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INTRODUCCIN Esta cartilla es el resultado de la labor docente durante varios aos con los estudiantes de diferentes universidades en el tema de contabilidad bsica, costos y anlisis financiero y el objetivo es que se constituya en la gua para el desarrollo pedaggico y de consulta de docentes y estudiantes de las carreras administrativas en las reas contables y financieras. Los temas estn estructurados de forma que cada lector comprenda inicialmente los elementos bsicos del ciclo contable, la estructura de los estados financieros, los principales aspectos de costos y al final los temas bsicos de anlisis financiero. Es un lenguaje sencillo y especialmente dirigido a estudiantes de carreras administrativas de forma que no se requieran conceptos contables profundos para entender la informacin financiera de la empresa y ms an, el anlisis financiero que ser fundamental en sus empresas a la hora de tomar decisiones de inversin y financiacin. Se incluye en cada uno de los temas, fundamentacin terica, ejemplos prcticos y algunos ejercicios al final de forma que el estudiante pueda poner en prctica los conceptos comprendidos durante el desarrollo de su ncleo.

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JUSTIFICACIN

El mundo de los negocios requiere profesionales con el compromiso de mejoramiento continuo, debido a los cambios constantes por factores como la economa de libre mercado, la globalizacin y la tecnologa, para lo cual los administradores financieros no pueden ser ajenos y deben conocer e interpretar las diferentes herramientas contables y financieras para la toma de decisiones. Es as como las organizaciones requieren profesionales que manejen, controlen y proyecten los recursos econmicos y financieros de tal forma que garanticen la adecuada utilizacin de los mismos en las diferentes reas de actuacin, comprendiendo claramente los elementos que conforman los estados financieros y la forma de analizar e interpretar los mismos para realizar diagnsticos, estrategias y tomar decisiones que conduzcan a la generacin de valor.

OBJETIVO GENERAL Adquirir la formacin necesaria para que el profesional analice el papel que desempea la informacin contable, de costos y presupuestos dentro de las organizaciones para la toma de decisiones y la determinacin de su estrategia competitiva en el mundo de los negocios, a travs de una interpretacin adecuada de dicha informacin, adems, proporcionar los conceptos y herramientas bsicas para el anlisis e interpretacin de los estados financieros, a travs de las diferentes herramientas financieras

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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema bsico de informacin dentro de la organizacin en el proceso de toma de decisiones. Preparar y comprender los estados financieros bsicos y las normas contables bsicas y tcnicas en su elaboracin Identificar las herramientas que se utilizan en las organizaciones para la toma de decisiones en cuanto a la estructura de costos y el manejo adecuado de los inventarios Evaluar una empresa desde la ptica financiera a travs de un diagnstico, unas conclusiones y recomendaciones, dependiendo del sector donde se ubique la entidad. Identificar los problemas que plantea la medicin en el anlisis financiero

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NDICE CAPTULO 1: CONTABILIDAD BSICA PARA ADMINISTRADORES Definicin de contabilidad Propsito de la contabilidad Objetivos bsicos de la contabilidad Cualidades de la informacin contable Principios y normas contables bsicas y tcnicas Ciclo contable y clasificacin de cuentas Plan nico de cuentas Ecuacin contable Libros de contabilidad Balance de prueba Perodo contable Ajustes y balance de prueba ajustado Asientos de cierre y ejemplo Ejemplo ciclo contable Ejercicio ciclo contable 1 Ejercicio clasificacin de cuentas Ejercicio ciclo contable 2 Usuarios de la contabilidad Otros ejercicios sobre ciclo contable 8 9 9 9 10 13 23 39 42 44 51 53 53 62 68 77 79 82 83 85

CAPTULO 2: COSTOS Definiciones bsicas de costo, gasto, prdida e inversin Clasificacin de los costos Punto de equilibrio Elementos del costo Frmulas de costos Ciclo de costos Metodologas de costeo Estado del Costo de Produccin y Venta Ejercicio para elaborar el ECPyV Identificacin de costos en una empresa industrial

88 89 90 96 100 102 103 107 109 111 112

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Costos por rdenes de fabricacin Asignacin de costos indirectos de fabricacin Presupuesto de costos indirectos de fabricacin Ejemplos y ejercicios de asignacin de CIF Presupuesto de produccin Taller de costos Costeo por procesos Ejercicios de costos propuestos Ejercicios de costos resueltos

115 120 121 122 134 137 140 143 150

CAPTULO 3: INVENTARIOS Conceptos bsicos de inventarios Clasificacin de los inventarios en el PUC Sistemas de inventario Peridico Permanente Ejercicio sobre inventario peridico y permanente Mtodos de valuacin de inventarios PEPS UEPS Promedio Identificacin especfica Retail Ejemplo sobre valoracin de inventarios Ejercicios sobre valuacin de inventarios

156 156 157 159 159 163 165 166 166 167 168 168 168 169 171

-

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CAPTULO 4: ESTADOS FINANCIEROS Definicin y clasificacin de estados financieros Estado de resultados Balance General Estado de Cambios en el Patrimonio Estado de Fuentes y Aplicaciones de Fondos Estado de Flujo de Efectivo Taller general de ciclo contable y estados financieros

173 173 174 178 181 183 204 216

CAPTULO 5: ANALISIS FINANCIERO La informacin financiera Fundamentos del anlisis financiero Anlisis horizontal y vertical Indicadores financieros Indicadores de liquidez Indicadores de actividad Indicadores de endeudamiento Indicadores de rentabilidad Indicadores de generacin de valor Ejemplo de anlisis financiero Ejercicios de anlisis financiero

218 218 222 223 226 228 231 236 238 242 273 306

BIBLIOGRAFA

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1CONTABILIDAD BSICA PARA ADMINISTRADORES Muchas personas consideran que la contabilidad es un sistema tcnico que solamente comprenden los contadores y profesionales del rea, sin embargo casi todos los individuos de una u otra forma tienen relacin directa cada da con la contabilidad y el manejo de los recursos financieros tanto a nivel personal como en un negocio o empresa. Desde que el hombre existe ha desarrollado actividades en conjunto y aunque algunas de ellas no eran de carcter monetario a travs del tiempo lo fueron, por lo tanto la contabilidad naci con el hombre y con la necesidad de controlar sus recursos, actividades y necesidades. La contabilidad es el arte de recolectar, resumir, analizar e interpretar informacin financiera para obtener resultados que permitan tomar decisiones. Por lo tanto, al preparar un presupuesto de ingresos y gastos en el hogar, determinar cunto debo pagar por impuestos, o manejar una empresa como en la cual laboramos, estamos utilizando conceptos e informacin contable. En este primer captulo comprenderemos los principales conceptos de la contabilidad, sus principios y normas, el ciclo contable y los principales aspectos del mismo antes de la elaboracin de los estados financieros.

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1. Definicin de contabilidad La Contabilidad es un Sistema de Informacin que identifica, clasifica, registra, analiza, interpreta, evala e informa las operaciones de una Organizacin, de forma completa, clara y fidedigna. Es importante a partir de cualquier definicin, que la contabilidad siempre abarca los siguientes conceptos: Revisar los documentos generados en las operaciones de la Empresa Clasificar los comprobantes de dichas operaciones Registrar en los libros respectivos Elaborar los Estados Financieros

2. Propsito de la contabilidad El propsito fundamental de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una entidad econmica a los diferentes usuarios, ya sean internos para la toma de decisiones administrativas y financieras, o usuarios externos como propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, el Estado y pblico en general, quienes tienen algn inters en la Empresa o han proporcionado su capital por lo cual les interesa conocer el resultado de las operaciones.

3. Objetivos bsicos de la contabilidad La informacin contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el perodo Predecir flujos de efectivo Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas

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Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional para determinar los agregados de la economa (PIB, crecimiento econmico, etc) Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica de un ente represente para la comunidad

4. Cualidades de la informacin contable La informacin contable presentada por cada organizacin, deber cumplir determinadas caractersticas, denominadas cualidades con el fin de satisfacer los objetivos de la misma. Estas cualidades segn la normatividad en Colombia son:

Comparabilidad Comprensibilidad Utilidad

Pertinencia

Confiabilidad

Valor de realimentacin

Valor de prediccin

Oportunidad

Neutralidad

Verificabilidad

Fidelidad representativa

La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender La informacin es til cuando es pertinente y confiable La informacin es pertinente cuando posee valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna

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La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente los hechos econmicos.

Estas cualidades hacen posible que los Estados Financieros sean la mejor herramienta financiera para la toma de decisiones por parte de la Administracin y de todos los usuarios en general.

Comparabilidad: La informacin contable debe ser preparada sobre bases uniformes que comprendan el uso de los PCGA para el ente econmico en diferentes perodos

Comprensibilidad: La informacin contable debe ser clara y fcil de entender por quienes posean un conocimiento razonable de las actividades econmicas y de los negocios

Utilidad: La informacin contable debe tomarse como base para que los usuarios puedan tomar decisiones racionales sobre sus vnculos con el ente. Pertinencia: La informacin contable debe ser relevante para las necesidades de los usuarios y ser capaz de generar cambios de actitud. Valor de realimentacin: Se posee este atributo si la informacin reduce la incertidumbre, confirmando o alterando las expectativas del usuario Valor de prediccin: La informacin contable debe mejorar la capacidad del usuario para hacer pronsticos acerca del resultado de eventos de inters Oportunidad: La informacin debe estar disponible para los usuarios antes de que pierda su capacidad de influir sobre sus decisiones

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Confiabilidad: La informacin debe estar razonablemente libre de errores y desviaciones y debe presentar fielmente los hechos Neutralidad: No deben presentarse factores de inters o conveniencia que le resten imparcialidad u objetividad a la informacin Verificabilidad: La informacin contable y los mtodos de medicin pueden ser confirmados por otras personas que poseen la capacidad tcnica para tal Fidelidad representativa: Debe existir correspondencia entre las mediciones contables y los hechos econmicos que representan. Debe destacarse la sustancia econmica sobre la forma legal, para evitar errores de medicin y tomar decisiones racionales sobre sus vnculos.

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5. Principios de contabilidad De acuerdo al artculo 6 de la Ley 43 de 1990 (Reglamento del Contador Pblico) se entiende por Principios o Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos o normas bsicas y reglas o normas tcnicas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas. Es as como la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna. Los principios deben ser aplicados por todas las personas que de acuerdo con la Ley estn obligadas a llevar contabilidad 1, as como para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.

5.1.

Conceptos o normas bsicas 2

Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la informacin contable, con el fin de que sta goce sus cualidades. Ente econmico El Ente Econmico es la Empresa, esto es, la actividad econmica como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. Una Empresa es toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes o para la prestacin de servicios, realizados a travs de uno o ms establecimientos de comercio.

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C. Co: Es obligacin de todo comerciante llevar contabilidad de sus negocios, personas naturales y jurdicas sin nimo de lucro que cumplan con los requisitos de la Ley 190 de 1995, Entidades vigiladas y Organizaciones Sindicales. Rgimen Contable Colombiano

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Continuidad Los recursos y hechos econmicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente econmico continuar o no funcionando normalmente en perodos futuros. En caso de que el ente econmico no vaya a continuar en marcha, la informacin contable as deber expresarlo, teniendo en cuenta aspectos como: Tendencias negativas, prdidas recurrentes, flujos de efectivo negativos, deficiencias en el capital de trabajo, incumplimiento de obligaciones, dificultad de acceso al crdito, venta de activos principales, huelgas, restricciones jurdicas para operar.

Unidad de medida Los recursos de la Empresa deben reconocerse en una misma unidad de medida, la cual es la moneda funcional en la cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

Periodo contable La Empresa debe preparar y difundir peridicamente estados financieros durante su existencia con cortes definidos previamente de acuerdo con las normas legales y al ciclo de operaciones de por lo menos una vez al ao (diciembre 31) y la emisin de los Estados Financieros de propsito general.

Valuacin o medicin Tanto los recursos como los hechos econmicos que afecten la Empresa deben ser cuantificados en trminos de la unidad de medida, con criterios como el costo histrico, valor actual, valor de realizacin y valor presente. El costo histrico es el que representa el monto inicial pagado por el bien, re expresado por variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. El valor actual o de reposicin es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente que se consumira para reponer un activo o se requerira para liquidar una obligacin en el momento actual.

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El valor de realizacin o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en el que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal del negocio. El valor neto de realizacin ser una vez descontados los gastos de conversin del activo o liquidacin del pasivo por comisiones, impuestos, transporte y empaque. El valor presente o descontado es el que representa el monto actual de las entradas o salidas netas en efectivo o su equivalente, que producira un activo o un pasivo una vez descontado su valor futuro a la tasa pactada o a la tasa efectiva promedio de captacin de entidades financieras para certificados a 90 das, certificada por el Banco de la Repblica.

Esencia sobre forma Los hechos y recursos econmicos se deben reconocer y revelar, adems de su forma legal, tambin por su esencia o realidad econmica. En caso de que no se pueda reconocer su esencia econmica, las notas a los Estados Financieros deben indicar el efecto que esto ocasiona sobre los resultados del ejercicio y la posicin financiera.

Realizacin Solo pueden reconocerse hechos econmicos realizados, es decir, cuando se pueda comprobar que un ente econmico tiene o tendr beneficio o sacrificio econmico como consecuencia de transacciones pasadas, sean internas o externas, o que experimente cambios en sus recursos. En ambos casos, las transacciones deben ser razonablemente cuantificables.

Asociacin o relacin de causalidad Se deben asociar con los ingresos devengados en cada perodo, los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, y se concluya que no generar beneficios o sacrificios econmicos en otros perodos, debe registrarse en las cuentas de resultados del perodo corriente.

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Mantenimiento del patrimonio Se considera que una Empresa genera utilidad solo despus de que su patrimonio al inicio del perodo se haya mantenido o recuperado. Esto implica excluir las transferencias de recursos a otros entes realizadas de acuerdo con la Ley. La evaluacin se puede hacer con relacin al patrimonio financiero (aportes) o al patrimonio operativo (fsico

Revelacin plena Todo Ente econmico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situacin financiera, los cambios que sta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelacin plena se satisface a travs de los Estados Financieros de propsito general, de las notas a los Estados Financieros, de informacin suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situacin econmica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

Importancia relativa o materialidad Los hechos econmicos se deben reconocer y presentar de acuerdo con su importancia relativa, es decir, un hecho econmico es importante cuando por su naturaleza, monto o circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones econmicas de los usuarios internos o externos de la informacin. Al preparar los Estados Financieros, la materialidad se debe determinar con relacin al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al patrimonio o a los resultados del ejercicio segn corresponda.

Conservadurismo o prudencia Los hechos econmicos se deben medir de manera confiable y verificable. De existir dificultades para su medicin, se debe elegir la alternativa que menos probabilidad tenga de sobrestimar los ingresos y los activos o de subestimar los gastos y los pasivos.

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Caractersticas y prcticas de cada actividad Procurando en todo caso la satisfaccin de las cualidades de la informacin, la contabilidad debe disearse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las caractersticas y prcticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicacin geogrfica, su desarrollo social, econmico y tecnolgico.

5.2.

Reglas o normas tcnicas

Las normas tcnicas constituyen una serie de reglas y procedimientos que regulan el ciclo contable y la revelacin de informacin. Algunas son de carcter amplio (Normas tcnicas generales) y otras con carcter detallado (Normas tcnicas especficas). Es el rea ms desarrollada de la regulacin contable y su objetivo es informar de manera clara y completa la forma de efectuar y presentar los registros de los hechos econmicos.

a. Normas tcnicas generales Las normas tcnicas generales son las relacionadas con las fases de entrada de informacin, proceso y salida de datos. Son las que regulan el ciclo contable, entendido como el proceso que debe seguirse para garantizar que los hechos econmicos se reconoces y transmiten correctamente a los diferentes usuarios de la informacin contable.

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FASE

NORMA TCNICA RELACIONADA

- Reconocimiento del hecho econmico Entrada de informacin - Contabilidad de causacin o acumulacin - Medicin al valor histrico - Moneda funcional - Provisiones y contingencias - Asignacin de costos y gastos - Diferimiento de ingresos y gastos - Asientos contables - Ajustes - Clasificacin - Cierre contable - Verificacin de afirmaciones antes de producir los Estados Financieros - Tratamiento de informacin conocida despus de la fecha de corte y antes de emitir Estados Financieros

Procesamiento de datos

Salida de datos

Reconocimiento del hecho econmico Es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos econmicos realizados, los cuales son reconocidos cuando corresponda con la definicin de un elemento de los Estados Financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda presentarse de manera confiable. La Administracin deber reconocer las transacciones en la misma forma cada perodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la informacin, por lo cual para emitir estados financieros de perodos intermedios, el reconocimiento se efecte con fundamento en bases estadsticas.

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Contabilidad de causacin o por acumulacin Los hechos econmicos deben ser reconocidos en el perodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. En este sentido, la contabilidad de causacin estipula que los ingresos se reconocen en el perodo en que se realiza la venta o se presta el servicio con el fin de generar cifras de resultados ms confiables y los costos y gastos se deben reconocer en el perodo corriente en el cual se incurren independientemente de cundo sea su fecha de pago. La contabilidad de caja, solo considera como ingreso del perodo las ventas y los servicios prestados al contado y como gastos y costos los desembolsos realmente efectuados por la Empresa. En nuestro medio, el sistema de contabilidad de caja no tiene aceptacin.

Medicin al valor histrico Los hechos econmicos se reconocen inicialmente por su valor histrico, aplicando cuando fuere necesaria la norma bsica de la prudencia. De acuerdo con las normas tcnicas especficas, dicho valor una vez re expresado como consecuencia de la inflacin, cuando sea el caso, debe ser ajustado al valor actual, al valor de realizacin o al valor presente.

Moneda funcional La moneda funcional en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversin aplicable en la fecha de su ocurrencia. Sin embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro o la presentacin de informacin contable en otras unidades de medida, siempre que stas puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional.

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Provisiones y contingencias Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de prdidas probables, as como para disminuir el valor, re expresado si fuere el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas tcnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condicin, situacin o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o prdida por parte de un ente econmico, duda que se resuelva en ltimo trmino cuando uno o ms eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Las probables son aquellas respecto de las cuales la informacin disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias eventuales aquellas respecto de las cuales la informacin disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirn o dejarn de ocurrir. Las contingencias remotas son aquellas respecto de las cuales la informacin disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.

Asignacin de costos y gastos Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, re expresados como consecuencia de la inflacin cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemtica, en cumplimiento de la norma bsica de asociacin. La asignacin del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina depreciacin. La de los recursos naturales, agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles se denomina amortizacin. Las bases utilizadas para calcular la alcuota respectiva deben estar tcnicamente soportadas. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la modificacin de la alcuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las nuevas estimaciones.

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Diferimiento de ingresos y gastos Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligacin correlativa est total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio econmico est total o parcialmente consumido o perdido.

Asientos contables Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos econmicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden registrarse varias operaciones homogneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronolgicamente. Los asientos respectivos deben hacerse en los libros a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado, para lo cual se deben resumir los movimientos dbito y crdito de cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier error u omisin se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

Ajustes Antes de emitir los estados financieros, deben efectuarse ajustes necesarios para cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la prdida del poder adquisitivo de la moneda funcional.

Clasificacin Los hechos econmicos deben ser apropiadamente clasificados segn su naturaleza de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente econmico.

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El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicacin de su descripcin, de su dinmica y de los cdigos o series cifradas que las identifiquen. La clasificacin debe hacerse con base en el Plan nico de Cuentas, el cual est integrado en tres partes bsicas Catlogo de cuentas: Corresponde a una relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del plan, identificadas con un cdigo numrico y su respectiva denominacin. Descripciones: En las descripciones se detallan los conceptos tcnicos de registro de cada cuenta reseada en el catlogo, es decir, se define su comportamiento contable Dinmicas: Siguiendo la estructura de la cuenta T, con las dinmicas de las cuentas se precisa su movimiento dbito o crdito.

Cierre contable Antes de divulgar los Estados Financieros de fin de perodo, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio.

Verificacin de afirmaciones Antes de emitir los Estados Financieros, la administracin de la Empresa debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explcitas e implcitas, en cada uno de sus elementos. Las afirmaciones que se derivan de las normas bsicas y de las tcnicas, son: Existencia: Los activos y pasivos del ente econmico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el perodo. Integridad: Todos los hechos econmicos realizados han sido reconocidos Derechos y obligaciones: Los activos representan probables beneficios econmicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios econmicos futuros (obligaciones) obtenidos o a cargo del ente econmico en la fecha de corte.

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Valuacin: Todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados. Presentacin y Revelacin: Los hechos econmicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.

Tratamiento de informacin despus del cierre contable Debe reconocerse en el perodo objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisin de los Estados Financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existan antes de la fecha de cierre.

Las normas tcnicas especficas son aplicables a los elementos del balance (activos, pasivos y patrimonio), del estado de resultados, las cuentas de orden y las operaciones descontinuadas y empresas en liquidacin, indicando los procedimientos claros y precisos sobre la forma como se deben hacer el registro de los hechos econmicos para los principales elementos y situaciones mencionadas.

6. Ciclo contable La empresa es toda actividad econmica que se organiza con el objetivo de producir, transformar, comercializar, administrar bienes o prestar servicios con la constitucin de un establecimiento de comercio en el cual se indica el nombre comercial y las marcas de los productos o servicios, los derechos del propietario, las mercancas o productos que se producen o comercializan, las instalaciones con su infraestructura y bienes. La contabilidad inicia entonces con la identificacin de los hechos econmicos en lo que se conoce como la recoleccin de informacin, teniendo en cuenta que estos hechos econmicos debe estar soportados por documentos fuentes para poder elaborar comprobantes de ingreso, egreso, entre otros. Estos registros y comprobantes deben ser elaborados en orden cronolgico, cuyo proceso se conoce como registro y clasificacin de la informacin, para luego analizar las transacciones y preparar informe de lo ocurrido en el perodo a travs de los estados financieros, ltimo paso del proceso contable y que se conoce como resumen de la informacin.

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Sin embargo no es solo recolectar, registrar, clasificar y presentar informes, sino que debe realizarse un anlisis de dicha informacin para la toma de decisiones por parte de la administracin, el cual es el principal propsito de la contabilidad. El ciclo contable es el registro de todos los hechos econmicos o transacciones en forma cronolgica en los libros contables (libro diario y libro mayor), as como el proceso de ajustes a las cuentas, cierre de cuentas temporales y elaboracin de estados financieros. El primer esquema del ciclo contable general sera: 3

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Giovanni E. Gmez www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/31/ciclo.htm

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El esquema de los movimientos durante el ciclo contable ser:

El hecho econmico es aquel que afecta la estructura de la empresa, es decir que por ejemplo un contrato firmado hoy an no es un hecho econmico hasta que se cause el pago o cobro del mismo. Se identifican las cuentas, se realiza el registro en el libro diario, se traslada al mayor, se hace el balance de prueba, elaboramos los ajustes, el balance de prueba ajustado, el proceso de cierre de cuentas temporales y por ltimo los estados financieros para poder hacer el anlisis de los mismos y tomar decisiones. Para comprender mejor el proceso del ciclo contable entraremos a definir algunos conceptos que lo componen. Partida doble: Indica que todas las operaciones contables son semejantes a una balanza, ya que cada lado debe tener un valor igual conservando el equilibrio, por lo cual debern tener mnimo dos partidas, una en el lado dbito y otra en el crdito. Transacciones: Son todas las operaciones con valor monetario que implican un cambio en la ecuacin contable y por lo tanto en la estructura financiera de la empresa. Inicialmente se registran en el libro diario, en orden cronolgico y de all se trasladan al libro mayor y balances. El libro diario es donde se registran las transacciones diarias en la empresa. El libro mayor y balance es el que registra los saldos de las cuentas que se registraron en el diario y se identifica con una cuenta T.

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Naturaleza de las cuentas: De acuerdo con la naturaleza de las cuentas, donde se defini que las cuentas dbito son activos, costos y gastos y las cuentas crdito son pasivos, capital e ingresos, se puede definir entonces que un dbito es un aumento en las cuentas de activo, costos o gastos, as como una disminucin en la cuenta de pasivo y patrimonio. Un crdito es un aumento en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, as como una disminucin en la cuenta de activo, costos y gastos. Registros contables: Son los registros monetarios que ocurren por una transaccin u operacin realizada por la Empresa. Pueden ser simples o compuestos. Registros simples: Son en los que la columna del dbito es afectada por un solo registro, as como la columna crdito recibe un solo registro. La suma de ambas columnas ser siempre igual, conservando la partida doble. Registro compuesto: Es aquel en los que el dbito y el crdito son afectados por varios registros monetarios, es decir, en la misma transaccin se involucran varias cuentas en el dbito y una o varias cuentas en el crdito, conservando la igualdad.

Clasificacin de las cuentas Una cuenta es un formato sobre el cual se registran en forma clara, organizada y comprensible los incrementos o disminuciones de un activo, pasivo o patrimonio una vez realizada una operacin en la empresa. El conjunto de cuentas se conoce como Libro Mayor y se representa con una T.

NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO XXXXXX SALDO XXXXXXX

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Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las disminuciones o reducciones en el lado opuesto. El lado izquierdo se conoce como dbito, cargo o debe El lado derecho se conoce como crdito, abono o haber. La diferencia entre los dos lados de la cuenta se conoce como saldo que puede ser dbito o crdito. Para determinar el saldo los aumentos se registran en un lado y las disminuciones en el lado contrario.

Cuentas reales o de balance

Las cuentas de balance son aquellas de duracin permanente que tienen una relacin directa con el Balance General, representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa y que conforman la ecuacin contable. Al relacionar estas cuentas, se puede determinar la situacin financiera de la empresa a una fecha determinada. Las cuentas de balance estn conformadas por el activo, el pasivo y el patrimonio.

Activos: Un activo es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera fluyan a la empresa beneficios econmicos futuros. Son recursos o bienes econmicos, propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios; los activos de un negocio varan de acuerdo con la naturaleza de la empresa; una empresa pequea puede tener un solo vehculo, una modesta oficina; mientras que una gran tienda por departamento o una fabrica puede tener, edificios, maquinarias y equipos, terrenos, mobiliario, cuentas por cobrar y otros. Est conformado por cuentas como caja, bancos, deudores, inventarios, maquinaria y equipo, edificaciones, equipo de transporte, equipo de cmputo, terrenos, entre otros. Los activos pueden clasificarse segn la funcin que desempean los elementos de activo en la empresa, as:

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Activo corriente: elementos que sufren cambios de manera continuada por la propia actividad empresarial, como los activos que se adquieren para su posterior venta (mercancas) o transformacin (materias primas), los derechos de cobro por las ventas a crdito o el dinero en efectivo Activo fijo: conjunto de elementos que permanecen en la empresa durante un horizonte temporal prolongado. Se trata de elementos adquiridos para ser utilizados, ya sean tangibles o intangibles, e inversiones financieras, cuando la empresa no piensa desprenderse de ellas. A estos elementos se les denomina tambin inmovilizado Segn la liquidez de los elementos de activo, es decir, segn la capacidad de convertirse en disponible (dinero), distinguimos entre: Activos fijos: son las inversiones permanentes de la empresa en terrenos, edificios, equipos de cmputo, maquinaria, muebles y enseres, vehculos, equipo de oficina, entre otros. Existencias o inventarios: cuya conversin en liquidez se produce por la venta y aplican directamente a empresas industriales y comerciales. Deudores (realizable): son los elementos que se pueden convertir en dinero en un corto plazo de tiempo teniendo en cuenta la actividad normal de la empresa, como los derechos de cobro o cuentas por cobrar Disponible: representa los medios lquidos, es decir, el dinero en efectivo de que dispone la empresa (caja, bancos, inversiones temporales)

ACTIVOS DEBITO Aumenta SALDO CREDITO Disminuye

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Para efectos acadmicos, los activos los clasificaremos en activos corrientes o aquellos que estn en efectivo o se pueden transformar en efectivo en el perodo actual (disponible, cartera, inventarios) y activo no corriente o aquellos de duracin permanente, que no estn destinados para la venta y estn para el uso en el desarrollo del objeto social (vehculos, terrenos, edificios, muebles, maquinaria, entre otros activos fijos; inversiones permanentes y otros activos de largo plazo).

Principales activos: Disponible - Caja General - Bancos Inversiones Deudores (Cuentas por cobrar clientes) Inventarios Propiedades Planta y Equipo - Terrenos - Edificaciones - Muebles y enseres - Equipo de Oficina - Equipo de computo y comunicacin - Flota y Equipo de Transporte Intangibles Valorizaciones

Algunas cuentas del activo: Caja: Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente econmico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata. Bancos: Registra el valor de los depsitos constituidos por el ente econmico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del pas como del exterior.

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Inversiones: Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de inters social, ttulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente econmico con carcter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones econmicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. Deudores: Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente econmico, incluidas las comerciales y no comerciales. Inventarios: Comprende todos aquellos artculos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformacin, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente econmico. Equipo de transporte: Registra el costo de adquisicin de las unidades de transporte, equipos de movilizacin y maquinaria de propiedad del ente econmico destinados al transporte de pasajeros y de carga para el desarrollo de sus actividades. Construcciones y Edificaciones: Registra el costo de adquisicin o construcciones de inmuebles de propiedad del ente econmico destinados para el desarrollo del objeto social. Terrenos: Registra el valor de los predios donde estn construidas las diferentes edificaciones de propiedad del ente econmico, as como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servicio del mismo. Equipo de oficina: Registra el costo de adquisicin del equipo mobiliario, mecnico y electrnico de propiedad del ente econmico, utilizado para el desarrollo de sus operaciones. En esta cuenta estn comprendidos los muebles y enseres como una subcuenta y los equipos (electrnicos y mecnicos) como otra subcuenta. Equipo de computacin: Registra el costo de adquisicin del equipo de computo y comunicacin adquiridos por el ente econmico para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematizacin y/o comunicacin. Maquinaria y Equipo: Registra el costo de adquisicin y montaje de la maquinaria y equipo en que incurre el ente econmico.

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Pasivos Un pasivo es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deber transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Dentro de los pasivos se encuentran las obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores, obligaciones laborales, pasivos estimados, entre otros. Los pasivos son deudas que surgen de la compra de mercancas denominado proveedores, o por servicios a crdito y otros conceptos que se denomina cuentas por pagar, y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual est representada una deuda, cuando se obtiene dinero en prstamos, es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar; en el caso de un banco es obligaciones financieras.

PASIVOS DEBITO Disminuye CREDITO Aumenta SALDO

Segn el plazo de exigibilidad del pasivo, se pueden clasificar en: Pasivo a corto plazo o pasivo corriente: son aquellas deudas que la empresa debe cancelar en el plazo menor a un ao o en el perodo contable actual, es decir, cuyo vencimiento es igual o inferior al ao. Se destacan entre ellas las deudas con los proveedores, que se derivan de la compra de bienes y servicios necesarios para desarrollar la actividad principal de la empresa, as como deudas con bancos a corto plazo, obligaciones laborales, entre otras.

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Pasivo a largo plazo: son aquellas deudas que la empresa debe reintegrar en el plazo mayor a un ao, como son los prstamos o emprstitos emitidos y las deudas con otros acreedores, en todos los casos con vencimiento superior a un ao. Este tipo de financiacin, junto con los recursos propios, se utiliza para financiar la estructura fija, o activo fijo, de la empresa.

Principales pasivos: Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar Deudas con socios o accionistas Retencin en la fuente por pagar Impuesto a las ventas por pagar Impuestos y tasas por pagar Obligaciones laborales Pasivos estimados y provisiones Ingresos recibidos por anticipado Algunas cuentas del pasivo 4 Obligaciones financieras: comprende el valor de las obligaciones contraas por el ente econmico mediante la obtencin de recursos provenientes de establecimientos de crdito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del pas o del exterior, tambin incluye los compromisos de recompra de inversiones y cartera negociada. Por regla general, las obligaciones contradas generan intereses y otros rendimientos a favor del acreedor y a cargo del deudor por virtud del crdito otorgado, los cuales se deben registrar por separado. Proveedores: comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente econmico, por concepto de la adquisicin de bienes y/o servicios para la fabricacin o comercializacin de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotacin del objeto social, tales como, materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energa.

4

Decreto 2650 de 1993

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Obligaciones Laborales: comprende el valor de los pasivos a cargo del ente econmico y a favor de los trabajadores, extrabajadores o beneficiarios, originados en virtud de normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos, tales como: Salarios por Pagar, Cesantas Consolidadas, Primas de Servicios, Prestaciones Extralegales e Indemnizaciones Laborales. Cuentas por pagar: comprende las obligaciones contraas por el ente econmico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras tales como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a compaas vinculadas, a contratistas, rdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalas por pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retencin en la fuente, retenciones y aportes de nmina, cuotas por devolver y acreedores varios.

Patrimonio El patrimonio es el valor residual de los activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio el capital social, las reservas, las utilidades y otras cuentas que representan la parte que corresponde a los propietarios. El capital social de una compaa annima se divide en parte alcuota, llamadas acciones; las cuales han de ser todas de igual valor y darn a sus dueos o accionistas iguales derechos de acuerdo con su participacin. En el patrimonio no se clasifica ya que todo se constituye como financiacin de largo plazo, sin embargo se pueden distinguir diferentes tipos de recursos propios, as: Aportes de los propietarios: constituidas por los aportes iniciales del socio, adems de los desembolsos que puedan realizar con posterioridad a la constitucin de la empresa. A los aportes de los propietarios se las conoce con el nombre de capital. Reservas: constituyen los recursos generados por la propia empresa al obtener sta beneficios que permanecen en la misma sin ser retirados por los socios con destino a sus patrimonios privados y que por ley son el 10% de la utilidad hasta acumular el 50% del capital y que sirven para cubrir futuras prdidas. Tambin pueden existir otras reservas estatutarias o con destinacin especfica independientes de la reserva legal.

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Utilidades o excedentes acumulados: equivalentes a los resultados de perodos anteriores que no fueron distribuidos como dividendos o utilidades para los socios y se acumulan en el patrimonio de la empresa. Resultado del ejercicio: tambin forman parte de los recursos propios. Si no se reparten en forma de dividendos a los propietarios, pasarn a formar parte de los beneficios retenidos. Existen otras cuentas de patrimonio que incrementan la participacin de los propietarios sobre el valor total de los activos. La naturaleza del patrimonio es crdito:

PATRIMONIO DEBITO CREDITO Disminuye Aumenta SALDO

Principales cuentas del patrimonio: Capital social Supervit de capital Reservas Revalorizacin del patrimonio Resultado del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores Supervit por valorizacin

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Cuentas de orden Son cuentas que representan bienes que no son propiedad de la empresa, sino de terceros que con intervencin de la empresa prestan servicios especiales, como mercancas en consignacin, valores en custodia, entre otras. As mismo incluye algunas contingencias futuras que pueden afectar la estructura econmica de la empresa.

Cuentas nominales o de resultado

Son aquellas que se originan en las operaciones de la Empresa, determinando incrementos o disminuciones del patrimonio con base en las utilidades o prdidas generadas en el ejercicio. Se denominan temporales ya que su duracin es hasta la terminacin del ciclo o perodo contable, en cuyo momento se cancelan o se cierran y dentro de este grupo se clasifican los ingresos operacionales, gastos operacionales, costos de venta o fabricacin, ingresos no operacionales y gastos no operacionales.

Ingresos Los ingresos representan flujos de entrada de recursos en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinacin de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestacin de servicios o por la ejecucin de otras actividades realizadas durante un perodo, que no provienen de los aportes de capital.

INGRESOS DEBITO CREDITO Disminuye Aumenta SALDO

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Principales cuentas de ingresos: Operacionales - Venta de productos - Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas (db) - Venta de servicios No operacionales - Financieros - Utilidad en venta de activos

Los ingresos se diferencian por la causa que le dio origen clasificndose en ingresos operacionales y no operacionales:5 Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente econmico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causacin se registrarn como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Al final del ejercicio econmico las cuentas de ingresos se cancelarn con abono al grupo 59 - Ganancias y Prdidas -. Los ingresos se registrarn en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversin aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operacin que los genera. Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales. Algunos ejemplos de cuentas de ingresos son: Ingresos por Asesoras Ingresos por Transporte Ingresos por Publicidad

5

Decreto 2650 de 1993

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Ingresos Por Arrendamiento Ingresos por Intereses Ingresos por Vigilancia

Gastos Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinacin de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administracin, comercializacin, investigacin y financiacin, realizadas durante un perodo, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.

GASTOS DEBITO Aumenta SALDO CREDITO Disminuye

Principales gastos: Operacionales de administracin - Gastos de personal - Honorarios - Impuestos - Arrendamientos - Seguros - Servicios - Depreciaciones - Amortizaciones - Provisiones Operacionales de venta - Gastos de personal - Honorarios - Impuestos

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-

Arrendamientos Seguros Servicios Depreciaciones Diversos Provisiones No operacionales Financieros

El decreto 2650 de 1993 define los egresos como: Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente econmico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio econmico determinado. Mediante el sistema de causacin se registrar con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligacin de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio econmico las cuentas de gastos se cancelarn con cargo al grupo 59 - Ganancias y Prdidas. Algunos ejemplos de gastos son: Gasto Salarios Gasto Papelera Gasto Arrendamiento Gasto Aseo y Cafetera Gasto Intereses Gasto Combustible Gastos de representacin Gasto Fotocopias

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Costos de ventas Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisicin o produccin de los bienes o la prestacin de los servicios, de los cuales un ente econmico obtuvo sus ingresos. Los principales costos son los costos de ventas y los costos de produccin.

COSTOS DE VENTAS DEBITO CREDITO Aumenta SALDO Disminuye

7. Plan nico de cuentas Para tener un registro uniforme de las operaciones realizadas por las diferentes empresas, similar informacin contable y claridad y confiabilidad para la evaluacin de los diferentes sectores econmicos, en Colombia se utiliza el PUC (Plan nico de cuentas) para comerciantes, de obligatoria aplicacin desde el ao 1995 y establecido por el decreto 2195 de 1992 y modificado y reglamentado por el decreto 2650 de 1993, decreto 2894 de 1994, decreto 2116 de 1996 y decreto 95 de 1997. El Plan nico de Cuentas est estructurado en catlogo de cuentas, descripciones y dinmicas. El catlogo de cuentas se refiere a la relacin y clasificacin de clases, grupos, cuentas y subcuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden. El primer dgito indica la clase, los dos primeros dgitos indican el grupo, los cuatro primeros dgitos identifican la cuenta y los seis primeros dgitos indican la subcuenta.

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Las descripciones detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas que se incluyen en el catlogo de cuentas y precisan las operaciones que deben ser registradas en cada una de las cuentas. Las dinmicas expresan la forma en que deben ser utilizadas las cuentas y realizarse los movimientos dbitos y crditos que las puedan afectar. Por ejemplo la clase 1 es el activo. El grupo 11 es el disponible La cuenta 1105 es caja Por lo tanto se tendra: Clase 1 Activo Grupo 11 Disponible Cuenta 1105 Caja Registra las existencias en dinero efectivo o en cheques con que cuenta la empresa, tanto en moneda nacional como extranjera, disponibles en forma inmediata. As se clasificaran cada una de las cuentas de los diferentes grupos.

Las principales cuentas que conforman el PUC son:

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CATALOGO DE CUENTAS

1 ACTIVO

2 PASIVO

11 DISPONIBLE 1105 CAJA 1110 BANCOS 1120 CUENTAS DE AHORRO 1125 FONDOS 12 INVERSIONES 1205 ACCIONES 1210 CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL 1215 BONOS 1230 PAPELES COMERCIALES 1240 ACEPTACIONES BANCARIAS O FINANCIERAS 13 DEUDORES 1305 CLIENTES 1325 CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS Y ACCIONISTAS 1330 ANTICIPOS Y AVANCES 1335 DEPOSITOS 1345 INGRESOS POR COBRAR 1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 1380 DEUDORES VARIOS 1390 DEUDAS DE DIFICIL COBRO 1399 PROVISIONES 14 INVENTARIOS 1405 MATERIAS PRIMAS 1410 PRODUCTOS EN PROCESO 1430 PRODUCTOS TERMINADOS 1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 1455 MATERIALES, REPUESTOS Y ACCESORIOS 1499 PROVISIONES 15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 1504 TERRENOS 1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 1520 MAQUINARIA Y EQUIPO 1524 EQUIPO DE OFICINA 1528 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION 1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 1592 DEPRECIACION ACUMULADA 16 INTANGIBLES 1605 CREDITO MERCANTIL 1610 MARCAS 1615 PATENTES 1630 KNOW HOW 1698 AMORTIZACION ACUMULADA 17 DIFERIDOS 1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1710 CARGOS DIFERIDOS 1798 AMORTIZACION ACUMULADA 18 OTROS ACTIVOS 1805 BIENES DE ARTE Y CULTURA 19 VALORIZACIONES

21 OBLIGACIONES FINANCIERAS 22 PROVEEDORES 23 CUENTAS POR PAGAR 24 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS 25 OBLIGACIONES LABORALES 26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 2805 ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS 2810 DEPOSITOS RECIBIDOS 29 BONOS Y PAPELES COMERCIALES

3 PATRIMONIO

31 CAPITAL SOCIAL 32 SUPERAVIT DE CAPITAL 3205 PRIMA EN COLOCACION DE ACCIONES 3210 DONACIONES 33 RESERVAS 3305 RESERVAS OBLIGATORIAS 3310 RESERVAS ESTATUTARIAS 34 REVALORIZACION DEL PATRIMONIO 3405 AJUSTES POR INFLACION 3410 SANEAMIENTO FISCAL 3505 DIVIDENDOS DECRETADOS EN ACCIONES 36 RESULTADOS DEL EJERCICIO 3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO 3610 PERDIDA DEL EJERCICIO 37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 3705 UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS 3710 PERDIDAS ACUMULADAS 38 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES

4 INGRESOS

41 OPERACIONALES 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 42 NO OPERACIONALES 4210 FINANCIEROS 4215 DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES 4220 ARRENDAMIENTOS 4245 UTILIDAD EN VENTA DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 4250 RECUPERACIONES

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5 GASTOS

6 COSTOS DE VENTAS 61 COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS

51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 5105 GASTOS DE PERSONAL 5115 IMPUESTOS 5120 ARRENDAMIENTOS 5130 SEGUROS 5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5160 DEPRECIACIONES 52 OPERACIONALES DE VENTAS 5205 GASTOS DE PERSONAL 5215 IMPUESTOS 5220 ARRENDAMIENTOS 5230 SEGUROS 5245 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5260 DEPRECIACIONES 53 NO OPERACIONALES 5305 FINANCIEROS 54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 62 COMPRAS 6205 DE MERCANCIAS 6210 DE MATERIAS PRIMAS 6215 DE MATERIALES INDIRECTOS

7 COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACION 71 MATERIA PRIMA 72 MANO DE OBRA DIRECTA 73 COSTOS INDIRECTOS 74 CONTRATOS DE SERVICIOS

8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 81 DERECHOS CONTINGENTES 82 DEUDORAS FISCALES 83 DEUDORAS DE CONTROL 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 92 ACREEDORAS FISCALES 93 ACREEDORAS DE CONTROL

8. La ecuacin contable Una empresa para poder realizar sus operaciones requiere de una infraestructura y determinados recursos, los cuales son proporcionados por los dueos iniciales o por terceras personas que participan como socios o como prestamistas. Una estructura inicial de la empresa podra ser: ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

Los totales en pesos de ambos lados siempre sern iguales porque son simplemente dos apreciaciones de los mismos recursos de la Empresa. La relacin de los activos muestra los recursos que posee la empresa, mientras que la relacin de los pasivos y del patrimonio nos dicen quien proporcion estos recursos a la empresa y cunto proporcion cada grupo. Todo lo que posee una empresa ha sido proporcionado por los acreedores o por el propietario. Por lo tanto, los derechos totales de los acreedores ms los derechos del propietario son iguales a los activos totales de la empresa. Esta relacin define la Ecuacin fundamental de la contabilidad que representa la posicin financiera del negocio.

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En el lado izquierdo de la ecuacin figuran los recursos que posee la empresa y en el derecho las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores y propietarios del negocio. La ecuacin est expresada as: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Partiendo de la definicin que el resultado de la empresa est dentro del patrimonio y que se determina como la diferencia entre ingresos, costos y gastos, podramos establecer una ecuacin contable de la siguiente forma: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS COSTOS - GASTOS Por lo tanto, un ltimo esquema sera el siguiente: ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS

Esta ltima forma de clasificar la Ecuacin Contable, nos permite determinar una primera aproximacin a la naturaleza de las cuentas, definidas de la siguiente forma:

ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS

De este esquema podemos concluir que las cuentas de activo, costos y gastos tienen naturaleza Dbito, mientras que las cuentas de pasivo, capital e ingresos tendrn naturaleza crdito, teniendo en cuenta adems que las cuentas de activo, pasivo y capital son de balance, por lo tanto tendrn un saldo al final del perodo, mientras que las cuentas de costos, gastos e ingresos son temporales, por lo cual se cierran al finalizar el perodo contable.

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9. Libros de contabilidad Segn el Cdigo de Comercio en el artculo 48, Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia Los libros de contabilidad son la base para elaborar los estados financieros y en ellos se resumen todas las operaciones que se presentaron durante determinado perodo. Estos libros deben ser registrados en la Cmara de Comercio del lugar del domicilio de la empresa, aceptando como procedimiento de reconocido valor tcnico contable los medios manuales y el registro en forma electrnica, conservando dichos libros por lo menos durante 20 aos (Artculo 31 C de Co.) Los libros se debern llevar conforme a la normatividad vigente y la naturaleza de la organizacin, en orden cronolgico en perodos iguales o inferiores a un mes, realizando un resumen mensual de los movimientos dbito y crdito, relacionando las cuentas que determinan propiedades, derechos y obligaciones del ente y dems aspectos que se contemplan en las normas y en los principios de contabilidad.

a. Libro diario Es un libro principal en el cual se registran en orden cronolgico los comprobantes de diario elaborados en la empresa que se originan en hechos econmicos ocurridos durante el mes. Se conoce como diario columnario o registro de asientos originales, teniendo en cuenta que en cada registro se debe indicar los nombres de las cuentas que se afectaron, la naturaleza dbito y/o crdito, el valor de cada dbito y crdito y una explicacin breve de la transaccin que debe estar soportada por documentos fuente. Un ejemplo de libro diario es el siguiente: LIBRO DIARIO REFERENCIA

FECHA

DESCRIPCIN

DBITOS

CRDITOS

Una vez identificado el hecho econmico y sus documentos soporte, se procede a elaborar el libro diario con el registro contable, determinando el ao, mes y da de la transaccin. En la descripcin se colocan las cuentas debitadas y acreditadas.

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En referencia se puede anotar el cdigo de la cuenta para cruzarla con el libro mayor. En dbitos y crditos se colocan los valores que afecta cada cuenta, dejado por ltimo un detalle de la operacin que puede registrarse en el espacio de descripcin, debajo de los nombres de las cuentas.

b. Libro mayor Es un libro principal en el cual se registra el movimiento mensual de las cuentas a partir de los movimientos del libro diario, resumiendo los movimientos por cada una de las cuentas y para lo cual esquemticamente se representa como una letra T, por lo cual se conoce como cuenta T, la cual contiene el nombre de la cuenta, en el lado izquierdo los valores dbito, en el lado derecho los crditos y la diferencia entre los dos (cualquier lado) se conoce como saldo.

NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO XXXXXX SALDO XXXXXXX

Para el registro en el libro mayor, debe identificarse la cuenta que afecta, analizar si dicha cuenta es de naturaleza dbito o crdito para establecer su aumento o disminucin y registrar la transaccin en las respectivas cuentas, teniendo en cuenta el principio de partida doble para conservar la igualdad de la ecuacin contable.

Por ejemplo: Una empresa inicia operaciones con dos transacciones: Enero 5. Su propietario aporta $1.000.000 en inventarios y $4.000.000 en efectivo. Enero 10. Compra muebles y enseres por valor de $3.000.000 de contado.

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El registro en el diario sera LIBRO DIARIO REFERENCIA

FECHA Enero 5

DESCRIPCIN Efectivo Inventarios Capital

DBITOS $4.000.000 1.000.000

CRDITOS

$5.000.000 $3.000.000 $3.000.000

Enero 10

Muebles y enseres Efectivo

El traslado al libro mayor sera: Efectivo Dbitos Crditos 4.000.000 1.000.000 3.000.000 Inventarios Dbitos Crditos 1.000.000 1.000.000 Muebles y enseres Dbitos Crditos 3.000.000 3.000.000

Capital Dbitos Crditos 5.000.000 5.000.000

De acuerdo al ciclo contable inicial, debemos ver los asientos de diario, que tambin se conocen como libro diario y luego es el traslado al mayor, que son las cuentas T para efectos didcticos.

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Los asientos de diario tienen la siguiente estructura:

Fecha Cuenta Dbito Cuenta crdito

Dbito Crdito xxxxx xxxxx -----------------------------------------Detalle o descripcin breve de la transaccin

Como se puede observar, lo primero es la fecha, que me indica el da, mes y ao en que se dio la transaccin, la segunda parte son las cuentas que intervienen en la transaccin, las cuales como mnimo deben ser 2; la otra parte son los dbitos o los crditos, dependiendo de cmo se afecte cada cuenta y por ltimo es el detalle, donde en forma breve se cuenta en que consisti la transaccin. Observen que los asientos de diario facilitan el traslado a las cuentas T, porque al relacionar las cuentas se dice tambin en que lado se afectan y as mismo debe ser su traslado, es decir, si la cuenta equipo de transporte y bancos intervienen en una transaccin, se debe de hacer primero el asiento de diario y luego el traslado a las cuentas T tal y como lo reflejan los asientos de diario, ejemplo: en marzo 16 de 20xx se compra un vehculo por $40000.000 de contado, para lo cual se gira un cheque.

Marzo 16/xx Equipo de transporte 40000.000 Bancos -------------------------------------------

40000.000

Analizando, vemos que la cuenta Equipo de transporte se afect con un movimiento dbito de $40000.000 y la cuenta de bancos con un movimiento crdito de $40000.000; luego, para realizar el traslado a las cuentas T, simplemente basta con buscar o crear la cuenta Equipo de transporte y asentarle en el dbito un movimiento por $40000.000 y luego en la cuenta T de bancos registrarle en el crdito un movimiento por $40000.000. Es importante resaltar que en todos los asientos de diario se debe observar la partida doble, es decir, que la suma de los dbitos sea igual a la suma de los crditos, sin importar el nmero de cuentas que intervengan en la transaccin, por ejemplo, si la compra del vehculo anterior se cancelara 60% de contado y el resto a crdito, el asiento sera:

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Marzo 16/xx Equipo de transporte 40000.000 Bancos Costos y Gastos por pagar ------------------------------------------Para registrar la compra del vehculo X de placas destinado para uso del gerente.

24000.000 16000.000 LVY001, el cual esta

Como vemos, en el asiento intervienen 3 cuentas y an as los dbitos son iguales a los crditos. La pregunta que se harn en el momento es: para qu se hacen 2 procesos que son iguales aparentemente y que solo varan en la forma? Hasta el momento no se hace la diferencia pero la respuesta a este interrogante es que en los asientos de diario se escribe o relaciona una cuenta cuantas veces se vea afectada en un perodo contable, por ejemplo, si la cuenta de bancos se movi con una transaccin el 5 de marzo y el 10 de marzo se vuelve a mover con otra transaccin, se debe relacionar en los asientos de diario del 5 y del 10 de marzo la cuenta de bancos; pero para el uso de las cuentas T solo se debe utilizar una cuenta de bancos, lo que me indica que los dos movimientos que tuvo la cuenta de Bancos se vern reflejados en una sola cuenta T denominada Bancos, la cual contendr todos los movimientos dbitos y crditos de esta cuenta en un perodo contable determinado y esto facilitar la obtencin del saldo de la cuenta para obtener finalmente el dato para la elaboracin de los estados financieros.

Lo anterior lo podemos observar en el siguiente ejercicio: Enero 2 Se constituyen una sociedad limitada para la prestacin de servicios de vigilancia, para lo cual los socios aportan $200000.000 en cheque, con los cuales se abre inmediatamente una cuenta en el banco X. Enero 4 Se compra un local por $80000.000 con cheque Enero 10 Se compran 4 escritorios y 4 sillas por $2500.000 con cheque.

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Asientos de diario Enero 2 Bancos 200000.000 Capital social 200000.000 -------------------------------------------------Para registrar el capital aportado por los socios A,B y C en la constitucin de la sociedad.

Enero 4 Construcciones y edificaciones 80000.000 Bancos 80000.000 --------------------------------------------------Compra de un local ubicado en la carrera 46 # 53 14, en el cual estar la sede de la sociedad.

Enero 10 Muebles y Enseres 2500.000 Bancos --------------------------------------------------Compra de 4 escritorios y 4 sillas para dotar las oficinas.

2500.000

Traslado a cuentas T Bancos Enero 2 200000.000 2 2500.000 Enero 10 80000.000 Enero 4 Capital social 200000.000 Enero

200000.000 117500.000

82500.000

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Construcciones y edificaciones Enero 4 80000.000

Muebles y Enseres Enero 10 2500.000

Analicemos el ejercicio: Como se puede observar lo primero que uno realiza son los asientos de diario y despus de los asientos de diario se hace el traslado a cuentas T, y en este ejercicio logramos mostrar lo que se haba explicado tericamente antes del desarrollo de ste, que consista en la elaboracin de una cuenta T por cada cuenta que intervenga, como fue el caso de la cuenta de bancos, la cual tuvo movimiento en todas las transacciones y por lo tanto se relacion en todos los asientos de diario, pero para el traslado a las cuentas T solo se abri una cuenta denominada bancos y en ella se registraron todos los movimientos que se presentaron de ella, o sea que en esta cuenta se concentraron todos los movimientos y esto facilita la obtencin del saldo al final de un determinado perodo contable, por ejemplo, si en el mes de enero no se realizaran ms transacciones se podra decir que el saldo en bancos es de $117500.000 y como las otras cuentas no tuvieron ms movimiento, simplemente ese registro es el saldo para enero; adelantndonos un poco, les digo que con estas cuentas T saldadas podra realizar el balance de prueba y los estados financieros de esa sociedad, as de sencilla es la contabilidad.

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10. Balance de prueba Es un informe que se conoce como balance de comprobacin y en el cual se determina en forma de lista a dos columnas los saldos dbito y crdito de todas las cuentas que afectaron el libro mayor para determinar si se cumple la partida doble, verificando la igualdad de dbitos y crditos y como base fundamental para elaborar los estados financieros. Se prepara antes de los estados financieros de cada mes para verificar la igualdad de dbitos y crditos y encontrar errores que se presentaron en el perodo. Se colocan los nombres de las cuentas en orden de codificacin, en una columna los valores dbito y en la otra los valores crdito. Este balance no garantiza que todos los registros fueron correctos, porque a pesar de presentar sumas iguales puede ocurrir que en un registro se utiliz una cuenta equivocada o un valor equivocado con igual registro en dbito y crdito.

Un ejemplo de balance de prueba es el siguiente: Plucas Ltda. Balance de prueba A 31 de diciembre de 2009 Nombre de la cuenta Caja Clientes Inventarios Equipo oficina Gastos por salarios Gasto servicios pblicos Cuentas por pagar Capital Ingresos operacionales Totales Dbitos $ 500 4.000 1.000 10.000 3.000 500 $ 2.500 8.500 8.000 $ 19.000 $ 19.000 Crditos

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El balance de prueba no es tomado como un estado financiero sino como un informe, del cual podemos obtener fcilmente el estado de resultados y el balance general; este informe sirve adems para comprobar la partida doble en el ejercicio, ms no me indica que todas las contabilizaciones estn buenas, pues puede suceder que una contabilizacin se haya realizado al contrario, por lo tanto, la partida doble se da, pero no la correcta contabilizacin. La materia prima o elementos con los que se construye un balance de prueba, son las cuentas T saldadas al final del perodo que se pretende emitir los estados financieros; estas cuentas T, son relacionadas en el balance de prueba con el respectivo saldo que qued, sin excluir ninguna clase, es decir que se relacionan las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Despus de elaborar el balance de prueba se procede a construir el estado de resultados, para el cual solo se toman las cuentas de ingresos y gastos, obteniendo de l un resultado del ejercicio, bien sea utilidad o prdida; y luego se forma el balance general, utilizando para este las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, adems, en forma manual y no contable (por el momento), se tomar el resultado del ejercicio arrojado por el estado de resultados y se pondr en la seccin del patrimonio en una cuenta denominada Resultados del ejercicio. Este procedimiento dejara de hacerse en forma manual cuando veamos a continuacin el tema de Asientos de cierre, con el cual surgir contablemente la cuenta resultados del ejercicio, producto de la comparacin de los ingresos y los gastos en una cuenta T. En el balance de prueba podemos encontrar dos grandes partes como son el encabezado y el cuerpo, a su vez en el cuerpo tenemos varias partes como son las cuentas con su saldo dbito o crdito y en la parte inferior encontraremos las sumas iguales, veamos:

Encabezado

El Grupo Administradores El Grupo dede Administradores Balance prueba Balance dede prueba A Marzo 30 de 20xx A Marzo 30 de 20xx Cuentas . . . . Dbito Crdito

Cuerpo

------- -------Sumas iguales xxxx xxxx ==== =====

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En el balance de prueba se trata de conservar un orden en la relacin de las cuentas donde primero son los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Dentro de los activos y los pasivos se debe tener en cuenta el grado de de liquidez de los mismos, es decir, en los activos se debe mirar cual es que se puede convertir en efectivo de una manera ms rpida o que se encuentre en efectivo, tal como sucede con la cuenta de caja. Por lo tanto, siempre entre 2 activos se debe mirar cual es ms fcil para la venta o realizacin y este ser el que se relacione primero

11. Perodo contable Los hechos econmicos se van registrando cronolgicamente, pero deben elaborarse informes financieros que permitan analizar la situacin de la empresa y tomar decisiones, por lo cual se establecen perodos contables para realizar el corte de las actividades y medir el desempeo de la empresa. El perodo contable es el tiempo en el cual se miden los resultados y segn la normatividad corresponde al perodo enero 1 a diciembre 31 de cada ao, fecha en la cual se deben emitir los estados financieros de propsito general. Sin embargo y para una mejor gestin empresarial, las organizaciones deberan medir sus resultados en forma mensual o trimestral con fines administrativos, teniendo en cuenta que al finalizar cada perodo se deben realizar los ajustes y cierre de cuentas de resultados para preparar los estados financieros.

12. Ajustes Una vez terminado el proceso de registro de la informacin durante el perodo contable en los libros de contabilidad se inicia un proceso de ajustes para algunas cuentas, el cierre de las cuentas temporales y la elaboracin de Estados Financieros del perodo. En este proceso deben considerarse aspectos como contabilidad de causacin y asociacin de ingresos y egresos. Los asientos de ajuste son transacciones que no solo afectan el perodo en que se realizan sino periodos posteriores, como es el caso de unos intereses cancelados por anticipado sobre una obligacin financiera. Como los intereses corresponden a varios periodos, al final de cada mes deber registrarse el gasto correspondiente.

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En estos casos el documento soporte siempre ser el inicial en el momento del pago de dichos intereses, por lo cual el soporte ser el comprobante indirecto de ajustes que reconocer la causacin del ajuste. El objetivo de los asientos de ajustes es registrar las transacciones o los hechos econmicos que no se hayan reconocido y corregir los errores cometidos en los asientos contables. Se registran hechos econmicos como: Ingresos realizados pendientes de cobro Gastos causados sin pagar Asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el periodo Ingreso del periodo por ingresos recibidos por anticipado Gastos por depreciacin Correccin de errores en los asientos contables

Clasificacin de los ajustes Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados - Ingresos realizados pendientes de cobro - Gastos acumulados causados por pagar Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados - Ingresos diferidos - Gastos diferidos y pagados por anticipado Ajustes por depreciaciones y amortizaciones Correccin de errores, omisiones y otros ajustes

Ajustes por ingresos y gastos acumulados a. Ingresos realizados pendientes de cobro: Corresponden a los servicios prestados por la Empresa durante el perodo contable y que al final del mismo no se han facturado (causado). Estos servicios deben ser reconocidos como ingresos operativos del periodo.

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Ejemplo: PLucas Ltda. Presta servicios durante marzo de 2009 al CEIPA por $1.200.000. El 31 de marzo no se ha realizado la cuenta de cobro, por lo cual debe reconocerse el valor como ingreso operacional mediante un ajuste: Cuentas por cobrar clientes Ingresos operacionales $1.200.000 1.200.000

PLucas Ltda. Otorga un crdito para educacin a Mara Eugenia Morales el 15 de marzo de 2009, por un valor de $1.000.000 con inters nominal anual del 12% pagaderos en tres meses junto con los intereses. El registro inicial sera: Cuentas por cobrar empleados Bancos $1.000.000 $1.000.000

Al finalizar el mes de marzo, el ajuste ser el siguiente: Intereses = $1.000.000 x 12% x 15/360 = $5.000 Ingresos por cobrar intereses $ 5.000 Ingresos no operacionales Intereses 5.000

El efecto es un incremento en los ingresos y por lo tanto en la utilidad (ingreso operacional o ingreso no operacional), as como un incremento en las cuentas por cobrar (clientes) o ingresos por cobrar (si es no operacional)

b. Ajustes por gastos acumulados causados por pagar: Los gastos acumulados corresponden a aquellos gastos causados en un periodo contable pero que al cierre del mismo no se han reconocido. Estos eventos ocurren por no enviar la factura o cuenta de cobro y por lo cual no han sido pagados, por lo cual debe reconocerse el gasto del perodo. Ejemplo: PLucas Ltda. paga por arriendo de sus oficinas $3.000.000 mensuales. El 31 de marzo no se ha realizado el pago del mes, pero deber reconocerse el gasto por este concepto, elaborando un ajuste: Gastos operacionales arrendamiento Arrendamientos por pagar $3.000.000 $3.000.000

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Davivienda nos concede un crdito por $6.000.000 el 7 de abril de 2009, con un inters del 18% anual nominal, inters trimestre vencido El registro inicial ser el siguiente: Bancos Obligaciones financieras $6.000.000 $6.000.000

El 30 de abril, deber realizarse el ajuste correspondiente al mes y ser el siguiente: Gastos no operacionales intereses bancarios Costos y gastos por pagar intereses $ 72.000 $ 72.000

El estado de resultados incrementa en los gastos, con lo cual se disminuye la utilidad (operacional o antes de impuestos), mientras que en el balance se incrementan los pasivos al reconocer un costo o gasto por pagar.

Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados a. Ajustes por ingresos diferidos: Existen registros donde se recibe dinero por servicios que sern prestados en el futuro o por ventas que realizarn en un perodo posterior, los cuales generan pasivos que se denominan ingresos diferidos o recibidos por anticipado para la empresa que los recibe y que deben ser amortizados hasta su realizacin. Arriendos PLucas Ltda. recibe del CEIPA el 1 de abril del 2009, la suma de $36.000.000 por contrato de arrendamiento por tres meses de una oficina en Bogot. El registro contable inicial ser: Caja $36.000.000 Ingresos recibidos por anticipado $36.000.000

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Al final de cada mes, debern reconocerse los ingresos por servicio de arriendo, lo cual disminuye el valor del pasivo diferido, as: Ingresos recibidos por anticipado $12.000.000 Ingresos operacionales $12.000.000

b. Ajustes por gastos diferidos: Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos efectuados por la empresa por concepto de gastos pagados por anticipado como seguros, intereses, arrendamientos, etc. Estos gastos corresponden a periodos posteriores, por lo cual deben amortizarse al final de cada periodo contable mediante asientos de ajuste, convirtindolos en gastos del perodo. CEIPA adquiere el 3 de abril de 2009 una pliza colectiva de seguros por un perodo de un ao, pagando la suma de $3.000.000. El registro inicial es el siguiente: Gastos pagados por anticipado Bancos $3.000.000 $3.000.000

Se genera un activo diferido, ya que no se puede afectar los resultados con gastos porque corresponden a un ao a partir de su adquisicin. La causacin al final de cada mes ser: Valor pliza Meses Valor mensual $3.00.000 12 $250.000

El primer mes solo tendr una causacin de 27 das, por valor de $225.000 El asiento ser: Gastos de administracin seguros Gastos pagados por anticipado $225.000 $225.000

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Ajustes por depreciacin El costo de un activo incluye los desembolsos necesarios en su adquisicin, as como todas las erogaciones necesarias para poner el activo en condiciones de uso en la Empresa. Sin embargo deben considerarse que los activos con su uso y el transcurrir del tiempo pierden valor, por lo cual y segn el principio de valuacin, deben reflejar la realidad en los Estados Financieros de la Organizacin. Este valor neto por el cual deben presentarse en los Estados Financieros es el costo histrico menos la depreciacin acumulada. Al adquirir un activo no puede considerarse como un costo del perodo, ya que dicho activo prestar servicios durante la vida til estimada y es por esto que el valor de la inversin se traslada al Estado de Resultados a travs del tiempo durante el cual se beneficiar la empresa con los ingresos producidos por dicho activo. La vida til es el tiempo que se espera que el activo contribuya a generar ingresos o que sea econmicamente productivo para la Entidad, determinando dicha vida til por el tipo de activo, la obsolescencia tecnolgica, su uso frente a las condiciones de la naturaleza y el deterioro. En Colombia, las vidas tiles estimadas son las siguientes: Construcciones y edificaciones Maquinaria y equipo Muebles, enseres y equipo de oficina Equipo de transporte Equipo de computacin 20 aos 10 10 5 5

Se acostumbra en algunas entidades estimar un valor de salvamento o valor residual, como el valor que tendr el activo al finalizar su vida til. Existen diferentes mtodos de depreciacin, como son: Mtodo de lnea recta Mtodo de suma de los dgitos de los aos Mtodo de saldos decrecientes o reduccin de saldos Mtodo de doble saldo de declinacin Mtodo de unidades de produccin

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Mtodo de lnea recta Es el mtodo ms utilizado y consiste en aplicar una cuota constante durante los aos de vida til del activo. Su inconveniente es considerar el activo como igual de productivo durante su vida til, es decir, con igual rendimiento. La cuota de depreciacin se obtiene dividiendo el costo histrico menos el valor de salvamento, en caso de considerarlo, por la vida til del activo. Costo Valor de salvamento Vida til estimada

Por ejemplo, se adquiere un vehculo por valor de $12.000.000 el 4 de abril de 2006 La cuota de depreciacin ser la siguiente: $12.000.000 Depreciacin anual: ----------------- = $2.400.000 5 aos La depreciacin mensual ser dividir el valor anual por 12, es decir, $200.000 El registro contable sera: Gasto depreciacin vehculos Depreciacin acumulada vehculos $200.000 $200.000

La tabla de amortizacin de la depreciacin ser: Ao 1 2 3 4 5 Dep. anual $ 2.400.000 2.400.000 2.400.000 2.400.000 2.400.000 Dep. acumulada 2.400.000 4.800.000 7.200.000 9.600.000 12.000.000 Valor neto libros 9.600.000 7.200.000 4.800.000 2.400.000 0

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Mtodo de la suma de los dgitos de los aos En el mtodo de depreciacin de la suma de los dgitos de los aos se rebaja el valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una fraccin, con cuyo numerador representa el nmero de los aos de vida til que an tiene el activo y el denominador que es el total de los dgitos para el nmero de aos de vida del activo. Utilizando un vehculo como ejemplo el clculo de la depreciacin, mediante el mtodo de la suma de los dgitos de los aos, se realiza en la forma siguiente: Ao 1 + ao 2 + ao 3 + ao 4 + ao 5 = 15 (denominador) Puede usarse una frmula sencilla para obtener el denominador. Ao + (ao x ao) 2 5 + (5 x 5) 2 = 30 2 = denominador

= 15 (denominador)

La depreciacin para el ao 1 puede ser calculada mediante las siguientes cifras: Costo $33 000 000 Valor de desecho $3 000 000 = Suma a depreciar = $30 000 000

Suma depreciar $30 000 000

a x x

Aos de vida pendientes = Suma de los aos 5/15 =

Depreciacin del ao 1 $10 000 000

El mtodo de la suma de los dgitos de los aos da como resultado un importe de depreciacin mayor en el primer ao y una cantidad cada vez menor en los dems aos de vida til que le quedan al activo. Este mtodo se basa en la teora de que los activos se deprecian ms en sus primeros aos de vida.

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Mtodo de las unidades producidas El mtodo de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el nmero total de unidades que se usarn, o las unidades que puede producir el activo, o el nmero de horas que trabajar el activo, o el nmero de kilmetros que recorrer. Los mtodos de depreciacin en lnea recta y de unidades producidas distribuyen el gasto por depreciacin de una manera equitativa. Con el mtodo de lnea recta el importe de la depreciacin es el mismo para cada periodo fiscal. Con el mtodo de unidades producidas el costo de depreciacin es el mismo para cada unidad producida, de cuntas horas se emplean o de los kilmetros recorridos, durante el periodo fiscal.

Mtodo del doble saldo decreciente Un nombre ms largo y ms descriptivo para el mtodo del doble del saldo decreciente sera el doble saldo decreciente, o dos veces la tasa de la lnea recta. En este mtodo no se deduce el valor de desecho o de recuperacin, del costo del activo para obtener la cantidad a depreciar. En el primer ao, el costo total de activo se multiplica por un porcentaje equivalente al doble porcentaje de la depreciacin anual por el mtodo de la lnea recta. En el segundo ao, lo mismo que en los subsiguientes, el porcentaje se aplica al valor en libros del activo. El valor en libros significa el costo del activo menos la depreciacin acumulada.

Asientos de ajuste para registrar la depreciacin Existen dos situaciones en que se debe registrar la depreciacin: Al final del periodo fiscal, ya sea mensual o anual y al momento de la venta, o cuando se da de baja el activo. En ambos casos las cuentas que se utilizan para registrar la depreciacin son: un dbito a gastos de depreciacin y un crdito a depreciacin acumulada. Puede establecerse una cuenta de depreciacin para cada activo fijo, para cada grupo de activos fijos, o una cuenta que incluya todos los activos fijos. Las empresas pequeas con pocos activos fijos pueden utilizar slo una cuenta de gastos de depreciacin para todos. Sin embargo, las compaas con una mayor variedad de activos fijos pueden tener cuentas de depreciacin por separado, como una para edificios, una para maquinaria y una para los equipos. La cuenta depreciacin acumulada es una cuenta compensatoria que reduce o disminuye la cuenta activos fijos.

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Esta cuenta no se cierra al terminar el periodo contable, por el contrario, contina aumentando haya que el activo se haya depreciado por completo, vendido o dado de baja.

Ajustes por errores, omisiones y otros En la mayora de las empresas durante el registro contable de las transacciones se presentan errores de digitacin o interpretacin de las cuentas o se omiten algunos registros que deben ser corregidos al final del perodo contable mediante ajustes. Entre las cuentas que generan estos ajustes se encuentra la cuenta de caja, cuando se realiza algn arqueo para verificar el valor en libros y la existencia fsica de dinero; la cuenta de caja menor cuando se realiza el reembolso o ajuste para cierre de la misma; las cuentas que afectan los bancos cuando se realiza la conciliacin bancaria y se determinan diferencias que generan ajustes en la contabilidad, los ajustes por provisiones de cartera y deudas de difcil cobro; ajustes por faltantes o sobrantes de inventario en el sistema peridico y ajustes por obligaciones laborales.

13. Balance de prueba ajustado Al finalizar cada perodo y una vez se han realizado los ajustes, se puede elaborar un balance de prueba ajustado para determinar la igualdad de los dbitos y los crditos, incluyendo tanto las cuentas de balance como las de resultados. Este balance no hace parte de los estados financieros, pero permite tener los saldos de las cuentas y determinar con facilidad los asientos de cierre y el resultado de las operaciones en el perodo contable.

14. Asientos de cierre El ltimo paso del ciclo contable y antes de preparar los estados financieros de propsito general, se parte del balance de prueba ajustado para establecer los saldos de las cuentas de balance y cuentas de resultados. Con las cuentas de resultados o temporales se podr medir entonces la utilidad o prdida obtenida por la empresa en el perodo y cuyo proceso se conoce como asientos de cierre.

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Estos asientos se registran en el libro diario, mediante un comprobante de cierre y luego se registran en el libro mayor. Con este registro se dejan las cuentas temporales en cero para iniciar el siguiente perodo con saldo igual a cero al establecer la utilidad o prdida del perodo. El proceso est en determinar los saldos de los ingresos, costos y gastos y realizar un registro en el lado contrario (ingresos en dbito, costos y gastos en crdito) por dicho valor para dejar la cuenta en cero. Estos registros se llevan contra una cuenta denominada Ganancias y prdidas, que tambin ser temporal pero en esta se determinar utilidad o prdida del perodo. Dicha cuenta se cerrar contra las cuentas de patrimonio (utilidad o prdida) que son cuentas de balance, es decir que al realizar el proceso de cierre, solamente quedarn con saldo las cuentas permanentes o de balance y podrn elaborarse los estados financieros de propsito general. Los asientos de cierre son el proceso mediante el cual las cuentas temporales o de resultado, es decir, con las que se elabora el estado de resultados; tra