17
CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS. : Ing. MATOS PÁZ, Denny 1) CURASMA CASAVILCA, Nemesio 2) ICHPAS PAQUIYAURI, Efraín 3) MALLQUI DE LA CRUZ, Ángel 4) QUISPE BUENDIA, Raúl ANGARAES, DICIEMBRE - 2015

ALMACEN EN GENERAL.pdf

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MINERAS.

: Ing. MATOS PÁZ, Denny

1) CURASMA CASAVILCA, Nemesio 2) ICHPAS PAQUIYAURI, Efraín 3) MALLQUI DE LA CRUZ, Ángel 4) QUISPE BUENDIA, Raúl

ANGARAES, DICIEMBRE - 2015

Page 2: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

2

Al Divino que está en los

Cielos y a nuestras familias

y a todas las personas que

contribuyen en nuestra

formación profesional y a

todos los docentes que

poseen ética profesional.

Page 3: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

3

ÍNDICE GENERAL

Dedicatoria…………………………………………………………………………………………… 02

Índice General………………………………………………………………………………………. 03

Resumen…………………………………………………………………………………………….. 04

Almacén en General………………………………………………………………………………... 05

Tipos de Almacén…………………………………………………………………………………… 06

Función de los Almacén……………………………………………………………………………. 06

Principios Básicos del Almacén…………………………………………………………………… 06

Nota re Entrada a Almacén………………………………………………………………………... 07

Existencias Valoradas de Almacén (Kardex)……………………………………………………. 07

Tipo de Mercadería a Ingresar……………………………………………………………………. 08

Equipos de Almacén………………………………………………………………………………... 09

Costos de Almacenamiento……………………………………………………………………….. 10

Técnicas de Almacenamiento de Materiales………………………………………………….…. 12

Inventario Físico…………………………………………………………………………………….. 13

Codificación de Materiales…………………………………………………………………………. 14

Clasificación y Codificación de los Materiales…………………………………………………… 15

Problemas en los Almacenes……………………………………………………………………… 15

Conclusiones……………………………………………………………………………….……….. 16

Bibliografías ………………………………………………………………………………………… 17

Page 4: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

4

RESUMEN.

Un almacén es un local comercial para el almacenaje de bienes. Los almacenes son usados por

fabricantes, importadores, exportadores, comerciales, transportistas, clientes, etc. Normalmente

son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades. Están equipados

con muelles de carga para cargar y descargar camiones; o algunas veces son cargados

directamente de vías de tren, aeropuertos o puertos marítimos. A menudo disponen de grúas y

elevadores para manipulación de mercancías que son generalmente depositadas

en palets estandarizados.

Algunos almacenes están completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores en

su interior. En estos casos, la manipulación de mercancía se realiza con máquinas de

almacenaje y desalmacenaje coordinadas por controladores programables y ordenadores con

el software apropiado.

Este tipo de almacenes automatizados, se emplean para mercancías de temperatura controlada

en los cuales la disponibilidad de espacio es menor debido al alto coste que la refrigeración

supone para la empresa. También se emplean para aquellas materias o mercancías que debido

a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotación rentabilizan el elevado coste que

supone la puesta en marcha de este tipo de instalaciones.

La mayor tensión de flujos entre la oferta y la demanda, ha originado un pequeño declive de los

almacenes tradicionales debido a la introducción gradual del sistema de producción

llamado JIT (Just In Time), que es un conjunto de técnicas diseñadas a mejorar la tasa interna de

retorno de un negocio Van con la reducción de materias primas y productos semielaborados.

A pesar de esto y del asesoramiento ofrecido por consultoras especializadas, la distancia entre el

fabricante y el vendedor ha crecido considerablemente en muchos aspectos siendo necesario al

menos un almacén por país o por región en una cadena de suministro para una gama de

productos dada.

Page 5: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

5

ALMACEN EN GENERAL.

ALCANCES BÁSICOS.

Almacén: Es aquel lugar donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. La formulación de

una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto

a tiempos de adelantes. Disponibilidad de materiales, tendencias en los precios y materiales de

compra, es la fuente mejor de esta información

Almacén: Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa

comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y

abastecimiento de materiales y productos.

Almacén: Es un deposito donde se controla físicamente y mantiene todos los artículos

inventariados, se deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de

algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y

a robos. Los registros deben mantener, lo cual facilita su localización inmediata de los artículos.

Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de

suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo

de agenteseconómicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas, importador

es, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.) Constituyen una

parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en muchos casos formando parte de

la vivienda rural tradicional o de construcciones peculiares).

Almacén

TIPOS DE ALMACÉN

Page 6: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

6

El gasto de las instalaciones físicas del almacenaje es importante dentro del costo de distribución

física. Son dos.

Almacenes privados.- Son propiedad de una empresa que los opera con objetivo de distribuir

sus propios productos, algunos de ellos: Cola Real, Empresas Agrícolas, Mineras, Mega

Mercados, Saga Falabella, Terminales terrestres, Fábricas y otros consumidores especiales.

Almacenes públicos.- Son organizaciones mercantiles, cuya principal actividad es proporcionar

almacenaje para la distribución física de los productos de otras empresas sobre la base de

alquiler. Estos almacenes llegan a ofrecer productos, etc. La diferencia entre unos y otros estriba

en que los privados el gasto es un costo variable y en los públicos el gasto es un costo fijo como

seguros, impuestos e intereses, algunos de ellos. Aduanas, Defensa Civil, Gobiernos regionales

y locales, Puerto de Callao, Pisco y Chimbote, Petroperú e otros.

FUNCIÓN DE LOS ALMACÉN:

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores

tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización

deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades

de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un

servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes.

Recepción de materiales, se responsabiliza de las mercancías recibidas de transporte

externo o proveniente de una fábrica.

Registro de entradas y salidas del Almacén

Almacenamiento de materiales

Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias

reales de materia prima.

Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y

contabilidad.

Despacho de materiales.

Función de las Existencias

Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:

Retraso en el abastecimiento de materiales.

abastecimiento parcial

Compra o producción en totales económicos.

Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN

Los siguientes principios son basados para todo tipo de almacén:

Page 7: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

7

La custodia fiel de los materiales o productos deben encontrarse siempre bajo la

responsabilidad de un solo persona en cada almacén.

El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de

recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de

inventarios.

Debe existir una sola puerta, o en caso una entrada y otra de salida, (ambas con debido

control).

Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del

almacén (entradas y salidas).

Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y

conocido de compras, control de inventarios y producción.

La identificación debe estar codificada.

Cada material o producto se debe ubicar según su clasificación e identificación en

pasillos, estantes, espacios mercados para facilitar su ubicación.

Toda operación de entrada y salida del almacén requiere documentación autorizada

según sistemas existentes.

La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, e

estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de

inventarios.

FORMULARIO - NOTA DE ENTRADA A ALMACÉN: Finalidad es servir de documento fuente

en el área de bienes y comprobar el ingreso de los artículos al almacén por cualquier concepto.

Descripción.

Encabezamiento

Nombre del ministerio o entidad

Nombre del formulario: NOTA DE ENTRADA A ALMACEN

Procedencia: nombre o razón social de la persona, institución o dependencia

Destino: para indicar el nombre de la dependencia que va a ser uso

Según: para describir la clase de documentos y su numeración (Resolución, Acta, etc.)

Recuadro derecho

Numero

Día, mes y año

Almacenamiento.- Para el cumplimento de esta etapa se utiliza los siguientes formulario

1. Existencias valoradas de almacén (Kardex)

2. Control visible de almacén

EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACÉN (KARDEX).- Su fin es establecer el registro

permanente de los inventarios, suministrar información del movimiento de entrada y salida de los

artículos en almacena si como determinar las existencias en cantidades totales unitarias.

Page 8: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

8

Descripción. El formulario está diseñado de acuerdo a las directivas del INANTIC. Consta así

Encabezamiento

Nombre del formulario: existencias valoradas de almacén (kardex)

cuerpo

Fecha

COMPROBANTE: divide en 02 sub columnas

CANTIDAD: se sub dividen en 03 sub columnas

Entrada.- Cantidad de los artículos ingresados

Salida.- Cantidad de los artículos egresados

Saldo.- Diferencia de las sub – Columnas entrada y salida

Costo promedio: Se utiliza para la aplicación del método de evaluación

IMPORTE: se dividen en 03 columnas

Entrada.- Valor en soles de los artículos ingresados

Salida.- Valor en soles de los artículos egresados

Saldo.- Diferencia de las sub – Columnas entrada y salida

Cadenas de abastecimiento (Supply Chain), Incluye toda las actividades relacionadas con el

flujo y transformación de bienes y productos, desde la etapa de materia prima hasta el consumo

de usuario final.

La gestión de la cadena de abastecimiento (Supply Chain Manangemet), es la integración

de todas las actividades mencionadas anteriormente a través de una relación entre todos los

componentes de la cadena utilizando la tecnología disponible.

TIPO DE MERCADERIA A INGRESAR.

1. Almacén de materia prima y partes componentes.- Tiene como función principal el

abastecimiento oportuno de materia primas o partes componentes a los departamento

de producción.

2. Almacén de materias auxiliares.- Llamados también indirectos son todos aquellos que

no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo

pueden ser: Los lubricantes, grasas combustibles, etiquitas, envases, etc.

3. Almacén de productos en proceso.- En proceso o artículos semi-terminados son

guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación.

4. Almacén de productos terminados.- Presta servicio al departamento de ventas

guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a

los clientes.

5. Almacén de herramientas.- Esto debe ser bajo custodia de un encargado especializado

para el control de esas herramientas, equipos útiles que se prestan a los distintos

Page 9: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

9

departamentos y operarios de producción o de mantenimiento, cabe mencionar: Brocas,

máquinas perforadoras, lámpara minera, barrenos, piezas esméreles.

6. Almacén de materias de desperdicio.- Los productos o partes de materiales

rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen salvamiento o

reparación, deben tener control separado, y queda najo el cuidado del departamento.

7. Almacén de material obsoleto.- Son los que han sido descontinuados en la

programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o

por haberse vencido el plazo de caducidad. Estos no deben ocupar los espacios

disponibles para aquellos que son de consumo actual.

8. Almacén de devoluciones.- Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se

separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

EQUIPOS DE ALMACÉN

Estrategias y cajas o casilleros:

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea

el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el

departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre

otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de

acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes

especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Función de Recepción:

La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es

la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía,

la actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.

Importancia:

La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una

gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción

total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes empresas

con plantas múltiples. La recepción está estrechamente ligada a la compra, ya que

probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento

de compra.

Proceso

Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en

buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes

requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá

dar recibo de conformidad por él envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si

el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a

cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos.

Page 10: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

10

De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe

ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de

almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales

de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

COSTOS DE ALMACENAMIENTO

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos

de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia

en existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el

tiempo de permanencia, tantos mayores serán los costos de existencias. El costo de existencias

(CE es la suma de los costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de periodo (CP)

Vemos:

El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación:

CA = Q/2x Tx Px I

Dónde:

Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado.

T= Tiempo de almacenamiento.

P= Precio Unitario de material y,

I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

Sin embargo, el CA está compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el

tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la

bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La

parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente

utilizar una fórmula más amplia – la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la

suma de las siguientes tasas.

Ta = Tasa de almacenamiento Físico:

Ta = 100 x Ax Ca

C x P

Dónde:

A= Área ocupada por las existencias.

Ca= Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento.

C= Consumo anual del material.

P= Precio Unitario material.

Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias:

Page 11: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

11

Tb= 100x Ganancia

Q x P

Dónde:

Q x P= Valor de los productos almacenados.

Tc= Tasa de seguros del material almacenado

Tc= 100x Costo anual del equipo

Q x P

Td= Tasa de transporte, manipulación y distribución del material

Td= 100x devaluación anual del equipo

Q x P

Te= Tasa de obsolescencia del material:

Te= 100x Pérdidas anuales por antigüedad

Q x P

En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas:

TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf

a. Costo de Almacenamiento:

b. Costo de pedido:

El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada

pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados

en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el número de pedidos procesados

en el pedido.

CP= Costo anual de los pedidos (CAP)

Número de pedidos en el año (N)

El CAP se calcula a través de los siguientes gastos efectuados en el año:

1. Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.

Page 12: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

12

2. Materiales utilizado en la confederación del pedido (formularios, papel, sobres, entre

otros).

3. Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, teléfono, fax, gastos

de oficina, entre otras).

Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:

CE = CA + CP

Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al mínimo el

CE.

TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales.

Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran

grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de

materiales depende de los siguientes factores:

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

Tipos de materiales que serán almacenados.

Tipos de materiales que serán almacenados.

Número de artículos guardados.

Velocidad de atención necesaria.

Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles

de la AM. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:

Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes

de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar

su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga

unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en

cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias

se hacen a través de una diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de

madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas

son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los

diversos medios de transporte y almacenamiento.

Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:

En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.

Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de

materiales no requieren utilizar equipos de materiales.

Page 13: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

13

Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de

materiales requiere utilizar equipos de maniobras.

Cajas o cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas

dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas,

lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semi acabados pueden

guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de

metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño

pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en

el mercado proveedor.

Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos

tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser

de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se

guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio

de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas

pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.

Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como

tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en

rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero

Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar

al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras,

obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento

que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un

gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en

consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La

configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las

plataformas.

Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el

contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente

y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza

para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que

puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de

apiladoras o grúas.

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento

de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los

almacenes.

INVENTARIO FÍSICO

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de

los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es

una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia

anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física

Page 14: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

14

o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la

existencia registradas en las FE. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en

el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el

inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre

otras.

El inventario físico es importante por las siguientes razones:

a. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las

existencias físicas (cantidad real en existencia).

b. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables,

en valores monetarios.

c. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos

de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en

el libro de inventario, conforme la legislación.

2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la

existencia del material y la aproximación del consumo real.

CODIFICACIÓN DE MATERIALES

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan

sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace

casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un

sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo

operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de

clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización,

esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la

empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La

catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea

general de la colección. Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos

empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se

recomienda la simplificación favorece la normalización. Especificación: significa

la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando

mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre los artículos y menos dudas

con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del

artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la

inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas

aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Page 15: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

15

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los

materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que,

por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de

tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. Así catalogamos, simplificamos,

especificamos, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la

clasificación. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales.

CLASIFICACIÓN

Catalogación

Simplificación

Especificación

Normalización

Estandarización

Codificación

CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS MATERIALES

Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo,

características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de

material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización de la bodega

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa

representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y

suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usadas son: código

alfabético, numérico y alfanumérico.

El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales

identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el número

de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.

El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y6 abarca un mayor número de

artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los

números representan el código indicador del artículo.

PROBLEMAS EN LOS ALMACENES.

Son varios los problemas que se pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el

hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la entidad o

empresa

El espacio e el personal son insuficientes

El personal es incapaz por falta de entrenamiento

El almacén está mal localizado o existe una mala distribución

Deficiente colocación de la mercadería

Equipo de almacenamiento inadecuado

Equipo de manejo de material insuficiente o inadecuado.

Page 16: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

16

CONCLUSION

El almacenaje no queda exento de esta homogeneización, no sólo provocado por la

estandarización de las bases utilizadas, sino por la falta de implantación de sistemas alternativos

de almacenaje de comprobada eficacia, debido principalmente a la falta de conciencia de la

aplicación de técnicas de mejora de los sistemas, que son presentes en otras partes de la

actividad empresarial (caso de producción), así como la disponibilidad de mayores recursos

de inversión.

La importancia de factores relacionados con la calidad de servicio orientada a garantizar una

respuesta eficiente al consumidor se pone de manifiesto por el elevado valor de los indicadores

de gestión orientados a este efecto, situando como premisa en la gestión de los almacenes la

satisfacción del cliente, por lo que el papel de los almacenes en la cadena de suministro ha

evolucionado de ser instalaciones dedicadas simplemente a almacenar a convertirse en centros

enfocados al servicio, ampliando su ámbito de responsabilidad dentro de la función logística.

La saturación de los almacenes puede ser un factor limitante en lo que a la disposición de

espacio y capacidad se refiere, provocando problemas o dispersiones en las políticas de gestión

operativa de los mismos y en las políticas de gestión de stocks.

La situación actual en la gestión de almacenes pasa por la implantación de sistemas integrados

de gestión, finalización del proceso de implantación de sistemas de radiofrecuencia y una mayor

implantación de sistemas de almacenaje de mayor rendimiento por m3, con el objetivo de

convertirse en una parte importante dentro de la estrategia de la empresa, pudiendo ser una

alternativa sólida ante un la tendencia hacia la externalización de procesos.

Page 17: ALMACEN EN GENERAL.pdf

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MINERAS.

17

BIBLIOGRAFIA

1. Escudero Serrano, María José; Escrivá Monzó, Joan; Clar Bononad, Federico (1999)

2. Lobato Gómez, Emiliano Asís (2006).

3. Lozano Rojo, Juan Ramón (1998). Unidad didáctica-Los almacenes

4. McGraw-Hill Interamericana de España, S.A.U.

5. Manual de Estudio – Universidad José Carlos Mariátegui – Lima - 2009

6. Manual de Operaciones de almacenaje. Madrid, Editorial Editex, S.A.

7. Manual de Operaciones de almacenaje. Pozuelo de Alarcón (Madrid, España): Editorial

Editex, S.A.