ANEXO 1 Especificaciones Técnicas Mínimas

ANEXO 1 Especificaciones Técnicas Mínimas

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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS 1. OBJETO DEL CONTRATO

Prestación de servicios como operador logístico, relacionados con la organización, administración, ejecución y demás acciones logísticas necesarias para la realización de aquellos eventos en los que participe o tenga presencia la Entidad. Para la adecuada ejecución del objeto contractual, el contratista deberá tener en cuenta las especificaciones técnicas mínimas relacionadas en los siguientes numerales, sin perjuicio de los demás servicios que se requieran para garantizar el óptimo desarrollo de los eventos. 2. CONCEPTOS Y DEFINICIONES

Con el propósito de enmarcar el objeto y las actividades del contrato resultante del presente proceso contractual, se definen los siguientes conceptos:

a) Autoridades tradicionales: Son los miembros de una comunidad indígena que ejercen, dentro de la estructura propia de la respectiva cultura, un poder de organización, gobierno, gestión o control social (Decreto Nacional 2164 de 1995, artículo 2).

b) BTL: (Below the Line: debajo de la línea) hace referencia a las prácticas no masivas de comunicación dirigidas a segmentos específicos y desarrollada para el impulso o promoción de productos o servicios mediante acciones cuya concepción se caracteriza por ser altamente creativo, introduciendo novedosos canales para comunicar mensajes publicitarios y corporativos. BTL, por su carácter no convencional, es la que emplea medios alternativos para promocionar. Entre algunas actividades BTL están los patrocinios, el material punto de venta (POP), folletos, eventos y catálogos, correo directo, exhibiciones y stands, promociones, seminarios, presentaciones, actividades corporativas, y muchas otras más, tales como es el correo directo, e-mail, telemercadeo.

c) Cabildo indígena: Es una entidad pública especial, cuyos integrantes son miembros de una comunidad indígena, elegidos y reconocidos por esta, con una organización sociopolítica tradicional, cuya función es representar legalmente a la comunidad, ejercer la autoridad y realizar las actividades que le atribuyen las leyes, sus usos, costumbres y el reglamento interno de cada comunidad (Decreto Nacional 2164 de 1995, artículo 2).

d) Comisión de Intermediación: La comisión por intermediación es el porcentaje correspondiente a la remuneración que se reconocerá al operador logístico con base en el valor de los servicios prestados por terceros para la realización de los eventos requeridos por la ANM, en desarrollo del contrato que se derive del presente proceso. Esta comisión no se aplicará cuando el contratista sea el prestador directo de estos servicios.

e) Comunidad Étnica: Pueden ser Comunidades Indígenas, Comunidades Negras o Comunidades Mixtas (indígenas y negras) (Ley 685 de 2001, artículos 122, 130 y 134).


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f) Comunidad Negra. Es el conjunto de familias de ascendencia afrocolombiana que poseen una cultura propia, comparten una historia y tienen sus propias tradiciones y costumbres dentro de la relación campo-poblado, que revelan y conservan conciencia de identidad que las distinguen de otros grupos étnicos (Leyes 70 de 1993, artículo 2, numeral 5, y 685 de 2001, artículo 132).

g) Comunidad o parcialidad indígena. Es el grupo o conjunto de familias de ascendencia amerindia, que tienen conciencia de identidad y comparten valores, rasgos, usos o costumbres de su cultura, así como formas de gobierno, gestión, control social o sistemas normativos propios que la distinguen de otras comunidades, tengan o no títulos de propiedad, o que no puedan acreditarlos legalmente, o que sus resguardos fueron disueltos, divididos o declarados vacantes (Decreto Nacional 2164 de 1995, artículo 2).

h) Consejo Comunitario: Persona jurídica en la que puede constituirse una comunidad negra, encargada de la administración interna de las tierras adjudicadas a dicha comunidad. Además de las que prevea el reglamento, son funciones de los Consejos Comunitarios: Delimitar y asignar áreas al interior de las tierras adjudicadas, velar por la conservación y protección de los derechos de la propiedad colectiva, la preservación de la identidad cultural, el aprovechamiento y la conservación de los recursos naturales, escoger al representante legal de la respectiva comunidad en cuanto persona jurídica y hacer de amigables componedores en los conflictos internos factibles de conciliación (Ley 70 de 1993, artículo 5).

i) Espacio de diálogo y/o Reunión: encuentro con comunidades étnicas que debe considerar para su viabilidad los usos y costumbres de dichas comunidades.

a) Gastos por servicios de operación logística: Son los gastos por concepto de operación logística que haya cotizado el contratista a través de terceros y que hayan sido autorizados por el Supervisor en el Cuadro Comparativo de Cotizaciones en el que se relacionen las cotizaciones presentadas para el evento por el contratista, los que serán facturados por el contratista como tales. No obstante, el contratista deberá pagar, a la brevedad posible, con su propio capital de trabajo, los eventos realizados por terceros y cumplidos a satisfacción, cobrándolos luego a la ANM como gastos reembolsables.

b) Gastos reembolsables de los eventos: Los gastos logísticos en que incurra el contratista, que sean inherentes a la realización del evento, de acuerdo con las especificaciones técnicas descritas en el presente documento y que se ejecuten en cada evento, serán reembolsados por la ANM, contra la presentación de los respectivos soportes de pago, la Certificación de la realización del pago expedida por parte del Representante Legal y el Revisor Fiscal o Contador Público, según el caso, y previa autorización y recibo a satisfacción del Supervisor del contrato.

c) Gobernador: Líder de comunidades indígenas y contacto directo del operador logístico

d) Imprevistos: Para el presente proceso se entenderá como imprevistos, aquellos hechos, circunstancias, situaciones, que no hayan sido previsibles en la preproducción del evento y que se presenten durante el desarrollo del mismo, que impidan su ejecución efectiva y que generen un costo adicional al autorizado por el supervisor.

e) Olla comunitaria: Espacio de encuentro y alternativa de organización comunitaria de las comunidades étnicas para proveer el servicio de alimentación para la comunidad durante un evento o taller. En dicho espacio el líder de la comunidad se encarga de coordinar la preparación de alimentos para que todos los integrantes de la misma que participan en el evento o taller se beneficien de esta estrategia, incentivando


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el desarrollo comunitario mediante la promoción de la solidaridad, la organización y la participación de la comunidad en discusiones y espacios definitorios de procesos que los afectan.

f) Representante Legal Consejo Comunitario: Líder de las comunidades negras y contacto directo del operador logístico

3. GESTIÓN DE EVENTOS

El contratista es el único responsable de planear, organizar, administrar, realizar las acciones logísticas y ejecutar por demanda todos los eventos, a nivel nacional o internacional, de acuerdo con la solicitud que la Entidad realice a través de los Supervisores del Contrato, en la cual se incluirá la información de contacto, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, cantidad de asistentes, servicios que se requieren, (alimentación, transporte, agenda, precisiones y detalles sobre los servicios logísticos necesarios) y demás datos y aspectos que considere relevantes para una debida organización y ejecución del evento, de tal manera que los eventos programados se desarrollen con todos y cada uno de los recursos físicos, logísticos y acompañamientos necesarios, garantizando su adecuada y exitosa ejecución. La Agencia Nacional de Minería se reserva el derecho de modificar las fechas de los eventos, el tiempo de duración de los mismos, así como los servicios incluidos e informará al contratista oportunamente la nueva fecha. De la misma forma, la Entidad informará con anterioridad a la realización del evento, la cancelación de hospedajes o el cambio de número de participantes en un evento que lo requiera. Las fechas de los eventos como la logística necesaria serán acordadas con la debida antelación; sin embargo, se debe tener en cuenta que pueden surgir eventos imprevistos y por tanto se debe estar en capacidad de atender estas situaciones. Así mismo, es importante señalar que pueden realizarse eventos de manera simultánea en diferentes zonas del país. 3.1 Recurso Humano

El contratista deberá disponer del siguiente personal mínimo para apoyar la ejecución del contrato, cuyos honorarios y costos asociados serán asumidos por el contratista con cargo a los gastos y costos propios de la ejecución del contrato, sin generar un valor adicional para la Entidad: 3.1.1 Ejecutivos de Cuenta Permanente Dos (2) profesionales con dedicación del 100% a la ejecución del contrato, con el siguiente perfil mínimo y actividades a desarrollar:


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Formación académica Experiencia Actividades

Título de Pregrado en Administración de Empresas Turísticas y/o Administración de empresas y/o Hotelería y turismo y/o Ingeniería Industrial y/o, relaciones públicas, finanzas y relaciones internacionales, negocios internacionales, áreas de comunicación social, periodismo, publicidad, mercadeo y publicidad.

Cuatro (4) años cumpliendo funciones de montaje y/o coordinación y/o realización y/o dirección y/o planeación de logística para eventos académicos y/o institucionales y/o corporativos o de trabajo. Nota: La Experiencia Profesional exigida para el caso de los ingenieros se determinará conforme a la Ley 842 de 2003

Tendrán dedicación exclusiva para la ANM en la etapa previa del evento y durante el mismo. Serán las personas designadas por el contratista para representarlo ante la ANM y serán los responsables de: 1. Realizar el contacto directo y permanente con la Entidad. 2. Asistir a las reuniones que convoque la Entidad para la

planeación, organización, ejecución y evaluación de los eventos.

3. Atender las solicitudes de cotización y la presentación de las mismas.

4. Realizar todas las labores de planeación, organización y ejecución de los eventos, ya sea de forma directa presencial en los eventos o a través del coordinador que el operador asigne para el evento.

3.1.2 Ejecutivo de cuenta exclusivo para evento IX IMRB 2019: Un (1) profesional con dedicación exclusiva y permanente al evento denominado IX Conferencia Internacional de Rescate Minero IMRB 2019, con el siguiente perfil mínimo y actividades a desarrollar:


Título de Pregrado en Administración de Empresas Turísticas y/o Administración de empresas y/o Hotelería y turismo y/o Ingeniería Industrial y/o, relaciones públicas, finanzas y relaciones internacionales, negocios internacionales, áreas de comunicación social, periodismo, publicidad, mercadeo y publicidad.

Cuatro (4) años cumpliendo funciones de montaje y/o coordinación y/o realización y/o dirección y/o planeación de logística para eventos académicos y/o institucionales y/o corporativos o de trabajo. Nota: La Experiencia Profesional exigida para el caso de los ingenieros se determinará conforme a la Ley 842 de 2003

Este ejecutivo de cuenta tendrá dedicación exclusiva para el evento denominado IX Conferencia Internacional de Rescate Minero IMRB 2019 durante toda la etapa de pre-producción, producción y hasta el cierre del evento y tendrá a su cargo las mismas actividades que los ejecutivos de cuenta permanente.

3.1.3 Ejecutivo de Cuenta Evento PDAC Un (1) profesional con dedicación exclusiva y permanente al evento denominado Convención Prospectors and Developers Association of Canada -PDAC, con el siguiente perfil mínimo y actividades a desarrollar:


Título Profesional en Economía, Contaduría, Administración o afines; Comunicación social, periodismo o afines, Ingeniería Industrial o afines. Adicional a ello, el profesional debe acreditar dominio suficiente del idioma inglés (Mínimo nivel B2 según el Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas), allegando certificado de aptitud y/o idoneidad de este idioma, expedido por cualquier institución aprobada por el Ministerio de Educación, o certificación de examen internacional tipo Cambridge, IELTS, TOEFL, TOEIC o similares. Nota: Si la persona propuesta es nativa de un país angloparlante, bastará con aportar el documento que demuestre su nacionalidad.

Acreditar mínimo dos (2) años de experiencia en la organización de eventos nacionales o internacionales.

Apoyar la organización operativa y logística del evento PDAC: Solicitud y reserva de espacios, consecución de guías de expositor, gestión de pago de reservas, verificación de requisitos para la inscripción y montaje del evento en la sede del mismo.

https://www.examenglish.com/IELTS/index.html

https://www.examenglish.com/TOEIC/index.html


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3.1.4 Coordinadores de Eventos Regionales. (Según requerimiento ANM)

Para aquellos eventos regionales, o cuando la Entidad lo requiera y previo requerimiento del (os) supervisor (es) del contrato, el CONTRATISTA deberá garantizar el acompañamiento de coordinadores de evento, con los siguientes requisitos

Cantidad Experiencia Actividades

Según requerimiento

Acreditar dos (2) años de experiencia cumpliendo funciones de montaje y/o coordinación y/o realización y/o dirección y/o planeación de logística para eventos académicos y/o institucionales y/o corporativos o de trabajo.

-Dirigir el montaje, organización operativa y logística de los eventos para los cuales fueron designados -Una vez terminado el evento, coordinar el desmontaje y seguro almacenamiento de los recursos dispuestos para el mismo. -Coordinar el personal logístico de apoyo designado para el evento -Mantener control constante sobre el evento y resolver las situaciones que se presenten.

Las hojas de vida de los profesionales propuestos como Ejecutivos de cuenta permanente –numeral 3.1.1- y Ejecutivo de Cuenta evento IX IMRB 2019 – Numeral 3.1.2- deben ser presentadas para aprobación de los supervisores dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato. En caso de que no se aporten las hojas de vida con sus respectivos soportes dentro del término anteriormente señalado, la Entidad declarará el incumplimiento y hará efectiva la garantía única de cumplimiento, previo adelantamiento del respectivo proceso sancionatorio. Las hojas de vida de las demás personas deberán ser allegadas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento efectuado por la Entidad. Cada hoja de vida deberá presentarse con sus respectivos soportes, con los que se acredite el cumplimiento del perfil mínimo requerido (Títulos académicos, certificaciones laborales). Las certificaciones laborales deben señalar las funciones o actividades ejecutadas por la persona y deberá contener como mínimo la siguiente información:

Nombre del contratante, Nit. o Cédula Nombre del contratista. Objeto del contrato y/o cargo desempeñado, con obligaciones y/o funciones desagregadas. Fecha de Inicio de la relación laboral o contrato. (dd/mm/aa). Fecha de terminación efectiva (no proyectada) de la relación laboral o contrato o la indicación de que

se encuentra en ejecución. (dd/mm/aa). Nombre, cargo y firma de quien expide la certificación. Dirección y teléfono del contratante. Fecha de elaboración de la certificación.


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Nota 1. Si alguna de las personas propuestas no cumple con el perfil mínimo requerido, el contratista deberá presentar otra persona que cumpla los requisitos mínimos exigidos, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles siguientes al requerimiento efectuado por la Entidad. Nota 2: Para la verificación de la experiencia, de no diligenciarse las fechas de la experiencia con día, mes y año, la Agencia Nacional de Minería tomará el último día de cada mes como fecha de inicio y el primer día de cada mes como fecha de terminación. Nota 3: Durante la ejecución del contrato, si el Contratista llegare a requerir el cambio total o parcial del equipo de trabajo, deberá previamente informarlo a los supervisores del contrato, allegando la (s) hoja (s) de vida y soportes de la(s) persona (s) propuesta (s) como reemplazo. Los supervisores verificarán que la (s) nueva (s) persona (s) propuesta (s) tenga (n) iguales o superiores calidades que el personal inicialmente presentado. En todo caso, mientras no se reciba la aprobación de los supervisores, no se podrá efectuar el retiro de personal antiguo ni la incorporación del nuevo. Nota 4: La Entidad se reserva el derecho de solicitar el cambio de cualquier integrante del equipo de trabajo del contratista, cuando advierta que el desempeño de sus labores no es satisfactorio o cuando sus condiciones académicas y de experiencia no se ajusten a los requerimientos de su labor.

3.1.5 Personal de apoyo

El contratista suministrará el recurso humano de apoyo necesario e indispensable para la adecuada realización de los eventos, así como disponer del personal técnico y administrativo que apoye de manera efectiva la ejecución del contrato. La Entidad se reserva el derecho de solicitar información necesaria sobre este personal, la cual debe ser provista por el contratista cuando le sea solicitado. Todo el personal destinado por el contratista para coordinar y apoyar la realización de un evento en ejecución del contrato que se derive del presente proceso, debe estar debidamente uniformado y portar los elementos de identificación necesarios para que sea fácilmente localizable tanto por la Entidad como por los asistentes o participantes de los eventos. De igual forma, durante las labores de montaje del evento, el personal dispuesto para tal efecto debe tener las prendas y elementos de seguridad industrial acorde con los requerimientos técnicos y de ley 3.2 Producción Técnica El contratista deberá realizar las labores necesarias para que en cada evento se cuente con todos los equipos, insumos y elementos necesarios para su adecuado desarrollo, lo cual comprende, entre otros: pantallas tipo LED, videobeams, pantallas de proyección, videowalls, televisores, reproductores, consolas de sonido, sonido básico y/o profesional, micrófonos bases, micrófonos inalámbricos, computadores, acceso a internet, estructuras, carpas, techos y tramos estructurales, iluminación, producción de video, registro de audio, manejo de cámaras, efectos especiales, plantas eléctricas, etc.


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3.2.1 Realización de videos

En caso de requerirse la realización de vídeos, deberán tenerse en cuenta las siguientes especificaciones técnicas mínimas para un video básico:

1. Equipo: Video full HDTV grabado a dos (2) cámaras full HD. No es necesario un circuito cerrado de

televisión con Puesto Fijo. Trípode para cada cámara. 2. Personal: Dos (2) camarógrafos con su respectivo asistente. 3. Titulación y grafismo: Títulos explicativos, carteles que ilustran y resumen ideas, según requerimientos de

la ANM. 4. Edición profesional: Programas de edición de video profesional como Adobe Premiere, Final Cut, After

effects, Cinema 4d, y photoshop. 5. Post-producción y efectos: Corrección de color y de audio. 6. Musicalización. 7. Formato de entrega: MP4 para digital, DVD´s marcados con logo del evento para entregar en mano, archivo

HD para la TV. 8. Imágenes generales, planos generales y panorámicos: De ser posible con Dron.


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9. Entrevistas y declaraciones. Testimonios editados y según requerimiento. 10. Micrófono inalámbrico y de solapa para entrevistas. Boom mic para sonido ambiente. 11. Narración profesional: locutor (a) previa aceptación de la ANM. 12. Dos versiones de vídeo. Uno general entre 5 y 10 minutos, y dos clips de 1 minuto cada uno. 13. Equipo de luces profesional. 14. El material bruto grabado será entregado a la ANM. 15. El rol de realizador lo desempeñará un profesional del Grupo de Comunicaciones de la ANM, quien además

tendrá una reunión previa con el equipo de grabación. 16. El producto final será únicamente el que valide el Grupo de Comunicaciones de la ANM. 3.3 Asistencia y convocatoria de los participantes al evento

De acuerdo con la naturaleza y magnitud del evento o actividad, el contratista deberá estar en disposición de prestar los servicios que el evento demande, tales como: telemercadeo, elaboración y/o administración de bases de datos de contactos, creación y/o administración de formularios web, habilitación y operación de puntos de registro de asistentes, creación y envío de invitaciones, envíos específicos, escarapelas, suministro de computadores, acreditaciones, certificados de asistencia y demás elementos relacionados, según solicitud que realice el respectivo supervisor de la Entidad. Para aquellos eventos en los cuales el supervisor requiera las actividades de convocatoria, divulgación o promoción, la ANM entregará al contratista una base de datos de contacto preliminar, la cual deberá ser validada por el contratista, junto con la invitación o la convocatoria, con el fin que esta última sea divulgada entre los destinatarios utilizando correo certificado, telemercadeo, entrega personal, correo electrónico, formularios web, aviso de prensa local, regional, nacional, mensaje radial, o el medio que el supervisor solicite y autorice, de manera que se asegure una adecuada convocatoria a los contactos de interés. El contratista deberá contar con un medio efectivo de comunicación para confirmar la asistencia de los convocados previa realización del evento y deberá reportar al supervisor el estado de dichas confirmaciones junto con los comentarios o sugerencias recibidos del proceso de convocatoria. El contratista debe recopilar los listados de asistencia diaria de los eventos y reportar al supervisor las novedades, al día hábil siguiente de recopilada la asistencia. El formato de registro de asistencia a eventos será entregado por la ANM al inicio del contrato y deberá contener como mínimo: nombre y apellido, documento de identidad, entidad o institución, número telefónico, correo electrónico, firma. A continuación, se especifican los elementos mínimos que debe tener en cuenta el contratista para la convocatoria y registro de asistencia: Invitaciones o convocatoria: Para la divulgación y promoción del evento, en los casos que se requiera y previa solicitud del supervisor, el contratista elaborará las invitaciones o convocatoria para participar en el evento, las cuales serán aprobadas por el supervisor, previa revisión y visto bueno del Grupo de Participación Ciudadana


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y Comunicaciones de la ANM. Posteriormente, el contratista se encargará de su remisión, difusión o publicación, a través de los medios previamente seleccionados por la Entidad. Confirmación: Para los eventos que se requiera, el contratista, haciendo uso de uno o varios medios efectivos de comunicación, previamente acordados con el Supervisor, confirmará la asistencia y reportará por escrito y/o en medio magnético o electrónico (CD/DVD, y/o e-mail) la situación resultante definitiva al Supervisor, durante el tiempo acordado. Registro de asistentes: El contratista efectuará el registro de asistentes en el lugar y al ingreso del evento, para lo cual dispondrá de personal suficiente y los equipos que requiera, para que esta labor sea ágil y no cause retrasos en el inicio del evento. El registro deberá incluir, al menos, los datos del asistente, institución o entidad, cargo, dirección, teléfono, ciudad/municipio y correo electrónico. Identificación: En los casos que se requiera, el contratista elaborará las escarapelas según modelo e instrucciones que le suministre el Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones de la Entidad. En todo caso, estarán a cargo del contratista el suministro y marcación de las mismas, así como su entrega a los asistentes en el momento del registro. Certificados de asistencia: En los casos que sea requerido por la Entidad y con base en la lista de registro de asistentes, el contratista elaborará y tramitará la firma de los certificados de asistencia al evento, según modelo que le suministre la Entidad, bajo la autorización previa del Supervisor y dispondrá de los mismos para la entrega a los asistentes en la sesión final del evento. 3.4 Transporte El contratista deberá disponer del servicio de transporte hacia los sitios de los eventos, en las diferentes modalidades que se requieran (terrestre, aéreo, fluvial, férreo u otro, o combinación de estos, tanto para pasajeros como para carga), de acuerdo con las siguientes condiciones básicas, cuando este servicio sea requerido por la Entidad: Reserva de tiquetes aéreos: El contratista deberá coordinar las reservas y el suministro de los tiquetes aéreos al personal seleccionado para ello y con las tarifas que sean autorizadas por la Entidad. Suministro de tiquetes aéreos: Previa autorización del supervisor correspondiente, el contratista gestionará el suministro de tiquetes aéreos y, con base en los itinerarios de viaje acordados, efectuará las reservas, remisión y pago de tiquetes aéreos, en recorrido ida y regreso, desde su lugar de origen/ubicación hasta el lugar del evento. El contratista debe establecer con las aerolíneas el procedimiento para que los beneficios que se generen por tiquetes aéreos adquiridos con recursos de la ANM, sean asignados a la Entidad. En todo caso, los tiquetes aéreos que se suministren deberán ser en clase económica, tanto para vuelos nacionales como internacionales. Todo costo adicional que genere el cambio del itinerario de viaje después de efectuada la reserva, deberá ser asumido en su totalidad por el beneficiario.


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Transporte terrestre y/o fluvial: De acuerdo con la solicitud efectuada por la Entidad, el contratista gestionará el servicio de transporte terrestre y/o fluvial, y con base en los itinerarios de viaje acordados, efectuará las reservas, remisión y pago de tiquetes que se requieran. El servicio de transporte deberá ser prestado por empresas legalmente habilitadas para tal fin por el Ministerio de Transporte. Transporte local: De acuerdo con la naturaleza del evento y con el requerimiento de la Entidad, el contratista gestionará el servicio de transporte local individual o colectivo para trasladar al personal autorizado por la Entidad, ya sean traslados aeropuerto – hotel – aeropuerto o desplazamientos dentro de la misma ciudad o municipio o hacia otros municipios. Los vehículos utilizados deben corresponder a una empresa de transporte legalmente habilitada para operar en la respectiva localidad y dar pleno cumplimiento a los requisitos vigentes para la operación de este servicio, en condiciones confortables y seguras para el personal a transportar, portando los documentos necesarios para prestar este servicio. Nota 1: En caso de que el contratista realice reservas o contratación de transporte sin atender los requerimientos específicos, la ANM en ningún caso asumirá los costos adicionales que se generen por esta indebida gestión. Nota 2: Serán de exclusiva responsabilidad del contratista y/o su operador de transporte contratado, los costos adicionales en el servicio derivados de fallas mecánicas, multas de tránsito, inmovilización de vehículos y demás contingencias que afecten la prestación normal del servicio de transporte. Para sortear adecuadamente cualquier contingencia de esta índole, el contratista debe gestionar la disposición de los vehículos de reemplazo que sean necesarios, para que acudan al sitio requerido en un término máximo de media (1/2) hora, en el caso de trayectos terrestres locales en una ciudad o municipio. Para las demás modalidades de transporte, se deberán atender las contingencias en términos razonables acorde con la ubicación geográfica, la disponibilidad de servicios de transporte en la región, las condiciones climatológicas y estado de las vías, entre otros factores. 3.5 Alojamiento El contratista deberá gestionar los servicios de alojamiento del personal que le sea requerido por la Entidad y que sean necesarios para la realización de un evento en particular. Estos servicios deben observar los siguientes parámetros: Clase de hoteles: Los servicios deben prestarse en hoteles cuya clasificación sea de máximo 4 estrellas, exceptuando aquellas zonas que por su ubicación geográfica y condiciones económicas no cuenten con este tipo de clasificación. En ausencia de la clasificación de estrellas, el alojamiento debe tener los mismos servicios y calidad, de acuerdo con la Resolución 657 de 08 de abril de 2005, la Resolución 320 del 21 de febrero de 2006 y la Resolución 2322 de 12 de octubre de 2006 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Para cada evento se deberán presentar al Supervisor, en la medida de las posibilidades del lugar de realización del evento, tres (3) alternativas de alojamiento para la selección definitiva. Acomodación: El contratista organizará la acomodación sencilla, doble o triple, según las instrucciones que imparta la Agencia a través del Supervisor. El alojamiento se prestará estrictamente durante los días que el beneficiario del alojamiento esté dedicado al evento.


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Los nombres de las personas que recibirán alojamiento/hospedaje durante los días del evento, serán suministrados con anterioridad a su realización, para la confirmación de las respectivas reservas hoteleras. Contingencias en el alojamiento: Si para la fecha prevista por la Agencia para la realización de un evento, no hay cupo hotelero para la totalidad de los asistentes en el lugar del evento, el contratista debe garantizar el alojamiento de la totalidad de asistentes en otros hoteles de características similares, en lo posible en la misma ciudad o en su defecto en lugares aledaños, con la aprobación previa de la Agencia a través del Supervisor del contrato. Nota: En caso de que el contratista realice cancelaciones de reservas hoteleras sin previo aviso ni aprobación del supervisor, el contratista asumirá la totalidad de los costos que se generen para el traslado de los asistentes a otro hotel. Servicios conexos al alojamiento no incluidos: En ningún caso, la Agencia asumirá el pago de los gastos por conceptos de servicios y suministros adicionales solicitados por los beneficiarios durante el alojamiento, tales como mini bar, lavandería, alimentación adicional a la acordada dentro del hotel (según el caso), llamadas telefónicas a cualquier destino fijo o móvil nacional e internacional, propinas o penalidades por cambios de itinerarios, entre otros. Para evitar estas situaciones, el contratista deberá informar esta situación a los beneficiarios del alojamiento con anticipación al inicio del servicio. 3.6 Alimentación Cuando será requerido por la Entidad, el contratista deberá garantizar el suministro de alimentos y bebidas para los asistentes a un evento, incluyendo menaje, mesas, manteles, refrigerios, estaciones con agua y café, entre otros elementos, así como el personal requerido para servir o entregar los alimentos. Lo anterior de acuerdo con las opciones de menú aprobadas por la ANM previa su presentación por parte del contratista, con fundamento en la naturaleza del evento y lugar o región de realización del mismo. La alimentación deberá suministrarse en los lugares y horarios definidos por la Entidad y sus condiciones de preparación, transporte y puesta a la mesa o entrega deben garantizar su adecuada conservación e higiene.

Desayunos: Este debe efectuarse en el sitio de alojamiento, en los lugares donde el hotel cuente con el servicio de restaurante, o en su defecto, en un restaurante cercano al hotel. En lo posible, este servicio debe estar incluido dentro de las tarifas de servicios del hotel. De igual manera, esta comida se podrá suministrar a los beneficiarios en reuniones de trabajo y debe ser servida en el sitio y para las personas que indique el supervisor. Almuerzos: El contratista dispondrá de todo lo necesario para que esta comida se suministre en lo posible en buffet a los asistentes que indique la Agencia, en un salón o locación próxima al salón o lugar del evento, o en su defecto en un restaurante cercano al lugar del evento. Esta comida se ajustará a la programación del evento.


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Cenas: El contratista dispondrá de todo lo necesario para que esta comida se suministre en el sitio de alojamiento, o en su defecto en un restaurante cercano al hotel. Refrigerios (am/pm): El contratista dispondrá que estos se suministren en un salón diferente al de la reunión o en el mismo sitio si fuera necesario. Solo podrán suministrarse hasta dos refrigerios al día, uno en la mañana y otro en la tarde, según lo determine la Entidad para cada evento. Alternativas de comidas y refrigerios: Para la realización de cada evento donde se incluya el servicio de alimentación, el contratista deberá presentar mínimo tres (3) opciones por día para cada comida y refrigerio, con suficiente antelación a la fecha prevista para el evento, con el fin de seleccionar la opción que la Agencia considere más apropiada. El valor unitario cotizado por desayuno, almuerzo, cena o refrigerio debe incluir el costo de los insumos, menaje, cubertería, transporte y demás ítems de costo que sean necesarios para la presentación final del plato correspondiente, ya sea servido a la mesa, dispuesto para buffet o empacado, según cada caso. El contratista deberá realizar el suministro de alimentos y bebidas, refrigerios, creando estaciones de suministro cuando así se requiera para los cuales podrá destinarse personal para la atención a los asistentes, garantizando la calidad de la alimentación y bebidas presentadas y será responsable de la sanidad, higiene e inocuidad de los alimentos que se suministren a los asistentes al evento. Nota: En los ítems de alimentación, alojamiento, transporte y en general en aquellos cuyas cantidades finales dependan del número de asistentes al evento, la ANM tendrá la facultad de modificar las cantidades señaladas inicialmente para la realización del mismo, previa notificación al contratista. Los valores que surjan por cantidades adicionales, serán cancelados con los precios inicialmente ofertados y aprobados por la ANM. 3.7 Infraestructura física y mobiliario Espacio físico: El contratista deberá garantizar los salones y espacios requeridos para el desarrollo de los eventos que realice la ANM y considerando la cantidad de asistentes debe proveer un área suficiente que permita trabajar en grupos, mesa redonda o auditorio, con iluminación natural o artificial suficiente, adecuada ventilación, aire acondicionado (cuando sea necesario), aislamiento de ruidos exteriores, sonido básico adecuado para el área del salón, conectividad a internet con velocidad adecuada, acceso telefónico y a energía eléctrica, cerramiento perimetral, baños, entre otros. De acuerdo con la naturaleza, características y dimensiones del evento, los tipos de sitios a requerir podrán ser salones, centros de convenciones, coliseos, auditorios, salas, locaciones o lugares adecuados para la realización satisfactoria del evento, los cuales podrán ser alquilados, recibidos en préstamo por parte de otras entidades o instituciones, o se podrá hacer uso de las salas que la misma Entidad cuente para su servicio. Así mismo, deberá disponer del servicio de bodegaje y almacenamiento de los equipos y elementos de la Entidad necesarios para el evento o actividad, garantizando la adecuada custodia de los mismos y su reposición física o reembolso en caso de pérdida o deterioro.


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Los salones deberán estar disponibles en los horarios solicitados por la Entidad, incluyendo los tiempos de montaje y desmontaje de las estructuras y elementos necesarios para el evento. El contratista deberá efectuar todas las adecuaciones que el espacio físico requiera para la satisfactoria realización del evento. Mobiliario y enseres: El espacio físico para la realización del evento debe disponer de mobiliario cómodo y adecuado para el tipo de actividad, comprendiendo sillas, mesas, manteles, floreros, elementos decorativos y de ambientación, entre otros, de acuerdo con la solicitud que efectúe la Agencia. Identificación Institucional: El contratista debe realizar el montaje de los elementos de identificación institucional o de cooperantes nacionales e internacionales, en el lugar de realización del evento. Al finalizar el evento, estos elementos deberán ser retirados y empacados de acuerdo con las indicaciones dadas por la Entidad. Alternativas: El contratista deberá presentar al supervisor del contrato, diferentes opciones de salón para la realización del evento (mínimo tres), con el fin de seleccionar la opción que la Agencia y el contratista consideren más apropiada. En caso de disponer de un único sitio que cumpla con las condiciones del evento, deberá presentarse la justificación correspondiente. Conexiones eléctricas y de datos: Los espacios para los eventos deben tener habilitados puntos eléctricos suficientes para cubrir la totalidad de los equipos previstos por la ANM, sin costo adicional. Debe ser una red eléctrica regulada, protegida contra picos o irregularidades de voltaje. El inmueble preferiblemente debe contar con sistemas de respaldo ante fallas en el suministro de energía, para garantizar la adecuada realización del evento. Igualmente, el espacio deberá contar con una red lógica para proveer la conectividad a Internet. Las especificaciones de banda serán definidas por el supervisor dependiendo del tipo de evento. Para eventos de mayor envergadura y según requerimiento de la Entidad, se debe contar con un acceso alterno con otro operador ISP para garantizar la continuidad del servicio durante el evento, en caso de que el operador principal falle en el servicio. El contratista deberá realizar el transporte, instalación, adecuación, verificación y custodia de los medios tecnológicos previstos por la ANM, necesarios para el evento programado. Igualmente y en caso de ser requerido, deberá proporcionar todos los requerimientos técnicos para una buena trasmisión del evento vía streaming. Las especificaciones técnicas de este servicio serán definidas con apoyo de la Oficina de Tecnologías de Información de la ANM. 3.8 Traducción de Textos y Simultáneos El contratista deberá prestar los servicios de traducción escrita y verbal simultánea de idioma extranjero al español o viceversa, en los casos en que se requiera, realizada por un traductor oficial que se encuentre debidamente reconocido para esta labor por la Cancillería.


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Los intérpretes presentados por el contratista para los eventos que requieran traducciones simultáneas, deberán acreditar experiencia y/o manejo en traducciones con lenguaje técnico en minería. Nota: Para el evento IMRB 2019 los servicios de intérprete oficial deben ser prestados por un proveedor que cuente por lo menos con un intérprete español- inglés –español aprobado por la sección de idiomas de la Organización de Estados Americanos OEA, para la prestación de estos servicios. 3.9 Otros servicios y suministros Según las condiciones específicas del evento tales como: ubicación geográfica, tipo de asistentes, clase de actividades a desarrollar, condiciones climáticas o de acceso, necesidades técnicas específicas, requerimientos de seguridad, entre otros aspectos, la Entidad podrá solicitar el suministro de otros elementos o servicios necesarios para el adecuado desarrollo de un evento, entre los cuales se mencionan los siguientes:

Papelería, tableros, cajas y elementos relacionados

Seguros, brigadas de emergencia, personal de logística y seguridad.

Coordinar con la Policía Nacional, Cruz Roja, Defensa Civil, Bomberos, y demás entidades autorizadas, el apoyo y permisos requeridos para la realización del evento, de acuerdo con las necesidades del mismo y cantidad de asistentes, teniendo en cuenta las exigencias de seguridad para eventos masivos establecidas por las autoridades correspondientes.

Efectuar grabaciones de audio y video, en los medios magnéticos acordados, y registrar, transcribir, redactar, editar, corregir estilo, diseñar y entregar en formato digital las memorias del evento, de acuerdo con las solicitudes efectuadas por la Agencia.

Servicios de mensajería y transporte de paquetes para efectuar el envío oportuno de los materiales y elementos que se requieran para el desarrollo del evento.

Honorarios de Conferencistas, facilitadores, talleristas: Pagar los honorarios de los conferencistas, facilitadores, talleristas, expositores nacionales o internacionales, que pueden ser personas naturales o jurídicas, de conformidad con los recursos autorizados para tal efecto por la Entidad.

La selección de conferencistas, facilitadores y talleristas estará a cargo exclusivamente de la ANM. En este sentido, se debe presupuestar la adquisición de un seguro médico de los conferencistas, facilitadores y talleristas internacionales, si se trata de personas naturales. En los demás casos será responsabilidad de los conferencistas, facilitadores, talleristas o invitados contar con un seguro que cubra gastos médicos de cualquier índole.

Coordinar los requerimientos logísticos de protocolo que se requiera según la actividad a desarrollar, o coordinar con el lugar elegido para realizar el evento, las especificaciones de apoyo técnico, tecnológico y logístico dadas por la ANM para la atención de los invitados.

Diseño y/o producción de material informativo y POP, como folletos, pendones, cartillas, libretas y demás relacionados, según indicaciones y aprobación o suministro de diseños por parte de la Entidad. Las opciones en cuanto a materiales, diseños y cantidades deben observar tanto los lineamientos institucionales en material de imagen, como las directrices del Gobierno Nacional sobre austeridad del gasto

3.10 Evaluación del evento


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En caso de ser solicitado previamente por el supervisor correspondiente, al término del evento el contratista aplicará una encuesta de satisfacción a los asistentes acerca de los servicios prestados. Este formato de encuesta deberá contemplar la evaluación y calificación de los servicios prestados durante el evento, como mínimo, en materia de calidad del servicio, agilidad, disposición del personal para atender los diferentes requerimientos, así como de las condiciones de los espacios físicos, equipos, ayudas audiovisuales, elementos e insumos utilizados para el evento. No obstante, el supervisor podrá solicitar la inclusión de otros aspectos a evaluar relevantes para la ANM. El contratista deberá entregar los resultados de la respectiva encuesta en un plazo máximo diez (10) días hábiles, debidamente tabulados y con el correspondiente análisis de las respuestas obtenidas, para ser analizados conjuntamente con el supervisor. En los aspectos que atañen al servicio prestado por el contratista, este deberá ejecutar acciones de mejoramiento para los próximos eventos de acuerdo con los resultados de la evaluación, según acuerdo efectuado con el supervisor correspondiente. 3.11 Escenografías y Stands El contratista debe prestar los siguientes servicios de acuerdo con las necesidades de la Entidad y la Directiva Presidencial N° 9 de 2018:

Diseño y producción de escenografías y stands acorde con la naturaleza y magnitud del evento o actividad requerida por la Entidad.

Elaboración y producción de impresos acorde con la naturaleza y magnitud del evento o actividad requerida, tales como el diseño de artes, impresión de material como volantes, afiches, pendones, backings, señalización, pancartas, folletos, memorias y producciones especiales.

Adecuación y decoración de las locaciones donde se realizará el evento o actividad, tales como arreglos florales, centros de mesa y ambientación.

Montaje y desmontaje de escenografías, estructuras, coordinar el buen desarrollo de la ambientación y demás requeridos para el evento.

Suministro y adecuación de mobiliario, carpas, pisos, baños, vallas de cerramiento, muros de contención, calentadores, manteles, atriles y demás aspectos, elementos e insumos necesarios para el evento o actividad requerida, relacionados con la adecuación del salón o lugar donde se realizará el evento.

Proveer y coordinar todos los elementos necesarios para el buen desarrollo de las actividades tales como: sillas, mesas, tarimas, stands, aire acondicionado, ventilación, sonido, luces, computadores, material didáctico y ayudas audiovisuales, entre otros.

Proveer y coordinar la realización de material informativo durante el desarrollo de los eventos organizados por la ANM, tales como folletos, pendones, material a entregar, entre otros, con la capacidad operativa de atender de manera oportuna los requerimientos que se realicen hasta con 24 horas de anticipación a los eventos.

3.12 Eventos con comunidades étnicas En caso de requerirse la realización de eventos dirigidos a comunidades étnicas y en razón a que estas pueden solicitar ser las prestadoras de estos servicios en desarrollo del principio de respeto a la diversidad y autonomía


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cultural, se debe prever el reconocimiento de los gastos que se generen por este concepto a dichas comunidades directamente. Estos costos deberán ser concertados para cada reunión en el momento de la convocatoria y prever que las comunidades pueden solicitar que sean reconocidos con anterioridad al evento con miras a sufragar los gastos de preparación que conlleva la prestación de los servicios, por lo que el operador logístico deberá tener la capacidad de realizar los pagos directamente a la comunidad, mediante el coordinador respectivo. Así mismo, se considera conveniente que para la prestación de estos servicios se contrate con personas de la misma región donde se desarrollarán las actividades, con miras a promover la generación de empleo a los pobladores nativos de estas regiones. 3.13 Gestión administrativa El contratista, para todos los efectos relacionados con su gestión administrativa, deberá:

Contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad permanente, es decir 24/7, (móvil celular o avantel) para el contacto de sus representantes con los supervisores del contrato.

Conforme a la naturaleza y magnitud del evento, el contratista deberá efectuar todas las gestiones ante las autoridades competentes, para la obtención de los permisos necesarios para realizarlo.

Suministrar el personal idóneo para la ejecución del contrato, compuesto por los ejecutivos de cuenta, coordinadores, técnicos, auxiliares y demás personas requeridas para cada evento, según solicitud de la Entidad.

Gestionar la obtención de descuentos frente a los precios de mercado en los tiquetes aéreos, hoteles, transportes, y demás servicios y suministros, de acuerdo con la cantidad de personas participantes por evento y el tiempo disponible para la organización del mismo.

Responder por los daños y perjuicios que se causen a los participantes de los eventos y a otras personas con ocasión de la realización del evento.

Presentar, una vez concluido cada evento, para efectos de pago del mismo, de forma escrita y en medio magnético (CD/DVD/USB), un informe que contenga los servicios efectivamente prestados junto con los soportes necesarios que incluirán registro de participantes, registro fotográfico, listado de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento, y un informe financiero de ejecución, indicando el valor detallado de cada uno de los servicios y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, incluyendo los porcentajes de comisión ofrecidos por el contratista y la evaluación de los eventos.

Presentar un informe final de ejecución del contrato en el cual se registren, entre otros aspectos, los eventos realizados, el valor de los mismos con control presupuestal por dependencia, y novedades reportadas durante la realización del contrato.

4 PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES U OPCIONES DE SERVICIO PARA EVENTOS

Una vez la Entidad efectúe la solicitud de los servicios para la realización de un evento, el contratista deberá presentar al área solicitante tres (3) cotizaciones en un plazo máximo de cuatro (4) días hábiles, acompañadas de un cuadro comparativo de precios y opciones para cada uno de los detalles de los servicios requeridos para


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el evento, soportado a su vez en las cotizaciones obtenidas de los posibles proveedores consultados (ej.: hotel, restaurante, empresa de catering, etc.). Los ítems que se encuentren incluidos en la oferta económica del contratista deberán permanecer inmodificados, en tanto que los no incluidos deben respetar los valores de mercado de los bienes y servicios respectivos, aspecto que será verificado por la supervisión del contrato, la cual solicitará los ajustes y recotizaciones del caso cuando sea necesario. Cuando por razones de proximidad del evento o circunstancias de tiempo, modo o lugar del mismo no sea posible obtener las tres (3) cotizaciones requeridas, el contratista deberá informar por escrito al área solicitante para que esta tome las acciones a que haya lugar, en el sentido de analizar eventuales modificaciones que permitan contar con tres (3) opciones o continuar el proceso de aprobación con un número menor de cotizaciones. El área solicitante deberá hacer la revisión correspondiente y pronunciarse respecto a la (s) cotización (es) presentada (s) en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, efectuando las observaciones a que haya lugar para que el contratista realice las modificaciones necesarias. En caso de no aprobarse las cotizaciones presentadas, se deberá repetir el proceso de cotización. En este último caso, el contratista deberá presentar las correcciones o ajustes en un plazo máximo de dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de requerimiento del supervisor de la ANM. Posteriormente, la (s) cotización (es) será (n) presentada (s) por el área solicitante al Comité Operativo de apoyo a la supervisión del contrato, con el fin de que sus miembros emitan una recomendación al supervisor correspondiente, quien en todo caso será el responsable de aprobar o rechazar la (s) opción (es) presentada(s). Para la aprobación de una cotización, el supervisor debe considerar la opción que represente la mejor relación costo-beneficio para la Entidad y cumpla con las especificaciones requeridas como mínimas para el evento. Las cotizaciones serán válidas durante la vigencia que se establezca en ellas, y podrán servir de soporte para varios eventos, en caso de que presenten las mismas condiciones y requerimientos para su realización. La Agencia Nacional de Minería se reserva la facultad de verificar los precios cotizados para cada evento, directamente con las personas naturales o jurídicas que presentaron cotización. Durante este proceso, la ANM podrá solicitar los acuerdos o contratos suscritos entre el contratista y sus proveedores, así como realizar cotizaciones adicionales que permitan realizar un comparativo del mercado. El contratista no podrá alegar la existencia de acuerdos de confidencialidad para la remisión o entrega de dichos contratos, cotizaciones, acuerdos, facturas o cualquier otro documento que sea solicitado por el supervisor en el marco de la ejecución del contrato. En caso de presentarse sobrecostos injustificados en las cotizaciones presentadas por el contratista, dará lugar a las acciones legales y contractuales correspondientes.


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5 PROGRAMACIÓN ESTIMADA EVENTOS 2019 A continuación se presenta la relación estimada de eventos que la Entidad pretende llevar a cabo durante la ejecución del contrato que se derive del presente proceso. Según las necesidades del servicio o debido a condiciones técnicas, presupuestales o de diversa índole que se presenten en desarrollo del contrato, la cantidad, tipo o alcance de los eventos pueden sufrir variaciones, situación que el proponente, mediante la presentación de su oferta, manifiesta conocer y aceptar.

5.1 Eventos proyectados por el Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones

Con el fin de alcanzar el cumplimiento de las metas de la ANM, el Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones ha previsto realizar catorce (14) eventos, así:

Tipo de Evento Cant. Lugar N° Aproximado de asistentes por Evento

Requerimientos Generales

Reuniones con Gremios 6 Bogotá 30 *Auditorio dotado con equipos audiovisuales. *Sonido. *Refrigerio. *Estación de Café. *Pendones. *Personal de apoyo.

Encuentro Titulares Mineros – Plan de Gestión Social

3 Bogotá 50

Territorios Mineros 3 Cúcuta y

Valledupar 30

*Auditorio dotado con equipos audiovisuales. *Pendones. *Refrigerios. *Almuerzo.

Encuentro Red Corresponsales

1 Bogotá 25

Rendición de Cuentas 1 Bogotá 130

*Auditorio dotado con equipos audiovisuales. *Sonido. *Pendones. *Presentador. *Transmisión vía streaming. *Circuito cerrado TV. *Estación de Café. *Personal de apoyo.

5.2 Eventos proyectados por el Grupo de Seguimiento y Control

El Grupo Nacional de Seguimiento y Control tiene prevista la realización de aproximadamente veintidós (22) eventos a nivel nacional así: Para PAR Móviles, se tienen programados alrededor de once (11) eventos en ciudades intermedias y/o municipios en donde participan las áreas de la entidad y las Entidades locales de cada región. Los sitios fueron elegidos teniendo en cuenta el número de titulares mineros por zona y que su ubicación se encuentre fuera de la cobertura normal de los Puntos de Atención Regional o sedes de la ANM a nivel nacional y especialmente en aquellos lugares donde el seguimiento a trámites no se haya realizado en eventos anteriores.


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El formato de estos eventos consiste en la ubicación de mesas empresariales o stands de atención al público por parte de la Agencia Nacional de Minería y Entidades locales para ofrecer los siguientes servicios:

Seguimiento y Control encargado de brindar información sobre el estado de los expedientes mineros, actos administrativos, conceptos técnicos y notificaciones a los participantes.

Contratación y Titulación encargado de la atención de estados de los trámites en proceso de titulación y de otorgamiento de concesiones mineras, solicitudes de modificación de titularidad y/o prorroga de títulos mineros y solicitudes de autorizaciones temporales.

Regalías y RUCOM encargados de dar información y directrices de inscripción o estado de solicitud de inscripción al Registro Único de Comercializadores, y explicar el pago de regalías en línea que se encuentra en producción y próximamente a ser implementado, entre otros.

Ente territorial: encargados de atender junto con la ANM los casos de inquietudes específicos sobre la actividad minera en la región y como trabajar conjuntamente en diferentes escenarios.

5.2.1 PAR Móviles

Lugar Fecha estimada de

realización* N° asistentes aprox Requerimientos mínimos

Mocoa 1-ago-2019 30

*Auditorio dotado con equipos audiovisuales. *Sonido *Pendones *Refrigerios a.m. *Personal de apoyo *Estación de café *Wi –fi *Coordinador *Apoyo logístico

Armenia 8-ago-2019 35

Abrego 22-ago-2019 50

La Llanada 12-sept-2019 40

Muzo 19-sep-2019 100

Santa Rosa del Sur de Bolívar 26-sep-2019 120

Lenguazaque 10-oct-2019 100

Montería 17-oct-2019 30

Tuluá 24-oct-2019 25

Neiva 7-nov- 2019 100

Socorro 21-nov-2019 150

5.2.2 Mesas Técnicas de los Planes de Trabajos y Obras

En cuanto a las mesas técnicas de Planes de Trabajo y Obras, se han programado once (11) eventos en las ciudades donde se encuentran ubicados los Puntos de Atención Regional o donde estos tienen alcance, con el objetivo de que todas las áreas y equipos de trabajo participen del programa anteriormente indicado:


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realización* N° asistentes

aprox Requerimientos mínimos

Ubaté 2–ago-2019 120

*Auditorio dotado con equipos audiovisuales. *Sonido *Pendones *Refrigerios a.m. *Personal de apoyo *Estación de café *Wi – fi *Coordinador *Apoyo logístico

Quibdó 9-ago-2019 15

Pasto 23-ago-2019 50

Medellín 6-sep-2019 60

Ibagué 13-sep-2019 100

Cali 27-sep-2019 100

Manizales 4-oct-2019 50

Tunja 11-oct-2019 120

Valledupar 25-oct-2019 80

Bucaramanga 15-nov-2019 130

Cúcuta 29-nov-2019 100

Nota: Por el formato y temas a tratar, se requiere que el salón sea iluminado, con buena ventilación, organizado en forma de u y/o auditorio con mesas de trabajo y sillas suficientes para los participantes y los facilitadores. 5.3 Eventos realizados por el Grupo de Recursos y Reservas- R&R

5.3.1 Encuentros regionales de Recursos y Reservas




Bucaramanga 24-julio-2019 150

*Auditorio dotado con equipos audiovisuales. *Sonido *Pendones *Refrigerios a.m. *Personal de apoyo *Almuerzo *Estación de café *Wi –fi *Coordinador *Apoyo logístico

Cali 31-julio-2019 60

Cartagena 14-agosto-2019 50

Cúcuta 21-agosto-2019 390

Ibagué 4-sept-2019 60

Manizales 18-sept-2019 150

Nobsa 25-sept-2019 150

Medellín 2-oct-2019 120

Quibdó 9-oct-2019 35

Pasto 16-oct-2019 45

Valledupar 23-oct-2019 150

Villavicencio 30-oct-2019 35


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5.3.2 Mesas de Trabajo con la CCRR-ANM-BID




Bogotá 5 de agosto 2019 25 *Auditorio dotado con equipos audiovisuales. * Estación de café Coordinador *Apoyo logístico *Refrigerio *Wi-fi *Almuerzo *Refrigerio

Medellín 21 de octubre 2019 25

Bogotá 2 de diciembre 2019 25

5.3.3 Jornada técnica especializada en Reporte de Resultados de Exploración y Estimación de

Recursos y Reservas Minerales (Carbón y Esmeraldas)




Bogotá

6 de septiembre 2019 60

*Auditorio dotado con equipos audiovisuales. *Sonido *Pendones *Refrigerios a.m. *Personal de apoyo *Almuerzo *Estación de café *Wi –fi *Coordinador *Hospedaje *Transporte Aéreo *Transporte Terrestre *Alojamiento *Servicio de interprete *Equipos de Traducción *personal de Registro

11 de octubre de 2019 60

5.3.4 IV Semana de los Recursos y Reservas Minerales




Bogotá 20-nov-2019 180

*Auditorio dotado con equipos audiovisuales. *Sonido *Pendones *Refrigerios a.m.


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Bogotá 21-nov-2019

*Personal de apoyo *Almuerzo *Estación de café *Wi –fi *Coordinador *Hospedaje *Transporte Aéreo *Transporte Terrestre *Alojamiento *Servicio de interprete *Equipos de Traducción *Personal de Registro

Bogotá 22-nov-2019

5.4 Eventos proyectados por el Grupo de Fomento

Para cumplir con las metas establecidas para el año 2019, se tienen previstos los siguientes eventos:

Proyecto de inversión “Fortalecimiento de la gestión socio ambiental para el desarrollo de una minería bien hecha en el territorio nacional”

Eventos Fecha estimada de realización*

Foro presentación resultados consolidados del diagnóstico de la información ambiental y social de la actividad minera y la extracción ilícita de minerales en el territorio colombiano (Sentencia T-445 de 2016)

Bogotá: Julio de 2019

Tres (3) Talleres, foros o audiencias participativas para la generación de acciones progresivas de sustitución, reubicación o reconversión laboral de aquellos habitantes de los páramos que sean mineros tradicionales, de conformidad con lo establecido en el art. 15 de la ley 1930 de 2018 (Ley de Páramos)

Bucaramanga: Junio de 2019 Tunja: Julio de 2019 Suratá: Julio de 2019

Diez (10) talleres de relacionamiento en territorio y de gestión minero ambiental con autoridades regionales y locales y comunidades mineras

Municipios mineros principalmente pero no limitado a los departamentos de: Boyacá: Julio de 2019 Cundinamarca: Julio de 2019 Cauca: Agosto de 2019 Santander: Septiembre de 2019 Bolívar: Octubre de 2019 Valle del Cauca: Octubre de 2019 Nariño: Noviembre de 2019 Chocó: Septiembre de 2019 Córdoba: Octubre de 2019 Antioquia: Octubre de 2019

Un (1) Vídeo Duración 3 - 5 minutos (minería bien hecha), Video High Definition. Preproducción, producción y posproducción. Libreto, sonido, musicalización acorde, cabezote, estética en los gráficos y textos si los hay. Se debe entregar 3 copias en original. Personal profesional técnico, recursos tecnológicos, movilización, a cargo de la empresa contratista.


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Eventos Fecha estimada de realización*

Tres (3) evento para la gestión y el reconocimiento de buenas prácticas socio ambientales desarrollados en la pequeña y mediana minería

Principalmente pero no limitado a los municipios capitales de los siguientes departamentos: Antioquia: Noviembre 2019 Cundinamarca y/o Boyacá: Noviembre 2019

Diez (10) capacitaciones dirigidas a beneficiarios de Áreas de Reserva Especial y Titulares Mineros relacionados con el trámite de declaración y pago de regalías y elaboración del Plan de Gestión Social.

Boyacá, Cundinamarca, Santander, Chocó y Nariño. Principalmente pero no limitado a los municipios capitales de los siguientes departamentos.

* Las fechas son de carácter informativo y podrán ser modificadas por la ANM en cualquier momento.

5.5 Eventos proyectados por el Grupo de Promoción

Eventos Lugar Fecha estimada de realización

N° asistentes aprox

Requerimientos generales

Dos (2) eventos de promoción del sector minero a nivel nacional organizados por otras entidades en los que participa la ANM.

Cartagena

Medellín

Septiembre

Noviembre

30.000

300

Pago de reserva de espacios para stand

Producción eventual de material P.O.P. de apoyo a los eventos, así como el transporte del mismo.

Seis (6) eventos de promoción del sector minero a nivel nacional organizados por la ANM.

Por definir. Posiblemente en

capitales y municipios de Antioquia, Chocó, Nariño, Huila, Tolima, Boyacá o Risaralda

Julio a noviembre

Dos (2) eventos con aforo

estimado entre 150 y 200 personas Cuatro (4)

eventos con aforo estimado de 50 personas

*Salón o Auditorio dotado con equipos audiovisuales. *Sonido *Pendones *Refrigerios a.m. *Personal de apoyo *Estación de café *Coordinador *Transporte Aéreo *Transporte Terrestre *Alojamiento conferencistas *Punto de Registro

Convención Prospectors and Developers Association of Canada – PDAC 2020 (Reserva de espacios para la exhibición comercial y salón de presentaciones para foro académico)

Toronto (Canadá)

Entre junio y noviembre para

los requerimientos

antes señalados. El evento como tal se realiza en marzo de 2019

No aplica, es reserva de espacios

Pago de reserva de espacios para la exhibición comercial y salón de presentaciones para foro académico –Preparación de la participación


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5.6 Eventos Proyectados por el Grupo de Seguridad y Salvamento Minero

Con el fin de dar cumplimiento a las metas de capacitación en seguridad, salvamento minero y prevención de la accidentalidad minera, fijadas en el Plan Operativo Anual para el 2019, el Grupo de Seguridad y Salvamento Minero, fijó las siguientes actividades:

I. IX Conferencia Internacional de Rescate Minero 2019 II. IV Olimpiadas de Seguridad y Salvamento Minero 2019

III. IMRB 2019 y Jornada Seguimiento POA 2019 – GSSM IV. Graduaciones de curso de salvamento minero V. 3er. Encuentro Grupos Regionales de Seguridad – Convenio 273

5.6.1 IX Conferencia Internacional de Rescate Minero 2019 IMRB 2019 Fecha: 7 al 14 de septiembre de 2019 Lugar: Bogotá principalmente. Visitas técnicas a los Departamentos de Boyacá y Cundinamarca. Asistentes: 500 pax. Descripción: La Agencia Nacional de Minería, ANM, autoridad minera en el territorio nacional, tiene a cargo la administración de los recursos mineros de Colombia y la coordinación del Servicio Nacional de Salvamento Minero y en cumplimiento de sus funciones misionales, será el organizador de la IX Conferencia Internacional de Rescate Minero. En la agenda del evento se encuentran programadas las siguientes actividades; el primer workshop del Cuerpo de Rescate Minero, un Comité Ejecutivo con los representantes del IMRB, sesiones de conferencias, visitas técnicas a los departamentos de Boyacá y Cundinamarca, cursos cortos, una muestra comercial con patrocinadores y muestras de joyería artesanal colombiana y una agenda cultural. Observaciones: Por la magnitud y complejidad de esta conferencia, su preparación se inició a finales del año 2017, mediante la definición de las actividades y agenda general, que fueron publicadas y anunciadas a los posibles asistentes a nivel mundial. Por lo anterior, se evidenció la necesidad de bloquear las sedes que garantizaran la disponibilidad de estos espacios en las fechas requeridas, con los requisitos técnicos, de seguridad y calidad del servicios requeridos, que permitieran a la Entidad, el cumplimento de sus funciones y las obligaciones adquiridos. Es así, como en la vigencia anterior (2018), se dispusieron recursos para garantizar esta disponibilidad, mediante el pago por concepto de bloqueo de espacios, en las sedes que cumplían con las necesidades requeridas por la Entidad, de espacios, logísticas, servicios, seguridad, entre otros, para la óptima realización del evento. Por lo anterior, el contratista para la vigencia 2019, deberá realizar el pago final de los servicios prestados en los siguientes espacios sedes:


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Espacios bloqueados: Hotel Grand Hyatt Bogotá: Sede principal del evento y escenario de las Secciones de Conferencias y Muestra Comercial, durante los días 10 y 11 de septiembre de 2019. Ubicado en la Cl. 24a # 57-60, Bogotá Club Retiro de San Juan: Sede para la realización del 1er Workshop del Cuerpo Internacional de Rescate Minero. Fecha 8 de septiembre de 2019. Ubicado en la Autopista Norte Calle 212 Km 13 Vía Arrayanes, Bogotá Hotel Sochagota: Sede para el alojamiento y la cena de los asistentes en la Visita Técnica al Departamento de Boyacá, el día 12 de septiembre de 2019. Ubicado en el Km 2 Vía a las Piscinas, Paipa Hotel Xué de la Sabana: Sede para el alojamiento y almuerzo de los asistentes en la Visita Técnica al Departamento de Cundinamarca, el día 12 de septiembre de 2019. Ubicado en el Km. 5.5 vía Cajicá - Zipaquirá, Cajicá, Cundinamarca

Agenda General IMRB 2019


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Requerimientos El desarrollo de las actividades de la agenda de la IX IMRB 2019, requerirá por parte del operador la prestación de varios servicios, a saber:

Día Actividad Elemento Descripción

Sábado 7 Arribo Participantes

Kit de bienvenida Correo directo a la habitación

Para 70 pax

Transportes Aeropuerto - Hotel sede principal. 70 pax

Hotel sede principal ubicado Cl. 24a # 57-60, Bogotá Para

Punto de registro Incluye lector de cedulas, impresoras, pc y operario

Montaje día anterior por parte del operador y desmontaje

Incluye logísticos para montaje

Domingo

8

Workshop (Retiro de San Juan)

Auditorio en lugar del evento Dotado con audiovisuales, mobiliario, personal necesario.

Equipos de traducción simultánea 60 pax

1 transmisor UHF portátil con cobertura multidireccional de hasta 700 ft aprox de radio, micrófonos, transmisores, receptores multicanales

Intérpretes Español-inglés-español

Montaje Producción e instalación de piezas, foto museo, pendones, backing, estandartes, pórtico de acuerdo a diseño de la ANM.

Transporte ida y regreso hotel sede principal- Retiro de San Juan-hotel. 60 pax

Buses de 40 pax

Alimentación (almuerzo y refrigerios a.m. y p.m.)

60 Pax

Actividades de interés cultural

Visita Guiada Museo del oro 45 pax Entrada, bautizo cafetero y 3 guías+ traducción

Refrigerio a.m. 45 pax

Actividad Cerro Monserrate 120 pax Incluye tiquetes Funicular +guía


Montaje Incluye personal para montaje y desmontaje

Transporte ida y regreso hotel sede principal-Monserrate para 120 pax

Buses de 40 pax

Equipos de traducción simultánea para 120 pax



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Agenda Acompañante

Actividad Orquídeas del Tequendama km 19 vía Bogotá el colegio, San Antonio Del Tequendama, Cundinamarca

Ingreso al parque + visita guiada + actividad ecológica para 35 pax

Alimentación (refrigerio a.m./p.m., almuerzo) 35 pax

Transporte ida y regreso hotel sede principal- Orquídeas del Tequendama

Buses de 40 pax

Lunes 9

Comité Ejecutivo Ministerio de Minas y Energía

Estación de café permanente. 70 pax Que incluya agua, café, aromática, crema, azúcar dietética y normal, mezcladores y colaciones

Refrigerio a.m. 70 pax Ministerio de Minas y Energía Calle 43. 57-31; CAN, Bogotá, D.C

Almuerzo 70 pax Ministerio de Minas y Energía




Montaje y desmontaje Debe incluir logísticos, coordinador, transporte refrigerio y otros materiales para montaje.

Transporte ida y regreso Hotel sede principal– Ministerio de Minas y Energía

70 pax

Master Course (Hotel Grand Hyatt)

Montaje y desmontaje

Debe incluir logísticos, coordinador, transporte de materiales para montaje, branding del lugar.

Ceremonia de inauguración IX IMRB 2019

Auditorio para 500 pax.

Punto de registro Incluye lector de cédulas, impresoras, pc y operario

Muestra cultural. 45 min a 90 minutos aprox.

Representativa de la variedad cultural de Colombia. Que incluya baile, música, coreografías con vestuarios representativos de las regiones y rider técnico apropiado

Servicio de Catering (Coctel) 500 pax

Transporte ida y regreso sede principal-auditorio de 500 pax

Buses de 40 pax

Transporte Asistentes Ruta circular entre hoteles cercanos a la sede principal y ANM sede central. Horarios preestablecidos.



https://www.google.com/search?client=firefox-b&q=57-31&stick=H4sIAAAAAAAAAONgVhLQL9E3MqmyqKhIijcrLMwtWMTKamqua2wIADL0R2McAAAA&sa=X&ved=2ahUKEwij2vS3mcvgAhVDhuAKHUCvD1kQmxMoATAYegQIBBAK

https://www.google.com/search?client=firefox-b&q=Bogot%C3%A1,+D.C&stick=H4sIAAAAAAAAAONgVuLUz9U3MEypqkxexMrjlJ-eX3J4oY6Ci54zABtRfRgcAAAA&sa=X&ved=2ahUKEwij2vS3mcvgAhVDhuAKHUCvD1kQmxMoAjAYegQIBBAL


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Montaje y desmontaje Debe incluir logísticos, coordinador, transporte refrigerio, material necesario para montaje, branding del lugar

Maestro de ceremonia Con experiencia en presentación formal de eventos empresariales para un auditorio de 500 pax aprox. Excelente presentación personal

Agenda Acompañantes

Tour de la fruta. Plaza de Paloquemao Bogotá.35 pax

Incluye guía, muestra de frutas, pandebono y avena, plátano, papa criolla y jugos

Almuerzo 35 pax

Transporte ida y regreso hotel sede principal-Plaza de Paloquemao.

35 pax

Martes 10

Sesiones de Conferencias

Punto de registro Incluye lector de cédulas, impresoras, pc y operario

Material académico Impresos. Programas, conferencias, entregables para el final del evento, memorias del evento

Maestro de ceremonia Con experiencia en presentación formal de eventos empresariales para un auditorio de 500 pax aprox. Excelente presentación personal

Intérprete Español-inglés-español

Equipos de traducción simultánea. 500 pax


Auditorio 500 pax Sede principal Hotel Grand Hyatt

Servicios tecnológicos (Pantalla de retorno, soporte para pantalla, PC portátil, sonido)

Alimentación 500 pax Refrigerio am y pm, almuerzo.

Montaje y desmontaje Debe incluir logísticos, coordinador, transporte refrigerio para montaje, branding del lugar

Transporte Asistentes - Ruta Circular Ruta circular entre hoteles cercanos a la sede principal y ANM sede central. Horarios preestablecidos.

Servicios Tecnológicos (Canal dedicado de internet día completo para 600 pax de 20 megas)

Para soportar la demanda de internet de los asistentes y las presentaciones de los conferencistas

Muestra Comercial

Espacio muestra comercial Foyer Hotel Grand Hyatt

Planos para la muestra comercial y panelería (Si Aplica)

Caracterización muestra comercial. Stands Expositores y patrocinadores

Visita Técnica y cena Museo del Oro

Visita técnica Museo del Oro para 160 pax Incluye ingreso+ guías

Transporte Asistentes 160 pax Sede principal hacia Museo del Oro


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Intérpretes Español- inglés- español

Agenda Acompañantes

Tour del Café 35 pax. Incluye: ingreso +actividad cata de café+ guía

Refrigerio a.m./p.m.

Almuerzo

Transporte ida y regreso hotel sede principal-Hacienda Coloma

Hacienda Coloma ubicado Av. las Palmas Vía Tibacuy, Fusagasugá, Cundinamarca

Miércoles

11

Sesiones de conferencias

Maestro de ceremonia Con experiencia en presentación formal de eventos empresariales para un auditorio de 500 pax aprox. Excelente presentación personal.

Intérprete Español- inglés- español



Auditorio 500 pax Sede principal Hotel Grand Hyatt

Servicios tecnológicos (Pantalla de retorno, soporte para pantalla, PC portátil, sonido)

Alimentación 500 pax Refrigerio am y pm, almuerzo.

Espacio muestra comercial Foyer Hotel Grand Hyatt

Servicios Tecnológicos (Canal dedicado de internet día completo para 600 pax de 20 megas)

Transporte Asistentes - Ruta circular Ruta circular entre hoteles cercanos a la sede principal y ANM sede central. Horarios preestablecidos.

Agenda Acompañante Clases de Esmeraldas y Joyería

Hotel Grand Hyatt Montaje y desmontaje

Debe incluir logísticos, coordinador, transporte de materiales para montaje, branding del lugar.

Cena de Clausura

Hotel Grand Hyatt 500 pax: plato servido

Maestro de Ceremonias

Certificados de asistencia tamaño A4 Impreso full color propalcote 250 gr. Entregado en carpeta personal con bolsillo interno con logo del evento y ANM

Visita Técnica Nobsa - Boyacá

Transporte de asistentes Bogotá - Mina Didáctica Centro Minero Morca – Bogotá. 85 pax

Centro Minero Morca. Ubicado en el Km 7- Vereda Morcá-Sogamoso. Buses de 40 pax

Estación de café Ubicada en la centro minero Morca


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Jueves 12

Refrigerio a.m. 85 pax Montaje en el centro minero Morca

Almuerzo 85 pax Montaje en el centro minero Morca

Transporte centro minero Morca - Hotel Sochagota

Hotel Sochagota Paipa. Ubicado en el Km 2 Vía a las Piscinas, Paipa.

Refrigerio p.m. 85 pax.

Cena 85 pax Hotel Sochagota Paipa

Alojamiento 105 pax Hotel Sochagota Paipa




Fichas técnicas Impresión fichas técnicas equipos, señalización de seguridad.

Montaje y desmontaje Debe incluir logísticos, coordinador, transporte refrigerio para montaje, alojamiento

Muestra artesanal Montaje muestra artesanal en Morcá

Agenda Acompañante Recorrido Villa de Leyva

Ruta El Dorado 20 pax Recorrido Villa de Leyva +guía

Alimentación 20 pax Almuerzo Refrigerio a.m./p.m.

Transporte 20 pax Disponible para recorridos Bogotá-Villa de Leyva-Paipa hotel Sochagota

Jueves 12

Visita Técnica Ubaté - C/marca

Transporte de asistentes Bogotá - Estación Seguridad y Salvamento Ubaté – Bogotá. 85 pax

Estación Seguridad y Salvamento Ubaté. Ubicada en el Km. 1.5 vía Ubaté, Cundinamarca – Bogotá. Buses de 40 pax

Estación de café Ubicada en Estación de Ubaté

Refrigerio 85 pax Ubicada en Estación de Ubaté

Sonido, incluye micrófonos inalámbricos Ubicada en Estación de Ubaté

Transporte Estación Ubaté – Hotel Xué Sabana. 85 pax

Hotel Xue Sabana, ubicado en el Km. 5.5 vía Cajicá - Zipaquirá, Cajicá, Cundinamarca Buses de 40 pax

Almuerzo 105 Hotel Xue Sabana




Fichas técnicas Impresión fichas técnicas equipos, señalización de seguridad.

Alojamiento 105 pax Hotel Xué Sabana


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Montaje y desmontaje Debe incluir logísticos, coordinador, material para montaje.

Visita Catedral de Sal

Coordinador, logísticos. Para el desarrollo de la visita y cena catedral de sal

Transporte ida y regreso Hotel- Catedral de Sal .120 pax.

Buses de 40 pax

Agenda Acompañante Ruta El Dorado

Recorrido Guatavita 20 pax Guía

Refrigerio a.m.

Transporte Bogotá 20 pax Disponibilidad recorridos desde Bogotá-Guatavita- Sesquilé

Viernes

13

Visita Técnica Nobsa - Boyacá

Transporte asistentes hacia Estación de Seguridad de Nobsa. 85 pax

Disponibilidad para recorridos entre Paipa-Estación Nobsa, ubicada Km 5 vía Sogamoso, - Duitama- y regreso a Bogotá. Buses de 40 pax

Estación de café. 85 pax En Estación de Nobsa

Refrigerio a.m. 85 pax En Estación de Nobsa

Almuerzo 105 pax Todos los asistentes se encuentran en Pueblito Boyacense


Montaje y desmontaje Debe incluir logísticos, coordinador, transporte material para montaje.

Equipos de traducción simultánea 105


Agenda Acompañante Termales, Pantano de Vargas

Visita monumento histórico nacional- Pantano de Vargas. 20 pax

Incluye guía

Refrigerio a.m. 20 pax

Transporte 20 pax Disponibilidad recorridos Paipa hasta regreso a Bogotá

Visita Técnica Ubaté - C/marca

Transporte Grupo I: Hotel Xué – Guachetá. 55 pax

Destino Mina Túnel Casa Blanca. Disponible para recorridos Cajicá -Ubaté-Guachetá- regreso a Bogotá

Transporte Grupo II: Hotel Xué – Guachetá. 15 pax

Destino Mina San Francisco. Disponible para recorridos Cajicá -Ubaté- Guachetá, Mina Túnel Casa Blanca - regreso a Bogotá

Transporte Grupo II: Hotel Xué – Cucunubá. 15 pax

Destino Mina Carboquía. Disponible para recorridos Cajicá -Ubaté-Guachetá, Mina Túnel Casa Blanca - regreso a Bogotá

Estación de café En cada lugar de destino



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Equipos de traducción simultánea 105


Montaje y desmontaje Debe incluir logísticos, coordinador, transporte material para montaje

Agenda Acompañante Museo de Lana

Visita fábrica de Lanas Cucunubá Incluye ingreso + guía

Refrigerio a.m. 35 pax.

Transporte 20 pax Disponible recorridos hotel Xué-Cucunubá-Guachetá, Mina Túnel Casa Blanca - regreso a Bogotá

Actividad Cultural de cierre

Transporte ida y regreso sede principal evento Bogotá - Restaurante Chía

220 pax. Buses de 40 pax

Cena 220 pax

Montaje y desmontaje del evento Debe incluir logísticos, coordinador, transporte, materiales para montaje, branding lugar.

Sábado 14

Regreso de participantes a su lugar de origen

Transportes hotel sede - Aeropuerto

Otros servicios requeridos para todo el evento

Logístico de apoyo

Transporte de material cuando se requiera

Nota: Se podrá consultar el documento “Primer Anuncio Oficial IX IMRB, COLOMBIA 2019” y más información relacionada sobre el evento IMRB 2019 en la página imrb2019.anm.gov.co

5.6.2 IV Olimpiadas Nacionales de Salvamento Minero 2019

Fecha: 13 al 15 de noviembre de 2019 Lugar: Sabaneta, Antioquia. Hotel Extremadura. Sede principal. Asistentes: 180 pax. Observaciones: La planeación de este evento evidenció la necesidad imperiosa de disponer de espacios a campo abierto para la realización de las pruebas prácticas de salvamento minero, en simultánea con varios salones para la realización de las demás pruebas técnicas, por lo que fue necesario garantizar la disposición de estos espacios, mediante el bloqueo de la sede del evento, lo que se realizó en la vigencia anterior, mediante el pago que garantizará la disponibilidad de los mismos


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Espacios bloqueados: Hotel Extremadura. Sabaneta, Antioquia Sector La Doctora. Cronograma General: Lunes 11 de noviembre

Llegada de los jueces a la ciudad de Bogotá, D.C. Martes 12 de noviembre

Traslado de todos los jueces de Bogotá a Medellín (Sabaneta)

Instalación

Reunión técnica de jueces Miércoles 13 de noviembre (a partir de la 1:00 pm)

Prueba para mecánicos de equipos de salvamento minero.

Llegada de asistentes, registro de asistentes y competidores.

Ceremonia de inauguración (Se realizarán en un auditorio las siguientes actividades: Presentación de las cuadrillas, socialización de reglas de participación y calificación de las competencias, sorteo del orden de participación).

Test teórico para las cuadrillas (160 pax)

Cena de bienvenida

Jueves 14 de noviembre

Inicio de la prueba de simulación de una acción de rescate y

Prueba de primeros auxilios

*Los participantes se someterán a chequeo médico y prueba de alcoholemia.

Viernes 15 de noviembre

Jornada técnica jueces de las competencias

En la noche ceremonia de clausura y premiación (5:00 p.m.). PRUEBAS A REALIZAR:

Prueba Simulación de Acción de Salvamento: Dirigida a equipos conformados por cuadrillas de socorredores mineros, liderados por profesionales de salvamento minero de la ANM, que debe superar una serie de obstáculos con un límite de tiempo y aplicando los protocolos de seguridad establecidos para la atención de emergencias mineras.

Test teórico: Prueba escrita, presentada por cuadrillas de socorredores mineros, para evaluar conocimientos en seguridad y salvamento minero.


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Prueba para mecánicos de equipos de salvamento minero: Dirigida a mecánicos de equipos de salvamento minero, que valora en forma teórico práctica, la capacidad del competidor para identificar y corregir fallas en equipos de salvamento minero en un límite de tiempo y utilizando los protocolos de uso, manejo y mantenimiento de los equipos.

Prueba de Atención Pre-hospitalaria: Dirigida a equipos conformados por cuadrillas de socorredores mineros, liderados por profesionales de salvamento minero de la ANM, que deben demostrar los conocimientos en forma teórico práctica para la prestación de asistencia médica en pacientes con diferentes tipos de traumas.

Requerimientos Generales del Evento:

Día Actividad Requerimiento

9 y 10-nov-19

Montaje

Transporte terrestre de carga capacidad 5 ton. Ubaté-Sabaneta. Transporte terrestre de carga capacidad 5 ton Marmato-Sabaneta. Estructura metálica y elementos de madera, según indicaciones de la Entidad. Bodega almacenamiento lugar del evento.

11-nov-19 Llegada jueces a Bogotá TKT internacionales 5 pax Arlington (EU)-Bogotá transporte aeropuertos-hotel Alojamiento en Bogotá hotel cercano a sede central de la ANM

Bodega almacenamiento lugar del evento

12-nov-19

Traslado jueces a Sabaneta, Antioquia

TKT nacionales Bogotá-Medellín 15 pax transporte entre aeropuertos, Alojamiento 20 pax lugar del evento alimentación, Salón dotado reuniones 20 pax (wi-fi, PC, impresora)

Bodega almacenamiento.

13-nov-19 Inicio olimpiadas

Auditorio dotado 180 pax Punto de registro (personal y equipo necesario), escarapelas y porta-escarapela. Estación de café y agua. Cena 180 pax Transporte disponible 20 pax Salón dotado reuniones 20 pax (wi-fi, PC, impresora) Alojamiento 20 pax lugar del evento Alquiler ambulancia básica Presentador de evento

Bodega almacenamiento.

14-nov-19

Competencias

Campo abierto Alimentación 180 pax (almuerzo, refrigerios a.m. y p.m.) Estación de café y agua. Salón dotado reuniones 20 pax (wi-fi, PC, impresora) Alojamiento 20 pax lugar del evento Alquiler ambulancia básica. Presentador de evento. (Todo el día según agenda)

Bodega almacenamiento

Prueba mecánicos equipos Salón 10 pax (mesas para trabajo, 2 PC con internet, sillas, una división interna, Salón dotado reuniones 20 pax (wi-fi, PC, impresora)

Prueba pre-hospitalaria Salón 15 pax (mesas de apoyo, tablero)


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Día Actividad Requerimiento

Salón dotado 20 pax Salón dotado reuniones 20 pax (wi-fi, PC, impresora)

15-nov-19 Actividad de clausura Salón dotado reuniones 20 pax (wi-fi, PC, impresora) Alojamiento 20 pax lugar del evento Cena 180 pax

16-nov-19 Regreso jueces TKT nacionales Medellín-Bogotá 15 pax TKT internacionales Bogotá-Arlington (EU)

Otros necesarios a todo el evento

Coordinador de evento Intérpretes esp-ing/ing-esp Personal de apoyo Impresos (programa de mano, agendas, pendones, certificados tipo diploma) Medallas para premiación (48 unidades) Trofeos para premiación (3 lugares) Elementos para montaje de pistas de competencia.

5.6.3 Jornada Seguimiento POA 2019 E IMRB 2019 – GSSM Fecha: 18 y 19 de julio Lugar: Bogotá, D.C. Asistentes: 35 aproximadamente. Descripción: Reunión de seguimiento para los funcionarios del GSSM, del cumplimiento de las metas POA 2019 y para la preparación de la IX IMRB 2019. Se requiere un salón dotado cercano a las instalaciones de la sede central de la ANM. Con servicios tecnológicos básicos (pantalla de proyección, PC, sonido), tablero con marcadores, refrigerios a.m. y p.m., almuerzos, estación de café. 5.6.4 Graduaciones Cursos de Salvamento Minero Descripción: Eventos estándar que requieren refrigerios con bebida (incluido montaje menaje total), sonido con micrófono, mesa principal, astas con soportes para banderas. No requiere auditorio, ya que se realizarán en las sedes de la Entidad y auditorios sin costo gestionados por la misma Entidad.

Sede Fecha I Fecha II Asistentes* Lugar

UBATE Junio Noviembre 100 Km 1.5 vía Ubaté – Bogotá. Vereda Tausavita

PASTO Junio Noviembre 150 Por confirmar

MARMATO Junio Noviembre 101 Caldas. Calle 4 con Carrera 7a. Barrio La Betulia Sector el Llano

CÚCUTA Junio Noviembre 120 Auditorio Universidad Francisco de Paula Santander

NOBSA Junio Noviembre 100 km 5 vía Sogamoso Nobsa, sector Chámeza


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Sede Fecha I Fecha II Asistentes* Lugar

AMAGÁ Junio Noviembre 80 Por confirmar

REMEDIOS Junio Noviembre 70 Por confirmar

B/MANGA Junio Noviembre 60 Por confirmar

JAMUNDÍ Junio Noviembre 100 Km 3 vía Jamundí- potrerito, valle del cauca

*El número de asistentes puede variar y será confirmado al operador logístico, con la debida antelación.

5.6.5 Encuentro Nacional de Grupos Regionales de Seguridad Minera Lugar: Valledupar Fecha: 28 y 29 Nov-19 Asistentes: 80 pax Descripción: reunión para 80 pax. Aproximadamente. Auditorios con espacio para organización tipo escuela. Se requiere auditorio dotado, con servicios tecnológicos básicos (pantalla de proyección, PC, sonido), tablero, refrigerios a.m. y p.m., estación de café permanente. Nota: las fechas y cantidades, son enunciativas y podrán cambiar durante la etapa de preproducción de los eventos. Los mismos, serán confirmados por el respectivo supervisor con la debida antelación.

Documents

ANEXO 1 Especificaciones Técnicas Mínimas