ANALISIS DE METAS Y PROBLEMAS

Las metas se usan dentro de un mecanismo de control Estas fijan los destinos, y se mide el éxito progresivo hacia aquellos destinos

Si parte de la empresa pierde efectividad en el logro de sus metas, ésta necesita ser detectada y tomarse una acción correctiva lo más rápidamente posible.

"Ser un líder del mercado" es una meta vaga. "Aumentar las ventas un 30% por año" es una meta precisa.

Las metas deben ser precisas donde sea posible. Las metas deben concentrarse en los resultados. Deben poder descomponerse en trabajo que tiene

que hacerse.

Las metas deben ponerse en palabras para expresar un curso de acción preciso.

Las metas deben ser medibles.

MEDIDA DURA"Contratar un nuevo ingeniero principal".

MEDIDA BLANDA"Mejorar la imagen de mercado de la empresa".

La extensión a la que dicha meta ha sido alcanzada puede establecerse mediante técnicas de entrevista de investigación de mercado.

Objetivos. Los objetivos son proposiciones generales sobre las direcciones en las cuales intenta ir una firma, sin establecer destinos específicos ha ser alcanzados en instantes de tiempo particulares.

Metas. Las metas son destinos específicos que se intentan alcanzar en un tiempo determinado. Por lo tanto una meta es una transformación operacional de uno o más objetivos.

CASO: AEROLINEA

"Desarrollar una estructura de ruta más rentable".

debe tener destinos específicos para un período de tiempo específico. "Cuando termine el año, eliminar todas las rutas con una ocupación de asientos promedio menor del 40%".

Misión. La misión de una empresa es la proposición de alto nivel de los objetivos. Proporciona una amplia descripción del propósito y política de la empresa.

Estrategia. Una estrategia en una empresa es un patrón de metas, políticas, y planes que especifican cómo debería funcionar una organización a lo largo de un determinado período. Una estrategia puede definir áreas para el desarrollo del producto, técnicas para responder a la competencia, medios de financiación, tamaño de la organización, imagen que la empresa proyectará, etc.

“mejorar la estructura de rutas de vuelo”

Las metas están asociadas con las unidades organizacionales de una empresa:

HORIZONTE DE PLANEAMIENTO PLANEAMIENTO TÁCTICO.- El planeamiento táctico crea presupuestos y cuotas y los construye dentro de un modelo financiero para el siguiente año fiscal.Se concentra en preguntas como:¿Cuál es la renta y ganancia destino para el siguiente año fiscal?¿Qué productos serán introducidos al final del siguiente año fiscal?¿Cómo se reclutarán a los nuevos vendedores?

La proposición de la misión de la empresa puede considerarse como un objetivo del nivel más alto.

PLANEAMIENTO A LARGO PLAZO:crea un escenario para un tiempo de cinco años o más en el futuro y pregunta:¿Cuál será la renta destino? ¿Como se alcanzará ese crecimiento? ¿Cómo debería evolucionar la línea de productos? ¿Qué cosa nos hará líderes del mercado (o sobrevivientes) y qué acciones debemos tomar para asegurar eso? ¿Como llegaremos de aquí hasta allá? "¿Como llegaremos de aquí hasta allá?" es la pregunta crucial en el planeamiento estratégico.

Las metas de una unidad organizacional de alto nivel necesitan relacionarse con las metas de sus unidades organizacionales subordinadas

Meta: Ser líder del MercadoDefinición: lograr y alcanzar la posición de liderazgo del mercado en todas las fases del negocio.Horizonte de planeamiento: PE-PERMANENTE

Meta: Aumentar las ventasDefinición: Aumentar las ventas en un 30% al año.Horizonte de planeamiento: ST-ESTRATEGICO

Meta: Aumentar la ProductividadDefinición: Aumentar la fabricación de pantallas de video para satisfacer el aumento de ventas sin sacrificar la calidad del producto o aumentar los costos.Horizonte de planeamiento: ST-ESTRATEGICO

Meta: Convertirse en el vendedor Número 2 de la estación de trabajoDefinición: Crecer para convertirse en el segundo vendedor de la más grande estación de trabajo.Horizonte de planeamiento: ST-ESTRATEGICO

Meta: Financiar el desarrollo del productoDefinición: Generar suficientes fondos para un desarrollo completo del producto a partir de fuentes internas y externas.Horizonte de planeamiento: ST-ESTRATEGICO

Meta: Mejorar la efectividad de las ventasDefinición: Reducir el ciclo de ventas a un promedio de 90 días. Proporcionar mejor soporte para que los contactos de venta sean más productivos.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Identificar nuevos mercados destinoDefinición: Localizar los nuevos usos de las pantallas de video. Encontrar clientes que puedan ser servidos expandiendo o modificando su planta o equipo actual.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Mejorar la penetración en el mercadoDefinición: Incrementar el mercado compartido a 35% haciendo a las estaciones de trabajo la fuerza dominante en el mercado.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Agregar canales de distribuciónDefinición: Aumentar las fuerzas de ventas interna con canales de distribución externos. Identificar los distribuidores extranjeros para la expansión del mercado en Europa y Sudamérica.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Corregir los problemas de ausentismoDefinición: Mejorar las condiciones de trabajo y moral para reducir el ausentismo en la planta a 1.5% de los días laborables.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Explotar la nueva tecnologíaDefinición: Aprovechar los avances de la nueva tecnología para mejorar la calidad de producción y reducir los costos de fabricación en 16%.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Mejorar los Sistemas de InformaciónDefinición: Reducir la redundancia de la base de datos mediante la modelación de datos. Estandarizar la elección del software DSS. Incrementar la penetración de lenguajes de cuarta generación al 45% de sistemas.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Reducir las operaciones del Piso de VentasDefinición: Simular planes alternativos de equipo y operaciones de fabricación. Modificarlo hasta maximizar la eficiencia.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Incrementar la capacitación del empleadoDefinición: Desarrollar nuevos programas de capacitación de empleados y establecer un monitoreo progresivo para asegurar que se siguen los procedimientos prescritos.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICOMeta: Incrementar el soporte al clienteDefinición: Maximizar la repetición de las compras asegurándose que los clientes están dándole el mejor uso a nuestros productos. Establecer una línea telefónica para problemas de emergencia que requieran respuesta inmediata.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Mejorar la calidad del productoDefinición: Diseñar y construir productos con menos de 0.05% de tasa de error y con mayor durabilidad. Los productos además deben ser atractivos a la vista. Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Expandir la línea de productoDefinición: Producir una mayor variedad de bienes que usen pantallas de video para apoyar la estrategia de expansión de mercado.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Aumentar la garantía del productoDefinición: Extender la garantía a dos años completos.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Reducir la inversión de inventarioDefinición: Planear la fabricación y los horarios de entrega de materia prima para tener el inventario a la mano en menos de dos semanas para cualquier momento.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Reducir cobros a 45 díasDefinición: Mejorar la colección de procedimientos para que los cobros se reduzcan a un tiempo promedio de 45 días.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Mejorar el manejo de flujo de efectivoDefinición: Planear la estrategia de inversión de flujo a la mano para obtener un máximo reembolso, asegurando que las reservas de efectivo están disponibles para cumplir con los gastos.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

Meta: Ubicar capitales de riesgoDefinición: Preparar prospectos para atraer la inversión de capitalistas que arriesguen para aumentar la investigación y facilidades de fabricación. Contactarse con inversionistas conocedores en la fabricación y diseño de alta tecnología.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICA

Meta: Mejorar la imagen de la corporaciónDefinición: Elevar el nivel de interés general de nuestros productos en el mercado. Asegurar que la compañía reciba toda la posible publicidad favorable.Horizonte de planeamiento: TA-TACTICO

fig.4.2 Una lista de metas de una empresa

Fig 4.3 Una jerarquía de metas representadas como un diagrama de acción

FUENTES DE LAS METASLas metas pueden encontrarse escritas en una variedad de documentos dentro de una organización, por ejemplo:

. Planes de negocios

. Planes de tecnología de información

. Planes de información

. Reportes anuales

. reportes/memos ejecutivos

. documentación de administración mediante los objetivos.

Fig. 4.4 Metas tácticas de una empresa representados contra sus unidades organizacionales

Fig.4.5 Ejemplo de definición de metas y depuración para un departamento de educación.

PROBLEMASToda empresa tiene problemas que la hacen más difícil de alcanzar las metas requeridas.Algunas veces una meta se relaciona con una solución de un problema particular.Deben registrarse los problemas junto con las metas. Cuando se concentra la atención en un problema, es más probable que éste se resuelva.

Cuando se entrevistan a los ejecutivos durante un estudio ISP, se les debe preguntar sobre los problemas así como sobre las metas.¿Qué problemas les impiden cumplir las metas que son importantes? ¿Qué posibles soluciones existen para el problema? ¿Qué facilidades de I.S los ayudarían a cumplir una determinada meta, y qué los ayudaría a enfrentar ese problema particular?

Como las metas, los problemas pueden mapearse versus las unidades organizacionales:

CLASIFICACION DE LA CRITICALIDADSe les debe dar una clasificación de criticalidad tanto a las metas como a los problemas. Una escala del 1 al 5 es apropiada para esto:

5 Crítico para la operación del negocio (ej. contemplación legal); debe desarrollarse con horario rígido.

4 Crítico para una operación no destructiva de los negocios (ej. planillas)

3 Requerido para soportar el negocio (ej. reportes de administración y reportes financieros).

2 Requerido para soportar el negocio; sin embargo, la importancia y horario para la actividad son menores que 3 (ej. reportes planificados en forma regular)

1 Conveniente, pero no absolutamente requerido para soportar el negocio.

Los propósitos de las entrevistas son los siguientes:

1. Validar los modelos en la enciclopedia2. Acordar las metas de un departamento3. Determinar los problemas actuales4. Discutir las soluciones para estos problemas5. Determinar la información necesaria por el

ejecutivo y asignarle un valor.6. Determinar y priorizar la necesidad de sistemas

futuros.7. Obtener la armonía y compromiso del ejecutivo

Las preguntas típicas en las entrevistas son las siguientes:

1. Cuáles son tus responsabilidades? Son diferentes que las indicadas en la tabla de la organización?

2. Cuáles son las metas básicas de tu área?3. Cuáles son los tres problemas más grandes que tuviste

para cumplir con estas metas? (incluir no sólo los problemas actuales sino los problemas de un pasado reciente).

4. Qué te impidió resolverlos?5. Que es necesario para resolverlos?6. Qué valor tendría una mejor información en estas áreas

(en horas ahorradas por persona, dólares ahorrados, mejores oportunidades, etc).

7. En qué otras áreas podrían realizarse grandes mejoras, darse mejor soporte de información?

8. Cuáles serían los valores de estas mejoras?9. En qué costos se puede incurrir por una información

imprecisa y fuera de tiempo?10.Cuál es la información más útil que recibes?(deben

conservarse los mejores aspectos de los sistemas actuales).

11.Qué es lo que más te gusta recibir?12.Cómo valoras tu actual soporte de información con

respecto a lo siguiente:Tipos de informaciónOportunoPrecisoSuficienciaCostoConsistenciaFacilidad de uso o claridad de presentación

13.Cómo eres medido?14.Cómo mides a tus subordinados?

15. Qué otros tipos de medición esperas hacer?16. Qué tipos de decisiones esperar tomar? Qué

asistencia de cómputo ayudaría en tu toma de decisiones?

17. Qué cambios importantes se esperan en tu área en el próximo año? En los siguientes dos, cuatro, seis años?

18. Qué esperas, y qué te gustaría, que resulte de este estudio?

19. Alguna opinión o comentario? (A menudo ésta es una buena forma de terminar una entrevista).

Fig 4.6 Un formulario usado en una entrevista de ejecutivo

CATEGORIZACION DE PROBLEMAS Los problemas registrados pueden clasificarse como sigue:A Problemas no relacionados con sistemas de información

(le son dados al ejecutivo que patrocina el estudio).

B Problemas relacionados con sistemas de información actuales.

C Problemas relacionados con sistemas de información planificados.

D Problemas que pueden ser asistidos por sistemas de información que no existen no están planeado en el presente.

ENLACE PARA SISTEMAS Y ENTIDADESLas matrices pueden mostrar las relaciones de las metas y problemas con sistemas y entidades relevantes

Fig.4.7 La metas tácticas de fig.4.2 mapeadas versus las entidades usadas en el monitoreo de esas metas.

CUADRO 4.1 Un diagrama de acción del procedimiento para el análisis de metas y problemas