1. Análisis del retorno de la inversión (ARI)

1.1. Beneficios de las FME

¿Cómo influye un sistema médico computarizado en una clínica de ojos?

Un sistema FME reduce dramáticamente la manipulación de papel (traslado y rellenado de

fichas, manipulación de cintas de papel de autorefratómetros y lensómetros, etc.). Algunos

sistemas conducen un análisis automático de tendencias gráficas de la agudeza visual y

presiones intraoculares que acelera y realzan la toma de decisión del médico. La capacidad

de tratamiento del paciente es incrementado debido a las interfaces automatizadas de los

instrumentos y a los métodos de ingreso de datos rápido tales como las plantillas

predefinidas del flujo de trabajo. Estos son los datos que se mueven a través de la clínica de

ojos en lugar de las personas que trabajan allí. Una ficha FME reduce errores en la

transcripción y a su vez elimina prescripciones incorrectas en la medicación o también

decisiones erróneas en la terapia. Incluso la tradicional relación entre doctor y escriba se

mejora, ya que la transcripción computarizada de los resultados dictados es más eficiente. La

fotografía oftálmica tradicional es reemplazada por imágenes digitalizadas obtenidas

instantáneamente desde cámaras de retina o desde lámparas de hendidura con capacidad

de video, esto es, se ahorra tiempo y dinero. Cuando se usa el módulo de co-gestión de

clínicas de ojos, las FME sofisticadas permiten el uso de vídeos para teleconferencias en

“tiempo real” incluyendo visualizaciones de imágenes del segmento anterior y posterior,

archivos OCT, campos visuales, etc. Tanto como la comunicación por “correo electrónico”.

Los sistemas profesionales FME (como el software ifa) son “tan amigables” que los médicos

que aseguran que nunca registrarían sus propios datos, al final terminan haciéndolo para

dejar que los técnicos se ocupen de otras tareas. Ya no se pierde tiempo y no hay gasto

alguno al redactarse manualmente las cartas a los colegas o en correspondencia obligatoria,

debido a simples funciones de combinación de datos con cartas “pre-elaboradas”. Debido a

su facilidad de uso y colección amplia de datos, la ficha médica electrónica crea un registro

de datos que otorga una mayor capacidad de defensa en caso de litigio.

¿Por qué las clínicas de ojos se deciden por las fichas médicas electrónicas?

Cualquiera que considere una ficha médica electrónica debe entender de antemano que el

proceso es fácil con el producto correcto y el soporte profesional de un equipo

experimentado, y no debe ser visto como un “paseo por el parque”. Debe entenderse que

habrá cambios en los procedimientos clínicos, resistencia del personal, que se requerirá un

entrenamiento extenso apropiado y un cierto periodo de tiempo donde se usará

simultáneamente papel y el sistema “sin papel”.

Una vez que se hayan hecho los salvados respectivos para duplicar las visitas de los

pacientes, no hay necesidad de crear más papel del que ya existe en la clínica de ojos.

Además, hasta obtener un nivel suficiente de “historias de visita” para los pacientes activos,

existe la necesidad de referirse a los registros de papel de tiempo en tiempo.

La mayoría de clínicas de ojos usan software “HIS” (Sistema de información hospitalaria) y

necesitan añadir la capacidad de los registros médicos ofrecidos por un sistema FME. En

general estos dos sistemas de software coexisten en una clínica de ojos a través de una

“interface”. Normalmente una interface individual se desarrolla sobre la base de estándares

como HL7, DICOM o de acuerdo a conceptos IHE del cuidado de ojos (véase el Glosario de

términos). Dependiendo de las necesidades de la clínica de ojos, la información adicional

puede ser “compartida” entre los sistemas como parte de la solución informática.

¿Qué sucede con la productividad de la clínica de ojos?

Es normal que en los 2 a 3 meses posteriores a la instalación de un sistema de fichas

electrónicas médicas, la productividad por el lado de los exámenes sufra una ligera caída, a

veces de 5 a 10%. Esto se debe a la curva de aprendizaje del equipo profesional y médicos

sometido al nuevo método de registro de datos. Entre el tercer y cuarto mes de uso, los

niveles de productividad de médicos y personal sobrepasan los niveles del sistema basado

en papel. El ahorro de tiempo como resultado de la automatización del flujo de trabajo, la

integración de instrumentos, toma de historias, escritura de cartas y grabado de datos de

exámenes, representa usualmente un incremento de productividad de 15 a 20%. Entre 6 y 9

meses, la menor dependencia del papel archivado combinada con los beneficios de las

imágenes digitalizadas, hacen que la oposición disminuya, las decisiones de tratamientos

sean más rápidas, se generen formularios automáticos y los problemas asociados con los

errores de transcripción disminuyan. Todo ello incrementará la productividad en más de 35 a

40% respecto a los registros basados en papel y métodos de recuperación.

**Los resultados actuales pueden variar y dependen de la habilidad de la clínica para

aprender y adaptar el sistema.

Líneas de tiempo en meses

Nivel de productividad antes de fichas electrónicas

Productividad máxima con personal actual

3 6 9 12 15 18

Incremento de Productividad Periodo de introducción Periodo eficiente

0 - 3 meses Instal. & Entrenam.

Grasp Concept Curva aprendizaje

Cambio a rutinas

4 - 6 meses Equip . Interfaces

Perimetría sin papel Historias automatiz.

Ingr. rápido datos

Proeficiencia & El Consultorio sin papel

es una realidad

10 - 12 meses Decisiones tratam.

Llenado autm. fichas & ganancias

Co - Gestión Pt . Comunicación

7 - 9 meses Proces. imágenes

Dictado / Transcripción Correspondencia

Quejas disminuyen Medicac. / Prescrpc .

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1.2. Reporte de usuario acerca de las FME

¿Por qué digitalizar sus fichas médicas?

Por James Bolling, M.D. Jacksonville, Florida, EE UU

Artículo publicado por OPHTHALMOLOGY MANAGEMENT, Septiembre de 1997

Hace 3 años, nuestros 200 médicos, especializados en diversas áreas de oftalmología

decidieron trabajar sin papel. A un costo de $ 24 millones de dólares desarrollamos una

fuente de poder estable e instalamos 1,200 estaciones de trabajo y una red de fibra óptica

redundante. Seleccionamos el software de cinco proveedores diferentes. También tuvimos

que contar con personal especializado en informática y con técnicos externos. ¿Ha

funcionado todo ello? La respuesta de nuestro personal médico y administrativo fue

inequívoca: “Sí ”. A continuación expongo las razones que usted y su equipo podría tomar en

cuenta.

Reduce costos

¿Por qué lidiar con las fichas médicas electrónicas? Porque estamos en la mitad de una

revolución tecnológica. El costo del trabajo se hace paulatinamente más alto, y el costo de la

tecnología decae. Por ejemplo, cuando uno va de compras a en un centro comercial la cajera

ingresa cada producto mediante un escaneador láser. Muchas de las estaciones de gasolina

pueden ser usadas con tarjeta de crédito, en la propia bomba y sin tener que conversar con

alguien. Los negocios han adoptado estas innovaciones para ahorrar dinero. En cada caso, un

PC hace el trabajo que anteriormente lo hacía una persona. ¿Qué tiene que ver esto con la

oftalmología? La medicina, como cualquier actividad profesional, es cada vez más

competitiva y está también sujeta al incremento de la eficiencia y productividad. Con la

tecnología actual, los ordenadores no pueden reemplazar a los médicos, pero pueden

reemplazar la ayuda clerical y nosotros mismos manipulamos y mantenemos nuestras fichas

médicas. Por ejemplo, en un consultorio promedio se toma 5 minutos para encontrar una

ficha, prepararla para el médico y luego rellenarla. Si el consultorio ve 12 pacientes en una

hora, entonces el llenado de fichas deviene en un trabajo completo para una persona. En

nuestros consultorios hemos prescindido de un puesto de trabajo (tiempo completo) que se

encargaba del correo, recepción, rotulación y llenado de las diapositivas color y de los

angiogramas de fluoresceína, invirtiendo en un sistema digital de imágenes. Todas nuestras

imágenes son almacenadas en una red de ordenadores que se extienden a todos los

ambientes de exámenes. Bajo este sistema, uno puede revisar imágenes desde cualquier

estación en cualquier momento. Pero cuánto se ahorraría con un sistema de fichas

electrónicas médicas dependerá de cuán costoso es mantener sus fichas actuales.

¿Cuánto se ahorra en un diagnóstico?

Perimetría sin papel

¿Cuántos campos visuales (CV) se realizan e imprimen por semana? ca. 35

Tiempo total para procesar e imprimir cada resultado X 6 min.

Tiempo total que puede ser ahorrado con un PC = 210 min.

Dividido por 40 min., el promedio de tiempo CV por paciente ÷ 40 min.

Número total de campos visuales adicionales CV por semana = 5 CV

CVs adicionales realizados por semana = $35/campo

Ahorro potencial = $175

Fotografía digital

¿Cuántas fotografías son tomadas y desarrolladas cada semana? (incluye cámara Fundus, B-scan, cámara de lámpara de hendidura)

ca. 30

(Material promedio y costo por imagen es $1.25) X $1.25

Ahorro potencial por semana = $37.50

Documentación mejorada

Como la presión de un consultorio lleno es grande, a muchos de nosotros se nos hace

dificultoso escribir cada detalle de un examen de ojo completo. En particular, muchos

médicos dejarían libres los resultados negativos porque son los positivos con los que se tiene

que tener cuidado. Pero, el cortar las esquinas puede reducir la calidad del cuidado, e incluso

puede menoscabar las buenas prácticas. Por ejemplo, el hecho que un paciente se niegue a

tener dolor de cabeza podría ser importante si le da un derrame cerebral después de salir de

su consultorio. La legibilidad es otro aspecto importante de la documentación y tiene una

importancia cada vez mayor. Como bien sabemos, la continuidad del cuidado no es lo que

usualmente se hace. En estos tiempos se hace muy común revisar los registros de otros

médicos. Una manera de mejorar la legibilidad es dictar las propias notas. Esto permite dejar

una gran cantidad de información rápida y legible. Usted puede modernizar el proceso

creando un documento con texto preseleccionado, esto es, una plantilla. Si todo el examen

tiene un resultado normal, usted puede dictar “examen normal, por plantilla” y su

transcriptor y usted pueden ahorrar tiempo al usar bloques preseleccionados de texto

llamados “macros”. Desde luego, existen problemas significativos con el dictado. En primer

lugar, es dificultoso asegurar la precisión de una nota clínica de dictado. En segundo lugar, el

dictar números puede ser muy dificultoso. Por ejemplo, algo tan simple como el ingreso de

la prescripción de lentes para un paciente deviene en una pesadilla con el dictado. Primero,

su técnico lee los lentes con un lensómetro y escribe la prescripción en un pedazo de papel;

usted lee la prescripción en una cinta de grabación o en un sistema de grabación digital; y

finalmente, un transcriptor escucha la secuencia de números y los tipea en sus notas. Una

tarea que involucró una persona en el pasado ahora involucra tres personas. En nuestros

consultorios, resolvemos el problema interfaceando un lensómetro semi-automático con un

PC mediante un programa. Esto hace que el personal ingrese las medidas del lensómetro

directamente en la ficha médica sin necesidad de escribir algo adicional.

Incremento de la eficiencia

Sin duda, las fichas médicas electrónicas han incrementado mi eficiencia. Que ellas mejoren

su productividad dependerá de cuánto se haga ahora. Consideremos unos cuantos ejemplos.

Como usted sabe; cuando uno escribe una prescripción, usted tiene que registrar la

prescripción en la ficha y en el bloque de prescripciones. Si la información se encuentra en

forma digital, muchos programas de software le permitirán fácilmente imprimir las

prescripciones desde la información que está en la ficha. Si usted gasta demasiado tiempo

buscando las fichas de papel o buscando datos sin clasificar en ellas, entonces encontrará

que colocar sus fichas en un PC es otra manera de registrar sus fichas médicas para ahorrar

tiempo. Imagínese esto: cuando su oficina reciba las llamadas de sus pacientes, sus fichas

médicas las tendrá instantáneamente en sus dedos. Otra forma que usted puede ahorrar

tiempo con las fichas médicas electrónicas es usar las cartas autogeneradas. Si la fecha en su

ficha médica está en el formato de la base de datos, los campos serán insertados en un

documento como Word para producir la carta que enviará al médico de referencia de su

paciente. La comunicación con el personal también puede ser simplificada. Si usted está

tratando a la Sra. Smith y usted quiere que la secretaria llame al paciente para fijar la fecha

de cirugía, podrá hacerlo desde su estación de trabajo sin tener que coger el teléfono o ir a

buscarla.

¿Cómo ahorra un PC administrativamente?

Manipulación de fichas

¿Cuántos pacientes se atienden por día? ca. 50

(5 minutos para localizar, suministrar, retornar y rellenar una ficha) x 5 min.

Total de minutos que el personal puede ahorrar con un PC = 250 min.

x número de días que el consultorio está abierto por semana (5) x 5

Total de horas que el personal puede ahorrar = 21 horas

x un salario promedio de $17.50 x $17.50

Ahorro potencial por semana = 367.50

Dictado y corrección

¿Cuántas cartas por día dicta el médico? ca. 15

(promedio por ficha de paciente es 3 minutos) x 3 min.

Total de minutos que el médico puede ahorrar = 45 min.

x número de días que el médico atiende pacientes por semana (4) x 4 días

Total de horas que pueden ser ahorradas = 3 horas

x honorario promedio del médico x $93.00

($93.00 por hora = $200K salario)

Ahorro potencial por semana = $279

Transcripción

¿Cuántas cartas se transcriben por semana? ca. 40

(promedio nacional es $4.00 por carta por transcripción) x $4.00

Ahorro potencial por semana = $160.00

¿Cómo un PC incrementa la eficiencia?

Instrumentos automatizados

Tiempo promedio por paciente para realizar un pre-examen 7 a 9 min.

Tiempo promedio por paciente ahorrado con un PC 1. a 1.4 min.

x número de pacientes por día (50) x 50

Tiempo total ahorrado en el área de pre-exámenes = 70 min.

Documentación e ingreso de datos

Tiempo promedio para completar la documentación de una ficha 2 a 3 min.

x 40% de ahorro con un PC x 40%

Tiempo promedio ahorrado con un PC = 0.8 a 1.2min.

x número de pacientes por día (50) x 50

Tiempo total ahorrado en el ambiente de exámenes al documentar con un PC

= 60 min.

Flujo de pacientes

Tiempo total ahorrado en el área de pre-exámenes 70 min.

Tiempo total ahorrado en la documentación + 60 min.

Tiempo total ahorrado = 130 min.

Dividido por 15 min. (tiempo promedio por examen) ÷ 15 min.

Total de nuevos pacientes que pueden ser atendidos por día con un PC

= 8

x $30.00 promedio de carga por examen x 30

Total adicional de ingresos con mayor productividad por día = $240

x días el consultorio está abierto por semana (5) x 5

Ingreso total adicional por semana = $1,200

Implementando las FME en el consultorio

El proceso de implementación de las fichas médicas electrónicas en su consultorio puede ser

uno de miseria de corto plazo o uno provechoso de largo plazo. El escoger el hardware y

software correctos, puede “intimidar” y ser costoso. Lo que para algunos consultorios puede

resultar, no lo es para otros. Los productos que usted compra deben estar basados en el

análisis de su consultorio. Los ejemplos descritos en las páginas del “análisis de

productividad” le pueden dar una idea de cómo calcular qué fichas médicas digitales y le

permitirán ahorrar en su consultorio en términos de tiempo y dinero. También deberá

considerar otros factores como el entrenamiento de su personal para usar las fichas digitales

y cómo usar el soporte técnico. Usted tendrá que familiarizarse con los requerimientos

legales para mantener las fichas médicas electrónicas en su país. Las regulaciones varían, así

que asegúrese de hacerlo. Otra consideración importante: Tiene que tomar precauciones

para asegurar y salvar su sistema. La transición de papel a las fichas de pacientes

electrónicas puede ser penosa a veces, pero el cambio hacia los sistemas de fichas digitales

significa estar siendo competitivo en el futuro. Esta es una decisión que sólo usted puede

hacer.

¿Cómo se paga un PC por sí mismo?

Costo estimado de una inversión en un sistema FME $51,280

Soporte promedio mensual (basado en 1% de software por mes) $250

Ahorros anticipados semanales del análisis de productividad (total de ahorros de la manipulación de fichas, dictado y corrección, transcripción, CV adicionales, fotografía digital, pacientes incrementados)

= $2,219

x 48 semanas de consultorio al año x 48

Ahorro total anual = $106,512

No. de meses aprox. en que se paga la inversión 6

(El Dr. Bolling es oftalmólogo de la Clínica Mayo de Jacksonville. Es retinólogo y viene usando

fichas médicas electrónicas desde 2 años antes de escribir este artículo.)