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UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLE
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – C.P.A.
T Í T U L O
ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES
OPERATIVOS DE EMPRESAS HOTELERAS, CASO
DEL HOTEL “OLÍMPICO” DE LA CIUDAD DE
QUEVEDO, PERIODO 2010-2012.
T U T O R A
MAE. LCDA.CPA. ESTELA HURTADO PALMIRO
E G R E S A D A S
KAREN LILIANA ESTRELLA ANDRADE PATRICIA JEANETH FONSECA CARVAJAL
G U A Y A Q U I L – E C U A D O R 2 0 1 4
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO: ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES OPERATIVOS DE EMPRESAS HOTELERAS, CASO DEL HOTEL “OLÍMPICO” DE LA CIUDAD DE QUEVEDO, PERIODO 2010-2012. AUTOR/ES: ESTRELLA ANDRADE KAREN LILIANA FONSECA CARVAJAL PATRICIA JEANETH
TUTOR: MAE. LCDA.CPA. ESTELA HURTADO PALMIRO REVISORES:
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD LAICA “VICENTE ROCAFUERTE” DE GUAYAQUIL
FACULTAD: ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORÍA FECHA DE PUBLICACIÓN: MAYO 2014
No. DE PÁGS: 131
TÍTULO OBTENIDO: INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA
ÁREAS TEMÁTICAS: (el área al que se refiere el trabajo. Ej. Auditoría Financiera, Auditoria, Finanzas) AUDITORÍA
PALABRAS CLAVE: (términos con el que podría ubicar este trabajo) HOTEL “OLÍMPICO” DE LA CIUDAD DE QUEVEDO RESUMEN: ( de qué se trata, para qué, por qué?) ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES OPERATIVOS DE EMPRESAS HOTELERAS, CASO DEL HOTEL “OLÍMPICO”, EMPRESA DEDICADA A BRINDAR EL SERVICIO DE ALOJAMIENTO Y CONSUMO DE ALIMENTOS A SUS HUESPEDES, NECESITA DE FORMA INMEDIATA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EVITAR PERDIDAS EN LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA ENTIDAD. No. DE REGISTRO (en base de datos):
No. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web): ADJUNTO PDF: x SI NO CONTACTO CON AUTOR/ES Teléfono: 0985273787 E-mail:
[email protected] CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: Nombre: Secretaría de la Facultad ECON. JOSE TORRES Teléfono: (03)2848487 Ext. 123 COORDINADOR DE CARRERA E-mail: [email protected]
III
UNIVERSIDAD LAICA “VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL” Escuela de Ciencias Contables
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR En mi calidad de Tutora del proyecto de investigación, nombrado por la directora de la escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil. CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el proyecto de investigación con el tema: “ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES OPERATIVOS DE EMPRESAS HOTELERAS, CASO DEL HOTEL “OLÍMPICO” DE LA CIUDAD DE QUEVEDO, PERIODO 2010-2012”, presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación para obtener el título de: INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA La formulación del problema de investigación se refiere a: Diseño e Implementación de un Manual de Funciones, Políticas y Procedimientos Contables para el Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo. El mismo que considero debe ser aceptado por cumplir con los requisitos legales, viabilidad e importancia del tema. Presentado las Egresadas Sra. Patricia Jeaneth Fonseca Carvajal. C.I. 0922079652 Srta. Karen Liliana Estrella Andrade. C.I. 0926349895 MAE. LCDA. CPA. ESTELA HURTADO PALMIRO TUTORA
IV
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
KAREN LILIANA ESTRELLA ANDRADE, declaro bajo juramento, que la
autoría del presente trabajo, me corresponde totalmente y me responsabilizo de los
criterios y opiniones que en el mismo se declaran, como producto de la
investigación que he realizado.
De la misma forma, cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la Ley de Propiedad
Intelectual, por su Reglamento y Normativa Institucional vigente.
KAREN LILIANA ESTRELLA ANDRADE
C.C.# 0926349895
V
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
PATRICIA JEANETH FONSECA CARVAJAL, declaro bajo juramento, que
la autoría del presente trabajo, me corresponde totalmente y me responsabilizo de
los criterios y opiniones que en el mismo se declaran, como producto de la
investigación que he realizado.
De la misma forma, cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la Ley de Propiedad
Intelectual, por su Reglamento y Normativa Institucional vigente.
PATRICIA JEANETH FONSECA CARVAJAL C.C.# 0922079652
VI
DEDICATORIA: A mis padres que desde pequeña supieron guiar por el camino correcto y sembrar en mí ese amor que tengo por mi profesión, a mi hermana por su apoyo incondicional, a mi hija que día a día me inspiro a seguir luchando por conseguir mi objetivo, a mi querido esposo, a mis abuelitas y tíos que sin su apoyo no estaría aquí, a mis amigos incondicionales que siempre me apoyaron y me llenaron de esperanzas, a mis maestros que han inculcado su valiosa enseñanza y por último y más importante a nuestro padre Dios que siempre me ha dado la fortaleza necesaria sin dejarme decaer, y fortaleciéndome con su divinidad y sabiduría para alcanzar y culminar mi más anhelada meta.
Patricia Jeaneth Fonseca Carvajal
A mi mama Laura Andrade quien es un pilar fundamental de mi vida ya que con su amor y apoyo estoy cumpliendo esta meta en mi vida profesional. A mi familia quienes siempre supieron dar esa voz de aliento para poder alcanzar este objetivo. A mis amigas ya que con ellas compartí esta maravillosa experiencia y siempre apoyándonos mutuamente para alcanzar nuestros sueños. A mi novio quien siempre estuvo a mi lado dándome la seguridad, apoyo y amor para seguir adelante. Y por último pero no por eso menos importante a Dios ya que sin sus bendiciones no habría podido culminar esta ansiada meta.
Karen Liliana Estrella Andrade.
VII
AGRADECIMIENTO: En primer lugar a Dios, por haber guiado mis pasos por el camino de la
felicidad, a mi familia por el cariño brindado, en especial a mi abuelita
Elvira de Fonseca, a mi tía Ana Fonseca, a mi querido padre Cesar
Fonseca que desde el cielo está feliz viendo que culmino esta etapa y
cumplo su mayor sueño de verme una profesional y la más importante
mi quería madre Patricia Carvajal que ha velado por mí y me ha dado
sus concejos y cuidados mientras realizaba este proyecto, un
agradecimiento especial a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte
porque en ella llegue a culminar con mi más anhelado propósito de
verme consagrada como profesional, a los Docentes que día a día en estos
5 años me entregaron sus conocimientos y disiparon mis dudas, y en
especial a la MAE. LCDA.CPA. ESTELA HURTADO PALMIRO porque
supo conducirnos en el rol de tutora de tesis manejándose con dedicación,
profesionalismo y por sobre todo dejándome notar que es una gran ser
humano siempre con disposición de ayudar al progreso de los demás.
Para todos mis amigos y compañeros que estuvieron junto a mí siempre
con una voz de aliento.
Para mis jefes Dr. Carlos Roberto Gómez Mera y Ab. Roberto
Gómez Villavicencio ángeles colocados en mi camino, por brindarme
su confianza, apoyo y comprensión cada día.
Para mi hermoso e invaluable tesoro llamado “FAMILIA”, mi
hermanaEricka Fonseca que han colocado en mi la confianza de
asesorarla contablemente, a mi esposo Carlos Orozco y mi hijaCamila
Orozco Fonseca, pilares fundamentales para sentir ganas de seguir
avanzando y ser mejor día a día.
Muchas gracias a todos ellos.
Patricia Jeaneth Fonseca Carvajal
VIII
AGRADECIMIENTO: Agradezco a Dios por haberme permitido culminar esta etapa de mi vida llenándome de salud, fortaleza y constancia Agradezco a mi familia por estar siempre a mi lado apoyándome incondicionalmente para lograr este objetivo, en especial a mi querida madre Laura Andrade que con su infinito amor me ayudo a vencer todas las adversidades que pasaron por mi vida y cumplo con el gran sueño que teníamos que yo llegara a ser profesional y que gracias a ella lo estoy logrando. A mis maestros ya que ellos recorrieron junto a mi estos 5 largos años de aprendizaje, quienes con su experiencia y entrega desinteresada ayudaron a que pueda culminar mi carrera. Al Econ. Fernando Santistevan Yépez quien fue un gran pilar en mi formación académica no solo como maestro sino también como amigo. A la Lcda. Guadalupe Contreras Estupiñan quien es mi tercera madre y que siempre estuvo apoyándome y dándome consejos en mi etapa colegial para que llegara a ser una profesional honesta, responsable y una persona noble y de buen corazón. Agradezco también a la MAE LCDA. CPA. Estela Hurtado Palmiro ya que gracias a sus acertados consejos y guías culminamos nuestro proyecto. A mi compañera y amiga Patricia ya que ella confió en mí para iniciar juntas esta travesía a la cual hemos llegado victoriosas y llenas de dicha por encontrar en nuestros caminos muchos ángeles que nos ayudaron a seguir adelante por lo que esta victoria no es solo nuestra sino de todos.
Gracias.
Karen Liliana Estrella Andrade
IX
RESUMEN El Hotel Olímpico inicio sus actividades como “Complejo Turístico Quevedo” y
su Piscina Olímpica” un 11 de Septiembre del año 1976 ubicado en la ciudad de
Quevedo bajo la dirección y administración del señor Nicolás Crespo Ramírez.
El objetivo principal es el de brindar el servicio de hospedaje además de otras
servicios como alimentación, piscina, bar y discoteca.
El proyecto va dirigido hacia el reordenamiento de la gestión administrativa y
contable del hotel con la implementación de un sistema contable el cual ayudara a
mejorar los procesos financieros contribuyendo al desarrollo general del hotel.
La presente tesis comprende cuatro capítulos los mismos que se encuentran
conformados de la siguiente manera:
En el Primer Capítulo, se describe el alcance de la investigación del Hotel
Olímpico, tomando en consideración el problema a Investigar, las delimitaciones
y la hipótesis de la Investigación
En el Segundo Capítulo, se desarrolla la Fundamentación Teórica, Antecedentes
Referenciales del Hotel, Antecedentes Contables y de Auditoría así como el
Marco Legal, Ley de Turismos, Tributarias y otras que nos permitirán
empaparnos de los conceptos científicos para poder realizar esta investigación.
En el Tercer Capítulo, comprende la Metodología de la Investigación, los
instrumentos que se utilizaron para recolectar la información necesaria para poder
establecer los puntos de análisis para conocer los problemas que posee el hotel.
En el Cuarto Capítulo, se desarrolla la propuesta al Hotel Olímpico con el
objetivo de que esta sea acogida por el hotel y de esta manera puedan realizar una
toma de decisiones adecuada y oportuna.
Se finaliza la investigación con las conclusiones y recomendaciones que se
establecieron durante la investigación.
X
INDICE
CAPÍTULO I 14 1. PROBLEMA A INVESTIGAR 14 1.1. TEMA 14 1.1.1. RESEÑA HISTORICA DEL HOTEL OLÍMPICO 14 1.1.2. ORGANIGRAMA 15 1.1.3. CONTEXTO DEL PROBLEMA 16 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16 1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 19 1.4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA 20 1.5. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 20 1.6. SISTEMATIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 25 1.7. OBJETIVOS GENEREALES DE LA INVESTIGACIÓN 25 1.8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACIÓN 26 1.9. ALCANCE Y LIMITES DE LA INVESTIGACIÓN 26 1.10. IDENTIFICACIÓN DE LAS VARIABLES 27 1.11. HIPÓTESIS 27 1.11.1 HIPÓTESIS GENERAL 27 1.11.2. HIPÓTESISPARTICULAR 28 1.12. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES 28 CAPITULO II 32 2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 32 2.1. ANTECEDENTES REFERENCIALES Y DE INVESTIGACIÓN DEL
HOTEL OLÍMPICO 32
2.1.2 MISIÓN 32 2.1.3 VISIÓN 32 2.1.4 OBJETIVOS 33 2.1.5 ANÁLISIS FODA FACTORES EXTERNOS 33 2.1.5.1 FORTALEZAS 33 2.1.5.2 DEBILIDADES 33 2.1.5.3OPORTUNIDADES 33 2.1.5.4. AMENAZAS 34
XI
2.1.6. MARKETING MIX PRODUCTO 34 2.1.7 CULTURA ORGANIZACIONAL 35 2.2. MARCO TEORICO REFERENCIAL 35 2.2.1 ANTECEDENTES HISTORICO DE LA CONTABILIDADY SUS
PRINCIPALES APORTES 2.2.2 PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE 2.2.3. ANTECEDENTES DE LA CONTABILIDAD EN EL MEDIO
HOTELERO 2.2.4. AUDITORIA 2.2.4.1 AUDITORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 2.2.4.2. TIPOS DE AUDITORIAS Y SUS OBJETIVOS 2.2.4.3. TIPOS DE AUDITORES 2.2.4.3.1 AUDITORES INTERNOS 2.2.4.3.2. AUDITORES EXTERNOS 2.2.4.3.3AUDITORES GUBERNAMENTALES 2.2.4.4. NORMAS DE AUDITORIA 2.2.4.5. RESPONSABILIDAD LEGAL DE LOS AUDITORES 2.2.4.6. EL AUDITOR Y LOS ESTADOS FINANCIEROS EXAMINADOS 2.2.4.7. ACTOS ILEGALES DEL CLIENTE FRAUDE Y ERROR 2.2.4.8. EVIDENCIA DE AUDITORIA 2.2.4.9. FUENTES DE EVIDENCIA DE AUDITORIA 2.2.4.9.1. EVIDENCIA Y SELECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORIA 2.2.4.10. AFIRMACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS 2.2.4.11 RIESGO DE AUDITORIA 2.2.4.12 FASES DE AUDITORIA 2.2.5. ORIGEN DEL CONTROL INTERNO 2.2.5.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO 2.2.5.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO 2.2.5.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 2.2.5.4 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO 2.2.6. DETECCIÓN DE ERROR Y FRAUDE 2.3. MARCO LEGAL 2.3.1 LEY DE TURISMO
35
37
37
40 42 43 45 45 47 47 48 50 51
52 53 54 55
55 55 56 57 58 58 59 59 60
XII
2.3.2. LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO 2.3.3. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS 2.3.4 APLICACIÓN DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
GENERAMENTE ACEPTADOS 2.3.5 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 2.3.6. NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORIA 2.3.7. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD 2.3.8. LEY ÓRGANICA DE DEFENSA DEL CONSUMIDOR 2.3.9 NORMAS SOBRE MONTOS MÍNIMOS DE ACTIVOS EN LOS
CASOS DE AUDITORIA EXTERNA OBLIGATORIA 2.3.10. NORMAS DE REGISTRO DE ENTIDADES JURÍDICAS Y DE
PERSONAS JURÍDICAS QUE EJERCEN AUDITORIA EXTERNA 2.3.10.1 REQUISITOS PARA LA CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE
AUDITORES EXTERNOS 2.3.10.2 RENOVACIÓN DE LA CALIFICACIÓN 2.3.10.3 FUNCIONES DE AUDITORES EXTERNOS 2.3.10.4 PROHIBICIONES Y SANCIONES 2.3.11. NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 2.3.11.1 NORMAS GENERALES 2.3.11.2. NORMAS DE TRABAJO DE CAMPO 2.3.11.3 NORMAS DE LOS INFORMES
60 61 66 68 69
70 71 71 73 74
75
76
76 77 77 78 79 79 79 80
CAPITULO III 81 3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 81 3.1. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 81 3.1.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN 83 3.2. POBLACIÓN Y MUESTRA 83 3.2.1. LA POBLACIÓN 83 3.2.2. LA MUESTRA 3.2.3. FÓRMULA Y DESARROLLO
84 84
3.3. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 84 3.4. RECURSOS: FUENTES Y PRESUPUESTOPARA LA
RECOLECCIÓN DE DATOS 85
XIII
3.4.1. FUENTES 85 3.4.2. PRESUPUESTO 85 3.5. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 3.6. TRATAMIENTO A LA INFORMACIÓN: PROCESAMIENTO Y
ANÁLISIS
86 86
3.6.1. CRITERIO PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA 3.6.2 CRITERIO PARA LA VALIDADCIÓN DE LA PROPUESTA 3.6.3. RESULTADOS DE LA ENCUESTA REALIZADA 3.6.4. BALANCE GENERAL COMPARATIVO DEL HOTEL OLÍMPICO
DE LA CIUDAD DE QUEVEDO PERIODO 2010-2012 3.6.5. ANÁLISIS DEL BALANCE GENERAL COMPARATIVO DEL
HOTEL OLÍMPICO DE LA CIUDAD DE QUEVEDO PERIODO 2010-
2012
87 88 89
101
102
CAPITULO IV 103 4. LA PROPUESTA 103 4.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA 103 4.2. SÍNTESIS DE LA PROPUESTA 103 4.3. OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA 104 4.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PROPUESTA 4.5. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 4.6. CONTRATACION DEL PERSONAL 4.7. MANUALES DE FUNCIONES PARA EL HOTEL OLIMPICO 4.8. MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES 4.9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.9.1 CONCLUSIONES 4.9.2. RECOMENDACIONES
5. CRONOGRAMA DE DESARROLLO DE TESIS
104 104 105 105 109 128 128 128
129
6. BIBLIOGRAFÍA 130
14
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA A INVESTIGAR
1.1. TEMA:
Análisis de los Procesos Contables Operativos de Empresas
Hoteleras, caso del Hotel “Olímpico” de la ciudad de Quevedo, periodo 2010-
2012.
1.1.1 RESEÑA HISTÓRICA DEL HOTEL OLÍMPICO DE LA CUIDAD
DE QUEVEDO.
El Hotel Olímpico inició brindando sus servicios al público con su
instalación de “Complejo Turístico Quevedo” y su Piscina Olímpica” un 11 de
Septiembre del año 1976, fecha en la cual fue inaugurada. El Señor Nicolás
Crespo Ramírez viendo la necesidad de ofrecer más servicios, con esfuerzo y
empeño, elaboró un proyecto para la construcción de un hotel, logrando ampliar
sus instalaciones. Luego de brindar su atención como complejo turístico durante
siete años se dio la inauguración de lo que hoy es el “Hotel Olímpico” con un
elegante restaurante “Rincón Asturiano” el 15 de Octubre de 1983.
Con el transcurso de los años se fueron planteando objetivos, entre
ellos ofrecer un servicio completo para la comodidad de los huéspedes se fueron
creando otros servicios, es así como se crea el bar “Niko’s Club” el 26 de junio
de 1985, la apertura del bar tuvo gran acogida y superó las expectativas. Este
alcance impulsó la idea de crear un casino como el de las grandes ciudades y
finalmente el 25 de julio de 1987 se inaugura el Casino “La Frontesa”. Y por
último el 6 de febrero de 1988 se creó la Discoteca “Elite”.
15
Todos los esfuerzos lograron convertir a este Hotel en el primero de la
ciudad con la categoría de cuatro estrellas dándose a conocer de manera local y
nacional ganando gran prestigio y preferencia por el público.
1.1.2. ORGANIGRAMA
16
1.1.3. CONTEXTO DEL PROBLEMA
La actual globalización de las operaciones de servicios a nivel
mundial; motiva a las empresas hoteleras; a invertir en la realización y/o
reestructuración de planeaciones administrativas o estratégicas, con el fin de
cumplir con los objetivos planteados a corto y largo plazo; proceso de
reestructuración que en los últimos años, han sido realizados mediante la
aplicación de nuevas tendencias administrativas, como: Calidad total, justo a
tiempo entre otros.
Estas nuevas tendencias obligan a fortalecer los procesos internos
mediante la evaluación o diagnósticos del ambiente de control de las compañías;
las mismas que a su vez recaen en la importancia de aplicar métodos y pruebas de
auditoría, en procesos claves de las organizaciones o sociedades; en busca de
diagnosticar la eficiencia y productividad de los recursos humanos, materiales y
económicos; con el fin de enfrentar la competencia y la globalización en mercado
nacionales e internacionales.
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad con la globalización de las empresas y el imponente
mundo lleno de cambios es necesario establecer mecanismos de Control Interno
dentro de las empresas hoteleras para logras buenas estrategias y contralar la
eficiencia y productividad del personal, el buen registro de las cuentas, las
mejores formas y modos de vender más y a menor costo, y las consecuencias en
las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de obtener mejores
resultados económicos.
El Hotel Olímpico, posee problemas contable, como consecuencia de
la falta de control interno dentro de la organización, que involucra muchos
17
aspectos como el liderazgo, autoridad, tecnología, desempeño entre otras. El
problema reside en la falta de políticas contables que fortalezcan los controles
internos dentro del área financiera, mejorando su funcionamiento tanto operativo
como funcional.
Es importante definir de forma clara las áreas que requieren
orientación, es así como basado en los diferentes departamentos que operan en el
Hotel Olímpico se deberá implementar una amplia cobertura de políticas dirigidas
a los diferentes responsables del área administrativa – contable para que actúen en
circunstancias específicas basada en un manual de control interno, de tal manera
que el personal conozca y adquiera conciencia de todas las operaciones que deben
ejecutarse, así como la documentación que servirá de respaldo para las
operaciones contables con su respectivo instructivo para ser llenados y de esta
manera guiar a todas las áreas.
Los medios para los primeros registros de control de las operaciones y
transacciones son creados a través de la preparación de registros contables y flujo
apropiados, así como con los procedimientos y políticas vigentes. Se ha tenido un
gran progreso en años recientes, al mejorarse los diseños y planeamientos de los
procedimientos de registro, particularmente desde el punto de vista del uso de
aparatos mecánicos modernos. Muchas de las más grandes empresas han
reconocido la importancia de dar atención continua a estos asuntos y, en
consecuencia dentro de sus departamentos de contabilidad, han organizado
dependencias de métodos y procedimientos.
Los procedimientos adoptados deberán proporcionar los pasos por los
cuales las transacciones sean autorizadas, registradas y responsabilizada la
custodia de las partidas del activo. Las prácticas adecuadas deben proporcionar
los medios por los cuales la integridad de dichas autorización, registro y
responsabilidad por la custodia de las partidas de activo puedan quedar
garantizadas.
18
Esto en general se obtiene por medio de la división de deberes y
responsabilidades, en tal forma que ninguna persona maneje por completo una
transacción desde el principio hasta el fin la persona que autoriza, o inicia una
transacción, no debe tomar parte en el registro, o en el dominio y manejo del
activo. Cuando las circunstancias no permitan tal división, otras prácticas de
protección deben encontrarse. Con la división antes mencionada, se proporciona
una revisión automática del trabajo y se aumentan las posibilidades de encontrar
errores y fraudes.
Como se ha mencionado antes, esta división de responsabilidades se
aplica, tanto a los departamentos como a los individuos, y deberá practicarse en
toda la organización y en todos los niveles de autoridad. Un área crítica, relativa a
la eficacia del control interno, es aquella que abarca el entrenamiento del
empleado en la ejecución de los procedimientos, y una fase difícil de este
proceso, en que se inculca la doctrina, es el insistir con el empleado en la
necesidad de un estricto apego a los procedimientos señalados y a los controles.
La aceptación de la disciplina debe realizarse sin destruir o retardar la
capacidad del individuo para pensar y razonar. Cuando una tarea se vuelve
rutinaria, la iniciativa se embota, ocasionando negligencias y la resultante
reducción en la efectividad. Sin embargo, la enseñanza adecuada no garantiza por
sí misma un buen funcionamiento.
El trabajo del empleado debe ser revisado con cuidado para
determinar que los procedimientos se están siguiendo o, en caso contrario,
determinar con toda prontitud los motivos y llevar a cabo las medidas correctivas.
Esta revisión deberá aplicarse a todos los niveles de responsabilidad.
La eficiencia del control interno es tan importante para el problema de
la veracidad de los datos financieros, y tan esencial para descargar adecuada la
19
responsabilidad total de la administración, que se necesita que ésta se encuentre
preparada para explicar los pasos tomados a fin de obtener la antes citada
eficacia. Un catálogo de cuentas comprueba lo correcto de un plan de cuentas; un
manual de procedimientos, debidamente preparado, proporciona un patrón con el
cual, los procedimientos reales en uso pueden ser comparados para descubrir las
desviaciones que pueden dar lugar a irregularidades, ya sean concebidas en forma
fraudulenta o en otra forma.
La descripción detallada en un manual de procedimientos puede ser
en gran parte simplificada, si la administradora desarrolla y utiliza un plan visual
de la organización y del flujo de las transacciones. Aparte de la contribución
diaria que hace una buena administración hacen los catálogos de cuentas
correctamente concebidos, los manuales completos y satisfactorios escritos sobre
procedimientos y políticas de contabilidad, y las gráficas de organización y de
flujos, es obvio, además, que faciliten en gran medida al contador público
examinar el control interno y, en su respectivo orden, contribuyen en forma
importante a una revisión de mayor calidad.
1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cuáles son los factores contables y operativos, que han conllevado al
decrecimiento de la gestión empresarial, repercutiendo en el mal desempeño de
los empleados y la desorganizada administración contable?
La falta de control interno en las empresas Hoteleras generan un
malestar en el área contable, el cual ha sido creado para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones y
responsabilidades sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que se realizan en el área contables del Hotel
Olímpico, ya que no reúnen las siguientes condiciones:
20
• Facilitar la preparación económica de los estados financieros e informes.
• Incluir aquellas cuentas que se necesiten para reflejar adecuada y
exactamente las partidas de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos
suficientemente analizados, a fin de que sean útiles a la administración en
el control de las operaciones.
• Describir de manera exacta y concisa lo que debe contener cada cuenta.
• Definir tan claro como sea posible, las fronteras entre el activo fijo, los
inventarios y las partidas de gastos.
• Proporcionar, cuando sea necesario, las cuentas controladoras.
1.4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
Campo: Servicio
Área: Auditoria de gestión
Tiempo: 12 meses
Espacio: Guayaquil - Ecuador
1.5. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Historia Hotelera (BUZZELLI, 1994).1
Desde la prehistoria, el hombre ha tenido necesidad de desplazarse
con fines comerciales y de intercambio, por lo que ha necesitado alojarse en
diversos puntos geográficos, en este tiempo, se intercambiaba el hospedaje por
mercancías. Siglos después, en los caminos fueron surgiendo una serie de posadas
en las que el viajero podía alojarse con sus caballos y comer a cambio de dinero.
1 (BUZZELLI, 1994)
21
Estos establecimientos se caracterizaban por las precarias condiciones
sanitarias que ofrecían, ya que solían alojar a los huéspedes en los establos junto
con el ganado. A la vez, se les ofrecía servicio de comidas. Pero es a raíz de la
Revolución Industrial, cuando los medios de transporte experimentan una
vertiginosa evolución, que las personas empiezan a desplazarse masivamente de
un lugar a otro.
En un principio, los viajes están destinados sólo a comerciantes y a
las clases más adineradas, que empiezan a salir de vacaciones fuera de sus
ciudades y exigen unos establecimientos de acorde a sus posibilidades. Y para
que todo esto sea posible, es necesario el surgimiento de una serie de
establecimientos donde los viajeros puedan comer y pernoctar, es el nacimiento
de la hostelería propiamente dicha.
La evolución ha sido tan espectacular que actualmente casi todas las
personas que viven en países desarrollados tienen acceso a viajar y alojarse en
establecimientos dignos, lo que ha dado lugar a la creación de una de las
industrias más poderosas del mundo: el turismo que está íntimamente relacionado
con la hostelería.
Hay podemos encontrar en cualquier sitio establecimientos hosteleros
de todo tipo y la competencia del mercado es tan fuerte, que ha repercutido en
que las tarifas se hayan ido abaratando en beneficio de los usuarios. Se trata de un
sector que da trabajo a una gran parte de la población.
Un hotel es un edificio planificado y acondicionado para brindar
servicio de alojamiento a las personas y permite a los visitantes sus
desplazamientos. Los hoteles brindan diferentes tipos de servicios como piscina,
restaurante, spa, guardería, conferencias, etc.
22
Despendiendo de sus instalaciones y el lugar en el que se encuentre
ubicado los hoteles pueden ser:
• Hoteles de cuidad: estos están ubicados en las zonas históricas y
comerciales de las ciudades. Estos se orientan tanto al turismo como al
alojamiento en los desplazamientos de negocios.
• Hoteles de aeropuerto: estos están ubicados cerca de la zona de los
aeropuertos. Sus principales clientes son pasajeros de tránsito y
tripulantes de líneas aéreas. En este tipo de hoteles la estancia de los
pasajeros es reducida.
• Hoteles de playa: como su nombre los indica se encuentran cerca de las
playas. Su clientela por lo general son turistas dirigidos por tour o a
vacacionar, sus estancias son de varios días.
• Hoteles de naturaleza: están ubicados cerca de reservas naturales,
dentro las áreas protegidas, sus estancias son de varios días.
• Hoteles de apartamento o aparta-hotel: por su estructura estos
disponen de una buena instalación para la conservación y consumo de
alimentos dentro del alojamiento.
• Albergues turísticos: este aloja a sus clientes no por mucho tiempo, son
económicos y generalmente se suele compartir las habitaciones, la sala,
la cocina y el baño.
• Hoteles familiares: estos son pequeños y están gestionados por
familiares para personas que proporcionan servicios de alojamiento y
consumo de alimentos.
• Hoteles de posada: estos son muy antiguos, su clientela son viajeros que
necesitan servicios de alojamiento y consumo de alimentos.
• Hoteles monumentos: estos están ubicados en zonas de interés cultural.
• Hoteles balnearios: es este sus hospedajes están situados dentro de
balnearios.
23
• Hoteles club: en este tipo de hoteles encontramos clubes nocturnos en
donde se baila y se consume bebidas alcohólicas.
• Hotel de paso: estos hoteles son usados los cuartos por varias horas,
donde cada hora tiene un precio en específico.
• Hoteles casino: sus instalaciones se caracterizan por la oferta del juego.
• Hoteles gastronómicos: aquí ofrecen comida gastronómica exclusiva.
• Hoteles deportivos: estos hoteles se orientan a la práctica de deportes.
• Hoteles de montaña: se encuentran ubicados en las montañas.
• Hoteles de temporada: estos desarrollan su actividad solamente durante
parte del año.
• Hoteles rústicos: estos están ubicados en terrenos rurales o rústicos.
• Hoteles boutique: estos ofrecen servicios excepcionales de alojamiento
y de instalación, se encuentra dentro de centros comerciales. Son
ampliamente más pequeños que los hoteles convencionales, tiene de 3 a
100 habitaciones.
La mayoría de estos hoteles poseen instalaciones para cenas, bares,
conferencias, spa y salas que pueden estar abiertos al público en general.
Los hoteles están normalmente, clasificados en categorías según el
grado de confort, posicionamiento, el nivel de servicios que ofrecen. En cada país
pueden encontrarse las siguientes categorías:
• Estrellas (de 0 a 5)
• Letras (de E a A)
• Clases (de la cuarta a la primera)
• Diamantes y
• WorldTourism.
24
Estas clasificaciones son exclusivamente nacionales, el confort y el
nivel de servicio pueden variar de un país a otro para una misma categoría y se
basan en criterios objetivos:
• amplitud de las habitaciones
• cuarto de baño
• televisión
• piscina, etc.
A nivel empresarial, al hotel se le puede considerar una empresa
tradicional, se utiliza a menudo el término "industria hotelera" para definir al
colectivo, su gestión se basa en el control de costos de producción y en la correcta
organización de los recursos (habitaciones) disponibles, así como en una
adecuada gestión de las tarifas, muchas veces basadas en cambios de temporada
(alta, media y baja) y en la negociación para el alojamiento de grupos de gente en
oposición al alojamiento individual.
En los últimos años están apareciendo nuevas formas de gestionar
hoteles basadas en técnicas conocidas en otros ámbitos como el condominio o el
time sharing, pero no es, todavía, un sistema generalizado. Hay que añadir que en
muchos países se consideran hoteles a los balnearios, hoteles resort y los
llamados hoteles hospital, y se les aplican las clasificaciones anteriores de
calidad, confort, así como de servicios.
Por medio de la investigación realizada y el desarrollo de la
evaluación integral del sector Hotelero, y a los problemas señalados
anteriormente se ha implementado un sistema, el cual mejorará el área contable
de las empresas, con base a las necesidades de la administración financiera, y así
crear un ambiente de control dentro de la organización y asegurando a la
Gerencia obtener los resultados de rentabilidad evitando fraudes.
25
1.6. SISTEMATIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La sistematización es el proceso constante y aditivo de elaboración de
conocimientos luego de la experiencia en una realidad específica. Esta
herramienta nos permite teorizar sobre la ejecución de la teoría.
En resumen es darle un orden lógico a los pensamientos, actividades e
información a nuestro objeto de estudio, que nos permita tener una mejor
comprensión de las experiencias que realizamos y así poder mejorar la propia
práctica. Permita pensar en lo que se hace, obteniendo conclusiones para mejorar
y hacerlo más coherente en el futuro.
Planteando la formulación de la investigación la cual indica lo
siguiente ¿De qué manera incide el desconocimiento de la información al
momento de hacer los registros contables?
Sistematizando el problema se ha considerado las preguntas a
continuación descritas:
a) ¿Cómo incide la falta de control al momento de realizar los registros
contables?
b) ¿Qué impacto tiene el análisis del control interno en las cuentas por
cobrar?
c) ¿Cómo han pagado últimamente los clientes al momento de utilizar las
instalaciones del hotel?
1.7. OBJETIVOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN
• Objetivo General:
Demostrar que existen falencias en los procesos contables del Hotel olímpico.
26
1.8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACIÓN
• Objetivos Específicos:
• Fortalecer el control interno de la empresa, por medio de
procedimientos contables confiables y seguros.
• Reestructurar las políticas financieras, administrativas y
legales que fortalezcan el control interno en el área contable.
• Estructurar controles que permitan tener un eficiente y
oportuno control de las operaciones contables.
1.9. ALCANCES Y LÍMITES DE LA INVESTIGACIÓN
ALCANCES.-
El alcance y la magnitud de las empresas han llegado a un punto
donde su organización estructural se ha vuelto compleja y extensa. Para controlar
eficazmente las operaciones, la administración necesita de la precisión de
numerosos informes y análisis.
La responsabilidad de salvaguardar el activo de las empresas, prevenir
y descubrir errores y fraudes, descansa principalmente en la administración. El
mantener un sistema adecuado de control interno es indispensable para descargar
apropiadamente esa responsabilidad.
LIMITES.-
El proceso de investigación presenta varios indicadores o elementos
por lo tanto se plantean a continuación las siguientes:
27
• Los datos obtenidos durante la observación realizada no serán válidos para
años posteriores del 2010 – 2012.
• El área contable será la única analizada y evaluada dentro de este
proyecto.
• Los otros hoteles de la cuidad de Quevedo no se acoplan dentro de los
parámetros de nuestra investigación.
1.10. IDENTIFICACIÓN DE LAS VARIABLES
Variable Dependiente: Análisis de los procesos contables.
Variable Independiente: Procesos operativos del Hotel Olímpico periodo 2010-
2012.
Variables Intervinientes: personal que labora en el hotel dentro del área
contable.
Indicadores:
• Rendimiento de los procesos contables.
• Mediante la aplicación de las normas contables habrá una disminución
de la desorganización en los procesos.
1.11. HIPÓTESIS
Si se optimizan los procesos contables en el Hotel Olímpico de la
ciudad de Quevedo los resultados operativos serán satisfactorios para los
accionistas de la empresa.
1.11.1 HIPÓTESIS GENERAL
28
Si se implementa el uso de un manual de control interno dentro de las
instalaciones del Hotel Olímpico de la cuidad de Quevedo se puede prevenir
posibles errores y/o irregularidades dentro del área contable.
1.11.2 HIPÓTESIS PARTICULAR
Así también se mencionan hipótesis específicas que tienen relación
entre ellas como las siguientes:
• La falta de conocimiento al momento de la verificación y revisión de las
cuentas hacen más vulnerables los ingresos del Hotel.
• La falta de control interno del área contable aumenta las posibilidades de
que los errores o intentos de fraudes queden sin ser descubiertos por un
periodo prolongado.
De igual manera se ha especificado hipótesis que puedan
tentativamente resolver el problema expuesto:
• El diseño de un manual de control interno enfocado al área contable en
el hotel Olímpico de la cuidad de Quevedo prevendrá los posibles
errores o fraudes.
• La implementación de este manual proporcionara un nivel de control
más cercano.
• La implementación de este manual facilitara la preparación económica
de los estados financieros e informes.
1.12 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
La operacionalización de las variables del presente tema de
investigación son las siguientes:
29
Esquema N° 2
Variables Tipos de
Variables
Indicadores Escala
Análisis de los
procesos
contables.
Dependiente Rendimiento de los
procesos contables
Alta
Intermedio
Baja
Procesos
operativos del
Hotel Olímpico
periodo 2010-
2012
Independiente
Mediante la
aplicación de las
normas contables
habrá una
disminución de la
desorganización de
los procesos.
Mala
Regular
Buena
Muy buena
Excelente
Personal que
labora en el
hotel dentro del
área contable
Interviniente
Número de
empleados que
laboran en el
departamento
contable.
2 empleados del
área contable
30
GRÁFICO N 1
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN.
OBJETIVO GENERAL
Demostrar que existen
falencias en los procesos
contables del Hotel
Olímpico.
INSUMOS
• Clientes • Personal administrativo • Tecnología
ACTIVIDADES
• Realizar un análisis de los procesos contables operativos.
RESULTADOS
• Implementación de una guia de procedimentos contables operativos del Hotel Olímpico de la cuidad de Quevedo.
31
GRÁFICO N 2
ÁRBOL DEL PROBLEMA
FALTA DE POLÍTICAS CONTABLES QUE FORTALEZCAN EL CONTROL
INTERNO DEL ÁREA CONTABLE DEL HOTEL OLÍMPICO
CAUSAS
EFECTOS
Falta de control en la
operaciones.
Falta de incentivos al
personal.
Falta de verificación de
datos.
Personal mal capacitado.
Mal manejo de los recursos de la compañía.
Mayor posibilidad de
que haya errores o fraudes en el área contable.
32
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1. ANTECEDENTE REFERENCIALES Y DE INVESTIGACIÓN DEL
HOTEL OLÍMPICO DE LA CIUDAD DE QUEVEDO
(www.hotelolimpico.com.ec).1
Hace más de 37 años en 1976, Nicolás Crespo Ramírez viendo la
necesidad de ofrecer más servicios, con esfuerzo y empeño, elaboró un proyecto
para la construcción de un hotel, logrando ampliar sus instalaciones para el
mismo. Luego de brindar su atención como complejo turístico durante siete años
se dio la inauguración de lo que hoy es el “Hotel Olímpico” con su elegante
restaurante “Rincón Asturiano” el 15 de Octubre de 1983,es así como se crea el
bar “Niko’s Club” el 26 de junio de 1985, Discoteca “Elite” el 6 de febrero de
1988.
Todos estos esfuerzos lograron convertir a este Hotel en el primero de
la ciudad con la categoría de cuatro estrellas dándose a conocer de manera local y
nacional ganando gran prestigio y preferencia por el público.
2.1.2 MISIÓN
Brindarle al huésped y comensal el mejor servicio con un trato
personalizado para hacerlo sentir como en su propia casa, con un ambiente de
tranquilidad y confort, a través de colaboradores comprometidos que buscan la
superación personal para obtener una mejor calidad de vida.
2.1.3 VISIÓN
1 (www.hotelolimpico.com.ec)
33
Ser una empresa líder en servicio hotelero, que ofrezca lo mejor en
hospedaje y restauración en el cantón de Quevedo provincia de los
ríos, compitiendo con los estándares nacionales de calidad total a través de la
capacitación continua y permanente del personal.
2.1.4 OBJETIVOS
Brindar un servicio completo para la comodidad de los huéspedes,
dándose a conocer de manera local y nacional ganando gran prestigio y
preferencia por el público.
2.1.5 ANÁLISIS FODA FACTORES EXTERNOS
2.1.5.1 FORTALEZAS
Tiene una ventaja competitiva, con respecto a precios y mayor
porcentaje de ocupación.
Flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado.
Hacer reservas con anticipación.
Su infraestructura es adecuada para la diversión de los niños.
2.1.5.2 DEBILIDADES
Falta de personal capacitado.
Competidores, en cuanto a restaurantes, llevan ventaja sobre la vista
externa que tienen los restaurantes.
El estacionamiento no abarca muchos vehículos.
2.1.5.3 OPORTUNIDADES
34
Tiene clientes fijos y satisfechos.
Estandarización de los parámetros de calidad que facilitan la
comercialización.
Todo el espacio con que contamos.
Conseguir prestigio nacional e internacional.
Que no habría una competencia muy fuerte.
2.1.5.4 AMENAZAS
Que la economía estuviera en crisis, y los clientes prefiera hoteles de la
competencia.
Que nuestra competencia directa bajara los precios de hospedaje.
Aparición de nuevos competidores con precios más atractivos y/o
infraestructuras más modernas.
Que los clientes no se interesen por utilizar nuestras instalaciones.
Que no les gusten nuestros servicios.
2.1.6. MARKETING MIX PRODUCTO
El “Hotel Olímpico”, tiene servicios ideales para terminar un día de
trabajo, de negocios, de paseos o para descansar y obtener una estancia
placentera e inolvidable, brindándole el confort y satisfacción máxima a nuestros
huéspedes. El precio que ofrece a sus servicios hoteleros es según la percepción
del cliente, ya que se fijará teniendo en cuenta las combinaciones de calidad,
precio y beneficios. El cliente obtendrá el descuento de su preferencia.
35
En la distribución al mercado nos enfocamos a las ventas directas y
reservaciones propias del cliente, la publicidad es directamente con el cliente,
siempre recomendándonos, y por medio de vallas publicitarias.
2.1.7. CULTURA ORGANIZACIONAL
Se enfocan en que los huéspedes los reconozcan como uno de los
mejores Hoteles de la ciudad de Quevedo, presentándoles un estilo propio en su
arquitectura y decoración; satisfaciendo plenamente sus necesidades,
descubriendo y superando sistemáticamente sus expectativas.
2.2. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
2.2.1 ANTECEDENTE HISTÓRICO DE LA CONTABILIDAD Y SUS
PRINCIPALES APORTES (ESTEBAN, 2014).2
La contabilidad se remota a tiempo muy antiguos, cuando el hombre
se ve obligado a llevar registros y controles de su propiedades, porque su
memoria no es suficiente para guardar la información requerida. Se ha
demostrado con diversos historiadores que en épocas como la egipcia y romana,
se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial.
La contabilidad de doble entrada se inició en ciudades italianas; los
libro de contabilidad más antiguos que se guardan provienen de la ciudad de
Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas
contables estaban ya muy avanzadas. En China la elaboración de los primeros
formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra
era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente.
El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del
monje veneciano Luca Pacioli titulada: “La Suma de Aritmética, Geométrica
2 (ESTEBAN, 2014).
36
Proportioni et Proportionalita” en donde se considera el concepto de la partida
doble por primera vez. A pesar de que la obra se limita a difundir el conocimiento
de contabilidad, en sus libros se sintetizaba principios contables que han
perdurado hasta nuestros días.
Luca Pacioli quien estableció las bases de toda la teoría contable en el
año 1494, entre uno de los méritos que tuvo este monje, fue el de hacer explicado
en forma detalla los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de la
cuentas, lo cual se conoce como partida doble o teoría del cargo y del abono.
El valor de los principios establecidos por este monje ha transcendido
hasta nuestros días, ya que todos los negocios recurren de alguna manera al
registro contable a través de la teoría de la partida doble. La contabilidad como se
conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas
mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad
de la información financiera en las empresas.
La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables:
Tecnología
Complejidad y globalización de los negocios.
Formación y educación.
La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la
velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del
fenómeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalización de
los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el
tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable
relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes
dominen el lenguaje de los negocios.
37
2.2.2 PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE
El propósito de la contabilidad es proveer información financiera
sobre una entidad económica, quienes toman las decisiones en la empresa
necesitan esta información financiera para una buena planeación y control de las
actividades de la organización. La función que desempeña el sistema contable de
la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr este
objetivo se puede hacer uso de computadores, como también de registros
manuales e informes impresos.
2.2.3 ANTECEDENTES DE LA CONTABILIDAD EN EL MEDIO
HOTELERO (RUBIO, 2011).3
La actividad de hotelería, es una actividad mercantil de venta de
servicios de alojamiento y gastronomía fundamentalmente, ésta tiene
características generales y económicas financieras especiales que la diferencian
de otras actividades comerciales e industriales.
Algunas de las características generales de este sector son: gran
diversidad y complejidad, rigidez de la oferta, condicionamiento a factores
exógenos y demanda elástica, entre las características económicas y financieras
especiales se destacan las siguientes:
La naturaleza del producto hotelero: La naturaleza o características
del producto vendido por una industria cualquiera es de considerable importancia
para ésta por un buen número de razones; un producto duradero puede
almacenarse por largos períodos de tiempo y mantenerse en grandes cantidades
para asumir los picos en la demanda; durante los periodos de alza de precios
existe la posibilidad de vender a un precio aumentado un producto que fue
producido algunos meses atrás a un costo relativamente bajo.
3 (RUBIO, 2011)
38
El producto del hotel es enteramente diferente. En el área de
alojamiento una habitación que no ha sido vendida es una pérdida de ingresos
irrecuperables. En forma similar, en el área de gastronomía una parte de la
comida que no se vende es perecedera, tanto en forma de materia prima, como
elaborada.
Las características de su ciclo de operaciones: en algunas actividades
industriales o comerciales es largo el tiempo que transcurre desde la compra y
recepción de las materias primas para la producción o mercancías para la venta y
el momento de la venta del producto terminado, algunas veces muchos meses.
Otras de las características básicas de la actividad económica financiera del hotel
es lo corto de su ciclo de operaciones, ya que las operaciones son prácticamente
diarias. Los comestibles recibidos por la mañana a menudo se procesan más tarde
esa misma mañana y se venden el mismo día.
La inestabilidad o fluctuación de los ingresos: Una de las
características más importantes de la actividad hotelera, lo constituye la
variabilidad de su ciclo de operaciones, ya sea el ciclo anual, los días de la
semana o las horas del día, lo que provoca una inestabilidad o fluctuación en los
ingresos, como las consiguientes implicaciones en el resultado final de la
actividad.
La causa primaria o fundamental de la inestabilidad de los ingresos en
los hoteles lo constituye, las características de su ciclo anual de operaciones, que
se comporta por temporadas según las condiciones climatológicas o los eventos
económicos sociales, (estaciones del año, ferias y eventos internacionales de
prestigio, etc.) que se producen, tanto del polo turístico emisor, como del polo
receptor, o de su área geográfica de emplazamiento.
Los costos de un hotel pueden ser directos o indirectos. Un costo
directo, es aquél que puede identificarse directamente con un proceso, producto,
39
trabajo o servicio, como ejemplo de costos directos puede citarse el costo de los
comestibles que se consumen en un restaurante o el salario del cantinero de un
bar.
Un costo indirecto es aquél que no puede atribuirse directamente a
una producción o servicio, como por ejemplo el salario del director del hotel o la
depreciación del edificio; los costos indirectos se pueden distribuir a las
producciones, servicios o puntos de venta del hotel de acuerdo con una base o
índice que refleja la manera en que se supone que se utilizan o aplican esos
elementos indirectos en las producciones o servicios a los que se distribuye.
Pero las bases de distribución de los costos indirectos son
generalmente arbitrarias (al arbitrio) o se fundamentan en bases teóricas o
cuestiones de criterios, por lo que actualmente la mayoría de las entidades
rechazan la distribución de los costos indirectos y los registran como tales por su
naturaleza.
En sentido general la mayoría de los hoteles tiene una alta proporción
de costos fijos y analizándolo desde el punto de vista de los departamentos
productivos del hotel, el mayor porcentaje de los costos fijos ocurre en el área de
alojamiento, muchos de los gastos del área de alojamiento son de una naturaleza
fija, siendo los principales, la depreciación, la operación y mantenimiento de las
instalaciones. Como gastos variables pueden señalarse el lavado de la lencería,
los artículos para los huéspedes y otros gastos eventuales, constituyendo estos
gastos un porcentaje relativamente pequeño de la producción de alojamiento. (El
consumo de agua y electricidad tiene una aparte fija y otra variable).
La mayor implicación de una estructura de costos fijos altos en un
hotel, es que el tradicional enfoque de los problemas de registro y control
orientado generalmente hacia los costos, (control y su consecuente reducción) es
solamente parcialmente importante.
40
Usuarios Internos
1. Dueños y Socios
2. Directores y Administradores
3. Empleados y Sindicatos
Usuarios Externos
1. Nuevos Inversionistas
2. Entidades Financieras
3. Proveedores y Acreedores
4. Gobiernos
5. Publicó en General.
En consecuencia la importancia de contabilidad queda implícita, ya que el
instrumento más confiable en el cual basaran sus decisiones en forma oportuna.
2.2.4. AUDITORIA
El concepto de auditoria de estados financieros fue cambiando y
transformándose con el transcurso del tiempo. A principios del siglo pasado la
auditoría, muy influenciada por las características de la actividad económica, se
adaptó al accionar de las grandes corporaciones y a las modalidades de la
profesión en el Reino Unido y en los Estados Unidos de Norteamérica.
En esos momentos la gran cantidad de mano de obra, tanto de
empleados como de operarios, que componía a las corporaciones era un factor
común. Paralelamente, era típica la auditoría desarrollada por un equipo de
41
muchas personas con procedimientos que se relacionaban más con la
visualización de activos y la verificación de la mayor cantidad posible de
transacción u operaciones individuales, que con pruebas de razonabilidad o
pruebas analíticas que vincularan diferentes componentes de los estados contables
y que implicaran un gran valor agregado referido al concepto de satisfacción de
auditoria.
Esto determinaba que el proceso de auditoria insumiera una
innumerable cantidad de horas, lo que obviamente se traducía en altos honorarios,
dificultándose la extensión de estas prácticas a las medianas y pequeñas
organizaciones (Alberto, Auditoria, 2009).4
Durante la revolución industrial a medida que las empresas
aumentaban su tamaño, los dueños empezaron a contratar servicios prestados de
gerentes. Con este alejamiento los dueños acudían con mayor frecuencia a los
auditores para salvaguardar la empresa de cualquier error no intencional o fraude
cometido por los gerentes o empleados.
Los banqueros fueron los principales usuarios externos de los
informes financieros y se preocuparon también por saber si los informes estaban
adulterados debido a errores o fraudes. Antes de 1900 de manera consecuente con
el principal objetivo de detectar errores y fraudes, las auditorias incluían un
estudio de todas las transacciones registradas (O., 2001).5
La dependencia en el muestreo y en el control interno, nos enfatiza
en las limitaciones de la capacidad del auditor de detectar el fraude. La profesión
reconoció que las auditorias para descubrir fraudes serán muy costosas, un buen
control interno y los bonos de garantía fueron reconocidos como mejores técnicas
de protección de fraude.
4 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009 5 (O., 2001)
42
Los aspectos principales del desarrollo de la auditoria son:
Desplazamiento en el énfasis de la razonabilidad de los estados
financieros.
Mayor responsabilidad del auditor con agencias gubernamentales, bolsas
de valores y millones de inversionistas.
Cambios en los métodos de auditoria tales como el análisis detallado de
las transacciones usando técnicas de muestreo, incluido el muestreo
estadístico.
Crear procedimiento de auditoria aplicables a sistemas computarizados.
Reconocer la necesidad que tiene el auditor de encontrar medios para
protegerse de litigios.
Máxima responsabilidad para evaluar el riesgo de fraude.
2.2.4.1. AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
El objetivo de una auditoria común de estados financieros por parte de
un auditor independiente es la expresión de una opinión sobre la imparcialidad
con que presentan razonamientos en todos los aspectos materiales, la posición
financiera, resultado de operaciones y su flujo de efectivo en conformidad con
los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Cuando el auditor llega a la conclusión, fundada en la evidencia
adecuada, de que existe una probabilidad de que los estados financieros engañen a
un usuario prudente, el auditor emite una opinión sobre su objetividad y avala por
escrito dichos estados. Si por algunos hechos posteriores a la emisión de dicha
opinión se detecta que tales estados financieros no sean precisos, entonces quizá
el auditor deberá demostrar ante los tribunales o dependencias regulatorias que
realizó la auditoría de forma adecuada y que llegó a conclusiones objetivas.
Aunque el auditor no es asegurador ni garante de la objetividad los
estados, sí tiene la gran responsabilidad de notificar a los usuarios si tales estados
43
están bien presentados o no. Si el auditor considera que los estados financieros no
están presentados de manera objetiva o no llegan a una conclusión debido a la
falta de datos o a alguna condición preponderante, entonces tiene la
responsabilidad de notificar tal situación a los usuarios a través de su informe de
auditoría (Curiel, 2009).6
El auditor es responsable de formar y expresar una opinión sobre los
estados financieros, sin embargo es responsabilidad de la administración la
formulación de dichos estados financieros, lo que incluye:
• La apropiada aplicación de los principios y normas contables.
• Salvaguardar los activos de la empresa.
• Adecuados sistemas de control interno y registros contables.
Aparte de la auditoria de estados financieros existen trabajo de
revisión y verificación de otros estados financieros, estos trabajos contienen un
informe técnico para ser usado por terceros sobre si los estados financieros
reflejan correctamente los hechos económicos sucedidos en la empresa. Los
procedimientos de auditoria se crean para que el auditor pueda obtener evidencia
suficiente para dar su opinión, no se crean con el objetivo de detectar errores o
fraudes de cualquier tipo que haya podido ocurrir.
2.2.4.2. TIPOS DE AUDITORÍA Y SUS OBJETIVOS
Las auditorias se clasifican de la siguiente manera:
Auditoría Financiera
Auditoría de Cumplimiento
Auditoría de Gestión y Resultado
6 (Curiel, 2009)
44
Auditoría Administrativa
Auditoría Operativa
Auditoría financiera.- Es la cual el auditor da a conocer su opinión
sobre la situación financiera de la empresa, este proceso es posible recopilando
toda la evidencia de auditoria, para tener como resultado final la emisión de un
informe.
Auditoría de Cumplimiento.- Esta auditoria se realiza de acuerdo a
las normas legales, reglamentos, estatutos y procedimientos que le son aplicables
para la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y
económicas de la empresa.
Auditoría de gestión y resultado.- Esta auditoria tiene como
propósito evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas
por la empresa en la utilización de los recursos humanos, financieros y técnicos.
Es una herramienta de apoyo a la empresa donde se puede conocer los
distintos tipos de control que se deben implementar en la empresa y que estén en
condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento que repercute
en la competitividad de la misma. Se considera la descripción y análisis del
control estratégico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos
empresariales, el control operativo o de ejecución y un análisis del control como
factor clave de competitividad.
Auditoría Administrativa.- Es la revisión y evaluación de los
métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso
administrativo, asegurando el cumplimiento de políticas, planes, programas, leyes
y reglamentos que pueden terne un impacto significativo en la realización de los
reportes y asegurar que la empresa los este cumpliendo y respetando.
45
Su objetivo radica en que proporciona a los directivos de la empresa
un panorama sobre la forma como está siendo administrada por los distintos
niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas
áreas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor atención.
Auditoría Operativa.- Es el análisis posterior, profesional, objetivo y
sistemático de las operaciones o actividades de la empresa. Su objetivo es
identificar los grados de efectividad, economía y eficiencia, alcanzados por la
organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas,
relacionas con los objetivos de eficacia, eficiencia y economía (O., 2001).7
2.2.4.3. TIPOS DE AUDITORES
Los auditores examinan los registros financieros para evaluar la
situación de la empresa y la veracidad de sus datos. Esto exige mucha experiencia
en todo tipo de práctica contable, y también en diversas leyes fiscales y
regulaciones financieras para el uso de los documentos. Por estos motivos se
necesita un contador muy capacitado para trabajar como auditor, hay diferentes
tipos de auditores estos son:
Los auditores se clasifican en:
Auditores Internos
Auditores Externos
Auditores Gubernamentales
2.2.4.3.1 Auditores Internos.- Estos son contratados directamente
por la empresa para trabajar en ella. Su función es examinar los documentos
financieros solo internos relativo a su empleador. Los auditores internos facilitan
7 (O., 2001)
46
a la empresa el aumentar la precisión de sus datos financieros y evitan cualquier
problema legal o monetario. Sirven como control de calidad para los procesos
financieros de la empresa (Alberto, Auditoria, 2009).8
Sus funciones incluyen:
Revisión de las operaciones para verificar la autenticidad, exactitud y
concordancia con las políticas y procedimientos establecidos por la
organización.
Control de los activos a través de los registros contables y
comprobaciones físicas.
Revisión de las políticas y procedimientos para evaluar su efectividad.
Revisión de si los procedimientos contables fueron aplicados en forma
consistente con las normas contables.
Auditoría de otras organizaciones con las que existen relaciones
contractuales a cumplir u otras vinculaciones económicas.
La auditoría interna es una actividad apreciativa, independiente de los
sectores objeto de revisión. Por lo tanto, debería reportar a los máximos niveles
de la organización y depender de ellos. Tiene por objeto la revisión de las
operaciones para servir de base a la administración. Por este motivo, es un control
que se describe como independiente pues mide y evalúa la eficacia de otros
controles. La auditoría interna trabaja en forma separada a las operaciones de la
organización.
En síntesis la auditoría interna es un mecanismo de control selectivo e
independiente de los engranajes de control interno habituales que hacen a la
operatoria de la empresa (Alberto, Auditoria, 2009).9
8 (Alberto, Auditoria, 2009).
47
2.2.4.3.2 Auditores Externos.- Mientras los auditores internos
pueden ser útiles para grandes empresas, pero no siempre son imparciales en las
pequeñas y medianas empresas, a menudo no pueden darse el lujo de contratar un
auditor de planta. Los auditores externos hacen el mismo tipo de control de
documentos y análisis, pero las empresas los contratan por un proyecto
específico. Estos auditores trabajan para empresas que se especializan en la
prestación de servicios de auditoría a otras empresas.
La labor de auditoría externa implica una competencia profesional
singular, caracterizada por una serie de atributos tales como independencia,
educación y conocimientos especializados, dedicación al servicio, matriculación
en los cuerpos encargados del control del ejercicio profesional, etc. Además por
sobre todo ello, deben existir aspectos de ética profesional a ser tenido en cuenta
durante el desarrollo de la labor y durante todo el transcurso de la vinculación
profesional.
Una de las funciones más comunes de la auditoría externa es brindar
una opinión sobre las manifestaciones de la administración incluidas en la
información contable emitida por el ente. Esta función es conocida como
auditoría de estados contables o información financiera. Sin embargo, el auditor
externo está capacitado para brindar cualquier servicio que implique el examen de
información, operaciones, etc., que necesiten de un juicio profesional dentro del
marco de competencia del contador público.
2.2.4.3.3 Auditores Gubernamentales.- Los auditores
gubernamentales son especialistas en las normas tributarias, ellos inspeccionan
las empresas y los individuos del sector público para determinar si están
siguiendo las normas correctamente.
La auditoría gubernamental externa es realizada por auditores de la
Contraloría General del Estado y por firma privadas de auditoría contratada por
9 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009
48
requerimiento de convenios o contratos internacionales, o por no disponer de
personal especializado en determinadas áreas (Contraloria).10
En conclusión la auditoria gubernamental brinda confidencialidad a la
información elaborada por la administración de la entidad y determina el grado de
cumplimento de los objetivos y metas institucionales, a fin de promover la toma
de decisiones adecuadas, esto implica el cumplimiento de objetivos generales
como:
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias,
evaluando la correcta utilización de los recursos públicos.
Determinar si el trabajo de los funcionarios públicos se realizo con criterio
de efectividad, eficiencia y economía, y si los resultados obtenidos tienen
relación con los recursos asignados, de acuerdo con los planes y
programas aprobados por la entidad auditada.
Establecer si la información de los estados financieros elaborada por la
entidad es correcta, confiable y oportuna.
Reforzar el sistema de control interno de la entidad auditada.
Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública.
Los auditores de la Contraloría General del Estado y de las firmas
privadas contratadas, llevaran a cabo los controles manteniendo independencia de
criterio en las evaluaciones que ejecuten. Las actuaciones de otras instituciones
del Estado, como es el caso del Ministerio de Economía y Finanzas, en lo que
respecta a la evaluación de ejecución presupuestaria, no serán tomadas como
sustitución de la auditoria. Los resultados de estos constituirán elementos de
juicio para la ejecución de la auditoria.
2.2.4.4 NORMAS DE AUDITORÍA
10 (Contraloria).
49
El auditor en el desarrollo de su actividad adquiere responsabilidad no
solo con la dirección de la empresa, sino también con terceras personas que
puedan hacer uso del informe emitido, debido a la responsabilidad que tiene el
auditor ante terceros, las empresas especializadas en estados financieros optan por
definir normas de auditoría que regulen la actuación profesional del auditor.
Dichas normas son diferentes a los procesos de auditoría, que son
técnicas de revisión aplicables a transacciones relativas a los estados financieros
sujetos a examen. A través de los cuales el auditor obtiene evidencia suficiente
para fundamentar su opinión. Las normas de auditoría son requisitos que debe
cumplir el auditor en el desempeño de su actuación profesional para expresar su
opinión técnica responsable. Existen tres tipos de normas:
Normas técnicas de carácter general.
Normas técnicas de ejecución del trabajo.
Normas técnicas de preparación de informes.
Normas técnicas de carácter general.- Establece las condiciones
que deben tener los auditores de cuentas, regulando las siguientes condiciones:
• Determinar los criterios que deben seguir los auditores en el desarrollo de
su actividad, garantizando su independencia, integridad y objetividad.
• Secreto profesional.
• Salarios.
• Experiencia y capacitación.
• Sistema de control que debe tener todo auditor para garantizar el
cumplimiento de las normas de auditoría.
50
Normas técnicas de ejecución del trabajo.- Regula las técnicas de
investigación aplicables a transacciones financieras, mediante las cuales el auditor
fundamenta su opinión responsable e independiente, haciendo referencia a:
• Conocer los sistemas de control interno de la empresa auditada cuyo
análisis sirve de base para determinar la amplitud de las pruebas de
auditoría a desarrollar.
• Programar y planificar los trabajos.
• Ejecutar métodos y pruebas adecuadas para obtener evidencia.
• Custodia a la evidencia relativa de la documentación justificativa del
trabajo realizado.
• Revisión del auditor de su propio trabajo.
Normas técnicas de preparación de informes.- Regula la
elaboración y presentación del informe de auditoría estableciendo el contenido de
sus diferentes tipos, así como los criterios que fundamentan el modelo a utilizar
en cada caso.
2.2.4.5 RESPONSABILIDAD LEGAL DE LOS AUDITORES (Alberto,
Auditoria, 2009).11
La responsabilidad y obligación moral que asume un Contador
Público al momento de ser auditor, miembro de una profesión, al suscribir o
firmar un estado financiero en cuya información pueden confiar terceras
personas. Esta obligación moral tiene que ver principalmente con la ética la cual
debe distinguirse de la obligación o responsabilidad legal, ya que mientras
aquellas se sustenta en una conducta basada en ciertas normas de honestidad
personales, profesionales y para con la comunidad, la obligación legal se refiere a
las disposiciones legislativas cuyo incumplimiento por parte del Contador
implicado puede justificar o provocar un juicio ante los tribunales competentes.
11 (Alberto, Auditoria, 2009).
51
No obstante ello, esta responsabilidad profesional, no lo exime de
aspectos legales vinculados con el ejercicio de su profesión. Por responsabilidad
se entiende que es el deber de responder, es decir el deber de reparar o resarcir
daño ocasionados a otros, por una conducta lesiva antijurídica o contraria al
derecho.
La obligación de reparar nace cuando alguien resulta perjudicado
como consecuencia de la violación de un deber jurídico preexistente. Es decir que
es una obligación secundaria o de segundo orden que aparece luego del
incumplimiento de una obligación primaria.
La responsabilidad legal, se puede dividir en dos grandes rubros: la
responsabilidad civil y la penal. Estas responsabilidades son las establecidas por
el derecho positivo vigente y están referidas a aquellas obligaciones o
responsabilidades que el profesional en Ciencias Económicas tiene, de acuerdo
con las leyes dictadas a nivel nacional o provincial, que afectan la preparación e
información de los estados contables. La responsabilidad legal suele asignarse a
momentos del ejercicio profesional donde se haya cometido negligencia, dolo o
fraude y usualmente se asocia con la figura de “balance falso”.
La responsabilidad profesional suele estar reglada por normas de
éticas o conductas profesional, dictadas por los organismos profesionales. Como
se mencionó no es intención de esta obra examinar el contenido de esas normas
sino esbozar algunas reflexiones sobre los conceptos usualmente reglados por
ellas, que son de aplicación universal.
2.2.4.6 EL AUDITOR Y LOS ESTADOS FINANCIEROS EXAMINADOS
(Alberto, Auditoria, 2009).12
Existe cierta desinformación con respecto a las funciones del auditor
de estados financieros, y por ende con respecto a su responsabilidad sobre los
12 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009
52
mismos ante la opinión pública. La empresa es responsable de la confección,
preparación y emisión de los estados financieros, mientras el auditor es
responsable del juicio técnico que emite sobre dichos estados financieros. El
propietario de los estados financieros es la empresa. La responsabilidad de la
gerencia incluye además de mantener un adecuado sistema de información,
control y contabilidad, la selección y aplicación de las normas contables.
El auditor cumple su función de otorgar confianza a través de su
opinión técnica sobre los estados financieros. Esta confianza o credibilidad el
auditor la limita con respecto a las normas de auditoria generalmente aceptadas
que ha aplicado para llegar a una conclusión sobre el examen realizado. La
profesión de cierta manera se mantiene por la confianza que los usuarios de la
información financiera depositan en la objetividad e integridad de la figura
profesional.
2.2.4.7 ACTOS ILEGALES DEL CLIENTE FRAUDE Y ERROR (Alberto,
Auditoria, 2009).13
En este contexto, fraude se refiere a interpretaciones incorrectas e
intencionales en la preparación de información financiera. El fraude involucra la
manipulación, falsificación o alteración de los documentos o registros;
apropiación indebida de activos; supresión u omisión de transacciones; registros
de transacciones incorrectas o inexistentes o inadecuadas aplicación de políticas
contables.
El error se refiere a aspectos no intencionales que terminan en una
incorrecta presentación de la realidad. La responsabilidad por la prevención y
detección de fraudes o errores es de la gerencia, a través de la implementación de
control.
13 (Alberto, Auditoria, 2009)
53
El auditor debe asegurarse a través de sus procedimientos que un
fraude o error con efecto significativo sobre los estados financieros no ha
ocurrido o, si ocurrió, su efecto está adecuadamente reflejado en los estados
contables. Por consecuencia, el auditor debe planificar su trabajo bajo estos
objetivos.
Debido a la limitación de un trabajo de auditoría, existe la posibilidad
de que no se detecten fraudes o errores que sí existieron. La detección posterior
no equivale a decir que el auditor realizó incorrectamente su labor si puede
probarse que se trabajó con el adecuado cuidado profesional.
En caso de existencia y detección de fraudes o errores, el auditor
responsable de comunicar su ocurrencia a la gerencia, en forma oportuna, aunque
crea que su efecto es no significativo para los estados auditados, o si es posterior
al período revisado, o fue solicitado.
2.2.4.8 EVIDENCIA DE AUDITORÍA (Alberto, Auditoria, 2009).14
La evidencia de auditoría es el elemento de juicio que obtiene el
auditor como resultado de las pruebas que realiza. La evidencia de auditoría
puede ser obtenida de los sistemas del ente; de la documentación respaldaría de
transacciones y saldos; de la gerencia y empleados; deudores, proveedores y otros
terceros relacionados con el ente. Según sea la fuente de obtener de evidencia.
Ésta puede ser de control o sustantiva.
La evidencia de control es aquella que proporciona al auditor
satisfacción de que los controles en los cuales planea confiar, existen y operan
efectivamente durante el período. Esta evidencia permite modificar o reducir el
alcance de la evidencia sustantiva que, de otra manera, debería obtenerse.
14 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009
54
La evidencia sustantiva es la que brinda al auditor satisfacción
referida a los estados financieros y se obtiene al examinar las transacciones y la
información producida por los sistemas de ente. La confiabilidad de la evidencia
de auditoría a medida que aumenta su objetividad. En otras palabras, cuando se
basa más en hechos que en criterios. Por ejemplo, una confirmación de un saldo
bancario es más objetiva que la opinión de un abogado sobre el posible resultado
de litigios pendientes.
Según sea el caso, ambos tipos de evidencia – de control y sustantiva
– pueden combinarse, modificando la naturaleza o alcance de los procedimientos
seleccionados.
2.2.4.9 FUENTES DE EVIDENCIA DE AUDITORÍA (Alberto, Auditoria,
2009).15
Para que la evidencia de auditoría sea aceptable, debe ser creíble y
confiable. La calidad de la evidencia varía considerablemente según sea la fuente
que la origina. El siguiente cuadro trata de comparar distintas fuentes de
evidencia y su grado de confiabilidad.
MAYOR CONFIABILIDAD MENOR CONFIABILIDAD
FUEN
TES
Obtenida a partir de personas o hechos independientes de la organización. Obtenida dentro de la empresa. Producida por un sistema de control efectivo.
Producida por un sistema de control débil.
Por conocimiento directo: observación, inspección o reconstrucción.
Por conocimiento indirecto: confianza en el trabajo de terceras personas (por ejemplo, auditores internos).
Documentada. Oral. De la gerencia superior. Del personal de menos nivel.
15 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009
55
Además, el enfoque de auditoría debe permitir reunir la evidencia de
auditoría más confiable (eficacia) y con el menor costo posible (eficiencia).
2.2.4.9.1 EVIDENCIA Y SELECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORÍA (Alberto, Auditoria, 2009).16
La selección de los procedimientos de auditoría se debe efectuar
considerando a las afirmaciones para las que debe obtenerse validez y a los
riesgos que las afectan.
2.2.4.10. AFIRMACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos de auditoria tiene como finalidad recopilar la
evidencia necesaria que permita sobre la razonabilidad de la validez de las
afirmaciones definidas para cada componente de los estados financieros. Todos
los procedimientos de auditoria que no estén relacionados con ninguna afirmación
es un procedimiento no necesario para este trabajo.
En la selección de procedimientos se debe salvaguardar que todas las
afirmaciones se verifiquen mediante la aplicación de uno o más procedimientos.
La relación directa entre procedimiento y afirmación ayuda a determinar si los
procedimientos son suficientes.
2.2.4.1.1 RIESGO DE AUDITORÍA
La naturaleza y nivel del riesgo de auditoría influye sobre la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria planificados.
En la planificación se seleccionan fuentes de satisfacción de auditoría en relación
con la naturaleza o nivel de los riegos. Esta decisión también debe tomar en
cuenta las consideraciones prácticas de la relación costo/beneficio y la
disponibilidad y facilidad para obtener la evidencia de auditoría.
16 SLOSSE, Carlos Alberto, Auditoria, 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: La Ley , 2009
56
En la planificación detallada se determinan los factoras de riegos
presentes en cada componente. Los procedimientos de auditoría deben estar
relacionados con esos factores puesto que deben orientarse a detectar los errores o
fraudes que ellos representan.
2.2.4.12 FASES DE AUDITORÍA (Curiel, 2009).17
Fase de Planeamiento.
Planeamiento general de la auditoría.
Comprensión de las operaciones de la entidad
Aplicación de procedimientos de revisión analítica.
Diseño de pruebas de materialidad.
Identificación de cuentas y aseveraciones significativas de
la administración.
Ciclos de operaciones más importantes.
Normas aplicables en la auditoría de los estados financieros.
Restricciones presupuestarias.
Comprensión del sistema de control interno.
Ambiente de control interno.
Comprensión del sistema de contabilidad.
Identificación de los procedimientos de control.
Evaluación del riesgo inherente y riesgo de control.
Efectividad de los controles sobre el ambiente SIC (Sistema
de información computarizada).
Evaluación del riesgo inherente y riesgo de control.
Otros procedimientos de auditoría.
Memorándum de planeamiento de auditoría.
17 (Curiel, 2009)
57
Fase de Ejecución.
Visión general.
Evidencia y procedimientos de auditoría.
Pruebas de controles.
Muestreo de auditoría en pruebas de controles.
Pruebas sustantivas.
Pruebas sustantivas de detalles.
Procedimientos analíticos sustantivos.
Actos ilegales detectados en la entidad auditada.
Papeles de trabajo.
Aplicación de TAACS-Técnicas de auditoría asistida por computador.
Desarrollo y comunicación de hallazgos de auditoría.
Fase del Informe de Auditoría.
Aspectos generales.
Procedimientos analíticos al final de la auditoría.
Evaluación de errores.
Culminación de los procedimientos de auditoría.
Revisión de papeles de trabajo.
Elaboración del informe de auditoría.
Informe sobre la estructura de control interno de la entidad.
Observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre el control interno
financiero de la entidad.
Auditoría de asuntos financieros.
2.2.5. ORIGEN DEL CONTROL INTERNO (Alberto, Auditoria, 2009).18
El origen del control interno con el surgimiento de la partida doble
fue una de las medidas de control, pero no fue hasta finales del siglo XIX que los
18 (Alberto, Auditoria, 2009)
58
empresarios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la
protección de sus intereses.
Se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los
problemas productivos comerciales y administrativos, viéndose forzados en
delegar funciones dentro de la organización, conjuntamente con la creación de
procedimientos que previeron fraudes o error.
Debido a esto la empresa comenzó a sentir la necesidad de llevar
acabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más
atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa,
reconociendo la necesidad de crear e implementar un sistema de control como
consecuencia del importante crecimiento de la organización.
El control interno es la mayor preocupación de las empresas, aunque
con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidencias al consultar
los libros de auditoria, los artículos públicos profesionales, revistas universitarias
y autores individuales.
2.2.5.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO (O., 2001).19
El sistema de control interno es un conjunto de áreas funcionales de
una empresa, con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de
la entidad, para evaluar y monitorear las operaciones. El sistema del control
interno de la organización son los métodos coordinados y medidas adoptadas
dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos.
2.2.5.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO (O., 2001).20
19 (O., 2001) 20 (O., 2001)
59
El control interno contribuye a la seguridad del sistema contable que
utilice la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos
contables y financieros que ayuden a que la empresa realice su objetivo. Es
necesario contar con un adecuado sistema de control interno, este deberá ser
sofisticado y completo según lo requiera la organización.
El sistema control interno detecta las irregularidades y errores y
propone la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la
administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el
auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.
2.2.5.3 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Cumplimento de las leyes u regulaciones aplicables.
Conservar y proteger los recursos de la empresa contra cualquier perdida,
despilfarro o uso indebido.
Elaborar información financiera válida y confiable.
2.2.5.4 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO (O., 2001).21
Los componentes del control interno se los puede considerar como un
conjunto de normas que se utilizan para medir el control interno y determinar su
efectividad.
Ambiente de control
Evaluación de riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión y monitoreo. 21 (O., 2001)
60
2.2.6. DETECCIÓN DE ERRORES Y FRAUDES (Alberto, Auditoria,
2009).22
A esta altura cabe realizar algunas consideraciones adicionales que
enfaticen el hecho de que la función del auditor no es de corte “policíaco” o
“detectivesco”, en cuanto a que no está dirigida a detectar todo tipo de errores y
fraudes. Por el contrario la opinión del auditor aumenta la credibilidad al
proporcionar un alto, pero no absoluto, nivel de seguridad razonable de que la
información contenida en los estados contables se encuentra exenta de errores
significativos.
Errores son aquellas imprecisiones no intencionales u omisiones de
importes o exposiciones en los estados contables. Los errores pueden involucrar,
por ejemplo:
Errores en el procesamiento o compilación de información básica a
partir de la cual se preparan los informes financieros;
Incorrectas estimaciones contables derivadas de una mala interpretación
de los hechos:
Errores en la aplicación de normas contables.
En cambio, el término fraude, o irregularidades, se refiere a acciones
intencionales (excluyendo las poco habituales, debidas a negligencias) que
conducen a exposiciones o mediciones contables incorrectas u omisiones de
importes en los estados financieros, llevando a interpretaciones incorrectas. El
fraude involucra actos tales como manipulación, falsificación, alteración de
registros contables o documentación de soporte a partir de la cual se preparan los
estados contables.
2.3. MARCO LEGAL
22 Auditoria / Carlos Alberto slosse 1ª ed. 3ª reimp.- Buenos Aires: LaLey, 2009
61
2.3.1. LEY DE TURISMO (turismo)23
LEY DE TURISMO - CAPITULO II
DE LAS ACTIVIDADES TURISTICAS Y DE QUIENES LAS EJERCEN
Art. 5.- Se considera actividades turísticas las desarrolladas por
personas naturales o jurídicas que se dediquen a la prestación remunerada de
modo habitual a una o más de las siguientes actividades:
a. Alojamiento;
b. Servicios de alimentación y bebidas;
c. Transportación, cuando se dedica principalmente al turismo; inclusive el
transporte aéreo, marítimo, fluvial, terrestre y el alquiler de vehículos para
este propósito;
d. Operación, cuando las agencias de viajes provean sus propio transporte,
esa actividad se considerará parte del agenciamiento;
e. La de intermediación, agencia de servicios turístico y organización de
eventos congresos y convenciones; y,
f. Casinos, salas de juego (bingo- mecánicos) hipódromos y parque de
atracciones estables.
Este artículo habla de todos los servicios que puede ofrecer un Hotel a sus
huéspedes.
Art. 6.- Los actos y contratos que se celebren para la actividades
señaladas en esta Ley estarán sujetas a las disposiciones de este cuerpo legal y en
los reglamentos y normas técnicas y de calidad respectiva.
Este artículo habla de los contratos que las personas realicen con el Hotel para el
alquiler de alguna área en específica de este.
23http://www.quitoturismo.gob.ec/descargas/lotaipdiciembre2012/LOTAIP/BASE%20LEGAL/LEY%20DE%20TURISMO.PDF
62
Art. 7.- Las personas jurídicas que no persigan fines de lucro no
podrán realizar actividades turísticas para beneficios de terceros.
Art. 8.- Para el ejercicio de actividades turísticas se requiere obtener
el registro de turismo y la licencia anual de funcionamiento, que acredite
idoneidad del servicio que ofrece y se sujeten a las normas técnicas y de calidad
vigentes.
Este articulo habla de que para el correcto funcionamiento de un Hotel hay que
sacar todos los permisos correspondientes.
Art. 9.- El registro de turismo consiste en la inscripción del prestador
de servicios turísticos, sea persona natural o jurídica, previo al inicio de
actividades y por una sola vez en el Ministerio de Turismo, cumpliendo con los
requisitos que establece el Reglamentos de esta Ley. En el registro se establecerá
la clasificación y categoría que le corresponda.
LEY DE TURISMO – CAPITULO VII
DE LOS INCENTIVOS Y BENEFICIOS EN GENERAL
Art. 26.- Las personas naturales o jurídicas que presenten proyectos
turísticos y que sean aprobados por el Ministerio de Turismo, gozarán de los
siguientes incentivos:
1. Exoneración total de los derechos de impuestos que gravan los actos
societarios de aumento de capital, transformación, escisión, fusión
incluidos los derechos de registro de las empresas de turismo registradas y
calificadas en el Ministerio de Turismo.
La compañía beneficiaria de la exoneración, en el caso de la constitución,
de una empresa de objeto turístico, deberá presentar al municipio
respectivo, la Licencia Única de Funcionamiento del respectivo año, en el
plazo de 90 días contados a partir de la fecha de su inscripción en el
Registro Mercantil del Cantón respectivo, caso contrario la municipalidad
63
correspondiente emitirá los respectivos títulos de créditos de los tributos
exonerados sin necesidad de un trámite administrativo previo.
En el caso de los demás actos societarios posteriores a la constitución de
la empresa, la presentación de la Licencia Única de Funcionamiento de la
empresa turística será63 requisito previo para aplicar, la contemplada en
el presente artículo;
2. Exoneración total de los tributos que graven la transferencia de dominio
de inmuebles que se aporten para la constitución de empresas cuya
finalidad principal sea el turismo, así como los aportes al incremento del
capital de compañías de turismo registradas y calificadas en el Ministerio
de Turismo.
Esta exoneración comprende los impuestos de registros y alcabala así
como sus adicionales tanto para el tridente como para la empresa que
recibe el aporte. Estos bienes no podrán ser enajenados dentro del plazo
de 5 años, desde la fecha del respectivo contrato, caso contrario se gravara
con los respectivos intereses, con excepción de que la enajenación se
produzca a otro prestador de servicios turísticos, calificado, así mismo,
por el Ministerio de Turismo.
3. Acceso al crédito en las instituciones financieras que deberán establecer
líneas de financiamiento para proyectos turísticos calificados por el
Ministerio del ramo. Las instituciones financieras serán responsable por el
adecuado uso y destino de tales empréstitos y cauciones.
Este articulo habla de los incentivos que tienen los empresarios al
registrar su Hotel en el Ministerio de Turismo.
Art 29.- Las comisiones a las que se refiere el art. 13 numeral 4 de la
Ley de Régimen Tributario Interno pagadas para la promoción del turismo
64
receptivo, no podrán exceder del ocho por ciento sobre el monto de las ventas.
Sin embargo, en este caso, habrá lugar al pago del impuesto a la renta y a la
retención en la fuente que corresponda, si el pago se realiza a favor de un persona
o sociedad relacionada con la empresa turística, o si el beneficiario de esta
comisión se encuentra domiciliado en un país en el cual no exista impuestos sobre
los beneficios, utilidad o renta. El Servicio de Rentas Internas establecerá el
procedimiento para la entrega de la información sobre estos pagos.
Este artículo nos habla sobre los valores que se retendrá por el pago de impuesto.
Art. 30.- Los turistas extranjeros que durante su estadía en el Ecuador
hubieren contratado servicios de alojamiento turístico y/o adquirido bienes y los
lleven consigo al momento de salir del país, tendrán derecho a la restitución del
IVA pagado por esas adquisiciones, siempre que cada factura tenga un valor no
menor de cincuenta dólares de los Estados Unidos de América US $50,00.
El reglamento a esta Ley definirá los requisitos y procedimientos para
aplicar este beneficio. También contemplara los parámetros para la deducción de
los valores correspondientes a los gastos administrativos que demanda el proceso
de devolución de IVA al turista extranjero.
Art. 32.- Los establecimientos de turismo que se acojan a los
incentivos tributarios previstos en esta Ley registrarán ante el Ministerio de
Turismo los precios de los servicios al usuario y consumidor antes y después de
recibidos los beneficios. La información que demuestra el cumplimiento de esta
norma deberá ser remitida anualmente por el Ministerio de Turismo al Servicios
de Rentas Internas para el análisis y registro correspondiente.
Este artículo nos dice que los hoteles que se acojan a los incentivos tributarios
deberán respetar los precios establecidos en la Ley.
Art. 34.- Para ser sujeto de los incentivos a que se refiere esta Ley el
interesado deberá demostrar:
65
a. Haber realizado las inversiones y reinversiones mínimas que el
reglamento establezca, según la ubicación, tipo o subtipo del proyecto,
tanto para nuevos proyectos como para ampliación o mejoramiento de los
actuales dedicados al turismo receptivo e interno;
b. Ubicación en las zonas o regiones deprimidas con potencial turístico en
las áreas fronterizas o en zonas rurales con escaso o bajo desarrollo socio
– económico; y,
c. Que constituye actividad turística que merezcan una promoción acelerada.
Este artículo indica los requisitos que deben cumplir los interesados en obtener
los incentivos.
Art. 35.- El Ministerio de Turismo dentro del periodo de goce de los
beneficios, efectuará fiscalizaciones a objeto de verificar las inversiones o
reinversiones efectuadas, así como el cumplimiento de cada una de las
obligaciones que determina esta ley y sus reglamentos. Cuando el Ministerio de
Turismo detecte datos falsos o incumplimiento a lo establecido en las respectivas
resoluciones de calificación y concesión de beneficios comunicará
inmediatamente al Servicio de Rentas Internas, para que conjuntamente inicien
las acciones civiles y/o penales correspondientes, sin perjuicio de las que el
propio Ministerio de Turismo las imponga de acuerdo con la Ley y el
Reglamento.
De comprobarse ilícito tributario o defraudación conforme a las
disposiciones del Código Tributario, Ley de Régimen Tributario Interno, sus
reglamentos y demás normas conexas, se procederá a la cancelación del registro y
de la Licencia Única Anual de funcionamiento y a la clausura definitiva del
establecimiento, sin perjuicio de las demás sanciones establecidas en las leves
correspondientes.
Este artículo indica que el Ministerio de Turismo va a estar pendiente de los
Hoteles que se acojan a estos beneficios.
LEY DE TURISMO – CAPITULO X
66
PROTECCION AL CONSUMIDOR DE SERVICIOS TURÍSTICOS
Art. 42.- Corresponde al Ministerio de Turismo la defensa de los
derechos al usuario de servicios turísticos en los términos que señala la
Constitución Política, la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor y esta Ley.
Este artículo dice que los clientes se pueden acoger a la Constitución y a la Ley
del defensa del Consumidor para hacer valer sus derechos.
Art. 43.- De conformidad con el artículo 23 numeral 3 de la
Constitución Política, se prohíbe todo discrimen a los extranjeros o a cualquier
otro grupo humano en las actividades turísticas, especialmente en lo que
concierne a tarifa y tasas por cualquier servicio turístico.
Art. 44.- El empresario que venda o preste servicios turísticos de los
detallados en esta Ley es civilmente responsable por los eventuales daños que
causen a quien los utilice. Su responsabilidad llega hasta la culpa leve. Así
mismo, es responsable por los actos de negligencia de sus empleados; en el
ejercicio de sus funciones vinculadas con la empresa que preste el servicio.
Este artículo dice que el dueño del hotel es el responsable de los daños que le
pueda causar un huésped.
2.3.2. LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO (internas)24
Normas Generales
Artículo 1.- Objeto del impuesto.- Establece el impuesto a la renta
global que obtengan las personas naturales, las sucesiones indivisas y las
sociedades nacionales o extranjeras, de acuerdo con las disposiciones de la
presente Ley.
24www.sri.gob.ec
67
Artículo 2.- Concepto de renta.- Para efectos de este impuesto se
considera renta:
1.- Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito o a título
oneroso provenientes del trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en
dinero, especies o servicios; y
2.- Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales domiciliadas en el
país o por sociedades nacionales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo
98 de esta Ley.
Artículo 3.- Sujeto activo.- el sujeto activo de este impuesto es el
Estado. Lo administrará a través del Servicios de Rentas Internas.
Artículo 4.- Sujeto pasivo.- Son sujetos pasivos del impuesto a la
renta las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales
o extranjeras, domiciliadas o no en el país, que obtengan ingresos gravados de
conformidad con las disposiciones de esta Ley.
Los sujetos pasivos obligados a llevar contabilidad, pagarán el impuesto a la renta
en base de los resultados que arroje la misma.
Contabilidad y Estados Financieros
Artículo 19.- Obligación de llevar Contabilidad.- Están obligados a
llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la
misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales y
sucesiones indivisas que al primero de enero operen con un capital o cuyos
ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato anterior, sean superiores
a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento, incluyendo las
personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales o
similares.
68
Artículo 21.- Estados financieros.- Los estados financieros servirán de
base para la presentación de las declaraciones de impuestos, así como también
para su presentación a la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia
de Bancos y Seguros, según el caso, las entidades financieras así como las
entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran
conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de
los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios.
2.3.3. NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS
Estudio y evaluación del control interno
Estudia y evalúa apropiadamente la estructura del control interno de las
empresas cuyos estados financieros se encuentras sujeto a auditoría como
base para establecer el grado de confianza que merece, y
consecuentemente, para determinar la naturaleza, el alcance y la
oportunidad de los procedimientos de auditoria. El estudio del control
interno constituye la base para confiar o no en los registros contables y así
poder determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos o pruebas de auditoria.
En la actualidad, se ha puesto mucho énfasis en los controles internos y su
estudio y evaluación preliminar, pruebas de cumplimientos, revaluación
de los controles, arribándose finalmente- de acuerdo a los resultados de su
evaluación – a limitar o ampliar las pruebas sustantivas. En tal sentido el
control interno funciona como un termómetro para guardar el tamaño de
las pruebas sus tentativas.
Evidencia Suficiente y Componente
Debe obtener evidencia competente y suficiente, mediante la inspección,
observación, indagación y confirmación para proveer una base razonable
69
que permita la expresión de una opinión sobre los estados financieros
sujetos a la auditoría.
La evidencia es un conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes para sustentar una conclusión.
La evidencia será suficiente, cuando los resultados de una o varias pruebas
aseguran la certeza moral de que los hechos a probar, o los criterios cuya
corrección se está juzgando han quedado razonablemente comprobados.
Los auditores también obtenemos la evidencia suficiente a través de la
certeza absoluta, pero mayormente con la certeza moral.
Norma de Preparación del Informe
Estas normas regulan la última fase del proceso de auditoría, es decir la
elaboración del informe, para lo cual, el auditor habrá acumulado en grado
suficiente las evidencias, debidamente respaldada en sus papeles de
trabajo. Por tal motivo, este grupo de normas exige que el informe
exponga de qué forma se presentan los estados financieros y el grado de
responsabilidad que asume el auditor.
2.3.4 APLICACIÓN DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA).
El dictamen debe expresar si los estados financieros están presentados
de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados. Los principios
de contabilidad generalmente aceptados son reglas generales, adoptadas como
guías y como fundamento en lo relacionado a la contabilidad, aprobadas como
buenas y prevalecientes, o también podríamos conceptuarlos como leyes o
verdades fundamentales aprobadas por la profesión contable.
Sin embargo, merece aclarar que los PCGA, no son principios de
naturaleza sino reglas comportamiento profesional, por lo que son inmutables y
70
necesitan adecuarse para satisfacer las circunstancias cambiantes de la entidad
donde se lleva la contabilidad. Los PCGA, garantizan la razonabilidad de la
información expresada a través de los estados financieros y su observancia es de
responsabilidad de la empresa examinada. En todo caso, corresponde al auditor
revelar en su informe si la empresa se ha enmarcado dentro de los principios
contables.
2.3.5 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA
De acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría el objetivo y
principios generales que rigen una auditoria de estados financieros, el auditor
deberá planear y desarrollar la auditoria con una actitud de escepticismo
profesional reconociendo que la auditoria puede revelar condiciones o eventos
que llevarían a preguntarse si una entidad está cumpliendo con las leyes y
reglamentos.
Para planear la auditoria, el auditor deberá obtener una compresión
general de marco de referencia legal y regulador aplicable a la entidad y la
industria y como la entidad está cumpliendo con dicho marco de referencia.
Después de obtener la compresión general, el auditor deberá desempeñar
procedimientos para ayudar a identificar casos de incumplimiento con aquellas
leyes y regulaciones en donde debe considerarse el incumplimiento al preparar
los estados financieros, específicos.
El auditor deberá obtener evidencia suficiente y apropiada en la
auditoria sobre el cumplimento con aquellas leyes y regulaciones que el auditor
generalmente reconoce que tiene un efecto sobre la determinación de montos
importantes y revelaciones en los estados financieros. Así mismo debe regir lo
dispuesto en la Ley de Compañías, las Normas Internacionales de Información
Financiera, y demás leyes que rigen las actividades de la compañía como ente
constituido jurídicamente.
71
2.3.6 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORÍA
La Federación Nacional de Contadores del Ecuador, decidió adoptar
los contenidos básicos de las Normas Internacionales de Auditora, emitidas por el
Comité Internacional de Prácticas de Auditoria del Consejo de la Federación
Internacional de Contadores (IFAC) y las adoptó a las necesidades del país. Con
lo cual se mejoraría el grado de uniformidad de las prácticas de auditoria y
servicios relacionados, de esta manera se dio un gran paso en la modernización de
esta profesión al unificar el criterio profesional en torno a este tema
(Publicaciones, 2006).25
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEA contienen los
principios básicos y los procesos específicos junto con los lineamientos que
guardan relación en forma de material explicativo o de otro tipo. Los auditores
deben considerar las NEA como principios básicos que deben seguir en la
realización de su trabajo. Los procesos precisos requeridos para aplicar estas
normas se dejan al juicio profesional del auditor en particular y dependen de las
circunstancias de cada caso.
2.3.7. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD (Publicaciones,
2006).26
La Federación Nacional de Contadores del Ecuador como Organismo
Patrocinador y miembro de la Federación Internacional de Contabilidad, IFAC, es
responsable de regular el marco profesional para el ejercicio de la contabilidad en
el país, mediante Resolución FNCE 09.01.96 del 28 de septiembre de 1996,
acogió las Normas Internacionales de Contabilidad, NIC las cuales son las bases
para la realización d las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC las cuales
tienen los lineamientos para preparar y presentar los estados financieros de
25 (Publicaciones, 2006) 26Corporación de Estudios y Publicaciones, Normas Ecuatorianas de Contabilidad - NEC Legislación codificada, Ecuador 2006.
72
compañías sujetas al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros,
Superintendencia de Compañías y Servicio de Rentas Internas.
Es fundamental para el desenvolvimiento empresarial del país utilizar
procesos contables universales para preparar los estados financieros de las
compañías, dicha meta se alcanzó por medio de la emisión de las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad, NEC
Los estados financieros se realizan para ser utilizados por terceras
personas, existen diferencias que probablemente han sido causadas por varias
circunstancias de índole social, económica y legal, y por las consideraciones
locales respecto de las necesidades de los diferentes usuarios de estos informes, al
establecer regulaciones nacionales.
Estas circunstancias de diversa naturaleza han provocado la
utilización de una variedad de definiciones de los elementos de los estados
financieros; esto es los activos, pasivos, capital, resultados, ingresos y gastos. Así
mismo en la utilización de diversos criterios para el reconocimiento de partidas en
estos, y a la preferencia por determinadas bases de valuación.
El instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional
de Contadores Públicos del Ecuador tiene como objetivo eliminar tales
diferencias median la búsqueda de la armonización de normas, principios
contables y procedimientos relativos a la preparación y presentación de estados
financieros. Una mejor utilización de normas se puede lograrse mediante la
preparación de estados financieros, con el propósito de proporcionar información,
que sea útil en la toma de decisiones.
El Instituto de Investigaciones Contable de la Federación Nacional de
Contadores Públicos del Ecuador considera que los estados financieros
preparados con este propósito satisfacen las necesidades de los usuarios como
son:
73
La decisión de cuando compra o vender una inversión de capital;
Evaluar la responsabilidad de la gerencia;
Estimar la habilidad de la compañía para pagar a sus empleados y
otorgar otros beneficios;
Valorar la solvencia de la empresa para cumplir con el pago de los
préstamos otorgados;
Establecer políticas fiscales;
Fijar utilidades distribuibles y dividendos;
Regular las actividades de la empresa.
Los estados financieros incluyen inversionistas, empleados,
prestamistas, proveedores y otros acreedores comerciales, clientes, así como
agencias gubernamentales. Los usuarios utilizan los estados financieros a fin de
satisfacer algunas de sus diferentes necesidades informativas.
2.3.8 LEY ORGANICA DE DEFENSA DEL CONSUMIDOR
La ley Orgánica de Defensa del Consumidor fue creada debido a que
los ciudadanos ecuatorianos son víctimas permanentes de todo tipo de abusos por
parte de empresas públicas y privadas de las que son usuarios y consumidores.
De conformidad con lo dispuesto por el numeral 7 del artículo 23 de
la Constitución Política de la Republica, es deber del estado garantizar el derecho
a disponer de bienes y servicios públicos y privados, de óptima calidad; a
elegirlos con libertad, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su
contenido y características.
El artículo 92 de la Constitución de la Republica dispone que la ley
establezca los mecanismos de control de calidad, los procedimientos de defensa
del consumidor, la reparación e indemnización por deficiencias, daños y mala
calidad de bienes y servicios y por la interrupción de los servicios públicos no
74
ocasionados por catástrofes, caso fortuito o fuerza mayor, y las sanciones por la
violación de estos derechos.
El artículo 244 en su numeral 8 menciona que le corresponde al
Estado velar por los derechos de los consumidores, sancionar información falsa,
publicidad engañosa, adulteración de mercancía, alteración de peso y medidas y
el incumplimiento de las normas de calidad establecidas por el ente regulador. La
Constitución Política faculta al Defensor del Pueblo para velar y proteger el
cumplimiento de los derechos de los consumidores así como la calidad de los
servicios
Esta ley nos habla de los derechos y obligaciones que tiene tanto el
consumidor como al proveedor al adquirir un bien o servicio y en caso de que no
reciba la atención esperada le indica a qué lugar puede acercarse para poder poner
su reclamo y exigir el trato justo que se merece. Aplicando este principio al hotel
se puede entender que si brindamos un mal servicio a nuestros clientes podemos
ser sancionados al no respetar esta ley.
2.3.9. NORMAS SOBRE MONTOS MÍNIMOS DE ACTIVOS EN CASOS
DE AUDITORÍA EXTERNA OBLIGATORIA.
La ley de compañías en el art. 318 dice que las compañías nacionales
y las sucursales de compañías u otras empresas extrajeras organizadas como
personería jurídica, y las asociaciones que estas formen cuyos activos excedan de
$50.000.00 dólares de los Estados Unidos de América deberán contar con
informe anuales de auditores externos sobre sus estados financieros.
Las personas naturales o jurídicas que ejercen la auditoría para fines
de esta ley deben ser calificadas por la Superintendencia de Compañías y constar
en el registro correspondiente de conformidad con la resolución. Se considera
activos el monto al que asciende el activo total constante en el estado de
75
situación, presentado por la sociedad respectiva a la Superintendencia de
Compañías, en el ejercicio anterior.
Según el artículo 319 de la función de la auditoría externa debe ser la
de emitir un dictamen sobre los estados financieros de las compañías a las que se
refiere la ley, sin perjuicio de la fiscalización y del control que mantiene la
Superintendencia de Compañías.
La selección de los auditores según el artículo 320 se realizara del
Registro de Firmas Auditoras calificadas por la Superintendencia. Esta selección
la efectuara la Junta General de Accionistas o Socios de la compañía, según el
caso, o el Apoderado General de Sucursales de Compañías u otras empresas
extranjeras organizadas como persona jurídicas.
2.3.10 NORMAS DE REGISTROS DE ENTIDADES JURÍDICAS Y DE
PERSONAS JURÍDICAS QUE EJERCEN AUDITORÍA EXTERNA.
La contratación de los auditores externos se efectuara hasta noventa
días de la fecha de cierre del ejercicio económico. Debiendo la compañía
informar a la superintendencia de compañías, en el plazo de treinta días contados
desde la fecha de contratación, el nombre, la razón social o denominación de la
persona natural o jurídica contratada, esto según el artículo 321.
De acuerdo al artículo 322 los auditores externos tendrán acceso en
todo momento a la contabilidad y libros de la compañía con el objeto de cumplir
con sus funciones y estaba facultado para requerir a los administradores la
información, documentos, análisis, conciliaciones y explicaciones que consideren
necesarias para el cumplimiento de las mismas.
Los administradores pondrán a disposición de los auditores externos,
por lo menos con cuarenta y cinco días de anticipación a la fecha de presentación
del informe, los estados financieros de la empresa y toda la información que
76
requieran los auditores que establece el artículo 322, de la ley. De igual manera
se notificara por escrito a los auditores, con un mínimo veinte días de
anticipación, la fecha de reunión en la cual se dara a conocer el informe de la
auditoría.
Mediante resolución la Superintendencia de Compañías establecerá
los parámetros que debe contener el informe que presentan los auditores externos.
La compañía debe remitir a la Superintendencia de Compañías una copia de dicho
informe junto con los siguientes documentos:
Copia autorizada del Balance General Anual
Estado de Pérdidas y Ganancias
Memorias e informes de los administradores, Representante Legal y
Socios o Accionistas.
Los auditores deben entregar una copia del informe hasta ocho días después de la
presentación de la empresa.
2.3.10.1 REQUISITOS PARA LA CALIFICACION Y REGISTRO DE
AUDITORES EXTERNOS.
El superintendente de Compañías o su delegado, previo el informe del
Intendente de Control e Intervención, informe que será realizado sobre la base al
análisis y verificación de la documentación presentada, califica como Auditor
Externo al solicitante; dispondrá la publicación de la resolución correspondiente
en uno de los periódicos de mayor circulación del domicilio de la persona natural
o jurídica calificada; y, previa su presentación ordenar la inscripción en el
Registro Nacional de Auditores Externos.
El registro Nacional de Auditores externos, estará a cargo del
Secretario General de la oficina matriz de la Superintendencia de Compañías. La
inscripción de los auditores externos calificados se efectuara una vez que se
hubiere presentado el ejemplas de la publicación referida en el artículo cuarto de
77
esta resolución. Cumpliendo este requisito el Secretario General otorgará al
beneficiario el certificado de calificación como Auditor Externo, asignándole el
número de registro correspondiente.
2.3.10.2 RENOVACIÓN DE LA CALIFICACIÓN
Las personas naturales o jurídicas calificadas como auditores externos
deberán renovar su registro hasta el 30 de junio de cada cinco años, previo el
cumplimiento de los siguientes requisitos:
Lista de compañías auditadas en los últimos cinco años, cuyos informes
hubieran sido presentados a la Superintendencia de Compañías. Esta lista
debe referirse a aquellas empresas obligadas a contratar auditoria externa
en los términos del artículo 318 de la ley de compañías.
Listado de personal de apoyo, con identificación del número de cédula de
identidad o pasaporte.
Declaración de que se mantienen las condiciones y requisitos con los
cuales se otorgó la calificación.
Dirección, casilla, número telefónico, e-mail y fax actualizados.
Las personas jurídicas presentaran adicionalmente la nómina de los
administradores, de socios o accionistas, y deberán encontrarse al día en el
cumplimiento de sus obligaciones para con esta Superintendencia.
2.3.10.3 FUNCIONES DE LOS AUDITORES EXTERNOS.
Las personas naturales o jurídicas calificadas como auditores
externos, tendrán las siguientes funciones:
Realizar el muestreo en base a la NEA y conservar por 5 años los papeles
de trabajo en los que se aplicaron los procedimientos y pruebas de
auditoria.
Emitir el informe de auditoría de manera responsable e independiente.
78
Cumplir con las condiciones del contrato de prestación de servicios.
Formular sugerencias, recomendaciones y brinda asesoría para el
mejoramiento del sistema contable y del control interno.
Informar al Gerente en el caso de dolo, fraudo o estafa e indicarlos en los
informes de auditoría.
2.3.10.4 PROHIBICIONES Y SANCIONES
Las personas naturales o jurídicas calificadas para ejercer las funciones de
auditoria externa, están prohibidas.
Formar parte de los organismos de administración y fiscalización de la
compañía auditada.
Ser socios o accionistas de la compañía auditada.
Delegar el ejercicio de su cargo.
Representar a los accionistas o socios en juntas generales de la compañía
auditada.
Prestar servicios de consultoría por sí o por interpuesta persona.
Si con anterioridad a la inscripción de auditor externo por parte de una
persona natural o jurídica, se comprobare la falsedad en cualquiera de sus
documentos, al auditor involucrado, se le cancelará en forma definitiva su
calificación, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que se
hubiere lugar.
Las personas naturales o jurídicas que no hubieren renovado su
calificación, serán suspendidas en la calificación. Esta suspensión se la efectuará
mediante resolución, pudiendo la persona natural o jurídica sancionada obtener su
rehabilitación previa la justificación correspondiente, dentro de los seis meses
posteriores a la suspensión. Si transcurrido este tiempo, la persona sancionada no
obtuviere su rehabilitación, la Superintendencia procederá a cancelar la
calificación. En este caso la persona natural o jurídica, podrá solicitar una nueva
calificación luego de transcurrido dos años previo el cumplimiento de los
requisitos establecidos.
79
Cuando el auditor externo no justifique, dentro del plazo otorgado, las
observaciones o requerimientos que haga la Superintendencia de Compañías,
respeto de los informes de auditoría externa o de los papeles de trabajo, será
eliminado del registro nacional de auditores externos. En el futuro no tendrá
opción de solicitar una nueva calificación.
2.3.11 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA
La existencia de las normas de auditoría generalmente aceptadas
(Generally Accepted Auditing Standard, GAS) es evidencia de que los auditores
están muy interesados en le mantenimiento de una alta y uniforme calidad del
trabajo de auditoría por parte de todos los contadores públicos independientes. Si
cada contador público verificado posee un entrenamiento técnico adecuado y
realiza autorías con habilidad, cuidado y juicio profesional, el prestigio de la
profesión aumentará y el público le atribuirá una creciente importancia a la
opinión de los auditores que acompaña a los estados financieros.
2.3.11.1 NORMAS GENERALES.
La auditoría debe ser realizada por una persona o personas que tengan una
capacitación técnica adecuada e idoneidad como auditores.
En todos los asuntos relacionados con la labor asignada el auditor o los
auditores deben mantener una actitud mental de independencia.
Debe ejercerse el debido cuidado profesional en la planeación y
desempeño de la auditoría y en la preparación del informe.
2.3.11.2 NORMAS DEL TRABAJO DE CAMPO.
El trabajo debe ser planeado adecuadamente y los asistentes, si existen,
deben ser supervisados apropiadamente.
80
Para planear y determinar la naturaleza, periodicidad y medida de las
pruebas que deben realizar, la auditoria debe obtener una comprensión
suficiente del control interno.
Debe obtenerse suficiente evidencia competente o válida a través de la
inspección, la observación, las indagaciones y las confirmaciones para
proporcionar una base razonable que permita dar una opinión relacionada
con los estados financieros bajo auditoría.
2.3.11.3 NORMAS DE LOS INFORMES.
El informe debe establecer si los estados financieros han sido presentados
de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
El informe debe identificar aquellas circunstancias bajo las cuales dichos
principios no han sido observados consistentemente en el periodo actual
en relación con el periodo anterior.
Debe considerarse si las revelaciones informativas en los estados
financieros son razonablemente adecuadas, a menos que en el informe se
especifique lo contrario.
El informe debe contener bien sea la expresión de una opinión relacionada
con los estados financieros, tomados como un todo, o una declaración en
el sentido de que no es posible expresar una opinión. Cuando no se pueda
expresar una opinión global deben establecerse las razones para ello. En
todos los casos en los cuales el nombre de un auditor este asociado con los
estados financieros, el informe debe contener la identificación inequívoca
clara de la clase de trabajo del auditor, si existe, y el grado de
responsabilidad que está aceptando.
81
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.
1.1 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
La investigación es el único, el más riguroso y efectivo medio para
obtener conocimiento acerca de la realidad. Para llevar a cabo esta tarea es
necesario utilizar en modelo general de acercamiento a dicha realidad (método
científico) y operarlo usando como herramienta la metodología de la
investigación a fin de obtener los datos sobre el objeto que se va a estudiar.
Se concibe la investigación científica como el proceso mediante el
cual un sujeto – el investigador – se encamina hacia los hechos para obtener
respecto de ellos un conocimiento científico, es decir, de naturaleza y
características especiales que lo diferencian del conocimiento simple y
espontáneo que nos brinda el contacto con la realidad cotidiana. De manera
sencilla, puede describirse la investigación como un proceso creativo, objetivo,
controlador y crítico que, sobre la base del conocimiento disponible, busca
resolver problemas produciendo conocimientos nuevos (Lerma, 2009).1
1Héctor Daniel Lerma, Método de la investigación: propuesta, anteproyecto y proyecto, Ecoe ediciones, 2009.
82
La metodología a utilizar para conseguir la información necesaria, el
desarrollo del análisis y la propuesta de la investigación se basa en los siguientes
métodos:
Método inductivo.- Estudia los fenómenos o problemas desde las
partes hacia el todo, es decir analiza los elementos del todo para llegar a un
concepto o ley.
También se puede decir que sigue un proceso analítico – sintético.
Proceso del método Inductivo.- Como se dijo anteriormente el
método inductivo es un proceso analítico – sintético (Lerma, 2009).2
Para una mejor estructuración del procedimiento del método
inductivo se sigue los siguientes pasos:
1. Observación
2. Experimentación
3. Comparación
4. Abstracción
5. Generalización
Método deductivo.- Es lo contrario del exterior. Estudia un
fenómeno o problema desde el todo hacia las partes, es decir analiza el concepto
para llegar a los elementos de las partes del todo. Entonces diríamos que su
proceso es sintético analítico (Lerma, 2009).3
2 Héctor Daniel Lerma, Método de la investigación: propuesta, anteproyecto y proyecto, Ecoe ediciones, 2009 3 Héctor Daniel Lerma, Método de la investigación: propuesta, anteproyecto y proyecto, Ecoe ediciones, 2009
83
Proceso del Método Deductivo.- Para una mejor estructuración del
proceso del método deductivo seguimos varios pasos los cuales son:
1. Aplicación
2. Compresión
3. Demostración
1.1.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
El proyecto se basa en una investigación descriptiva y bibliográfica:
Investigación descriptiva.- el proyecto se efectuó analizando las
situaciones y costumbres predominantes en el medio a través de la descripción
precisa de las actividades y procesos del hotel y esto ayudo a identificar la
relación existente entre uno o más variables del problema
Investigación bibliográfica.- el proyecto se realizó recabando
información de libros. Revistas y manuscritos.
1.1. POBLACIÓN Y MUESTRA
El sujeto a analizar es El Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo, el
cual será analizado mediante encuestas, organigramas y observación directa.
3.2.1 LA POBLACIÓN
Para poder fijar las conclusiones que nos ayudaran a solucionar los
problemas que afronta el Hotel Olímpico se determinó el siguiente conjunto
poblacional:
84
3.2.2 LA MUESTRA
La muestra que se obtuvo fue el resultado de una buena selección de
datos y un trabajo cuidadoso y de mucha calidad para de esta manera poder llegar
al objetivo propuesto para esta investigación.
3.2.4 FÓRMULA Y DESARROLLO
Analizando el universo que se va a considerar, es muy reducido, no se
va a ejecutar formulas estadísticas, por lo que se va encuestar a todo el personal
que tenga relación con el área contable
1.2. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
• Observación directa
La investigación se basa en la observación directa ya que el contacto que
mantuvimos con los empleados fue personal al momento de realizar las encuestas.
• Encuestas
Las encuestas se efectuaron dentro de las instalaciones del Hotel Olímpico y
mantuvieron las mismas preguntas para todas las personas de la compañía.
La encuesta consta de 12 preguntas y 5 alternativas de respuesta, el encuestado
debe elegir únicamente una de ellas, la que considere más acertada de acuerdo a
su criterio.
• Recolección de datos
Los recursos utilizados para la recolección de datos de nuestro proyecto se basan
de acuerdo a los parámetros, herramientas y procesos establecidos.
Administrativos 6
Personal 11
Clientes 20
85
3.4 RECURSOS: FUENTES Y PRESUPUESTO PARA LA
RECOLECCIÓN DE DATOS
3.4.1 FUENTES
Para realizar la recolección de datos utilizamos la técnica de campo la
cual nos permitió tener contacto y observación directa con el sujeto de estudio.
También ayudó a recopilar información y testimonios de trabajadores para de esta
manera tener una idea más clara del problema que hemos planteado. Esta
observación nos guiara hacia la causa – efecto del problema y que de esta manera
poder darle solución. Los instrumentos de investigación que utilizamos fueron la
observación directa y encuestas para lo cual se realizó el siguiente plan:
Presentación del proyecto de investigación para solicitar información al
Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo.
Visita a las instalaciones para poder apreciar de manera directa los
procesos que se realizan diariamente en el hotel.
Visita a las instalaciones para la recolección de la información, realizar los
cuestionarios y las entrevistas.
3.4.2 PRESUPUESTO
La proyección de gastos que se estimó para realizar la recolección de
datos es de $ 325.00 a continuación se presenta el siguiente detalle de los gastos:
RECURSO HUMANO
DESCRIPCION VALOR GRAMATOLOGO $ 35.00
TOTAL $ 35.00
MATERIALES DIDACTICOS
86
3.5.1 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
La información se recolecto sobre la base de un instrumento
cualitativo en la que constan 12 inquietudes hacia los entrevistados las que luego
serán tabuladas. Además, el diseño de la interrogantes esta con un sentido de
pertinencia, es decir que las ideas de lo expresado guarda relación con lo que se
pregunta en la encuesta.
3.6. TRATAMIENTO A LA INFORMACIÓN: PROCESAMIENTO Y
ANÁLISIS
El tratamiento de la información es un proceso en el cual respondemos
a las inquietudes que surgen al realizar la investigación. No existe un modelo
específico para realizar este proceso ya que cada investigación trata de un tema y
DESCRIPCION VALOR
GASTOS PRELIMINARES DEL ANTEPROYECTO $ 120.00
MOVILIZACION PARA VISITAS E INVESTIGACIÓN $ 50.00
LLAMADAS TELEFONICAS $ 15.00
IMPRESIONES $ 80.00
GASTOS VARIOS $ 25.00
TOTAL $ 290.00
TOTAL DE GASTOS
DESCRIPCION VALOR
RECURSO HUMANO $ 35.00
MATERIAL DIDACTICO $ 290.00
TOTAL GENERAL $ 325.00
87
problema diferente. Entre los procesos que se utilizan para el tratamiento de la
información se utilizaron los siguientes:
• Inducción analítica. Es el examen de los datos el cual nos permite
encontrar los fenómenos y problemas que se relacionan. Este proceso
sirve para realizar comparaciones constantes lo cual nos permitió analizar
datos de manera más eficiente y descubrir nuevos conceptos que nos
ayudaron a avanzar con la hipótesis y posterior solución del problema.
• Cuantificación. Este proceso identifica o aísla el problema para realizar
el análisis. Aplicamos este proceso en la investigación para poder
identificar la problemática de la organización lo cual nos ayudó a poder
encontrar una solución que beneficiara tanto a la empresa como a sus
empleados.
• Codificación o categorización. Este proceso organiza y agrupa los datos
de manera coherente, completa y lógica para poder realizar un análisis que
nos ayudara a resolver el problema. Aplicamos el principio de la
categorización para poder plantearnos los problemas más importantes
hasta llegar a los de menos repercusión en la compañía. Una vez
analizados los problemas se plantearon las soluciones que ayudaran a
mejora la situación económica financiera de la compañía.
3.6.1 CRITERIO PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
Con la finalidad de reducir la presentación de las modalidades de
investigación correspondientes a modelos cuantitativo o hipotético-deductivo y al
cualitativo o interpretativo en los apartados correspondientes para determinar si se
debía o no incluirse dentro de la propuesta. Cada uno de los apartados de la
propuesta está conformado por dos elementos que se detallan a continuación:
1. La pregunta general que se debe realizar para ubicar en el apartado de la
propuesta que se elabora.
88
¿Qué aspectos de los procesos observados o situaciones específicas
han generado inquietudes las cuales desearía responder en la propuesta de tesis?
2. Se deben considerar una serie de aspectos cualitativos para la redacción
del apartado en cuestión
Elaborar una serie de interrogantes específicas relacionadas con el área de
estudio que deseo trabajar.
Establecer prioridades en las preguntas que se realizan por aérea.
Escoger un área de interés concreta.
3.6.2 CRITERIO PARA LA VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
La información se recolecto en base a instrumentos cualitativos, una encuesta que
consta de doce inquietudes hacia los entrevistados para su posterior tabulación.
89
3.6.3 RESULTADOS DE LA ENCUESTA REALIZADA.
1.- ¿Existen funciones y procedimientos en el Hotel?
Análisis
El 24% de las personas encuestadas aseguran conocer las funciones y
procedimientos de la empresa, el 29% no conocen las funciones y procedimientos,
el 47% restantes no conocen nada relacionado al tema.
24%
29%
47%
PREGUNTA 1
SI
NO
DESCONOZCO
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
SI 4 24%
NO 5 29%
DESCONOZCO 8 47%
90
2.- ¿Tiene el Hotel un control adecuado de los registros contables?
Análisis
El 18% de las personas encuestadas aseguran que la empresa lleva un
adecuado registro de las operaciones diarias, el 47% está en desacuerdo, el 35%
no conoce acerca del tema.
18%
47%
35%
PREGUNTA 2
SI
NO
DESCONOZCO
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
SI 3 18%
NO 8 47%
DESCONOZCO 6 35%
91
3.- ¿Se lleva registro de inventarios valorizados?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
SI 3 18%
NO 10 58%
DESCONOZCO 4 24%
Análisis
El 18% de las personas encuestadas aseguran que la empresa lleva
inventarios valorizados, el 58% está en desacuerdo, el 24% restante no conoce
acerca del tema.
18%
58%
24%
PREGUNTA 3
SI
NO
DESCONOZCO
92
4.- ¿Con que frecuencia se realizan los inventarios?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
CADA AÑO 7 41%
CADA 6 MESES 4 24%
NUNCA 6 35%
Análisis
El 41% de las personas encuestadas aseguran que se realizan
inventarios cada año, el 24% indica que se lo realiza cada 6 meses y el 35% señala
que nunca se realizan inventarios.
41%
24%
35%
PREGUNTA 4
CADA AÑO
CADA 6 MESES
NUNCA
93
5.- ¿Considera que el personal conoce las funciones que debe desempeñar?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
SIEMPRE 5 29%
CASI SIEMPRE 7 41%
ALGUNAS VECES 2 12%
NUNCA 3 18%
Análisis
El 29% de las personas encuestadas conoce sus funciones asignadas,
el 41% no siempre las pone en práctica, el 12% las aplica pocas veces, el 18%
nunca las pone en práctica.
29%
41%
12%
18%
PREGUNTA 5
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
NUNCA
94
6.- ¿El Hotel se encuentra al día en sus obligaciones tributarias?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
SI 4 24%
NO 7 41%
DESCONOZCO 6 35%
Análisis
El 24% de las personas encuestadas aseguran conocer que la empresa
se encuentra al día en la declaración y pago de impuestos, el 41%está en
desacuerdo, el 35% no conoce acerca del tema.
24%
41%
35%
PREGUNTA 6
SI
NO
DESCONOZCO
95
7.- ¿Los empleados reciben todos los beneficios de ley?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
SI 8 47%
NO 5 29%
DESCONOZCO 4 24%
Análisis
El 47% de las personas encuestadas aseguran que reciben todos los
beneficios de ley, el 29% indica lo contrario, el 24% no conoce acerca del tema.
47%
29%
24%
PREGUNTA 7
SI
NO
DESCONOZCO
96
8.- ¿Se notifican los reportes de ingresos de huéspedes al área contable?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
SIEMPRE 4 24%
CASI SIEMPRE 5 29%
ALGUNAS VECES 6 35%
NUNCA 2 12%
Análisis
El 24% de las personas encuestadas aseguran que se notifica al área
contable los reportes de ingreso de huéspedes, el 29 % indican que casi siempre se
notifica, el 35% indica que se notifica algunas veces, el 12% indica que nunca se
reporta al área contable.
24%
29%
35%
12%
PREGUNTA 8
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
NUNCA
97
9.- ¿Con que frecuencia rotan al personal de caja?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
CADA 3 MESES 2 12%
CADA 6 MESES 6 35%
CADA AÑO 5 29%
RARA VEZ 3 18%
NUNCA 1 6%
Análisis
El 12% de las personas encuestadas aseguran que el personal de caja
rota cada 3 meses, el 35% indica que rota cada 6 meses, el 29% señala que rota
cada año, el 18% indican que rara vez rotan, el 6% indica que nunca rotan el
personal de caja.
12%
35%
29%
18%
6%
PREGUNTA 9
CADA 3 MESES
CADA 6 MESES
CADA AÑO
RARA VEZ
NUNCA
98
10.- ¿La empresa lleva un control adecuado de los depósitos realizados?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
SI 7 41%
NO 6 35%
DESCONOZCO 4 24%
Análisis
El 41% de las personas encuestadas aseguran que la empresa lleva un
control adecuado de los depósitos realizados, el 35% no coincide, el 24% no
conoce acerca del tema.
41%
35%
24%
PREGUNTA 10
SI
NO
DESCONOZCO
99
11.- ¿El Hotel con qué frecuencia evalúa al personal?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
MENSUAL 5 29%
CADA 6 MESES 7 41%
ANUAL 2 12%
NUNCA 3 18%
Análisis
El 29% de las personas encuestadas aseguran que el personal es
evaluado mensualmente, el 41% indica que es evaluado cada 6 meses, el 12%
señala que es evaluado cada año, el 18% indican que nunca evalúan al personal.
29%
41%
12%
18%
PREGUNTA 11
MENSUAL
CADA 6 MESES
ANUAL
NUNCA
100
12.- ¿Existen políticas contable adoptadas por el Hotel?
RESPUESTA TABULACION PORCENTAJE
SI 4 24%
NO 8 47%
DESCONOZCO 5 29%
Análisis
El 24% de las personas encuestadas aseguran que existen políticas
contable adoptadas por el hotel, el 47% indica que no existen, el 29% no conoce
acerca del tema.
24%
47%
29%
PREGUNTA 12
SI
NO
DESCONOZCO
101
3.6.4. BALANCE GENERAL COMPARATIVO DEL HOTEL OLÍMPICO
DE LA CIUDAD DE QUEVEDO PERIODO 2010-2012.
Se analizó el balance general comparativo del Hotel Olímpico entre
los años 2010 al 21012, cabe destacar que se lo menciona como balance general
ya que actualmente el Hotel se encuentra en el proceso de conversión a estados
financieros NIIF.
BALANCE GENERAL SUPER SUPER SUPER
31-dic-10 31-dic-11 31-dic-12
CAJA Y BANCOS 46.750 32.250 16.833
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES 163.583 239.167 337.583
INVENTARIO 169.250 217.750 273.917
ACTIVO CORRIENTE 379.583 489.167 628.333
ACTIVO FIJO NETO 215.083 369.167 363.667
TOTAL ACTIVOS 594.666 858.334 992.000
OBLIGACIONES BANCARIAS 20.833 75.000 87.500
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES 155.167 245.333 301.083
OTROS PASIVOS 25.083 43.000 48.917
PASIVO CORRIENTE 201.083 363.333 437.500
OTRA DEUDA A LARGO PLAZO 41.667 83.333 79.167
PASIVO NO CORRIENTE 41.667 83.333 79.167
TOTAL PASIVO 242.750 446.666 516.667
CAPITAL SOCIAL 351.917 411.668 475.333
PATRIMONIO 351.917 411.668 475.333
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 594.667 858.334 992.000
102
3.6.5. ANÁLISIS DEL BALANCE GENERAL COMPARATIVO DEL
HOTEL OLÍMPICO DE LA CIUDAD DE QUEVEDO PERIODO 2010-
2012.
• La cuenta Caja-Bancos presenta una variación porcentual decreciente
entre los años 2010 - 2011 del 31% y entre los años 2011 – 2012 del
41% estos cambios se deben a que se han concedido créditos a clientes de
30 a 45 días por lo que no se recepta el dinero suficiente proveniente de
las ventas.
• La Cuentas por Cobrar presenta una variación porcentual ascendente
entre los años 2010 - 2011 del 46% y entre los años 2011 – 2012 del 41%
como se mencionó anteriormente el Hotel ha concedido más créditos a los
clientes, en algunos casos sin tener la confirmación necesaria sobre su
situación crediticia, se receptan cheques que son protestados y a estos
clientes se les sigue aceptando esta forma de pago ya que no existen los
controles necesarios para poder suprimir esta práctica y esto solo ocasiona
la inflación de la cartera la cual no se recupera dentro del tiempo
esperado.
• La Cuentas por Pagar presenta una variación porcentual ascendente entre
los años 2010 - 2011 del 58% y entre los años 2011 – 2012 del 23% , al
no existir un proceso de compras adecuado al momento de realizar los
requerimientos no se verifican las existencias de la mercadería por lo cual
se solicitan insumos innecesarios lo que genera problemas al momento de
realizar los pagos ya que el crédito concedido por los proveedores es
menor al que concede el Hotel a sus clientes y como resultado solo se
obtiene el aumento de la deuda innecesaria por la falta de liquidez que se
presenta en ese momento.
103
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
4.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA
Diseño e Implementación de un Manual de Funciones, Políticas y
Procedimientos Contables para el Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo.
4.2. SÍNTESIS DE LA PROPUESTA
El proyecto se enfoca en el análisis de los procesos contables del
Hotel Olímpico de la ciudad de Quevedo dentro del periodo 2010-2012, y luego
de su análisis se llega a la conclusión de implementar de un manual de funciones,
políticas y procedimientos contables, que permita a la empresa con organización
y transparencia, un adecuado desempeño y procedimiento de cada una de las
tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento de contabilidad.
El manual ayuda a describir las responsabilidades y formas de
desarrollar las principales actividades contables, se constituye en una herramienta
que facilite la preparación y presentación de la información financiera, su
interpretación y comparación para efectos de control administrativo, financiero y
fiscal.
104
4.3. OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA
Alcanzar métodos que faciliten y mejoren el desarrollo de las
actividades contables y administrativas en el Hotel Olímpico.
4.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PROPUESTA
• Lograr que el manual de funciones, políticas y procedimientos contables
le permita al Hotel Olímpico contar con la información económica financiera de
forma oportuna para la toma de decisiones.
• Establecer un control periódico de las cuentas de activos fijos e
inventarios
• Lograr que los ingresos de efectivo cumplan con las políticas y
procedimientos.
4.5 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
La implementación de un manual de funciones, políticas y
procedimientos contables es lo más recomendable para la Administración del
Hotel Olímpico, y de esa forma podemos evaluar su desenvolvimiento y
determinar su posición financiera.
El manual de funciones es muy importante ponerlo en práctica debido
a dos aspectos principales, primero le proporciona a cada empleado de la empresa
un panorama general de su cargo y como moverse dentro de la compañía para
lograr sus objetivos; y en segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad
de como fluyen los procesos, como se complementan las actividades y los cargos
de una manera organizada.
Las políticas contables se refieren a los principios, reglas, controles y
procedimientos específicos adoptados al interior de los procesos con el fin de
105
garantizar el procesamiento y reporte confiable y oportuno de la información
contable necesaria para elaborar y presentar los estados financieros.
4.6 CONTRATACIÓN DE PERSONAL
La implementación del manual de funciones de la empresa puede ir
de forma sencilla a la par con la aplicación de las políticas y delineamientos de la
empresa en materia de contratación de personal. Se precisa que al momento de
seleccionar al personal debe de ir en relación con los objetivos, estrategias y
políticas de la empresa.
Cuando se tenga bien implementado lo relativo a las funciones y a la
contratación del personal, verificando el cumplimiento de su desempeño y
responsabilidades a su cargo; se procederá a contratar a todo el personal de
acuerdo al máximo periodo de prueba permitido por las Leyes Ecuatorianas, para
pasar a una contratación fija de un año y luego por un periodo indefinido de
acuerdo al desenvolvimiento.
4.7 MANUALES DE FUNCIONES PARA EL HOTEL OLIMPICO
106
UNIDAD: GERENCIA PUESTO: GERENTE GENERAL UBICACIÓN: QUEVEDO (LOS RIOS) JEFE INMEDIATO: NO TIENE SUBALTERNOS:CONTABILIDAD,VENTAS Y TESORERIA colocar área financiera SUELDO: Negociable COMPAÑEROS CON IGUAL FUNCION: NO TIENE
PERFIL.-
• Educación Superior. • Mayor a 25 años. • Mínimo 3 años de experiencia en cargos similares. • Conocimientos contables. • Conocimientos de desarrollo organizacional.
DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO.-
Será la persona encargada de velar por las actividades y la toma de decisiones de la compañía. Tendrá relación directa con todos los departamento y tendrá la responsabilidad de ser el Representante Legal de la empresa
FUNCIONES DIARIAS.- 1.- Dirigir y mantener la empresa dentro del desarrollo ordenado y eficiente. 2.- Firmar la documentación necesaria para realizar trámites relacionados a la empresa. 3.- Controlar que los procesos contables y administrativos se desarrollen de una manera correcta. 4.- Supervisar que el personal cumpla con las políticas establecidas por la empresa. 5.-Revisión de los informes contables y tributarios de la empresa.
Hotel Olímpico. Manual de Organización y Funciones.
Ficha N 001
107
UNIDAD: CONTABILIDAD PUESTO: CONTADOR GENERAL UBICACIÓN: QUEVEDO (LOS RIOS) JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL SUBALTERNOS: ASISTENTE SUELDO: Negociable COMPAÑEROS CON IGUAL FUNCION: NO TIENE
PERFIL.-
• Título CPA o carreras afines • Mayor a 25 años. • Mínimo 5 años de experiencia en cargos similares. • Sólidos conocimientos contables, tributarios y de NIIF. • Manejo Avanzado del Sistema Operativo Windows.
DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO.- Será el responsable de planificación, organización y coordinación de todas las tareas del área contable con el objetivo de consolidar los estados financieros requeridos por la empresa asegurándose que estos cumplan con los parámetros establecidos por los entes de control y las políticas propias de la empresa.
FUNCIONES DIARIAS.-
1.- Mantener el departamento en correcto orden y al día en las operaciones contables. 2.- Controlar los registros del asistente para evitar errores. 3.- Preparar informes para gerencia 4.- Realizar las declaraciones de impuestos y anexos mensualmente. 5.- Conciliar las cuentas bancarias. 6.- Controlar el movimiento del efectivo dentro de la empresa. 7.- Elaboración mensual de los estados financieros. 8.- Establecer reuniones periódicas con gerencia para dar a conocer la situación financiera de la empresa.
Hotel Olímpico Manual de Organización y Funciones.
Ficha N 002
108
UNIDAD: CONTABILIDAD PUESTO: ASISTENTE CONTABLE UBICACIÓN: QUEVEDO (LOS RIOS) JEFE INMEDIATO: CONTADOR GENERAL SUBALTERNOS: NO TIENE SUELDO: Negociable COMPAÑEROS CON IGUAL FUNCION: NO TIENE
PERFIL.-
• Profesional o cursando los últimos años de carreras contables. • Mayor a 20 años. • Mínimo 2 años de experiencia en cargos similares. • Sólidos conocimientos contables, tributarios y NIIF. • Manejo Avanzado del Sistema Operativo Windows.
DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO.- Responsable de efectuar los asientos de las diferentes cuentas revisando, clasificando y registrando los documentos con el fin de mantener actualizados todos los movimientos contables de la empresa.
FUNCIONES DIARIAS.-
1.- Realizar los registros contables. 2.- Controlar los gastos de caja. 3.- Emisión de retenciones en la fuente dentro del plazo establecido. 4.- Emisión de cheques. 5.- Elaborar arqueos de caja. 6.- Mantener el archivo contable en forma ordenada. 7- Solicitar cotizaciones a proveedores. 8.- Presentar informes de las actividades a su superior. 9.- Colaborar con la elaboración de los estados financieros. 10.- Colaborar con funciones afines solicitadas por el Contador.
Hotel Olímpico. Manual de Organización y Funciones.
Ficha N 003
109
4.8. MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
UNIDAD: ADMINISTRATIVA PUESTO: CAJERO UBICACIÓN: QUEVEDO (LOS RIOS) JEFE INMEDIATO: CONTADOR SUBALTERNOS: NO TIENE SUELDO: Negociable COMPAÑEROS CON IGUAL FUNCION: NO TIENE
PERFIL.-
• Educación Superior. • Mayor a 2O años. • Mínimo 2 años de experiencia en cargos similares. • Conocimientos contables básicos. • Conocimientos de atención al cliente.
DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO.-
Será responsable de brindar una excelente atención a los huéspedes a su llegada y salida del hotel.
FUNCIONES DIARIAS.-
1.- Mantener comunicación con los clientes para poder satisfacer sus necesidades. 2.- Responsable de la caja chica de la empresa. 3.- Efectuara las facturas a clientes. 4.- Receptara el efectivo proveniente de dichas operaciones. 5.- Efectuara depósitos diarios del efectivo. 6.- Elaborara los informes de gastos de caja para la revisión de contabilidad.
Hotel Olímpico. Manual de Organización y Funciones.
Ficha N 004
110
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LAS CUENTAS: CAJA Y BANCOS
1.- INTRODUCCIÓN
La necesidad de contar con la información contable financiera
adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un
manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con
organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una
de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable.
2.- OBJETIVO
• Optimizar el tiempo y las funciones del área contable.
• Distinguir los flujos de efectivo procedentes de las actividades de operación,
inversión y financiamientos.
• Comprender el estado de flujo de efectivo y conciliación bancaria.
3.- ALCANCE
• Aplica a las áreas administrativas y contables.
4.- POLITICAS
• El Contador tendrá la responsabilidad de realizar el arqueo de caja en
forma periódica.
• Distinguir los equivalentes al efectivo de otros activos financieros.
• Preparar el estado de flujos de efectivo utilizando tanto el método directo
como el indirecto.
111
• La persona responsable de Caja chica deberá firmar un pagaré que
sustente el importe del cual es responsable.
• La reposición de caja chica se realizará mensualmente o una vez
consumido el 80% de su valor.
• Al Gerente le corresponderá la autorización de algún Fondo extra de Caja
chica adicional.
• Las cuentas bancarias, cheques e inversiones serán administradas por el
Gerente.
• La cuenta de banco e inversiones serán revisados minuciosamente por el
contador a través de las conciliaciones bancarias mensuales.
5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO
• La revisión de la cuenta caja y banco se efectuará a través de los informes
de caja y conciliaciones bancarias.
• Todo desembolso de dinero deberá ser apoyado con su respectiva factura
original, que contenga las características necesarias para ser considerada
como válida, no aceptando bajo ninguna circunstancia fotocopia.
• Toda la documentación deberá ser archivada de forma cronológica en la
caja donde se encuentra también el dinero en efectivo.
• Solicitar mensualmente al banco los estados de cuenta físicos o
electrónicos.
• Verificar el saldo de las cuentas antes de emitir un cheque para no
ocasionar un sobregiro innecesario.
• Es necesario que los arqueos de caja se realicen por lo menos una vez por
semana.
6.-FLUJO DEL PROCESO CAJA Y BANCO
112
INICIO
SOLICITA A GERENCIA LA APERTURA DE CAJA CHICA.
AUTORIZA LA EMISION DEL CHEQUE
EMITE CHEQUE
RECIBE Y CONTABILIZA LAS
FACTURAS DE CAJA.
CONTADOR ASISTENTE CONTABLE CAJA GERENCIA
RECIBE EL EFECTIVO
AUTORIZA REPOSICION.
EMITE CHEQUE
FIN.
REALIZA PAGOS NO MAYORES A
$20.
EFECTUA REPORTE DE
CAJA.
SOLICITA REPOSICION
RECIBE EFECTIVO
113
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA CUENTA: CUENTAS Y DOCUMENTOS
POR COBRAR
1.- INTRODUCCION
La necesidad de contar con la información contable financiera
adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un
manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con
organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una
de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable.
2.- OBJETIVOS
• Registrar debidamente los pagos realizados por los huéspedes.
• Controlar los aspectos referentes al crédito que se le otorga a las
empresas.
• Garantizar el cobro de los contratos en el tiempo estimado.
3.- ALCANCE
• Aplica a las áreas administrativas y contables.
4.- POLITICAS
• Revisar las condiciones de pago de los huéspedes.
• Registrar la cuenta por cobrar una vez recibida la copia de la factura
emitida al huésped.
• Incluir a esta cuenta los préstamos a empleados.
114
• Comprobar que los valores registrados en la factura sean los correctos y si
no existen descuentos que se deban considerar.
• Verificar si hay deudores incobrables.
• Determinar si las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.
5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO
• Verificar junto con la persona responsable los documentos que respalden
la cuenta por cobrar.
• Revisar que los datos de los deudores sean los correctos.
• Realizar un cronograma de cobros de acuerdo a las fechas establecidas en
los convenios de pago.
• Controlar que los cheques devueltos sean registrados en cuentas por
cobrar.
115
6.-FLUJO DEL PROCESO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR
COBRAR.
INICIO
REGISTRA LA ENTRADA DE
LOS HUESPEDES
VERIFICA LOS DOCUMENTOS DE
EMITE LA FACTURA
VERIFICA LAS CONDICIONES DE PAGO
RECIBE FACTURA
CAJA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA
VERIFICA QUE LA INFORMACION SEA
CORRECTA.
AUTORIZA LA FACTURACION
REALIZA DEPOSITO
FIN.
REALIZA COBRO
116
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA CUENTA: INVENTARIO
1.- INTRODUCCION
La necesidad de contar con la información contable financiera
adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un
manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con
organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una
de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable.
2.- OBJETIVOS
• Establecer un instrumento administrativo que permita registrar y controlar
los inventarios.
• Mantener la documentación oportuna y suficiente de los movimientos que
se realicen.
• Presentar y revelar inventarios en los estados financieros.
3.- ALCANCE
• Aplica a las áreas administrativas y contables.
4.- POLITICAS
• Controlar los inventarios de forma permanente con cortes mensuales al
último día hábil de cada mes.
117
• Todo producto adquirido deberá ser registrado y aprobado antes de ser
registrado en el sistema.
• Deberá realizarse supervisión periódica de las actividades realizadas por
el personal responsable del almacén.
• Una vez entregado el producto se realizará la salida en el sistema.
• El inventario deberá mantener actualizada toda la información para así
asegurar el valor exacto del mismo en los estados financieros.
5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO
• Realizar las cotizaciones con diferentes proveedores, seleccionando el que
más le convenga, procediendo a elaborar la orden de compra, la cual debe
ser aprobada por el Gerente.
• Verificar que la mercadería coincida con la orden de compra, tanto lo
solicitado en cantidad como en calidad y en precio.
• Los formatos de inventario deben ser archivados obligatoriamente para
realizar la entrega mensual departamento contable.
• Detectar y notificar los productos faltantes en el almacén.
• Revisar a través del inventario del día anterior los productos que se
encuentren como salidas.
118
6.-FLUJO DEL PROCESO INVENTARIO
INICIO
ELABORA CRONOGRAM
A PARA REALIZAR
INVENTARIOS
RECIBE INFORMES PARA REALIZAR INVENTARIO.
AUTORIZA CRONOGRAMA
DESCARGA INFORMES PARA
REALIZAR INVENTARIO
SOPORTA AL ASISTENTE EN
EL INVENTARIO
REALIZA INFORMES SOBRE LAS
DIFERENCIAS ENCONTRADAS
BODEGA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA
REVISA EL INFORME DEL
ASISTENTE.
REVISA INFORME Y AUTORIZA AJUSTES.
REALIZA LOS AJUSTES.
FIN.
119
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA CUENTA: PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPO
1.- INTRODUCCION
La necesidad de contar con la información contable financiera
adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un
manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con
organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una
de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable.
2.- OBJETIVOS
• Identificar cuando una partida debe darse de baja o transferirse a otra
clasificación de activo y contabilizar esa baja o transferencia.
• Controlar toda compra, venta y baja de los activos fijos.
• Verificar el adecuado registro contable de las cuentas de inmuebles, equipos y
otras cuentas relacionas, efectuadas en el departamento de contabilidad.
3.- ALCANCE
• Aplica a las áreas administrativas y contables.
4.- POLITICAS
120
• La Gerencia será la única que tenga la facultad para realizar el trámite de
adquisición de activos fijos.
• Los activos fijos se registraran contablemente de acuerdo con lo que dice
las Normas Internacionales de Información Financiera.
• La vida útil de los activos fijos debe estar asignada de acuerdo a lo que
dice la Ley y deben expresarse en meses.
• Toda acción de mejora, mantenimiento o reparación de activo fijo debe
estar autorizada por el Gerente.
• Los activos fijos tangibles serán depreciados mensualmente de acuerdo
con la Ley de régimen tributario interno y en base a las tasas establecidas
para su reposición.
5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO
• La venta de los activos fijos serán autorizadas únicamente por el Gerente
y el determinara el precio de venta del activo.
• Los activos fijos deben constar en los inventarios y estar correctamente
valorizados.
• Verificar que los bienes utilizados por los huéspedes sean chequeados
físicamente por el área de mantenimiento.
• Revisar que los bienes adquiridos contengan su respectiva póliza de
seguros.
• Toda baja de activo fijo debe estar debidamente documentada y firmada
por el área de mantenimiento validando el mal estado del bien.
121
6.-FLUJO DEL PROCESO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
INICIO
SOLICITA COMPRA DE
ACTIVOS FIJOS
SOLICITA COTIZACIONES
SOLICTA LA MERCADERIA AL
PROVEEDOR.
RECIBE MERCADERIA, PASA FACTURA A CONTABILIDAD.
BODEGA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA
ANALIZA COTIZACIONES Y
APRUEBA COMPRA.
INGRESA FACTURA.
ASIGNA NUMERO AL
FIN.
122
1.- INTRODUCCION
Los pasivos del hotel comprenden las obligaciones que han sido
contraídas como consecuencia de la compra de mercadería, gastos realizados
durante el periodo, pago de préstamos entre otros. Por lo general las compras
realizadas son a crédito, por lo que efectuada la compra se adquiere una
responsabilidad por pagar hacia el proveedor, que se debe cancelar a la fecha
establecida.
El propósito de este manual es establecer las políticas y procesos que
deben efectuarse para que las actividades se realicen dentro de los parámetros
establecidos y de esta manera evitar errores los cuales podrían conllevar a
pérdidas económicas para la empresa.
2.- OBJETIVOS
• Establecer políticas contables que permitan optimizar el tiempo en el desarrollo
de las actividades.
• Controlar de manera efectiva el ingreso de facturas de compra para evitar
errores en los pagos.
• Realizar informes periódicos de los saldos por pagar a proveedores
especificando las fechas de vencimiento para evitar el cobro de intereses.
3.- ALCANCE
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LAS CUENTAS: CUENTAS Y DOCUMENTOS
POR PAGAR
123
• Aplica a las áreas administrativas y contables.
4.- POLITICAS
• Para registrar a un nuevo proveedor esta deberá entregar toda la
información requerida como Ruc, nombramiento de representante legal,
copia a color de cedula y certificado de votación del representante legal y
una copia de la solicitud de crédito aprobada.
• La compra de mercadería solo será aceptada si está aprobada por el
gerente mediante una orden de compra.
• La factura deberá cumplir con todos los requisitos establecidos por los
entes de control, caso contrario será devuelta.
• Una vez verificado los datos de la factura se procederá al ingreso al
sistema contable donde también se realizaran las retenciones respectivas.
• Los cheques se efectuarán dos días antes de la fecha de vencimiento.
5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO
• La contadora deberá revisar los ingresos y retenciones para verificar
que el saldo es correcto y evitar errores al momento del pago.
• El valor a pagar se colocara dentro del flujo de acuerdo a la fecha de
vencimiento para su posterior pago.
• El Gerente debe revisar y aprobar el flujo para coordinar los pagos.
• Efectuados los cheques se verificara por última vez los valores antes
de ser enviados a Gerencia para obtener la firma.
• Los cheques firmados se entregaran al asistente para que proceda a
entregarlos de acuerdo al horario establecido por el hotel.
124
6.- FLUJO DEL PROCESO.
INICIO
SE GENERA LISTADO DE PRODUCTOS
REQUERIDOS.
SE GENERA ORDEN DE COMPRA.
AUTORIZA
LA COMPRA.
RECIBE E
INGRESA LA
VERIFICA LOS DATOS DE LA FACTURA Y LA INGRESA AL SISTEMA.
REALIZA FLUJO DE ACUERDO AL
VENCIMIENTO.
BODEGA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA
REVISA QUE LOS SALDOS SEAN CORRECTOS.
REVISA FLUJO Y AUTORIZA PAGOS.
EMITE EL CHEQUE
REVISA EL PROCESO.
FIRMA EL CHEQUE.
ENTREGA EL PAGO.
FIN.
125
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LAS CUENTAS: INGRESOS Y GASTOS
1.- INTRODUCCION
La necesidad de contar con la información contable financiera
adecuada para la toma de decisiones, hace necesaria la implementación de un
manual de políticas y procedimientos que le permita a la empresa guiarse con
organización y transparencia, a través de un adecuado procedimiento de cada una
de las tareas y funciones, tanto del personal, como del departamento contable.
2.- OBJETIVOS
• Lograr registrar de forma adecuada los contratos que se ejecuten con las
empresas.
• Estructurar políticas y procedimientos dándole a la administración y a la
gerencia la seguridad de obtener los objetivos trazados por el Hotel.
3.- ALCANCE
• Aplica a las áreas administrativas y contables.
4.- POLITICAS
• Verificar que el contenido de un comprobante de ingreso sea exactamente
en cantidades y valores iguales a la factura de compra.
• Si la factura se encuentra en orden se procederá al pago en la forma
establecida por la gerencia o de acuerdo al flujo mensual.
126
• Los depósitos se realizaran únicamente en las cuentas del Hotel, dentro de
24 horas posteriores a la recaudación.
• Las facturas deben contabilizarse lo más rápido posible.
5.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO
• Realizar los otorgamientos de créditos, verificando los datos del cliente.
• Ingresar las facturas lo más rápido posible para llevar un mejor control de
los ingresos.
• Controlar y asegurar que se cobre correctamente los servicios.
• Verificar que los anticipos que se otorguen para la compra de algún
producto, deberán ser comprobados en un periodo máximo de 15 días
posteriores a la aplicación del anticipo.
• Los anticipos no comprobados, serán descontados bajo nómina o
cualquier otra forma de pago del empleado, siempre y cuando sea en
efectivo.
• Verificar y archivar todo gastos con su respectivo egreso.
127
6.-FLUJO DEL PROCESO INGRESOS Y GASTOS
INICIO
SOLICITA PRODUCTOS
PARA LAS DISTINTAS
AREAS
GENERA ORDEN DE COMPRA.
AUTORIZA LA COMPRA.
RECIBE E INGRESA LA MERCADERIA.
VERIFICA LOS DATOS DE LA FACTURA Y LA INGRESA AL SISTEMA.
SOLICITA EL PAGO DE LA FACTURA
BODEGA ASISTENTE CONTABLE CONTADOR GERENCIA
REVISA Y AUTORIZA PAGOS.
EMITE EL CHEQUE
REVISA EL PROCESO.
FIRMA EL CHEQUE.
ENTREGA EL PAGO.
FIN.
128
4.9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.9.1 CONCLUSIONES
La falta de un manual de funciones, políticas y procedimientos contables
ha traído consigo dificultades en la obtención y difusión de la información
económica financiera, tanto como para el Hotel, como a sus beneficiaros directos
y demás involucrados.
Mediante la investigación se ha podido establecer que el Hotel Olímpico
no está generando la información financiera adecuada, los mismos que son la
herramienta fundamental para el registro diario de las transacciones.
La principal fortaleza del Hotel Olímpico es su infraestructura, porque es
adecuada y adaptada a todo tipo de compromiso lo cual le permite tener una
excelente imagen hacia sus clientes, además ya cuenta con viajeros fijos lo que le
permite mantenerse y seguir creciendo.
4.10.2. RECOMENDACIONES
Aplicar en el Hotel Olímpico un software contable para poder controlar
mejor la información proveniente de las transacciones económicas que se
efectúan, y de esta forma tomar decisiones correctivas en caso de ser necesario,
con el único objetivo de mejorar el rendimiento financiero del Hotel.
Utilizar de manera constante y efectiva el manual de funciones, políticas
y procedimientos contables, ya que este permitirá medir la eficiencia del uso de
los recursos, registrando los movimientos económicos y financieros del Hotel
Olímpico en el momento dado para tener una información a la fecha, útil para la
toma de decisiones.
129
Proveer la herramientas tecnológicas que permitan el adecuado
funcionamiento del sistema contable asegurando así el respaldo y resguardo de la
información generada y procesada de acuerdo a las norma vigentes.
CRONOGRAMA DE DESARROLLO DE TESIS
Trabajo de investigación
Tiempo estimado del trabajo de investigación
AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB ABR MAY
Capítulo I X
Capítulo II X X X
Capítulo III X X
Capítulo IV X
Conclusiones y Recomendaciones
X
Preparación de sustentación
X
130
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