Anexo 18 Perfiles de cargos Dirección Administrativa y ... · Jefe de Contabilidad 1 Jefe de Gestión Humana 1 Asistente de Logística 1 Analista 1 Analista de Costos y Presupuestos

Anexo 18

Perfiles de cargos

Dirección Administrativa y Financiera

Octubre de 2018

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Perfil del cargo

1. Identificación del cargo

1.1 Cargo: Director Administrativo y Financiero

1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y financiera

1.3 Planograma:

1.4 Título del cargo al que reporta: Rector

1.5 Número de Personas a cargo: Catorce (14)

1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)

1.7 Tipo de contrato: Término fijo

1.8 Cargos que le reportan directamente

Nombre de los cargos No de

Jefe de Suministros y Compras 1

Jefe de Planta Física 1

Jefe de Apoyo Financiero 1

Jefe de Contabilidad 1

Jefe de Gestión Humana 1

Asistente de Logística 1

Analista 1

Analista de Costos y Presupuestos 1

Jefe de Tesorería 1

Coordinador de Administración de documentos 1

Recepcionista 1

Auxiliar Administrativo 3

1.9 Cargos que le reportan indirectamente Nombre de los cargos No de

Colaboradores de los jefes de la Dirección Administrativa y Financiera 117

Rector

Director Administrativo y Financiero

Consejo Superior

2

2. Especificaciones del cargo

2.1 Formación académica (título y

especialidad) Maestría en áreas de ciencias económicas y financieras, administrativas y/o afines.

2.2 Experiencia Total laboral Seis (6) años

2.3 Experiencia específica Cuatro (4) años

2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.

2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos, información confidencial, trabajo de

terceros)

Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente.

Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: manejo de Información confidencial en alto grado.

Trabajo de terceros: responsable del trabajo de: contratistas de mantenimiento y reparaciones

locativas, además de administrar las concesiones de la universidad (cafeterías, parqueaderos).

3. Descripción del cargo

3.1 Objetivo del cargo

Dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas y financieras que requiere la Institución, para el cumplimiento de sus objetivos misionales.

3.2. Descripción de las competencias

3.2.1 Competencias funcionales

Planeación del área: Capacidad para planear el desarrollo y fortalecimiento del área, mediante la identificación de las necesidades, elaboración del

presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos

del área.

Supervisión y realimentación a colaboradores: Capacidad para supervisar y realimentar a los colaboradores, a través de la asesoría continua sobre la labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera

asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se

realicen con efectividad.

Coordinación de trámites interinstitucionales: Capacidad para organizar y ejecutar procesos de tramitación interinstitucional, mediante el seguimiento de

las obligaciones contractuales, registro y renovación de información, actualización de datos, reporte de novedades y solución de requerimientos de las

instituciones en convenio; con el fin de fortalecer las conexiones preestablecidas y optimizar los procesos de la universidad.

Formulación, ejecución y supervisión de proyectos: Capacidad para formular y desarrollar proyectos, mediante la identificación de situaciones o problemas relevantes, formular objetivos, determinar acciones a desarrollar, elaborar y presentar propuestas técnico financieras, planificar e

implementar un seguimiento, analizar actividades y resultados respecto a los objetivos de impacto a los que aspiran; con el fin de garantizar el

cumplimiento de metas y responder a los requerimientos generales de la universidad.

3

Planeación y Administración de presupuesto: Capacidad para planear y administrar el presupuesto de la universidad, mediante el conocimiento del funcionamiento y los planes de acción de las dependencias, analizar las necesidades que presenta la organización, mantener contacto, supervisar la

elaboración de cédulas presupuestales, hacer seguimiento en tiempo real de la ejecución y evaluar el impacto del mismo; con el fin de dar un uso

efectivo a los recursos de la organización y optimizar la consecución de metas u objetivos de la misma.

Atención de requerimientos administrativos y financieros: Capacidad para atender y dar respuesta a los requerimientos administrativos y financieros solicitados por las dependencias y funcionarios de la universidad, mediante la recepción de solicitudes, verificar y validar las mismas, analizar su

viabilidad según el presupuesto general de la universidad y aprobar o negar solicitudes; con el fin de optimizar el funcionamiento de la universidad en

general.

Gestión con entidades financieras: Capacidad para gestionar operaciones con las entidades financieras, mediante el establecimiento de relaciones cordiales, atención a los requerimientos y revisión de la oferta del mercado; con el fin de obtener mayor rentabilidad en los recursos de la universidad,

optimizar los servicios para la comunidad universitaria y Facilitar obtención de recursos.

Competencias en relación al compromiso ambiental

Capacidad de velar por el cumplimiento de políticas ambientales de la Universidad mediante la aplicación de planes y programas que promuevan el

manejo ambiental para tener una institución sostenible y amigable con el medio ambiente.

Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo

Capacidad de velar, facilitar y promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose y adoptando las medidas de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia,

accidentes y enfermedades laborales, con el fin de proteger la seguridad y la salud de la Comunidad Universitaria.

3.3 Interrelaciones

Internas (de la Universidad pero no

perteneciente a la misma dependencia)

Frecuencia (diario, semanal,

quincenal, mensual u ocasional).

Externas (personas externas a la

Universidad)

Frecuencia

(diario, semanal,

quincenal, mensual u

ocasional).

Todas las dependencias Diario Bancos Diario

Consejo Superior Mensual Todo tipo de prestadores de servicios Diario

Consejo de Fundadores Ocasional Entes Reguladores Diario

3.4 Toma de decisiones: corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.

4

Decisiones que toma por sí mismo Elaboración de presupuesto general, compras, ventas, vinculación de personal directo y contratistas; actuar como ejecutor de las directrices del comité financiero.

Decisiones que requieren aprobación de un

superior. Las mismas decisiones que toma por sí mismo, pero que superan el monto autorizado.

Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana

Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana

Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000

Perfil del cargo


1.1 Cargo: Analista

1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera

1.3 Planograma:

1.4 Título del cargo al que reporta: Director

1.5 Número de Personas a cargo: N/A



1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No. de

N/A

1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de

N/A



especialidad) Postgrado en áreas administrativas, financieras y/o afines.

2.2 Experiencia Total laboral Tres (3) años

Rector


Analista

5

2.3 Experiencia específica Dos (2) años

2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente.

Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente

2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,

información confidencial, trabajo de terceros)

Recursos: muebles y equipos de oficina.

Información confidencial: manejo de información confidencial en alto grado.



Apoyar los procesos administrativos y financieros de la dependencia teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos legales y políticas establecidas por la Universidad



Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y

estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.

Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las

necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos

del actor relevante.

Manejo de archivo: Capacidad para manejar el archivo de la dependencia, a través del ingreso, organización y actualización de documentos digitales o físicos; con el fin de facilitar el acceso y control de la información

Tramitación de solicitudes: Capacidad de gestionar solicitudes enviadas por estudiantes y usuarios, mediante la revisión y análisis de los mismos, por

medio de la redacción de respuestas según las políticas institucionales y decretos establecidos en las normativas; con el fin de atender de forma oportuna las solicitudes realizadas.

Gestión logística: Capacidad de planear coordinar, ejecutar y retroalimentar eventos y actividades, a través de la identificación de los recursos y

servicios necesarios para su desarrollo, gestionar y verificar la consecución y autorización de estos, acompañar en el desarrollo de la actividad o evento,

generar soportes que den cuenta de este y evaluar los resultados obtenidos; con el fin de optimizar los resultados y garantizar el cumplimiento de las solicitudes de la dependencia.

Informes financieros: Capacidad para elaborar informes financieros de la universidad o del área, por medio de la consecución de información

suministrada, aplicación de técnicas, análisis e interpretación y presentación de novedades; con el fin de controlar la ejecución contable y financiera, facilitando la toma de decisiones.


Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y

compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.

6


Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia

seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y condiciones inseguras.

3.3 Interrelaciones






universidad)

Frecuencia

(diario, semanal, quincenal,

mensual u

ocasional).

Todas las dependencias Diario Bancos Diario

Todo tipo de prestadores de servicios Diario

Entes Reguladores Diario

3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,

impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.

Decisiones que toma por sí mismo

Elaboración de contratos de las concesiones

Cargo de gastos al área de pequeños rubros

Solicitar traslados presupuestales

Relaciones con aseguradoras.


superior.

Vistos buenos de elaboración convenios o contratos de cuantías representativas

Autorización de pagos de cuentas.


Revisado/ aprobado por: Jefe de Gestión Humana


Perfil del cargo


1.1 Cargo: Auxiliar Administrativo (Pagos de caja menor)


1.3 Planograma:

7

1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero




1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de

N/A


N/A



especialidad)

Profesional en áreas administrativas, financieras y/o afines. Tecnólogo en Contabilidad y Finanzas y/o

afines con experiencia específica de dos (2) años.

2.2 Experiencia Total laboral Dos (2) años

2.3 Experiencia específica Un (1) año

2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente




Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado.



Gestionar la caja menor, facturas, solicitudes de logística de viajes y el desplazamiento de los colaboradores dentro y fuera de la ciudad.



Rector


Auxiliar Administrativo (Pagos de caja menor)

8

Logística de traslados y alojamiento: Capacidad para gestionar la logística de traslados y alojamiento, mediante la recepción de solicitudes, cotización

con proveedores, verificación de presupuesto y tramitación de pagos; con el fin de garantizar servicios de calidad a los funcionarios solicitantes.

Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos


Dominio del sistema o plataforma: Capacidad para dominar el sistema o la plataforma, conociendo el funcionamiento y actualización del mismo y procesando los requerimientos en el módulo correspondiente; con el fin de garantizar la labor óptima de los procesos en el área.

Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información;

con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.

Control de cuentas de cobro y facturas: Capacidad de tramitar cuentas de cobro y facturas, por medio del ingreso de facturas, renovaciones y recibos, seguimiento de los pagos, registro de novedades, verificación de las facturas y recibos y solicitud de traslados presupuestales; con el fin de cumplir con

los compromisos adquiridos por la universidad en las fechas oportunas.

Verificación de contratos: Capacidad para verificar los contratos, por medio de la recepción de documentos en físico, verificación de información en el sistema y radicación de los mismos; con el fin de verificar los aportes parafiscales y pagos de contratos.

Pagos de caja menor: Capacidad para realizar pagos de caja menor, mediante la verificación de disponibilidad presupuestal, registro de compromisos en

el sistema, ingreso de facturas o recibos en el sistema de información, generación y radicación de pagos y reportes a contabilidad y tesorería; con el fin

de garantizar el cumplimiento oportuno de los compromisos.


Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.


Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la

notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y

condiciones inseguras.

3.3 Interrelaciones






universidad)

Frecuencia

(diario, semanal,


ocasional).

Todas las dependencias Diario Hoteles Diario

Agencias de viaje Diario

Aerolíneas Diario

· Empresas de transporte Diario

9

3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.

Decisiones que toma por sí mismo N/A


superior. Todas las decisiones deben seguir lineamientos previos




Perfil del cargo


1.1 Cargo: Auxiliar Administrativo


1.3 Planograma:



1.6 Número de personas que desempeña el cargo: uno (1)



N/A


N/A


Auxiliar Administrativo

Rector

10


especialidad)







terceros)


Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado.



Gestionar el trámite de anticipos y su legalización contable.











Gestión de cobertura médica: Capacidad para gestionar cobertura médica a funcionarios de la Universidad de Ibagué, a través de realización de reportes

a salud ocupacional, solicitar datos a los beneficiados y tramitar los requerimientos; con el fin de garantizar asistencia médica en salidas internacionales.








11

3.3 Interrelaciones






universidad)

Frecuencia


mensual u ocasional).

Todas las dependencias Diario N/A




superior. Cumplimiento de las políticas para gastos de viajes de la universidad




Perfil del cargo


1.1 Cargo: Recepcionista


1.3 Planograma:






Recepcionista

Rector

12


N/A


N/A



especialidad) Tecnólogo o Técnico en Áreas administrativas. Bachiller con experiencia específica de tres (3) años.



2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: intermitente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente



Recursos: muebles, equipos y elementos de oficina.

Información confidencial: manejo de la información confidencial en bajo grado.



Orientar e Informar a los usuarios internos y externos.














13

3.3 Interrelaciones

Internas (De la Universidad pero no




Externas (Personas externas a la

Universidad)

Frecuencia



Todas las dependencias Diario Usuarios Diario




superior. Todas las inherentes al cargo




LOGÍSTICA Y EVENTOS

Perfil del cargo


1.1 Cargo: Asistente


1.3 Planograma:



1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Una (1)

Rector

Director

Asistente

14



N/A

1.9 Cargos que le reportan Indirectamente


Asistente 1

Auxiliares de cafetería 6

Auxiliar administrativo 1



especialidad)

Profesional en área de logística, ingeniería o mercadeo. Tecnólogo en áreas de mercadeo o afines con

experiencia específica de dos (2) años.




Esfuerzo físico: físico y visual permanente.


terceros)

Recursos: elementos para realizar los eventos del área Información confidencial: manejo de la información confidencial en bajo grado.

Trabajo de terceros: proveedores para eventos (comida, alquiler de equipos, transporte etc)



Gestionar y dirigir la logística de eventos institucionales.




estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de

comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.


necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos del actor relevante.

Tramitación de solicitudes: Capacidad de gestionar solicitudes enviadas por estudiantes y usuarios, mediante la revisión y análisis de los mismos, por medio de la redacción de respuestas según las políticas institucionales y decretos establecidos en las normativas; con el fin de atender de forma

oportuna las solicitudes realizadas.

Control de inventario: Capacidad para desarrollar periódicamente el sistema de inventario, mediante la revisión y conteo de recursos, materiales y

activos, donde se registra la entrada y salida de los mismos; con el fin de llevar el control y brindar información acerca del manejo del material.

15

Gestión de seguros: Capacidad para gestionar seguros de cualquier índole para la universidad, por medio de realizar cotizaciones, analizar los beneficios, elaborar el proceso de compra, solicitud de documentos y certificados de afiliación y gestionar reclamos; con el fin de garantizar la seguridad

de los bienes y el personal nacional e internacional de la Universidad.

Gestión de servicios: Capacidad para gestionar los servicios requeridos por la universidad, por medio de la negociación y contratación con proveedores, supervisión de la calidad del servicio prestado el producto adquirido; con el fin de responder oportunamente a las necesidades que presenta la

organización.

Presupuesto de eventos: Capacidad para elaborar el presupuesto de los eventos, mediante la identificación de gastos o rubros, cotización y asignación

de valores, aplicación de cálculos contables y presentación de los mismos; con el fin de obtener la aprobación de recursos que garanticen el desarrollo del evento o actividad.

Gestión logística: Capacidad de planear coordinar, ejecutar y retroalimentar eventos y actividades, a través de la identificación de los recursos y servicios necesarios para su desarrollo, gestionar y verificar la consecución y autorización de estos, acompañar en el desarrollo de la actividad o evento,

generar soportes que den cuenta de este y evaluar los resultados obtenidos; con el fin de optimizar los resultados y garantizar el cumplimiento de las

solicitudes de la dependencia.








3.3 Interrelaciones





externas (personas externas a la

universidad)

Frecuencia

(diario, semanal,


ocasional).

Todas las dependencias Diario Proveedores de alimentos, transportes y

equipos para eventos Diario

Clientes externos Diario

Aseguradoras Ocasional



Decisiones que toma por sí mismo Toma de decisiones según los lineamientos establecidos

16


superior. Todas las referentes al cargo




Perfil del cargo


1.1 Cargo: Auxiliar administrativo


1.3 Planograma:






N/A N/A


N/A N/A



especialidad) Tecnólogo en áreas administrativas, gestión Logística y/o afines.

2.2 Experiencia Total laboral Dos (2) años.

2.3 Experiencia específica Un (1) año.


Director

Auxiliar administrativo

Rector

17

Esfuerzo físico: esfuerzo físico y visual permanente.



Recursos: inventarios de productos de cafetería (termos, jarros, etc).

Información confidencial: manejo de la información confidencial en bajo grado. Trabajo de terceros: proveedores para eventos (comida, alquiler de equipos, transporte etc).



Apoyo en los procesos logísticos y eventos que requiera la institución.








Manejo de archivo: Capacidad para manejar el archivo de la dependencia, a través del ingreso, organización y actualización de documentos digitales o

físicos; con el fin de facilitar el acceso y control de la información



Trámite de solicitudes para eventos: Capacidad para tramitar las solicitudes de eventos, mediante la recepción de solicitudes, registro y actualización de eventos en el programador, contacto con proveedores, solicitud de cotizaciones y verificación de pedidos; con el fin de responder a los requerimientos

de la organización y apoyar el desarrollo de las actividades o eventos.

Control de cuentas de cobro y facturas: Capacidad de tramitar cuentas de cobro y facturas, por medio del ingreso de facturas, renovaciones y recibos,

seguimiento de los pagos, registro de novedades, verificación de las facturas y recibos y solicitud de traslados presupuestales; con el fin de cumplir con los compromisos adquiridos por la universidad en las fechas oportunas.





3.3 Interrelaciones






Universidad)



ocasional).

18

Todas las dependencias Diario Proveedores de alimentos, transportes y equipos para eventos

Diario

Clientes externos Diario





superior. Todas las referentes al cargo




COSTOS Y PRESUPUESTO

Perfil del cargo


1.1 Cargo: Analista


1.3 Planograma:


1.5 Número de Personas a cargo: Uno (1)



Rector

Director

Analista

19


Auxiliar administrativa 1



N/A



especialidad) Especialista en áreas de ciencias económicas, administrativas, financieras y/o afines.

2.2 Experiencia Total laboral Cuatro (4) años.

2.3 Experiencia específica Tres (3) años.




Recursos: muebles y equipos de oficina

Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado.



Coordinar y controlar la elaboración y ejecución del presupuesto de la universidad, con el fin de suministrar de forma oportuna la información garantizando la correcta ejecución del gasto.





Tramitación de solicitudes: Capacidad de gestionar solicitudes enviadas por estudiantes y usuarios, mediante la revisión y análisis de los mismos, por

medio de la redacción de respuestas según las políticas institucionales y decretos establecidos en las normativas; con el fin de atender de forma oportuna las solicitudes realizadas.

Dominio del sistema o plataforma: Capacidad para dominar el sistema o la plataforma, conociendo el funcionamiento y actualización del mismo y

procesando los requerimientos en el módulo correspondiente; con el fin de garantizar la labor óptima de los procesos en el área.

Elaboración de reportes estadísticos: Capacidad para elaborar reportes estadísticos, mediante el análisis de datos y aplicación de cálculos estadísticos a

los mismos; con el fin de sintetizar información relevante y facilitar el análisis de la misma en la toma de decisiones.

Informes financieros: Capacidad para elaborar informes financieros de la universidad o del área, por medio de la consecución de información

suministrada, aplicación de técnicas, análisis e interpretación y presentación de novedades; con el fin de controlar la ejecución contable y financiera, facilitando la toma de decisiones.

20

Control presupuestal: Capacidad para controlar la ejecución presupuestal de las cuentas generadoras de gasto o rubros, mediante el conocimiento del presupuesto aprobado para estas, hacer seguimiento de los movimientos realizados y velar por el cumplimento de las políticas implantadas por la

universidad; con el fin de garantizar el manejo adecuado y eficaz de los recursos financieros asignados a rubros y optimizar el manejo de capital

asignado para cada dependencia.








3.3 Interrelaciones

Internas (de la Universidad pero no perteneciente a la misma dependencia)

Frecuencia (diario, semanal, quincenal, mensual u ocasional).

externas (personas externas a la universidad)

Frecuencia



Todas las dependencias Diariamente N/A


Decisiones que toma por sí mismo Decisiones sujetas a los lineamientos

Decisiones que requieren aprobación de un superior.

Adiciones presupuestales

Cambios en los presupuestos aprobados y demás que requieran aprobación




Perfil del cargo


1.1 Cargo: Auxiliar administrativo

1.2 Dependencia: Costos y presupuestos

21

1.3 Planograma:

1.4 Título del cargo al que reporta: Analista





N/A N/A


N/A N/A



especialidad)




2.3 Experiencia específica Un (1) año.


Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente


información confidencial, trabajo de

terceros)

Recursos: muebles y equipos de oficina Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado



Ejecutar tareas relacionadas con el registro, control y gestión de costos y presupuestos.

Analista

Auxiliar administrativo

Director

22



Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de




Planeación y Administración de presupuesto: Capacidad para planear y administrar el presupuesto de la universidad, mediante el conocimiento del

funcionamiento y los planes de acción de las dependencias, analizar las necesidades que presenta la organización, mantener contacto, supervisar la elaboración de cédulas presupuestales, hacer seguimiento en tiempo real de la ejecución y evaluar el impacto del mismo; con el fin de dar un uso

efectivo a los recursos de la organización y optimizar la consecución de metas u objetivos de la misma.

Atención de requerimientos administrativos y financieros: Capacidad para atender y dar respuesta a los requerimientos administrativos y financieros

solicitados por las dependencias y funcionarios de la universidad, mediante la recepción de solicitudes, verificar y validar las mismas, analizar su viabilidad según el presupuesto general de la universidad y aprobar o negar solicitudes; con el fin de optimizar el funcionamiento de la universidad en

general.

Control de cuentas de cobro y facturas: Capacidad de tramitar cuentas de cobro y facturas, por medio del ingreso de facturas, renovaciones y recibos,

seguimiento de los pagos, registro de novedades, verificación de las facturas y recibos y solicitud de traslados presupuestales; con el fin de cumplir con los compromisos adquiridos por la universidad en las fechas oportunas.

Apoyo en la elaboración y seguimiento presupuestal: Capacidad para apoyar la elaboración presupuestal, a través de recopilar la información, recolectar

datos del movimiento mensual de las publicaciones, realizar seguimiento de los procesos editoriales , reportar liquidación de regalías de acuerdo con los

informes de ventas e inventarios de almacén y liquidar premios por producción intelectual; con el fin de obtener un seguimiento a la ejecución presupuestal.






notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia






quincenal,



23


Decisiones que toma por sí mismo De acuerdo a lineamientos


Todas las relacionadas al cargo




SUMINISTROS Y COMPRAS

Perfil del cargo


1.1 Cargo: Jefe

1.2 Dependencia: Suministros y Compras

1.3 Planograma:


1.5 Número de Personas a cargo: Cinco (5)





Asistente 1

Auxiliares 3

Auxiliar de tesorería 1


Jefe

Rector

24


N/A


2.1 Formación académica (título y especialidad)

Especialización en áreas administrativas e ingeniería. Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas con experiencia específica de cuatro (4) años

2.2 Experiencia Total laboral Cinco (5) años

2.3 Experiencia específica Tres (3) años

2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente



Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente. Recursos: muebles y equipos de oficina

Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado

Trabajo de terceros: contratos de servicios



Coordinar, gestionar y controlar el proceso de compras de insumos, suministros, muebles y enseres, servicios, maquinaria y equipos, basados en la

variable de calidad, cobertura y la relación beneficio- costo.






presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos

del área.

Supervisión y realimentación a colaboradores: Capacidad para supervisar y realimentar a los colaboradores, a través de la asesoría continua sobre la

labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se


25

Gestión de recursos físicos y tecnológicos: Capacidad de gestionar recursos para la dependencia al identificar necesidades, presentar solicitudes

justificadas ante los entes correspondientes, ingresar la información al sistema correspondiente, recibir y distribuir los recursos requeridos; con el fin de suplir las carencias identificadas, dar cumplimiento oportuno a las demandas y acciones requeridas, y optimizar el desempeño general de la

dependencia.

Control presupuestal: Capacidad para controlar la ejecución presupuestal de las cuentas generadoras de gasto o rubros, mediante el conocimiento del

presupuesto aprobado para estas, hacer seguimiento de los movimientos realizados y velar por el cumplimento de las políticas implantadas por la

universidad; con el fin de garantizar el manejo adecuado y eficaz de los recursos financieros asignados a rubros y optimizar el manejo de capital asignado para cada dependencia.

Establecimiento de relaciones interinstitucionales: Capacidad para generar y consolidar vínculos con otras instituciones, mediante la identificación de

actores estratégicos, comunicación asertiva, creación de redes de contacto o convenios, establecimiento de planes de trabajo e intercambio de servicios e información; con el fin de satisfacer los requerimientos de la universidad a nivel interno y externo.


las obligaciones contractuales, registro y renovación de información, actualización de datos, reporte de novedades y solución de requerimientos de las

instituciones en convenio; con el fin de fortalecer las conexiones preestablecidas y optimizar los procesos de la universidad.





Capacidad de velar, facilitar y promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose y adoptando las medidas

de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia, accidentes y enfermedades laborales, con el fin de proteger la seguridad y la salud de la Comunidad Universitaria.

3.3 Interrelaciones






universidad)



ocasional).

Todas las dependencias Diario Proveedores Diario

Estudiantes Ocasional

· Transporte de mercancías Semanal


Decisiones que toma por sí mismo Negociación de compra de productos y servicios aprobados en el manual de contratación.


superior.

Aprobación de adquisición de acuerdo al manual de contratación

26




Perfil del cargo


1.1 Cargo: Auxiliar


1.3 Planograma:

1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe


1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Tres (3)




N/A



N/A



especialidad)

Profesional en Áreas de ciencias económicas y administrativas. Técnico o tecnólogo en áreas

administrativas y/o afines.




Jefe

Auxiliar

27



información confidencial, trabajo de

terceros)


Recursos: muebles y equipos de oficina Información confidencial: manejo de la información confidencial en bajo grado.

Trabajo de terceros: seguimiento a proveedores



Apoyar de forma operativa, el proceso de compras y suministros de insumos, muebles y enseres, servicios, maquinaria y equipos, garantizando

oportunidad en la entrega a las dependencias.





Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información; con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.




Gestión de servicios: Capacidad para gestionar los servicios requeridos por la universidad, por medio de la negociación y contratación con proveedores,

supervisión de la calidad del servicio prestado el producto adquirido; con el fin de responder oportunamente a las necesidades que presenta la organización.






3.3 Interrelaciones





quincenal,


28

Todas las dependencias Diario Proveedores Diario





Compras




Perfil del cargo




1.3 Planograma:






N/A


Jefe

Asistente

29



N/A



especialidad) Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas y/o afines.







Información confidencial: maneja información confidencial en alto grado. Trabajo de terceros: seguimiento a proveedores



Registrar y controlar las compras e inventarios, y hacer seguimiento a los pagos a proveedores.








Gestión de recursos físicos y tecnológicos: Capacidad de gestionar recursos para la dependencia al identificar necesidades, presentar solicitudes justificadas ante los entes correspondientes, ingresar la información al sistema correspondiente, recibir y distribuir los recursos requeridos; con el fin de

suplir las carencias identificadas, dar cumplimiento oportuno a las demandas y acciones requeridas, y optimizar el desempeño general de la dependencia.






30





3.3 Interrelaciones






universidad)

Frecuencia

(diario, semanal,


ocasional).

Contabilidad Semanal Proveedores Diario

Costos y presupuestos Quincenal Transporte de mercancías Ocasional

tesorería Semanal





Según planeación del área




Perfil del cargo


1.1 Cargo: Auxiliar de tesorería


1.3 Planograma:

31







N/A



N/A


2.1 Formación académica (título y especialidad)

Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas y/o afines.





terceros)

Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente. Recursos: muebles y equipos de oficina

Información confidencial: manejo de la información confidencial de grado medio



Vender productos institucionales y controlar el inventario.


Jefe

Auxiliar de Tesorería

32









dependencia.












3.3 Interrelaciones






ocasional).

Todas las dependencias Diario Usuarios externos Diario

Estudiantes Diario



33


superior.

Consulta con el jefe las órdenes de compras.




TESORERÍA

Perfil del cargo


1.1 Cargo: Jefe

1.2 Dependencia: Tesorería

1.3 Planograma:


1.5 Número de personas a cargo: Tres (3)



1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los Cargos No de

Asistente 1

Auxiliar 2

1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los Cargos No de

Auxiliar 1

Dependencias administrativas 6

Rector


Jefe

34


2.1 Formación académica (título y especialidad) Maestría en administración, finanzas y/o áreas afines.




Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.

2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos, información confidencial, trabajo de terceros)


Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: manejo de información confidencial en alto grado.

Trabajo de terceros: responsable por la actividad y tareas de (3) tres a (4) cuatro terceros.



Coordinar y propender por la adecuada canalización de dineros, para permitir el óptimo desarrollo de la actividad de la Universidad, de manera oportuna, suficiente y óptima.







presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos del área.


labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se




dependencia.

Gestión de recursos financieros: Capacidad para administrar, optimizar, gestionar y controlar los recursos financieros de la Universidad y de los convenios interinstitucionales, a través de la elaboración del flujo de efectivo, gestión de pagos, flujos de caja, ejecución y monitoreo del plan de

inversión, seguimiento a los saldos de las cuentas bancarias; con el fin de asegurar la mayor rentabilidad posible de los recursos de la institución y

promover la diversidad de redes de servicio.

35

Revisión y autorización de pagos: Capacidad de planificar y coordinar de forma ágil y oportuna todas las operaciones de pagos e ingresos de acuerdo a

sus vencimientos, con el propósito de cumplir con los acuerdos establecidos.


Capacidad de velar por el cumplimiento de políticas ambientales de la Universidad mediante la aplicación de planes y programas que promuevan el manejo ambiental para tener una institución sostenible y amigable con el medio ambiente.



de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia,


3.3 Interrelaciones

internas (de la Universidad pero no perteneciente

a la misma dependencia)




universidad)



ocasional).

Apoyo Financiero Diario Bancolombia Semanal

Suministros y Compras Diario Banco Caja Social Semanal

Gestión Humana Semanal Colpatria Mensual

Directores de Programa Mensual Davivienda Mensual

Director de Relaciones Internacionales Mensual Pichincha Ocasional

Director de bienestar universitario Mensual ITAU Mensual

Contabilidad Diario

Auxiliares de Contabilidad Diario

Auditor Semanal

Oficina de Sistemas Semanal



Decisiones que toma por sí mismo Medios por los cuales se realiza los pago

Cancelación de pagos de hasta diez millones de pesos

Decisiones que requieren aprobación de un superior. Inversiones

Cancelación de pagos superiores a diez millones

Giros de cheques

Traslados de dinero entre bancos

36




Perfil del cargo




1.3 Planograma:


1.5 Número de Personas a cargo: Ocho (8)




N/A


Auxiliar 2


2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas de administración, finanzas y/o afines.

2.2 Experiencia Total laboral Cuatro (4) años

2.3 Experiencia específica Dos (2) Años





Información confidencial: manejo de la información en alto grado.

Director

Jefe

Asistente

37



Apoyar y controlar los procesos del área con el fin de generar soportes contables, control de cuentas, gestión de pagos, elaboración de estados financieros y conciliaciones.







Programación de pagos: Capacidad para programar pagos, a través de la recepción de facturas causadas, manejo de archivos digitales, realizar pagos

en cheque y cruce de cartera, además del registro de pagos de nómina, parafiscales y juzgados, verificación de la relación y las fechas de vencimiento,

donde se establezca una planificación para ejecutar los pagos; con el fin de cumplir en las fechas acordadas y con los compromisos adquiridos con los proveedores.

Recaudo: Capacidad de contabilizar y hacer seguimiento a los pagos realizados en tarjeta de crédito, de realizar la gestión de las operaciones internacionales en cuanto a pagos por parte de la Universidad o recaudos recibidos de cuentas del exterior; por medio del ingreso de información en el

módulo del sistema con el fin de aplicar el pago solicitado por el usuario.

Revisar procesos bancarios: Capacidad para revisar periódicamente los procesos bancarios y conciliar con el área contable los pagos efectuados; por

medio de la afectación y conciliación de cuentas bancarias, traslados virtuales autorizados y gestión de operaciones bancarias con carta de aprobación; con el fin de realizar pagos oportunos a proveedores.

Elaboración de soportes de pago: Capacidad para elaborar cuentas, gestionar las consolidaciones bancarias en moneda nacional y extranjera, registrar

los pagos por PSE, además del envío de comprobantes de egreso, y realizar el cierre mensual del registro GMF, gastos bancarios y rendimientos financieros, por medio del dominio y acceso al sistema contable; con el fin de cumplir el compromiso pactado con el proveedor y reflejar la información

del pago efectuado en el sistema.

Cierre contable: Capacidad para realizar revisión contable de las cuentas de efectivo a cierre de mes, a través de recolectar y sintetizar la información y

cargar en el sistema los gastos bancarios generados; con el fin de dar a conocer el flujo total del efectivo en el mes.






seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y


38

3.3 Interrelaciones



Externas (personas externas a la universidad)


quincenal,


Suministros y Compras Diario Proveedores Diario

Gestión Humana Semanal

Registro académico Diario

Contabilidad Diario

Sistemas Semanal

Estudiantes Diario




Decisiones que requieren aprobación de un superior. Todas requieren aprobación de un superior




Perfil del cargo


1.1 Cargo: Auxiliar


1.3 Planograma:

Director

Jefe

Auxiliar

39


1.5 Número de personas a cargo: N/A

1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Dos (2)




N/A


N/A


2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas administrativas, financieras. Bachiller con experiencia específica de 4

años.

2.2 Experiencia Total laboral Cuatro (4) años

2.3 Experiencia específica Uno (1) Año




Dinero: responsable del manejo de caja menor y dinero electrónico. Recursos: muebles y equipos de oficina.




Apoyar los procesos del área actualizando la información de acuerdo con los soportes y comprobantes de pagos generados.






Programación de pagos: Capacidad para programar pagos, a través de la recepción de facturas causadas, manejo de archivos digitales, realizar pagos

en cheque y cruce de cartera, además del registro de pagos de nómina, parafiscales y juzgados, verificación de la relación y las fechas de vencimiento, donde se establezca una planificación para ejecutar los pagos; con el fin de cumplir en las fechas acordadas y con los compromisos adquiridos con los

40

proveedores.

Recaudo: Capacidad de contabilizar y hacer seguimiento a los pagos realizados en tarjeta de crédito, de realizar la gestión de las operaciones internacionales en cuanto a pagos por parte de la Universidad o recaudos recibidos de cuentas del exterior; por medio del ingreso de información en el

módulo del sistema con el fin de aplicar el pago solicitado por el usuario.

Elaboración de soportes de pago: Capacidad para elaborar cuentas, gestionar las consolidaciones bancarias en moneda nacional y extranjera, registrar

los pagos por PSE, además del envío de comprobantes de egreso, y realizar el cierre mensual del registro GMF, gastos bancarios y rendimientos

financieros, por medio del dominio y acceso al sistema contable; con el fin de cumplir el compromiso pactado con el proveedor y reflejar la información del pago efectuado en el sistema.







3.3 Interrelaciones

Internas (de la Universidad pero no perteneciente





universidad)

Frecuencia

(diario, semanal,


ocasional).

Suministros y Compras Diario Proveedores Diario

Gestión Humana Semanal

Admisiones y Registro Diario

Contabilidad Diario

Sistemas Semanal

Estudiantes de programas Diario

Todas las dependencias Ocasional




Decisiones que requieren aprobación de un superior. Todas las decisiones requieren aprobación de un superior

41




APOYO FINANCIERO

Perfil del cargo


1.1 Cargo: Jefe

1.2 Dependencia: Apoyo Financiero

1.3 Planograma:


1.5 Número de personas a cargo: Siete (7)




Asistente 2

Auxiliar 5

1.9 Cargos que le reportan indirectamente Nombres de los cargos No de

Auxiliar (Dirección administrativa y Financiera) 1

Director (Bienestar Universitario) 1

Auxiliar ( centro de idiomas) 1

Coordinador (Transferencias) 1

Jefe (Suministros y compras) 1

Asistente (Vicerrectoria) 1

Rector

Director

Jefe

42

2.Especificaciones del cargo

2.1 Formación académica (título y especialidad) Especialización en área administrativa, financiera y/o afines.

2.2 Experiencia total laborada Cinco (5) años


2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: intermitente debido a las temporadas.




Dinero: manejo de cartera y del presupuesto según lo establecido para el año vigente.

Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: maneja información confidencial en alto grado.



Dirigir, coordinar y controlar los procesos de crédito, cobro y recaudo de cartera, con el fin de cumplir con el nivel de ingresos requerido para la

Institución.






presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos del área.

Administración de recursos virtuales: Capacidad para monitorear y administrar los contenidos de los recursos virtuales, mediante, la observación, actualización y renovación permanente de las novedades; con el fin de garantizar que la información brindada al usuario interno y externo que accede

al sitio o página sea oportuna.


labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera

asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se realicen con efectividad.



Establecimiento de relaciones interinstitucionales: Capacidad para generar y consolidar vínculos con otras instituciones, mediante la identificación de actores estratégicos, comunicación asertiva, creación de redes de contacto o convenios, establecimiento de planes de trabajo e intercambio de servicios

e información; con el fin de satisfacer los requerimientos de la universidad a nivel interno y externo.

43

Administración de recaudos y cobros de cartera: Capacidad de administrar la ejecución de recaudos o cobros de cartera, mediante la revisión y

aprobación de estados de cuenta o documentación que informe el estado de cartera, diseñar e implementar estrategias de recaudo, analizar casos de deudores que presenten mayor riesgo de pérdida, desarrollar procesos de negociación de pago, tramitar la realización de cobro pre–jurídico de la

cartera por parte de personas jurídicas o naturales contratadas, evaluar y hacer seguimiento de casos en cobro externo, plantear propuestas de castigo de cartera y socializar informes de gestión; con el fin de asegurar el cumplimiento de responsabilidades financieras adquiridas por agentes externos con

la Universidad y optimizar los proceso financieros de la misma.

Supervisión de créditos: Capacidad de inspeccionar los procesos de aprobación crediticia, a través del conocimiento de las políticas y normativas de

crédito que rigen los proceso de solicitud y aprobación, revisar el cumplimiento de las mismas por parte de los colaboradores, ejecutar estudios de

crédito, almacenar y custodiar archivos y garantías de los créditos otorgados y evaluar la tasa de financiación y moratoria de acuerdo a las políticas de la universidad; con el fin de asegurar la concesión de créditos.




Competencias en relación a la seguridad y salud en el trabajo


de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia, accidentes y enfermedades laborales, con el fin de proteger la seguridad y la salud de la Comunidad Universitaria.

3.3 Interrelaciones




quincenal, mensual u ocasional)


universidad)

Frecuencia

(diario, semanal,

quincenal, mensual

ocasional)

Todas las dependencias Diario Bancos Semestral

Corporaciones Semestral

ICETEX Mensual

Data crédito Mensual

Cemex Semestral

Convenios con entes territoriales Semestral

Firmas de abogados Mensual

Facturación Diario



Decisiones que toma por sí mismo Plan de colocación y cobro de cartera.

Decisiones que requieren aprobación de un superior Devoluciones, becas y entrega de bonos para contratos según excepciones.

Requisiciones que se salgan de los parámetros establecidos.

44




Perfil del cargo




1.3 Planograma:


1.5 Número de personas a cargo: N/A

1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Dos (2)


1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los Cargos No de

N/A


N/A


2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas y/o afines. Técnico, tecnólogo o bachiller en áreas financieras y/o administrativas con tres (3) años de experiencia

específica.

2.2 Experiencia total laborada Tres (3) años


2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.

Director

Jefe

Asistente

45







Apoyar en los procesos administrativos de la dependencia al realizar planes de acción y reportes que se requieran.








Administración de recursos virtuales: Capacidad para monitorear y administrar los contenidos de los recursos virtuales, mediante, la observación, actualización y renovación permanente de las novedades; con el fin de garantizar que la información brindada al usuario interno y externo que accede

al sitio o página sea oportuna.




las obligaciones contractuales, registro y renovación de información, actualización de datos, reporte de novedades y solución de requerimientos de las instituciones en convenio; con el fin de fortalecer las conexiones preestablecidas y optimizar los procesos de la universidad.








3.3 Interrelaciones

46




quincenal, mensual u ocasional)

Externas (persona externas a la

universidad)

Frecuencia

(diario, semanal,


ocasional)



ICETEX Mensual


Cemex Semestral



Facturación Diario



Decisiones que toma por sí mismo Ejecución de parámetros establecidos

Coordinar el equipo de trabajo

Decisiones que requieren aprobación de un superior Casos que requieren interpretación y/o aprobación de los parámetros (solicitudes especiales

de clientes).




Perfil del cargo


1.1 Cargo: Auxiliar


1.3 Planograma:

47



1.6 Número de personas que desempeña el cargo: cinco (5)



N/A


N/A


2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas y/o afines.

2.2 Experiencia total laboral Cuatro (4) años


2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: intermitente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.







Asesorar a los usuarios internos y externos, acerca de los sistemas de financiación con el fin de facilitar el acceso a la educación.



Director

Jefe

Auxiliar

48






Manejo de archivo: Capacidad para manejar el archivo de la dependencia, a través del ingreso, organización y actualización de documentos digitales o

físicos; con el fin de facilitar el acceso y control de la información










3.3 Interrelaciones




quincenal, mensual ocasional)


universidad)

Frecuencia

(diario, semanal,

quincenal, mensual

ocasional)



ICETEX Mensual


Cemex Semestral



Facturación Diario

49



Decisiones que toma por sí mismo Ejecución de parámetros establecidos

Coordinar el equipo de trabajo

Decisiones que requieren aprobación de un superior Casos que requieren interpretación y/o aprobación de los parámetros (solicitudes especiales de clientes).




CONTABILIDAD

Perfil del cargo


1.1 Cargo: Jefe

1.2 Dependencia: Contabilidad

1.3 Planograma:


1.5 Número de Personas a cargo: Cinco (5)




Auxiliar 4

Asistente 1


N/A

Rector

Director

Jefe

50


2.1 Formación académica (título y especialidad) Especialización en áreas económicas, administrativas y/o financieras.





2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos, información confidencial, trabajo de terceros)


Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: Manejo de información confidencial en grado alto.

Trabajo de terceros: consultor tributario y proveedor del sistema.



Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con la información financiera y contable de la Universidad, con el fin de obtener la consolidación de los estados financieros y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.





Planeación del área: Capacidad para planear el desarrollo y fortalecimiento del área, mediante la identificación de las necesidades, elaboración del presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos

del área.


labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera

asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se realicen con efectividad.





51

Control presupuestal: Capacidad para controlar la ejecución presupuestal de las cuentas generadoras de gasto o rubros, mediante el conocimiento del

presupuesto aprobado para estas, hacer seguimiento de los movimientos realizados y velar por el cumplimento de las políticas implantadas por la

universidad; con el fin de garantizar el manejo adecuado y eficaz de los recursos financieros asignados a rubros y optimizar el manejo de capital asignado para cada dependencia.

Gestión contable: Capacidad para gestionar el manejo y análisis de la información financiera y contable de la universidad, a través del análisis de la información de los diferentes procesos de la institución, conocer y aplicar las normas legales vigentes a nivel interno y externo, supervisar y controlar la

causación de hechos económicos, depreciaciones de activos, depuración de cuentas contables, amortizaciones, conciliaciones de los registros contables,

generar cierres y diligenciar los formularios requeridos por la DIAN e industria y comercio; con el fin de generar informes que reporten a nivel interno y externo la actividad y estado contable de la universidad, facilitando procesos de toma de decisiones.

Gestión de recursos financieros: Capacidad para administrar, optimizar, gestionar y controlar los recursos financieros de la Universidad y de los

convenios interinstitucionales, a través de la elaboración del flujo de efectivo, gestión de pagos, flujos de caja, ejecución y monitoreo del plan de

inversión, seguimiento a los saldos de las cuentas bancarias; con el fin de asegurar la mayor rentabilidad posible de los recursos de la institución y promover la diversidad de redes de servicio.





Capacidad de velar, facilitar y promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose y adoptando las medidas de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia,


3.3 Interrelaciones






universidad)

Frecuencia


mensual u

ocasional).

Todas las dependencias Diario Revisoría fiscal Semanal

Consultoría tributaria Semanal

Proveedor del sistema de información financiera iceberg

Ocasional



Decisiones que toma por sí mismo Todas las decisiones que impliquen manejo contable y tributario

Decisiones que requieren aprobación de un superior. Decisiones con base a la normatividad y políticas internas.

52




Perfil del cargo


1.1 Cargo: Auxiliar


1.3 Planograma:



1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Cuatro (4)



N/A


N/A


2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en contaduría pública. Tecnólogo en contabilidad y finanzas con dos (2) años de experiencia específica.




Director

Jefe

Auxiliar

53







Realizar los procesos de actualización contable de la Universidad de acuerdo con los soportes y comprobantes de ingresos y egresos, con el fin de

soportar la información para la elaboración de los estados financieros.






Programación de pagos: Capacidad para programar pagos, a través de la recepción de facturas causadas, manejo de archivos digitales, realizar pagos en cheque y cruce de cartera, además del registro de pagos de nómina, parafiscales y juzgados, verificación de la relación y las fechas de vencimiento,

donde se establezca una planificación para ejecutar los pagos; con el fin de cumplir en las fechas acordadas y con los compromisos adquiridos con los

proveedores.

Seguimiento y aprobación de cuentas: Capacidad de realizar seguimiento y aprobación a las cuentas de convenios, por medio de la revisión y

sistematización de la información y la legalización de rubros con soportes correspondientes; con el fin de controlar el presupuesto de los convenios y garantizar el manejo adecuado de los recursos.


Gestión contable: Capacidad para gestionar el manejo y análisis de la información financiera y contable de la universidad, a través del análisis de la

información de los diferentes procesos de la institución, conocer y aplicar las normas legales vigentes a nivel interno y externo, supervisar y controlar la causación de hechos económicos, depreciaciones de activos, depuración de cuentas contables, amortizaciones, conciliaciones de los registros contables,

generar cierres y diligenciar los formularios requeridos por la DIAN e industria y comercio; con el fin de generar informes que reporten a nivel interno y

externo la actividad y estado contable de la universidad, facilitando procesos de toma de decisiones.

Liquidación de convenios: Capacidad de realizar los procesos de liquidación de convenios, por medio de la solicitud y gestión de las actas de liquidación de cada una de las empresas en convenio; con el fin de sustentar y dar cumplimiento a lo pactado.








54

3.3 Interrelaciones



Externas (personas externas a la universidad)


quincenal,





Decisiones que toma por sí mismo Decisiones bajo las directrices establecidas.

Decisiones que requieren aprobación de un superior. Decisiones sujetas a la supervisión del jefe de Contabilidad.




Perfil del cargo




1.3 Planograma:



1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Una (1)


Director

Jefe

Asistente

55


N/A


N/A


2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas de ciencias económicas, financieras y/o afines.

2.2 Experiencia Total laboral Cuatro(4) años

2.3 Experiencia específica Dos(2) años








Realizar los registros de la información contable de la Universidad de acuerdo con los soportes y comprobantes de ingresos y egresos, con el fin de

generar la información para la elaboración de los estados financieros.






Gestión contable: Capacidad para gestionar el manejo y análisis de la información financiera y contable de la universidad, a través del análisis de la información de los diferentes procesos de la institución, conocer y aplicar las normas legales vigentes a nivel interno y externo, supervisar y controlar la

causación de hechos económicos, depreciaciones de activos, depuración de cuentas contables, amortizaciones, conciliaciones de los registros contables, generar cierres y diligenciar los formularios requeridos por la DIAN e industria y comercio; con el fin de generar informes que reporten a nivel interno y

externo la actividad y estado contable de la universidad, facilitando procesos de toma de decisiones.

Cierre contable: Capacidad para realizar revisión contable de las cuentas de efectivo a cierre de mes, a través de recolectar y sintetizar la información y

cargar en el sistema los gastos bancarios generados; con el fin de dar a conocer el flujo total del efectivo en el mes.

Gestión del proyecto NIIF: Capacidad para liderar el proceso operativo del proyecto NIIF, a través de la supervisión y coordinación de las tareas

asignadas con los funcionarios de cada dependencia; con el fin de implementar las normas Internacionales en el sistema de información de la

Universidad.

Gestión de recursos financieros: Capacidad para administrar, optimizar, gestionar y controlar los recursos financieros de la Universidad y de los

convenios interinstitucionales, a través de la elaboración del flujo de efectivo, gestión de pagos, flujos de caja, ejecución y monitoreo del plan de inversión, seguimiento a los saldos de las cuentas bancarias; con el fin de asegurar la mayor rentabilidad posible de los recursos de la institución y

promover la diversidad de redes de servicio.

56







3.3 Interrelaciones





Externas (Personas externas a la

universidad)

Frecuencia

(diario, semanal,


ocasional).

Todas las dependencias Diario Consultor tributario Semanal



Decisiones que toma por sí mismo Decisiones según lineamientos.

Soluciones de requerimiento bajo lineamientos establecidos.

Decisiones que requieren aprobación de un superior. Decisiones con base a la normatividad y políticas internas.

Liquidación de impuestos.

Informes financieros.




Fuente: Dirección Administrativa y Financiera

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Anexo 18 Perfiles de cargos Dirección Administrativa y ... · Jefe de Contabilidad 1 Jefe de Gestión Humana 1 Asistente de Logística 1 Analista 1 Analista de Costos y Presupuestos