EXPOSICIONES Y PRESENTACIONES

EN PÚBLICO

SANDRA RAMÓN VELÁSQUEZ

PSICÓLOGA- INSTRUCTORA C.E.E.T.

PASOS PARA PREPARACIÓN DE LA

EXPOSICIÓN (1)

El expositor debe tener muy claro el objetivo de su exposición y consecuentemente recopilar toda la información necesaria para llevar a cabo la presentación.

Luego de recopilada la información, el expositor deberá seleccionar la información que incluirá en la presentación del tema y organizarla.

En esta etapa se debe conocer a priori cuál es el nivel de conocimiento que tiene el público al cual será dirigida la exposición. Esto con el objeto de hacer provechosa y entendible la exposición. Es necesario tomar en cuenta que si el nivel de conocimiento del auditorio es elevado o bajo; el expositor deberá entonces evitar las explicaciones que resulten obvias.

En caso contrario, si la exposición pretende explicar temáticas que no son de dominio del público, la presentación deberá preferiblemente dedicar algunos minutos adicionales a la introducción del tema.

PASOS PARA PREPARACIÓN DE LA

EXPOSICIÓN (2)

Es muy importante que el expositor conozca de antemano el número de personas a las cuales se dirigirá (no es lo mismo preparar una presentación para 10 personas que para 100 personas). Así mismo, el expositor deberá saber cuál es el tiempo que ha sido programado para su exposición. Típicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran alrededor de 15 a 20 minutos y las preguntas de 5 a 10 minutos, para un total de 30 minutos.

Otros aspectos como el lugar y los recursos disponibles también son claves a la hora de preparar la exposición. Un lugar muy oscuro o con mucha luz puede resultar inconveniente para la presentación. Por otro lado, no tendría mucho sentido preparar una exposición con diapositivas sino se dispone de video- beam y sólo se cuenta con un papelógrafo.

PASOS PARA PREPARACIÓN DE LA

EXPOSICIÓN (3) PREPARACION DE DIAPOSITIVAS:

Es necesario considerar que el número de diapositivas a presentar en la exposición oral no debe ser muy grande, de serlo, se cansa y distrae al auditorio, en caso contrario, si son muy pocas, el público se aburre y no presta atención. Ambos errores indican que la presentación ha sido mal estructurada y conllevan a que el público no entienda la exposición. En cuanto al tiempo, una estimación típica es dedicar 1 a 2 minutos de la exposición por diapositiva.

Típicamente la exposición debe tener cuatro partes: introducción a la exposición, introducción al tema, parte principal y conclusiones.

En cuanto al uso de colores en las diapositivas, se debe considerar el alto contraste en los dibujos y en el texto. No es recomendable por ejemplo usar amarillo, anaranjado o celeste con fondo blanco; o bien azul o verde oscuro con fondo negro. Tampoco es recomendable usar líneas muy delgadas en los diagramas. Un buen criterio para la elección de los contrastes es que las diapositivas sean legibles y se vean bien al ser impresas.

PASOS PARA PREPARACIÓN DE LA EXPOSICIÓN

(4)

La animación de las diapositivas en caso de hacer una presentación con medios como PowerPoint, debe considerarse con especial atención. Por regla general se puede usar la animación, más no se debe abusar de ella.

No es recomendable diseñar una presentación en la que el expositor tenga que saltarse algunas o que tenga que retroceder a diapositivas anteriores. Estos saltos desordenan la presentación y distraen muchísimo al público.

Por otro lado, resulta conveniente hacer uso de otros recursos disponibles como el papelógrafo o el tablero para reforzar algunos aspectos presentados en las diapositivas.

Es muy importante cuidar la ortografía y la redacción de cada una de las diapositivas. Un texto mal escrito dará una mala imagen y puede hacer que el expositor pierda credibilidad. Es importante también usar una fuente (tipo de letra) que sea clara y legible y con el tamaño adecuado.

Las diapositivas han de ser simples y sencillas y no usarse como escudo frente a la falta de preparación del tema. Deben ser diseñadas para la audiencia, para que la información se fije mejor en la memoria del público.

PASOS PARA PREPARACIÓN DE LA

EXPOSICIÓN (5)

PREPARACIÓN DE LA RETORICA (DISCURSO)

La retórica por lo general se subestima en la preparación de una exposición. Esta subestimación es un grave error porque muchas veces lo que se dice resulta ser más importante que el apoyo audiovisual. Una presentación con mala retórica (independientemente de la calidad de las diapositivas y del trabajo a exponer) difícilmente logra transmitir el mensaje que debe recibir el público.

Es necesario en esta parte de la preparación, pensar muy bien qué se va a decir en cada parte de cada diapositiva. Por regla general no debe quedar ninguna parte de la diapositiva sin mencionar. La secuencia también es importante, es necesario ensayar para determinar la secuencia correcta.

Se recomienda hacer pruebas de presentación ante colegas que puedan opinar sobre el contenido y la forma de la exposición.

TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO (1)

Puntualidad: La exposición ha de iniciar a la hora acordada; hacer esperar al público genera un mal ambiente inicial.

Presentación: Al iniciar la exposición deben ser presentados tanto el tema como su expositor.

Organización y control del tiempo: Debe calcularse previamente cuánto tiempo se dedicará a cada aspecto de la presentación; durante la exposición debe llevarse el control del tiempo para dar cumplimiento a lo estipulado.

Buena presentación personal: El expositor debe presentarse formalmente vestido; un atuendo sobrio siempre es lo mejor para este tipo de situaciones.

Romper el hielo y enganchar con el público; captar su atención: Esto se puede hacer introduciendo con una lluvia de ideas, lanzando una pregunta, haciendo una retrospectiva y/ó prospectiva del tema.

TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO (2)

Cuidado del lenguaje verbal y no verbal: Entonación, ritmo, volumen de la voz y pausas; el contacto visual, la postura del cuerpo, el movimiento de las manos, entre otros.

Léxico apropiado: Ha de evitarse el uso de tecnicismos sobretodo si el público no es experto en el tema. Por otro lado, no deben usarse expresiones vulgares dentro de una presentación.

Generar impacto: Mencionar estadísticas, citar a un experto, mencionar un ejemplo, dar a conocer los resultados de alguna investigación, contar alguna anécdota.

Esmerarse en mantener el interés del auditorio: Lanzar una pregunta, mencionar aspectos clave, resumir puntos de interés.

Generar pausas para favorecer procesamiento de la información por parte del público.

TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO (3)

Dominar el tema: Este aspecto es la clave para el éxito de una

presentación; la falta de manejo del tema genera inseguridad en el

expositor y ello es trasmitido al público.

Hablar con seguridad: El expositor debe usar un tono de voz firme

y un volumen adecuado para poder ser escuchado por todo el

público; su discurso debe reflejar seguridad en lo que comunica.

Favorecer la participación del público: Mantener una escucha

activa frente a los comentarios del público, estar atento a sus

comentarios y observaciones. La lluvia de ideas, por ejemplo, es

una técnica que puede dar buenos resultados.

La capacidad de persuadir al público está por encima de miles de datos técnicos que el expositor pueda manejar, ya que su objetivo principal es lograr que el público vaya desde el punto A al punto B que es donde finalmente pasará a la acción y la presentación habrá logrado sus objetivos.

TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO (4)

Uso de frases directrices que ayudan a mantener la atención del público: “Todo esto es importante para ustedes porque…”¿Por qué les digo esto?...”

Cambiar los tonos de voz: Para generar dinamismo en la presentación; por ejemplo el uso de las pausas es clave para dar un espacio de reflexión o generar suspense en la presentación.

Evitar mirar demasiado los apoyos (diapositivas, carteleras, etc): Este comportamiento denota inseguridad.

Durante la preparación, deben formularse posibles preguntas que podría hacer el público, y responder a ellas antes de que sean cuestionadas.

Evitar jugar con objetos en las manos: Al hacerlo reflejará nerviosismo.

Evitar muletillas: Como “uhmm” “ehhhh”, ello se percibe como que el expositor ha perdido el hilo del tema y no sabe qué decir.

Estar preparado para manejar los diferentes tipos del público: La audiencia puede ser de tres tipos: Hostil, escéptica y de apoyo.

TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO (5)

También resulta clave tener la capacidad de ponerse en el

lugar del público, empatizar con ellos, ser capaz de captar

sus necesidades de información sobre el tema y lograr

cubrirlas al máximo con la presentación.

Tener en cuenta los tres canales de comunicación y utilizar

estrategias dirigidas a cada uno de estos. Canales de

comunicación: Visual, Auditivo y Kinestésico.

Utilizar la regla de las 3 “E”: Educar, Explicar, Entretener.

Dar solidez a los argumentos: Respaldar muy bien cada

aspecto mencionado durante la presentación.

Al final, mencionar algunas conclusiones: Esto es

importante para cerrar los temas.

Demostrar entusiasmo y no reflejar deseos de terminar

cuánto antes la presentación.

TÉCNICAS PARA HABLAR EN PÚBLICO (6)

No centrarse sólo en una o dos personas del público, establecer contacto visual corto y con muchas de las miradas de la sala.

Repetición permanente del objetivo y de conceptos clave: Ayuda a tener siempre presente el propósito de la presentación y de estar allí.

Permanecer de pie: Un expositor sentado refleja demasiado relax o temor de exponerse tanto al público.

Ser agradable y mantener bajo control las emociones suceda lo que suceda: En caso de presentarse una situación inesperada, el expositor deberá mantenerse sereno y enfocado en el propósito.

Ser honesto, sino conoce la respuesta, manifiéstelo.

Evaluar y retroalimentar: Al final debe preguntarse al público sobre sus percepciones frente a la presentación y la forma como se abordó el tema.

Identifique su FODA; Fortalezas (las claves de éxito) y sus Debilidades (las áreas de mejora). Establezca acciones correctivas para la próxima ocasión.

ERRORES FRECUENTES (1)

• Poca claridad de los objetivos de una presentación: Esto puede

llevar a que el público quede con una sensación de no saber cuál

era la idea a la que quería llegar el presentador con la exposición

que ellos observaban. (No poseer un objetivo claro deriva en una

presentación sin bases)

• Confusa explicación: Si el presentador no es claro en el tema y no

sabe hilar cada idea es muy probable que al final el público no

sepa como se llegó a dicho punto. Deben ordenarse las ideas.

• Uso de lenguaje poco comprensible: Cuando abundan términos

excesivamente técnicos acabarán dejando en un segundo plano la

idea principal y por consiguiente es muy probable que el público

pierda el hilo conductor al detenerse a tratar de comprender

dichos conceptos.

ERRORES FRECUENTES (2)

• Debe planearse y controlarse bien el uso del tiempo: Una

presentación demasiado larga provocará desconcentración

y aburrimiento en el público.

• No tener preparado un plan de contingencia en caso que

algo falle (Ej. Video-beam que no funciona, computador

que no lee la presentación)

• Salirse del tema, irse por las ramas: Perder de vista el

propósito, y a partir de cualquier pregunta o comentario,

salirse del tema y emplear el tiempo en hablar de un

asunto que no era el objetivo de la presentación.

TÉCNICAS PARA MANEJAR LA ANSIEDAD

DE HABLAR EN PÚBLICO

Visualización de éxito: El expositor ha de imaginar con imágenes claras, el éxito que logrará en su presentación, la conexión con el público, su fluidez y seguridad al hacerlo, los aplausos finales, entre otros. Desarrollar una Actitud Mental Positiva.

Concentración con visualización durante la presentación: El expositor imagina imágenes concretas acerca de lo que va diciendo, ello además de darle seguridad, fomentará su creatividad.

No quedarse parado en un solo lugar, desplazarse por el espacio disponible, pero sin llegar a marear al público.

Disponer de pequeñas tarjetas con los aspectos clave del tema: Ellas ayudarán en caso que por un momento la memoria falle.

Controlar la respiración y evitar la tensión muscular.

Ensayar la presentación antes de presentarla al público.

Disponer de un vaso con agua para beber y hacer pausas.

Tener un objeto en las manos (marcador, apuntador), y manejarlo adecuadamente.

Todos somos maestros y alumnos. Pregúntate: ¿Qué vine a aprender aquí y qué vine a enseñar?

Louise Hay

GRACIAS POR SU ATENCIÓN!