ALCANCES Y LIMITACIONES, en un trabajo de Investigación Alcances: 1. El presente estudio explorará el mercado laboral en El Salvador, para los profesionales en el área de alimentos graduados de la Universidad de El Salvador. 2. La investigación abarca únicamente a las empresas dedicadas al rubro de alimentos en El Salvador en los sectores industria, comercio, servicio y público para la mediana y gran empresa.

Limitaciones: 1. La falta de actualización de los registros de los profesionales graduados en el área de alimentos de las universidades que ofertan la carrera en el país, al momento del estudio. 2. Banco de datos incompletos y no actualizados, de las empresas dedicadas al rubro de alimentos en el país. 3. El período de tiempo de recolección de la información comprende un año de duración a partir de marzo de 2001.

Alcances y limitaciones Alcances

El alcance es el tamaño del proyecto. Cuando observe algún proyecto, observe siempre su alcance.

Algunos gerentes de proyecto se especializan sólo en proyectos de cierto tamaño, considerando que

los pequeños son demasiado insignificantes para su talento, y que los enormes duran demasiado o son

demasiado problemáticos como para que les interese participar en ellos.

El alcance del proyecto puede incluir una o más de las consideraciones siguientes:

1. Cuánto se debe lograr en el proyecto 2. Duración de la “ventana” del proyecto (cuándo se debe concluir) 3. Compromiso de recurso (los usuales: dinero, personal, suministros, equipo)

Con excepción de los proyectos más simples, cuando se reduce el alcance con frecuencia surgen

subproyectos adicionales. Hacerlo demasiado amplio añade complejidad, porque deben manejarse

muchos elementos dispares al mismo tiempo.

¿Qué es el alcance del proyecto? ¿Es importante? ¿Para qué sirve?

En cada organización existen proyectos por administrar. Considerando como un proyecto a un

conjunto de actividades con un inicio y fin determinados, dirigidas a cumplir un objetivo específico y

entendiendo por administración los procesos de planear, organizar, dirigir y controlar actividades y

recursos para alcanzar un objetivo.

No todos los proyectos son iguales, cada uno tiene al menos pequeñas variaciones con respecto a otros,

pero finalmente lo que se busca al administrar un proyecto es cumplir en tiempo, en costo y en forma,

con el objetivo del proyecto.

Una etapa primordial en la administración de proyectos es la Planeación. Durante ésta se realizan

actividades para estimar costos y recursos asegurando que el proyecto satisfaga las necesidades del

cliente con la funcionalidad y calidad requerida.

Es precisamente en esta etapa temprana del proyecto donde se debe definir el ‘Alcance’. Existen

diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir,

sin embargo la finalidad es la misma: la definición y control de lo que está y no está incluido en el

proyecto.

Algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son:

Desarrollar un escrito o documento formal. Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe

ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas. De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases más pequeñas. Esto facilitará la administración. Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado

exitosamente, es decir, los criterios de aceptación. Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, así como otros documentos

relativos al proyecto definidos previamente. Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto. Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.

El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel

operativo y nos ayuda a:

Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. Facilitar la asignación clara de responsabilidades. Definir la línea base para la medición del desempeño y control. Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus

entregables. Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo

de proyecto. Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para

terminar exitosamente. "Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para terminar exitosamente."

Una vez formalizada la aceptación del alcance, no basta con guardarlo y olvidarse de él, es necesario

llevar un control de los cambios que llegasen a surgir. Durante el desarrollo del proyecto, se puede

necesitar una revisión o redefinición del alcance para reflejar estos cambios.

La clara definición del proyecto es crítica para el éxito del mismo. Entre los factores que pueden surgir

en la administración del proyecto y dificultar su desarrollo se encuentran la falta de entendimiento,

documentación pobre (escasa, nula o confusa), objetivos ambiguos, altos costos, baja calidad, falta de

comunicación, entre otros. Muchos de estos factores se pueden prevenir con un documento claro y

sencillo: el alcance del proyecto.

El alcance es solo una de las herramientas utilizadas en la Administración de Proyectos, que en

conjunto buscan desarrollar la habilidad de administrar muchos proyectos con la menor cantidad de

recursos. En ocasiones, no se le dedica el tiempo y la importancia necesaria a este tipo de herramientas

sin embargo es importante considerar que son la base para el cumplimiento de las expectativas del

proyecto. Los proyectos y su administración se desarrollan en un contexto más amplio que el proyecto en sí. Tanto el

líder de proyecto como su equipo deben entender este contexto, el alcance es una de las herramientas de

planeación que permite considerar un entorno más amplio. El administrar actividades día a día es necesario

para el éxito del proyecto pero no es suficiente.

Limitaciones

También conocidas como restricciones, son un factor importante cuando se establece el plan de un

proyecto y cuando ya está encaminado. Las restricciones a los proyectos son muy amplias. Al igual

que las restricciones con las que se topa un gerente cuando enfrenta alguna tarea, se debe identificar

las restricciones de antemano o un proyecto costoso puede irse por la borda, después de sufrir

consecuencias que pudiera haber evitado.

Hay tres clases de restricciones o limitaciones en los proyectos:

1. Aquellas que se pueden prever: Si usted sabe que es probable que en el camino suceda algo que pueda afectar al proyecto (mal tiempo, asuntos de trabajo o la partida de un miembro clave del proyecto) puede incluirlo en el programa.

2. Aquellas que surgen a medio proyecto: Los gerentes experimentados de proyectos introducen cierta holgura en el cálculo del tiempo para incluir contingencias, y reacciones en forma proactiva cuando sucede lo inesperado. Es posible que sobrevenga cualquier desastre en n proyecto, desde causas de fuerza mayor (fuerzas naturales) hasta un empleado clave que presento un curriculum vitae falso y que no sabe nada del proyecto en gestión.

3. Proyectos que parten de malos planes o carecen de apoyo: Cualquier empresa que comienza un proyecto debe estar comprometida a terminarlo. Es triste decir que algunos proyectos nunca llegan a su conclusión.