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Almacenamiento y Recuperacin de la Informacin Actualmente, las
bibliotecas que han sido automatizadas disponen de bases de datos
donde se encuentran catalogadas las colecciones bibliogrficas. Los
sistemas permiten, a travs de ndices, realizar bsquedas de
informacin con base en ciertos criterios. Sin embargo, el acceso a
estos catlogos se realiza, todava en muchos casos, a travs de
interfaces rudimentarias de tipo textual, complejas para aquellos
no familiarizados con estos servicios. Una vez realizada la bsqueda
se obtienen las fichas bibliogrficas de los documentos que cumplen
con los parmetros especificados. Posteriormente, ser necesario
desplazarse al edificio en donde se encuentren dichos ejemplares y
solicitarlos al encargado, si tenemos suerte, encontraremos
ejemplares disponibles de documento.
Lo importante ahora, es permitir la recuperacin total o parcial
de los documentos, es decir una copia digital del documento
deseado, no tan slo su descripcin bibliogrfica y su posible
ubicacin fsica.
Dispositivos de almacenamiento Los dispositivos de
almacenamiento digital son el sustituto de los estantes que
encontramos en los largos pasillos de una biblioteca. Ahora, en
lugar de almacenar libros y otros objetos, almacenamos los archivos
que contienen los documentos que forman la coleccin de la
biblioteca digital.
El almacenamiento digital se utiliza para guardar datos y despus
procesarlos y usarlos como programas o informacin de cualquier
tipo. Hay dos formas de guardar la informacin para despus poder
leerla, estos son los discos o unidades de almacenamiento magntico
que guardan la informacin en una superficie de metal dirigido
magnticamente y los discos o unidades de almacenamiento ptico que
surgen, algunas dcadas despus, con el descubrimiento del lser.
La tendencia general de todos los dispositivos de almacenamiento
masivo de informacin se dirige, por un lado, al incremento continuo
de la capacidad y, por otro, a obtener dispositivos ms rpidos, ms
econmicos, de menor tamao y ms fiable que los que estn disponibles
en la actualidad. De hecho, todo dispositivo que pretenda llegar a
convertirse en un estndar, deber tener un precio razonable,
rapidez, versatilidad y una gran capacidad de almacenamiento.
El espacio de almacenamiento adecuado para nuestro ambiente de
produccin puede proporcionarlo discos duros de alta capacidad, un
disco instalado en el servidor de una red, medios pticos, cintas,
dispositivos de bancos de memoria especial, o su combinacin.
El tipo de formato y el dispositivo de almacenamiento son de
fundamental consideracin; la tecnologa cada vez es ms bondadosa con
los medios de almacenamiento y es posible mantener ms informacin en
los medios electrnicos a ms bajo precio, pero as mismo cada vez
existe ms informacin por almacenar. Para la decisin de nuestros
dispositivos de almacenamiento se debe considerar el volumen de
informacin que se tienen de inicio y sus proyecciones de
crecimiento a corto, mediano
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y largo plazo. Tambin se debe considerar el nmero de accesos que
se harn a los documentos y la rapidez con que stos deben ser
recuperados.
Sistemas de bsqueda Un sistema o motor de bsqueda es el
mecanismo por el cul la informacin almacenada puede ser recuperada
por el usuario, mediante una interfaz provista para comunicarlo con
la base de datos y realizar operaciones para extraer la informacin
que se solicita.
En una biblioteca digital no es cuestionable la utilizacin de un
motor de bsqueda. El principal servicio es la consulta de
informacin y como no se puede tener toda la coleccin en lnea al
mismo tiempo, por muy pequea que sea, siempre ser necesario hacer
una revisin y extraccin slo de los materiales que cumplen con los
intereses del usuario. En muchos casos se requiere ms de un motor
de bsqueda para una coleccin de cinco documentos grandes, que en
una coleccin de 20 documentos pequeos bien definidos.
Los cientficos de la informacin y los bibliotecarios han
estudiado por dcadas los hbitos de bsqueda de los usuarios.
Recientemente, estos estudios se refieren a los sistemas de
informacin tradicionales, tales como encontrar un patrn para
encontrar las necesidades de informacin, o cmo hacer sistemas
sencillos para la bsqueda de informacin en servicios en lnea de
catlogos bibliotecarios u otras bases de datos.
Los usuarios de sistemas de informacin de no pertenecen a una
misma audiencia que requiere el mismo tipo de informacin,
representada y entregada de la misma manera. Algunos slo requieren
informacin mnima, mientras que otros requieren materiales
detallados de todo lo que se tenga sobre un tema. Algunos quieren
slo informacin de alta calidad, mientras que a otros no les
interesa ni siquiera la fuente. Algunos requieren la informacin de
inmediato, y otros no tienen problema en esperar a que la
informacin llegue tiempo despus. Bsqueda concreta. Cuando un
usuario sabe claramente lo qu quiere, que la informacin existe y
sabe dnde encontrarla, es el problema de necesidad de informacin ms
simple. Si fuera el nico, el trabajo de la arquitectura de las
pginas de Web sera ms fcil.
Bsqueda de existencia. Algunos usuarios saben qu quieren pero no
saben cmo describirlo o s existe una respuesta al tema. Se tiene
slo un concepto o idea abstracta y no se sabe si existe informacin
que empate con su necesidad. El xito de una bsqueda depende
entonces de la habilidad de la pgina de Web para comprender la idea
del usuario y proporcionarle la informacin que tenga sobre dicho
contexto.
Bsqueda Exploratoria. Otro tipo de bsqueda se presenta cuando el
usuario sabe identificar su cuestionamiento pero no sabe
exactamente que est esperando encontrar, est solo explorando y
tratando de aprender ms. En este caso, no se requiere obtener todo
lo que hay sobre un tema, tal vez slo sea necesario encontrar
algunos materiales con buena informacin.
Bsqueda comprehensiva. Algunos usuarios quieren todo que se est
disponible sobre un tema, esta bsqueda est relacionada con fines de
investigacin. Los investigadores y estudiantes de posgrados quieren
encontrar disertaciones nicas y originales o
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documentos incluso con menciones ocasionales que tengan
cualquier relacin con el tema.
Las necesidades de los usuarios y sus expectativas varan
ampliamente, y por tanto, los sistemas de informacin deben
reconocer, diferenciar y complacer los requerimientos de sus
usuarios. Idealmente, para el desarrollo de sistemas de bsqueda
debemos anticiparnos a los tipos de necesidades ms comunes que se
presentarn debido al tipo de usuarios de nuestra biblioteca y
debemos asegurarnos que sus necesidades sern satisfechas. Al menos,
debe tenerse contemplado las posibles variaciones y tratar de
disear una interfaz sencilla para futuras modificaciones.
Bases de datos Una base de datos es una coleccin de datos
relacionados y organizados con una lgica coherente y con
significado inherente. Se disea y se construye con un propsito
especfico. Puede ser utilizada por mltiples usuarios para diversas
aplicaciones.
Una biblioteca es una forma de bases de datos de documentos,
tradicionalmente es lo que se conoce como catlogos. Las bases de
datos pueden ser tan grandes que es muy importante considerar que
deben ser almacenadas tan eficientemente como sea posible. Para
fines de una biblioteca digital, una base de datos de documentos
debe ser capaz de almacenar ms que texto. Las imgenes, usualmente
diagramas o fotografas, son parte importante de cualquier
documento. Una base de datos debe contener el texto completo y las
imgenes, o un campo que indique la referencia para tener acceso a
ellos.
Hay muchas opciones de bases de datos, algunos ejemplos incluyen
Oracle y MSQL. Si se tiene una PC, se puede utilizar incluso
Microsoft Access debido a su compatibilidad con NT. Cualquiera de
los mencionados al inicio es una buena opcin para bases de datos en
UNIX, ya que son manejadores fiables y tienen cierto grado de
flexibilidad.
El diseo de una base de datos no es trivial, debe llevarse a
cabo un buen anlisis para definir adecuadamente los campos
necesarios y las relaciones que habr entre los diferentes
elementos. Despus de crear una base de datos, si se necesita
agregar un nuevo campo, la base debe ser creada nuevamente en su
totalidad. Incluso, en varios sistemas, el traslado de una base a
otra puede resultar difcil y consumir gran cantidad de tiempo
En trminos de espacio de almacenamiento es importante almacenar
los documentos eficientemente; pero es igual de importante que al
momento de hacer bsquedas, la ubicacin y recuperacin de informacin,
sea gil. Lo mejor es combinar tcnicas de compresin de textos con
tcnicas de indizado para cubrir los dos puntos crticos en la
recuperacin de documentos: el espacio necesario para almacenar
grandes cantidades de texto o imgenes y tiempo necesario para
buscarlos.
An cuando la compresin de texto puede ahorrar mucho espacio, no
ayuda para las bsquedas en texto completo ni para la forma en la
que la informacin debe ser organizada. Cuando un texto es
comprimido debe dejarse parte del documento sin compresin, como una
referencia para que la informacin pueda ser localizada y extrada.
Esto puede hacerse a travs de la utilizacin de metadatos
(explicados en el siguiente captulo).
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La utilizacin de ndices es crucial para la bsqueda eficiente
dentro de una base de datos de documentos. Los ndices pueden
hacerse partiendo de un par de palabras o hasta la inclusin de casi
todo el documento. Un trmino puede ser localizado en microsegundos,
el buscador mostrar una lista de referencias hacia los documentos
que contienen la informacin que deseamos. Dependiendo del tipo de
disco y del tipo de comunicacin que tengamos con los servidores,
podremos tener el documento en microsegundos o en algunos
segundos.
Seguridad El problema de la seguridad de la informacin no es
nuevo, casi todas las bibliotecas de todo el mundo, conscientes de
la problemtica por los sistemas de prstamo y la estantera abierta,
tienen implementado un sistema de seguridad para proteger
fsicamente el material documental, principalmente los libros, pues
al hacer sus inventarios detectaban que faltaban libros que en su
mayora haban sido sustrados por los usuarios, adems de la mutilacin
de materiales, muchas veces con daos irreparables.
En una biblioteca digital la seguridad de la informacin es an ms
crtica: la inestabilidad en los servicios informticos depende
drsticamente de sus sistemas de seguridad y por la interconexin de
redes el nmero de posibles "usuarios infractores" aumenta
potencialmente.
La tecnologa facilita los ataques a los sistemas pero tambin nos
permite detener, ubicar y atrapar al responsable, aunque con la
legislacin vigente no se contempla perseguir los ataques o crmenes
cibernticos con la rigidez que realmente se debera hacer.
Lo ms importante es proteger nuestros sistemas, fortalecer la
infraestructura tecnolgica de cmputo y comunicaciones, capacitar a
los usuarios y al personal responsable de la seguridad para
prevenir estos eventos.
Bsicamente, existen dos tipos de seguridad que debe
preocuparnos: la seguridad fsica y la seguridad de datos. Para cada
uno, existen esquemas que garantizan la proteccin contra intrusos
en nuestros sistemas.
Seguridad de Datos. Como consecuencia de la apertura que tiene
Internet se han tenido que desarrollar tecnologas, ms all de las
contraseas, como firewalls, encriptores, proxy servers y
autenticadores. Todos con la finalidad de mantener el control de
quien tiene acceso a la informacin y quien no; adems permiten
mantener a los intrusos fuera de nuestro sistema con un grado
razonable de confianza.
Seguridad Fsica. Representa la proteccin de reas, equipo e
instalaciones que pueden ser violados personas ajenas con fines
perjudiciales. Para este efecto, se debe de contar con sistemas de
acceso restringido, en algunos casos, no slo en el rea de cmputo,
sino en otras reas que se consideren importantes. El acceso se
puede controlar
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mediante personal de vigilancia, tarjetas magnticas, cdigos de
acceso, reconocedores biomtricos, sistemas de circuito cerrado,
etc.
Para efecto de una biblioteca digital es fundamental contar con
seguridad fsica, pero ms importante es tener un buen sistema de
seguridad de datos. La Integridad de la informacin es un asunto
clave en el factor confianza que el usuario busca al hacer uso de
las colecciones y bases de datos.
DOCUMENTACIN Y ARCHIVO
CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS:
Archivar los papeles del jefe es una de las tareas ms
importantes de una secretaria. Adems, archivar se est convirtiendo
en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a
la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no
se debe pensar que archivar es una funcin por debajo de su dignidad
o que puede dejarlo en manos de otra persona.
Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones bsicas:
1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que
circulan en el negocio. 2. Guardar de manera ordenada el material
reunido. 3. Poder sacar los documentos o archivos rpidamente cuando
sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar
centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de
mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja
del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizar
tanto con el sistema que podr guardar y sacar los papeles con mayor
velocidad.
UTILIZADOS EN EL ARCHIVO:
Existen varios elementos de clasificacin y son los
siguientes:
CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestaas numricas o un nombre
directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujecin y otras
con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de
suspensin).
GUA: Es una cartulina gruesa o cartn prensado de forma
rectangular con una pestaa que sirve para separar.
PESTAAS Y SU POSICIN: Las pestaas son una partes salientes que
llevan las carpetas, guas y fichas y sirven para poder
identificarlas. Hay pestaas de diferentes tamaos ocupando
posiciones distintas. Tambin se pueden utilizar pestaas
postizas.
GUAS FALTAS: Es un sistema prctico cuyas pestaas llevan anotada
la palabra FALTA de
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forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las
anotaciones pendientes.
INDICADORES: Son pestaas de tamao reducido y de colores
diversos. Tambin reciben el nombre de sealizadores y se utilizan
para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atencin y
servir de recordatorio sobre algn asunto pendiente (pagos, visitas,
pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto.
COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocacin de las
fichas y carpetas en la parte delantera del cajn. Pueden ser:
compresores sencillos o compresores para cajones metlicos.
PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos,
se utilizarn las pinzas para separar los documentos.
FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamao ms o
menos grande segn el uso a que se destine. Las fichas pueden ser
VISIBLES (con pestaas) o CIEGAS (sin pestaas).
MTODOS DE CLASIFICACIN: Existen varios maneras de clasificar los
documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y
desventajas.
Los principales sistemas son:
SISTEMA ALFABTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente,
empresa, persona, etc., y despus colocar las carpetas en orden
alfabtico. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de
colocar y puede manejarse sin ningn tipo de formacin especial. La
desventaja de este sistema, es que podran surgir problemas si el
archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la nica solucin a este
problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea
esa persona quien escriba las normas adaptadas.
SISTEMA NUMRICO: Consiste en asignar nmeros consecutivos a las
personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las
carpetas, para despus archivarlas por orden numrico. Se hace una
ficha con el nombre de cada una y el nmero asignado. Las fichas se
archivarn en orden alfabtico en un cajn o fichero. Las ventajas de
este sistema son: es ms sencillo encontrar las carpetas, los nmeros
de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede
aumentar indefinidamente (slo ser necesario aadir nuevas carpetas)
y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
SISTEMA GEOGRFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden
geogrfico, por pases, regiones, territorios, etc., y subdividirlas
por temas o nombres. ste es un sistema prcticamente indispensable
en una oficina de exportacin o en un departamento de ventas. La
desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se
desarrollan en territorios especficos y otro inconveniente sera que
se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los
pueblos y ciudades.
SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistira en archivar el material
de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un mtodo
muy til. Los archivos por temas
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son tiles para llevar la correspondencia y papeles de una
actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que
resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra
carpeta, especialmente si stos tratan de diversos asuntos.
SISTEMA DE DGITOS TERMINALES: Consiste en ordenar las carpetas
segn el ltimo par de dgitos en lugar del estricto orden numrico.
Los nmeros se archivan en grupo de dgitos (385.77.12; 568.18.99).
Todas las carpetas que terminan en los mismos dos dgitos (12 ), se
archivan juntas detrs de una gua principal. Luego las carpetas se
subdividen de acuerdo con el segundo grupo de dgitos y stas se
archivarn juntas. Finalmente, las carpetas se ordenarn numricamente
segn los dgitos al principio del nmero. La ventaja de este sistema,
es que resulta ms fcil recordar dos dgitos que un nmero largo.
SISTEMA DECIMAL: Se basa en la divisin de 10 grupos, a cada uno
de los cuales se le asigna un nmero del 0 al 9 o bien del 1 al 0.
Cada grupo puede dividirse en otros 10, cada uno con un nmero de
dos cifras, la primera es la que indica el grupo primario y la
segunda vara del 0 al 9. Cada una de las divisiones secundarias,
puede dividirse en 10 grupos terciarios que se representan por
nmeros de tres cifras, y as sucesivamente.
SISTEMA ALFANUMRICO: Es una combinacin de las clasificaciones
alfabtica y numrica. A cada letra del alfabeto se le da un nmero,
por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un
nmero se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las carpetas
se ordenan alfabticamente en el archivo y los nmeros se usan
simplemente como referencia sobre la correspondencia.
ARCHIVADORES: Existen diversas y distintas formas de archivar
carpetas y el mtodo que elijamos depender de factores como: el tipo
de negocio de la compaa en la que estemos, el tipo y tamao de
papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la
frecuencia con que se necesite el material y por ltimo, el mtodo de
clasificacin utilizado. Los principales sistemas de archivo que se
utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral,
Microfilmacin, Archivo Automtico y Almacenaje de Informacin
Computerizado.
DOCUMENTACIN : Se puede definir como todo conocimiento o hecho
fijado en forma material, normalmente escrita, que puede ser
utilizado para consulta o prueba.
Los documentos que se han producido por medio de la imprenta,
con objetivo de ahorrar trabajo y conseguir una mejor presentacin,
sern los llamados impresos.
Se clasificarn los documentos mercantiles, que sern aquellos
documentos relacionados con la compraventa, con el movimiento de
fondos, con el transporte, los seguros, el personal, la Seguridad
Social, los organismos pblicos, los de rgimen interno y los
contratos.
Funciones de un departamento de archivo: La funcin principal del
Departamento de Archivo Central, es mantener y mejorar los sistemas
de almacenamiento y recuperacin de documentos e informacin
existentes, permitiendo su acceso rpido y oportuno, prestando de
esta manera un mejor servicio
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a la comunidad universitaria en general, as como, a
universidades nacionales y extranjeras y organismos e institutos
pblicos y privados, nacionales e internacionales. Para poder
realizar las actividades, el departamento se dividi en dos reas: o
Archivo Activo o Archivo Histrico Funciones: o Conservar y
preservar la documentacin de inscritos y egresados. o Asistir a los
investigadores que soliciten informacin. o Divulgar a travs de
publicaciones la memoria histrica de la Universidad. o Custodiar,
catalogar y conservar los documentos que constituyen el acervo
Histrico de la Institucin.
Funciones
Asesorar a las autoridades universitarias para el desarrollo de
proyectos en el rea de gestin informativa documental y apoyar el
proceso de toma de decisiones mediante el suministro de informacin
institucional.
Rescatar, recopilar y procesar la documentacin que por su valor
histrico, econmico y poltico refleje la trayectoria de la
universidad.
Elaborar las disposiciones reglamentarias, normativas y
procedimentales que requiere el sistema para su funcionamiento.
Establecer las polticas que rigen los procesos de gestin
documental informativa en la institucin.
Promover, desarrollar y evaluar programas permanentes que
garanticen la preservacin y conservacin de la memoria
institucional.
Desarrollar y establecer sistemas y procedimientos que agilicen
la recuperacin oportuna y pertinente de la informacin.
Ofrecer servicios acordes a los requerimientos de informacin,
gestin y conocimiento de los usuarios, soportados mediante el uso
de las nuevas tecnologas de informacin.
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FUENTES DE INFORMACIN Elaborado por: Liliana Garca Ruvalcaba
Qu es una fuente de informacin
Una fuente de informacin es una persona u objeto que provee
datos.
Tipos de fuentes
Las fuentes de informacin pueden clasificarse de la siguiente
forma: :
Tipos de fuentes Caractersticas
Monografas
Escritos sobre un tema especfico. El tema es abordado de una
manera relativamente completa. Estas obras son tiles por el anlisis
e intergacinq ue hacen sobre deteminado tema. Ejemplos: libros de
texto, obras literarias, tesis, reportes de investigacin.
Obras de consulta o referencia
Su finalidad es proveer colecciones de datos especficos que
guardan relacin entre s. Ejemplos: Diccionarios, enciclopedias,
manuales, directorios.
Publicaciones peridicas
Son las revistas y peridicos. Contienen datos de actualidad. Las
revistas acadmicas especializadas tienen por lo general un alto
valor cientfico. Los peridicos ofrecen datos sociales, econmicos,
polticos y culturales principalmente locales.
Imgenes fotogrficas y audiovisuales
Generalmente sirven de complemento a la informacin escrita.
Personas Las personas tambin pueden proveer datos a travs de una
conversacin, una entrevista, el envo de un mensaje por correo
electrnico etc.
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Pginas Web. Las pginas que se publican a travs de Internet.
Pueden ser de personas, instituciones, organizaciones.
Tema 1. Las fuentes de informacin: concepto :
Fuentes de Informacin como instrumento de trabajo de uso
indispensable para poder alcanzar la informacin que necesitan
investigadores y usuarios de bibliotecas y centros de
documentacin.
Con el trmino de fuentes de informacin se conocen todos aquellos
instrumentos y recursos que sirven para satisfacer las necesidades
informativas de cualquier persona, se hayan creado o no con ese fin
y sean utilizados directamente o por un profesional de la
informacin como intermediario.
Documentacin de las fuentes
Es importante que mientras ests revisando las fuentes de
informacin vayas registrando la informacin que te es til de acuerdo
a tus preguntas y la fuente de la que la obtuviste. Es recomendable
tomar pequeas notas sobre las primeras ideas, reflexiones,
opiniones que te surgen al revisar esa informacin y que ms tarde
cuando redactes el ensayo, desarrollars ms ampliamente.
. Cmo se elabora la lista de Bibliografa.
Al final de un trabajo acadmico en el que se hayan consultado
fuentes de informacin se incluye la Bibliografa.
Lo ms comn es que se incluyan slo las fuentes que se citaron o
recomendaron a lo largo del trabajo, sin embargo, en ocasiones
algunos autores agregan una lista de bibliografa sugerida para el
lector interesado en temas afines
Deben seguirse ciertas reglas aceptadas internacionalmente para
hacer la lista de bibliografa. Las reglas especifican qu datos
incluir y en qu orden. A continuacin se mencionan las reglas de las
principales tipos de fuentes.
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Fuente electrnica en lnea que no cambia (revistas electrnicas,
peridicos)
APELLIDO AUTOR, Nombre (fecha de publicacin). "Ttulo de la nota
o artculo", revista o diario, nmero de la revista, lugar, direccin
de acceso, (vi:fecha en que se visit) Ejemplo: Gonzlez, L.M.,
MARTN, R. (1996). "La deuda de Jalisco crece $ 5 millones por da",
Siglo 21, 3 de mayo 1996: portada, Guadalajara,
http://mexplaza.edg.mx/cgi-bin/Hemero?Siglo21/mayo_1996/3-May-96
(vi:7.10.96)
Fuentes electrnicas cambiantes en lnea
APELLIDO AUTOR, Nombre (fecha de publicacin). Ttulo, lugar,
direccin de acceso, (vi:fecha en que se visit) * Si no hay un autor
identificable se seala la empresa u organizacin. Ejemplo: NETSCAPE
COMUNICATIONS CO. (1996) Manual de Netscape, S.I.
http://home.es.netscape.com/es/eng/mozilla/2.02/handbook
(vi:7.10.96)
CD-ROM Ttulo. Versin. Fecha. Editor. (Serie o coleccin)
Libros
APELLIDO AUTOR, Nombre. Ttulo y subttulo del libro, editorial,
ciudad o pas de publicacin, ao de publicacin. Ejemplo: SCHRAMM,
Wilbur. La ciencia de la comunicacin humana, Grijalbo, Mxico,
1989.
Revistas o peridicos (diarios)
APELLIDO AUTOR, Nombre. "Ttulo del artculo o la nota", revista o
diario, nmero de la revista, fecha de publicacin, ciudad o pas.
Ejemplo: DAZ MORALES, Ignacio. "Conceptos sobre arquitectura", en
Calle Adentro, nm. 6.29 de diciembre de 1989, Guadalajara.
Entrevista Nombre de la persona entrevistada. Institucin.
Departamento. Puesto. Fecha y localidad en que se efectu la
entrevista, nombre del entrevistador.
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Encuesta
Fecha de la encuesta. Nmero de encuestas realizadas. Lugar en el
que se realizaron. Mtodo (casa por casa, por telfono, en la calle
al azar). Nombre de la persona o institucin que coordin la
realizacin de las encuestas.
Funciones de los archivos La funcin genrica de un archivo es
reunir, conservar y servir documentos. Estas funciones se resumen
en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de
archivo:
Organizar la documentacin administrativa. Asegurar la
transferencia peridica a archivos donde su uso no es peridico.
Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su
conservacin o
destruccin. Clasificacion de fondos. Descripcin para facilitar
el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos
necesarios. Adecuacin de las instalaciones donde se conservan
los documentos.
Los ciudadanos para ofrecer la informacin que soliciten, sobre
todo en los archivos pblicos.
La investigacin y difusin cultural, sobre todo para colocar a
disposicin del solicitante datos del pasado.
Archivo El trmino archivo (latn archvum) se usa comnmente para
designar el local donde se conservan los documentos producidos por
otra entidad como consecuencia de la realizacin de sus actividades.
No obstante, "archivo" es una palabra polismica que se refiere
a:
El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o
recibidos por una persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus
actividades.
El edificio o local donde se custodia dicho fondo. La institucin
o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivstico del
fondo
Etapas del archivo El fondo documental de un archivo atraviesa
diversas etapas en funcin del ciclo de vida de los documentos que
lo componen. Este concepto establece que la informacin documental
tiene una vida similar a la de un organismo biolgico: nace (fase de
creacin), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de
expurgo). En funcin de uso y valor a lo largo del tiempo
(administrativos, legales, fiscales, evidnciales o histrico), la
documentacin pasa por diferentes estadios:
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Archivo de gestin o Archivo de oficina: est compuesto por los
documentos en fase de tramitacin o aquellos que son de uso
frecuente. Est gestionado por las propias unidades administrativas
que los producen a fin de facilitar la gestin de actividades
corrientes. La documentacin permanece en esta fase un periodo de
cinco aos.
Archivo central: recoge aquella documentacin que deja de ser
utilizada de forma frecuente, aunque su uso es hipottico. La
permanencia en esta fase es de 10 aos, aunque los archiveros pueden
establecer menores plazos en funcin de muchos factores pero
teniendo en cuenta la finalizacin de los trmites.
Archivo intermedio: en esta fase la documentacin ha perdido
prcticamente en su totalidad el valor de gestin administrativa. La
documentacin se transfiere desde los archivos centrales para el
almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en este archivo 15
aos ms, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se
procede a su valoracin, seleccin y expurgo para conservar los
realmente importantes.
Archivo histrico: la documentacin que alcanza este archivo es
conservada de forma permanente por su valor informativo, histrico y
cultural.
Documentacin Documentacin puede entenderse como conjunto de las
disciplinas (Ciencias de la documentacin) relacionadas con el
estudio del documento, como fuente de informacin para obtener nueva
informacin o una toma de decisiones, disciplinas o, si se prefiere,
el estudio de los procedimientos netamente informativos
subsiguientes al tratamiento tcnico de los documentos para la
eficaz difusin de los mensajes en ellos contenidos.
Funcin
Preservar la informacin del los documentos y, con su
interrelacin, obtener una nueva informacin.
La Recuperacin de la Informacin
La recuperacin de informacin es un campo donde se realiza una
actividad importante de prctica profesional y, tambin, de
investigacin cientfica. Por un lado, dio lugar a la aparicin de la
industria de la informacin, con sus bases de datos y sistemas de
informacin, con un marcado componente prctico y profesional
centrado en el uso de las bases de datos para satisfacer las
necesidades de informacin de los usuarios. Por otro lado, la
investigacin cientfica ha estado dirigida hacia el diseo de
sistemas de recuperacin de informacin (SRI) ms eficaces, dando
lugar a diversas teoras, modelos y experimentos en los que la
evaluacin ha ocupado un papel central. A lo largo de la historia no
ha existido una relacin muy estrecha entre ambos componentes,
cientfico y profesional, al menos hasta en los ltimos aos en los
que parece haberse producido un cierto acercamiento y una
implementacin de las teoras y modelos experimentales en las
aplicaciones comerciales.
La investigacin en recuperacin de informacin ha favorecido sobre
todo la estimulacin de ideas; estas ideas, conforme se han ido
explorando y comprobando en
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sistemas experimentales, se han convertido en teoras o modelos.
Por lo tanto, estas ideas, teoras y modelos desarrollados han
estado influenciados en gran parte por la comprensin y el
conocimiento emprico obtenido a partir de experimentos en los que
la evaluacin ha estado omnipresente. Robertson reconoce que no hay
una teora general y global de recuperacin de informacin, y puede
que nunca la haya, aunque el descubrimiento de nuevos modelos y
teoras contribuirn a una mejor comprensin.
Contemplaremos la investigacin en recuperacin de la informacin
desde una perspectiva global, teniendo en cuenta tres
caractersticas generales que constituyen la esencia de su evolucin
y existencia:
1. La recuperacin de informacin es un campo interdisciplinar. A
pesar de que son muchas las disciplinas directamente relacionadas
(Informtica, Ciencia de la Informacin, Documentacin, Lgica,
Lingstica, Psicologa, Inteligencia Artificial, etc.), todas
comparten el mismo objetivo: facilitar la bsqueda y obtencin de
informacin relevante que satisfaga las necesidades de informacin de
los usuarios. Es por ello deseable que la investigacin en este
campo sea realizada por grupos interdisciplinares, o como mnimo,
que la comunicacin y la colaboracin entre los diferentes equipos de
investigacin sea fluida, algo que no siempre ha ocurrido y ha sido
motivo de discusin y controversia entre los propios
investigadores.
2. La investigacin en recuperacin de la informacin ha estado muy
influida por la evolucin y los avances producidos en las tecnologas
de la informacin que, necesariamente, han introducido nuevos
enfoques, procedimientos y mtodos en la organizacin, almacenamiento
y acceso a la informacin, as como en el uso de nuevos sistemas de
recuperacin de informacin.
3. La recuperacin de la informacin ha desempeado un papel
esencial en la evolucin de la Sociedad de la Informacin. Hay que
recordar que la recuperacin de informacin surge para buscar
soluciones y dar una respuesta al problema de la explosin de
informacin cientfica; en la actualidad, la World Wide Web, como
medio de acceso a la informacin ms utilizado, juntamente con la
facilidad para poder publicar en l ha provocado que uno de los
principales problemas a los que se enfrenta cualquier persona es
cmo localizar informacin pertinente ante el exceso de informacin
existente. Por lo tanto, el problema en s es el mismo que exista
hace ms de 50 aos y la investigacin debe ir dirigida a dar
respuesta a este problema, aunque con los cambios lgicos que supone
el uso de este medio, como por ejemplo, (a) que el acceso a la
informacin se ha generalizado y es el propio usuario quien busca la
informacin, por lo que han de disearse interfaces de bsqueda ms
amigables; (b) y que el concepto de informacin se ampla y ya no slo
se trata de documentos o texto sino tambin de imgenes y sonido, por
lo que debe de investigarse cmo recuperar estas formas de
informacin (recuperacin multimedia).
-
La investigacin en recuperacin de informacin va a permitir el
desarrollo de nuevas herramientas que faciliten un acceso ms
eficiente a la informacin, en cualquier formato en que est, y de
ello se aprovecharn tanto cientficos, como profesionales de la
documentacin y cualquier usuario que necesiten informacin para sus
investigaciones, su trabajo, la toma de decisiones, etc., y ello,
indiscutiblemente, repercute en que la Sociedad est ms y mejor
informada.
Funcin de un Archivo
Conservar documentos no corrientes que se han evaluado
formalmente y que conservan un valor constante o permanente en
tanto que prueba o para fines de investigacin.
Recuperacin de Archivo La Recuperacin de Archivo es un
instrumento de recuperacin de datos para varios naipes de destello
como Medios Elegantes, Destello Compacto, Palo de Memoria, Unidad
de disco Micro, xD Tarjeta de Destello de Carta de Figura, Tarjeta
de ordenador personal, Tarjeta Multimedia, Tarjeta Digital Segura y
memoria de cmara digital. La Recuperacin de Archivo con eficacia
recupera datos corrompidos de medios de almacenaje formateados,
daados. Las ayudas de Software de Recuperacin de archivo en
recuperar datos de suma importancia perdidos despus de un formato
casual, fallo del sistema de virus, prdida de particin,
funcionamiento defectuoso de software, borraron el
archivo/directorio o hasta sabotear. El Software de Recuperacin de
Datos de Disco es uno del mejor software de recuperacin de archivo
borrado que examina su disco duro de daos y segn el estado, le
muestra los archivos que estn presentes en los medios de
almacenaje.
La recuperacin de archivo borrada, seleccione los archivos o
directorios que han sido daados y los transfieren sin peligro a los
medios secundarios. Fallos del sistema de software, el hardware
falla y algunos CDs pueden tener vidas ms corto que una mosca
domstica. Es posible recuperar archivos de desastres. Para
recuperar archivos perdidos, usted necesitar un instrumento de
recuperacin.
Funciones de recuperacin de archivos
Kroll Ontrack ofrece varias opciones de servicio y software de
uso personal para la recuperacin de archivos. Sus archivos se
pueden recuperar desde:
Cualquier sistema operativo (Windows, Linux, Mac, etc.)
Cualquier tipo o modelo de equipo de sobremesa, equipo porttil,
servidor u otro
dispositivo de almacenamiento. De hecho, los servicios Ontrack
Recuperacin de Datos estn recomendados por los principales
fabricantes
Cualquier generacin de unidades, desde las ms antiguas a las ms
recientes Cualquier causa que haya provocado la prdida de datos: en
cualquier caso de prdida
de datos, desde los ms simples hasta los ms complejos y
catastrficos, como virus, desastres naturales, eliminaciones
accidentales, fallos del sistema, datos daados, fallos de hardware
y muchos ms.
-
Funcin de almacenamiento. Esta funcin consiste en la custodia de
los materiales, con lo que hay que disponer de una organizacin,
clasificacin y disposicin en almacn ptimas para propiciar la salida
de los materiales al proceso productivo de una manera eficaz.
CUAL ES LA MISION Y VISION DE ARCHIVO Y DOCUMENTACION:
Misin, visin y valores
Misin
Desarrollar las polticas archivsticas e implantar un mtodo de
gestin documental para el conjunto de los documentos municipales;
as como recoger, conservar, tratar, evaluar, hacer accesible y
difundir el patrimonio documental.
Visin
Alcanzar un sistema archivstico innovador y de referencia para
los rganos de la administracin municipal que asegure la gestin,
proteccin y transparencia de los documentos en todo tipo de
soporte; y consolidar una red excelente de centros que garantice la
preservacin, el acceso y la difusin del patrimonio documental, en
beneficio de la eficacia administrativa, de los derechos de los
ciudadanos y de la sociedad del conocimiento.
-
Valores
Creatividad: liderar proyectos de innovacin en el rea de la
gestin documental e incorporar las TIC en beneficio del acceso y
difusin del patrimonio documental.
Voluntad de servicio pblico: facilitar la transparencia a la
informacin para todos los ciudadanos (con finalidades
administrativas o de investigacin), as como a los propios rganos y
dependencias municipales.
Eficacia: conseguir que la gestin de los documentos forme parte
de los procedimientos administrativos desde el inicio, con el
objetivo de ser una pieza clave para el ahorro de recursos y la
consecucin de los objetivos corporativos.
Trabajo en equipo: avanzar conjuntamente en redes de trabajo del
personal representantes de los distintos centros de forma
transversal, cohesionada y polivalente.
Excelencia y calidad: implantar mecanismos de evaluacin y mejora
continua que garanticen el logro de los objetivos de los diferentes
servicios y centros del Sistema Municipal de Archivos para
adaptarse al entorno cambiante.
Valorizacin del patrimonio documental: desarrollar los
mecanismos y fomentar las alianzas internas y externas, con el fin
de garantizar la preservacin del patrimonio documental y su difusin
en el contexto amplio de la ciudad del conocimiento.
Qu es una unidad de almacenamiento? Las unidades de
almacenamiento son dispositivos perifricos del sistema, que actan
como medio de soporte para la grabacin de los programas de usuario,
y de los datos y ficheros que son manejados por las aplicaciones
que se ejecutan en estos sistemas.
Objetivo General Al terminar el curso el estudiante deber ser
capaz de manipular archivos con distintas herramientas y
dispositivos, adems deber poder analizar los mtodos de
almacenamiento y recuperacin de informacin que sean los ms
apropiados para distintas operaciones, como es el almacenar,
modificar, consultar y ordenar.
Objetivos Especficos Que el alumno sea capaz de:
1) Revisar y evaluar los diferentes medios fsicos para el
almacenamiento de datos
2) Estudiar las tcnicas bsicas para el diseo de archivos
3) Analizar, aplicar y evaluar la organizacin de archivos
4) Analizar las tcnicas para ordenamientos y bsquedas
externas
-
Almacenamiento: Para cualquier sistema ordenado, las unidades de
almacenamiento son aquellas que permiten guardar fsica o
virtualmente archivos de datos de todo tipo.
Ms especficamente en la informtica, las unidades de
almacenamiento sern todos aquellos dispositivos, internos o
externos, que almacenan la informacin de un sistema dado. Los
dispositivos diferirn entre s en forma, tamao y uso, pero en
conjunto todos contribuyen a la conservacin de datos relevantes
para el usuario en formato digital.
Existen mltiples unidades de almacenamiento disponibles. La ms
comn de ellas es el disco duro, aquella unidad que viene incluida
en la mayora de las computadoras u ordenadores y que, entre otras
cosas, almacena la informacin que permite iniciar el sistema y los
programas, adems de archivos de texto, imgenes, audio y video del
usuario.
Cul es la misin y visin de archivo y documentacin en la misin
sucre:
-
Almacenamiento y Recuperacin de la InformacinDispositivos de
almacenamientoSistemas de bsquedaBases de datosSeguridadFunciones
de los archivosArchivoEtapas del archivo
Recuperacin de ArchivoMisin, visin y
valoresMisinVisinValores
Objetivo GeneralObjetivos Especficos
