dependencia sectorial del Municipio será la encargada de emitir
concepto de viabilidad. En este último caso, la Oficina Asesora de Planeación
Municipal en coordinación con la oficina del Banco de Proyectos, le delegará el
concepto de viabilidad, de acuerdo a su competencia, a las Secretarías de
Despacho o Entes Descentralizados del orden Municipal que tenga que ver con el
sector, quienes serán los responsable de emitir dicho concepto.
PLAZO PARA EMITIR CONCEPTO DE VIABILIDAD.
Si el proyecto proviene de una Unidad Administrativa, en el momento de su
radicación debe venir anexa la viabilidad sectorial. Si el proyecto es radicado en el
BPIM por una entidad diferente, el plazo máximo para emitir concepto de viabilidad
sobre los programas y proyectos será 5 días hábiles, contados a partir de su
radicación en el BPIM; para tal efecto, tendrá 3 días hábiles para remitir el
proyecto a la instancia competente de emitir dicho concepto de viabilidad.
RESULTADO DE LA CALIFICACIÓN DE VIABILIDAD.
Si el programa o proyecto es viable, la instancia que emite el concepto de
viabilidad respectivo, remitirá al BPIM inmediatamente el proyecto en la
Metodología General Ajustada, estudios y documentos que les hayan sido
entregados, así como todos los requisitos exigidos, para su radicación y registro.
Para el caso específico de proyectos presentados por la comunidad o entidades
que busquen financiación a proyectos de desarrollo social. Si el programa o
proyecto no es viable, dicha instancia lo devolverá con sus respectivos estudios y
documentos de respaldo al BPIM, indicando claramente las razones por las cuales
no es viable, este a su vez lo devolverá al proponente del proyecto que lo
presentó, dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha
del recibido, dando a conocer las razones que motivaron la no viabilidad.
ARCHIVO DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS.
La dependencia competente para emitir concepto de viabilidad será responsable
en cada caso de archivar y mantener disponibles los estudios y documentos de
respaldo de los proyectos de inversión registrados en el BPIM. El BPIM
conservará una copia de los documentos originales de los proyectos que deban
seguir trámite de registro.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
51
RADICACIÓN.
La radicación es un procedimiento operativo y corresponde al momento en que el
BPIM recibe el proyecto con la viabilidad sectorial, la documentación y formatos
establecidos en el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad – SIGI. Se deja
constancia de la recepción del proyecto, la revisión de esta documentación se
realiza en el momento en que el proyecto es presentado al BPIM.
La documentación mínima que se debe presentar para radicar un proyecto la
componen el estudio de formulación y evaluación del proyecto en la Metodología
General Ajustada – MGA. Si el proyecto cuenta con estudios de mayor nivel de
profundidad (pre-factibilidad, factibilidad o diseños), se debe presentar una copia
de los estudios en cuestión, o un resumen ejecutivo de los mismos y los
documentos de soporte necesarios que sean requeridos por la entidad sectorial
competente para definir la viabilidad del proyecto
Los programas o proyectos que busquen recursos de fuentes de financiación
distintas al presupuesto municipal deberán ser acompañados de la documentación
adicional que cada una de las entidades financiadoras exige ya sea del orden
Departamental o Nacional, como ocurre en el caso de proyectos que requieren de
recursos del Sistema Nacional de Cofinanciación
7.3.3 DEFINICIONES.
PLAN. En términos generales, entendemos por Planes de Desarrollo el
ordenamiento de prioridades, líneas de acción, estrategias, objetivos y metas que
se establecen a partir del diagnóstico global de una entidad determinada.
Cada Plan, comprende en su seno, varios programas. Como Programas,
denominamos la priorización de estrategias, objetivos, acciones, metas y
metodologías, para abocar la intervención sobre un área específica, con unos
sujetos específicos, por ejemplo: salud, educación, espacio público.
El Proyecto, como parte de un Plan o Programa, es una herramienta que organiza
la acción concreta en torno a problemas u oportunidades concretas, según
objetivos, actividades, metodologías y metas. Un programa puede, por ejemplo,
organizarse en varios proyectos. Éstos, define resultados previstos y procesos
para conseguirlos, así como el uso concreto de los recursos disponibles.
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52
Un proyecto nace a través de una idea, que es el resultado de la búsqueda de una
solución a una necesidad, de responder a un marco de políticas generales, o a un
plan de desarrollo. Esa idea, para convertirse en proyecto requiere de unos
estudios previos de perfectibilidad y factibilidad, son las etapas donde se busca
mayor conocimiento y por lo tanto reducir la incertidumbre.
VIABILIDAD.
En el proceso de gestión de proyectos, la determinación de la viabilidad,
elegibilidad y prioridad de un proyecto, pretende finalmente decidir acerca de la
asignación de recursos para su ejecución. Esta determinación puede comprender
desde una revisión general del contenido de un proyecto, hasta un estudio
complejo y detallado, según el nivel y tipo de proyecto.
Por lo tanto la viabilidad de un proyecto es el concepto que respalda la coherencia,
pertinencia y suficiencia del proyecto en sus aspectos técnicos, socioeconómicos,
financieros, presupuestales, ambientales, institucionales y legales. Permite
determinar si se aprueba o rechaza la ejecución de una alternativa solución a un
problema o necesidad, para garantizar el mayor impacto de la inversión pública.
Los proyectos son viables cuando proponen soluciones acertadas a problemas
reales, mediante la utilización adecuada de los recursos disponibles. Todo
proyecto debe ser evaluado de acuerdo a las prioridades del sector y de la
institucionalidad local y regional.
7.3.4 PRODUCTO O SERVICIO.
Implementar en la gestión pública municipal la cultura de proyectos fundamental dentro de
las competencias de planeación, programación, presupuestal y evaluación de la
administración municipal de Baranoa. Orientar a la comunidad en general en la
formulación, elaboración y presentación de proyectos de inversión ante la
administración municipal y otras entidades, para satisfacer las necesidades
básicas insatisfechas
7.3.5 NORMATIVIDAD.
La normatividad que soporta el Banco de Programas y Proyectos de inversión
Municipal está referida en aspectos de tipo presupuestal y relacionados con la
planeación, como son:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
53
Acuerdo por medio del cual se adopta el plan de Desarrollo Municipal 2013
– 2015.
Ley 38 de 1989. Crea el Banco de Proyectos de Inversión Nacional, confía
al Departamento Nacional de Planeación su diseño, montaje y operación.
Decreto Nacional 841 de 1990. Por medio de esta norma se reglamentó el
funcionamiento del Banco Nacional de Proyectos BPIN.
Ley 152 de 1994, Artículo 27. El Banco de Programas y Proyectos de
inversión es un instrumento para la planeación que registra los programas y
proyectos viables técnica, ambiental y socio económicamente susceptibles
de financiación con recursos del presupuesto general de la Nación.
Ley 152 de 1994 Artículo 49. Le compete a los Municipios del
Departamento con una población inferior a los 100.000 habitantes,
organizar y poner en operación los Bancos Locales de Programas y
Proyectos.
Ley Orgánica de la Planeación, Ley 152 de 1994. Disposición que inicia
el desarrollo de la constitución de 1991 en este campo especifico. Se refiere
a tres áreas de vital importancia, los planes de desarrollo territorial, los
planes de acción sectorial y los Bancos Territoriales de programas y
proyectos, como elementos que deben manejarse armónicamente a fin de
impactar adecuadamente los resultados institucionales de las entidades del
estado.
Resolución Número 0806 de Agosto 10 de 2005 del Departamento
Nacional de Planeación. Por la cual se organizan metodologías, criterios y
procedimientos que permitan integrar los sistemas de planeación y la red
nacional de Bancos de Programas y Proyectos.
.
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54
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Banco Proyecto Municipal Código: PE-BPP
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Banco de Programas y Proyectos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Formulación de proyectos
Secretaria Planeación Municipal
Secretario Planeación e Infraestructura
PDM
2 Estudio de viabilidad de proyectos
Secretaria Planeación Municipal
Secretario Planeación e Infraestructura
PDM
3 Registro de proyectos en el BPPIM
Secretaria Planeación Municipal
Secretario Planeación e Infraestructura
PDM
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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55
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Formulación de proyectos
Código: PE-BPP-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Formulación del proyecto
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Identificación de la idea o búsqueda de solución a una necesidad y/o responder a un marco de políticas generales, o al plan de desarrollo municipal.
Dependencias o áreas administrativas, sectores económicos sociales.
Secretarios de despacho – Representantes legales de los sectores económico o sociales.
Problemas por resolver o iniciativas de desarrollo
2
Perfil preliminar -Recolección de información de origen secundario
Dependencias o áreas administrativas, sectores económicos sociales.
Jefe de oficina o secretarios de despacho – Representantes legales de los sectores económico o sociales.
Armonizar y/o articular necesidades a instrumentos de gestión (plan de desarrollo)
3
Estudio de prefactivilidad- se estudia a fondo las opciones seleccionadas.
Dependencias o áreas administrativas, sectores económicos sociales.
Jefe de oficina o secretarios de despacho – Representantes legales de los sectores económico o sociales.
Proyecto o Alternativas escogidas.
4
Estudio de Factibilidad- se busca adquirir mayores conocimientos y por lo tanto reducir la incertidumbre, prestándole particular atención al tamaño óptimo del proyecto
Dependencias o áreas administrativas, sectores económicos sociales.
Jefe de oficina o secretarios de despacho – Representantes legales de los sectores económico o sociales.
Proyecto de inversión estructurado, su puesta en marcha, su estructura de financiamiento y su organización administrativa.
5
Presentación para registro al BPIM para lo cual se requiere que esté preparado y evaluado de acuerdo con los conceptos básicos de formulación y evaluación de proyectos contenidos en la Metodología General Ajustada – MGA.
Dependencias o áreas administrativas, sectores económicos sociales.
Jefe de oficina o secretarios de despacho – Representantes legales de los sectores económico o sociales.
Árbol de problemas. Árbol de objetivos. Matriz de marco lógico. Presupuesto detallado
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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56
FLUJOGRAMA PROCESO BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
ACTIVIDAD FORMULACIÓN DE PROYECTOS
PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN DEL PROYECTO
CÓDIGO PE-BPP-P0101
Recolección de información
Identificación de la necesidad
INICIO
Estudio de Factibilidad
Estudio de prefactivilidad
Presentación para registro al BPIM
FIN
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57
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2
Estudio de Viabilidad de Proyectos
Código: PE-BPP-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Estudio de Viabilidad de Proyecto
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Verificar que la ejecución del proyecto sea función competente de la entidad que pretende dar solución al problema o necesidad
Secretarías de despacho, Entes Descentralizados del orden municipal
Secretarios de despacho o representantes legales de los entes descentralizados
Manual de funciones y competencias laborales
2 Analizar la consistencia y la viabilidad del proyecto fundamentada en el problema o necesidad|
Secretarías de despacho, Entes Descentralizados del orden municipal
Secretarios de despacho, o representantes legales de los entes descentralizados
-El Plan de Desarrollo -El Programa de Gobierno -Programas y proyectos que tienden a finalizar obras inconclusas
3 Conceptuar aspectos técnicos, socioeconómicos, ambientales, financieros, institucionales y legales
Secretarías de despacho, Entes Descentralizados del orden municipal
Secretarios de despacho, o representantes legales de los entes descentralizados
Plan de ordenamiento territorial – plan financiero - POAI
4 Archivar y mantener disponibles los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversión registrados en el BPIM.
Secretarías de despacho, Entes Descentralizados del orden municipal
Secretarios de despacho, o representantes legales de los entes descentralizados
Libro de registro y archivos de proyectos viabilizados
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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58
FLUJOGRAMA PROCESO BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
ACTIVIDAD Estudio de viabilidad de proyectos
PROCEDIMIENTO Estudio de viabilidad de proyecto
CÓDIGO PE-BPP-P0201
Se emite concepto sobre aspectos técnicos, socioeconómicos, ambientales, financieros, institucionales y legales
Verificar competencia de la entidad responsable de viabilidad del proyecto.
INICIO
Se archivar y mantienen disponibles los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversión registrados en el BPIM
Analizar la consistencia y la viabilidad del proyecto
FIN
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59
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3
Registro de Proyectos en el BPIM
Código: PE-BPP-P0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Proyectos en el BPIM
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Recepción de los proyectos presentados para radicación en el BPIM
Área de planeación
Profesional universitario.
Libro de radicados de proyectos y documentación adjunta
2
Se revisa documentación en el momento en que el proyecto es presentado al BPIM.
Área de planeación Profesional universitario.
Libro de radicados de proyectos y documentación adjunta
3
Si el proyecto proviene de una Unidad Administrativa, en el momento de su radicación debe venir anexa la viabilidad sectorial.
Secretarias de despacho o entes descentralizados
Secretarios de despacho- representantes legales de los entes descentralizados
Libro de radicados de proyectos y documentación adjunta
4
Si el proyecto es iniciativa de una entidad privada o de la comunidad, la Oficina de Planeación Municipal, le delegará el concepto de viabilidad de acuerdo a la competencia, a las Secretarías de despacho, o Entes Descentralizados del orden municipal que tenga que ver con el sector, quienes serán los responsable de emitir dicho concepto.
Área de planeación Profesional universitario
Libro de radicados de proyectos y documentación adjunta
5
El plazo máximo para emitir concepto de viabilidad sobre los proyectos será 5 días hábiles, contados a partir de su radicación en el BPIM; para tal efecto, tendrá 3 días hábiles para remitir el proyecto a la instancia competente de emitir dicho concepto de viabilidad.
Área de planeación Profesional universitario
Libro de radicados de proyectos y documentación adjunta
6
Si el programa o proyecto es viable, la instancia que emite el concepto de viabilidad respectivo, remitirá al BPIM inmediatamente el proyecto en la Metodología General Ajustada, estudios y documentos que les hayan sido
Área de planeación Profesional universitario
Libro de radicados de proyectos y documentación adjunta
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
60
entregados, así como todos los requisitos exigidos, para su radicación y registro.
7
Si el proyecto no es viable, dicha instancia lo devolverá con sus respectivos estudios y documentos de respaldo al BPIM, indicando claramente las razones por las cuales no es viable, este a su vez lo devolverá al proponente del proyecto que lo presentó, dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha del recibido, dando a conocer las razones que motivaron la no viabilidad.
Área de planeación Profesional universitario
Libro de radicados de proyectos y documentación adjunta
8
La dependencia competente para emitir concepto de viabilidad será responsable en cada caso de archivar y mantener disponibles los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversión registrados en el BPIM.
Secretarias de despacho o entes descentralizados
Secretarios de despacho- representantes legales de los entes descentralizados
Archivo de proyectos
9
El BPIM conservará una copia de los documentos originales de los proyectos que deban seguir trámite de registro.
Área de planeación Profesional universitario
Libro de radicación y archivo de proyectos.
10
Al ser registrado el programa o proyecto recibirá un número de registro: Código BPIM. El cual es asignado de manera automática por el administrador del Banco de Proyectos a través del Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos “SSEPI”
Área de planeación Profesional universitario
Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos “SSEPI”
11
Los proyectos a registrar en el banco se pueden agrupar teniendo en cuenta las fuentes de financiación.
Área de planeación Profesional universitario
Libro de radicación y archivo de proyectos
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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61
SI NO
FLUJOGRAMA PROCESO BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
ACTIVIDAD Registro de proyectos en el BPIM
PROCEDIMIENTO Registro de proyectos en el BPIM
CÓDIGO PE-BPP-P0301
Se revisa documentación.
El Proyecto
proviene
Se recepciona proyecto en el BPIM
INICIO
De una unidad administrativa
De iniciativa privada o de la comunidad
Anexa viabilidad Oficina de Planeación delega concepto de viabilidad a la secretaria de despacho o ente descentralizado responsable.
El proyecto es
viable
Se devolverá al proponente del proyecto que lo presentó.
Se radica el proyecto en el BPIM y se le asigna un número
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
62
7.4 PE - PLANIFICACIÓN FINANCIERA.
La Planificación Financiera Municipal se constituye en un programa de ingresos y
gastos de caja, con sus posibilidades de financiamiento, lo que implica que su
medición se basa en transacciones de caja, ingresos efectivamente recaudados, y
pagos realizados, como base para medir el déficit y las necesidades de
financiamiento del sector público, para determinar el grado de compatibilidad con
el Programa Anual de Caja (PAC) y con las políticas económicas del municipio.
7.4.1 OBJETIVO.
Como Instrumento de Planeación y Gestión Financiera persigue los siguientes
propósitos:
Definir objetivos, estrategias y metas de ingresos, gastos y financiamiento.
Sanear las finanzas territoriales.
Lograr los objetivos del Plan de Desarrollo
Incluir los efectos cambiario, monetario y fiscal de las operaciones efectivas
Determinar el programa de ingresos, gastos y financiación (Estatuto de
Presupuesto) compatible con el Programa anual de Caja y las Políticas
Cambiaria
7.4.2 ALCANCE.
La Planeación Financiera es elaborada por la Secretaría de Hacienda en
coordinación con la Secretaría de Planeación; posteriormente, se somete a la
aprobación del Consejo de Gobierno para su visto bueno. Luego pasa a
consideración del Comité de Hacienda o el Consejo Municipal de Política Fiscal
(COMFIS), quien conforme al artículo 26 del Decreto 111 de 1996, bajo la
dirección del Alcalde tiene la competencia de aprobar, modificar y evaluar el Plan
Financiero y ordenar las medidas para su estricto cumplimiento.
A través de la Planeación Financiera se consolida el Sistema Presupuestal, el cual
se concibe como un sistema que articula tres elementos: el Plan Financiero; el
Plan Operativo Anual de Inversiones y el Presupuesto anual.
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63
7.4.3 DEFINICIONES.
EL PLAN FINANCIERO. Es uno de los elementos fundamentales del Marco Fiscal
de Mediano Plazo, y es concebido como un instrumento de planificación y gestión
financiera del sector público, que tiene como base las operaciones efectivas de las
entidades cuyo efecto cambiario, monetario y fiscal sea de tal magnitud que
amerite incluirlas en el plan, para ello, tomará en consideración las previsiones de
ingresos, gastos, déficit y su financiación compatibles con el Programa Anual de
Caja y las políticas cambiaria y monetaria.
MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO. Es un instrumento de referencia con
perspectiva de diez años para la definición de políticas fiscales y financieras
orientadas a garantizar la viabilidad y sostenibilidad de las finanzas públicas de la
Entidad Territorial y para soportar la toma de decisiones en la elaboración de los
presupuestos anuales.
EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI). Es definido como
aquel que señalará los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y
programas, guardando concordancia con el Plan Plurianual de Inversiones del
Plan de Desarrollo.
PRESUPUESTO. El presupuesto es la estimación de los ingresos que se
recaudarán durante la vigencia fiscal (1 año), y los gastos de funcionamiento, de
deuda y de inversión, a los cuales se puede comprometer con base en los
ingresos. Así mismo incluye la definición de las disposiciones necesarias para
garantizar una ejecución eficiente de los recursos, sobre la base del Plan de
Desarrollo.
En materia financiera, el presupuesto es el instrumento operativo básico. De su
ejecución anual depende el cumplimiento de las metas fijadas por la
administración. Por tal motivo su proceso de preparación debe ser abordado
técnicamente para evitar la sobre estimación de ingresos y la subvaloración de los
gastos o viceversa.
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64
EL PRESUPUESTO ANUAL DEL MUNICIPIO DE BARANOA. Está compuesto
por el Presupuesto Municipal. En él se integran los presupuestos del Nivel Central
de la Administración, del Concejo Municipal y de la Personería municipal.
7.4.4 PRODUCTO O SERVICIO
Presupuesto anual elaborado.
7.4.5 NORMATIVIDAD.
Ley 38 de 1989 Orgánica de presupuesto
Ley 136 de 1994 Régimen municipal
Ley 179 de 1994 Orgánica de presupuesto
Ley 152 de 1994 Orgánica de planeación
Ley 225 de 1995 Orgánica de presupuesto
Decreto 111 de 1996 Estatuto orgánico de presupuesto
Ley 617 de 2000 De saneamiento fiscal y financiero
Ley 715 de 2001 Sistema general de participaciones
Ley 819 de 2003 De responsabilidad y transparencia fiscal
Ley 1148 de 2007 Que modifica las leyes 136 de 1994 y 617 de 2000
Ley 1176 de 2007 Por el cual se desarrollan los artículos 356 y 357 de la
Constitución política
Ley 1283 de 2009 Por el cual se modifican y adicionan el artículo 14 de la
Ley 756 de 2002 y los artículos 15, 30 y 45 de la Ley 141 de 1994
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65
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Plan Financiero Código: PE-PF
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO Planificación Financiera Vigente a partir de
20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Marco Fiscal De Mediano Plazo
Secretaria de Hacienda Secretario de Hacienda
Hacienda – Concejo Municipal
2 Plan Operativo Anual De Inversiones
Secretaria de Hacienda Secretario de Hacienda
Hacienda – Concejo Municipal
3 Formulación del proyecto de presupuesto
Secretaria de Hacienda Secretario de Hacienda
Hacienda – Concejo Municipal
4
Elaboración, estudio y aprobación del proyecto de presupuesto
Secretaria de Hacienda Secretario de Hacienda
Hacienda – Concejo Municipal
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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66
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Marco Fiscal de Mediano Plazo
Código: PE-PF-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Plan Financiero Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Identificar la problemática financiera, causas, oportunidades, amenazas, fortalezas, debilidades, etc.
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Relación causa/efecto de la fuente y uso de los recursos financieros
2
Analizar la estructura de ingresos y gastos: evolución (tendencia) de los ingresos gastos y su composición
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Presupuesto de rentas y recursos de capital y el presupuesto de gastos proyectado para los diez años (por rubros generales).
3
Examinar la evolución (tendencia) de las fuentes de financiación y su composición.
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Flujo de efectivo histórico, precisando el comportamiento y problemas en los últimos años.
4
Gestión financiera: estrategias, acciones, programas, metas, etc.
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Flujo de efectivo proyectado, suponiendo el cumplimiento de las metas, para cada uno de los diez años.
5
Ajuste de las metas financieras sectoriales.
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Corrección de las desviaciones detectadas.
6
Construir las relaciones e indicadores: capacidad de endeudamiento, límites de a los gastos de funcionamiento, cumplimiento en la ejecución del SGP, etc.
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Superávit primario
7
Establecer las metas de superávit primario.
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Métodos de cálculo: automático, promedios, tasa de crecimiento, evaluación directa, regresión, etc.
8
Establecer las metas de deuda pública y sostenibilidad a 10 años
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Capacidad de endeudamiento
9
Definición y aprobación del plan financiero
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes. Plan financiero
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
67
FLUJOGRAMA PROCESO PLANIFICACIÓN FINANCIERA
ACTIVIDAD Marco Fiscal De Mediano Plazo
PROCEDIMIENTO Plan financiero
CÓDIGO PE-PF-P0101
Se analiza la estructura de ingresos y gastos
Se identifica problemática financiera
INICIO
Se examina tendencia de las fuentes de financiación y su composición.
Se establecen las estrategias, acciones, programas, metas, etc.
Ajuste de las metas financieras sectoriales
Se construyen las relaciones e indicadores
Se establecen las metas de superávit primario
Se define y aprueba el plan financiero
Se establecen las metas de deuda pública
INICIO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
68
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Marco Fiscal de Mediano Plazo
Código: PE-PF-P0102
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Acciones y Medidas Específicas para el Cumplimiento de las Metas
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Establecer cronograma de seguimiento a las metas
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Métodos de cálculo: automático, promedios, tasa de crecimiento, evaluación directa, regresión, etc.
2
Analizar los resultados de la ejecución presupuestal, contables, etc. Para ver el Grado de cumplimiento de metas previstas. Explicación de incumplimiento. Medidas para corregir. Estrategia para incorporación en las siguientes vigencias.
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Presupuesto municipal
3
Analizar los costos de las exenciones tributarias de la vigencia anterior
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Estatuto tributario,
4
Valoración de los pasivos contingentes y crear fondo para la posible obligación.
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Sentencias en contra de la Administración
5
Valorar los costos fiscales de las ordenanzas o acuerdos sancionados en la vigencia anterior
Secretarias de hacienda y planeación.
Sec. De despacho correspondientes.
Acuerdos del concejo municipal de vigencias anteriores
6
Crear indicadores que permitan hacer seguimiento a las metas planteadas en el MFMP
Cálculo de la meta Superávit primario
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
69
FLUJOGRAMA PROCESO PLANIFICACIÓN FINANCIERA
ACTIVIDAD Marco Fiscal De Mediano Plazo
PROCEDIMIENTO Acciones y medidas específicas para el cumplimiento de las metas
CÓDIGO PE-PF-P0102
Se establece cronograma de seguimiento a las metas
INICIO
Se analizan los costos de las exenciones tributarias
Se analizan los resultados de la ejecución presupuestal y los registros contables
Se valoran los pasivos contingentes
Se crean indicadores que permitan hacer seguimiento a las metas
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
70
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Plan Operativo Anual De
Inversiones
Código: PE-PF-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Revisión del plan de desarrollo en su parte general y el plan plurianual de inversiones.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Presupuesto municipal
2
Consulta del marco fiscal de mediano plazo actualizado
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Marco Fiscal De Mediano Plazo
3
Disponer de proyectos elaborados previamente, adecuados a las metodologías (MGA) y su viabilización por las entidades competentes.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Banco de programas y proyectos municipal BPPM
4
Elaborar los cuadros informativos para identificar y priorizar los proyectos de inversión de la vigencia.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Resultados de ejecución presupuestal, contables, etc. De las vigencias anteriores.
5
Asignar los recursos que se espera sea aprobado en el acuerdo de presupuesto como apropiación para los programa, subprograma o proyecto.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Plan operativo anual de inversiones POAI
6
Determinar la fuente de financiación de los programas y proyectos
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Relación de la Importancia de los recursos Magnitud de la inversión Capacidad de ahorro
8
Asignar los responsables del desarrollo de los programas y proyectos.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Establecer matriz como esquema básico del POAI
9
Luego de aprobado el POAI se incluyen en el proyecto de presupuesto en la parte correspondientes a gastos de inversión.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Presupuesto municipal.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
71
FLUJOGRAMA PROCESO PLANIFICACIÓN FINANCIERA
ACTIVIDAD Plan Operativo Anual De Inversiones
PROCEDIMIENTO Elaboración del plan operativo anual de inversiones
CÓDIGO PE-PF-P0201
Se revisa el plan de desarrollo en su parte general y el plan plurianual de inversiones
INICIO
Se dispone de proyectos elaborados previamente (BPIM)
Consulta del marco fiscal de mediano plazo actualizado
Se asignan los recursos
Se determina la fuente de financiación
FIN
Se elaborar los cuadros informativos
Se asignan los responsables del desarrollo de los programas y proyectos.
Se aprueba el POAI y se incluye en el
proyecto de presupuesto en la parte correspondientes a gastos de inversión
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
72
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3
Formulación del Proyecto de Presupuesto
Código: PE-PF-P0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación Presupuestal del Gasto Público
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Consultar los principios y criterios presupuestales establecidos en la ley y el MFMP.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
MFMP
2
Concertar los programas a ejecutar, con base en los planes de mediano y largo plazo aprobados previamente
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
POAI
3
determinar las metas que se deben obtener en cada programa, que deben estar acordes con el programa de gobierno del alcalde
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
POAI
4
coordinación con entidades Nacionales, Departamentales Y Municipales, para definir la participación de cada una de ellas en los programas.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
CONPES -nacional. CODPES- departamental. Consejo de gobierno municipal.
5
Vinculación de las dependencias a los programas a ejecutar
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Consejo de gobierno
6
Identificados los programas se presentarán al alcalde
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Programa de gasto publico
7
El alcalde, asesorado por el consejo de gobierno, definirá el programa general de la administración y las directrices correspondientes.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Actas del consejo de gobierno
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
73
FLUJOGRAMA PROCESO PLANIFICACIÓN FINANCIERA
ACTIVIDAD Formulación del proyecto de presupuesto
PROCEDIMIENTO Programación presupuestal del gasto público
CÓDIGO PE-PF-P0301
Se Consulta los principios y criterios presupuestales establecidos en la ley y el MFMP
INICIO
Se determinan las metas que se deben obtener en cada programa
Se concretan los programas a ejecutar
FIN
Se coordinación con otras instancias de gobierno su participación en los programas.
Se vinculan las dependencias a los programas a ejecutar
Los programas se presentan al alcalde
El alcalde define el programa general de la administración y las directrices correspondientes.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
74
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3
Formulación del Proyecto de Presupuesto
Código: PE-PF-P0302
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Proyección de los Ingresos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Estudiar las bases legales de cada uno de los impuestos, tasas, contribuciones y demás rentas municipales para determinar si se están aplicando correctamente
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Estatuto tributario municipal – sistema general de participaciones
2
Analizar el recaudo obtenido en años anteriores por cada concepto
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Ejecución presupuesta de las cuatro últimas vigencias
3
Calcular el posible crecimiento del número de contribuyentes
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Cámara de comercio –DIAN- CENSO
4
Recomendar el incremento que pueda hacerse en las tarifas, de acuerdo con las circunstancias socioeconómicas de la comunidad y la necesidad de recursos de la administración.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Estatuto Tributario
5
Utilizando cualquier método ( incremento de un porcentaje fijo, promedio, Interanual, mínimos cuadrado, tasa de crecimiento geométrico, etc.), se proyectan los ingresos.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos Métodos de
proyecciones financieras.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
75
FLUJOGRAMA PROCESO PLANIFICACIÓN FINANCIERA
ACTIVIDAD Formulación del proyecto de presupuesto
PROCEDIMIENTO Proyección de los ingresos
CÓDIGO PE-PF-P0302
Se estudian las bases legales de cada uno de los impuestos, tasas y contribuciones
INICIO
Calcular crecimiento del número de contribuyentes
Se analiza el recaudo obtenido en años anteriores
Se recomienda el incremento que pueda hacerse en las tarifas
Se proyectan los ingresos.
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
76
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3
Formulación del Proyecto de Presupuesto
Código: PE-PF-P0303
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Estimación de los Egresos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Estimación de los gastos de personal
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Las partidas para sueldos deben tener como base el proyecto de planta de personal y sus asignaciones civiles
2
Estimación de los gastos para adquisición de bienes o servicios; impuestos y multas; pólizas de seguros; transferencias de cuotas partes y/o bonos pensionales; sentencias y conciliaciones; fondo de pasivos contingentes.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Los gastos estimados o de cuantía variable, si su valor supera el momento de la aprobación del presupuesto en su ejecución, deberán ser sustentados, explicando el motivo del aumento
3
Estimación de los gastos de para servicios públicos domiciliarios; transferencias para funcionamiento de concejo y personería; cuota federación de municipios; pasivos vigencias anteriores
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Los gastos fijos o periódicos deben ser suficientes para atender su servicio durante el año
4 Estimación de los gasto del servicio de la deuda pública.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Que en el servicio de la deuda pública se presupueste exactamente el valor del servicio de los empréstitos, identificando amortización, intereses y comisiones, conforme a los respectivos contratos o disposiciones que los autoricen.
5 Estimación de los gastos imprevistos
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
Para gastos imprevistos se podrán asignar a cada programa hasta un dos por mil del total de los gastos de funcionamiento, excluyendo las transferencias.
6 Asignar las partidas para los programas de inversión establecidos en el POAI
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos
En la asignación de partidas para programas con recursos del sistema general de participaciones para los sectores sociales de inversión, deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en la Ley 715 de 2001, la Ley 1176 de 2007 y sus decretos reglamentarios sobre distribución de recursos y competencias.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
77
FLUJOGRAMA PROCESO PLANIFICACIÓN FINANCIERA
ACTIVIDAD Formulación del proyecto de presupuesto
PROCEDIMIENTO Estimación de los egresos
CÓDIGO PE-PF-P0303
Se estiman los gastos de personal
INICIO
Se estiman de los gastos imprevistos
Se estiman los gastos para adquisición de bienes o servicios; impuestos y multas; pólizas de seguros; transferencias de cuotas partes y/o bonos pensionales; sentencias y conciliaciones; fondo de pasivos contingentes.
Se estiman los gastos para servicios públicos domiciliarios; transferencias para funcionamiento de concejo y personería; cuota federación de municipios; pasivos vigencias anteriores
Se estiman los gastos del servicio de la deuda pública.
FIN Se asignan las partidas para los programas de inversión establecidos en el POAI
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78
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°4
Estudio y Aprobación del Proyecto de Presupuesto
Código: PE-PF-P0401
Versión 01
Nombre del procedimiento
Estudio y Aprobación del Proyecto de Presupuesto.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Elaboración del proyecto de presupuesto con base anteproyectos presentados por las dependencias.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos Acta de
reuniones del consejo de gobierno
2
Presentación del proyecto de presupuesto al concejo municipal para su aprobación
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos Acta de
reuniones del consejo de gobierno
3
El proyecto es discutido en 1ro y 2do debate
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos Acta sesiones
del concejo municipal
4
En caso de que el acuerdo fuera aprobado, en los 5 días hábiles siguientes, se remite al alcalde para su sanción
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos Acta sesiones
del concejo municipal
5
El alcalde puede sancionar el acuerdo, en cuyo caso deberá publicarlo en los 10 días siguientes y enviarlo a revisión del gobernador
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos Resolución de
sanción del acuerdo
6
Si el acuerdo de presupuesto no es aprobado por el concejo municipal antes de la fecha máxima establecida en el estatuto municipal de presupuesto, en cuyo caso, el alcalde adopta mediante decreto el proyecto presentado.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos Estatuto
presupuestal
7
Si el acuerdo de presupuesto no ha sido presentado en la fecha oportuna, en este caso, rige el presupuesto del año anterior, expedido por decreto en los términos y condiciones de Ley.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos Estatuto
presupuesta
8
Se dicta el decreto sobre liquidación del presupuesto aprobado por el concejo municipal.
Secretaria de Hacienda. Planeación Municipal
Secretarios de Despachos Decreto de
liquidación del presupuesto
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
79
SI
NO
FLUJOGRAMA PROCESO PLANIFICACIÓN FINANCIERA
ACTIVIDAD Estudio y aprobación del proyecto de presupuesto
PROCEDIMIENTO Estudio y aprobación del proyecto de presupuesto.
CÓDIGO PE-PF-P0401
INICIO
Se presenta el proyecto de presupuesto al concejo municipal para su aprobación.
El proyecto es discutido en 1ro y 2do debate
Se remite al alcalde para su sanción.
FIN
Si el CM no aprueba antes de la fecha máxima establecida, el alcalde adopta mediante decreto el proyecto presentado.
¿El proyecto es aprobado?
Si el acuerdo de presupuesto no ha sido presentado por el alcalde al CM en la fecha oportuna, en este caso, rige el presupuesto del año anterior
El alcalde sanciona el
acuerdo, lo publica y envía
a revisión del gobernador
Se elabora el proyecto
de presupuesto
Se dicta el decreto sobre
liquidación del
presupuesto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
80
8. PROCESOS MISIONALES.
8.1. PM-DIRECCIONAMIENTO DEL SECTOR SALUD MUNICIPAL.
8.1.1. OBJETIVO.
El propósito de este proceso es dotar a la entidad de una herramienta de trabajo
que contribuya al cumplimiento eficaz, eficiente y efectivo de la misión, las
políticas y los objetivos contemplados en el plan de gestión relacionados con el
direccionamiento del sector Salud Municipal.
8.1.2. ALCANCE.
Este proceso va dirigido a los colaboradores de la entidad en los siguientes temas:
Aseguramiento en Salud.
Salud Pública.
Nuestra constitución, en su artículo, 48 consagra que “la Seguridad Social es un
servicio público de carácter obligatorio que se prestará bajo la dirección,
coordinación y control del Estado en sujeción a los principios de eficiencia,
universalidad y solidaridad.
Conforme a lo estipulado en la constitución política de Colombia se crea el
Sistema de Seguridad Social en Salud. Un sistema que requiere la participación
de varios actores: los pacientes que son las personas destinatarias directas del
mismo; los profesionales de la salud son las personas que prestan el servicio de
salud; las empresas administradoras del servicio de salud (las EPS y EPS-S); las
instituciones que prestan el servicio de salud (las IPS) y, finalmente, el que dirige,
coordina y controla el Sistema (el Estado).
El Estado, a través del Ministerio de la Salud y La Protección Social, las
Direcciones Seccionales de Salud y las Direcciones Locales de Salud, es el que
dirige, coordina y controla el Sistema General de Seguridad Social en salud.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
81
A nivel Municipal las Direcciones Locales de Salud, tienen como sus principales
funciones garantizar a su comunidad el acceso a los servicios de Salud del primer
nivel de complejidad, identificar y focalizar a la población más vulnerable y con
derecho al subsidio de salud y fijar las políticas que en Salud Pública sean las que
la comunidad requiera y obedezcan a los perfiles de morbilidad y mortalidad.
8.1.3. DEFINICIONES.
SALUD PÚBLICA
La Salud Pública se concibe como el conjunto de políticas que buscan garantizar
de una manera integrada, la salud de la población por medio de acciones de
salubridad dirigidas tanto de manera individual como colectiva, ya que sus
resultados se constituyen en indicadores de las condiciones de vida, bienestar y
desarrollo del país. Dichas acciones se realizarán bajo la rectoría del Estado y
deberán promover la participación responsable de todos los sectores de la
comunidad.
ASEGURAMIENTO EN SALUD
El Aseguramiento en Salud, entendido como las funciones de manejo del riesgo
en salud y de la administración de la prestación de los servicios de salud, queda
en manos de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) para el Régimen
Contributivo y de las Administradoras del Régimen Subsidiado (EPS-RS), en el
Régimen Subsidiado. Estos aseguradores, de naturaleza pública, privada o
comunitaria, deben, a cambio de un pago capitado por afiliado (la Unidad de Pago
por Capitación – UPC – que obra como una prima de un seguro), garantizar la
prestación completa del plan de beneficios ordenado por la Ley.
Para garantizar la prestación de los servicios ordenados por la Ley, los
aseguradores deben constituir redes suficientes de prestadores de servicios,
propias o externas, con las cuales contratar la atención integral de sus afiliados.
Se establecen dos tipos de afiliados al Sistema de Seguridad Social en Salud: los
afiliados al Régimen Contributivo y los Afiliados al Régimen Subsidiado.
El Régimen Contributivo, considera un Plan Básico de atención para las personas
con capacidad de pago (Plan Obligatorio de Salud-POS), las cuales deben hacer
aportes correspondientes al 12 % de sus ingresos. Si es trabajador es
dependiente, el afiliado aporta el 4% y el empleador el 8%.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
82
Si es trabajador independiente con más de dos salarios mínimo, el afiliado asume
el total del aporte. El Régimen Subsidiado de Salud se crea con el objetivo
posibilitar la inclusión de los ciudadanos y ciudadanas en condiciones de pobreza
y vulnerabilidad al Sistema General de Seguridad Social en Salud, SGSSS,
mediante la focalización y la asignación de subsidios a la demanda en salud,
cambiando así el antiguo paradigma de la atención de caridad brindada por los
prestadores públicos.
FLUJO DE LOS RECURSOS EN SALUD.
Los flujos de recursos del sistema de salud presentan una condición especial,
debido a la diversidad de agentes que participan en todo su trayecto. Y de allí que
debe hacerse el esfuerzo necesario para identificar las diversa fuentes.
Encontramos que las fuentes visibles son:
1. Régimen Contributivo, aportes de empleados y empleadores.
2. Régimen Subsidiado, asignación de recursos provenientes del Sistema General
de Participaciones – SGP-; recursos propios de las entidades territoriales, cajas de
compensación familiar; FOSYGA y programas especiales del Ministerio de Salud y
Protección Social; asignaciones provenientes de regalías.
3. Seguro obligatorio de accidentes de tránsito.
4. Asignaciones para atender políticas de salud pública provenientes del
Presupuesto General de la Nación.
5. Otras fuentes, dentro de la cuales se encuentran las destinadas al
financiamiento de los regímenes especiales, los seguros de medicina prepagada,
el gasto directo de los usuarios del sistema (gasto de bolsillo) y en pequeña
proporción recursos provenientes del Sistema de Riesgos Profesionales, cuando
con los mismos se atienden gastos de salud.
CUENTAS MAESTRAS EN SALUD.
La cuenta maestra es una cuenta bancaria a nombre de la entidad territorial, para
manejar recursos destinados a financiar la prestación de servicios de salud de la
población en régimen subsidiado, atención a la población no asegurada y al pago
de actividades no contempladas en el plan de beneficios.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
83
Es responsabilidad del Alcalde Municipal (ordenador del gasto), administrar dichos
recursos, para que se garantice la destinación específica.
8.1.4. RODUCTO O SERVICIO.
Este proceso produce resultados de bienestar para la comunidad que pueden
identificarse, entre otros, con mejores condiciones sanitarias, mejoramiento en el
bienestar y en la calidad de vida.
8.1.5. NORMATIVIDAD.
Ley 100 de 1993
Resolución 412 1994
Ley 715 de 2002
Decreto 1280 de 2002
Acuerdo 244 de 2003
Decreto 3518 de 2006
Decreto 3260 de 2006
Ley 1122 de 2007
Ley 1176 de 2007
Decreto 3039 de 2007
Resolución 3042 de 2007
Resolución 0425 2008
Resolución 660 de 2008
Circular única de la Superintendencia de Salud
Acuerdo 415 de 2009
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
84
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Salud
Código: PM-DS
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Direccionamiento del Sector Salud
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Aseguramiento al régimen subsidiado de salud.
Secretaria de Salud
Secretario de Salud Secretaria de Salud
Departamental
2
Salud publica
Secretaria de Salud
Secretario de Salud Secretaria de Salud
Departamental
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
85
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Aseguramiento en el Régimen Subsidiado de Salud.
Código: PM-DS-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Focalización de Beneficiarios al Régimen Subsidiado en Salud.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se identifican los potenciales beneficiarios del Régimen Subsidiado mediante el SISBEN y por otros mecanismos diferentes para el caso de la población en condiciones especiales
AREA DE PLANEACION
Coordinador del SISBEN
DNP
2
Identificación de los niveles de pobreza de una persona o grupo de personas que conforman su hogar y núcleo familiar mediante un indicador que resume la calidad de vida del grupo y que los ubica en condiciones de miseria o extrema pobreza (Nivel 1 de SISBEN, o los clasifica simplemente como pobres (Nivel 2 de SISBEN que significa que tiene una NBI
AREA DE PLANEACION
Coordinador del SISBEN
DNP
3
Identificación de personas o grupos de población especial no Identificadas ni Calificadas mediante el SISBEN y que para ellos se usarían mecanismos e instrumentes diferentes, Dichos grupos son: Población Infantil Abandonada, Población Indigente, Población en Condiciones de Desplazamiento Forzado, Comunidades Indígenas, Población Desmovilizada, Núcleos Familiares de las Madres Comunitarias, Personas de la Tercera Edad en Protección de Ancianatos, Población Rural Migratoria
SECRETARIA DE SALUD
Secretario de despacho
Secretaria Salud Departamento
4
Selección de Beneficiarios aplicando los criterios establecidos en las normas para garantizar que los subsidios sean bien asignados y consiste fundamentalmente en separar aquellas personas que tienen derecho de acceder a los subsidios, de las que no lo tienen.
SECRETARIA DE SALUD
Secretario de despacho
Secretaria Salud Departamento
5
Determinar el orden de acceso al subsidio en Salud entre todos los potenciales beneficiarios con derecho, seleccionados de acuerdo con los criterios de pobreza, vulnerabilidad, condición social, política, Mandato Constitucional y Legal, entre otras.
SECRETARIA DE SALUD
Secretario de despacho
Secretaria Salud Departamento
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
86
6
Verificación del cumplimiento de los requisitos y características por parte de los Potenciales Beneficiarios que aparecen relacionados en los listados
de Priorizados.
Ministerio de protección social
Secretario de despacho
Secretaria Salud Departamento
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
87
FLUJOGRAMA PROCESO SALUD
ACTIVIDAD ASEGURAMIENTO RSSS
PROCEDIMIENTO FOCALIZACIÓN BENEFICIARIOS RSSS
CÓDIGO PM-DS-0101 Inicio
Se identifican los potenciales beneficiarios del Régimen
Subsidiado mediante el SISBEN
Identificación de los niveles de pobreza de una persona o
grupo de personas que conforman su hogar y núcleo
familiar mediante un indicador que resume la calidad de
vida del grupo y que los ubica en condiciones de miseria
o extrema pobreza.
Identificación de personas o grupos de población especial
no Identificadas ni Calificadas mediante el SISBEN y que
para ellos se usarían mecanismos e instrumentes
diferentes, Dichos grupos son: Población Infantil
Abandonada, Población Indigente, Población en
Condiciones de Desplazamiento Forzado, Comunidades
Indígenas, Población Desmovilizada, Núcleos Familiares de
las Madres Comunitarias, Personas de la Tercera Edad en
Protección de Ancianatos, Población Rural Migratoria.
Selección de Beneficiarios aplicando los criterios establecidos
en las normas para garantizar que los subsidios sean bien
asignados y consiste fundamentalmente en separar aquellas
personas que tienen derecho de acceder a los subsidios, de
las que no lo tienen.
Determinar el orden de acceso al subsidio
en Salud entre todos los potenciales
beneficiarios con derecho, seleccionados de
acuerdo con los criterios de pobreza,
vulnerabilidad, condición social, política,
Mandato Constitucional y Legal, entre otras.
Verificación del cumplimiento de los requisitos
y características por parte de los Potenciales
Beneficiarios que aparecen relacionados en
los listados de Priorizados.
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
88
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2
Aseguramiento en el Régimen Subsidiado de Salud.
Código: PM-DS-P0102
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Selección de ARS por parte del Municipio.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
El Municipio selecciona, por medio de concurso, un número máximo de ARS autorizado por la SNS.
SECRETARIA DE SALUD
Secretario de despacho
Secretaria Salud Departamental
2
Divulgar en las Secretarías de Salud y en medios de amplia difusión de la jurisdicción, el resultado del proceso de habilitación y selección de las ARS que operan en su territorio, así como el resultado de sus posteriores evaluaciones y calificaciones, con el propósito de que los potenciales beneficiarios y afiliados puedan seleccionar adecuadamente la ARS a la cual quieran afiliarse.
SECRETARIA DE SALUD
Secretario de despacho
Secretaria Salud Departamental
3
Convocar a los potenciales beneficiarios de los subsidios para que en el acto público programado en el lugar y fecha indicados se lleve a cabo la “elección de la ARS de su preferencia” haciendo uso del derecho de libre escogencia. Este proceso deberá realizarse entre los 90 y los 30 días antes de iniciarse el período de contratación, o sea entre el 1 de enero y el último día del mes de febrero.
SECRETARIA DE SALUD
Secretario de despacho
Secretaria Salud Departamental
4
Se establece la contratación con las EPS-S seleccionas con el fin de materializar la garantía de prestación de servicios de salud para la población pobre y vulnerable
SECRETARIA DE SALUD
Secretario de despacho
Secretaria Salud Departamental
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
89
FLUJOGRAMA PROCESO SALUD
ACTIVIDAD ASEGURAMIENTO RSSS
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ARS
CÓDIGO PM-DS-0102 Inicio
El Municipio selecciona, por medio de concurso,
un número máximo de ARS autorizado por la
SNS.
Divulgar en las Secretarías de Salud y en medios de
amplia difusión de la jurisdicción, el resultado del
proceso de habilitación y selección de las ARS que
operan en su territorio, así como el resultado de sus
posteriores evaluaciones y calificaciones, con el
propósito de que los potenciales beneficiarios y
afiliados puedan seleccionar adecuadamente la ARS
a la cual quieran afiliarse.
Convocar a los potenciales beneficiarios de los
subsidios para que en el acto público programado en
el lugar y fecha indicados se lleve a cabo la “elección
de la ARS de su preferencia” haciendo uso del
derecho de libre escogencia. Este proceso deberá
realizarse entre los 90 y los 30 días antes de iniciarse
el período de contratación, o sea entre el 1 de enero y
el último día del mes de febrero.
Se establece la contratación con las
EPS-S seleccionas con el fin de
materializar la garantía de prestación
de servicios de salud para la población
pobre y vulnerable
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
90
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2
Salud Publica
Código: PM-DS-PR0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Promoción de la Salud Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Organización Datos Régimen Subsidiado Secretaría de Salud Secretario de
Salud Secretaria Salud Departamental
2
Análisis Cuadro Financiero de la Contratación.
Secretaría de Salud Secretario de Salud
Secretaria Salud Departamental
3
Se profieren actos administrativos de la contratación al RSSS
Secretaría de Salud Secretario de Salud
Secretaria Salud Departamental
4
Se mantiene actualizada la información financiera RSSS
Secretaría de Salud Secretario de Salud
Secretaria Salud Departamental
5
Mantener depurada la base de Datos. Secretaría de Salud Secretario de
Salud Secretaria Salud Departamental
6
Revisión cumplimiento contrato con EPS. Secretaría de Salud Secretario de
Salud Secretaria Salud Departamental
7
Revisar las novedades que se presenten en la prestación del servicio
Secretaría de Salud Secretario de Salud
Secretaria Salud Departamental
8
Revisar carnetización y glosas.
Secretaría de Salud Secretario de Salud
Secretaria Salud Departamental
9
Hacer seguimiento a la Red de Servicios. Secretaría de Salud Secretario de
Salud Secretaria Salud Departamental
10
Solicitar informes de interventoría para verificar el cumplimiento a los servicios de salud
Secretaría de Salud Secretario de Salud
Secretaria Salud Departamental
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
91
FLUJOGRAMA PROCESO SALUD
ACTIVIDAD SALUD PUBLICA
PROCEDIMIENTO PROMOCION DE LA SALUS
CÓDIGO PM-DS-PR0201
Organización de la Base de Datos del Régimen Subsidiado
Manejo de Inclusiones y exclusiones del Régimen
Subsidiado
Organización de la Base de Datos de los Priorizados
Organización de la Base de Datos de Vinculados
Consultas al FOSYGA de afiliados cargados en la BDUA
Revisión permanente de Multiafiliaciones y Duplicaciones
Reporte mensual de base de datos y novedades a la Secretaria de Salud Departamental y DNP
Análisis de bases de datos para realizar el cuadro financiero o fuentes de recursos
Elaborar cuadro Financiero para la Contratación
El esquema financiero de la contratación del RSSS en avalado por la Secretaria de Salud
Departamental
Se profieren los actos administrativos de Contratación del RSSS esquema de contratación que es direccionado por la Secretaria de Salud
Departamental
Inicio
A
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
92
Se remite copia de los contratos y sus anexos a la SS Departamental para el cargue al aplicativo FOSYGA.
Mantener actualizada la información Financiera de la cuenta maestra del Régimen Subsidiado.
Mantener depurada la base de datos.
Verificar carnetización y la base de datos para hacer confrontación con las EPS.
Revisión de contratos con IPS y la Red de prestación de servicios, para garantizar la efectiva prestación del servicio a los afiliados.
El Municipio envía novedades a las EPS, para realizar los ajustes correspondientes.
Verificar y/o revisar pagos hechos a la ESPS
Se profieren los actos administrativos de Contratación del RSSS esquema de contratación que es direccionado por la Secretaria de Salud Departamental.
Revisión al cumplimiento del contrato por parte de la EPS
Revisar soportes para la realización de pagos
Se lleva a cabo el proceso de concurso de méritos según ley 1150 de 2007, resolución 660 de 2008 y Decretos reglamentarios.
A
B
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
93
Se adjudica y se firman los contratos
Conciliar pagos hechos por el Municipio y los recibidos por las EPS.
Confrontan y revisan las novedades provenientes de las EPS con las cuales se contrató para determinar si se cumplió o no lo pactado.
Se realizan conciliaciones de saldos EPS
Se envía a Hacienda (Tesorería) las actas para el respectivo trámite de pago.
Se hace seguimiento a la Red de Servicios
Revisión de la carnetización de las glosas.
Solicitar informe de interventoría para determinar los recursos económicos que deben pagarse a las EPS
La interventoría presenta informes sobre su gestión bimensualmente, o los que sean requeridos por cualquier autoridad competente.
Se firman actas
Se Solicita a las EPS las cuentas con sus soportes correspondientes para ser radicadas en la Tesorería Municipal.
B
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
94
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2
Salud Pública
Código: PM-DS-PR0202
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Vigilancia Epidemiológica Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se debe hacer vigilancia de todos los eventos de interés en Salud Pública en el Municipio.
Secretaría de Salud Secretario de Salud Secretaria Salud Departamental
2
Todas la unidades primarias generadoras de datos deben realizar reporte semanal al SIVIGILA (Sistema de vigilancia de salud pública Software del Instituto Nacional de Salud )
Secretaría de Salud Secretario de Salud Secretaria Salud Departamental
3
Reporte que debe hacerse durante 52 semanas epidemiológicas.
Secretaría de Salud Secretario de Salud Secretaria Salud Departamental
4
A la secretaria de Salud Municipal las unidades primarias generadoras de datos deben enviar por archivos planos la información de los eventos en salud pública obligados a reportar periódicamente.
Secretaría de Salud Secretario de Salud Secretaria Salud Departamental
5
La Secretaría de Salud envíalos datos al área de epidemiologia de la Secretaria de Salud Municipal
Secretaría de Salud Secretario de Salud Secretaria Salud Departamental
6
Bimensual o según los requerimientos de los eventos epidemiológicos, se realizaran Comités de Vigilancia Epidemiológica.
Secretaría de Salud Secretario de Salud Secretaria Salud Departamental
7
Estos Comités de Vigilancia Epidemiológica estarán integrados por las EPS, ESE, IPS, agentes comunitarios y el Municipio.
Secretaría de Salud Secretario de Salud Secretaria Salud Departamental
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
95
FLUJOGRAMA PROCESO SALUD
ACTIVIDAD SALUD PUBLICA
PROCEDIMIENTO VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
CÓDIGO PM-DS-PR0201
Se debe hacer vigilancia de todos los eventos de interés en Salud Pública en el
Municipio.
La Secretaría de Salud envíalos datos al área de epidemiologia de la Secretaria de Salud Municipal
Todas la unidades primarias generadoras de datos deben realizar reporte semanal al SIVIGILA (Sistema de vigilancia de salud pública Software del Instituto Nacional de Salud).
Reporte que debe hacerse durante 52 semanas epidemiológicas.
A la secretaria de Salud Municipal las unidades primarias generadoras de datos deben enviar por archivos planos la información de los eventos en salud pública obligados a reportar periódicamente.
Bimensual o según los requerimientos de los eventos epidemiológicos, se realizaran Comités de
Vigilancia Epidemiológica.
Estos Comités de Vigilancia Epidemiológica estarán integrados por las EPS, ESE, IPS, agentes comunitarios y el Municipio.
Inicio
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
96
8.2. PM- EDUCACIÓN.
8.2.1. OBJETIVO.
El propósito de este proceso está orientado a la ampliación de coberturas en todos los niveles educativos, como también resolver los problemas de inequidad, segmentación y segregación que se reflejan en la calidad de la educación con relación a la que reciben las clases altas de la población.
8.2.2. ALCANCE.
Este proceso es una herramienta de trabajo para la Secretaria de Educación Municipal en su función de apoyo a los establecimientos educativos en sus procesos de mejoramiento institucional orientados a lograr que los educandos obtengan mejores resultados en competencias básicas, laborales y valores ciudadanos.
8.2.3. DEFINICIONES.
El acompañamiento y/o apoyo educativo se realiza a través acciones
administrativas, contratos y convenios ínter administrativos, los cuales son
gestiones y acuerdos administrativos que se realizan para mejorar el nivel de la
educación.
8.2.4. PRODUCTO O SERVICIO.
El producto generado es garantizar una educación de calidad a la población
estudiantil.
8.2.5. NORMATIVIDAD.
Ley 115 de 1994
Ley 715 de 2001
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
97
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Educación
Código: PM-CE
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Calidad de la Educación
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Construcción, dotación y mantenimiento de las instituciones educativas
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
2
Dotación Material Didáctico. Secretaria de educación
Secretario de despacho Secretario de
Hacienda
3 Beneficiarios Desayunos Escolares
Secretaria de educación
Secretario de despacho Núcleo Educativo
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
98
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Administrar y Distribuir los Recursos
asignados a la Calidad de la Educación.
Código: PM-CE-PR0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Infraestructura Educativa
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Identificación de las necesidades con el apoyo de la comunidad educativa, el cual debe estar incluida en el Plan de Desarrollo y en el Presupuesto de la vigencia
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
2
Elaboración de Estudios Previos y cumplimiento de los demás procedimientos de contratación establecidos en la Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentarios
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
3
Elaboración de Presupuesto de Obra
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
4
Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
5
Se recibe la solicitud de CDP, se consultan saldos, si existe se expide CDP sino se devuelve
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
6
Se hace contrato y se hace revisar por el Secretario de Planeación y nuevamente regrese a Jurídica
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
7
Si se requiere constitución de póliza se entrega copia del contrato al contratista para lo pertinente, una vez allegada se elabora resolución aprobación póliza.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
99
8
Se asigna interventor del contrato, se le notifica para la respectiva acta de inicio. Se hace firmar por el Alcalde y el Contratista. Se organizan soportes y se envías a Hacienda para el trámite de la Orden de pago.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
9
Con el contrato legalizado y la cuenta aprobada con sus respectivos soportes, se contabiliza, aplican descuentos de ley, se pasa a tesorería para el pago correspondiente, se hace firmar el pago por el beneficiario.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
100
NO Si
FLUJOGRAMA PROCESO SALUD
ACTIVIDAD SALUD PUBLICA
PROCEDIMIENTO VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
CÓDIGO PM-CE-PR0201
Identificar la necesidad con el apoyo de la comunidad educativa, la cual debe estar incluida en el PDM y en el Presupuesto
Elaboración de Estudios Previos y cumplir con los demás procedimientos de contratación en la Ley 1150 de 2007 y
demás decretos reglamentarios.
Elaboración del Presupuesto
Con el presupuesto de obras se avía para
solicitud de CDP
Se consulta Saldos CDP
Existen
Expide y Firma CDP
Elabora contrato con el Visto Bueno Jefe
Jurídica
Contrato se hace firmar por las partes, se
organiza y envía Hacienda
Se nombra supervisor y/o interventor, se le
notifica para el Acta de Inicio
Si se requiere póliza se entrega copia del
contrato para expedición póliza, una vez
obtenida se hace resolución aprobación póliza
El contrato perfeccionado, la cuenta de cobro
se remite a Contabilidad para registro y
descuentos de ley, pasa a Tesorería para
Pago.
Inicio
Fin
Se envía Solicitud CDP y se radica
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
101
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Construcción, Dotación y Mantenimiento
de las Instituciones Educativas
Código: PM-CE-PR0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Suministro Material Didáctico
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Identificación de la necesidad con el apoyo Material Didáctico de la comunidad educativa, la cual debe estar incluida en el PDM y en el Presupuesto de la Vigencia.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
2
Elaboración de Estudios Previos y cumplimiento de los demás procedimientos de contratación establecidos en la Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentarios
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
3
.Elaboración del Presupuesto para el suministro Material Didáctico.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
4
Se elabora la solicitud para el CDP Secretaria de Planeación y
Educación Municipal Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
5
Recibe la solicitud y la radica. Secretaria de Planeación y
Educación Municipal Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
6
Consulta saldos, si existe CDP se expide de lo contrario la devuelve.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
7
Dependiendo de la cuantía a contratar se sigue el procedimiento de contratación
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
8
Una vez elaborado el contrato se hace firmar del Alcalde y del interesado. Se organiza la cuenta y se envía a Hacienda para su registro
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
102
9
Se designa el interventor del contrato y se le comunica su designación para lo de su competencia
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
10
Si se requiere constitución de póliza se entrega copia del contrato al contratista para lo pertinente, una vez allegada se elabora resolución aprobación paliza
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
11
Con el contrato legalizado y la cuenta aprobada con sus respectivos soportes, se contabiliza, aplican descuentos de ley, se pasa a tesorería para el pago correspondiente, se hace firmar el pago por el beneficiario.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
103
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO EDUCACION
ACTIVIDAD DOTACIÓN
PROCEDIMIENTO MATERIAL DIDACTICO
CÓDIGO PM-CE-PR0201
Identificación de la necesidad con el apoyo de la comunidad educativa, la cual debe estar incluida en el PDM y en el Presupuesto de la Vigencia.
Elaboración de Estudios Previos y cumplimiento de los demás procedimientos de contratación establecidos en la Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentarios
Elaboración de Presupuesto de Suministro Material Didáctico.
Se elabora la solicitud para el CDP
Consulta Saldos
Expide y Firma la Disponibilidad
Una vez elaborado el contrato se hace firmar del Alcalde y del interesado. Se organiza la cuenta y se envía a Hacienda para su registro
Se designa supervisor del contrato y se le comunica su designación para lo de su competencia.
Si se requiere constitución de póliza se entrega copia del contrato al contratista para lo pertinente, una vez allegada se elabora resolución.
Con el contrato legalizado y la cuenta aprobada con sus respectivos soportes, se contabiliza, aplican descuentos de ley, se pasa a tesorería para el pago correspondiente, se hace firmar el pago por el beneficiario.
Dependiendo de la cuantía a contratar se sigue el procedimiento de contratación
Inicio
Fin
Consulta Saldos
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
104
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Construcción, Dotación y
Mantenimiento de las Instituciones Educativas
Código: PM-CE-PR0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Beneficiarios del
Programa Desayunos Escolares
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Solicitar un listado de estudiantes del programa Alimentación Escolar del ICBF para determinar la población estudiantil a beneficiar.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
2
Elaboración de Estudios Previos y cumplimiento de los demás procedimientos de contratación establecidos en la Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentarios
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
3
Se elabora la solicitud para el CDP. Secretaria de Planeación y
Educación Municipal Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
4
Consulta saldos, si existe CDP se expide de lo contrario la devuelve.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
5
Se envía CDP al ICBF para realizar adhesión al contrato que esta institución ha suscrito con el operador.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
6
Se recibe el contrato del ICBF, se firma y se registra Secretaria de Planeación y
Educación Municipal Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
7
Se designa el interventor del contrato, quien se encargara de verificar el cumplimiento en cuanto a calidad y cantidad de suministro.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
8
Se elaboran las actas respectivas y se remite el convenio con todos los soportes a Hacienda para el trámite financiero correspondiente.
Secretaria de Planeación y Educación Municipal
Secretario de despacho
Secretario de Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
105
FLUJOGRAMA PROCESO EDUCACION
ACTIVIDAD DOTACIÓN
PROCEDIMIENTO DESAYUNOS INFANTILES
CÓDIGO PM-CE-PR0301
Solicitar un listado de estudiantes del programa Alimentación Escolar del ICBF para determinar la población estudiantil a beneficiar.
Elaboración de Estudios Previos y cumplimiento de los
demás procedimientos de contratación establecidos en la Ley 1150 de 2007 y decretos
reglamentarios
Se elabora la solicitud para el CDP
Consulta saldos, si existe CDP se expide.
Se envía CDP al ICBF para realizar adhesión al contrato
que esta institución ha suscrito con el operador.
Se recibe el contrato del ICBF, se firma y se registra
Se designa el interventor del contrato, quien se encargara de verificar el cumplimiento en cuanto a calidad y cantidad de suministro.
Se elaboran las actas respectivas y se remite el convenio con todos los soportes a Hacienda para el
trámite financiero correspondiente.
Inicio
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
106
8.3. PM - DESARROLLO DE LA CULTURA
8.3.1. OBJETIVO.
El objetivo de este proceso se dirige a describir los medios por los cuales la
Alcaldía Municipal de Baranoa incentiva las actividades culturales del Municipio
con orientación al apoyo de la formación integral de las personas que
promocionan y desarrollan expresiones culturales.
8.3.2. ALCANCE.
Sensibilizar y motivar a las comunidades a través de sus creadores, gestores,
líderes y organizaciones culturales, a vincularse activamente a la toma de
decisiones relacionadas con los procesos culturales, conforme a los espacios de
participación consagrados por la ley y a las dinámicas propias del sector
8.3.3. DEFINICIONES.
Identificar los grupos o personas con capacidades culturales y artísticas y brindar
capacitación y dotación de elementos que permitan desarrollar la identidad
cultural. Rescatar los eventos culturales del municipio y brindarles apoyo.
8.3.4. PRODUCTO O SERVICIO.
Comprende la programación de actividades culturales, mediante la representación
de las organizaciones culturales del municipio.
8.3.5. NORMATIVIDAD.
Ley 715 de 2001 Ley 70 de 1993 Plan de Desarrollo Municipal
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
107
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Cultura
Código: PM-DC
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Desarrollo y Fomento de la Cultura
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Apoyo Grupos y Talentos Culturales Municipales. Secretaria de Educación Coordinador de
Cultura Secretario de Educación - Hacienda
2
Fomento A la Creación Y Producción Artística Y Cultural
Secretaria de Educación
Coordinador de Cultura Secretario de
Educación - Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
108
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Fomento a la Creación y Producción
Artística y Cultural
Código: PM-DC-PR0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Apoyo Grupos y Talentos Culturales
Municipales.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se realiza programaciones de visitas a Instituciones Educativas.
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
2
Se ejecuta la programación. Secretaria de Educación Coordinador de
Cultura Secretario de Educación - Hacienda
3
Se les enseña a los estudiantes aptitudes sobre actividades culturales.
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
4
Se procede a elaborar una constancia de las visitas a las instituciones educativas y el coordinador cultural
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
5
Se toman registros fotográficos de las visitas Secretaria de Educación Coordinador de
Cultura Secretario de Educación - Hacienda
6
Mensualmente se presenta un informe a la Secretaria de Educación sobre actividades culturales realizadas.
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
7
El mismo procedimiento se realiza en tanto en cabecera municipal como en el sector rural del municipio.
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
109
FLUJOGRAMA PROCESO CULTURA
ACTIVIDAD FOMENTO A LA CREACIÓN Y PRODUCCIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL
PROCEDIMIENTO APOYO GRUPOS Y TALENTOS CULTURALES MUNICIPALES.
CÓDIGO PM-DC-PR001
Se realiza programaciones quinquenales de visitas.
Se toman registros fotográficos de las visitas
Se les enseña a los estudiantes aptitudes sobre actividades culturales.
Se procede a elaborar una constancia de las visitas a las instituciones educativas y el coordinador cultural
El mismo procedimiento se realiza en tanto en cabecera municipal como en el sector rural del municipio.
Se ejecuta la programación
Mensualmente se presenta un informe a la Secretaria de Educación sobre actividades culturales realizadas.
Inicio
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
110
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Fomento a la Creación y Producción
Artística y Cultural
Código: PM-DC-PR0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Apoyo a Eventos Culturales Municipales
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
La programación de los eventos los realiza la Secretaria de Educación Municipal, el coordinador de Cultura y los actores culturales.
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
2
Se realiza la invitación a todos los grupos artísticos y culturales del Municipio para que participen en el evento.
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
3
Los grupos que participan lo hacen fundamentado en las visitas del grupo de apoyo a los grupos culturales
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
4
Se debe coordinar la logística para albergar a los grupos culturales participantes
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
5
Se coordina la programación del acto cultural.
Secretaria de Educación Coordinador de Cultura
Secretario de Educación - Hacienda
6
Se ejecuta el acto cultural Secretaria de Educación Coordinador de
Cultura Secretario de Educación - Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
111
FLUJOGRAMA PROCESO CULTURA
ACTIVIDAD FOMENTO A LA CREACIÓN Y PRODUCCIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL
PROCEDIMIENTO APOYO A EVENTOS CULTURALES MUNICIPALES.
CÓDIGO PM-DC-PR001
La programación de los eventos la realiza la Secretaria de Educación Municipal, el coordinador de Cultura y los actores culturales.
Los grupos que participan lo hacen fundamentado en las visitas del grupo de apoyo a los grupos culturales
Se realiza la invitación a todos los grupos artísticos y culturales del Municipio para que
participen en el evento.
Se ejecuta el acto cultural
Se coordina la programación del acto cultural.
Inicio
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
112
8.4. PM-DEPORTE Y RECREACIÓN.
8.4.1. OBJETIVO.
El propósito de este proceso está orientado a gestionar un conjunto de planes,
programas, actividades y medios necesarios para la práctica del deporte y la
utilización de los espacios libres en actividades recreativas.
8.4.2. ALCANCE.
La gestión engloba las actividades realizadas por las secretarias de educación y
salud, los medios materiales necesarios, los usuarios, la racionalización del uso
de las instalaciones deportivas
8.4.3. DEFINICIONES.
Deporte es toda aquella actividad física regida por una norma
8.4.4. PRODUCTO O SERVICIO.
El deporte es una actividad múltiple en sus formas de manifestación o ejecución,
en sus fines en sus posibilidades de acceso.
8.4.5. NORMATIVIDAD.
Ley 181 de 1995
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
113
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Deportes
Código: PM-DR
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Deporte Y Recreación
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Fomento de la practicas del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre
Secretaria de Educación
Coordinador de Deportes
Educación
2 Apoyo Escuelas Formación Deportiva
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación y Planeación
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
114
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Fomento de la Práctica del Deporte, la Recreación y el Aprovechamiento del
Tiempo Libre.
Código: PM-DR-PR0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Apoyo Escuelas de Formación Deportiva
Vigente a partir de 20/06/2015
pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Revisa número de Escuelas de Formación Deportiva - Instituciones Educativa para campeonatos colegiales
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
2 Realiza programación y cronograma de campeonato
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
3 Coordinación de los eventos, los cuales incluye desfiles y dotaciones.
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
4 Presentación de la propuesta al Alcalde para por parte de la Secretaria de Educación y el Coordinador de Deportes y Recreación
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
5 Revisa la propuesta , fundamentalmente el Estudio de la Conveniencia de la Misma
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
6 Aprueba o desaprueba la propuesta
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
7 Si la aprueba la envía a la Secretaria de Educación de lo contrario la devuelve
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
115
8 Si es aprobada la propuesta por el Alcalde se elaboran los Estudios Previos Se solicita disponibilidad presupuestal CDP
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
9 Elaboración del contrato anexando los documentos de Ley
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
10 Ejecución del Contrato
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
116
FLUJOGRAMA PROCESO DEPORTES
ACTIVIDAD FOMENTO DE LA PRÁCTICA DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
PROCEDIMIENTO APOYO ESCUELAS DE FORMACIÓN DEPORTIVA
CÓDIGO PM-DR-PR0101
Revisa la propuesta, fundamentalmente el Estudio de la Conveniencia de la Misma
Revisa número de Escuelas de Formación Deportiva - Instituciones Educativa para campeonatos colegiales
Presentación de la propuesta al Alcalde para por parte de la Secretaria de Educación y el Coordinador de Deportes y Recreación
Coordinación de los eventos, los cuales incluye desfiles y dotaciones.
Realiza programación y cronograma de campeonato
Aprueba o desaprueba la propuesta
Si la aprueba la envía a la Secretaria de Educación de lo contrario la devuelve
Inicio
A
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
117
Ejecución del Contrato
El Jefe de Presupuesto expide el CDP
Se solicita disponibilidad presupuestal CDP
Elaboración del contrato anexando los documentos de Ley
A
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
118
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Fomento de la Práctica del Deporte, la Recreación y el Aprovechamiento del
Tiempo Libre.
Código: PM-DR-PR0102
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Organización y Control de las
Actividades Deportistas y Recreativas.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se invita a todos los centros e instituciones educativas
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
2
Los participantes se organizan por categorías y por deportes
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
3
Mediante un instructor o monitor se procede a reliazar cronogramas de actividades
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
4
Se da inicio a las actividades y entrenamientos
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
5
Participaciones a nivel municipal y departamental con las Escuelas mas representativas
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
6
Dentro de la escuela de formación se estimulan a los deportistas destacados, vinculados a clubes deportivos destacados a nivel departamental y nacional
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
7
Se realiza dotaciones de las Escuelas de formación deportiva
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
119
FLUJOGRAMA PROCESO DEPORTES
ACTIVIDAD FOMENTO DE LA PRÁCTICA DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DEPORTISTAS Y
RECREATIVAS. CÓDIGO PM-DR-PR102
Se da inicio a las actividades y entrenamientos
Se invita a todos los centros e instituciones educativas
Mediante un instructor o monitor se procede a realizar cronogramas de actividades
Los participantes se organizan por categorías y por deportes
Participaciones a nivel municipal y departamental con las Escuelas más representativas
Dentro de la escuela de formación se estimulan a los deportistas destacados, vinculados a clubes deportivos destacados a nivel departamental y nacional
Se realiza dotaciones de las Escuelas de formación deportiva
Inicio
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
120
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Fomento de la Práctica del Deporte, la Recreación y el Aprovechamiento del
Tiempo Libre.
Código: PM-DR-PR0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Apoyo Escuelas de Formación Deportiva
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se invita a todos los centros e instituciones educativas
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
2
Los participantes se organizan por categorías y por deportes
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
3
Mediante un instructor o monitor se procede a realizar cronogramas de actividades
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
4
Se da inicio a las actividades y entrenamientos
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
5
Participaciones a nivel municipal y departamental con las Escuelas mas representativas
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
6
Dentro de la escuela de formación se estimulan a los deportistas destacados, vinculados a clubes deportivos destacados a nivel departamental y nacional
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
7
Se realiza dotaciones de las Escuelas de formación deportiva
Secretaria de Educación
Secretario de despacho
Educación - Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
121
FLUJOGRAMA PROCESO DEPORTES
ACTIVIDAD FOMENTO DE LA PRÁCTICA DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
PROCEDIMIENTO APOYO ESCUELAS DE FORMACIÓN DEPORTIVA
CÓDIGO PM-DR-PR0201
Se da inicio a las actividades y entrenamientos
Se invita a todos los centros e instituciones educativas
Mediante un instructor o monitor se procede a realizar cronogramas de actividades
Los participantes se organizan por categorías y por deportes
Participaciones a nivel municipal y departamental con las Escuelas más representativas
Dentro de la escuela de formación se estimulan a los deportistas destacados, vinculados a clubes deportivos destacados a nivel
departamental y nacional
Se realiza dotaciones de las Escuelas de formación deportiva
Fin
Inicio
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
122
8.5. PM-CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
8.5.1. OBJETIVO.
El propósito de este proceso es generar condiciones de convivencia y seguridad
para los ciudadanos residentes y visitantes del Municipio de Baranoa y sus
alrededores.
8.5.2. ALCANCE.
Corresponde a los Gobernadores y los Alcaldes asumir de manera prioritaria sus
responsabilidades constitucionales y legales en relación con la Convivencia, la
Seguridad Ciudadana y el Orden Público. De igual forma es fundamental que en
este proceso participe la Policía Nacional y las demás entidades de Seguridad y
Justicia de la jurisdicción.
La Constitución Política (Art. 315) establece que “los Alcaldes deben conservar el
orden público en el Municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones y
órdenes que reciba del Presidente de la República y del respectivo Gobernador”.
Igualmente, determina que “el Alcalde es la primera autoridad de policía del
Municipio” y que “La Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las
órdenes que imparta el Alcalde por conducto del respectivo Comandante”.
8.5.3. DEFINICIONES.
8.5.4. PRODUCTO O SERVICIO.
Garantizar de manera efectiva un Municipio seguro y una Convivencia Pacífica
entre los ciudadanos.
8.5.5. NORMATIVIDAD.
Código de Policía Nacional y Departamental y conforme a las normas legales que
nos permita llevar a fin el caso.
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
123
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Seguridad y Convivencia Ciudadana
Código: PM-OP
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Acciones de Convivencia y Seguridad Ciudadana
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Gestión de la seguridad ciudadana y la convivencia pacifica
Secretaria de general
Secretario de despacho Secretaria General
2 Atención y prevención de desastre Planeación
Secretario de despacho
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
124
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Gestión de la Seguridad Ciudadana y la
Convivencia Pacífica.
Código: PM-OP-PR0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Control del Orden Público
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se elaboran los planes para afrontar los factores de perturbación del orden público
Consejo de seguridad Alcalde municipal
Comité Seguridad Ciudadana
2
Se promueve la participación ciudadana con los instrumentos y organismos creados para tal fin.
Secretaria general Secretario general
Comité Seguridad Ciudadana
3
Se constituyen grupos de trabajo para el análisis de los problemas relacionados directa o indirectamente con la seguridad y el orden público
Secretaria general Secretario general
Comité Seguridad Ciudadana
4
Se coordinan los recursos disponibles y las acciones para combatir los fenómenos generadores de perturbación del orden público
Secretaria general Secretario general
Comité Seguridad Ciudadana
5
Se suministrar a las autoridades competentes la información necesaria sobre situaciones referentes al orden público en sus respectivas jurisdicciones
Secretaria general Secretario general
Comité Seguridad Ciudadana
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
125
FLUJOGRAMA PROCESO SEGURIDAD CIUDADANA
ACTIVIDAD GESTIÓN DE LA SEGURIDAD CIUDADANA Y LA CONVIVENCIA PACÍFICA.
PROCEDIMIENTO CONTROL ORDEN PUBLICO
CÓDIGO PM-OP-PR- 0101
Se constituyen grupos de trabajo para el análisis de los problemas
relacionados directa o indirectamente con la seguridad y el orden
público
Se promueve la participación ciudadana con los instrumentos y organismos creados para tal fin.
Se elaboran los planes para afrontar los factores de perturbación del orden público
Se coordinan los recursos disponibles y las acciones para combatir los
fenómenos generadores de perturbación del orden público.
Se suministrar a las autoridades competentes la información
necesaria sobre situaciones referentes al orden público en sus
respectivas jurisdicciones
Fin
Inicio
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
126
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Gestión de la Seguridad de la
Ciudadanía
Código: PM-OP-PR0102
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Resolución Pacífica de los Conflictos
entre Ciudadanos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se recibe relato de las partes sobre las razones del conflicto
Inspección de policía – comisaria de familia
Inspector o comisario
Centro Convivencia Ciudadana
2
Se hace evaluación de las partes acerca de si el conflicto es de necesidades o de valores
Inspección de policía – comisaria de familia
Inspector o comisario
Centro Convivencia Ciudadana
3
Se busca la reducción del nivel de energía emocional y la comprensión de las diferencias, de manera que las partes en disputa puedan manejar el conflicto.
Inspección de policía – comisaria de familia
Inspector o comisario
Centro Convivencia Ciudadana
4
Se indagan alternativas de solución de problemas que permitan establecer un curso de acción efectiva, llegando a una recurso que satisfaga los intereses principales de las partes.
Inspección de policía – comisaria de familia
Inspector o comisario
Centro Convivencia Ciudadana
5
Se describe un acuerdo que ambas partes puedan aceptar e implementar, que teóricamente al menos sea mejor que la continuación de las
hostilidades.
Inspección de policía – comisaria de familia
Inspector o comisario
Centro Convivencia Ciudadana
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
127
FLUJOGRAMA PROCESO SEGURIDAD CIUDADANA
ACTIVIDAD GESTIÓN DE LA SEGURIDAD CIUDADANA Y LA CONVIVENCIA PACÍFICA.
PROCEDIMIENTO RESOLUCION PACIFICA DE CONFLICTOS
CÓDIGO PM-OP-PR- 0102
Se busca la reducción del nivel de energía emocional y la comprensión
de las diferencias, de manera que las partes en disputa puedan
manejar el conflicto.
Se hace evaluación de las partes acerca de si el conflicto es de necesidades o de valores
Se recibe relato de las partes sobre las razones del conflicto
Se indagan alternativas de solución de problemas que permitan
establecer un curso de acción efectiva, llegando a una recurso que
satisfaga los intereses principales de las partes.
Fin
Inicio
Se describe un acuerdo que ambas partes puedan aceptar e
implementar, que teóricamente al menos sea mejor que la
continuación de las hostilidades
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
128
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Gestión de la seguridad de la
Ciudadanía.
Código: PM-OP-PR0103
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Inspección, Vigilancia y Control de los
Establecimientos Públicos.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Realizar inspección en el establecimiento comercial por la Policía Nacional.
Policía Nacional Agentes de policía
Comité de Orden Público
2 Exigir la documentación de licencia de funcionamiento y demás documentos de .ley
Policía Nacional Agentes de policía
Comité de Orden Público
3
Verificar si hay consumo de estupefacientes, venta de licor a menores de edad, si se ejercen actividades de alto impacto o están excediendo el horario autorizado
Policía Nacional Agentes de policía
Comité de Orden Público
4
Realizar comparendo si se encuentra una violación a la normatividad o imponer cierres temporales o definitivos
Policía Nacional Agentes de policía
Comité de Orden Público
5 Enviar el requerimiento hecho al propietario del establecimiento y al Secretario de Gobierno
Inspección de policía Inspector de policía
Comité de Orden Público
6
Escucha en descargos al Propietario (a) o Administrador (a) del establecimiento y decreta y practica las pruebas respectivas
Inspección de policía Inspector de policía
Comité de Orden Público
7 Procede a motivar y decretar o no, el auto de cierre y/o multa del establecimiento.
Inspección de policía Inspector de policía
Comité de Orden Público
8 Notifica en el acto la sanción del establecimiento
Inspección de policía Inspector de policía
Comité de Orden Público
9 Interpone recurso de reposición y apelación
Establecimiento propietario Comité de Orden Público
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
129
FLUJOGRAMA PROCESO SEGURIDAD CIUDADANA
ACTIVIDAD GESTIÓN DE LA SEGURIDAD CIUDADANA Y LA CONVIVENCIA PACÍFICA.
PROCEDIMIENTO INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS.
CÓDIGO PM-OP-PR- 0103
Deja constancia visita
Escucha descargo de propietario, decreta y realiza pruebas
¿Se encontró
Irregularidad?
INICIO
Exigir documentación
Realizar inspección en establecimiento
Motiva y decreta el cierre
Interpone recurso de apelación
Recibe expediente, analiza y confirma o no decisión del cierre
Concede recurso en efecto suspensivo
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
130
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Atención y Prevención de Desastres
Código: PM-OP-PR0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Identificación y Priorización de
Escenarios de Riesgo.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Identificación de riesgo asociadas a un fenómeno (o grupo) amenazante.
Secretaria de planeación Sec. Planeación Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
2
Identificación de riesgo por tipo de elementos o bienes expuestos Secretaria de planeación Sec. Planeación
Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
3
Identificación de riesgo por tipo de daño esperado para todo fenómeno amenazante y condición de vulnerabilidad.
Secretaria de planeación Sec. Planeación
Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
4
Identificación de riesgo asociadas grupo social específico afectado Secretaria de planeación Sec. Planeación
Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
5
Identificación de riesgo asociadas a una actividad económica o social específica, la cual es la fuente de los fenómenos amenazantes.
Secretaria de planeación Sec. Planeación
Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
6
Identificación de riesgo asociadas a la operación de una obra o sistema, la cual es la fuente los fenómenos amenazantes para la población y sus bienes.
Secretaria de planeación Sec. Planeación
Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:.
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
131
FLUJOGRAMA PROCESO CONVIVENCIA CIUDADANA
ACTIVIDAD ATENCION Y PREVENCION DE DESASTRES
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ESCENARIOS DE RIESGO.
CÓDIGO PM-OP-PR- 0102
Identificación de riesgo por tipo de daño esperado para todo fenómeno
amenazante y condición de vulnerabilidad.
Identificación de riesgo por tipo de elementos o bienes expuestos
Identificación de riesgo asociadas a un fenómeno (o grupo) amenazante.
Identificación de riesgo asociadas grupo social específico afectado
Fin
Inicio
Identificación de riesgo asociadas a la operación de una obra o
sistema, la cual es la fuente los fenómenos amenazantes para la
población y sus bienes.
Identificación de riesgo asociadas a una actividad económica o social
específica, la cual es la fuente de los fenómenos amenazantes.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
132
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Atención y Prevención de Desastres
Código: PM-OP-PR0202
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Caracterización General de
Escenarios de Riesgo.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se evalúan de las amenazas, sus causas, su magnitud, su recurrencia, cobertura, duración y estacionalidad, entre otros.
Secretaria de planeación Sec. Planeación
Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
2
Se analiza los procesos de uso del suelo actuales o futuros que para un mismo nivel de lluvias induzcan incremento en el caudal.
Secretaria de planeación Sec. Planeación
Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
3
Identificar a los actores causales, o sea las personas, empresas e instituciones que por sus actividades económicas o sociales están vinculadas a las causas del fenómeno.
Secretaria de planeación Sec. Planeación
Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
4
Se identifican los bienes sociales, económicos o ambientales expuestos a los fenómenos amenazantes.
Secretaria de planeación Sec. Planeación
Comité Prevención del Riesgo PEGIRS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:.
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
133
FLUJOGRAMA PROCESO CONVIVENCIA CIUDADANA
ACTIVIDAD ATENCION Y PREVENCION DE DESASTRES
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ESCENARIOS DE RIESGO.
CÓDIGO PM-OP-PR- 0102
Se analiza los procesos de uso del suelo actuales o futuros que para
un mismo nivel de lluvias induzcan incremento en el caudal.
Se evalúan de las amenazas, sus causas, su magnitud, su recurrencia,
cobertura, duración y estacionalidad, entre otros.
Identificar a los actores causales, o sea las personas, empresas e
instituciones que por sus actividades económicas o sociales están
vinculadas a las causas del fenómeno.
Fin
Inicio
Se identifican los bienes sociales, económicos o ambientales
expuestos a los fenómenos amenazantes.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
134
8.6. PM-TRANSPORTE Y TRÁNSITO.
8.6.1. OBJETIVO.
El propósito de este proceso es lograr la seguridad y comodidad de quienes
transitan por las vías del municipio de Baranoa.
8.6.2. ALCANCE.
Corresponde al alcalde por intermedio de la secretaria general desarrollar las
funciones de transito relacionadas con la regulación, desarrollando decisiones y
acciones para la organización del tráfico (dirección de las vías, sitios en los que se
prohíbe el parqueo, sitios destinados a recoger pasajeros, entre otros), y a su vez,
tomando decisiones de carácter sancionatorio, para quienes no cumplan las
medidas de tránsito tomadas.
8.6.3. DEFINICIONES.
Realización de acciones encaminadas a la organización vehicular dentro de la jurisdicción
municipal de Baranoa y demarcación y/o señalización vial. Realizar diligencias legales
relacionas con los accidentes de tránsito e imposición de comparendos.
8.6.4. PRODUCTO O SERVICIO.
Mantenimiento eficaz en el ordenamiento del tránsito de personas, animales y
vehículos en el municipio de Baranoa.
8.6.5. NORMATIVIDAD.
Código Nacional de Tránsito y Transporte (ley 769 de 2002)
Actos administrativos Municipales.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
135
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO
Seguridad Vial
Código: PM-TT
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Transporte y tránsito.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Regulación técnica del tránsito y transporte del municipio. Secretaria de general Secretario de
despacho Transito y Trasporte
2 Supervisión del cumplimiento de la normas del servicio público de transporte.
Secretaria de general
Secretario de despacho Transito y
Trasporte
3 Diligencias en accidente de Transito
Secretaria de general
Secretario de despacho Transito y
Trasporte
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
136
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Regulación técnica del Tránsito y
Transporte del Municipio.
Código: PM-TT-PR0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Organización Vehicular
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Censo de Transportadores Secretaria de general Secretario de despacho
Transito y Trasporte
2 Censo sobre necesidades de Transporte en el Municipio.
Secretaria de general
Secretario de despacho Transito y Trasporte
3 .Convocatorias a los propietarios de vehículos para incentivar creación de cooperativas.
Secretaria de general Secretario de despacho
Transito y Trasporte
4 Asambleas, talleres sobre normas de transito.
Secretaria de general
Secretario de despacho Transito y Trasporte
5 Apoyo jurídico para la creación de cooperativas de transporte
Secretaria de general Secretario de despacho
Transito y Trasporte
6 Se les da a conocer las necesidades mas urgentes sobre un adecuado transporte
Secretaria de general
Secretario de despacho Transito y Trasporte
7 Conjuntamente con la policía se solicita documentación a los conductores de vehículos en general
Secretaria de general Secretario de despacho
Transito y Trasporte
8
Vigilancia a los conductores y vehículos escolares para que estén adecuadamente dotados para tal servicio.
Secretaria de general
Secretario de despacho Transito y Trasporte
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
137
FLUJOGRAMA PROCESO TRANSPORTE Y TRANSITO
ACTIVIDAD REGULACIÓN TÉCNICA DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE DEL MUNICIPIO
PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN VEHÍCULAR.
CÓDIGO PM-TT-PR- 0101
Convoca a los dueños de vehículos para incentivar creación de cooperativas
Asambleas y Talleres sobre normas de Tránsito
Apoyo Jurídico para la conformación Cooperativas de Transporte
Se les da a conocer la necesidad más urgente sobre un Transporte adecuado.
Conjuntamente con la policía se solicita la documentación a los conductores de vehículos en general
Vigilancia de vehículos escolares para que estén adecuadamente dotados para el servicio.
Inicio
Se realiza el censo de Transportadores
Censo sobre necesidades de Transporte en el Municipio.
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
138
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Supervisión del Cumplimiento de la
normas del Servicio Público de Transporte
Código: PM-TT-PR0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Comparendos por Violación Normas
Tránsito.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se recibe el comparendo departe de la policía de Tránsito o policía local.
Secretaria General Coordinador de Transito
Transito y Transporte
2
Se firma el recibido.
Secretaria General Coordinador de Transito
Transito y Transporte
3
Se cita dentro de los tres días siguientes a descargos al presunto infractor.
Secretaria General Coordinador de Transito
Transito y Transporte
4
Se celebra audiencia de conciliación Secretaria General Coordinador de
Transito Transito y Transporte
5
Si en la audiencia de descargos es favorable al infractor se anula el comparendo.
Secretaria General Coordinador de Transito
Transito y Transporte
6
Si en la diligencia de descargos se amerita imponer comparendo se impone la multa a través de una resolución
Secretaria General Coordinador de Transito
Transito y Transporte
7
Si no se presenta el infractor se sigue con el procedimiento y se impone la multa a través de resolución
Secretaria General Coordinador de Transito
Transito y Transporte
8
El pago de las multas impuestas pueden acordarse por cuotas.
Secretaria General Coordinador de Transito
Transito y Transporte
9
Las resoluciones de imposición de multas se notifican al infractor
Secretaria General Coordinador de Transito
Transito y Transporte
10
Las Resoluciones se envían a las autoridades competentes para registro en el SIMT.
Secretaria General Coordinador de Transito
Transito y Transporte
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
139
FLUJOGRAMA PROCESO TRANSPORTE Y TRANSITO
ACTIVIDAD SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMAS DEL SERVICIO PÚBLICO DE TRANSPORTE
PROCEDIMIENTO COMOPARENDOS
CÓDIGO PM-TT-PR- 0201
Se recibe el comparendo por parte de la Policía de Tránsito o vías de carreteras.
Se firma el recibido
Se cita a descargos dentro de los tres días siguientes al presunto infractor.
Si se presenta y no hay justificación se impone sanción mínima mediante resolución motivada.
Si no se presen dentro de los tres días, se sigue adelante con el procedimiento y se impone la multa mediante resolución motivada
El pago de las multas impuestas puede acordarse por cuotas
Las resoluciones de imposición de multas se notifican a los infractores
Las resoluciones se envían a las autoridades competentes para el registro en el SIMT
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Fin
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
140
8.7. PM- DESARROLLO ECONOMICO.
8.7.1. OBJETIVO.
El propósito de este proceso es impulsar la iniciativa del espíritu empresarial, la
creación de empresas y la consolidación y fortalecimiento de las mismas.
Interactuar estrechamente con los programas de capacitación en pequeña y
mediana empresa, microempresas, economía solidaria, formación y asesoría a
creadores de empresa, a poblaciones especiales como discapacitados,
desplazados, etnias, artesanos, entre otras.
8.7.2. ALCANCE.
Corresponde a todas las dependencias de la alcaldía municipal en cabeza del
secretario de planeación desarrollar las actividades del desarrollo empresarial.
8.7.3. DEFINICIONES.
Es el apoyo que brinda la Administración Municipal a los productores de su región
para mejorar la calidad de sus productos y el equilibrio en la conservación del
medio ambiente.
8.7.4. PRODUCTO O SERVICIO.
Consolidar empresas económicas auto-sostenibles, capaces de generar empleos
dignos.
8.7.5. NORMATIVIDAD.
Ley 607 de 2002
Ley 101 de 1993
Decreto 2379 del 94
2811 del 74
Ley 99 e 1993
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
141
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Desarrollo Económico
Código: PM-DE
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Desarrollo Empresarial.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Fomento al sector
agropecuario Secretaria de planeación Secretario de
despacho Desarrollo Económico
2 Recuperación y
conservación ambiental
Secretaria de planeación Secretario de despacho Desarrollo
Económico
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
142
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Fomento Desarrollo Económico
Código: PM-DE-PR0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Programación Asistencia Agropecuaria
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Organizar visitas técnicas. Priorizando
productores de acuerdo a las necesidades
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
2
Se entrega Programación Coordinador UMATA
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
3
. Revisa y verifica que la programación se haya efectuado acorde a las necesidades del sector.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
143
FLUJOGRAMA PROCESO DESARRROLLO ECONOMICO
ACTIVIDAD FOMENTO AL DESARROLLO AGROPECUARIO
PROCEDIMIENTO PROGRAMA ASISTENCIA AGROPECUARIA
CÓDIGO PM-DE-PR- 0101
Organizar visitas técnicas. Priorizando productores de acuerdo a las necesidades
Se entrega Programación Coordinador UMATA
Revisa y verifica que la programación se haya efectuado acorde a las necesidades del sector
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Fin
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
144
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Fomento al Sector Agropecuario.
Código: PM-DE-PR0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Visitas Técnicas Sector Productivo
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Convoca a las organizaciones productivas del sector.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
2
Realiza capacitaciones sobre factores básicos de producción.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
3
. Realiza demostraciones de métodos para elaboración de sustancias orgánicas, abonos o procedimientos de producción.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
4
Orientaciones en el uso de plaguicidas.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
5
Toma los resultados obtenidos en las capacitaciones realizadas y se organizan en un Formato..
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
6
Se imparten unas recomendaciones y se pacta una nueva fecha de visita para mirar avances.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
7
Lee, revisa el informe, verifica las visitas a productores sobre las capacitaciones.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
8
Orienta y da recomendaciones al líder comunitario para la siguiente capacitación.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
145
FLUJOGRAMA PROCESO DESARRROLLO ECONOMICO
ACTIVIDAD FOMENTO AL DESARROLLO AGROPECUARIO
PROCEDIMIENTO VISITA TECNICA SECTOR PRODUCTIVO
CÓDIGO PM-DE-PR- 0201
Convoca a las organizaciones productivas del sector
Realiza capacitaciones sobre factores básicos de producción
Realiza demostraciones de métodos para elaboración de sustancias orgánicas, abonos o procedimientos de producción
Orientaciones en el uso de plaguicidas
Toma los resultados obtenidos en las capacitaciones realizadas y se organizan en un Formato.
Se imparten unas recomendaciones y se pacta una nueva fecha de visita para mirar avances
Lee, revisa el informe, verifica las visitas a productores sobre las capacitaciones
Orienta y da recomendaciones al líder comunitario para la siguiente capacitación.
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Fin
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
146
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Recuperación y Conservación Ambiental.
Código: PM-DE-PR0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Educación Ambiental
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se recibe solicitud de reforestación o protección de Micro Cuencas
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
2
Se analiza el documento, en lo técnico y en cuanto al aspecto físico.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
3
. Se expide por escrito un concepto de viabilidad.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
4
Se envía dicho concepto a contratación con el visto bueno del Alcalde para la respectiva contratación
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
5
Una vez realizado el contrato, se revisa la calidad y cantidad de producto.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
6
Si el producto cumple especificaciones se emite un acta de cumplimiento del contrato o de no Cumplimiento
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
7
Si no cumple se envía informe al Alcalde y al contratista de no cumplimiento de lo requerido y se profieren recomendaciones.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
8
Se emite un acta de cumplimiento del Contrato.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
9
Verificación en el sitio si lo propuesto se ha cumplido.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
10
Acompañamiento y seguimiento para verificar la conservación del producto reforestación a aislamiento.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA Desarrollo Económico
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
147
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO DESARRROLLO ECONOMICO
ACTIVIDAD RECUPERACIOPN Y CONSERVACIO AMBIENTAL
PROCEDIMIENTO EDUCACION AMBIENTAL
CÓDIGO PM-DE-PR- 0301
Se recibe la solicitud por escrito o verbal de parte del usuario
Se programan las visitas a las áreas solicitantes
Se dan recomendaciones sobre especies y cantidades a sembrar
Se expide un concepto de viabilidad
Se entrega dicho concepto al Alcalde Municipal, para efectos de la contratación
Una vez realizado el contrato, se revisa la calidad y cantidad del producto
Se envía informe al alcalde y al Contratista de no cumplimiento de lo requerido y se profieren
Recomendaciones
Cumple
Se emite un acta de Cumplimiento del
contrato
Verificación en el sitio si lo propuesto se ha cumplido y se hace un seguimiento y
evaluación del proyecto
Acompañamiento y seguimiento visitas de verificación conservación del
producto - forestación o aislamiento.
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Fin
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
148
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Recuperación y Conservación Ambiental.
Código: PM-DE-PR0302
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Capacitación Ambiental
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se reciben las solicitudes de la comunidad e institucio0nes educativas.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
2
Se priorizan según el área (sectorización de la capacitación).
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
3
.Se recomienda la contratación y su contenido
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
4
Se elabora el proyecto de capacitación a las comunidades e instituciones priorizadas
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
5
Se realizan las actividades programadas previa concertación con la comunidad
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
6
Se realiza un seguimiento a todas las actividades, capacitaciones y producto.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
7
Seguimiento de verificación periódica a los procesos de capacitación y apoyo.
Secretaría de Planeación Coordinador UMATA
Desarrollo Económico
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
149
FLUJOGRAMA PROCESO DESARRROLLO ECONOMICO
ACTIVIDAD RECUPERACIOPN Y CONSERVACIO AMBIENTAL
PROCEDIMIENTO CAPACITACION AMBIENTAL
CÓDIGO PM-DE-PR- 0302
Se reciben las solicitudes de la comunidad e instituciones educativas
Se priorizan según el área (sectorización de la capacitación)
Se recomienda la contratación y su contenido
Se elabora el proyecto de capacitación a las comunidades e instituciones priorizadas
Se realizan las actividades
Se realizan las actividades programadas previa concertación con la comunidad
Se realiza un seguimiento a todas las actividades, capacitaciones y producto.
Seguimiento de verificación periódica a los procesos de capacitación y apoyo
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Fin
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
150
8.8. PM- LICENCIAS URBANÍSTICAS.
Es la autorización previa que los titulares de derechos reales principales, los
propietarios del derecho de dominio a título de fiducia y los fideicomitentes de las
mismas fiducias deben obtener por parte de la autoridad competente, para
intervenir o transformar un predio privado, mediante obras civiles. Las autoridades
de planeación o la dependencia que haga sus veces, o los curadores urbanos
donde se adoptó esta figura, son las autoridades competentes para otorgar
licencias.
8.8.1. OBJETIVO.
Este proceso tiene como finalidad crear las herramientas necesarias para que la
dependencia competente (Planeación) pueda adelantar el estudio, trámite y
expedición de las licencias urbanísticas, y para que los interesados dentro de la
comunidad en general puedan satisfacer sus necesidades relacionadas con el
tema.
8.8.2. ALCANCE.
Corresponde a la administración municipal por intermedio de la dependencia de
planeación desarrollar las actividades para expedir licencia de construcción.
8.8.3. DEFINICIONES.
Licencia urbanística. Es la autorización previa, expedida por el curador urbano o la
autoridad municipal o distrital competente, para adelantar obras de urbanización,
parcelación, construcción, ampliación, adecuación, reforzamiento estructural,
modificación, demolición de edificaciones, y para la intervención y ocupación del
espacio público, en cumplimiento de las normas urbanísticas y de edificación
adoptadas en el Plan de Ordenamiento Territorial, en los instrumentos que lo
desarrollen o complementen y en las leyes y demás disposiciones que expida el
Gobierno Nacional.
Las licencias urbanísticas y sus modalidades podrán ser objeto de prórrogas y
modificaciones. Se entiende por prórroga de la licencia la ampliación del término
de vigencia de la misma.
Se entiende por modificación de la licencia, la introducción de cambios
urbanísticos, arquitectónicos o estructurales a un proyecto con licencia vigente,
siempre y cuando cumplan con las normas urbanísticas y de edificación y no se
afecten espacios de propiedad pública.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
151
Clases de licencias. Las licencias urbanísticas serán de:
Urbanización.
Parcelación.
Subdivisión.
Construcción.
Intervención y ocupación del espacio público.
-La expedición de las licencias de urbanización, parcelación y construcción
conlleva la autorización para el cerramiento temporal del predio durante la
ejecución de las obras autorizadas.
Competencia. El estudio, trámite y expedición de las licencias de urbanización,
parcelación, subdivisión, y construcción corresponde a la oficina de planeación.
La expedición de las licencias de intervención y ocupación del espacio público
será competencia exclusiva de la Oficina de Planeación municipal, de acuerdo con
lo establecido en el artículo 27 del Decreto 1504 de 1998 o la norma que lo
adicione, modifique o sustituya.
8.8.4. PRODUCTO O SERVICIO.
Expedición de licencias de construcción
8.8.5. NORMATIVIDAD.
Ley 388 de 1997
Ley 400 de 1997
Ley 594 de 2000
Ley 810 de 2003
Ley 812 de 2003
Esquema de Ordenamiento Territorial
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
152
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Planeación Urbana
Código: PM-DU
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Licencias Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Licencias de Urbanismo
Secretaria de planeación
Secretario de despacho
Planeación Urbana
2
Banco Proyectos Municipales
Secretaria de planeación
Secretario de despacho Planeación Urbana
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
153
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Planeación urbana.
Código: PM-DU-PR0101
Versión 01
Nombre del procedimiento Licencias de Urbanismo
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se recibe solicitud de Licencia, mediante el formulario Único Nacional.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
2
Se verifican los documentos presentados según el tipo de Licencia solicitada.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
3
Si se cumplen los requisitos se radica la solicitud y se enumera, de lo contrario se devuelve al usuario.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
4
Revisión técnica de los documentos, Planos, diseños, memorias de cálculo, si se cumplen los requisitos técnicos se continua con el proceso de los contrario se devuelve la solicitud.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
5
Se solicita a los vecinos del lugar donde se pretende obtener la Licencia.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
6
Se solicita al peticionario instalar la valla informando la solicitud del trámite de la licencia urbanística.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
7
Se cita a los vecinos y/o terceros para que reciban información acerca del trámite.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
8
Se realiza la revisión del proyecto
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
9
Se realiza una visita si el proyecto lo requiere
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
154
10
Se realizan observaciones al proyecto.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
12
Se informa al solicitante sobre actualizaciones, correcciones o aclaración que debe realizar el proyecto.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
13
Se espera respuesta hasta 30 días calendario.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
14
Se recepciona respuesta y se estudia
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
15
Si la respuesta cumple con los requisitos se liquida el valor a pagar el valor de la Licencia, de lo contrario se niega la misma.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
16
Se emite el oficio para el pago en Tesorería
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
17
Se recepciona el recibo de caja de la cancelación.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
18
Se expide la Licencia de Urbanismo.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
19
Se entrega al Usuario y se Archiva una Copia.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
155
No
No
SI
Si
No
Inicio
Solicitud de la
Licencia
Verificar Documentos según
el tipo de Licencia Solicitada
Visita
Se radica la solicitud y se
enumera
Se citan los vecinos
Solicitar al Peticionario
instalación de Valla Informática.
Esperar 10 días hábiles para
recibir intervención de terceros
acerca del trámite
Revisión del Proyecto
Visita
Realizar Observaciones al
Proyecto
Informar al solicitante sobre
actualizaciones del proyecto
Esperar Respuesta hasta 30
días Hábiles
Recepcionar respuesta y
estudiarla
Cumple Negar
Liquidar Valor a Pagar
Expedir Oficio para pago
en Tesorería
Recibir recibo de
Cancelación
Expedir Licencia Entregar al
Usuario y
Guardar una
Copia
Cumple
Fin
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
156
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Desarrollo Urbano
Código: PM-DU-PR0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Banco de Proyectos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Planteamiento, problema o necesidad.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
2
Recolección de Datos Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
3
Recopilación de estudios técnicos, económicos y sociales.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
4
Diligenciamiento del Proyecto en la Metodología exigida
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
5
Articulación del Proyecto con las políticas del PDM, Departamental y Nacional
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
6
Se envía al comité evaluador para la viabilidad técnica.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
7
Remisión a la Secretaria de Planeación
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
8
Se certifica la viabilidad presupuestal.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
9
Si el proyecto requiere de cofinanciación, se registra a nivel Municipal y se radica en la entidad del Orden Nacional o Departamental.
Secretaria de Planeación Secretario Planeación
PBOT
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
157
FLUJOGRAMA PROCESO DESARRROLLO URBANO
ACTIVIDAD INVERSION
PROCEDIMIENTO BANCO DE PROYECTOS
CÓDIGO PM-DU-PR- 0201
Planteamiento del Problema - Necesidad
Recolección de
Datos
Recopilación de técnicos, económicos y sociales
Diligenciamiento del Proyecto en la Metodología
Exigida
Articulación del Proyecto con las políticas de los
PDM, departamental y Nacional.
Enviar al Comité Evaluador
Remisión al Secretario de Planeación
Se certifica viabilidad
Si requiere cofinanciación se radica en el
Banco Proyecto Municipal y se envía entidad
ejecutora
Inicio
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
158
9. PROCESOS DE APOYO.
9.1 PA- GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.
La Gestión del Talento Humano es un proceso crucial. El éxito de las instituciones y
organizaciones depende en gran medida de lo que las personas hacen y cómo lo hacen.
En este sentido el área de Recursos Humanos se convierte en el socio estratégico de
todas las demás áreas, siendo capaz de potenciar el trabajo en equipo y transformar la
organización para que las personas se desarrollen integralmente de manera individual y
grupal, y así conseguir el crecimiento de la organización.
9.1.1 OBJETIVO.
Este proceso es una herramienta de trabajo que establece las actividades que se
realizan para la administración del talento humano, tales como:
Actividades para la definición de funciones y competencias,
Nombramiento de funcionarios,
Capacitación y entrenamiento de personal,
administración de nómina,
Administración del Sistema de Gestión en Seguridad Social y Salud
ocupacional.
Administración del Plan Integral de Bienestar, evaluación de competencias
y desempeño laboral.
9.1.2 ALCANCE.
Corresponde a la secretaria general a través de la oficina de Talento Humano
direccionar la gestión del recurso humano. Incluye los procedimientos para los
controles administrativos para el desarrollo de las competencias, ingreso y
desvinculación laboral, pago de salarios y prestaciones sociales, pagos de la
seguridad social y los parafiscales.
9.1.3 DEFINICIONES.
CAPACITACIÓN. Orientada al desarrollo de las capacidades, destreza, valores y
competencias fundamentales con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y
organizacional de manera que se posibilite el desarrollo personal de los servidores
públicos y el mejoramiento en la prestación del servicio.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
159
COMPETENCIA LABORAL. Capacidad productiva de un individuo que se define
y mide en términos de desempeño en un determinado contexto laboral, y no
solamente de conocimientos, habilidades, destreza y actitud; estas son
necesarias, pero no suficientes por si mismas para un desempeño efectivo.
PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC). Es el conjunto coherente de
actividades de capacitación y formación, que durante un periodo de tiempo y a
partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el
mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad
laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los
resultados y metas institucionales establecidos en una entidad.
NOMBRAMIENTO PROVISIONAL. Es el nombramiento que se hace en un
empleo de carrera administrativa con personal no seleccionado a través de
concurso de selección.
ENCARGO. Figura administrativa por la cual se designa temporalmente a una
persona ya vinculada en propiedad (Carrera Administrativa), para asumir otro
empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no
de las propias de su cargo.
VACANTE DEFINITIVA: Un empleo se encuentra en vacancia definitiva cuando
se produce una de las causales del retiro del servicio previstas en el la Ley 909 de
2004 y Decretos 775 y 2929 de 2005.
VACANTE TEMPORAL: Se produce cuando el titular del cargo se encuentra en
una de la siguiente situación administrativa: Licencia, permiso, comisión,
ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo, prestando servicio militar, en
vacaciones y suspendido en el ejercicio de sus funciones.
9.1.4 PRODUCTO O SERVICIO. Los productos que se generan por medio de
este proceso son todos los procesos y procedimientos relacionados con la
organización de la planta de personal y con los derechos, deberes y necesidades
de los empleados del municipio de Baranoa.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
160
9.1.5 NORMATIVIDAD.
Ley 909 de 2004 Decreto 1227 de 2005
Decreto 785 de 2005
Decreto 012 Junio de 2015 (Manual de Funciones)
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
Recursos Humanos .
Código: PA-TH Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión del Talento Humano.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Actividad Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Organización del Talento Humano.
Secretaria general Secretario de despacho
Administración de Personal
2
Compensación salarial, Bienestar y salud del Talento Humano.
Secretaria general Secretario de despacho
Administración de Personal
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
161
ALCALDÍA MUNICIPAL DE
BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Organización del Talento Humano
Código: PA-TH-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Vinculación de Personal para Cargo de Carrera Administrativa.
Vigente a partir de 20/06/2015
pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Identificar las vacantes definitivas: Analizar en planta de personal si la vacante es temporal o definitiva
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Control estadístico de la Planta de personal
2 Se actualiza la información en línea en el sistema de la CNSC.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Se extrae del manual de funciones y competencias laborales de la entidad los datos del cargo, requerido por la CNSC.
3 Se solicita a la CNSC realizar el concurso de los cargos vacantes de carrera administrativa
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Se elabora comunicado y se remite a la CNSC, solicitando realizar el concurso, relacionando los cargos vacantes y la información respectiva del manual de funciones y competencia laborales
4 Se elabora resolución de nombramiento en periodo de prueba o ascenso en carrera administrativa.
Despacho del alcalde
Alcalde municipal
Se recibe de la CNSC la lista de elegibles. Se elabora resolución de nombramiento en periodo de prueba o ascenso dentro de la carrera administrativa.
5 Se nombra de manera definitiva el empleo de carrera
Despacho del alcalde Alcalde municipal
Si califica en la evaluación del periodo de prueba.
6
Se elabora y comunica resolución de insubsistencia al empleado en periodo de prueba
Despacho del alcalde
Alcalde municipal
Si no califica en la evaluación del periodo de prueba.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
162
SI NO
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE PERSONAL PARA CARGO DE CARRERA ADMINISTRATIVA.
CÓDIGO PA-GTH-P0101
Identifican las vacantes definitivas:
Se actualiza información de cargos a proveer.
Inicio
Si no existe lista de elegibles, se solicita a la CNSC realizar el
concurso de los cargos vacantes de carrera administrativa
¿La calificación
es favorable?
Realizado el proceso de concurso, se escoge el mejor
calificado y se proyecta acto administrativo de nombramiento
en periodo de prueba
Se establece acto administrativo
de declaración de insubsistente
Se expide resolución de nombramiento en carrera
administrativa de manera definitiva.
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
163
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Organización del Talento Humano
Código: PA-TH-P0102
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Vinculación de personal en Encargo o Provisionalidad en Cargos de
Carrera
Vigente a partir de 20/06/2015
pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Determinar si existe en las dependencias de la alcaldía funcionarios con derechos de carrera administrativa que cumplan los requisitos para ser encargados en las vacantes definitivas.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Control estadístico de la Planta de personal
2 Solicitar mediante oficio autorización para proveer el cargo vacante a través de encargo o nombramiento provisional, de acuerdo a la Circular 29 de 2007 de la CNSC.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Se elabora comunicado y se remite a la CNSC
3 Analizar las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa para determinar el cumplimiento de los requisitos para ser encargados
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Consulta del manual de funciones y competencia laborales
4 Se expide la Resolución de encargo y se comunica al funcionario.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
5 Se elabora nombramiento con carácter de encargo o provisionalidad
Despacho del alcalde
Alcalde municipal
Se recibe permiso de la CNSC y se elabora resolución de nombramiento con carácter de encargo o provisionalidad
6 Si no existen funcionarios de carrera para proveer la vacante definitiva, mediante encargo, se estudia la hoja de vida remitida por el Despacho, a fin de determinar el cumplimiento de requisitos para el ejercicio del cargo.
Despacho del alcalde
Alcalde municipal
Se recibe de la CNSC la lista de elegibles. Se elabora resolución de nombramiento en periodo de prueba o ascenso dentro de la carrera administrativa.
7 Se expide la Resolución de nombramiento provisional y se comunica al interesado.
Despacho del alcalde Alcalde municipal
Si califica en la evaluación del periodo de prueba.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
164
SI
NO
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE PERSONAL EN ENCARGO O PROVISIONALIDAD EN CARGOS DE CARRERA
CÓDIGO PA-GTH-P0102
Identifican las vacantes
definitivas:
Determinar si existe en las dependencias de la alcaldía
funcionarios con derechos de carrera administrativa que cumplan
los requisitos para ser encargados en las vacantes definitivas.
Inicio
Solicitar mediante oficio autorización para proveer el cargo vacante
a través de encargo o nombramiento provisional, de acuerdo a la
Circular 29 de 2007 de la CNSC
Se recibe autorización de la CNSC
¿Existen en la entidad
funcionarios con
derecho de carrera?
Se hace resolución de
nombramiento por
encargo.
A
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
165
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE PERSONAL EN ENCARGO O PROVISIONALIDAD EN CARGOS DE CARRERA
CÓDIGO PA-GTH-P0102
Se analizan las hojas de vida, se selecciona al
candidato y se emite resolución de
nombramiento en provisionalidad.
A
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
166
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Organización del Talento Humano
Código: PA-TH-P0103
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Selección de Personal para Cargo de Libre Nombramiento Remoción
Vigente a partir de 20/06/2015
pág. 1 de n
N° DESCRIPCIÓN DE LA TAREA ÁREA RESPONSABLE CARGO
RESPONSABLE
PUNTO DE CONTROL
1
Se identifica el o los cargos por proveer. Área De Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Planta de personal
2
Se identifican las funciones y requisitos del cargo de
acuerdo con el manual de funciones y competencias
laborales.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Manual de funciones.
3
Se analizan las hojas de vida y el cumplimiento de los
requisitos y el perfil académico.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Manual de funciones.
4
Se elabora resolución de nombramiento. Y se notifica
a la persona nombrada Despacho del alcalde
Alcalde municipal Resolución de
nombramiento con carácter ordinario.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
167
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL PARA CARGO DE LIBRE NOMBRAMIENTO REMOCIÓN
CÓDIGO PA-GTH-P0103
Se identifica el o los cargos de libre nombramiento por proveer.
Se identifican las funciones y requisitos de cada cargo de acuerdo
con el manual de funciones y competencias laborales.
Inicio
Se analizan las hojas de vida y el cumplimiento de los requisitos y el
perfil académico.
Se elabora resolución de nombramiento. Y se notifica a la persona
nombrada.
Se procede a nombrar otro candidato.
¿Persona nombrada,
acepta nombramiento?
Persona nombrada aporta los documentos de ley para
posesión. FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
168
ALCALDÍA MUNICIPAL DE
BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Organización del Talento Humano
Código: PA-TH-P0104
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Vinculación del Servidor Publico
Vigente a partir de 20/06/2015
pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Verificar la documentación requerida para la posesión.
Área De Talento Humano Jefe de Talento
Humano
Manual de funciones y competencias laborales – código único disciplinario.
2
Se elabora acta de posesión
Área De Talento Humano Jefe de Talento
Humano
Documentación para tomar posesión del cargo. Formato único de Hojas de vida. Declaración juramentada de bienes y renta.
3
Se afilia al sistema de seguridad social Área De Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Formulario y trámites de afiliación a EPS, ARL y AFP.
4
Se ubica al nuevo funcionario en su puesto de trabajo.
Área De Talento Humano Jefe de Talento
Humano
5
Se abre una carpeta de Hoja de vida e ingresa a nómina y se preserva documentación.
Área De Talento Humano Jefe de Talento
Humano Gestión documental
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
169
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DEL SERVIDOR PUBLICO
CÓDIGO PA-GTH-P0104
Verificar la documentación requerida para la posesión
Inicio
Se elabora acta de posesión.
Se afilia al sistema de seguridad social
FIN
Se ubica al nuevo funcionario en su puesto de trabajo.
Se abre una carpeta de Hoja de vida e ingresa a nómina
y se preserva documentación
Se inicia proceso de inducción
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
170
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Organización del Talento Humano
Código: PA-TH-P0102
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Inducción Y Reinducción.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° DESCRIPCIÓN DE LA TAREA ÁREA RESPONSABLE CARGO RESPONSABLE
PUNTO DE CONTROL
1
Se brinda información general, que permite al empleado conocer la Misión organizacional, Estructura, Normatividad y Beneficios que ofrece la entidad a la comunidad en general y a sus empleados.
Área De Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Manual de función, manual de proceso y procedimiento y reglamento interno de trabajo.
2
Se realiza el entrenamiento en puesto de trabajo para orientar a la persona sobre cómo hacer su trabajo correctamente, con seguridad y eficiencia. Se especifican las tareas que desempeñará y como se desarrolla cada una de las sesiones de trabajo.
Área De Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Se relacionan al funcionario con compañeros- se entregan copias de funciones y procedimientos del puesto de trabajo.
3
Se establece cronograma de seguimiento para el análisis del desempeño del trabajador, analizando si se han cumplido los objetivos marcados.
Área De Talento Humano
Jefe de Talento Humano
Evaluación del desempeño
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
171
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
CÓDIGO PA-GTH-P0102
Empleado sus labores como nuevo empleado.
Jefe de recursos humano entrega información de la estructura
organizacional de la entidad, su misión, visión y objetivos. Los beneficios
para la comunidad y para los empleados.
Inicio
Se realiza el entrenamiento en puesto de trabajo para orientar a la persona
sobre cómo hacer su trabajo correctamente, con seguridad y eficiencia. Se
especifican las tareas que desempeñará y como se desarrolla cada una de
las sesiones de trabajo.
Fin
Se establece cronograma de seguimiento para el análisis del desempeño
del trabajador, analizando si se han cumplido los objetivos marcados.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
172
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Organización del Talento Humano
Código: PA-TH-P0103
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Plan institucional de Capacitación PIC
Vigente a partir de
20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se diseña formato de encuesta para diagnóstico de necesidades de capacitación.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Formato de encuesta
2 Se realiza encuesta, se tabula y se presenta informe de necesidades de capacitación
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Informe de necesidades de capacitación
3 Se priorizan las necesidades atendiendo la disponibilidad de recursos de la vigencia y se elabora el plan
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Plan institucional de capacitación PIC
4 Se presenta el PIC a la comisión de personal y al consejo de gobierno para aprobación.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Plan institucional de capacitación PIC
5 Si el PIC requiere realizar ajustes, se realizan los ajustes de acuerdo con las observaciones presentadas por la comisión de personal y el consejo de gobierno.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Plan institucional de capacitación PIC
6 Si es aprobado por la comisión de personal y el consejo de gobierno se elabora el acto administrativo de aprobación.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Acto administrativo de aprobación del PIC
7 Se elabora cronograma de trabajo para ejecución del PIC durante la vigencia.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Cronograma.
8 Si la capacitación se realiza por medio de contratación, y una vez elaborado el contrato se coordina con el capacitador el cronograma y los aspectos logísticos.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Cronograma.
9 Si no involucra un proceso contractual igualmente se coordina con el o los capacitadores el cronograma y las temáticas de la capacitación a realizar.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Cronograma.
10 Se envía la invitación a los servidores a quien va dirigida la capacitación, informando el lugar la hora, la fecha y la temática de la capacitación.
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Memorando de invitación.
11 Se inicia junto con el capacitador (líder interno) o el contratista el desarrollo de la temática a tratar (se controla la asistencia y se aplica la encuesta de satisfacción)
Área De Talento Humano Jefe de Talento Humano
Lista y encuesta de capacitación
12 Se realiza seguimiento a la ejecución del cronograma de capacitación, elaborando el informe.
Área De Talento Humano Jefe de Talento
Humano
Informe.
13 Se remite al secretario general el informe junto con los resultados de la encuesta con el fin de conocer el desarrollo del PIC y tomar acciones de mejora para la próxima vigencia.
Área De Talento Humano Jefe de Talento
Humano
n
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
173
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN PIC
CÓDIGO PA-GTH-P0103
Se realiza encuesta, se tabula y se presenta informe de necesidades de capacitación
Inicio
Se diseña formato de encuesta para
diagnóstico de necesidades de
capacitación.
Se priorizan las necesidades atendiendo la disponibilidad de recursos de la vigencia y se elabora el plan
Se presenta el PIC al consejo de gobierno para aprobación.
¿El PIC es aprobado?
Se elabora acto administrativo de aprobación
Se realiza ajuste al plan
A
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
174
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN PIC
CÓDIGO PA-GTH-P0103
Se elabora cronograma de trabajo para ejecución del PIC durante la vigencia.
A
¿Se requiere proceso
contractual?
Se coordina con el capacitador el cronograma y los aspectos logísticos.
Se establecen los líderes internos de capacitación.
Se desarrollan las capacitaciones.
Se establecen invitaciones.
B
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
175
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN PIC
CÓDIGO PA-GTH-P0103
Se realiza seguimiento.
B
Se presenta informe.
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
176
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Compensación salarial, Bienestar y
Salud del Talento Humano
Código: PA-TH-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración y Pago de Nómina.
Vigente a partir de 20/06/2015
pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se registran diariamente las novedades de los empleados relacionada con: su situación administrativa y sus compromisos y obligaciones de ley
Área De Recursos Humanos Auxiliar administrativo
Registro de novedades
2
A finales de mes se consolida la información de las novedades ocurridas durante el mes por cada empleado.
Área De Recursos Humanos Auxiliar administrativo
Registro de novedades
3
En formato Excel se verifica y determina el sueldo realmente devengado por cada empleado en dicho mes, de acuerdo a los factores salariales.
Área De Recursos Humanos Auxiliar administrativo
4
Se procede a liquidar la nómina mediante una operación de suma y resta así: total devengos menos total de los descuentos para un total de sueldo a recibir.
Área De Recursos Humanos Auxiliar administrativo
nomina
5
Se clasifican y totalizan cada uno de los descuentos realizados para el procedimiento de pago a cada una de las entidades correspondientes.
Área De Recursos Humanos Auxiliar administrativo
Listado de descuentos de nomina
6
Se envía la nómina y cada uno los listados de descuentos a las dependencias de hacienda contabilidad y tesorería para el pago y los registros presupuestales y contables.
Área De Recursos Humanos Auxiliar administrativo
Libro de registro de documentos. (gestión documental)
7
Tesorería procede a realizar los pagos correspondientes.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
177
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD COMPENSACIÓN SALARIAL, BIENESTAR Y SALUD DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE NÓMINA
CÓDIGO PA-GTH-P0201
Se consolida la información de las novedades
Inicio
Se registran las novedades de los empleados
Se determina el sueldo realmente devengado por cada empleado
Se liquida la nómina
Se clasifican y totalizan cada uno de los descuentos realizados.
Se envía la nómina y cada uno los listados de descuentos a las dependencias correspondientes para el pago
Se realizan el pago de nómina y se transfieren los descuentos de nómina a las entidades correspondientes
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
178
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Compensación salarial, Bienestar y
Salud del Talento Humano
Código: PA-TH-P0202
Versión 01
Nombre del procedimiento
Programa de Bienestar Laboral e Incentivos.
Vigente a partir de
20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se revisa la normatividad para la aplicación del procedimiento. Secretaria general
Jefe de Recursos Humano
Normatividad.
2 Se diseña el formato de encuesta para conocer el diagnostico de necesidades a atender al interior de la entidad.
Secretaria general
Jefe de Talento Humano
Encuesta.
3 Se aplica la encuesta a los servidores públicos de la entidad Secretaria general
Jefe de Talento Humano
4 Se tabula la encuesta y se presentan los resultados al secretario general. Secretaria general
Jefe de Talento Humano
5 Se priorizan las necesidades atendiendo la disponibilidad de recursos de la vigencia y se elabora el plan de acción de bienestar e incentivos.
Secretaria general
Jefe de Talento Humano
Plan de acción de Bienestar e Incentivos
6 Se presenta plan de bienestar e incentivos al consejo de gobierno para revisión, ajuste y aprobación.
Secretaria general
Jefe de Talento Humano
Si el plan es validado por el consejo de gobierno, éste lo presenta ante el alcalde municipal para su aprobación.
Consejo de gobierno Subsecretario de despacho
Acta del consejo de gobierno
7 Una vez aprobado el plan por parte del alcalde municipal, se elabora y divulga el acto administrativo para legalización del plan que integra el programa de bienestar laboral e incentivo.
Despacho del alcalde Alcalde municipal.
Acto administrativo
8 Con base en las necesidades presentada por parte los servidores para fortalecer el programa de bienestar laboral e incentivos, se adelanta el trámite contractual.
Secretaria general
Jefe de Talento Humano
9 Se adelanta acciones para disponer de la logística, espacio físico, recursos técnicos y humanos para el desarrollo del plan.
Secretaria general
Jefe de Talento Humano
10 Se hace la revisión de las evaluaciones de desempeño y se establecen los mejores funcionarios por cada nivel. Del nivel directivo y nivel profesional universitario, el alcalde designa cuales son los mejores funcionarios de cada uno de los niveles. Del nivel técnico hacia abajo se establecerá conforme a la evaluación del desempeño.
Secretaria general
Secretario de despacho
11 Se elabora acto administrativo de los mejores funcionarios.
Secretaria general Secretario de despacho
Acto administrativo
12 Se entregan los incentivos a los mejores funcionarios.
Secretaria general Secretario de despacho
Acto solemne
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
179
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD COMPENSACIÓN SALARIAL, BIENESTAR Y SALUD DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL E INCENTIVOS
CÓDIGO PA-GTH-P0202
Se diseña el formato de encuesta
Inicio
Se revisa la normatividad
Se aplica la encuesta a los servidores públicos de la entidad
Se tabula la encuesta y se presentan los resultados del
proceso
Se priorizan las necesidades atendiendo la disponibilidad de
recursos de la vigencia
Se presenta plan de bienestar laboral e incentivos
A
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
180
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD COMPENSACIÓN SALARIAL, BIENESTAR Y SALUD DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL E INCENTIVOS
CÓDIGO PA-GTH-P0202
A
Se presenta plan de acción de bienestar e incentivos al consejo
de gobierno
Se adelanta trámite contractual
Se elabora acto administrativo
Se desarrolla el plan
Se seleccionan los mejores funcionarios
Se elabora acto administrativo
Se entregan incentivos
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
181
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Compensación Salarial, Bienestar y
Salud del Talento Humano
Código: PA-TH-P0203
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Conformación del Comité Paritario de Salud
Ocupacional COPASO
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Se hace un análisis de las normas vigentes relacionadas con la salud ocupacional para aplicarla en el procedimiento.
Secretaria general
Jefe de Talento Humano
Normatividad vigente
2 Se procede a conformar el COPASO, para lo cual se elabora convocatoria para elegir los representantes del comité.
Secretaria general
Jefe de Talento Humano
Acta de convocatoria
3 Se sensibiliza a los empleados sobre la importancia de la elección del comité.
Secretaria general
Jefe de Talento Humano
Correos virtuales entrevista.
4 Se establece la convocatoria y se reciben las inscripciones de los aspirantes.
Secretaria general
Jefe de Talento Humano
Correos virtuales – carteleras- lista de asistencia
5 Se divulga la lista de aspirantes inscritos y de votantes. Secretaria general
Jefe de Talento Humano
Lista
6 Se designa y notifica a los jurados para la realización de las elecciones. Secretaria general
Jefe de Talento Humano
Memorando de notificación
7 Se elabora el acta de instalación de la mesa de votación, se inicia el proceso de votación de manera transparente e imparcial.
Secretaria general
Secretario de despacho
Acta de instalación
8
Cerrada las votaciones se elabora el acta de escrutinio Secretaria general
Secretario de despacho Acta de escrutinio
9
Escogido los representantes del COPASO, se realiza reunión con el comité y se elabora el acta de conformación del comité paritario de salud ocupacional COPASO
Secretaria general
Secretario de despacho Acta de
conformación del comité.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
182
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD COMPENSACIÓN SALARIAL, BIENESTAR Y SALUD DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN DEL COPASO
CÓDIGO PA-GTH-P0203
Se procede a conformar COPASO y elabora
convocatoria.
Inicio
Se hace un análisis de las
normas vigentes
Se realiza sensibilización
Se reciben las inscripciones
Se divulga la lista de aspirantes.
Se designa y notifica a los jurados.
Se coordina votación y escrutinio.
Se conforma comité paritario de salud ocupacional
COPASO.
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
183
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Compensación salarial, Bienestar y
salud del Talento Humano
Código: PA-TH-P0204
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programa de Salud Ocupacional
Vigente a partir de 20/06/2015
pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
El COPASO Junto con la ARL (Administradora de Riesgo Laborales) elabora la propuesta del programa de salud ocupacional para la entidad.
Comité paritario de salud ocupacional
Coordinador del comité
El plan de salud ocupacional incluye: Prevención de accidentes; evaluación médica a los empleados; investigación de los accidentes que ocurran y un programa de entrenamiento y divulgación de las normas para evitarlo.
2 Se presenta el plan de salud ocupacional al consejo de gobierno para su aprobación.
Comité paritario de salud ocupacional
Coordinador del comité
Plan de salud ocupacional
3 Se aprueba el plan de salud ocupacional para la vigencia respectiva.
Consejo de gobierno Subsecretario de despacho.
4 Con el apoyo de la asesoría jurídica se inician las actividades precontractuales para desarrollar el plan
Comité paritario de salud ocupacional
Coordinador del comité
Contratos para la gestión de salud ocupacional
5 Se convoca a los miembros del COPASO y se realizan reuniones para la formalización y seguimiento de actividades del plan de salud ocupacional.
Comité paritario de salud ocupacional
Coordinador del comité
Memorando de convocatoria a reunión y actas de la reunión.
6 Se realizan las acciones necesarias para generar condiciones seguras de higiene con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
Comité paritario de salud ocupacional
Coordinador del comité
Ejecución del plan de salud ocupacional
7 Se conforman brigadas de emergencia, para lo cual se establece equipo de emergencia.
Comité paritario de salud ocupacional
Coordinador del comité
Ejecución del plan de salud ocupacional
8 Se realizan capacitaciones y entrenamiento a los brigadistas para atender situaciones de emergencia y primeros auxilios.
Comité paritario de salud ocupacional
Coordinador del comité
Ejecución del plan de salud ocupacional
9 Se identifican y priorizan necesidades de salud ocupacional en aspectos de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial.
Comité paritario de salud ocupacional
Coordinador del comité
Ejecución del plan de salud ocupacional.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
184
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
ACTIVIDAD COMPENSACIÓN SALARIAL, BIENESTAR Y SALUD DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
CÓDIGO PA-GTH-P0204
Inicio
Se elabora plan de acción para el programa de salud ocupacional
Se realizan las acciones necesarias para generar condiciones seguras de higiene con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
COPASO y se realizan reuniones para la
formalización y seguimiento de
actividades del plan de salud
ocupacional.
Consejo de gobierno revisa programa de
salud ocupacional
Consejo de gobierno aprueba propuesta del programa de salud ocupacional
FIN
El COPASO elabora la propuesta del programa de salud ocupacional
Todos los empleados deben participar en las actividades de salud ocupacional.
Se realizan capacitaciones y entrenamiento a los brigadistas para atender situaciones de emergencia y primeros auxilios.
Se conforman brigadas de emergencia, para lo cual se establece equipo de emergencia.
Se identifican y priorizan necesidades de salud ocupacional en aspectos de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
185
9.2 PA- GESTIÓN AL APOYO LOGÍSTICO Y MANTENIMIENTO
El apoyo logístico es fundamental para cumplir cabalmente con las
responsabilidades institucionales. Al mismo tiempo, los bienes que las entidades
de derecho público manejen en desarrollo de sus funciones, tienen el carácter de
patrimonio público y por lo tanto la responsabilidad sobre su administración debe
estar plenamente definida. En este orden de ideas, es pertinente contar con un
manual que establezca los procedimientos para la administración de los bienes de
propiedad del municipio y que utiliza para el desarrollo de sus funciones.
9.2.1 OBJETIVO.
El objetivo de este proceso es servir de herramienta para guiar las actividades
relacionadas con la administración de los bienes o elementos de consumo y los
muebles y equipos de oficina.
9.2.2 ALCANCE
Corresponde a la alta dirección por intermedio de la secretaria general direccionar
la gestión al apoyo logístico y, a todas las dependencias, cumplir con los procesos
de gestión logística.
INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACÉN.
FORMATO DE ENTRADAS AL ALMACÉN.
La entrada de bienes al Almacén se efectúa con el comprobante de entrada,
documento que acredita el ingreso real del bien a la entidad, como .único soporte
para el movimiento de los registros en el Almacén y en contabilidad.
El comprobante de entrada se elabora en el Almacén una vez recibidos los
elementos adquiridos por la entidad, de conformidad con la orden de compra o el
contrato; en original y tres copias, distribuidas así:
Original para anexarla a la cuenta
Una copia para Tesorería para realizar el pago
Una copia para Contabilidad para los registros contables
Una copia para el Almacén e Inventarios.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
186
El comprobante de entrada, debe tener la siguiente información básica:
Número de orden en forma ascendente y continua
Ciudad y fecha
Apellidos y nombre del proveedor
Número de la Factura
Orden de Compra
Clase de Elementos: Devolutivos o de Consumo
Agrupación
Cantidad de elementos adquiridos
Descripción del elemento
Unidad de Medida
Valor Unitario
Valor Total
Internamente el comprobante de entrega al almacén se identificara con el código,
teniendo como apoyo documental el formato denominado reintegro de elementos
al almacén.
FORMATO DE SALIDAS DE ALMACÉN.
El comprobante de Salida de bienes de Almacén, es el documento por medio del
cual se identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando
de esa manera la responsabilidad por la custodia, administración, conservación
del bien, por parte del servidor público con funciones de almacenista,
responsabilidad que se traslada a la persona destinataria del mismo. El
comprobante de salida debe contener la siguiente información básica:
Numero de orden en forma ascendente y continua Ciudad y Fecha Dependencia Solicitante Nombre del Jefe de la dependencia Clase de Elementos: devolutivos o de consumo Agrupación Cantidad Descripción de los elementos Unidad de medida Valor Unitario Valor Total Firma del Almacenista o quien haga las veces Firma del empleado que recibe.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
187
Internamente el comprobante de salida del almacén se identificará con el código.
Cuando se trate de elementos de consumo se utilizará como documento de apoyo
el formato, denominado entrega de elementos de consumo.
POLITICA INSTITUCIONAL CON RESPECTO A LOS INVENTARIOS
En la administración de los bienes de la Alcaldía Municipal de Baranoa, se deben
tener en cuenta las siguientes políticas:
Los bienes que se adquieran, deben estar contemplados en el Plan General de
Compras aprobado para la respectiva vigencia.
Respecto de los elementos de consumo, la Entidad procurar su adquisición a
través de la modalidad de outsourcing, teniendo en cuenta los costos y riesgos
que representa el mantener inventarios en depósito. En todo caso, el control de
entrega de elementos se hará por parte del funcionario con responsabilidades
sobre el almacén y la persona que los reciba.
Todos los elementos devolutivos estarán identificados con un número, para lo cual
se utilizar una plaqueta adhesiva, empleando además el sistema de Código de
Barras.
La Alcaldía Municipal de Baranoa solamente acepta transferencias de bienes,
cuando provengan de entidades de carácter público del orden nacional o territorial,
siempre y cuando dichos bienes sean necesarios para el funcionamiento de la
entidad y la operación no signifique erogaciones onerosas para la misma.
Los elementos de uso comunitario, serán cargados al inventario del jefe de la
dependencia y no al inventario individual de los subalternos. Por lo tanto, a ningún
servidor público se le podrá exigir firmar el recibo de los elementos que no vaya a
utilizar en forma exclusiva para el cumplimiento de sus labores.
Toda persona que reciba bienes de propiedad de la alcaldía municipal, será
responsable por su buen uso, custodia y conservación.
Las responsabilidades por la perdida, daño, deterioro, disminución o mal uso de
bienes, se determinar mediante la investigación administrativa o disciplinaria que
se adelante conforme a la normatividad vigente.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
188
Si hay lugar a investigaciones de carácter penal, estas le corresponden a la
Fiscalía General de la Nación, previa denuncia.
La responsabilidad de los servidores públicos respecto de la tenencia de
elementos devolutivos cesará únicamente:
Cuando se haga entrega formal de los bienes puestos a su custodia y
cuidado.
Cuando se efectué. la reposición o pago de los bienes por parte del
responsable o por la compañía de vigilancia o de seguros en las
condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación sea
autorizada por la entidad.
Cuando se produzca fallo ejecutoriado de exoneración de
responsabilidades administrativas y penales
La entrega de elementos devolutivos a personas vinculadas mediante contrato de
prestación de servicios, se hará con los mismos procedimientos aplicados a los
funcionarios de planta y por lo tanto las responsabilidades serán idénticas.
Está prohibido guardar bienes de propiedad particular en el Almacén, cualesquiera
que sean sus características.
Todos los bienes de la alcaldía municipal de Baranoa, deben estar asegurados por
todos los riesgos. En los eventos de bajas definitivas, se procederá a solicitar su
exclusión de las pólizas correspondientes.
ASPECTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS. El Almacén elaborar mensualmente la cuenta correspondiente a los movimientos
de entradas y salidas de elementos devolutivos y de consumo con sus respectivos
anexos. Dicha cuenta se reportara a la Sección de Contabilidad, dentro de los
diez días calendario siguiente a la terminación del periodo. Tal documento
constituye el soporte de los registros contables.
9.2.3 DEFINICIONES.
INVENTARIO: es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de
bienes que integran el patrimonio de una Entidad.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
189
Este inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes
de la Entidad, lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias
reales para evitar errores, pérdidas, inmovilización, deterioro, merma o desperdicio
de elementos.
ELEMENTOS DE CONSUMO. Son los que se consumen con el primer uso que se
hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o
desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte
integrante o constitutiva de otros. Por ejemplo: combustible, elemento de
construcción e instalación, útiles de escritorio, utensilios de uso doméstico, etc.
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS. Son los que no se consumen con el primer uso
que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se
deterioren. Ejemplo: equipos y máquinas para oficina, mobiliarios y ensere,
herramientas y accesorios, etc. Desde el punto de vista de su uso, los elementos
devolutivos pueden estar en depósito o en servicio.
Los elementos en depósito son el conjunto de bienes devolutivos utilizables
tanto nuevos como usados, que se encuentran en almacenes y bodegas de
la entidad.
Los bienes en servicio son el conjunto de elementos devolutivos en uso por
parte de los servidores público en las diferentes dependencias de la
entidad.
ENTRADA DE ELEMENTOS. La entrada de elementos se presenta en las siguientes situaciones:
COMPRA DE ELEMENTOS. Son las operaciones mercantiles a través de las
cuales la entidad adquiere los bienes mediante la erogación de fondos de
conformidad con las disposiciones vigentes.
ADQUISICIÓN POR CAJA MENOR. Son adquisiciones de bienes a través del
sistema de fondos fijos reembolsables.
REINTEGRO. Es la devolución al almacén de bienes que no se requieren en una
dependencia, para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados,
pudiendo la administración optar por la habilitación, redistribución o baja de los
mismos.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
190
SOBRANTES. Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario,
se determine que el número de bienes es superior a los que se reflejan en los
registros.
TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE OTRAS ENTIDADES. Hay transferencia
cuando por voluntad de una persona jurídica se transfiere gratuita o
irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de una
entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente, la
cual se regula por las normas vigentes sobre la materia.
SALIDA DE ELEMENTO. La salida de elementos del Almacén, se produce por
solicitud de los jefes de dependencia, con la debida justificación.
SUMINISTROS. Es la provisión de los materiales y equipos necesarios que
requieren las dependencias u oficinas para desarrollar sus actividades.
BAJA DE ELEMENTOS. Baja de bienes es el procedimiento mediante el cual se
retira definitivamente un elemento del patrimonio de la entidad, por alguna de las
siguientes situaciones: por ser inservible, reposición, renovación, obsolescencia,
destrucción, desmantelamiento, hurto o cuando el bien no se encuentre en
condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido.
BAJA DE BIENES SERVIBLES. Es la salida definitiva de bienes que se
encuentran en buenas condiciones, pero que no son requeridos por la Entidad
para el normal desarrollo de sus actividades, o de aquellos bienes que estando en
servicio activo o depósito han desaparecido, respecto de los cuales, mediante
trámite administrativo de investigación, se determine que en el servidor público a
cuyo cargo se hallaban, no recae responsabilidad alguna o que habiéndose
establecido responsabilidad, se efectúa su pago o reposición.
BAJA DE BIENES INSERVIBLES. Es el retiro definitivo de bienes que por su
desgaste, deterioro u obsolescencia física, no son de utilidad para el servicio de la
entidad, o que estando en servicio activo o en depósito, el bien haya sido hurtado
o haya desaparecido definitivamente del servicio.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
191
9.2.4 PRODUCTO O SERVICIO.
Los productos que se generan por medio de este proceso son todos los
documentos relacionados con el manejo eficiente y eficaz de los bienes de uso
logístico
9.2.5 NORMATIVIDAD.
Ley 190 de 1995
Ley 962 de 2005
Ley 1150 de 2007
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TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO
Entrada y Salida Almacén
Código: PA-AL
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión al Apoyo Logístico y Mantenimiento
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Manejo de Entrada de elementos al Almacén Secretaria General Jefe de Almacén Inventarios
2 Manejo de Salida de
elementos del Almacén Secretaria General Jefe de Almacén Inventarios
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
192
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Manejo de Entrada de Elementos al Almacén
Código: PA-AL-P0101
Versión 01
Nombre del procedimiento Entrada de Elemento al
Almacén.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Si la entrada proviene de compra se recibe los bienes en el almacén o directamente en los lugares de utilización, se identifica y registra el bien y se elabora el comprobante de entrada.
Secretaria general almacenista Factura y comprobante de recibo. Y comprobante de ingreso.
2
Si la adquisición es por caja menor, el funcionario responsable debe entregar la factura en original y copia debidamente tramitada al almacén para que se produzca los respectivos comprobantes de entrada y salida de elementos.
Almacén y dependencia correspondiente
Almacenista Factura y comprobante de ingreso. Y comprobante de salida.
3
De lo anterior, se envía copia de los comprobantes de entrada y salida al responsable de la caja menor para su legalización y trámites pertinentes.
Almacén Almacenista Comprobantes de entrada y salida de bienes
4
La entrada puede ser por reintegro, o sea que se devuelve el bien almacén por causas diversas. El almacenista recibe el bien y revisa las características del mismo que se encuentran en el comprobante de inventario. Si las especificaciones no concuerdan el almacenista se abstendrá de recibir el bien e informará a su superior inmediato.
Almacén Almacenista Comprobante de inventario.
5
Si al practicarse el inventario se determina que el número de bienes es superior a los que reflejan los registros, esta mayor cantidad se registra como una entrada.
Almacén Almacenista Acta de diligencia y comprobante de entrada.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
193
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN AL APOYO LOGÍSTICO Y
MANTENIMIENTO.
ACTIVIDAD MANEJO DE ENTRADA DE ELEMENTOS AL ALMACÉN
PROCEDIMIENTO ENTRADA DE ELEMENTO AL ALMACÉN
CÓDIGO PA-AL-0101
Inicio
Si la adquisición es por caja menor, el
funcionario responsable debe
entregar la factura en original y copia
debidamente tramitada al almacén.
Si la entrada proviene de compra se recibe los bienes en el almacén o directamente en los lugares de utilización, se identifica y registra el bien.
De lo anterior, se envía copia de los
comprobantes de entrada y salida al
responsable te la caja meno r para su
legalización y trámites pertinentes.
El almacenista recibe el bien y revisa las
características del mismo que se
encuentran en el comprobante de
inventario
Fin
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
194
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Manejo de Salida de Elementos del
Almacén
Código: PA-AL-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Salida de Elemento del Almacén.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Si la salida es por suministro, el jefe de la dependencia que requiere el bien elabora por escrito el pedido y solicita al secretario general, especificando las características del bien y el funcionario que lo recibirá.
Secretaria general Secretario de despacho
Formato de pedidos.
2
El almacenista registra la salida. Si son elementos de consumo se registra como un gasto. Si son elementos devolutivos, su salida del almacén es transitoria aunque su permanencia en el servicio sea prolongada.
Almacén Almacenista Comprobante de salida. Y comprobante de
inventario.
3
Si la salida es por baja de elementos inservibles; la baja se perfecciona con el retiro físico, la firma del acta de conformidad con el hecho que la origino y el descargo de los registros contables de inventario.
Almacén Almacenista Acta de baja, comprobante de salida de bienes y comprobante de
inventario
4
Si salida definitiva es de bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que no son requeridos por la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades, debe estar soportada por una resolución de ordenación de baja, la cual constituye el soporte del acta de baja. El documento de salida definitiva será firmado por el secretario general y el almacenista.
Despacho del alcalde y secretaria general
Alcalde y secretario general.
Resolución de ordenación de baja, acta de baja,
comprobante de salida de bienes y comprobante de
inventario.
5
por razones de necesidades del servicio o por traslado de las personas a otras dependencias, los elementos devolutivos en servicio a cargo de un funcionario pueden ser traspasados a otro, las personas interesadas deben reportar al almacén la decisión de efectuar el traslado para diligenciar los formatos: “traslado de elementos”
Dependencia correspondiente
Funcionario responsable
Formato de traslado
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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195
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN AL APOYO LOGÍSTICO Y
MANTENIMIENTO.
ACTIVIDAD MANEJO DE SALIDA DE ELEMENTOS AL ALMACÉN
PROCEDIMIENTO SALIDA DE ELEMENTO AL ALMACÉN
CÓDIGO PA-AL-0201
Inicio
El almacenista registra la salida. Si son
elementos de consumo se registra como
un gasto. Si son elementos devolutivos,
su salida del almacén es transitoria.
Si la salida es por suministro, el jefe de la dependencia que requiere el bien elabora por escrito el pedido y solicita al secretario general.
Si la salida es por baja de elementos
inservibles; la baja se perfecciona con el
retiro físico.
Si salida definitiva es de bienes que se
encuentran en buenas condiciones, pero
que no son requeridos por la Entidad para
el normal desarrollo de sus actividades,
debe estar soportada por una resolución
de ordenación de baja.
FIN Por razones de necesidades del servicio o
por traslado de las personas a otras
dependencias, los elementos devolutivos
en servicio a cargo de un funcionario
pueden ser traspasados a otro.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
196
9.3 PA- GESTIÓN JURÍDICA.
Este proceso consiste en atender directamente o coordinar con abogados externo
los procesos judiciales ante autoridades públicas o jurisdiccionales en las que la
entidad sea parte. Así como también las actuaciones administrativas que incluye la
contestación de oficios, demandas y llevar a cabo todas las acciones legales
tendientes al desarrollo de una buena administración.
9.3.1 OBJETIVO.
El objetivo del proceso es crear herramientas de trabajo para defender
judicialmente los intereses de la entidad. Y asesorar al alcalde municipal y
secretarios de despacho en los asuntos jurídicos de competencia de la
administración municipal, a fin de unificar criterios en la interpretación y aplicación
de las normas que regulan la administración pública municipal.
9.3.2 ALCANCE.
Corresponde a la secretaria general, con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica,
direccionar la gestión jurídico-administrativa de la alcaldía municipal de Baranoa,
para lo cual se establecen los siguientes grupos de trabajo:
Grupo para la defensa judicial.
Grupo de interpretación de las normas de administración pública y para
resolución de derechos de petición y tutelas.
Grupo de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva de la cartera morosa a
cargo de los contribuyentes.
Grupo para concretar el aspecto jurídico de la contratación.(ver proceso de
contratación y compra)
Grupo para la interpretación y aplicación de las normas que regulan el
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
197
9.3.3 DEFINICIONES.
El constante cambio que se genera en la normatividad colombiana en relación con
la Administración Pública implica para el Municipio la asesoría permanente de
profesional en derecho que garantice que la gestión pública y concretamente los
procesos contractuales se lleven a cabo con apego al ordenamiento jurídico
vigente. Por otra parte cuando el Municipio pone en operación su labor
institucional genera actos administrativos, hechos administrativos, vías de hecho,
omisiones, operaciones administrativas, etc, las cuales pueden eventualmente
implicar acciones judiciales por parte de la comunidad, frente a las cuales la
Entidad debe ejercer el derecho de defensa para evitar sentencias o fallos
condenatorios que vayan en detrimento del patrimonio público, para lo cual
requiere de la implementación de un mecanismo de representación judicial a
través de un profesional del derecho.
9.3.4 PRODUCTO O SERVICIO.
Asearía jurídica para los procesos contractuales y defensa técnica del municipio
frente a las acciones judiciales.
9.3.5 NORMATIVIDAD.
Artículo 209 de la Constitución
Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios.
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ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Procesos Jurídicos
Código: PA-GJ
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión Jurídica
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Representación Judicial y Asuntos Legales.
Secretaria General Secretario de Despacho
Coordinación Jurídica
2 Asesoría Jurídico-Administrativa Secretaria General
Secretario de Despacho
Coordinación Jurídica
3 Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva Secretaria de Hacienda
Secretario de Despacho
Coordinación Jurídica
4 Formalización Jurídica de la Contratación.
Secretaria de Despacho correspondiente.
Secretario de Despacho
Coordinación Jurídica
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
199
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Representación Judicial y Asuntos
Legales.
Código: PA-GJ-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Defensa judicial
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se recibe la notificación de la demanda y se remite a secretaria general.
Despacho del alcalde Auxiliar administrativo
Libro de registro de correspondencias.
2
Se recibe notificación y se reenvía por parte del secretario general a la Oficina Asesora Jurídica
Secretaria general. Secretario de despacho
Libro de registro de demandas en contra de la administración.
3
Se recibe notificación de demanda y se verifica si es procedente que la demanda sea en contra de la administración.
Oficina Asesora Jurídica Asesor jurídico Gestión documental de la oficina jurídica.
4
Se asigna el abogado responsable para llevar el caso.
Oficina Asesora Jurídica Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales.
Expediente del caso.
5
Se ingresa la información del proceso al sistema y revisa el contenido de la demanda.
Oficina Asesora Jurídica Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales
Software
5
Se elabora y entrega el poder al profesional encargado para el proceso para realizar la presentación personal del mismo
Oficina Asesora Jurídica Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales
Documento (poder)
6
Durante toda la ejecución del proceso se realiza seguimiento a las actuaciones y se imparten lineamientos frente a los casos específicos.
Secretaria general Secretario de despacho
- Libro de registro de demandas en contra de la administración -Gestión documental de la oficina jurídica
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
200
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN JURIDICA
ACTIVIDAD REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y ASUNTOS LEGALES
PROCEDIMIENTO DEFENSA JUDICIAL
CÓDIGO PA-GJ-0101
Inicio
Se recibe notificación y se reenvía por
parte del secretario general a la Oficina
Asesora Jurídica.
Se recibe la notificación de la demanda
y se remite a secretaria general.
Se recibe notificación de demanda y se
verifica si es procedente que la
demanda sea en contra de la
administración.
Fin
Se ingresa la información del proceso al
sistema y revisa el contenido de la demanda.
Se asigna el abogado responsable para llevar el caso.
Se elabora y entrega el poder
al profesional encargado para
el proceso para realizar la
presentación personal del
mismo.
Durante toda la ejecución del
proceso se realiza seguimiento a
las actuaciones y se imparten
lineamientos frente a los casos
específicos.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
201
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Asesoría Jurídico Administrativa
Código: PA-GJ-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Asesorías a las Dependencias.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Se presenta la necesidad de conocimiento en profundidad de un hecho jurídico-administrativo.
Dependencias Funcionario a cargo Competencias administrativas de la dependencia
2 Se solicita concepto jurídico a la secretaria general, el cual puede ser solicitado a través de correo electrónico o medio físico
Dependencias Funcionario a cargo Competencias administrativas de la dependencia
3 Reciben las solicitudes de conceptos y reenvía a oficina jurídica
Secretaria general. Secretario de despacho
Libro de registro de solicitud de conceptos jurídicos.
4
Asesor jurídico recibe la solicitud, quien la analiza y determina el funcionario encargado de atenderla.
Oficina jurídica Asesor jurídico Contenido de la solicitud.
5
Para dar respuesta a las solicitudes, acude a las fuentes formales, la jurisprudencia, la doctrina vigente aplicable al caso objeto de análisis y reúne los antecedentes del caso.
Oficina jurídica Profesional designado.
Biblioteca.
6 Con dicho insumo se procede a la elaboración del concepto
Oficina Jurídica, Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales
Profesional designado.
Proyecto de concepto.
7 Se revisa el contenido del concepto y se suscribe
Oficina Jurídica, Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales
Profesional designado
Concepto jurídico.
8
Una vez proyectado el concepto, se remite a secretaria general.
Oficina Jurídica, Área de Trabajo de Representación Judicial y Asuntos Legales
Profesional designado
Concepto jurídico.
9 La secretaria general lo remite a la Dependencia solicitante para su interés particular.
Secretaria general Secretario de despacho
Libro de registros de conceptos jurídicos.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
202
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN JURIDICA
ACTIVIDAD ASESORIAS JURIDICO ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO ASESORIAS A LAS DEPENDENCIAS
CÓDIGO PA-GJ-0201
Se solicita concepto jurídico a la
secretaria general, el cual puede ser
solicitado a través de correo electrónico
o medio físico
Se presenta la necesidad de conocimiento en profundidad de un hecho jurídico-administrativo.
Reciben las solicitudes de conceptos y
reenvía a oficina jurídica
Fin Para dar respuesta a las solicitudes, acude a
las fuentes formales, la jurisprudencia, la
doctrina vigente aplicable al caso objeto de
análisis y reúne los antecedentes del caso.
Asesor jurídico recibe la solicitud, quien la analiza y determina el funcionario encargado de atenderla.
Se revisa el contenido del
concepto y se suscribe
Una vez proyectado el concepto,
se remite a secretaria general.
Inicio
Con dicho insumo se procede a la elaboración del
concepto.
La secretaria general lo remite a la
Dependencia solicitante para su
interés particular.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
203
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva
Código: PA-GJ-P0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Recibo, Radicación y Examen de los
Documentos de Cobro.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se envía documentos de cobro Secretaria de hacienda Secretario de
despacho Listado de cuentas por cobrar.
2
Se reciben documentos de cobro Oficina jurídica Funcionario
encargado de cobro coactivo
Libro de cuentas morosas
3
Se determina si reúnen los requisitos para constituir título ejecutivo y se están acompañados de los anexos necesarios. En caso afirmativo, se procederá a la conformación del expediente; en caso contrario se devolverá a la oficina de origen, con el fin de que subsane la anomalía y se remita la documentación completa
Oficina jurídica Funcionario encargado de cobro coactivo
Se crea el Expediente. – la devolución se efectúa mediante oficio, en el cual se indica la razones y los requisitos faltantes.
4
Se hace el reconocimiento de la cartera por cobrar y se procede a radicarlos en el libro de cuentas morosas.
Oficina jurídica Funcionario encargado de cobro coactivo
Libro de cuentas morosas - Gestión documental de jurídica
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
204
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN JURIDICA
ACTIVIDAD COBRO PERSUASIVO Y JURIDICCIÓN COACTIVA
PROCEDIMIENTO RECIBO, RADICACIÓN Y EXAMEN DE LOS DOCUMENTOS DE COBRO
CÓDIGO PA-GJ-0301
Se reciben documentos de cobro
Se envía documentos de cobro
Se determina si reúnen los requisitos
para constituir título ejecutivo y se están
acompañados de los anexos
necesarios.
Fin
INICIO
Conformación del expediente
Se devuelve a la oficina de origen. Aplica
Conformación del expediente
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
205
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva
Código: PA-GJ-P0302
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Conformación y Radicación del
Expediente.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Verificado los documentos constitutivos de título ejecutivo se procede a organizar y foliar los documentos.
Oficina jurídica Asesor jurídico Se organizan en orden cronológicos y se enumera cada folio en orden ascendente.
2
Con los documentos organizados se determina los factores esenciales para el cobro
Oficina jurídica Funcionario encargado de cobro coactivo
Nombre y apellido del sujeto pasivo, su domicilio, dirección etc. Y la fecha de prescripción.
3
Se procede a anotar el expediente en el libro radicador de expedientes, asignándole el número de expediente que en orden consecutivo le corresponda. A cada expediente se le asigna un número diferentes.
Oficina jurídica Funcionario encargado de cobro coactivo
Libro radicador de expedientes.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
206
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN JURIDICA
ACTIVIDAD COBRO PERSUASIVO Y JURIDICCIÓN COACTIVA
PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN Y RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE.
CÓDIGO PA-GJ-0302
Con los documentos organizados se
determina los factores esenciales para
el cobro.
Verificado los documentos constitutivos de título ejecutivo se procede a organizar y foliar los documentos.
Fin
Inicio
Se procede a anotar el expediente en el
libro radicador de expedientes,
asignándole el número de expediente que
en orden consecutivo le corresponda. A
cada expediente se le asigna un número
diferentes.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
207
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva
Código: PA-GJ-P0303
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cobro Persuasivo y Coactivo
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Con los documentos consignados en el expediente se identifica con precisión los factores que determinan la cuantía de la obligación, los pagos o abonos que puedan afectar la cuantía, establecer los intereses generados hasta la fecha, así como la naturaleza de la obligación, con el fin de encontrarse en condiciones de absolver todas las dudas que pueda plantearle el deudor en el momento de la entrevista.
Oficina jurídica Asesor jurídico Expediente..
2
Localización. La dirección del domicilio del deudor la debemos verificar con los registros que se encuentra en el municipio y en su defecto, en las guías telefónicas, o los contactos con las diferentes entidades como: SENA, ICBF, Cámara De Comercio etc.
Oficina jurídica Funcionario encargado de cobro coactivo
Expediente. .
3
Invitación formal al deudor por medio de oficio, recordándole la obligación pendiente a su cargo y la necesidad de su pronta cancelación. Y se le señala el plazo límite que será entre 5 y 10 días
Oficina jurídica Funcionario encargado de cobro coactivo
La invitación se hace por correo
certificado.
4
Se realiza la entrevista con el deudor. La realiza el funcionario que tiene el conocimiento de la obligación y de las modalidades de pagos que pueden ser aceptadas, su término y facilidades.
Oficina jurídica Asesor jurídico La entrevista debe tener lugar
en la entidad municipal.
5
Si el deudor acepta y negocia la obligación debe realizar los pagos y enviar la entidad copia del documento que así lo acredite. Si solicita plazos (acuerdos de pago) se tiene en cuenta: la cuantía, las normas de la entidad, las garantías o fianza, etc.
Oficina jurídica Funcionario encargado de cobro coactivo
Expediente.
6
Si el deudor no está interesado en el pago de la deuda, es imperioso iniciar de investigación de bienes y rentas del deudor para adelantar en forma eficaz y efectiva el cobro por jurisdicción coactiva.
Oficina jurídica Funcionario encargado de cobro coactivo
Expediente.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
208
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN JURIDICA
ACTIVIDAD COBRO PERSUASIVO Y JURIDICCIÓN COACTIVA
PROCEDIMIENTO COBRO PERSUAIVO Y COACTIVO
CÓDIGO PA-GJ-0303
Con los documentos consignados en el expediente se identifica con precisión los factores que determinan la cuantía de la obligación, los pagos o abonos que puedan afectar la cuantía
Localización. La dirección del domicilio del
deudor la debemos verificar con los registros
que se encuentra en el municipio.
FIN
INICIO
Invitación formal al deudor por medio de
oficio, recordándole la obligación pendiente a
su cargo y la necesidad de su pronta
cancelación. Y se le señala el plazo límite que
será entre 5 y 10 días
Si el deudor acepta y negocia la obligación
debe realizar los pagos y enviar la entidad
copia del documento que así lo acredite
Se realiza la entrevista con el deudor. La
realiza el funcionario que tiene el conocimiento
de la obligación y de las modalidades de
pagos que pueden ser aceptadas, su término y
facilidades.
Si el deudor no está interesado en el
pago de la deuda, es imperioso iniciar
de investigación de bienes y rentas
del deudor para adelantar en forma
eficaz y efectiva el cobro por
jurisdicción coactiva.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
209
9.4 PA- GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRA.
La Gestión Contractual es el conjunto de actividades de planeación, coordinación,
organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de
una Entidad Estatal.
A través de la contratación pública y el sistema de compras por medio del cual las
entidades del Estado adquieren sus servicios, cumplen las metas de sus planes de
desarrollo y funcionan sus dependencias
El artículo 3° de la ley 80 de 1993 define como fines de la contratación estatal: los
servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la
ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines
estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la
efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con
ellas en la consecución de dichos fines.
9.4.1 OBJETIVO.
El objetivo de este proceso es establecer las herramientas para contratar de
manera oportuna, transparente y objetiva la adquisición de bienes, servicios o
ejecución de obras para satisfacer las necesidades de la población de Baranoa y
garantizar el normal funcionamiento de la institución.
9.4.2 ALCANCE.
ETAPA DE PLANEACIÓN.
En la etapa de planeación contractual, la entidad debe verificar con certeza que:
Los contratos por celebrar se ajustan a las necesidades de la entidad para
el cumplimiento del servicio público que tiene encomendado.
Dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se
dejaran a cargo del contratista.
Cuenta con los estudios de soportes requeridos para estructurar los
alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como para definir las
condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe
ser ejecutado.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
210
Conoces los riesgos que implica para las partes la ejecución del objeto
contractual y ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cuál de
éstas corren.
Ha obtenido los bienes (predios, equipos, edificaciones), permisos y
licencias que demanden la iniciación o ejecución del contrato, o ha dado
inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo con el cronograma
de la ejecución contractual.
Tiene definido el esquema que implementará para hacerle seguimiento y
control a las actividades del contratista.
ETAPA PRECONTRACTUAL.
En esta etapa se engloban los trámites relativos al proceso de selección, la
elaboración de los términos de referencias o pliego de condiciones, documentos
que basados en la información consignada en los estudios previos deberán definir
(con la mayor sencillez posible) los requisitos que deberá cumplir quienes estén
interesados en presentar oferta y establecer los criterios con los que serían
evaluadas las propuestas y seleccionada la oferta adjudicataria y el termino en
que se adoptará tal decisión.
ETAPA CONTRACTUAL.
Abarca el periodo comprendido entre la iniciación y liquidación del contrato y, por
consiguiente, contempla las más caracterizadas vicisitudes de la ejecución
contractual y los retos que supone para los representantes de la entidad la
gestión de los contratos. La gestión de los contratos se inicia desde el momento
en que se designa a los responsables de adelantar las labores de supervisión e
interventoría del contrato.
De manera previa a la iniciación del contrato se debe firmar un acta de iniciación
de éste, en la que debe darse cuenta de las condiciones en que empieza a
ejecutarse y los compromisos que adquieren las partes para tal efecto: por
ejemplo, la relación de los equipos y del personal destinado por el contratista a
ese propósito, y de los recurso (dinero, edificios, predios) que entrega la entidad
con ese mismo fin; además, una descripción detallada de las circunstancias de
modo, tiempo y lugar, que servirá a su vez de información preliminar o
introductoria al libro de bitácora que debe llevarse para registrar el estado de
avance de la ejecución contractual, las contingencias que se presenten y las
decisiones y soluciones adoptadas.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
211
Por otra parte, si se ha pactado, la entidad debe asegurarse de entregar al
contratista el anticipo en la cantidad y el tiempo acordado. El anticipo sólo se
puede otorgar y aprobar una vez perfeccionado el contrato. Y que las inversiones
realizadas por el contratista con los recursos del anticipo deben reflejarse en las
cantidades de bienes adquiridos u obras ejecutadas. Una vez se ha iniciado el
contrato, las principales actividades de la entidad municipal está relacionadas con
el control del estado y avance de la ejecución contractual, la autorización de los
soportes y las cuentas de cobro, los pagos ordinarios y los reajustes, las
modificaciones del contrato (objeto, plazo, precio) para ajustarlo a la realidad de
sus ejecución y el ejercicio de las potestades discrecionales y exorbitantes.
Posteriormente su gestión estará referida a la recepción del bien, obra o servicio,
que involucra la elaboración del acta de recibo o la aprobación del informe final, la
autorización de los pagos pendientes y la exigencia y aprobación de la ampliación
de las garantías según lo pactado en el contrato y advertido en el pliego de
condiciones.
ETAPA DE LIQUIDACIÓN.
Liquidar significa hacer el ajuste formal de una cuenta; saldar, pagar enteramente
una cuenta; se produce con el objeto de que las partes contratantes establezcan,
con fundamento en el desarrollo del contrato, las acreencias pendientes a favor o
en contra de cada uno. Procede a la terminación normal o anormal del contrato.
La liquidación del contrato es un procedimiento mediante el cual la administración
y el contratista se pronuncian sobre la ejecución de las prestaciones contractuales,
como también respecto de las vicisitudes presentadas durante su desarrollo. Es un
acto que, por ende, aclara y define todo lo relativo a la relación contractual que
existió entre las partes del negocio jurídico.
Las actuaciones que son responsabilidad de la administración pública en este
momento de la actividad contractual, que de acuerdo con el artículo 60 de la ley 80
de 1993 debe surtirse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización
del contrato, salvo que las partes pacten otros términos, se concreta en la
elaboración del proyecto de acta de liquidación que para intentar la liquidación de
común acuerdo, se someterá a la aprobación del contratista: si éste formula
reparos, por ejemplo, porque no incluye los valores correspondientes a
obligaciones ejecutadas por el contratista, y la entidad los encuentra fundados,
deberá proceder a efectuar los ajustes que sean del caso al acta y a suscribirla
junto con el contratista.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
212
Si no es posible llegar a un acuerdo, esto es si el contratista se rehúsa a una
liquidación bilateral, la entidad deberá ejercer su potestad exorbitante y liquidar
unilateralmente el contrato, expidiendo para el efecto una resolución debidamente
motivada dentro de los dos meses siguientes a los cuatro (4) meses destinados al
intento de liquidación de común acuerdo.
9.4.3 DEFINICIONES.
CONTRATO. Es un acuerdo de dos o más voluntades con el fin de crear
obligaciones entre las partes.
CONTRATOS ESTATALES. Son actos jurídicos generadores de obligaciones que
celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en normas de
derecho público, como los que a titulo enunciativo se nombran a continuación:
Contrato de obra, contrato de consultoría, contrato de prestación de servicios,
contrato de concesión, encargos fiduciarios y de fiducia pública, entre otros.
MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.
De acuerdo con el artículo 2º de la ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 94
de la ley 1474 de 2011, las entidades estatales deberán seleccionar los
contratistas bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada,
Concurso de Méritos y Contratación Directa.
A. LICITACION PÚBLICA: Se entiende por esta, el procedimiento mediante el
cual la entidad estatal formula al público una convocatoria para que, en
igualdad de condiciones, quienes se encuentren interesados formulen sus
ofertas y entre estas se seleccione la más favorable para la entidad.
B. SELECCIÓN ABREVIADA: Corresponde a la modalidad de selección
objetiva prevista para aquellos casos en que debido a las características,
circunstancias, cuantía o destinación del objeto, obra o servicio a contratar
se pueden adelantar mecanismos simplificados y agiles para garantizar la
escogencia efectiva del contratista que cumple con los requisitos exigidos
por la entidad para la eventual celebración del contrato.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
213
Bajo esta modalidad se celebran los siguientes contratos:
Contratos de adquisición o suministro de bienes y servicios de
características uniformes (contienen las mismas especificaciones técnicas
con independencia de su diseño);
La contratación de menor cuantía;
Contratos de prestación de servicios de salud;
La enajenación de bienes del estado y
Actos o contratos que tenga por objeto directo las actividades comerciales e
industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales y
de las sociedades de economía mixta.
Para la celebración de un contrato de mínima cuantía, es decir, cuyo valor
no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad,
independientemente de su objeto, se adelantara la selección del contratista
bajo la modalidad de selección abreviada, siguiendo las siguientes reglas:
La entidad estatal deberá publicar la invitación especificando el
objeto del contrato, el presupuesto para desarrollar y las condiciones
técnicas exigidas para tal fin, por un término superior a un día, con el
fin de que pueda ser conocido por quien se encuentre interesado.
Una vez publicada la invitación se le otorgara un término superior a
un día para que el contratista interesado presente su oferta.
La entidad deberá seleccionar la oferta con el menor precio siempre
y cuando cumpla con todas las especificaciones técnicas exigidas;
Dicha selección se le deberá notificar al contratista mediante
comunicación de selección de la oferta presentada. Tanto la
comunicación de aceptación como la oferta presentara por el
contratista constituyen la base sobre la cual se realizara dicho
contrato.
C. CONCURSO DE MERITOS. Esta modalidad contractual está prevista para la
selección de consultores o proyectos, en la que se podrá hacer uso de
sistemas de concurso abierto o de precalificación. Se entiende por contrato
de consultoría los celebrados por las entidades estatales cuyo fin consiste
en el estudio para la ejecución de proyectos de inversión, diagnostico, así
como de asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son
también contratos de consultoría aquellos cuyo objeto consiste en la
interventoría, asesoría, gerencia de obra y/o proyectos.
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214
D. CONTRATACION DIRECTA. Es el procedimiento mediante el cual la entidad
estatal hace conocer a dos (2) o más oferentes el objeto y las demás
variables de contratación a fin de que se formulen propuestas y ofertas,
esta modalidad contractual solo procederá en caso de urgencia manifiesta,
contratación de empréstitos y contratos interadministrativos.
9.4.4 PRODUCTO O SERVICIO.
Establecer los procedimientos internos para la contratación estatal de bienes y
servicios de acuerdo a los principios y normas que la rigen.
9.4.5 NORMATIVIDAD.
La actividad contractual que realice el Municipio, se sujetará siempre a la
Constitución Política (artículos 83, 90, 150, 209, 333 y 365), al Código de
Comercio, Código Civil, Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública), Ley 1150 de 2007, Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011,
decreto 2474 de 2008, decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009, Manual de
Contratación Municipal y demás normas que expida el Gobierno Nacional en esta
materia.
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215
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO
Contratación Pública
Código: PA-CC
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión de Contratación y Compra.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Planeación Contractual Despacho Secretario de Despacho
Coordinación Jurídica
2 Etapa Precontractual Despacho Secretario de Despacho
Coordinación Jurídica
3 Etapa Contractual Despacho
Secretario de Despacho
Coordinación Jurídica
4 Liquidación Del
Contrato
Despacho Secretario de Despacho
Coordinación Jurídica
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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216
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Planeación Contractual
Código: PA-CC-P0101
Versión 01
Nombre del procedimiento Planeación Contractual
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Análisis de las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público encomendado
Secretario General Responsable cargo
BPIM – Plan operativo anual de inversiones.
2
Se realizan los estudios de la disponibilidad de recursos para solventar las prestaciones que se
dejaran a cargo del contratista.
Secretario General Responsable cargo
Disponibilidad presupuestal
3
Estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato para definir las condiciones en que debe ser ejecutado
Secretario General Responsable cargo
Estudio de viabilidad técnica, jurídica y económica.
4
Analizar los riesgos que implica para las partes la ejecución del objeto contractual
Secretario General Responsable cargo
Análisis de riesgos
5
Estudio de los bienes (predios, equipos, edificaciones) que se tienen o se pueden tener para la ejecución del contrato.
Secretario General Responsable cargo
Estudio de factibilidad.
6
Se gestiona la obtención de permisos y licencias que demanden la iniciación o ejecución del contrato
Secretario General Responsable cargo
Normas ambientales y fiscales.
7
Se establece el esquema para hacerle seguimiento y control a las actividades del contratista.
Secretario General Responsable cargo
Normas de Interventoría
8
Con base en todo lo anterior se elabora del proyecto de pliego de condiciones
Secretario General Responsable cargo
Proyecto de pliego de condiciones
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
217
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRA
ACTIVIDAD PLANEACIÓN CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN CONTRACTUAL
CÓDIGO PA-CC-P0101
Análisis de las necesidades de la
entidad para el cumplimiento del servicio
público encomendado.
Se realizan los estudios de la
disponibilidad de recursos para
solventar las prestaciones que se
dejaran a cargo del contratista.
FIN
Analizar los riesgos que implica para las partes
la ejecución del objeto contractual
Estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato para definir las condiciones en que debe ser ejecutado.
Se gestiona la obtención de
permisos y licencias que
demanden la iniciación o
ejecución del contrato
Se establece el esquema para
hacerle seguimiento y control a las
actividades del contratista.
INICIO
Estudio de los bienes (predios, equipos, edificaciones) que se tienen o se pueden tener para la ejecución del contrato.
Con base en todo lo anterior se elabora del proyecto de pliego de condiciones
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218
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Etapa Precontractual
Código: PA-CC-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Selección del Contratista
(convocatoria para participar)
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se instaura aviso de convocatoria para participar en proceso contratación
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo SECOP
2
Se publican los pre pliegos de condiciones Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo SECOP
3
Se reciben las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, después de su publicación, en un término de 10 días hábiles para licitación pública y 5 días hábiles para selección abreviada y concurso de méritos.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo Área Jurídica
4
La entidad debe publicar en SECOP un documento que contenga las apreciaciones y respuestas a las observaciones formuladas por los oferentes, estas respuestas se pueden publicar como parte integrante del acto de apertura.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Área Jurídica
5
La Entidad Municipal ordena la apertura del proceso de selección, mediante acto administrativo de carácter general
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Área Jurídica
6
Se publican los pliegos de condiciones definitivos. Y asigna los riesgos pertinentes.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Área Jurídica
7
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, a solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el proceso se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Área Jurídica
8
Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, el alcalde municipal puede modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Área Jurídica
9
La Entidad debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación.
Secretario Genera – Área Judicial
Área Jurídica
10
Se presentan las propuestas en el plazo determinado para la licitación o concurso (definido en los pliegos de condiciones)
Secretario Genera – Área Judicial
Área Jurídica
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
219
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRA
ACTIVIDAD ETAPA PRECONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA –CONVOCATORIA PARA PARTICIPAR
CÓDIGO PA-CC-P0201
Se instaura aviso de convocatoria para participar en proceso contratación.
Se reciben las observaciones al proyecto de
pliego de condiciones, después de su
publicación, en un término de 10 días hábiles
para licitación pública y 5 días hábiles para
selección abreviada y concurso de méritos
Se publican los pre pliegos de condiciones
La Entidad Municipal ordena la
apertura del proceso de
selección, mediante acto
administrativo de carácter
general
Se publican los pliegos de
condiciones definitivos. Y asigna
los riesgos pertinentes.
INICIO
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, a solicitud de cualquiera de las personas interesadas
La entidad debe publicar en SECOP un documento que contenga las apreciaciones y respuestas a las observaciones formuladas por los oferentes, estas respuestas se pueden publicar como parte integrante del acto de apertura.
A
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Municipio de Baranoa
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220
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRA
ACTIVIDAD PLANEACIÓN CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN CONTRACTUAL
CÓDIGO PA-CC-P0201
A
Como resultado de lo debatido en la
audiencia y cuando resulte conveniente,
el alcalde municipal puede modificar los
pliegos de condiciones a través de
adendas expedidas antes del
vencimiento del plazo para presentar
ofertas.
Se presentan las propuestas en el plazo
determinado para la licitación o concurso
(definido en los pliegos de condiciones)
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
221
ALCALDÍA MUNICIPAL DE
BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Etapa Precontractual
Código: PA-CC-P0202
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Selección del Contratista
(adjudicación del contrato)
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo En los pliegos de condiciones,
se señalará el plazo razonable dentro del cual la entidad deberá realizar la evaluación. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva.
2
Se solicita a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo Los oferentes no podrán
completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
3
Se efectúa la adjudicación del contrato o se declara incierta la licitación o concurso
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo El acto de adjudicación se hará
mediante resolución motivada. La Entidad puede adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta siempre que cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y satisfaga los requisitos de los pliegos de condiciones
laborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
222
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRA
ACTIVIDAD ETAPA PRECONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DEL CONTRATISTA – ADJUDICACION DEL CONTRATO.
CÓDIGO PA-CC-P0202
Se elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas.
Se solicita a los proponentes las
aclaraciones y explicaciones que se
estimen indispensables.
Se efectúa la adjudicación del contrato o se
declara incierta la licitación o concurso
Inicio
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
223
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Etapa Contractual
Código: PA-CC-P0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Formalización del Contrato
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se recopila toda la información del proceso de adjudicación del contrato.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Acto administrativo de adjudicación.
2
Se recopilan los documentos de ley
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
RP, impuesto y aportes parafiscales
3
Se perfecciona el contrato
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Se eleva a escrito
4
Se entrega una Copia del contrato al contratista para que constituya la garantía de cumplimiento
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Póliza de cumplimiento
5
Constituida las garantías se aprueba el contrato
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Formalización legal del contrato.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
224
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRA
ACTIVIDAD ETAPA CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO FORMALIZACION DEL CONTRATO
CÓDIGO PA-CC-P0301
Se recopila toda la información del proceso de adjudicación del contrato.
Se recopilan los documentos de ley
Inicio
Fin
Se perfecciona el contrato
Se entrega un Copia del contrato al
contratista para que constituya la garantía de
cumplimiento
Se entrega un Copia del contrato
al contratista para que constituya
la garantía de cumplimiento
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
225
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°4 Etapa Contractual
Código: PA-CC-P0401
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Ejecución del Contrato
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se designa el interventor o supervisor de la ejecución del contrato y se realiza la publicación.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Coordinación Jurídica
2
Se firma acta de iniciación en la que debe darse cuenta de las condiciones en la que empieza a ejecutarse el contrato y los compromisos que adquieren las partes para tal efecto.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Coordinación Jurídica
3
Si está pactado, se entrega el anticipo correspondiente.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Coordinación Jurídica
4
Una vez iniciado el contrato la principal actividad de la entidad está relacionada con el control del estado y avance de la ejecución contractual, la autorización de los soportes y las cuentas de cobro, los pagos ordinarios y los reajustes, la modificación al contrato para ajustarlo a la realidad de la ejecución, etc.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo Coordinación
Jurídica
5
Posteriormente se recibe el bien, obra o servicio que involucra la elaboración del acta de recibo o la aprobación del informe final.
Secretario Genera – Área Judicial
Responsable cargo
Coordinación Jurídica
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
226
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRA
ACTIVIDAD ETAPA CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO EJECUCION DEL CONTRATO
CÓDIGO PA-CC-P0401
Se designa el interventor o supervisor de la ejecución del contrato y se realiza la publicación.
Se firma acta de iniciación en la que debe darse cuenta de las condiciones en la que empieza a ejecutarse el contrato y los compromisos que adquieren las partes para tal efecto.
Inicio
FIN
Se recibe el bien, obra o
servicio que involucra la
elaboración del acta de
recibo o la aprobación del
informe final.
Si está pactado, se entrega el anticipo
correspondiente.
Una vez iniciado el contrato la principal
actividad de la entidad está relacionada con el
control del estado y avance de la ejecución
contractual, la autorización de los soportes y
las cuentas de cobro, los pagos ordinarios y
los reajustes, la modificación al contrato para
ajustarlo a la realidad de la ejecución, etc.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
227
9.5 PA- GESTIÓN FINANCIERA.
Este proceso es una herramienta de apoyo y consulta que respalda el buen
funcionamiento de la Hacienda Municipal. En ellos se describen las actividades
que deben realizarse para cumplir con las obligaciones y atribuciones que
corresponden, a través de la ejecución presupuestal que se inicia el primer día de
la vigencia fiscal y consiste en desarrollar el presupuesto definitivamente
aprobado, es decir la realización de las operaciones financieras que permitan
cumplir con los programas, objetivos y metas trazadas.
9.5.1 OBJETIVO.
Garantizar una gestión efectiva en las finanzas del municipio a través de un
instrumento de trabajo que garantice la buena gestión en el desarrollo de todas las
actividades que debe realizar la secretaria de Hacienda Municipal, para lo cual
debe desarrollar los siguientes objetivos específicos:
I. Determinar la situación presupuestal del municipio de Baranoa contando
con una herramienta que permita establecer los determinantes del déficit o
superávit de la vigencia fiscal
II. Establecer el movimiento mensual de la tesorería para determinar aspectos
como gastos y el uso de los créditos de corto plazo (créditos de tesorería)
para cubrir periodos de iliquidez. Así como también, Establecer la situación
que la tesorería del municipio de Baranoa presenta a 31 de diciembre de la
vigencia anterior.
III. Elaborar los correspondientes estados financieros y presentar los informes
financieros a los entes de control.
9.5.2 ALCANCE
Corresponde al alcalde municipal ordenar los gastos municipales de acuerdo con
el plan de inversión y el presupuesto. Y a la secretaria de hacienda, desarrollar la
Gestión presupuestal, gestión contable, atención al contribuyente, gestión
tesorería, informes a los entes de control.
El proceso de gestión financiera lo podemos segregar en dos subprocesos: I) La
gestión presupuestal, II) La gestión de tesorería y III) La gestión contable.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
228
GESTIÓN PRESUPUESTAL.
Con respecto a la gestión presupuestal, para efecto de llevar el registro de todas
las operaciones presupuestales la dependencia encargada del manejo
presupuestal deben llevar los siguientes libros:
a. Libro de Registro de Ingresos
b. Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos
c. Libro de Registro de Vigencias Futuras
d. Libro de Registro de Reservas Presupuestales
e. Libro de Registro de Cuentas por Pagar
a. LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS.
En este libro deben registrarse las operaciones inherentes a la gestión de los
ingresos públicos indicando la fecha, el número, la clase, el signo, el valor y el
documento soporte.
Son operaciones de gestión del presupuesto de ingresos las operaciones
establecidas en la ley que conlleven a: el reconocimiento de derechos por cobrar,
la anulación o compensación de los derechos por cobrar, el recaudo y las
devoluciones.
b. LIBRO DE REGISTRO DE APROPIACIONES, COMPROMISOS,
OBLIGACIONES Y PAGOS.
Este libro refleja la apropiación vigente; la apropiación vigente no afectad; el total
de los certificados de disponibilidad expedidos; los compromisos contraídos; los
certificados de disponibilidad pendientes de comprometer; el total de obligaciones
causadas y los compromisos pendientes de causar; el total de pagos realizados y
las obligaciones por pagar.
En este libro debe registrarse diariamente cada una de las operaciones que
afecten el presupuesto de gastos por cada uno de los rubros del anexo del
Decreto de liquidación del presupuesto indicando la fecha, el número, la clase, el
tipo y el valor del documento que autoriza la operación.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
229
c. LIBRO DE REGISTRO DE VIGENCIAS FUTURAS
En este libro se registran los cupos de vigencias futuras autorizados por el
CONFIS o por quien éste delegue (Orden Nacional), y cuando sea del caso,
aquellas autorizaciones impartidas por el Concejo municipal, previa aprobación por
el COMFIS municipal o el órgano que haga sus veces.
d. LIBRO DE REGISTROS RESERVAS PRESUPUESTALES
Este libro presenta las reservas constituidas con cargo al presupuesto de la
vigencia anterior en los respectivos rubros del anexo del Decreto de Liquidación
del Presupuesto (Acuerdo municipal), su ejecución y los saldos.
Se precisa que las reservas presupuestales constituidas, que no se ejecuten
durante el año de su vigencia fenecerán.
e. LIBRO DE REGISTRO CUENTAS POR PAGAR
Este libro presenta las cuentas por pagar constituidas con cargo al presupuesto de
la vigencia anterior en los respectivos rubros del anexo del Decreto de Liquidación
del Presupuesto (Acuerdo Municipal), su ejecución y los saldos.
Se precisa que las cuentas por pagar constituidas, que no se ejecuten durante el
año de su vigencia fenecerán.
I. GESTIÓN DE TESORERÍA
El proceso de gestión tesorería lo podemos desarrollar en dos momentos:
mensual y al final de la vigencia.
1. PROCEDIMIENTO MENSUAL DE TESORERÍA
En el proceso que se desarrolla mensualmente sobre los movimientos de tesorería
se determinan aspectos como la estacionalidad en el recaudo de los ingresos, su
relación con los gastos y el uso de los créditos de corto plazo (créditos de
tesorería) para cubrir periodos de iliquidez. En la dependencia de tesorería se
debe manejar una tabla modelo donde se registren los movimientos financieros
para los meses que hayan transcurrido para la vigencia en curso.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
230
Los conceptos y reglas básicas que deben aplicarse en la tabla son:
a) Recursos disponibles a principio de mes.
b) Recaudos del mes.
c) Pagos durante el mes.
d) Créditos de tesorería.
e) Exigibilidades a fin de mes.
a) RECURSOS DISPONIBLES A PRINCIPIO DE MES.
Se refiere a los saldos en caja, bancos, inversiones temporales y documentos por
cobrar registrados al último día del mes anterior, con los cuales la administración
municipal puede contar para las operaciones del mes respectivo.
b) RECAUDOS DEL MES.
Incluye todos los recaudos del mes provenientes de los diferentes conceptos
rentísticos con que cuenta la entidad territorial, como son los ingresos tributarios y
no tributarios, las transferencias y los recursos de capital.
c) PAGOS DURANTE EL MES.
Son todos los giros efectuados por la tesorería municipal en el transcurso del mes
para pagar los compromisos adquiridos por la administración. Se incluyen los
pagos de funcionamiento, servicio de la deuda, las transferencias pagadas y los
pagos de inversión.
d) CRÉDITO DE TESORERÍA.
Se debe indicar el monto de créditos de corto plazo (menores de un año)
desembolsado en el mes para solucionar problemas de iliquidez. Estos créditos no
se pueden incorporar al presupuesto. Solo se utilizan como un instrumento extra
presupuestal para solventar problemas de iliquidez momentáneos para cubrir
gastos presupuestados.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
231
e) EXIGIBILIDADES A FIN DE MES
Indica el acumulado a fin de mes de los compromisos adquiridos por la
administración municipal que cuentan con su respectivo soporte legal, pero cuyo
pago real no se ha efectuado.
2. PROCEDIMIENTO DE TESORERÍA AL FINAL DE LA VIGENCIA.
Este proceso tiene el propósito de establecer la situación que presenta la tesorería
del municipio a 31 de diciembre de la vigencia anterior para examinar los
determinantes del déficit o superávit real, lo que nos permite establecer los
requerimientos inmediatos de recursos con base en las exigibilidades que deberán
ser cubiertas en la vigencia que se inicia.
Los conceptos y reglas básicas que se deben aplicar para el desarrollo de este
proceso son:
a) Las disponibilidades,
b) Las exigibilidades y
c) La situación de tesorería.
a) DISPONIBILIDADES
Corresponde a los saldos a fin de año registrados en caja, bancos, inversiones
temporales y documentos por cobrar, es decir, los fondos disponibles o
convertibles fácilmente en dinero.
b) EXIGIBILIDADES
Corresponde a las obligaciones de pago del municipio con vencimiento menor
a un año conformadas por la reserva de caja.
c) SITUACIÓN DE TESORERÍA
Es la diferencia entre las disponibilidades y las exigibilidades.
- Hay superávit, cuando las primeras son mayores que las segundas y
- Hay déficit, cuando las exigibilidades son mayores
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
232
En caso de que la situación de tesorería sea deficitaria y la situación
presupuestal superavitaria, se debe analizar qué factores determinan la
diferencia: si los ingresos reconocidos no son efectivos, es decir, no han
ingresado a caja o se presentan situaciones dudosas, o si las reservas de caja
corresponden a cuentas por pagar de otras vigencias que no tienen respaldo
presupuestal.
II. Gestión Contable.
El proceso de gestión contable tiene como propósito realizar los registro,
consolidación y control de todas aquellas actividades que afectan el patrimonio de
la administración para facilitar la planeación y la toma de decisiones en la misma,
para lo cual se realiza la elaboración de los estados financieros. Estos además,
nos permiten presentar los informes a las entidades de control.
9.5.3 DEFINICIONES.
INGRESOS CORRIENTES
Corresponden a los ingresos tributarios y no tributarios reconocidos por la entidad
municipal como recaudos efectivos netos, es decir, los ingresos a tesorería o
bancos según la clasificación del presupuesto de la vigencia.
También incluye los recursos por transferencias del Sistema General de
Participaciones de libre destinación y otras transferencias corrientes de fuentes
diferentes de uso libre, debidamente registradas, reconocidas y efectivas,
presupuestadas durante la vigencia.
RECURSOS DE CAPITAL
Los recursos de capital corresponden a los desembolsos de créditos, tanto
internos como externos, recibidos por la entidad territorial; venta de activos fijos y
otros conceptos asimilables a recursos de capital, como por ejemplo los préstamos
recibidos de otras entidades.
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233
- CRÉDITO
Desembolsos de créditos de largo plazo, presupuestados para la vigencia,
realmente efectuados (con vencimiento mayor a un año) y los desembolsos
programados para el año siguiente de créditos ya contratados.
Se consideran estos últimos, por cuanto su ingreso está garantizado.
- BALANCE DEL TESORO
Superávit del año anterior a la vigencia que se analiza, incorporado como recursos
del balance al presupuesto del respectivo año.
- OTROS
Corresponde a ingresos reconocidos y efectivos presupuestados para la vigencia,
correspondientes a transferencias de capital, regalías o recursos de
cofinanciación.
A. PAGOS
Son los gastos efectuados con cargo al presupuesto de la vigencia. Debe incluir
los pagos por concepto de funcionamiento, pago de salarios a los empleados
(servicios personales), los costos de la compra de bienes y servicios (gastos
generales) y las transferencias relacionadas con la nómina (ICBF, Sena y Caja
Prestacional, entre otros), transferencias a otros niveles administrativos no
condicionadas a ser destinadas a inversión, servicio de la deuda por los créditos
adquiridos (desagregado en intereses y amortizaciones) e inversión (construcción
de vías, escuelas, puestos de salud, entre otros, bien sea directamente o a través
de terceros mediante el giro de aportes con destinación exclusiva a inversión,
conforme a las normas existentes).
B. CUENTAS POR PAGAR
Son obligaciones, constituidas a 31 de diciembre de la vigencia fiscal, que
amparan los compromisos derivados de la entrega a satisfacción de los bienes y
servicios y de anticipos pactados en los contratos. Se pagarán con cargo a los
saldos disponibles sin operación presupuestal alguna.
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234
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS.
El manejo de los recursos financiero por parte de la tesorería hace necesario la
apertura de cuentas bancarias. La creación de estas cuentas debe hacerse en
entidades vigiladas y autorizadas por la superintendencia financiera.
CUENTA CORRIENTE.
Son las cuentas principalmente utilizadas para el manejo de chequeras las cuales
no generan ningún tipo de rentabilidad financiera.
CUENTA DE AHORRO.
Estas cuentas generan una rentabilidad mínima sobre los depósitos efectuados en
ellas, pero no permiten el uso de chequeras para efectuar los pagos.
Generalmente estas cuentas se utilizan para mantener recurso que no se vayan a
mover inmediatamente, y lo que se acostumbra en ellas es efectuar los traslados a
las cuentas corrientes en el momento que se requiera liquidez para efectuar el giro
de cheques. Igualmente, se utilizan para realizar pagos a través de movimientos
electrónicos mediante las transferencias a otras cuentas vía internet desde las
pantallas empresariales de los bancos.
9.5.4 PRODUCTO O SERVICIO.
Los productos que se generan por medio de este proceso
9.5.5 NORMATIVIDAD.
Constitución Política Artículo 209
Ley 87 de 1993 y 489 de 1998
Estatuto Tributario Nacional
Ley 643 de 2001
Resolución 222 de 2006. Régimen de Contabilidad Pública
Estatuto de Rentas Municipal.
Ley 716 de 2001
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
235
De acuerdo con lo previsto en los artículos 300-5, 313-5, 352 y 353 de la Constitución
Política, el artículo 52 de la Ley 179 de 1994, el artículo 32-10 de la Ley 136 de 1994, y el
artículo 32 de la Ley 225 de 1995.
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TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO
Gestión Financiera
Código: PA-GFP
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión Financiera - Presupuesto.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Programa anual mensualizado de caja
Hacienda Municipal Responsable del Cargo
Estados Financieros
2 Registro de ingresos. Hacienda Municipal Responsable del Cargo
Estados Financieros
3
Registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos
Hacienda Municipal Responsable del Cargo
Estados Financieros
4 Registro de vigencias futuras Hacienda Municipal Responsable del Cargo
Estados Financieros
5 Registro de reservas presupuestales
Hacienda Municipal Responsable del Cargo
Estados Financieros
6 Registro de cuentas por pagar Hacienda Municipal Responsable del Cargo
Estados Financieros
7 Modificación del presupuesto Hacienda Municipal Responsable del Cargo
Estados Financieros
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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236
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Programa Anual Mensualizado de
Caja - PAC
Código: PA-GFP-
0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Programa Anual Mensualizado De
Caja - PAC
Vigente a partir de
20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se analiza el comportamiento de los flujos de ingresos recaudados cada mes por la tesorería del municipio.
Sec. De Hacienda Secretario de
Hacienda Estados Financieros
2
Se analiza la ejecución presupuestal mensual de los tres (3) últimos años que incluyan los ingresos recaudados por cada rubro rentístico así como los pagos realizados por cada rubro de gasto.
Sec. De Hacienda Secretario de Hacienda
Estados Financieros
3
Se analiza el presupuesto anual para el ejercicio de la vigencia fiscal tanto para ingresos como para gastos
Sec. De Hacienda Secretario de Hacienda
Estados Financieros
4
Se analizan las proyecciones de desembolsos para el pago de contratos y proyectos de inversión. (POAI)
Sec. De Hacienda Secretario de Hacienda
Estados Financieros
5
Se establece un resumen de fechas: vencimiento de inversiones, desembolsos de créditos contratados, amortizaciones, pago de intereses y servicio de la deuda, contratos que cubren vigencias futuras y que se deben cancelar durante la vigencia fiscal, en la cual está programado el flujo de caja.
Sec. De Hacienda Secretario de Hacienda
Estados Financieros
6
La secretaría de hacienda comunicará a la personería y concejo municipal, las metas anuales mensualizadas de pago para la elaboración del PAC con fundamento en las metas financieras determinadas por el consejo municipal de política fiscal, COMFIS.
Sec. De Hacienda Secretario de Hacienda
Estados Financieros
7
La personería y concejo municipal , presentarán el PAC a la secretaría de hacienda, antes del veinte (20) de diciembre
Personería y concejo municipal
Secretario de Hacienda
Estados Financieros
8
La secretaría de hacienda coordinará con la secretaría de planeación la elaboración del programa anual mensualizado de caja de inversión.
Sec. De Hacienda y Planeación.
Secretario de Hacienda
Estados Financieros
9
La secretaría de hacienda consolida el PAC con las solicitudes presentadas por los órganos y hará la verificación frente a las metas financieras y su respectiva mensualización
Sec. De Hacienda
Secretario de Hacienda
Estados Financieros
10
La secretaría de hacienda municipal comunicará a los diferentes órganos y dependencias, dentro de los dos (2) primeros días hábiles del mes, una programación de pagos que le permita atender los requerimientos de caja durante ese mes.
Sec. De Hacienda
Secretario de Hacienda
Estados Financieros
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
237
11
Distribuye la apropiación presupuestal en cada uno de los rubros del presupuesto conforme al PAC, e Ingresa al sistema la Distribución Presupuestal.
Sec. De Hacienda.
Secretario de Hacienda
Estados Financieros
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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238
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD PROGRAMA MENSUALIZADO DE CAJA
PROCEDIMIENTO PAC
CÓDIGO PA-GFP-P0101 Inicio
Fin Comunicación escrita al Concejo y
Personería Municipal sobre pago de
transferencias de acuerdo a la Ley 617 de
2001 y aprobados por el COMFIS
Proyección pagos del contratos del
POAIN.
Proyección de pagos del Servicio de la
Deuda, incluido pagos de vigencias futuras.
Análisis Histórico Flujo Mensual de Caja.
Análisis Histórico Flujos de Ingresos y Gastos últimos tres años.
Análisis presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia en curso.
Personería y Concejo presentaran PAC a la
Secretaria de Hacendar Municipal antes del 20 de
Diciembre de cada vigencia.
La secretaría de hacienda
coordinará con la secretaría de
planeación la elaboración del
programa anual mensualizado
de caja de inversión.
Hacienda Municipal coordinara el
PAC con los diferentes órganos
del presupuesto Municipal la
programación de pagos mensual.
Hacienda Municipal distribuye las
apropiaciones en cada rubro del
presupuesto.
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239
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Registro de Ingresos
Código: PA-GFP-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Registro Presupuestal de Ingresos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Tesorería envía mensualmente los listados de recaudo de los diferentes ingresos en el mes tales como impuesto predial, industria y comercio, así como las transferencias y otros.
Tesorería Municipal Tesorero Municipal
Contabilidad
2
Se genera el listado de Ingresos por rubro presupuestal de ingresos organizándolo de acuerdo a lo requerido.
Tesorería Municipal Tesorero Municipal
Contabilidad
3
Se realiza el registro de las operaciones. identificando el tipo de ingresos: corrientes, de capital, parafiscal, etc.
Tesorería Municipal Tesorero Municipal
Contabilidad
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
240
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD REGISTRO DE INGRESOS
PROCEDIMIENTO REGISTRO PRESUPUESTAL DE INGREOS
CÓDIGO PA-GFP-P0201
Inicio
FIN
Se realiza el registro de las operaciones.
Identificando el tipo de ingresos: corrientes, de
capital, parafiscal, etc.
Se genera el listado de Ingresos por rubro
presupuestal de ingresos organizándolo de
acuerdo a lo requerido.
Tesorería envía mensualmente al departamento
contable los listados de recaudo de los
diferentes ingresos en el mes tales como
impuesto predial, industria y comercio, así como
las transferencias y otros.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
241
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Registro Presupuestal de Apropiaciones,
Compromisos, Obligaciones y Pagos
Código: PA-GFP-P0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Dependencias solicitan necesidad para contratar
Dependencia correspondiente.
Secretario de despacho
Registro de documentos recibidos (despacho)
2
Alcalde recibe solicitud y envía solicitud de CDP para diligencia de contrato
Despacho Subsecretario de despacho
Registro de documentos enviados (despacho)
3
Se recibe del alcalde municipal formato de solicitud de CDP
Área de Hacienda. Auxiliar. administrativo
Registro de documentos recibidos (Hacienda)
4
Consulta el estado de ejecución del acuerdo mensual de gastos y asigna o no, el
número de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).y envía a sec. De Hacienda
Hacienda Municipal Coordinador del control presupuestal
Libro de registro de apropiaciones.
5
Se envía documento de CDP a las dependencias correspondientes y al alcalde para gestionar el proceso de contratación.
Secretario de Hacienda Secretario de hacienda
Registro de documentos enviados (Hacienda)
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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242
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD CERTIFICADOS PRESUPUESTALES
PROCEDIMIENTO EXPEDICIN CDP
CÓDIGO PA-GFP-P0301
Inicio
FIN
Se recibe del alcalde municipal formato de
solicitud de CDP.
Alcalde recibe solicitud y envía solicitud de CDP
para diligencia de contrato.
Dependencia solicita con oficio necesidad para
contratar.
Se recibe del alcalde municipal formato de solicitud
de CDP.
Consulta
Saldos
Se envía documento de CDP a las
dependencias correspondientes y al alcalde para
gestionar el proceso de contratación.
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243
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Registro Presupuestal de Apropiaciones,
Compromisos, Obligaciones y Pagos
Código: PA-GFP-P0302
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Registro de los Compromiso, Obligación
y Pago
Vigente a partir de
20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Recibe de las dependencias correspondientes el proyecto de contrato con los documentos soporte para generar los compromisos
Dependencias correspondientes. Secretarios de despacho
Registro de recepción de documentos.
2
Realiza el registro presupuestal de los compromisos en el sistema y envían los documentos a la oficina jurídica para que continúe el trámite de legalización del contrato.
Sec. De Hacienda Coordinador del control presupuestal
Libro de apropiaciones.
(registro del compromiso)
3
Se recibe documentación, se legaliza el contrato y se envía al despacho para firma del alcalde
Sec. General (oficina jurídica) Auxiliar administrativo
Contrato legalizado
4
Se Recibe, del despacho del alcalde, los contratos debidamente legalizados, y realiza el registro de la Obligación. Sec. De Hacienda.
Coordinador del control presupuestal
Libro de apropiaciones (registro de la obligación.)
5
Envía los contratos a la secretaria General (oficina jurídica)
Sec. General (oficina jurídica) Auxiliar administrativo
Registro de archivo de contratos.
6
Recibe de contabilidad los comprobantes de egreso y registra la ejecución de los pagos
Sec. De Hacienda
Coordinador del control presupuestal
Libro de apropiaciones (registro de pagos)
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
244
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD REGISTOROS PRESUPUESTALES
PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN RP
CÓDIGO PA-GFP-P0302
Inicio
FIN
Jurídica recibe documentación, se legaliza el
contrato y se envía al despacho para firma del
alcalde.
Dependencia envía documentos contractuales
con sus respectivos soportes.
Despacho del Alcalde recibe contrato para
legalizar y se registra la obligación.
Envío de Contratos a Secretaria General y Oficina
Jurídica para seguir el Trámite.
Presupuesto realiza el RP y lo envía a Jurídica
para que continúe el trámite del contrato.
Tesorería recibe de contabilidad los
comprobantes de egreso y registra la ejecución
de los pagos.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
245
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°4 Registro de Vigencias Futuras
Código: PA-GFP-P0401
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Registro de Vigencias Futuras y
Cuentas por Pagar
Vigente a partir de
20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se adquiere compromisos para vigencias futuras con cargo a las autorizaciones de gastos impartidas por el CONFIS nacional y aquellas que autorice el concejo m/pal, previa autorización del COMFIS municipal.
Despacho del alcalde – Oficina Jurídica – Secret. de Hacienda-
Alcalde, asesor jurídico y sec. De hacienda.
Documento que respalda los compromisos.
2
Se Indica los saldos de los compromisos y las obligaciones pendientes de autorización de pago por cada una de las apropiaciones constituidas como Reservas Presupuestales
Secretaria De Hacienda Secretario de despacho
Contratos, Decretos y/o resoluciones
3
Se recibe información del compromiso de vigencias futuras y registra las obligaciones y compromisos.
Coordinación de presupuesto
Coordinador de presupuesto
Libro de registro de vigencias futuras.
4
Si el compromiso no se canceló en la vigencia anterior habiendo terminado el servicio o el suministro se llamará Cuenta por Pagar y se elaborará el listado con el Nombre del beneficiario, valor de la Cuenta Por Pagar, Nombre y número del rubro afectado
Área de Hacienda Secretario de hacienda
Resolución de consolidado de cuentas por pagar.
5
Se hace la imputación presupuestal de cada una de las cuentas por pagar reflejadas en los listados (disponibilidad y registro presupuestal).
Área de presupuesto Coordinador de presupuesto
Libro de registro de cuentas por pagar.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
246
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD REGISTORO VIGENCIAS FUTURAS
PROCEDIMIENTO REGISTROS VIGENCIAS FUTURAS Y CXP
CÓDIGO PA-GFP-P0401
Inicio
FIN
Se Indica los saldos de los compromisos y las
obligaciones pendientes de autorización de pago por cada
una de las apropiaciones constituidas como Reservas
Presupuestales
Se adquiere compromisos para vigencias futuras con
cargo a las autorizaciones de gastos impartidas por el
CONFIS nacional y aquellas que autorice el concejo
m/pal, previa autorización del COMFIS municipal.
Se recibe información del compromiso de vigencias
futuras y registra las obligaciones y compromisos.
Si el compromiso no se canceló en la vigencia anterior
habiendo terminado el servicio o el suministro se
llamará Cuenta por Pagar y se elaborará el listado con
el Nombre del beneficiario, valor de la Cuenta Por
Pagar, Nombre y número del rubro afectado
Se hace la imputación presupuestal de cada una de las
cuentas por pagar reflejadas en los listados
(disponibilidad y registro presupuestal).
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
247
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°5 Modificación Presupuestal
Código: PA-GFP-P0501
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Adición para Funcionamiento.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Dependencia envía solicitud de adición al Secretario de Hacienda firmada por el ordenador del gasto
Dependencias correspondientes.
Secretarios de despacho.
Documentos soportes de ingresos a recibir.
El coordinador del Presupuesto evalúa la necesidad real del recurso y la disponibilidad de los mismos.
Dependencias correspondientes.
Secretarios de despacho.
Documentos soportes de ingresos a recibir.
3
El Secretario de Hacienda autorizará en la respectiva comunicación, si se asignan o no los recursos a esa dependencia.
Dependencias correspondientes.
Secretarios de despacho.
Documentos soportes de ingresos a recibir.
n
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
248
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO ADICION PARA FUNCIONAMIENTO
CÓDIGO PA-GFP-P0501 Inicio
FIN
El coordinador del Presupuesto evalúa la necesidad real
del recurso y la disponibilidad de los mismos.
Dependencia envía a la Secretaria Hacienda solicitud
adición para funcionamiento firmada por el ordenador del
gasto.
Secretario Hacienda autoriza adición previamente
verificados los saldos presupuestales. Adición para
funcionamiento.
Verificación
Adición
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
249
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°5 Modificación Presupuestal
Código: PA-GFP-P0502
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Adición para Inversión
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Solicitud dirigida al Secretario de Hacienda firmada por el alcalde, adjuntando el contrato o citando la Ley, Ordenanza o Acuerdo que le da destinación específica a la renta y especificando además el proyecto inscrito el Banco de Programas y Proyectos de Planeación.
Secretarias de despacho.
Secretarios Presupuesto
2
Se solicita concepto de viabilidad a la secretaria de planeación.
Secretaria de Hacienda Secretario de Hacienda
Presupuesto
3
se verifica la disponibilidad de ingresos (convenios o contratos y rentas destinadas por la ley, ordenanza o acuerdo)
Secretaria de Hacienda. Secretario de Hacienda
Presupuesto
n
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
250
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO ADICION PARA INVERSIÓN
CÓDIGO PA-GFP-P0502
Inicio
FIN
Se solicita opción de viabilidad a la Secretaria de
Planeación
Solicitud dirigida al Secretario de Hacienda firmada por el
alcalde, adjuntando el contrato o citando la Ley,
Ordenanza o Acuerdo que le da destinación específica a
la renta y especificando además el proyecto inscrito el
Banco de Programas y Proyectos de Planeación.
Secretario Hacienda autoriza adición previamente
verificados los saldos presupuestales. Adición para
Inversión
Verificación
Adición
PprePresup
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
251
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°5 Modificación Presupuestal
Código: PA-GFP-P0503
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Reducciones.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Secretario de Hacienda solicita al COMFIS municipal reducción presupuestal. Secretaria Hacienda
Secretario Hacienda
2
COMFIS Municipal verifica que exista disponibilidad de recursos en las apropiaciones de gastos. Y autoriza o no, la reducción.
Secretaria Hacienda Secretario Hacienda
3
El Secretario de Hacienda procede a reducir el presupuesto por medio de decreto firmado por el alcalde. Secretaria Hacienda
Secretario Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
252
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO REDUCIONES PRESUPUESTALES
CÓDIGO PA-GFP-P0503 Inicio
FIN
COMFIS Municipal verifica que exista disponibilidad de
recursos en las apropiaciones de gastos. Y autoriza o no,
la reducción
Secretario de Hacienda solicita al COMFIS municipal
reducción presupuestal.
El Secretario de Hacienda procede a reducir el
presupuesto por medio de decreto firmado por el
alcalde, previa autorización Concejo Municipal
Verificación
Reducción
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
253
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°5
Modificación Presupuestal
Código: PA-GFP-P0504
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Traslados
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Las dependencias solicitan traslado presupuestal al Secretario de Hacienda, firmada por el Ordenador del gasto.
Secretaria Hacienda Secretario Hacienda
Jefes despacho
2
Secretario de hacienda hace solicitud de traslados en rubros de inversión, a la Secretaría de Planeación, con el fin de obtener el concepto de viabilidad
Secretaria Hacienda Secretario Hacienda Planeación
3
Coordinador presupuestal verifica que el Rubro exista, que tenga saldo disponible y que el fondo pueda ser contra-acreditado para el rubro al cual se pretende acreditar.
Secretaria Hacienda
Secretario Hacienda
Presupuesto
4
Se expide Certificado de Disponibilidad de Apropiaciones por el coordinador de la Unidad de Presupuesto
Secretaria Hacienda Secretario Hacienda
Presupuesto
5
Se da o no, Concepto favorable del por parte de la secretaria de Planeación donde se indique que el proyecto está radicado en el Banco de Programas y Proyectos.
Secretaria Hacienda
Secretario Hacienda
Presupuesto
6
Los traslados de gastos de personal y transferencias son manejados exclusivamente por la Secretaría de Hacienda y recursos Humanos
Secretaria Hacienda Secretario Hacienda
Hacienda
7
Los traslados de gastos generales, pueden ser solicitados por iniciativa de las Secretarías, exceptuando
servicios públicos y seguros, y respetando las destinaciones para vigencias futuras.
Secretaria Hacienda Secretario Hacienda
Presupuesto
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
254
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTO
ACTIVIDAD MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO TRASLADOS PRESUPUESTALES
CÓDIGO PA-GFP-P0504
Inicio
FIN
Secretario de hacienda hace solicitud de traslados en
rubros de inversión, a la Secretaría de Planeación, con el
fin de obtener el concepto de viabilidad
Las dependencias solicitan traslado presupuestal al
Secretario de Hacienda, firmada por el Ordenador del
gasto.
El Secretario de Hacienda procede a ser los traslados
por medio de decreto firmado por el alcalde, previa
autorización Concejo Municipal, exceptuando gastos de
destinación especifica
Verificación Saldos
Disponibles
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
255
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO
Gestión Financiera
Código: PA-GFT
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión Financiera - Tesorería
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Recaudo de ingresos
Hacienda Municipal Tesorero Municipal Registros Hacienda
2 Pago de obligaciones
Hacienda Municipal Tesorero Municipal
Registros Hacienda
3 Gestión de Créditos
Hacienda Municipal Secretario Hacienda
Registros Hacienda
4 Registro mensual de
operaciones financieras Hacienda Municipal
Secretario Hacienda Registros Hacienda
5 Balance final de tesorería
Hacienda Municipal
Secretario Hacienda Registros Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
256
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Recaudo de Ingresos
Código: PA-GFT-P0101
Versión 01
Nombre del procedimiento Recaudo de Ingresos
Tributarios Y No Tributarios
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable
Cargo Responsable
Punto de control
1
Usuario Solicita información y/o liquidación de impuestos a cancelar Liquidación de
impuesto Coordinador de área Hacienda
2
Se le pregunta al usuario el tipo de impuesto que va a cancelar y se le entrega la información correspondiente.
Liquidación de impuesto
Coordinador de área
Hacienda
3
Identifica los tipos de impuestos y rubros a tener en cuenta se hace la respectiva liquidación en el sistema o en el formulario para ingresar al mismo y se le informa al contribuyente el valor a cancelar y el número y denominación de la cuenta cancelar
Liquidación de impuesto
Coordinador de área
Hacienda
4
Se recibe del contribuyente volante de consignación, se confronta con el valor autorizado a cancelar .y se expide recibo con original y copia. El original se le entrega al contribuyente.
Liquidación de impuesto
Coordinador de área
Hacienda
5
Al finalizar la jornada de recaudos se procede a ordenar los recibos originales por consecutivo y de acuerdo a los diferentes pagos.
Liquidación de impuesto
Coordinador de área
Hacienda
6
Se procede a sacar el resumen diario por cada impuesto para realizar el cuadre de caja el cual debe coincidir con el dinero recaudado.
Liquidación de impuesto
Coordinador de área
Hacienda
7
Realizado el cuadre de caja se elaboran informe para tesorería y contabilidad.
Liquidación de impuesto
Coordinador de área
Hacienda
8
Los recaudos a terceros son consignados en las cuentas bancarias ordenados por cada entidad
Liquidación de impuesto
Coordinador de área
Hacienda
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
257
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA -TESORERIA
ACTIVIDAD RECAUDO INGRESOS
PROCEDIMIENTO RECAUDO INGRESOS TRIBUTARIOS Y NO TRIBUTARIOS
CÓDIGO PA-GFT-P0101 Inicio
FIN
Usuario Solicita información y/o liquidación de impuestos a
cancelar
Se recibe del contribuyente volante de consignación, se
confronta con el valor autorizado a cancelar .y se
expide recibo con original y copia. El original se le
entrega al contribuyente.
Se le entrega al contribuyente formulario de acuerdo el
tipo de impuesto que va a cancelar.
Se le liquida el impuesto correspondiente de acuerdo al tipo
de impuesto y se le entrega la información con valores a
cancelar.
Se procede a sacar el resumen diario por cada impuesto
para realizar el cuadre de caja el cual debe coincidir con
el dinero recaudado.
Realizado el cuadre de caja se elaboran informe para
tesorería y contabilidad.
Los recaudos a terceros son
consignados en las cuentas
bancarias ordenados por cada
entidad
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
258
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Pago de Obligaciones
Código: PA-GFT-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Gestión del Pago de Obligaciones
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Recepción de los documentos soportes que originen las ejecuciones de pagos. Secretaria de Hacienda
Auxiliar administrativo.
Libro de recepción de obligaciones de pagos.
2
Verificación de los documentos soportes que originen las ejecuciones de pagos. Secretaria de Hacienda
Coordinador de presupuesto.
Archivo de obligaciones por pagar.
3
Se ingresa al sistema para la emisión de la cuenta por pagar (resolución) generando el numero consecutivo en el libro de radicados para resoluciones administrativas. Y pasa a contabilidad.
Área de Tesorería Tesorero
Documento de cuentas por pagar (resolución)
3
En contabilidad se hace el registro contable y pasa para la firma del señor Alcalde. Área de contabilidad Contador Registro contable
4
Se recibe la resolución de pago con la firma del señor alcalde, se procede a elaborar el comprobante de egreso y Cheque (aplicar retenciones), el cual queda registrado en libros de banco. Enviar cheques para firma del Alcalde.
Área de Tesorería Tesorero
Libro de resoluciones- libro de bancos- libro de comprobantes de egreso
5
El alcalde procede a revisar y firmar los cheques y reenviar a tesorería.
Despacho del alcalde Subsecretario de despacho.
Libro de registro de cheques recibidos, firmados y reenviados.
6
Se entrega el cheque y se responsabiliza del cuidado, conservación y entrega del mismo al beneficiario.
Área de tesorería Tesorero Usuario firma libro de cuentas canceladas, comprobante de egreso y Libro de cheques girados.
7
Se procede aplicar el procedimiento de archivo de las cuentas canceladas.
Área de tesorería Auxiliar administrativo
Libro de registro de cuentas canceladas.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
259
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA -TESORERIA
ACTIVIDAD PAGO OBLIGACIONES
PROCEDIMIENTO GESTION PAGO OBLIGACIONES
CÓDIGO PA-GFT-P0201
Inicio
Fin
Recepción de los documentos soportes que originen las
ejecuciones de pagos.
En contabilidad se hace el registro contable y pasa para la
firma del señor Alcalde.
Verificación de los documentos soportes que originen las
ejecuciones de pagos.
Se ingresa al sistema para la emisión de la cuenta por
pagar (resolución) generando el numero consecutivo
Se recibe la resolución de pago con la firma del señor
alcalde, se procede a elaborar el comprobante de egreso y
Cheque (aplicar retenciones), el cual queda registrado en
libros de banco.
Se entrega el cheque y se responsabiliza del cuidado, conservación y entrega del mismo al beneficiario.
Se procede aplicar el procedimiento
de archivo de las cuentas
canceladas.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
260
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Gestión de Créditos
Código: PA-GFT-P0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Operaciones Crédito Público
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Concepto técnico de la secretaria de planeación.
Secretaria de Hacienda Secretario Hacienda Municipal
Informe SEUD
2
Análisis de la capacidad de endeudamiento de acuerdo con la ley 358 de 1997 y la Ley 819 de 2003.
Secretaria de Hacienda Secretario Hacienda Municipal
Informe SEUD
3
Análisis del estado actual de la deuda (Perfil de la Deuda).
Secretaria de Hacienda Secretario Hacienda Municipal
Informe SEUD
4
Análisis del estado actual de la deuda (Perfil de la Deuda).
Secretaria de Hacienda Secretario Hacienda Municipal
Informe SEUD
5
Concepto favorable se hace gestiones ante las entidades crediticias Secretaria de Hacienda
Secretario Hacienda Municipal
Informe SEUD
6
Se hace en registro ante Ministerio de Hacienda
Secretaria de Hacienda Secretario Hacienda Municipal
Informe SEUD
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
261
Desf.
Favorable.
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA -TESORERIA
ACTIVIDAD GESTIÓN DE CREDITOS
PROCEDIMIENTO OPERACIONES CREDITO PÚBLICO
CÓDIGO PA-GFT-P0301
Inicio
FIN
Concepto técnico de la secretaria de planeación.
Análisis de la capacidad de endeudamiento de acuerdo
con la ley 358 de 1997 y la Ley 819 de 2003.
Análisis del estado actual de la deuda (Perfil de la Deuda).
Concepto favorable se hace gestiones ante las entidades
crediticias
Registro Ministerio Hacienda y se
espera desembolso entidad
financiera.
Concepto
Concejo Se devuelve solicitud operación de crédito a la
Secretaria de Planeación y Hacienda Municipal
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
262
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°4 Registro Mensual de Operaciones
Financieras
Código: PA-GFT-P0401
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Registro Mensual de las Operaciones
Financieras
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Se toman los saldos finales del mes anterior como base de los saldos iniciales del mes actual
Secretaria de Hacienda Contabilidad
Formato de registro mensual de operaciones financieras. RMOF
2
Se revisa el listado de pagos pendientes de realizar Secretaria de Hacienda Contabilidad
Planilla diaria de egresos
3
Se revisa el libro de bancos, notas bancarias y comprobantes de contabilidad para determinar que ingresos o gatos se deben relacionar dentro del listado de depósitos.
Secretaria de Hacienda Contabilidad
Libro de bancos, comprobantes de egresos, registro de consignaciones. conciliaciones bancarias
4
Se toma el resumen de nómina para determinar los descuentos que se hacen a los funcionarios como son: Salud, Pensiones y libranzas para registrarlos en la columna de ingresos en la relación de depósitos
Secretaria de Hacienda Contabilidad Nóminas.
5
Una vez determinados todos los ingresos y gastos se toman los totales y se transcriben en el cuadro de registros mensuales de operaciones financieras.
Secretaria de Hacienda Contabilidad
Planillas de ingresos y de egresos. Diarios.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
263
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA -TESORERIA
ACTIVIDAD OPERACIONES FINANCIERAS
PROCEDIMIENTO REGISTRO MENSUAL DE OPERACIONES FINANCIERAS
CÓDIGO PA-GFT-P0401
Inicio
FIN
Se toman los saldos finales del mes anterior como base de
los saldos iniciales del mes actual
Se revisa el listado de pagos pendientes de realizar
Se revisa el libro de bancos, notas bancarias y
comprobantes de contabilidad para determinar que ingresos
o gatos se deben relacionar dentro del listado de depósitos
Una vez determinados todos los ingresos y gastos se toman
los totales y se transcriben en el cuadro de registros
mensuales de operaciones financieras. Conciliaciones
Bancarias.
Se toma el resumen de nómina para determinar los
descuentos que se hacen a los funcionarios como son:
Salud, Pensiones y libranzas para registrarlos en la columna
de ingresos en la relación de depósitos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
264
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°5 Balance Final de Tesorería
Código: PA-GFT-P0501
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Balance Final de Tesorería
Vigente a partir de
20/06/2015
Pag. 1 de n N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo
Responsable Punto de control
1
Se estudian los saldos por cada uno de los recursos arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia en el formato de RMOF Secretaria de Hacienda Contabilidad formato de RMOF
2
Se analizan que los saldos de los recursos con destinación específica en la ejecución de gastos coincidan con los arrojados en el formato de RMOF.
Secretaria de Hacienda Contabilidad
formato de RMOF
3
Igualmente determinan los recursos del Municipio en la relación de depósitos para sumarlos con los saldos del formato de RMOF
Secretaria de Hacienda Contabilidad
formato de RMOF
4
También se debe determinar y sumar los ingresos pendientes por recaudar cuando estos ya se encuentran comprometidos (Esto en el caso de los recursos con destinación específica).
Secretaria de Hacienda Contabilidad
formato de RMOF
5
Se restan de los saldos del formato de RMOF las cuentas por pagar y reservas
Secretaria de Hacienda Contabilidad formato de RMOF
6
Finalmente se descuentan los pasivos exigibles para ser descontados de los saldos del formato de RMOF y se obtienen los valores a adicionar como excedentes financieros respetando la destinación del recurso
Secretaria de Hacienda Contabilidad formato de RMOF
7
Con estos resultados se procede a elaborar el borrador del Acto administrativo para la incorporación de los excedentes financieros al Presupuesto general, teniendo en cuenta las Sugerencias presentadas por el Alcalde y los Secretarios de Despacho
Secretaria de Hacienda Contabilidad formato de RMOF
8
Una vez elaborado el borrador de determinación y adición de los excedentes Financieros lo pasa al Alcalde para su revisión y ajustes pertinentes.
Secretaria de Hacienda Contabilidad
formato de RMOF
9
Revisa, Aprueba y firma decreto
Secretaria de Hacienda Contabilidad
formato de RMOF
10
Legalización del decreto y envía las Tesorería
Secretaria de Hacienda Contabilidad formato de RMOF
11
Ya aprobado y firmado el Acto Administrativo se procede a alimentar los sistemas para la actualización de saldos en cada uno de los rubros presupuestales.
Secretaria de Hacienda Contabilidad formato de RMOF
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
265
FIN
Se estudian los saldos por cada uno de los recursos
arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia en el formato de
RMOF
Se verifica que los saldos con destinación específica
coincidan con los arrojados formatos RMOF
Con estos resultados se procede a elaborar el borrador del
Acto excedentes financieros al Presupuesto general,
teniendo en cuenta las sugerencias presentadas por el
Alcalde y los Secretarios de Despacho.
Con el Decreto firmado se actualizan los saldos en software
de Tesorería.
Se restan de los saldos del formato de RMOF las cuentas
por pagar y reservas.
Inicio
Finalmente se descuentan los pasivos exigibles para ser
descontados de los saldos del formato de RMOF y se
obtienen los valores a adicionar como excedentes
financieros respetando la destinación del recurso.
Se revisa, aprueba y revisa Decreto por parte del Alcalde
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
266
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO
Gestión Financiera
Código: PA-GFC
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión Financiera - Contabilidad
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Elaboración de los estados
financieros Hacienda Municipal Contador Estados Financieros
2 Presentación de los informes financieros Hacienda Municipal Contador Estados Financieros
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
267
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Gestión Contable
Código: PA-GFC-
P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de los Estados
Financieros.
Vigente a partir de
20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Recepción de documentos soportes de todas las áreas correspondientes, para analizar y hacer los registros contables pertinentes.
Todas Las Dependencias
Jefes de oficinas
Contabilidad
2
Si no están bien diligenciados se procede a devolver la cuenta o documentos para su corrección a las dependencias de origen:
Todas Las Dependencias
Jefes de oficinas
Contabilidad
3
Si están bien diligenciados se procede a digitar y contabilizar en el sistema, y se elaboran los ajustes y reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones, provisiones de prestaciones sociales, contabilización de indirectos bancarios y corrección de errores
Hacienda Municipal Tesorería Estados
Financieros
4
Se elaboran los ajustes y reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones, provisiones de prestaciones sociales, contabilización de indirectos bancarios y corrección de errores.
Hacienda Municipal Tesorería Estados
Financieros
5
Se realizar el análisis a balances y se elabora los estados financieros.
Hacienda Municipal Tesorería Estados
Financieros
6
Se hace la imputación presupuestal de cada una de las cuentas por pagar reflejadas en los listados (disponibilidad y registro presupuestal)
Hacienda Municipal Tesorería Estados
Financieros
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
268
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA – CONTABILIDAD.
ACTIVIDAD GESTIÓN CONTABLE
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN ESTADOS FINANCIEROS
CÓDIGO PA-GFC-P0101 Inicio
FIN
Recepción de documentos soportes de todas las áreas
correspondientes, para analizar y hacer los registros
contables pertinentes.
Se elaboran los ajustes y reclasificaciones, depreciaciones,
amortizaciones, provisiones de prestaciones sociales,
contabilización de indirectos bancarios y corrección de
errores.
Si no están bien diligenciados se procede a devolver la
cuenta o documentos para su corrección a las
dependencias de origen.
Se realizar el análisis a balances y se elabora los estados
financieros.
Se hace la imputación presupuestal de cada una de las
cuentas por pagar reflejadas en los listados.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
269
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Gestión Contable
Código: PA-GFC-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Presentación de los informes
Financieros.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Determina las fechas límites de entrega y periodicidad con que tales informes deben ser remitidos a los organismos de control (que generalmente coinciden).
Hacienda Municipal Contador Municipal
Estados Financieros
CGN
2
Efectúan cortes trimestrales de la información financiera al vencimiento del trimestre Hacienda Municipal
Contador Municipal
Estados Financieros
CGN
3
Verificar y revisar la información. Se procede a incluir en los formatos establecidos por la contaduría general de la nación, cuidando de diligenciar cada uno de los otros aspectos de forma, dentro del mismo.
Hacienda Municipal Contador Municipal
Estados Financieros
CGN
4
Verificar y validar la información en el programa diseñado por la contaduría general de la nación Hacienda Municipal
Contador Municipal
Estados Financieros
CGN
5
Se procede a rubricar los informes
Hacienda Municipal Contador Municipal
Estados Financieros
CGN
6
Remite a la TESORERIA y la oficina de control interno para su revisión, viabilización y visto bueno, si se requiere se realiza sustentación no más de tres 3 días
Hacienda Municipal Tesorero Municipal
Estados Financieros
CGN
7
Una vez abalado por la TESORERIA y oficina de control interno se Entregan al despacho del alcalde y si este lo solicita se efectuara la debida sustentación.
Hacienda Municipal Jefe Control
Interno
Estados Financieros
CGN
8
El alcalde procede a firmar los informes.
Despacho Alcalde Contador
Estados Financieros
CGN
9
Una vez firmados por el señor alcalde el contador entrega personalmente los informes, radicándose en las oficinas que los solicitan, cuidando siempre el cumplimiento de los términos señalados para el efecto.
Despacho Alcalde Contador
Estados Financieros
CGN
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
270
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN FINANCIERA – CONTABILIDAD.
ACTIVIDAD GESTIÓN CONTABLE
PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES FINANCIEROS
CÓDIGO PA-GFC-P0201
Inicio
FIN
Determina las fechas límites de entrega y periodicidad con
que tales informes deben ser remitidos a la CGN
Se procede a diligenciar la información en el CHIP Hacienda
Pública siguiendo las normas generales de Contabilidad
Pública.
Se efectúan cortes trimestrales para la presentación de los
Estados Financieros.
Se remite la información contable pública a la Jefatura de
Control Interno para la revisión e informe de Control Interno
Contable.
Verificada la información se remite para la Firma del
Alcalde.
Una vez lista la información se procede a remitirlo a la
CGN por intermedio del Chip de Hacienda Pública para
los fines pertinentes.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
271
9.6 PA- GESTIÓN DOCUMENTAL.
En la norma ISO 15489-1, define a la gestión documental: como el campo de la
gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento, uso y conservación o eliminación de los documentos, que incluye
los procesos para capturar y mantener la evidencia y la información sobre las
actividades empresariales y las transacciones en forma de documentos”
9.6.1 OBJETIVO.
El objetivo general de este proceso es almacenar la información y recuperar de
inmediato los documentos almacenados. Sin duda, lo más importante es que se
dé la atención y la protección apropiadas a todos los documentos, y que las
evidencias y la información que contienen puedan ser recuperadas de forma más
eficiente y más efectiva, utilizando prácticas y procedimientos normalizados.
Una gestión documental eficaz contribuye de manera significativa a mejorar los
procesos de dirección, la seguridad jurídica, la calidad de la documentación, la
imagen interna de la organización y la cultura corporativa.
9.6.2 ALCANCE.
El cometido de la gestión documental es organizar y controlar los documentos de
la institución, que incluye tanto los documentos en papel como los documentos
electrónicos, en tal sentido, tanto el archivo (documentos en papel) como la red
local (documentos electrónicos) han de facilitar a cada dependencias de la
institución y empleados de las mismas la información que necesitan para su
trabajo.
El hecho de compartir los documentos, estableciendo procedimientos comunes
para gestionar los documentos, permitirá agilizar el trabajo y mejorar el
rendimiento global de la organización.
Hay que tener en cuenta, que no todos los documentos son iguales ni requieren el
mismo tratamiento, en la medida en que responden a diferentes necesidades. En
términos generales, cualquier organización o empresa maneja tres tipos de
documentación: documentación interna, documentación externa y documentación
corporativa.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
272
LA DOCUMENTACIÓN INTERNA. Es producto de las actividades propias de las
dependencias de la entidad. Los documentos de gestión se reciben o producen
como resultado del trabajo diario y son imprescindibles para prestar servicios a los
clientes y para llevar a cabo los procesos de gestión interna. Habitualmente esta
documentación se asocia al archivo.
LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA. Proviene de fuera de la institución y sirve
para realizar consultas, tomar decisiones o conocer el entorno. Son documentos
de apoyo informativo, se utilizan como fuentes de información y contienen
información de tipo legal, financiera, comercial, etc. Estas fuentes externas
(boletines oficiales, repertorios de normativa legal y jurisprudencia, bases de
datos, periódicos, revistas especializadas, páginas web, etc.) constituyen el
material que se deposita en la biblioteca. Hoy en día, internet es un recurso cada
vez más utilizado como fuente de información.
LA DOCUMENTACIÓN CORPORATIVA. Es la que las dependencias ponen a
disposición del público o de sus clientes para dar a conocer sus servicios o con
fines promocionales. Los documentos que reflejan la imagen corporativa de la
institución incluyen desde un folleto informativo o un anuncio en las Páginas
Amarillas hasta la página web de la institución. Los documentos de consulta no
deben formar parte del sistema de archivo: la documentación de apoyo informativo
debe recibir un tratamiento diferenciado y no se ha de transferir al archivo
corporativo. Su lugar no es el archivo sino la biblioteca.
El proceso de gestión documental se centra en la gestión de la documentación
interna, es decir, en los documentos producidos como resultado de las actividades
de las dependencias. La función básica del sistema de gestión documental en una
oficina o dependencia es controlar los documentos de archivo,
independientemente del soporte en que se encuentren.
La gestión documental, ya sean documentos en soporte papel o documentos
electrónicos, ha de partir de procedimientos que se puedan aplicar en todas las
fases del ciclo de vida documental y que permitan mantener una coherencia en el
tratamiento de los documentos.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
273
Aplicando unos procedimientos de archivo comunes conseguiremos almacenar
eficazmente la documentación (cada persona sabe qué documentos ha de
guardar, cómo y dónde) y recuperarla con rapidez (cada persona sabe cómo
encontrar en poco tiempo los documentos que necesita) sin importar el soporte en
que se encuentre.
Hay un tipo de información en las dependencias que está estrechamente ligada a
la gestión de los documentos: se trata de los programas de gestión (programas de
contabilidad y cuentas anuales, de rentas y patrimonio, de nóminas, de
facturación, etc.) y de las bases de datos. Tanto los documentos electrónicos
como los programas de gestión son ficheros informáticos pero desde el punto de
vista documental presentan una diferencia sustancial:
Un documento generalmente debe ser consistente e inalterable (su
puesta al día genera un nuevo documento).
Un programa de gestión o base de datos se actualiza regularmente.
Por ejemplo, una actualización de los datos en el programa de
contabilidad generará un nuevo balance de situación, es decir, un
nuevo documento. Por eso, su mantenimiento y conservación
plantea diferentes requerimientos, teniendo en cuenta que a menudo
existe una estrecha relación entre un programa de gestión y varios
documentos.
Para llevar a cabo una adecuada gestión documental es imprescindible definir las
fases del ciclo de vida de los documentos, esto es, hay que establecer el circuito
documental que van a seguir los documentos desde su creación o recepción hasta
su conservación definitiva o eliminación.
En términos generales, en las dependencias es posible definir un circuito
documental que se compone de tres fases de archivo:
ARCHIVO DEL PUESTO DE TRABAJO. Es el archivo que contiene la
documentación “viva”, que está en trámite; de uso muy frecuente, tiene que estar
al alcance de la mano. Generalmente los documentos se encuentran en el área de
trabajo o dependencia que los produce. De aquí, los documentos que no son
eliminados, una vez clasificados y ordenados, pasan al archivo departamental.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
274
ARCHIVO DEPARTAMENTAL. En este archivo se conservan los documentos que
todavía son utilizados con cierta frecuencia ya que la revisión de un asunto o una
consulta pueden hacer necesaria la recuperación de un documento. Por ejemplo,
en la dependencia Hacienda es muy común mantener la documentación fiscal y
contable del ejercicio anterior: estos documentos deberían localizarse en el
archivo departamental del área fiscal-contable.
ARCHIVO CORPORATIVO. En este archivo se conservan por un período
determinado aquellos documentos que tienen un valor fiscal o legal (habitualmente
4 ó 6 años) y aquellos que se conservan por necesidades internas de las
dependencias. Esta documentación debe almacenarse en un depósito de archivo
con estanterías o archivos compactos y su consulta es esporádica.
El sistema de transferencias documentales permitirá controlar el traslado de los
documentos de un archivo a otro. Por eso, las transferencias son un instrumento
básico para realizar el seguimiento y control del circuito que sigue cada
documento.
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
Cada dependencia debe establecer los documentos que deben conservarse en
papel por razones administrativas o legales, eliminando toda la documentación
expurgable: fotocopias, duplicados, notas desechables, borradores,
documentación de apoyo informativo, etc.
Se debe aplicar la eliminación sistemática de los documentos cuando han perdido
su valor de uso o ha finalizado su período de validez legal.
PROCESOS Y CONTROLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Los procesos documentales a tomar en consideración para el diseño del sistema
de archivo y la gestión de los documentos son los siguientes:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
275
DETERMINAR LOS DOCUMENTOS QUE SE INTEGRAN EN EL SISTEMA
DOCUMENTAL.
En primer lugar, hay que establecer qué documentos han de formar parte del
sistema de archivo, basándose en la identificación de las funciones y actividades
de las dependencias, las necesidades y expectativas de la gestión documental y el
análisis de los requisitos legales.
Es muy importante que los responsables de las actividades que generan
documentos indiquen los diferentes tipos de documentos que manejan. Se trata de
definir los diferentes tipos de documentos o expedientes que gestiona un área o
dependencia y, para esto, hay que enumerar y analizar las transacciones que se
efectúan y que tipo de documentación genera cada una.
Cada tipo de documento debe:
Estar producido por una actividad concreta.
Ser el resultado de un mismo procedimiento.
Tener un formato, un contenido informativo y un soporte homogéneos.
Identificarse claramente con un nombre breve pero completo.
Determinar cuánto tiempo se conservan los documentos.
Una vez que hemos identificado los diversos tipos de documentos hay que
proceder a su valoración y decidir el período en que ha de conservarse cada uno
de ellos.
CAPTURA DE LOS DOCUMENTOS
La captura es el proceso por el que se determina si un documento, tanto si es
creado como recibido, debe ser elaborado y conservado. El propósito de la
captura es establecer una relación entre el documento, la persona o unidad que lo
ha creado y el contexto en que se ha producido, situando el documento en
relación con otros documentos dentro del sistema de archivo.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
276
En un sistema documental en papel, la captura se realiza habitualmente al colocar
físicamente un documento, siguiendo una secuencia cronológica, dentro de un
clasificador o carpeta que contiene un título. Este agrupamiento permite conectar
un documento específico con otros documentos de una manera particular. De
modo implícito se vincula a otros documentos por el tiempo, por el propietario de la
carpeta o por el título de la carpeta (tema o asunto). Añadir papeles a una carpeta
(capturar el documento) supone un proceso en que se sitúa deliberadamente un
documento en particular dentro de una secuencia de documentos predefinida y
conocida.
REGISTRO.
La finalidad del registro es evidenciar que un documento ha sido creado o recibido,
además de facilitar su posterior recuperación. El proceso de registro formaliza la
captura de un documento. Ejemplos bastante habituales, son el registro de la
correspondencia o el registro de las facturas.
En un sistema de archivo en que se emplean procesos de registro, un documento
se registra en el momento de su captura, es decir, cuando entra a formar parte del
sistema. Hasta que el registro no sido realizado no puede tener lugar ningún otro
proceso documental que afecte al documento. El proceso de registro puede
comportar la existencia de un documento aparte: el libro de registro.
Al registrar un documento hay que asignarle un identificador exclusivo y realizar
una breve descripción. El proceso de registro ha de especificar como mínimo la
siguiente información:
Un identificador único.
La fecha del registro.
Un título o una descripción abreviada.
El autor (persona o entidad) y, en el caso de la correspondencia, el
remitente y el destinatario.
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277
CLASIFICACIÓN.
La clasificación es el proceso mediante el cual se identifican y se dividen en
categorías las actividades de la entidad y los documentos que generan. Permitirá
agrupar en carpetas y cajas de archivo los documentos, facilitando el control, el
acceso y la disposición final de los documentos.
La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,
proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las
actividades que desarrolla el área o dependencia y, por otro lado, facilitar la
consulta de los documentos.
Normalmente los esquemas de clasificación se codifican mediante números o
códigos. Un código de clasificación indica la “dirección” de un tipo de documento,
de forma que facilita la recuperación de los documentos al especificar su ubicación
en el sistema de archivo.
ALMACENAMIENTO Y MANEJO.
La decisión de capturar un documento implica la intención de almacenarlo. Un
almacenamiento apropiado debe asegurar la usabilidad, exactitud, autenticidad y
preservación de los documentos durante todo el tiempo en que vayan a
necesitarse.
Es importante concretar los soportes de almacenamiento, su manejo y un sistema
de instalación eficiente antes de la creación de los documentos. La selección de
las opciones de almacenamiento debería tener presente el acceso, los requisitos
de seguridad y las condiciones físicas de almacenamiento, a fin de proteger los
documentos de accesos no autorizados, pérdidas, destrucción, robos o desastres.
Los documentos que son particularmente críticos pueden requerir métodos
adicionales de protección, como la duplicación, para salvaguardar la información
imprescindible para continuar las actividades de la asesoría en caso de desastre.
Hay una serie de factores que se deben considerar al seleccionar las opciones de
almacenamiento y manejo de los documentos:
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278
Volumen y ritmo de crecimiento de los documentos.
Uso de los documentos.
Seguridad de los documentos y limitaciones de acceso.
Características físicas de los documentos (peso, espacio requerido,
controles de humedad y temperatura, requisitos de preservación física
particulares de cada soporte...).
Frecuencia con que se recuperan los documentos (los documentos a los
que se prevé acceder más a menudo requerirán un acceso más sencillo y
una mayor facilidad de almacenamiento).
Coste relativo de las opciones de almacenamiento de los documentos.
Necesidades de acceso.
TRAZABILIDAD.
El “trazado” o recorrido que sigue el movimiento y uso de los documentos en un
sistema de gestión documental es necesario para:
1. Identificar tareas no resueltas o pendientes.
2. Hacer posible la recuperación de los documentos.
3. Prevenir el extravío de los documentos.
4. Mantener un control de las operaciones documentales (captura, registro,
clasificación, almacenamiento, acceso, transferencia, conservación y
eliminación).
5. Identificar el origen de los documentos cuando ha habido una transferencia
de documentos en papel o una migración de documentos electrónicos.
El circuito de los documentos debería estar documentado para asegurar que
pueden ser localizados cuando resulten necesarios. Los mecanismos de
seguimiento y control de los documentos pueden registrar el identificador (código)
del documento, el título, la persona o unidad que posee el documento y la fecha
de la operación.
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279
En un área o dependencia es importante trazar o “rastrear” la salida de los
documentos del archivo corporativo y la documentación original entregada por los
clientes.
9.6.3 DEFINICIONES.
DOCUMENTO. Desde el punto de vista del contenido un documento es
resultado de una actividad y constituye una prueba o evidencia de esta
actividad, en un sentido administrativo y archivístico, es Información creada,
recibida y mantenida como evidencia e información por una organización o
persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en las transacciones
empresariales. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético,
disco óptico, o una combinación de éstos.
GESTIÓN DOCUMENTAL. Es el conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por los sujetos
obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación;
ARCHIVO. Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de
la historia. También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la
cultura.
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280
9.6.4 PRODUCTO O SERVICIO.
Los productos que se generan por medio de este proceso son todos los
documentos relacionados con los derechos, deberes y necesidades de los
empleados del municipio de Baranoa.
10.1.5 NORMATIVIDAD.
Ley 594 de 2000
Ley 1712 de 2014
Decreto 0103 de 2015
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281
ALCALDÍA MUNICIPAL DE
BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO
Proceso Archivístico
Código: PA-GD
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión Documental.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Producción de documentos
Todas las dependencias Jefes de áreas Archivo y Correspondencia
2 Recepción de documentos
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
3 Distribución de documentos,
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
4 Trámite de documentos. Todas las dependencias Jefes de áreas
Archivo y Correspondencia
5 Organización de documentos,
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
6 Consulta de documentos
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
7 Conservación de documentos Todas las dependencias Jefes de áreas
Archivo y Correspondencia
8 Disposición final de documentos
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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282
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Producción de Documentos
Código: PA-GD-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Creación de Documentos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Cada dependencia elige y elabora el documento
Todas la dependencias Jefe de áreas Archivo y
Correspondencia
2
Cada dependencia debe conocer las directrices para la elaboración del documentos Todas la dependencias Jefe de áreas
Archivo y Correspondencia
3
Dependencia elige los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico, otros)
Todas la dependencias Jefe de áreas Archivo y
Correspondencia
4
Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos
Todas la dependencias Jefe de áreas Archivo y
Correspondencia
5
Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos
externos. E internos
Todas la dependencias Jefe de áreas Archivo y
Correspondencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
283
FLUJOGRAMA
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO CREACION DOCUMENTOS
CÓDIGO PA-GD-P0101
Inicio
¿Conoce las directrices para su
elaboración?
Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos
Consultar: - Manual de Procedimientos de la Entidad y demás formatos específicos por dependencias, según la aplicación de sus respectivos procedimientos cuando se requiera utilizarlos
Aplica el procedimiento para la
distribución y envío de documentos
externos.
Aplica el procedimiento para la distribución y
envío de documentos internos
Dependencia elige los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo de soporte que requiere (papel,
medio magnético, electrónico, otros)
¿El documento es
interno?
FIN
Dependencia identifica, elige y
elabora el documento.
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284
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Recepción de Documentos
Código: PA-GD-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción Documentos Externos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N°
Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
La unidad de correspondencia recibe documentos usuarios externos
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
2
Se verifica si el documento es competencia de la Entidad receptora.
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
3
La unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente o redirección la competencia. Secretaria General
Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
4
La unidad receptora hace revisión del documento que ingresa y procede a radicarlo Secretaria General
Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
6
La unidad de correspondencia selecciona la información entre lo prioritario y no prioritario Secretaria General
Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
7
La Unidad de correspondencia analiza el documento basado en La TRD y luego lo direcciona a la dependencia competente.
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
8
La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia. Ver 3.1 Distribución de documentos recibidos
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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285
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD RECEPCION DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
CÓDIGO PA-GD-P0201 Inicio
¿El documento es
competencia?
La Unidad de Correspondencia, devuelve el
documento al remitente o lo re-direcciona a la
entidad competente, dejando constancia mediante
comunicación escrita.
La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la
competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se
deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del
mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su
contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se
determinarán las acciones a seguir.
La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los
libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una
comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega (diseñar formato)
La Unidad de Correspondencia recibe los
documentos externos por diferentes medios
La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar
su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos
(Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de
radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta
(Si lo amerita)
La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de
conservación destinadas para cada dependencia. Ver 3.1 Distribución de documentos recibidos
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
286
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Recepción de Documentos
Código: PA-GD-P0202
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción Documentos Internos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Cada dependencia envía al Archivo y correspondencia series y subseies documentales de las TRD para envío a la dependencia destino.
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
2
La dependencia receptora devuelve el documento al remitente cuando no es asuntos de su competencia. Secretaria General
Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
3
La dependencia receptora revisa el documento con sus anexos si hay faltantes de anexos los devuelve. Si están completos le da el trámite correspondiente.
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
4
La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
287
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD RECEPCION DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
CÓDIGO PA-GD-P0102 Inicio
¿El documento es
competencia
La Dependencia receptora,
devuelve el documento al
remitente o lo direcciona a la
dependencia competente.
La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el
documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de
radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya
regulado en procedimientos vigentes. Ver Anexo 2.4 y (Ver 4. Trámite de documentos)
La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para
su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la
Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y sub-series documentales
registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.
La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de
conservación documental. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y
pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
288
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Distribución de Documentos
Código: PA-GD-P0301
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Distribución de Documentos Externos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes.
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
2
Si conoce la matriz de distribución procede a distribuir el documento si no la conoce debe consular la directriz Secretaria General
Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
3
La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias.
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
4
La dependencia receptora verifica si el documento es de su competencia, lo recibe o lo rechaza. Secretaria General
Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
5
La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas. (Ver 4 Trámite de documentos)
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
289
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
CÓDIGO PA-GD-P0301
Inicio
¿Conoce la
directriz para la
distribución
La Unidad de Correspondencia genera planilla
para la distribución de los documentos a las
dependencias correspondientes.
Consultar: Directriz para la distribución de
documentos recibidos. Anexo 2.6
La Dependencia deja constancia de recibo de los
documentos en la planilla de registro de comunicaciones
recibidas. (Ver 4 Trámite de documentos)
Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su
re-direccionamiento.
La Unidad de Correspondencia aplica la directriz
para la entrega de los documentos a las
dependencias.
FIN
¿Es competencia
de la
Dependencia?
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
290
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Distribución de Documentos
Código: PA-GD-P0302
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Distribución de Documentos Internos
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Si la Unidad de correspondencia conoce el Manual de Distribución procede a distribuir el documento de lo contrario tiene que remitirse al Manual de procedimiento de cada dependencia.
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
2
La unidad de correspondencia hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria.
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
3
La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido Secretaria General
Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
4
La Unidad de Correspondencia lleva un control de la correspondencia distribuida.
Secretaria General Coordinador Ventanilla Única
Archivo y Correspondencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
291
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.
CÓDIGO PA-GD-P0302
Inicio
¿Conoce el
procedimiento para la
distribución de D.I.?
Consultar, manual de procedimientos de
cada dependencia según el caso.
La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido
(Ver 4 Trámite de Documentos)
Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a la
Dependencia destinataria.
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
292
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°3 Distribución de Documentos
Código: PA-GD-P0303
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Distribución de Documentos
Enviados
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
2
Si la Unidad de correspondencia conoce la matriz de distribución procede a enviar el documento de los contrario tiene que consultar la Matriz.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
3
La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás datos regulados por la entidad). Si no cumple lo devuelve a la dependencia de origen.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
4
La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
5
La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
6
La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, entre otros.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
7
La unidad de correspondencia verifica el recibido por cualquier medio. Si el documento es devuelto se le hacen los ajustes y se reinicia el procedimiento
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
293
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.
CÓDIGO PA-GD-P0302
Inicio
¿Conoce la
directriz para la
distribución?
La Unidad de Correspondencia consulta la directriz
establecida en la entidad para la distribución de
documentos enviados. Ver Anexo 2.7
Devuelve a la dependencia para
complementar requisitos
La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes
datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria,
nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.
La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribución, los documentos
elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre.
La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos
(código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás
datos regulados por la entidad)
El documento
cumple requisitos?
A
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
294
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.
CÓDIGO PA-GD-P0302 A
La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el
envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.
Se entrega a la dependencia el documento devuelto
para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar. Ver 1
Producción documental.
La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documento.
La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como
entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, entre otros.
El documento fue devuelto?
Se entrega a la dependencia el documento devuelto
para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar. Ver 1
Producción documental
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
295
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°4 Trámite de Documentos
Código: PA-GD-P0401
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Respuestas Externas
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
2
Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente. Si no amerita respuesta.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
3
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trámite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trámite.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
4
Si en documento no amerita respuesta se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
5
Si amerita respuesta el Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proyecte respuesta.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
6
El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
7
El funcionario competente hace acopio de la información necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión si la solicitud es clara, si no es clara se devuelve a fin de que se ajuste la solicitud de información.
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
8
El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta
Secretaria General – Dependencia que envía
Jefe de área Archivo y Correspondencia
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
296
NO
SI
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO RESPUESTAS EXTERNAS
CÓDIGO PA-GD-P0102 Inicio
Amerita trámite? Se ubica el documento en la carpeta de la serie
documental correspondiente.
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que
proyecte respuesta.
La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con
el trámite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia
respectiva para continuar con el trámite. Ver 3.2 Distribución de documentos internos
Amerita
respuesta
Se ubica el documento en la carpeta de la
serie documental correspondiente
El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de
respuesta, analiza la solicitud.
A
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
297
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO RESPUESTAS EXTERNAS
CÓDIGO PA-GD-P0102
El funcionario competente hace acopio de la información necesaria,
proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión
Se solicita ampliar o precisar la
información.
La
solicitud
es clara?
Aporta la
información
necesaria?
Archiva documento y
proyecta respuesta.
El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta
La respuesta es para
una dependencia
El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta
El Jefe de la Dependencia recibe,
revisa y firma la respuesta
Fin
A
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
298
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°5 Organización de Documentos
Código: PA-GD-P0501
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Archivos de Gestión.
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
2
Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y envía documentos para ser tramitados y archivados. TRD
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
3
Las dependencias identifican sus series y sub-series con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
4
Las dependencias identifican sus series y sub-series con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
5
Si no se sabe ordenar las carpetas se consulta la normatividad TRD
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
6
La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
7
La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboración y actualización, en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
299
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ARCHIVOS DE GESTIÓN.
CÓDIGO PA-GD-P0501
INICIO
Se organizan los
archivos con base en
las TRD?
Las entidades deben implementar las Tablas
de Retención Documental (Anexo 3)
Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención
documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas, carpetas). Ver Anexo 11.1
Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y envía documentos para ser
tramitados y archivados
Sabe cómo ordenar
las carpetas en los
archivadores?
Las dependencias identifican sus series y sub-series con los documentos señalados en las Tabla de
Retención Documental.
Consultar: Anexo 5 Sistemas de
Ordenación
La Dependencia ordena expedientes o carpetas que
conforman la serie o sub-serie, siguiendo el método
preestablecido.
A
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
300
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ARCHIVOS DE GESTIÓN.
CÓDIGO PA-GD-P0501
Sabe cómo ubicar los
documentos dentro
de las carpetas?
La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta
correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
Consultar: Anexo 3.4 Criterios para la
organización de los archivos de gestión
Se elaboran inventarios
documentales
La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboración y actualización, en cada caso: Dependencia,
funcionarlo, transferencia
Adoptar el formato de inventario único
documental y la obligatoriedad de su
elaboración tanto por dependencia,
funcionario y transferencia. Ver Anexo 6
B
A
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
301
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ARCHIVOS DE GESTIÓN.
CÓDIGO PA-GD-P0501
Se aplica lo
establecido en la TRD
sobre retención y
disposición final
Se revisa la TRD y se da cumplimiento a
lo señalado, además se aplican
directrices (Anexo 13)
La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series
documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación de las
series correspondientes (Ver Anexo 13.2) o preparará la transferencia primaria, teniendo en cuenta los
criterios para su elaboración (Anexo 7.1)
B
La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato único de
inventario documental, en la fecha establecida en el cronograma de transferencias. Ver 5.2 Organización
de documentos: Archivo Central
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
302
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°5 Organización de Documentos.
Código: PA-GD-P0502
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Archivo Central
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
2
El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD Secretarias de Despacho Jefes de áreas
Unidad de Archivo
3
El Archivo central adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones, subsecciones series y sub-series y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y almacenamiento.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
4
El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará los instrumentos de consulta requeridos.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
5
El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación, la selección, la microfilmación de las series correspondientes
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
6
El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico, verificando previamente los procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único de inventario documental. Ver 5.4 Organización de documentos: Archivo Histórico
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de
Archivo
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
303
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ARCHIVOS CENTRAL.
CÓDIGO PA-GD-P0502
INICIO
La transferencia
está bien
elaborada?
Se realizan los ajustes necesarios y se
remite nuevamente al Archivo Central
El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las
unidades de conservación (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices
(anexo 7.1) y realiza el cotejo.
Sabe ordenar los
documentos en el Archivo
El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD. Ver
Anexo 3.5
Consultar: Organización Archivo Central (Anexo 3.5)
El Archivo central adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones, subsecciones series y
sub-series y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y
almacenamiento.
A
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
304
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ARCHIVOS CENTRAL.
CÓDIGO PA-GD-P0502 A
La recuperación de
los documentos es
Consultar Inventario General de
Documentos (Ver Anexo 3.5)
El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de
documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará
los instrumentos de consulta requeridos. Ver Anexo 8
En el Archivo Central se aplica
lo establecido en la TRD sobre
retención y disposición final?
Se revisa la TRD y se da
cumplimiento a lo señalado, además
se aplican directrices (Anexo 13). Se
implementan mecanismos de alerta
para la aplicación de la retención
El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series
documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación, la
selección, la microfilmación de las series correspondientes (Ver Anexo 13) o preparará la transferencia
secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7.2)
El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico, verificando previamente los
procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único
de inventario documental. Ver 5.4 Organización de documentos: Archivo Histórico
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
305
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°5 Organización de Documentos.
Código: PA-GD-P0502
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Archivo Histórico
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respetivo inventario
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
2
El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos, teniendo como base los criterios para su organización
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
3
Se debe tener conocimiento de la ordenación de Archivos Históricos.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
4
El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos, secciones, subsecciones, series, sub-series y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito, unidades de conservación y almacenamiento.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
5
El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de servicios de archivo (Anexo 10.2) . Ver 6 Consulta de documentos
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
306
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ARCHIVOS HISTORICO
CÓDIGO PA-GD-P0502 INICIO
Sabe ordenar los
fondos en el Archivo
Histórico?
Consultar Organización Archivo Histórico
(Anexo 3.6 y 5)
Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y
cotejadas, con su respetivo inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneización) en las
unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)
El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos, teniendo
como base los criterios para su organización (Anexo 3.6)
La recuperación de
los documentos es
fácil?
El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos, secciones,
subsecciones, series, sub-series y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito,
unidades de conservación y almacenamiento.
El Archivo Histórico mejorará el instrumento de
consulta elaborado por el Archivo remitente y/o
conformará otros instrumentos de consulta. Ver
Anexo 8
El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta
actualizados e implementación de servicios de archivo (Anexo 10.2) . Ver 6 Consulta de documentos
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
307
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°6 Consulta de Documentos
Código: PA-GD-P0601
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Consulta de Documentos Archivos
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
2
Se establece de quien es competencia la información
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
3
Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
4
Se analiza si la información tiene restricciones de consulta si no la tiene se procede con el procedimiento Secretarias de Despacho Jefes de áreas
Unidad de Archivo
5
Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información, de ser necesario se diseñan e implementan servicios de archivo
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
6
El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso, la utilización y reproducción de los documentos
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
7
La dependencia registra el préstamo en la planilla de préstamo o en la base de datos, dejando constancias en los espacios de los documentos prestados. Además se hace el control de la devolución.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
308
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO CONSULTA DE DOCUMENTOS
CÓDIGO PA-GD-P0601 INICIO
La información es
competencia de Se remite al usuario a otra
fuente, o entidad que
corresponda
Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la consulta de los
documentos.
Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento
La información solicitada
tiene restricciones de
consulta?
Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa
sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad.
Se informa al usuario sobre
la condición de reserva y se
facilita el acceso a otra
fuente o soporte
Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información, de ser
necesario se diseñan e implementan servicios de archivo. Ver Anexo 10.2
A
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
309
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO CONSULTA DE DOCUMENTOS
CÓDIGO PA-GD-P0601
FIN
A
La Dependencia registra el préstamo en la planilla de préstamo (Anexo 10.1), o en la base de datos,
dejando constancias (testigos) (Anexo 10.1) en los espacios de los documentos prestados. Además
se hace el control de la devolución.
El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones
para el acceso, la utilización y reproducción de los documentos,( ver Anexo 10.1)
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
310
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°7 Conservación de Documentos
Código: PA-GD-P0701
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Conservación de Documentos.
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de correspondencia, los archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
2
La entidad explica metodología expuesta en la publicación del AGN “Pautas para diagnóstico integral de archivos”. Secretarias de Despacho Jefes de áreas
Unidad de Archivo
3
La Entidad a partir del diagnóstico se diseña el Sistema integrado de Conservación Secretarias de Despacho Jefes de áreas
Unidad de Archivo
4
Se analiza si se cuenta con espacios para el almacenamiento de documentos. Secretarias de Despacho Jefes de áreas
Unidad de Archivo
5
La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilización en la Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestión, Central e Histórico.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
6
La Entidad suministra el equipo mobiliario adecuado, de acuerdo con lo expuesto en el Sistema Integrado de Conservación Secretarias de Despacho Jefes de áreas
Unidad de Archivo
7
La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase de archivo, de acuerdo con los tiempos de retención, los formatos, los soportes y siguiendo lineamientos establecidos
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
8
Se cuenta con medidas preventivas para la conservación de los documentos Secretarias de Despacho Jefes de áreas
Unidad de Archivo
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
311
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO PA-GD-P0701
INICIO
Sabe cómo
hacer el
diagnóstico.
La entidad explica metodología expuesta en la
publicación del AGN “Pautas para diagnóstico
integral de archivos”.
La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de correspondencia, los archivos
de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes.
Se cuenta con
espacios para el
almacenamiento de
documentos?
La Entidad a partir del diagnóstico se diseña el Sistema integrado de Conservación, (Anexo 12)
La Entidad conforme con el Sistema
Integrado de Conservación (Anexo 12)
La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilización en la
Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestión, Central e Histórico.
A
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
312
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO PA-GD-P0701
Se cuenta con
equipo y mobiliario
requerido
La Entidad suministra el equipo
mobiliario adecuado, de acuerdo con
lo expuesto en el Sistema Integrado
de Conservación (Anexo 12) y lo
estipulado en el Anexo 11.1
Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas
destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el Archivo Central e
Histórico, de acuerdo con los lineamientos dados en el Anexo 11.1 y Anexo 12
A
Se cuenta con
unidades de
conservación?
La entidad suministra las
unidades de conservación en las
condiciones establecidas en el
Sistema Integrado de
Conservación (Anexo 12) y los
lineamientos dados en el Anexo
11.1
La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase
de archivo, de acuerdo con los tiempos de retención, los formatos, los soportes y siguiendo lineamientos
establecidos en los Anexos 3.4, 3.5, 3.6 y 11.1
B
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
313
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO PA-GD-P0701
Se cuenta con
medidas preventivas
para la conservación
de los documentos
Consultar: Seguridad de la
información. Anexo 11.2
Sistema Integrado de
Conservación. Anexo 12
La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservación y los planes de contingencia y de seguridad de
los documentos, siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.2 y 12 (Ver 5 Organización de
documentos)
B
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
314
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°8 Gestión Documental
Código: PA-GD-P0801
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Disposición Final de Documentos
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Cada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y sub-series documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoración documental.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
2
Se indaga si se ha realizado eliminación de archivos
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
3
La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central Secretarias de Despacho Jefes de áreas
Unidad de Archivo
4
Se indaga si se requiere microfilmar y/o digitalizar los documentos? Secretarias de Despacho Jefes de áreas
Unidad de Archivo
5
El Archivo Central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización, en los términos establecidos en la TRD o TVD o para los casos requeridos.
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
6
El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las series y subseries
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
7
Se realiza inventario de documentos a eliminar basados en los criterios básicos
Secretarias de Despacho Jefes de áreas Unidad de Archivo
8
El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al Archivo Histórico, en los términos establecidos
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
315
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
CÓDIGO PA-GD-P0801
Se requiere microfilmar
y/o digitalizar los
documentos?
El Archivo Central adopta la técnica de
microfilmación y/o digitalización, en los
términos establecidos en la TRD o TVD o
para los casos requeridos.
Aplica metodología y criterios básicos para la
microfilmación y/o digitalización. Anexo 13.4
La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central
El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD
para las series y subseries
INICIO
Se ha hecho
eliminación en
el archivo de
gestión?
Aplica metodología y criterios básicos para la
eliminación de documentos. Anexo 13.2
Cada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina la disposición final de
las series y sub-series documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoración
documental.
A
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
316
FLUJOGRAMA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
CÓDIGO PA-GD-P0801 A
Se requiere
hacer selección
documental?
Se realiza la valoración correspondiente, en
los términos establecidos en la TRD o TVD o
de acuerdo con el procedimiento establecido
en la Entidad,
Aplica metodología y criterios básicos para la
selección documental. Anexo 13.3
El Archivo Central hace la revisión de las series y sub-series
El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con
valores secundarios al Archivo Histórico, en los términos
establecidos en el Anexo 13.1
Existen
documentos
para eliminar
Aplica metodología y criterios
básicos para la eliminación de
documentos. Anexo 13.2
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
317
9.7. PA- GESTIÓN A LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Las comunicaciones son fundamentales, tanto interna como externamente.
Genera estrategias de posicionamiento, de alineación de mensajes, enfocados a
un mismo objetivo. Se puede decir que todo en una organización pasa por las
comunicaciones, funcionando transversalmente, y va a todas las áreas.
9.7.1 OBJETIVO.
El objetivo de este proceso es facilitar la comunicación interna y externa de la
alcaldía municipal de Baranoa con los siguientes propósitos:
Dar a conocer los planes, proyectos y acciones de la Alcaldía Municipal de
Baranoa
Mantener adecuadas relaciones con los usuarios, garantizando que la información
se transmita de manera oportuna, eficaz y veraz.
Suministrar información clara y efectiva a los servidores públicos que les aporte y
facilite el desarrollo de sus labores.
Motivar y fomentar la cooperación del trabajo en cada una de las personas que de
una u otra manera están vinculados con la Administración Municipal.
Fortalecer los espacios de comunicación directa entre la comunidad y la
Administración Municipal en cabeza del Alcalde y sus Secretarios de Despacho.
9.7.2 ALCANCE
El proceso de comunicación interna y externa está orientada a garantizar:
PRIMERO. El suministro de información oportuna y necesaria al interior de la
Alcaldía Municipal de Baranoa, entre los directivos y los servidores y entre las
diferentes áreas y servidores, para dar a conocer los objetivos estratégicos, la
misión institucional así como las acciones, proyectos y decisiones con el fin de
fortalecer la confianza e imagen institucional y lograr la identificación de los
funcionarios con los propósitos de la Administración Municipal.
SEGUNDO. Generar transparencia y garantizar la participación ciudadana y el
control social en las decisiones de la gestión institucional. Esto es, a través del
suministro de información, de su difusión o divulgación, pero también de la
interlocución directa con los ciudadanos, usuarios, organizaciones sociales,
proveedores y grupos de interés.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
318
TERCERO. Democratizar la administración pública: la obligación de las entidades
y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su
gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la
gestión pública.
POLÍTICAS PARA EL PROCESO DE COMUNICACIÓN
Las siguientes políticas establecidas en el proceso de comunicación interna y
externa del municipio de Baranoa determinan la correcta ejecución del proceso de
comunicaciones y las prácticas comunicativas en todas las dependencias de la
Alcaldía Municipal:
Todos los funcionarios de la Administración Municipal, del nivel profesional,
como mínimo, son voceros oficiales de las gestiones de gobierno. Sin
embargo, solo y exclusivamente, podrán entregar declaraciones a los
medios de comunicación de los temas que sean su responsabilidad de
forma directa, asumiendo las consecuencias de la información que
entreguen.
La atención a los medios de comunicación debe ser priorizada por los
funcionarios, frente a la atención al público en general siempre con el
debido respeto y utilizando solo el tiempo mínimo que se requiera para
entregar declaraciones oficiales.
Los funcionarios de todo rango, siempre que entreguen declaraciones a los
medios masivos, sobre el quehacer de la Administración, deberán hacerlo
en nombre de la Administración Municipal en cabeza del Alcalde, y no como
realizaciones o gestiones personales o de los Secretarios de Despacho.
Las inquietudes que los ciudadanos planteen a través de las redes sociales
institucionales, serán atendidas de manera eficiente y oportuna, siendo
respondidas en términos de institucionalidad. Nunca se hará parte de
discusiones salidas de tono o de conflictos que se enteren en las redes
sociales, incluso cuando se agreda la imagen institucional.
El registro fotográfico institucional que se realice, cuidará siempre la imagen
de todos los miembros de la Administración Municipal.
La información que sea valorada para ser difundida a través de los
boletines de prensa institucionales, deberá corresponder a la inmediatez de
la ocurrencia de los hechos; utilizando lenguaje periodístico, exaltando la
imagen institucional y, en lo posible, acompañada de material fotográfico y
registro de audio.
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
319
Para la toma de audios, se priorizarán siempre las declaraciones del
Alcalde.
Con la misma inmediatez que circula el boletín de prensa, deberá
multiplicarse a través de las redes sociales y la página web institucional.
Los boletines de prensa institucionales, solo podrán difundirse desde la
oficina de comunicaciones, a través del correo definido para este fin.
Las actividades programadas con antelación y que requieran difusión, serán
anunciadas mediante boletín de prensa con anterioridad y además, tendrán
que ser registradas por el equipo de comunicaciones durante su desarrollo.
La información será suministrada de manera oportuna a la totalidad de los
medios de comunicación, sin preferencias o acciones ventajosas para
ningún medio.
El manejo de los medios de comunicación institucionales estará bajo la
responsabilidad exclusiva del equipo de comunicaciones de la Alcaldía.
El manejo de las carteleras de las áreas comunes del edificio de la Alcaldía
y las Unidades Administrativas que están por fuera de este edificio, es
exclusivo del equipo de comunicaciones; la información que desee ser
publicada por otros, deberá ser entregada al equipo de comunicaciones.
El manejo de la identidad corporativa, deberá ceñirse al Manual de
Identidad Corporativa, y es responsabilidad del equipo de comunicaciones,
velar por el correcto uso de este Manual.
9.7.3 DEFINICIONES.
INFORMACIÓN. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen;
INFORMACIÓN PÚBLICA. Es toda información que un sujeto (funcionario público) obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal;
INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la ley 1712 de 2014.
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
320
INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la ley 1712 de 2014
COMUNICACIÓN. La Comunicación es una de las políticas inherentes a cualquier
actividad que se realice por parte de una institución, ya que toda entidad
constituida por humanos va a necesitar relacionarse, transmitir, interna y
externamente, sus opiniones, reivindicaciones, necesidades o logros.
VOCEROS OFICIALES
Todos los funcionarios de la Administración Municipal, del nivel profesional, como
mínimo, son voceros oficiales de las gestiones de gobierno y tienen la
responsabilidad de comunicar todas las actividades que realice o apoye la
Administración Municipal y cada una de sus dependencias.
RECEPTOR
Los receptores de la comunicación en la Administración Municipal de Baranoa
son:
Comunidad en general de todos los estratos socioeconómicos
Comunicadores, periodistas y medios de comunicación.
Comunidad Educativa: Niños, niñas, jóvenes, docentes, padres de familia,
administrativos.
Empresas privadas, comerciantes, sectores productivos con las que
interactúa en desarrollo de las funciones y competencias de la Alcaldía.
Organismos de Control político, fiscal y disciplinario.
Entidades Públicas y Policivas.
Organizaciones No Gubernamentales.
Todo el personal que de una u otra forma esté vinculado a la Administración
Municipal.
MEDIOS DE COMUNICACIÓN. La comunicación se realiza a través de los
siguientes medios:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
321
Boletines de prensa, página web, redes sociales, ruedas de prensa, eventos,
entrevistas, declaraciones, las carteleras institucionales, correos electrónicos,
volantes, afiches, plegables, pendones, comerciales en televisión, cuñas radiales,
publicaciones oficiales en medios escritos y campañas masivas en diferentes
medios de comunicación.
9.7.4 PRODUCTO O SERVICIO.
Los productos que se generan por medio de este proceso son los conocimientos
claros que se adquieren de la administración municipal por medio de una
información eficiente y eficaz.
9.7.5 NORMATIVIDAD.
Ley 1712 de 2014
Decreto 0103 de 2015
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
322
ALCALDÍA MUNICIPAL DE
BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO Gestión a la Comunicación Interna y
Externa
Código: PA-C
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión de la Comunicación.
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Comunicación Interna Todas las áreas Secretarios de despacho
Área de Comunicaciones
2 Comunicación
Externa
Despacho Secretarios de despacho Área de
Comunicaciones
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
323
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1 Gestión de la Comunicación
Código: PA-GC-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Comunicación Interna
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Los Secretarios de Despachos entregan declaraciones a los medios de comunicación de los temas que sean su responsabilidad de forma directa, previa autorización del Alcalde.
Secretaria Despacho Secretario
Privado Comunicación y
Prensa
2
La información que sea valorada para ser difundida a través de los boletines de prensa institucionales, deberá corresponder a la inmediatez de la
ocurrencia de los hechos.
Secretaria Despacho Secretario
Privado Comunicación y
Prensa
3
Con la misma inmediatez que circula el boletín de prensa, deberá multiplicarse a través de las redes
sociales y la página web institucional. Secretaria Despacho
Secretario Privado
Comunicación y Prensa
4
El manejo de los medios de comunicación institucionales estará bajo la responsabilidad exclusiva del equipo de comunicaciones de la Alcaldía.
Secretaria Despacho Secretario
Privado Comunicación y
Prensa
5
El manejo de las carteleras de las áreas comunes del edificio de la Alcaldía y las Unidades Administrativas es exclusivo del equipo de comunicaciones;
Secretaria Despacho Secretario
Privado Comunicación y
Prensa
6
El manejo de la identidad corporativa, deberá ceñirse al Manual de Identidad Corporativa, y es responsabilidad del equipo de comunicaciones, velar por el correcto uso de este Manual
Secretaria Despacho Secretario
Privado Comunicación y
Prensa
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
324
FLUJOGRAMA PROCESO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
ACTIVIDAD GESTIÓN DE COMUNICACIÓN
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA
CÓDIGO PA-GC-P0101
El manejo de los medios de comunicación institucionales estará bajo la responsabilidad exclusiva del equipo de
comunicaciones de la Alcaldía.
Con la misma inmediatez que circula el boletín de prensa, deberá multiplicarse a través de las redes sociales y
la página web institucional.
El manejo de las carteleras de las áreas comunes del edificio de la Alcaldía y las Unidades Administrativas es
exclusivo del equipo de comunicaciones;
INICIO
La información que sea valorada para ser difundida a través de los boletines de prensa institucionales,
deberá corresponder a la inmediatez de la ocurrencia de los hechos.
Los Secretarios de Despachos entregan declaraciones a los medios de comunicación de los temas que
sean su responsabilidad de forma directa, previa autorización del Alcalde.
El manejo de la identidad corporativa, deberá ceñirse al Manual de Identidad Corporativa, y es responsabilidad del
equipo de comunicaciones, velar por el correcto uso de este Manual
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
325
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°2 Gestión de la Comunicación
Código: PA-GC-P0201
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Comunicación Externa
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Toda la información que se sube a la página WEB debe tener el visto bueno y autorización del Jefe del área a que corresponde la información
Secretario Hacienda Jefe de Sistemas
Administrador GEL
2
El Administrador de la página WEB (Jefe de Sistemas) debe tener la autorización de publicación en escrito
Secretario Hacienda Jefe de Sistemas
Administrador GEL
3
Este evalúa su contenido y emite la correspondiente autorización Secretario Hacienda
Jefe de Sistemas
Administrador GEL
4
Procede a subir la información, que solo debe corresponder a temas institucionales
Secretario Hacienda Jefe de Sistemas
Administrador GEL
5
El Administrador de la página WEB debe revisar diariamente las solicitudes, quejas, reclamos, las solicitudes y sugerencias que la ciudadanía presente a través de la página y proceder a dar el trámite que corresponde, ajustándose a los procedimientos legales.
Secretario Hacienda Jefe de Sistemas
Administrador GEL
6
La página principal debe actualizarse diariamente y revisar periódicamente las paginas WEB de cada área institucional
Secretario Hacienda Jefe de Sistemas
Administrador GEL
7
El administrador de la página WEB debe asistir a las reuniones que programe la estrategia en línea GEL
Secretario Hacienda Jefe de Sistemas
Administrador GEL
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
326
FLUJOGRAMA PROCESO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
ACTIVIDAD GESTIÓN DE COMUNICACIÓN
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA
CÓDIGO PA-GC-P0101
Toda la información que se sube a la página WEB debe tener el visto bueno y
autorización del Jefe del área a que corresponde la información
El Administrador de la página WEB (Jefe de Sistemas) debe tener la
autorización de publicación en escrito
Procede a subir la información, que solo debe corresponder a temas
institucionales
Este evalúa su contenido y emite la
correspondiente autorización
Revisar diariamente la página WEB
La página principal debe actualizarse diariamente y revisar
periódicamente las páginas y asistir a las reuniones programadas
por el GEL
Inicio
Fin
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Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
327
10 ÁREA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
10.1 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL AMBIENTE DE CONTROL Y DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL.
10.1.1 OBJETIVOS: Generar conciencia en los servidores públicos de la importancia del control
influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en
los procesos de mejoramiento institucional
10.1.2 ALCANCE
Que la entidad logre sus operaciones en un sistema articulado de Control
10.1.3 DEFINICION
AUTO CONTROL: Capacidad de cada Servidor Público de considerar el Control
como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas
y actuaciones.
AMBIENTE DE CONTROL: Tono, filosofía y estilo de una administración que
influencia la conciencia del Control en sus funcionarios.
10.1.4 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Aplica a todas las áreas de la Entidad con el propósito de brindar o contribuir con
un mejoramiento continuo y mejorar el servicio que se presta.
10.1.5 NORMATIVIDAD Constitución Política de 1991 Art. 209, 189 y 269
Ley 87 de 1993.
Ley 489 de 1998.
Decretos 1826 de 1994.
Decreto 2145 de 1999
Resolución 048 Contaduría General de la Nación
Decreto 1537de 2004
Resolución 05544 de 2003 Contraloría General de la República
Decreto 1599 de 2005
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
328
Resolución 142 de 2006 (por medio de la cual se adopta el manual de
implementación del MECI 1000-2005)
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
TRAMITE QUE ORIGINA EL PROCESO
Control y Evaluación
Código: C-E
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO Consolidación SCI
Vigente a partir de 20/06/2015
Pag. 1 de n
N° Descripción de la Actividad
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Consolidación Ambiente de Control y Cultura de
Autocontrol Todas las áreas Secretarios de
despacho Control Interno de Gestión
Evaluación para la orientación del
funcionamiento del SCI Todas las áreas Secretarios de
despacho Control Interno de Gestión
2 Evaluación del Sistema de
Control Interno
Control Interno Jefe de Control Interno Control Interno de
Gestión
3 Auditoria Interna
Control Interno Jefe de Control Interno Control Interno de
Gestión
4 Ejecución Control Interno
Contable
Control Interno Jefe de Control Interno Control Interno de
Gestión
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
329
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Consolidación Ambiente de Control y Cultura de Autocontrol
Código: EC-CG-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Ambiente de Control
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Aplicar informe de evaluación de gestión
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
2
Analizar el impacto frente al comportamiento ético y la
cultura de Autocontrol
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
3
Determinar factores críticos o de éxito
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
4
Definir campañas pedagógicas y programas de
sensibilización y mejoramiento
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
330
FLUJOGRAMA PROCESO CONTROL Y EVALUACION
ACTIVIDAD CONSOLIDACIÓN AMBIENTE DE CONTROL Y CULTURA DE AUTOCONTROL
PROCEDIMIENTO AMBIENTE CONTROL
CÓDIGO EC-CG-P0101
Aplicar informe de evaluación de gestión
Analizar el impacto frente al comportamiento ético y la cultura de
Autocontrol
Determinar factores críticos de éxito
Definir campañas pedagógicas y programas de sensibilización y
mejoramiento
Inicio
FIN
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
331
11.1 PROCEDIMIENTO PARA ORIENTACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO
DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
11.1.1 OBJETIVOS. El objetivo de este procedimiento es la de brindar herramientas que conduzcan a
mantener y mejorar el Sistema de Control Interno, para que se pueda prevenir los
riesgos y encauzar la entidad hacia un control institucional permanente.
11.1.2 ALCANCE
Parte del Sistema de Control Interno que permite su funcionalidad de cada fase de
sus componentes
11.1.3 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS. Aplica a todos los procesos de la Entidad para cumplir con los requisitos de
calidad.
11.1.4 NORMATIVIDAD Constitución Política de 1991 Art. 209, 269 y 189.
Ley 87 de 1993.
Ley 489 de 1998.
Decretos 1826 de 1994.
Decreto 2145 de 1999
Resolución 048 Contaduría general de la Nación
Decreto 1537de 2004
Resolución 05544 de 2003 Contraloría general de la república.
Decreto 1599 de 2005
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
332
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Consolidación Ambiente de Control y Cultura de Autocontrol
Código: EC-CG-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Orientación para el Funcionamiento del
SCI
Vigente a partir de
20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Diseñar los componentes que integran cada fase del Sistema de Control Interno.
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
2 Elaborar plan de acción de la Oficina de Control Interno y el Comité de Coordinación de Control Interno.
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
3 Aprobar planes de acción para las instancias correspondiente.
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
4
Realizar seguimientos a planes de acción, mapas de riesgo y
elementos de operacionalización del sistema.
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
5
Preparar informe de situaciones especiales.
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
6
Evaluar las situaciones criticas del informe Todos los Funcionarios
Secretarios de Despacho
Jefe Control Interno
7
Elaborar plan de mejoramiento del Sistema de Control Interno Todos los Funcionarios
Secretarios de Despacho
Jefe Control Interno
8
Hacerle seguimiento a los Planes de Mejoramiento Todos los Funcionarios
Secretarios de Despacho
Jefe Control Interno
9
Hacerle seguimiento a los Planes de Mejoramiento a los hallazgos de los Entes de Control
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
Firma: Firma: Firma:
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
333
FLUJOGRAMA PROCESO CONTROL Y EVALUACION
ACTIVIDAD CONSOLIDACIÓN AMBIENTE DE CONTROL Y CULTURA DE AUTOCONTROL
PROCEDIMIENTO ORIENTACION PARA EL FUNCIONAMIENTO SCI
CÓDIGO EC-CG-P0102
Diseñar los componentes que integran cada fase del Sistema de Control Interno
Aprobar planes de acción para las instancias correspondiente
Realizar seguimientos a planes de acción, mapas de riesgo y elementos
de operacionalización del sistema.
Evaluar las situaciones críticas del informe
Hacerle seguimiento a los Planes de Mejoramiento
Hacerle seguimiento a los Planes de Mejoramiento a los hallazgos de los Entes
de Control
Elaborar plan de acción de la Oficina de Control Interno y el Comité de
Coordinación de Control Interno
Preparar informe de situaciones especiales
Elaborar plan de mejoramiento del Sistema de Control Interno
Inicio
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
334
11.2 PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
11.2.1 OBJETIVOS. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración
ante posibles riesgos que los afecte, garantizar la eficiencia, la eficacia y
economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta
ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la Misión
institucional. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización
estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de
sus objetivos.
Garantizar que el sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos
de verificación y evaluación y velar porque la entidad disponga de procesos de
planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.
11.2.2 ALCANCE
El propósito de ésta evaluación es determinar la eficiencia, eficacia y el nivel de
confianza que el auditor puede otorgar al sistema, a fin de organizar de manera
razonable el logro de los objetivos de la auditoria
11.2.3 DEFINICIÓN:
La Evaluación del Sistema de Control Interno es el análisis que se hace a los
mecanismos, procesos, procedimientos y actividades que las entidades han
diseñado e implantado para garantizar el cumplimiento de sus objetivos.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
335
11.2.4 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS.
Aplica a todos los componentes que integran el sistema de Control Interno.
11.2.5 NORMATIVIDAD Constitución Política de 1991 Art. 209, 269 y 189.
Ley 87 de 1993.
Ley 489 de 1998.
Decretos 1826 de 1994.
Decreto 2145 de 1999
Resolución 048 Contaduría general de la Nación
Decreto 1537de 2004
Resolución 05544 de 2003 Contraloría general de la república.
Decreto 1599 de 2005
República de Colombia - Departamento del Atlántico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
336
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Consolidación Ambiente de Control y Cultura de Autocontrol
Código: EC-CG-P0101
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Evaluación del SCI
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1
Aplicar la encuesta o informe ejecutivo anual del Departamento Administrativo de la Función Pública
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
2
Diligenciar la información desde el aplicativo DAFP
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
3 Evaluar resultados de la evaluación o encuestas
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
4 Diligenciar informe ejecutivo anual Sistema de Control Interno
Oficina Control Interno
Jefe Control Interno
Comité SCI
5 Analizar resultados
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
6 Analizar informe final de evaluación
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
7 Presentar las recomendaciones del informe
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
8 Imprimir certificación e informe desde aplicativo DAFP y presentarlo al ejecutivo
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
9 Dar orientaciones para preparar el Plan de Acción y Plan de Mejoramiento de la siguiente vigencia
Todos los Funcionarios Secretarios de
Despacho Jefe Control
Interno
10
Archivar la información del informe ejecutivo del SCI
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
337
FLUJOGRAMA PROCESO CONTROL Y EVALUACION
ACTIVIDAD CONSOLIDACIÓN AMBIENTE DE CONTROL Y CULTURA DE AUTOCONTROL
PROCEDIMIENTO EVALUACION SCI
CÓDIGO EC-CG-P0103
Aplicar la encuesta o informe ejecutivo anual del Departamento Administrativo
de la Función Pública
Evaluar resultados de la evaluación o encuestas
Presentar las recomendaciones del informe
Imprimir certificación e informe desde aplicativo DAFP y presentarlo al ejecutivo
Dar orientaciones para preparar el Plan de Acción y Plan de Mejoramiento de la
siguiente vigencia
Diligenciar la información desde el aplicativo DAFP
Analizar informe final de evaluación
Diligenciar informe ejecutivo anual Sistema de Control Interno
Analizar resultados
Archivar la información del informe ejecutivo del SCI
Inicio
Fin
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
338
11.3 PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR AUDITORÍA INTERNA
11.3.1 OBJETIVOS. Planear y ejecutar las auditorías internas para determinar la aplicación adecuada de los
procesos y procedimientos de la Alcaldía y para verificar si los controles adaptados por los
quienes manejan los procesos son los adecuados.
11.3.2 ALCANCE
Políticas: Las auditorías al Sistema de Control Interno se llevan a cabo de acuerdo con
las siguientes políticas:
Independencia: El Jefe de Control Interno debe tener un criterio independiente.
Objetividad: La determinación de la conformidad o no conformidad de los hallazgos se
basa siempre en la recolección de evidencia objetiva por parte del jefe de control interno.
Confidencialidad: La información obtenida por el jefe de control interno durante el proceso de Auditoria es estrictamente confidencial y solo se hará conocer del auditado, al responsable del área auditada y al Alcalde, a través del Jefe de Oficina de Control Interno.
Trabajo en equipo: La auditoría siempre es llevada a cabo por un equipo, para favorecer la independencia y la objetividad.
Mejoramiento: La auditoría es una herramienta para el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.
DEFINICIÓN.
AUDITORÍA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
de la auditoria, y evaluarlas de manera objetiva y hacer propuestas de mejora a través de
los informes.
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS. El programa es el conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. La programación de las
Auditorías Internas se realizara de forma anual.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
339
11.3.3 PRODUCTO SERVICIO · Cuestionario de Evaluación de la Oficina de Control Interno
· Formato “Evaluación del Sistema del Control Interno Contable”
· Matriz de Calificación y Evaluación de Control Interno por Componentes
· Plan de Auditoria
11.3.4 NORMATIVIDAD Constitución Política de 1991 Art. 209, 269 y 189.
Ley 87 de 1993.
Ley 489 de 1998.
Decretos 1826 de 1994.
Decreto 2145 de 1999
Resolución 048 Contaduría general de la Nación
Decreto 1537de 2004
Resolución 05544 de 2003 Contraloría general de la república.
Decreto 1599 de 2005
Resolución 142 de 2006 (por medio de la cual se adopta el manual de implementación del
MECI 1000-2005) – Decreto 943 de 2011.
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
340
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Consolidación Ambiente de Control y Cultura de Autocontrol
Código: EC-CG-P0104
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Auditoria Interna
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Elaborar plan general de auditorias internas en el plan de acción de la Oficina de Control Interno.
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
2 Elaborar cronogramas de Auditorias Internas.
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
3 Memorando de actividades comisión Equipo Auditor
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
4 Validación del memorando de encargo del Equipo Auditor.
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
5 Memorando de planeación de actividades
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
6 Mesa de trabajo. Oficina Control Interno
Jefe Control Interno
Comité SCI
7 Elaboración papeles de trabajo Oficina Control Interno
Jefe Control Interno
Comité SCI
8 Comunicación a la dependencia de la Auditoria Interna y del Equipo Auditor.
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
9 Ejecución de la auditoria interna
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
10 Informe Preliminar Oficina Control Interno
Jefe Control Interno
Comité SCI
11 Revisión Informe Preliminar Oficina Control Interno
Jefe Control Interno
Comité SCI
12 Mesa de trabajo Oficina Control Interno
Jefe Control Interno
Comité SCI
República de Colombia - Departamento del Atlántico
Municipio de Baranoa
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
341
13 Informe Final Oficina Control Interno
Jefe Control Interno
Comité SCI
14 Informe Ejecutivo Anual SCI
Oficina Control Interno
Jefe Control Interno
Comité SCI
15 Comunicación informe final a la dependencia auditada.
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
16 Derecho contradicción al informe final por la dependencia auditada.
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
17 Plan de mejoramiento suscrito con la dependencia auditada.
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
18 Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la dependencia auditada.
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
19 Informe de seguimiento al plan de mejoramiento al Ejecutivo.
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
342
FLUJOGRAMA PROCESO CONTROL Y EVALUACION
ACTIVIDAD CONSOLIDACIÓN AMBIENTE DE CONTROL Y CULTURA DE AUTOCONTROL
PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
CÓDIGO EC-CG-P0104
Mesa de trabajo
Elaboración papeles de trabajo
Comunicación a la dependencia de la Auditoria Interna y del Equipo Auditor
Elaborar plan general de auditorías internas en el plan de acción de la
Oficina de Control Interno
Memorando de actividades comisión Equipo Auditor
Ejecución de la auditoria interna
Elaborar cronogramas de Auditorías Internas
Validación del memorando de encargo del Equipo Auditor
Memorando de planeación de actividades
Informe Preliminar
Inicio
A
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
343
Plan de mejoramiento suscrito con la dependencia auditada
Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la dependencia auditada
Informe Ejecutivo Anual SCI
Comunicación informe final a la dependencia auditada
Informe de seguimiento al plan de mejoramiento al Ejecutivo
Revisión Informe Preliminar
Mesa de trabajo
Informe Final
Derecho contradicción al informe final por la dependencia auditada
A
Fin
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344
11.4 PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR CONTROL INTERNO
CONTABLE
11.4.1 OBJETIVOS. Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la entidad en
términos de información contable confiable, relevante y comprensible. Promover la
cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades
relacionadas con el proceso contable.
11.4.2 DEFINICIÓN:
ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE.
RECONOCIMIENTO. De conformidad con el Plan General de Contabilidad
Pública, es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su
análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su
incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual
de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que
consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos
que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en
la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable.
IDENTIFICACIÓN. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos,
transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica,
social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación.
Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones
y operaciones sean incorporados al proceso contable.
CLASIFICACIÓN. Actividad en la que, de acuerdo con las características del
hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su
clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad
se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar
cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se
clasifica.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
345
REGISTRO Y AJUSTES. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de
contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde
también a la verificación de la información producida durante las actividades
precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad,
previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para
determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben
registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.
REVELACIÓN. Según el Plan General de Contabilidad Pública, es la etapa que
sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de
prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y
reportes contables confiables, relevantes y comprensibles.
11.4.3 NORMATIVIDAD. Constitución Política de 1991 Art. 209, 269 y 189.
Ley 87 de 1993.
Ley 489 de 1998.
Decretos 1826 de 1994.
Decreto 2145 de 1999
Resolución 048 Contaduría general de la Nación
Decreto 1537de 2004
Resolución 05544 de 2003 Contraloría general de la república.
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346
ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARANOA
ACTIVIDAD N°1
Consolidación Ambiente de Control y Cultura de Autocontrol
Código: EC-CG-P01004
Versión 01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Ejecución Control Interno Contable
Vigente a partir de 20/06/2015
Pág. 1 de n
N° Descripción de la Tarea
Área responsable Cargo Responsable
Punto de control
1 Identificación
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
2 Clasificación
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
3 Registro y Ajustes
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
4 Elaboración de Estados Contables y demás
informes
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
5 Análisis, interpretación y comunicación de la
información
Oficina Control Interno Jefe Control
Interno Comité SCI
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha. Fecha. Fecha.
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347
FLUJOGRAMA PROCESO CONTROL Y EVALUACION
ACTIVIDAD CONSOLIDACIÓN AMBIENTE DE CONTROL Y CULTURA DE AUTOCONTROL
PROCEDIMIENTO CONTROL INTERNO CONTABLE
CÓDIGO EC-CG-P0105
Identificación
Clasificación
Registro y Ajustes
Elaboración de Estados Contables y demás informes
Análisis, interpretación y comunicación de la información
Inicio
Fin
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348
12. GLOSARIO
ADOPTAR. Poner en práctica el Manual de Procesos y Procedimientos.
ACTIVIDAD. Es un conjunto de operaciones o tareas ejecutadas en un área
específica para realizar un procedimiento. Generalmente corresponden al
desarrollo de los objetivos específicos.
ARCHIVO. Datos almacenados en cintas, discos, documentos para el
procesamiento de datos y como medio de inspección pericial.
CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES. Principio de Contabilidad Pública
en el cual, los hechos financieros, económicos y sociales del ente público se
registra en el proceso contable, previo cumplimento de la normatividad vigente y
pertinente.
DIAGRAMA DE FLUJO. Representación gráfica de una sucesión de hechos y
operaciones.
DOCUMENTAR. Demostrar por medio de evidencias algo que se haya realizado.
EFICACIA. Capacidad para producir el efecto esperado.
EFICIENCIA. Consiste en el mejor aprovechamiento de los recursos financieros,
humanos, físicos y técnicos, permitiendo su mejor combinación, con miras al
alcance de los objetivos institucionales.
ENTE PÚBLICO. Entidades, organismos, establecimientos, empresas,
sociedades, corporaciones, unidades u otros organismos públicos de los sectores
central o descentralizado, que pertenecen a los noveles nacional y territorial.
GESTIÓN. Todas aquellas actividades que en forma integral asume la
organización con el propósito de los obtener los objetivos y metas que a través del
proceso de planeación se a propuesta.
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349
MANUAL. Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más
sustancial de una materia, de manera didáctica, para facilitar su comprensión.
Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización y manejo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Es un documento que permite relacionar en
forma secuencial los pasos necesarios de desarrollar para la ejecución de un
proceso. Permite además establecer los ejecutores, las responsabilidades, los
tiempos de ejecución, los controles y las formas de utilización en general.
PROCEDIMIENTOS. Conjunto o sucesión de actividades ampliamente vinculadas
y cronológicamente dispuestas realizadas al interior de la entidad y dirigidos a
precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el
desarrollo de la tarea.
PROCESOS. Serie de etapas o fases secuenciales e interdependientes,
orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un
insumo y se suministra un producto o servicio a un cliente externo o interno para
satisfacer una necesidad.
TRÁMITE. Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que han
de efectuar los usuarios para obtener un determinado producto o para garantizar
debidamente la prestación de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la
regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o la debida
ejecución y control de las actividades propias de la Administración Pública.
ROBERTO CARLOS CELEDON VENEGAS
Alcalde Municipal
Jul 29 – 2015.--
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350