ANEXO AEROPUERTO INTERNACIONAL LA AURORA AILA · 2019-05-20 · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCION DE SIMULACROS ANEXO 2 COE-4 Revisión : 00 Introducción Fecha: 27 Agosto

AEROPUERTO INTERNACIONAL

LA AURORA AILA

ANEXO

2 COE-4

Revisión: 00

CÓDIGO: ANEXO 2-COE 004

ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 27 / 08 / 2015

PÁGINA: 1 de 70

ALCANCE:

DIRECCION GENERAL DE AERONÁUTICA CIVIL ADMINISTRACION AEROPORTUARIA AILA

ARRENDATARIOS DE LOCALES DEL EDIFICIO TERMINAL AÉREA

LINEAS AEREAS Y EMPRESAS DE SERVICIOS AEROPORTUARIOS

UNIDADES ADMINISTRATIVASDGAC UNIDADES TÉCNICO OPERATIVAS DGAC

ORGANISMOS ESTATALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE SIMULACROS

GUATEMALA, AGOSTO 2015

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCION DE SIMULACROS

ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Índice

Fecha: 27 Agosto de 2015 Capítulo 0 Página 2 de 71

0. INDICE

0. INDICE........................................................................................................................................................... 2

1. LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL PLAN ......................................................................................................... 4

2. LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS ................................................................................................................ 5

3. REGISTRO DE REVISIONES ....................................................................................................................... 7

4. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 8

5. OBJETIVOS DEL MANUAL .......................................................................................................................... 9

5.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................... 9

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................. 9

6. INFORMACIÓN GENERAL ......................................................................................................................... 10

6.1 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 10

7. ACRÓNIMOS .............................................................................................................................................. 12

8. BASE LEGAL .............................................................................................................................................. 13

8.1 LEGISLACIÓN NACIONAL ............................................................................................................. 13

8.2 LEGISLACIÓN INTERNACIONAL .................................................................................................. 13

9. GENERALIDADES DEL MANUAL ............................................................................................................. 14

10. ALCANCE ................................................................................................................................................... 15

11. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................. 16

12. NORMAS RELATIVAS AL MANUAL ......................................................................................................... 17

13. TIPOS DE SIMULACROS PREVISTOS...................................................................................................... 18

13.1 SEGÚN EL NIVEL DE INFORMACIÓN. ......................................................................................... 18

13.2 SEGÚN LA COBERTURA DEL PLAN. ........................................................................................... 18

13.3 SEGÚN LAS ÁREAS INVOLUCRADAS. ........................................................................................ 18

14. SIMULACRO SOBRE EL PLANO (DE MESA) ........................................................................................... 19

14.1 VENTAJAS DE LOS SIMULACROS SOBRE EL PLANO ............................................................... 19

14.2 DESVENTAJAS DE LOS SIMULACROS SOBRE EL PLANO ........................................................ 19

15. SIMULACROS PARCIALES (SEGÚN LAS ÁREAS INVOLUCRADAS).................................................... 20

15.1 VENTAJAS DE LOS SIMULACROS PARCIALES (POR LAS ÁREAS INVOLUCRADAS) ............. 20

15.2 DESVENTAJA DE LOS SIMULACROS PARCIALES (POR LAS ÁREAS INVOLUCRADAS) EN SUS DOS MODALIDADES ............................................................................................................. 20

16. SIMULACROS GENERALES TOTALES .................................................................................................... 21

16.1 VENTAJAS DE LOS SIMULACROS GENERALES TOTALES ....................................................... 21

16.2 DESVENTAJA DE LOS SIMULACROS GENERALES TOTALES .................................................. 21

17. CALENDARIO DE SIMULACROS .............................................................................................................. 22

18. ESCENARIOS POSIBLES DE SIMULACROS GENERALES TOTALES .................................................. 23

19. PLANIFICACION DE SIMULACROS .......................................................................................................... 24


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Índice


19.1 PROCESO ADMINISTRATIVO PARA PLANTEAR UN EJERCICIO O ENSAYO, SIMULACIÓN O SIMULACRO ................................................................................................................................... 25

19.2 DIAGRAMA DE PROCESO ADMINISTRATIVO PARA REALIZAR EL INFORME FINAL DE UN EJERCICIO O ENSAYO, SIMULACIÓN O SIMULACRO. .............................................................. 25

20. DOCUMENTACIÓN DE SIMULACROS Y/O SIMULACIONES (EJERCICIOS DE MESA) ........................ 26

20.1 CONTENIDO BÁSICO DEL PLANTEAMIENTO DE LOS EJERCICIOS ........................................ 26

20.2 CONTENIDO DEL INFORME FINAL .............................................................................................. 26

21. PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE SIMULACIONES Y SIMULACROS ........................... 28

21.1 SIMULACROS SOBRE LOS PLANOS (DE MESA) (SIMULACIÓN) .............................................. 28

21.2 SIMULACROS PARCIALES ........................................................................................................... 29

21.3 SIMULACROS GENERALES (ESCALA REAL) .............................................................................. 30

22. FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE SIMULACIONES Y SIMULACROS ............................................................................................................................................. 32

22.1 FLUJOGRAMA DE SIMULACRO SOBRE LOS PLANOS (DE MESA) (SIMULACIÓN) ................. 32

22.2 FLUJOGRAMA DE LOS SIMULACROS PARCIALES .................................................................... 34

22.3 FLUJOGRAMA DE LOS SIMULACROS GENERALES (ESCALA REAL) ...................................... 37

23. MATRICES DE LOS PRODEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE SIMULACIONES Y SIMULACROS 39

23.1 MATRIZ DE SIMULACRO SOBRE LOS PLANOS (DE MESA) (SIMULACIÓN) ............................ 39

23.2 MATRIZ PARA LOS SIMULACROS PARCIALES .......................................................................... 41

23.3 MATRIZ DE LOS SIMULACROS GENERALES (ESCALA REAL) ................................................. 43

24. ADJUNTOS ................................................................................................................................................. 46

24.1 ADJUNTO A FORMULARIO DE CRÍTICA DE SIMULACRO DE EMERGENCIA. ......................... 47

24.2 ADJUNTO B DIAGRAMA DE PROCESO ADMINISTRATIVO PARA PLANTEAR UN EJERCICIO O ENSAYO, SIMULACIÓN O SIMULACRO. ...................................................................................... 63

24.3 ADJUNTO C DIAGRAMA DE PROCESO ADMINISTRATIVO PARA REALIZAR EL INFORME FINAL DE UN EJERCICIO O ENSAYO, SIMULACIÓN O SIMULACRO. ....................................... 64

24.4 FORMATOS PARA LA ASISTENCIA DE REUNIONES, MINUTAS, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACUERDOS Y COMPROMISOS Y ACTUALIZACIÓN. ............................................................................. 65

24.5 ADJUNTO D LISTA DE ASISTENCIA A REUNIONES COE-SIMU-002-2016 ..................................... 67

24.6 ADJUNTO E MINUTA DE REUNIONES ......................................................................................... 68

24.7 ADJUNTO F CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .......................................................................... 69

24.8 ADJUNTO G ACUERDOS Y COMPROMISOS .............................................................................. 70


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Lista de Distribución del Manual


1. LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL PLAN

DEPENDENCIA PUESTO FECHA

Gerencia del Aeropuerto Internacional La Aurora

Gerente del AILA 12/12/17

Mantenimiento General Coordinador General de Mantenimiento

12/12/17

Centro de Operaciones de Emergencia.

Jefatura del Centro de Operaciones de Emergencia.

12/12/17

Comité de Gestión de Crisis.

Coordinador del Comité de Gestión de Crisis.

12/12/17

Unidad de la Gestión de la Seguridad Operacional

Coordinador UGSO 12/12/17

Biblioteca Técnica DGAC Encargado de Biblioteca DGAC 12/12/17

El manual de procedimientos para la Conducción de Simulacros es propiedad del Aeropuerto Internacional La Aurora de la República de Guatemala, y ha sido consignado para las personas que ocupan las posiciones antes indicadas.

Este manual debe mantenerse en lugar accesible para rápida consulta y debe promoverse su divulgación verbal y escrita entre el personal subordinado.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Lista de Páginas Efectivas


2. LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Listado de Paginas Efectivas



ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Registro de Revisiones


3. REGISTRO DE REVISIONES Se proveerá un servicio de revisiones de cada sección del Manual de Procedimiento para la Conducción de Simulacros cada 12 meses. Cualquier revisión faltante del manual debe ser

solicitada al Centro de Operaciones de Emergencia del Aeropuerto Internacional “La Aurora”.

Todas las revisiones, modificaciones y publicación de este manual son responsabilidad del Centro de Operaciones de Emergencia del Aeropuerto Internacional “La Aurora”.

El AILA exige que cada depositario de este procedimiento lo mantenga al día en todo momento, esto se logra insertando, de manera pronta, las páginas nuevas y revisadas, efectuando la anotación correspondiente en la sección de registro de revisiones del

procedimiento. Los depositarios de este procedimiento deben estar familiarizados con su contenido.

No. Página Revisada Descripción Fecha Persona


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Introducción


4. INTRODUCCIÓN

El presente Anexo 2 COE-4 es parte íntegra del Manual Operación del Aeropuerto MOA y es donde se desarrollan los procedimientos para la conducción de simulacros.

Puesto que la instrucción tiene una “vida útil” breve, es indispensable efectuar simulacros,

ejercicios y pruebas periódicas para determinar dónde puede haber brechas en los diferentes

planes o procedimientos que se quieran evaluar, por ejemplo, resolver malentendidos entre los participantes sobre si lo procedimientos vigentes se pueden poner en práctica y sobre

estimaciones de las necesidades (tiempo, recursos, etc.) que no son realistas. Además, someter a prueba el plan permite a los participantes conocerse entre sí, familiarizarse con las

instalaciones del aeropuerto y aprender cómo funcionan otros servicios; también confirma los enlaces de comunicaciones vitales.

En ocasiones especiales, pueden probarse partes específicas de un plan o procedimiento, tales

como los planes de llamadas y de comunicaciones pueden someterse aprueba mediante ejercicios de simulación en la oficina. Otros aspectos, tales como actividades “en el lugar” en

que participan otros organismos, deben practicarse a intervalos regulares. Realizar este tipo de ejercicios, tiene la ventaja de demostrarlas deficiencias del plan, que pueden rectificarse antes de que ocurra una verdadera emergencia.

Se desea mantener actualizado este manual; por lo que las futuras ediciones mejorarán probablemente a base de las experiencias adquiridas y de los comentarios y sugerencias que

envíen los usuarios de este manual de procedimientos. Por consiguiente, se invita a los lectores del documento a que proporcionen a la Gerencia Aeroportuaria del AILA o

directamente al Centro de Operaciones de Emergencia sus opiniones, comentarios y sugerencias respecto al manual.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Objetivos del Manual


5. OBJETIVOS DEL MANUAL

5.1 OBJETIVO GENERAL

Establecer una herramienta técnica práctica, que permita establecer una metodología

para la planificación y ejecución de ejercicios (simulaciones/Simulacros) que permitan probar, validar y actualizar los diferentes planes de respuesta o procedimientos dentro de las instalaciones del Aeropuerto Internacional.

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Proporcionar a los participantes un instrumento administrativo para poner en práctica las funciones a desempeñar antes de una emergencia verdadera y que se encuentren contenidos dentro de sus propios planes y procedimientos de actuación.

2. Incrementar la confianza, de los miembros de los equipos de trabajo en la respuesta

a incidentes o accidentes e identificar las oportunidades de mejora en sus planes y procedimientos.

3. Brindar la oportunidad al personal responsable de la ejecución de estos

procedimientos, inter actuar con los demás servicios, conocerse personalmente y saber cómo funcionan los equipos de respuesta.

4. Proporcionar a las entidades de apoyo externo de servicio y socorro en casos de

emergencia, la oportunidad de conocer físicamente las instalaciones, planes y procedimientos, así como la configuración del tráfico interno y zonas identificables de peligro del aeropuerto.

5. Poseer una fuente de consulta, para que cualquier persona o entidad interesada

pueda utilizarlos para una ejecución secuencial y cronológica de las actividades relacionadas con la conducción de simulacros.

6. Que el presente manual, sirva como material de apoyo para que el personal de

nuevo ingreso identifique y aplique los procedimientos a seguir en la conducción de simulacro.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Información General Página 10 de 71

Fecha: 27 Agosto de 2015 Capítulo 6

6. INFORMACIÓN GENERAL

6.1 DEFINICIONES

1. Cuandolostérminosindicadosacontinuaciónfigurenenelcontenidodelpresente procedimiento, tendrán el significado siguiente:

Anexos al Convenio de Chicago. En virtud de los Artículos 54, 37 y 90 del Convenio

sobre Aviación Civil Internacional, el Consejo de la OACI ha adoptado Normas y Métodos Recomendados Internacionales, que por conveniencia se han designado como Anexos al Convenio. Los referidos Anexos técnicos tratan diferentes aspectos

específicos de la aviación, y tienen suplementos en los que se numeran las diferencias que los Estados contratantes han informado a la OACI que existen entre sus

reglamentos y métodos y las normas y métodos recomendados internaciones correspondientes.

Convenio de Chicago. Base internacional de Acuerdos de Aviación Civil Internacional, firmado el 7de diciembre de 1944.

Disposiciones de Aviación Civil. Directrices, notas o circulares emitidas por la Autoridad Aeronáutica, con el objeto de aclarar, especificar o determinar aspectos

específicos en materia de aviación.

Dirección General de Aeronáutica Civil. Es el órgano encargado de normar,

supervisar, vigilar y regular con base en la Ley de Aviación Civil, los servicios aeroportuarios, reglamentos, regulaciones y disposiciones complementarias de

aviación civil en Guatemala.

La Ley. Ley de aviación civil o cualquier otra ley que con tenga preceptos relacionados con la aviación.

Plan de emergencia de aeropuerto -PEA-. Documento que contiene los

procedimientos por los que se coordinan las actividades de los servicios del

aeropuerto con los otros organismos de las poblaciones circundantes que puedan ayudar a responder a una emergencia que ocurra en el aeropuerto o en sus

cercanías.

Plan de evacuación AILA. Establece las medidas y acciones que deben llevarse a

cabo durante una emergencia o desastre en las instalaciones de ésta terminal aérea,

en la cual se hace necesario evacuar a las personas que se encuentran en su interior,

o en sus proximidades.

Regulación de Aviación Civil. Normas específicas en materia de aviación, emitidas por la Dirección General de Aeronáutica Civil, para la correcta aplicación de la Ley y

su Reglamento en concordancia con las disposiciones y recomendaciones de la OACI.

Simulacro. Es un ensayo acerca de cómo se debe actuar en caso de emergencia,


ANEXO 2 COE-4

Revisión: 00 Información General

Fecha: 27 agosto de 2015 Capítulo 6 Página 11 de 65

siguiendo un plan previamente establecido basado en procedimientos de seguridad y protección. Este ejercicio, pone a prueba la capacidad de respuesta de los

involucrados permitiendo evaluar y retroalimentar los planes. Los simulacros pueden clasificarse de acuerdo a: 1) nivel de información al personal, 2) de la cobertura del plan y 3) de las áreas involucradas o participantes.

Simulacro sobre el plano o mesa (Simulación). La clase de simulacro de

emergencia más sencilla y de menos costo, pues no se movilizan recursos ni suministros. Se utiliza para someter a prueba la integración de los recursos y las

posibilidades que ofrecen para responder a una emergencia y es un instrumento sencillo para establecer los planes, criticar y actualizarlas diversas formas de

intervenir en una emergencia antes de ensayar las sobre el terreno.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Acrónimos Página 12 de 71

Fecha: 27 Agosto de 2015 Capítulo 7

7. ACRÓNIMOS

Los acrónimos empleados en este manual de procedimientos o en otros procedimientos de AILA relacionados con la aviación civil tienen el significado siguiente:

AILA Aeropuerto Internacional “La Aurora”.

DOC. Documento.

AVSEC (Aviation Security)Seguridad de la

Aviación. OACI

Organización de Aviación Civil

Internacional

COE Centro de Operaciones de Emergencia.

PEA Plan de Emergencia de Aeropuerto.

DGAC Dirección General de Aeronáutica Civil.

SEI Salvamento y Extinción de Incendios.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Base Legal


8. BASE LEGAL

Se aplican al presente Manual de Procedimientos para la Conducción de Simulacros, las siguientes disposiciones legales y complementarias.

8.1 LEGISLACIÓN NACIONAL

ENTIDAD

DOCUMENTO

DGAC RAC139.325

8.2 LEGISLACIÓN INTERNACIONAL

ENTIDAD

DOCUMENTO

Organización de Aviación Civil Internacional.

• Anexo14 al Convenio de Chicago. Aeródromos. Volumen I,

“Diseño y Operación de Aeródromos”. Normas 9.1.12 y

9.1.13.

Organización de Aviación

Civil Internacional.

• Doc.9137, parte 1,“Salvamento y Extinción de Incendios”. Capítulo13.



• Doc.9137,parte7,“Planificación de Emergencias en los Aeropuertos”.Capítulo13.



• Doc. 9137, parte 8, “Servicios Operacionales de

Aeropuertos”.Capítulo15.

Organización de Aviación Civil Internacional.

• Doc.9859, “Manual de Gestión de la Seguridad Operacional”. Capítulo 11y 18.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Generalidades del Manual


9. GENERALIDADES DEL MANUAL

1. El presente Manual de Procedimientos fue diseñado para ayudar en la estandarización de los procesos de planificación y ejecución de simulacros o simulaciones en el Aeropuerto

Internacional La Aurora.

2. El Manual deberá servir para uso y guía de las personas y entidades que integran el Centro de Operaciones de Emergencia y que bajo la expectativa de la actualización de los procedimientos de emergencia, contenidos en sus respectivos planes necesiten validarlos.

3. El coordinador de un simulacro, durante la planificación y ejecución del ejercicio,

deberá en todo momento aplicar los procedimientos contenidos en el presente manual. Constituyéndose el mismo como una herramienta de uso diario y guía ya que este describe

los pasos a seguir en tales actividades. 4. Se pretende, a través del presente manual, regular la conducción de simulacros y

simulaciones relacionados con incidentes o accidentes aéreos, sin embargo el mismo podrá, en la medida de lo posible, ser utilizado cuando se quiera validar procesos y/o

procedimientos en casos de emergencias o no.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Alcance


10. ALCANCE

El contenido del presente procedimiento, es aplicable a:

1 Todos los funcionarios que en casos de emergencia integren el Centro de Operaciones de Emergencia y l o s empleados que forman parte de su organización administrativa interna, que estén relacionados con la planificación, ejecución y el control de simulacros.

2. Personal que labora o preste sus servicios en el Aeropuerto Internacional La Aurora – AILA -.

3. Personas físicas y jurídicas que realizan actividades de salvamento y rescate, tanto interno como externo al Aeropuerto La Aurora, en caso de emergencias contempladas en el PEA.

4. Todos aquellos que se ven sujetos a su aplicación.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Responsabilidades


11. RESPONSABILIDADES

La Administración Aeroportuaria ,a través del Centro de Operaciones de Emergencia, velará por la vigencia y cumplimiento de los procedimientos contenidos en el presente manual para

que la planificación y ejecución de simulacros se realice en forma ordenada y sin alterarlas operaciones normales en el aeropuerto.

La Autoridad Aeronáutica evaluará el manual, en especial aquellos puntos relacionados con el cumplimiento de requisitos exigidos por normas oficiales guatemaltecas, con el objeto

de que el mismo no contravenga otras disposiciones aplicables y que, adicionalmente, posea los contenidos mínimos exigidos en estas normas.

Las disposiciones que emanen del manual deben ser de pleno conocimiento del personal que directa o indirectamente esté afectado por las mismas, correspondiendo a los respectivos

ejecutivos y funcionarios:

1. Promover la debida divulgación verbal o escrita entre el personal que le este subordinado;

2. Facilitar la rápida consulta del manual, manteniendo siempre un ejemplar en un lugar fácilmente accesible.

El manual es preparado y mantenido al día por la G erencia Aeroportuaria, a través del Centro de Operaciones de Emergencia, sometiendo a consideración y posibles cambios por los

encargados de área, al ser necesario cambios en su contenido.

Alegar ignorancia de las disposiciones emanadas del manual no es justificación de su incumplimiento.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Normas relativas al manual


12. NORMAS RELATIVAS AL MANUAL

1. El Manual de Procedimientos para la Conducción de Simulaciones y Simulacros, es una

disposición complementaria de la Gerencia del Aeropuerto Internacional La Aurora de Guatemala.

2. La planificación y realización de los simulacros o simulaciones de emergencia para la

atención de incidentes y/o accidentes aéreos se realizaran fundamentados en los contenidos de los planes a ensayar (Validar). Así también, de acuerdo a la cobertura del plan y según las áreas involucradas. Incluir Desastres naturales CENIZA…manual de retiro

de aeronaves inutilizadas (ANEXO 1 OPS-3).

3. La planificación y conducción de simulaciones /simulacros relacionados con emergencias de salud pública, emergencias epidemiológicas, se realizaran en conjunto con el personal

de la Unidad de Vigilancia Epidemiológica, establecida por el Ministerio de Salud Pública en las instalaciones del Aeropuerto Internacional La Aurora.

4. Los procedimientos contenidos en el presente manual serán complementados por disposiciones específicas que por su naturaleza puedan ser objeto de cambios frecuentes

y se considerarán, en la medida de lo posible, en las publicaciones que edite la Gerencia del Aeropuerto Internacional La Aurora. De igual manera, la autoridad aeronáutica en mérito

a las facultades establecidas en la Ley de Aviación Civil, podrá emitir Normas a fines sobre las materias propias de este manual tendientes a mejorar su contenido.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Tipos de Simulacros previstos


13. TIPOS DE SIMULACROS PREVISTOS

Existen varios tipos de simulacros, los cuales pueden clasificarse de acuerdo a:

1. Nivel de información al personal; 2. De la cobertura del plan y; 3. De las áreas involucradas o participantes.

13.1 SEGÚN EL NIVEL DE INFORMACIÓN.

1. Simulacros con Previo aviso: Se utilizan para entrenar al personal. Se

informa con anticipación el objetivo, fecha, hora. 2. Simulacros sin Previo Aviso: Los participantes no son informados del

objetivo del simulacro, ni fecha y hora de realización. Se recomiendan utilizar esta modalidad, sólo cuando se hayan realizado varios simulacros

con previo Aviso.

13.2 SEGÚN LA COBERTURA DEL PLAN.

1. Simulacros Específicos. Son los que se organizan para probar parte del

plan de emergencias y/o de contingencias. Puede ser para probar la cadena de llamadas, ensayar las vías de evacuación, identificar la alarma, reconocer los puntos de encuentro, respuesta de la brigada, entre otros.

2. Simulacros Generales. Son los que se realizan para probar todo el plan y

comprenden: notificación, alerta, alarma, atención (Respuesta) y recuperación (Rehabilitación).

13.3 SEGÚN LAS ÁREAS INVOLUCRADAS.

1. Simulacros Parciales. Son los que se organizan para probar parte del plan

de emergencias y/o de contingencias, de acuerdo al área de intervención, y en la cual se define una parte a probar e intervenir. Por ejemplo SEI prueba

sus procedimientos y sus mecanismos de respuesta. 2. Simulacros Parciales Múltiples. Son los que se organizan para probar dos

o más partes del plan de emergencias y/o de contingencias, de acuerdo a dos o más áreas intervención, y en las cuales se definen las partes a probar

y dos o más instancias que intervendrán. 3. Simulacros Totales. Son los que se realizan para probar todo el plan y

comprenden todas las áreas de las Organizaciones, que dan respuesta y que están incluidas en el plan. A este tipo de ejercicios simplemente deben

ser llamados simulacros generales totales.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Simulacros sobre el Plano (De Mesa)


14. SIMULACRO SOBRE EL PLANO (DE MESA)

1. El simulacro sobre el plano es un ensayo de las condiciones de integración y de la capacidad de los recursos para enfrentarse a una emergencia sin necesidad de incurrir en

los gastos ni en la inevitable perturbación de los servicios durante un simulacro general. En resumen, esta modalidad de ejercicio busca aplicar los procedimientos operativos y evaluar

la toma de decisiones sin necesidad de movilizar recursos y suministros. 2. Una simulación, puede realizarse como ejercicio de coordinación antes del simulacro

general, o bien en fechas intercaladas para obtener una confirmación de los procedimientos, criterio, números telefónicos, frecuencias de radio y cambios importantes

de personal.

3. El simulacro sobre el plano (Simulación) es la forma más sencilla de ejercicio que puede seguirse y se requiere solamente una sala de reunión, un mapa del aeropuerto a escala grande y la presencia de un representante de rango superior de cada dependencia

participante.

4. Los simulacros sobre el plano, nos permitirán:

a) Simular un ambiente de emergencia; b) Generar situaciones problemáticas; c) Revisar los procedimientos; d) Revisar los recursos disponibles.

14.1 VENTAJAS DE LOS SIMULACROS SOBRE EL PLANO

La realización de simulacros sobre el plano(o de mesa) proporcionaran las siguientes ventajas:

1. Tiempo reducido; 2. Bajo costo; 5. Método efectivo para revisar los planes; 6. Ayuda a la coordinación; 7. Se llega a acuerdos.

14.2 DESVENTAJAS DE LOS SIMULACROS SOBRE EL PLANO

En la realización de simulacros sobre el plano(o de mesa) se consideran las siguientes

desventajas:

1. Carencia de realismo; 2. No provee una prueba verdadera del sistema de emergencias; 3. Rápida variación en los criterios a ser aplicados en una emergencia; 4. Se emiten criterios no consensuados;


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Simulacros Parciales (Según Áreas Involucradas)


15. SIMULACROS PARCIALES (SEGÚN LAS ÁREAS INVOLUCRADAS)

1. Con el objeto de que las dependencias participantes instruyan al personal nuevo, sometan a evaluación el equipo o las técnicas nuevas, o cumplan con requisitos obligatorios de instrucción continua. Los simulacros parciales son ejercicios económicos, pero su alcance

es limitado, pero tiene la ventaja de que pueden repetirse con la frecuencia que se considere necesaria y así mantener un elevado nivel de eficiencia. En estos ejercicios

puede estar interesados solamente una dependencia, por ejemplo, los Servicios de Salvamento y Extinción de Incendios, estos pueden ser categorizados como simulacros

parciales. Ahora bien si en este participan dos o una combinación de varias dependencias según se desee, entonces seria categorizado como simulacro parcial Múltiple.

15.1 VENTAJAS DE LOS SIMULACROS PARCIALES (POR LAS ÁREAS INVOLUCRADAS)

La realización de simulacros parciales ofrecen las siguientes ventajas:

1. Es una actividad supervisada; 2. Mantiene las habilidades de la respuesta a emergencias; 3. Tiempo moderado; 4. Bajo costo; 5. Facilidad para probar el ejercicio; y 6. Parte del sistema se practica a profundidad.

15.2 DESVENTAJA DE LOS SIMULACROS PARCIALES (POR LAS ÁREAS

INVOLUCRADAS) EN SUS DOS MODALIDADES

Durante la realización de simulacros parciales se consideran las siguientes desventajas:

1. No se prueba el sistema completo; 2. No participan todas las áreas; 3. No se establecen todos los procedimientos de coordinación; 4. Evalúa solo parcialmente los procedimientos.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Simulacros Generales Totales


16. SIMULACROS GENERALES TOTALES

1. Los simulacros generales totales, también conocidos como “de escala real”, son un instrumento para ensayar la eficiencia de todas las instalaciones y servicios y de las

dependencias correspondientes indicadas en los Planes de Emergencia, procedimientos o tendencias que se quieran probar, verificando sean parte integral del sistema a validar. Los

simulacros generales totales son el ensamblaje y utilización de todos los recursos de que se dispondría y serían utilizados en una emergencia, procedimiento o acción real.

16.1 VENTAJAS DE LOS SIMULACROS GENERALES TOTALES

La realización de simulacros generales, o a escala real, ofrecen las siguientes ventajas:

1. Participan simultáneamente todos los sistemas de respuesta a emergencias; 2. Participación del Centro de Operaciones;

a) Unidades de seguridad; b) Unidades de socorro; c) Aprovisionamiento; d) Comunicación, Salud, entre otros.

3. Participación del Centro de Operaciones de Emergencia; 4. Puesto de Mando; 5. Zonas Establecidas de clasificación o Triage; acopio o recogida, transporte o

estacionamiento de ambulancias, de familiares, de encuentro, de autoridades, de tripulación afectada, ilesos y zona de prensa;

6. Buen realismo, es una buena prueba de la integración de la comunicación; 7. Provee medidos para evaluar la movilización de recursos y capacidad de

respuesta.

16.2 DESVENTAJA DE LOS SIMULACROS GENERALES TOTALES

Aun cuando los simulacros generales Totales o a escala real; estos pretenden someter

a prueba todo el sistema de emergencia, este ejercicio tiene las siguientes desventajas:

1. Mayor tiempo; 2. Alto costo; 3. Más recursos; y 4. Puede causar problemas si no está bien planeado.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Calendarios de Simulacros


17. CALENDARIO DE SIMULACROS

Para la realización de estos ensayos (Ejercicios) se seguirá la siguiente secuencia para cada modalidad:

1. Simulacros generales totales: Por lo menos una vez cada dos años. 2. Simulacros parciales (cualquiera de sus modalidades): Por lo menos una vez, cada uno

de los años en los que no se realice un simulacro general o según sea necesario para mantener la preparación adecuada.

3. Simulacros (Simulaciones) sobre el plano: Por lo menos una vez cada seis meses, salvo

en el período en el que se realice un simulacro general; en el cual es indispensable hacer una simulación (Ejercicio de mesa) del ensayo a realizar.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Escenarios posibles de simulacros generales totales


18. ESCENARIOS POSIBLES DE SIMULACROS GENERALES TOTALES

Este Tipo de simulacros de emergencia deberían realizarse en lugares en los que las

condiciones se aproximen al máximo a la realidad, al mismo tiempo que se perturben lo mínimo posible las operaciones del aeropuerto o de la parte operativa del plan que se quiera probar. En los casos, en los cuales se necesita probar un procedimiento especial o específico, el

análisis debe contemplar suspender momentáneamente su operación normal, o bien buscar otro escenario que se asemeje a las condiciones de trabajo.

Pueden utilizarse varios escenarios. El simulacro puede realizarse durante el día o durante la

noche, buscando no entorpecer la operación en el aeropuerto, o en el área específica a probar. Para los casos en los que se simule un incidente o accidente aéreo, puede este realizarse en el área de seguridad del extremo de pista o en áreas no vitales para el tránsito aéreo.

Entre los escenarios posibles de accidentes se podrán incluir aquellos que implican:

1. Aeronave y edificios; 2. Aeronave y aeronave; 3. Aeronave y vehículo terrestre; o 4. Incendio estructural dentro del aeropuerto, entre otros.

Puesto que aproximadamente el 80% (Doc. 9137-7, OACI) de los accidentes de aeronaves

ocurren en la pista, en las áreas de seguridad de extremo de pista, o en las áreas de aproximación o de despegue, la mayoría de los simulacros deberán, en la medida de lo posible,

realizarse en los lugares mencionados. Cuando no se disponga de aeronaves, los servicios de extinción de incendios pueden tener una situación más realista si se provocan pequeños

incendios en la zona. Se efectuará un modelo (imitación de lesiones) de víctimas voluntarias para proporcionar cierto realismo al ejercicio, así el personal de los servicios médicos podrán evaluar mejor sus procedimientos y acciones de intervención.

Si bien es cierto, este manual tiene su mayor enfoque a los preparativos para la respuesta a

incidentes o accidentes aéreos; puede ser utilizado para ensayar o validar cualquier otro de tipo de planes en los que se incluyan procedimientos operativos y/o administrativos; los cuales necesiten ser probados, practicados, mejorar su aplicación y proponer los cambios pertinentes.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Planificación de simulacros


19. PLANIFICACION DE SIMULACROS

Para la planificación de los simulacros, específicamente Simulacros Generales Totales, la autoridad aeroportuaria, en conjunto con el Centro de Operaciones de Emergencia, deberán por lo menos con 120 días de antelación a la fecha propuesta para el simulacro, celebrar una

reunión con todo el personal de supervisión de las principales dependencias que participan, en la que deberá indicarse las línea generales de los objetivos del simulacro, formularse el

escenario, asignar y definir tareas, funciones y obligaciones. En cuanto a las otras modalidades de simulacros y simulaciones, se adecuará de acuerdo a la magnitud del ensayo que se quiera

realizar; esto en cuanto al tiempo, ahora bien las actividades deben realizarse tal y como se describe en el cronograma que se detalla a continuación. Cronograma para la planificación y ejecución de simulacros. Siendo “D” el día de la celebración

del simulacro general:

CRONOGRAMA PARA LA PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE SIMULACROS

D –120 días

Reunión es para organizar al personal de supervisión y a las dependencias que participan, a fin de indicar los lineamientos generales de los objetivos, se conforma el comité de planificación, formular el escenario, asignar tareas

y seleccionar los coordinadores del plan de emergencia, (Véase lo establecido en el PEA).

D –90 días Primer Informe sobre la marcha de los preparativos.

D –70 días

Primera reunión de todos los organismos participantes (representantes del

comité).

D –60 días

Se completan los preparativos en el emplazamiento o en la zona de establecimiento para el simulacro general de emergencia.

Se completa el escenario por escrito.

D – 50 días

Se inicia la instrucción del equipo para moldeado (imitación de

lesiones). Segunda reunión de los representantes del comité. El jefe del equipo de

preparación de moldeado puede seleccionarse entre el personal deloshospitales,desalvamentoyextincióndeincendios,dedefensa civil,

deunidadesmilitares,etc.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Planificación de simulacros


19.1 PROCESO ADMINISTRATIVO PARA PLANTEAR UN EJERCICIO O ENSAYO, SIMULACIÓN O SIMULACRO

Ver flujogramas de páginas 60 y 61 de este Manual.

19.2 DIAGRAMA DE PROCESO ADMINISTRATIVO PARA REALIZAR EL INFORME FINAL DE UN EJERCICIO O ENSAYO, SIMULACIÓN O SIMULACRO.

Ver flujogramas de páginas 60 y 61 de este Manual.

D -40 días

Se completan las disposiciones relativas a transporte, alimentación, camilleros y trabajadores voluntarios.

D –30 días Tercer a reunión de representantes del comité.

Se efectúa un simulacro preliminar de “ensayo” de las comunicaciones.

D –21 días

Cuarta reunión de representantes del comité. Repetición para las personas que no participaron en las etapas anteriores

de instrucción y para que se completen los preparativos de víctimas voluntarias.

D –14 días Última reunión e instrucciones a todos los participantes, incluso al

equipo de análisis crítico.

D –7 días Última reunión del personal de supervisión para revisarlas

asignaciones.

D –0 días El simulacro.

D +1 a 7 días

Reunión de crítica después del simulacro, de forma que todos los participantes puedan escucharlos informes de los observadores.

D +20 días

Reunión del personal de supervisión para examinarlas críticas de los

observadores presentadas por escrito y de los participantes; revisión de los procedimientos para corregir errores y deficiencias observadas en el

simulacro.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Documentación de Simulacros y/o Simulaciones


20. DOCUMENTACIÓN DE SIMULACROS Y/O SIMULACIONES (EJERCICIOS DE MESA)

La planificación, ejecución y análisis de los simulacros, en cualquiera de sus modalidades (Simulacro parcial, Simulacros parcial múltiple y Simulacro General Total), deberán ser documentados a través de informes finales integrando el desarrollo del mismo. En el proceso

de documentación es importante hacer énfasis en la documentación de las críticas del personal asignado como observadores. Dicho informe deberá, en la medida de lo posible, contemplar

los aspectos establecidos en el formulario de crítica de simulacros de emergencia adjunto en el anexo 1 al presente manual.

El simulacro General Total deberá cumplir con el cronograma descrito en el Cronograma para la planificación y ejecución de simulacros. Las otras modalidades de simulacros, deben cumplir

con las actividades descritas y de común acuerdo con el Centro de Operaciones de Emergencia adecuar los espacios de tiempo para cumplir con esta normativa. De acuerdo a la modalidad

del ejercicio, será el tiempo que deberá ser tomado en cuenta en la planificación y ejecución de su cronograma.

20.1 CONTENIDO BÁSICO DEL PLANTEAMIENTO DE LOS EJERCICIOS

1. Introducción; 2. Antecedentes; 3. Finalidad del ejercicio o ensayo; 4. Objetivos; 5. Justificación; simulacros con previo o sin previo aviso 6. Escenario General;

a) Descripción de la condición que genera el evento; b) Condiciones claves que dan respuesta al evento;

c) Puesto de Mando móvil ( Si aplica); d) Ubicación del ejercicio;

7. Simulación del escenario; 8. Evaluadores; (preparación de los mismos) 9. Áreas de Evaluación; 10. Características técnicas del evento o aeronave que dispara el evento; 11. Instructivo operativo de responsabilidades del ejercicio.

20.2 CONTENIDO DEL INFORME FINAL

1. Introducción 2. Finalidad del ejercicio o ensayo;

a) La respuesta de todo el personal involucrado;

b) En cuanto al plan y los procedimientos de emergencia; c) El equipamiento y las comunicaciones de emergencia;


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Documentación de Simulacros y/o Simulaciones


3. Objetivos; 4. Descripción del evento;

a) Tipo de ejercicio; b) Fecha y hora de realización;

c) Situación simulada; d) Descripción de las condiciones de salud de las personas que simulan ser

accidentados;

e) Modelo del escenario utilizado;

5. Cantidad de personas y equipo utilizado en el ejercicio; 6. Descripción de los Evaluadores incluyendo su nombre y especialidad; 7. Fotografías de evento; 8. Aspectos positivos del ejercicio por entidad participante; 9. Aspectos negativos del ejercicio por entidad participante; 10. Aspectos por mejorar del ejercicio por entidad participante; 11. Conclusiones y Recomendaciones; 12. Acuerdos y compromisos que incluyan responsables y fechas o rangos de tiempo

para su ejecución;

Estos ejercicios, deberán ser documentados de acuerdo al plan y el cronograma establecido. En el proceso de documentación, es importante hacer énfasis en las críticas del personal asignado como observadores; dicho informe deberá, en la medida

de lo posible, contemplar los aspectos establecidos en el “Formulario de Crítica de Simulacro de Emergencia” (ver adjunto I) al presente manual; además de acuerdo al

proceso definido de los aspectos a evaluar en la ejecución.

Es importante y de una gran relevancia, la presencia del recurso humano en la

implementación de este tipo de planes y procedimientos, por lo que se hace necesario e imprescindible establecer un proceso de evaluación de sus capacidades, actitudes y

prácticas; el cual implicará la elaboración en algunos casos de instrumentos especiales de evaluación.


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Procedimientos Para la Conducción de Simulaciones y Simulacros


21. PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE SIMULACIONES Y SIMULACROS

21.1 SIMULACROS SOBRE LOS PLANOS (DE MESA) (SIMULACIÓN)

Para la planificación y ejecución de simulacros sobre el plano / de mesa, el

personal involucrado en el mismo procederá de la forma siguiente:

1. Administración Aeroportuaria y Jefe del COE

a) Determinar la necesidad del ejercicio;

b) Definir tipo de accidente (escenario) a simular; c) Definir el objetivo del ejercicio;

d) Determinar las entidades participantes; e) Definir fecha de primera reunión con participantes y el respectivo cronograma; f) Definir el modelo e instrumento de evaluación del ejercicio;

g) Establecer los criterios de evaluación de acuerdo a las áreas a intervenir; h) Establecer perfil de los evaluadores;

i) Distribución de responsabilidades administrativas a las instancias que ejecutaran el ejercicio;

j) Al finalizar ejercicio, elaboración de informe final integrado del ejercicio; si el COE lo planificó y ejecutó, en caso contrario la entidad o dependencia que lo hiciera y aparece como responsable.

k) Planteamiento escrito de acuerdos y compromisos derivados del resultado de la evaluación del ejercicio.

2. Personal del Centro de Operaciones de Emergencia

a) Revisar recursos disponibles;

b) Convocar a involucrados a reunión informativa; c) Coordinar con AVSEC el ingreso de participantes; d) Inscribir el día de la reunión a los participantes;

e) Divulgar a participantes el propósito de la reunión y los objetivos del ejercicio.

3. Entidades Participantes y Quien Propone el Ejercicio

a) Plantear escrito el evento de acuerdo a esquema propuesto por COE y este

manual; b) Definir de funciones y responsabilidades de los participantes;

d) Revisar de los recursos disponibles y necesidades y; e) Establecer cronograma de actividades, estableciendo lugar y fecha del

ejercicio. f) Elaborar los informes que sean necesarios, Según el procedimiento indicado.

4. Coordinador y Observador

a) Preparar del ambiente de reunión y revisar el material, los enceres y


ANEXO 2 COE-4



documentos requeridos (mensajes para cada roll); b) Coordinar y Observar, durante el ejercicio los aspectos positivos y

oportunidades de mejora del actuar de los participantes; y c) Al finalizar el ejercicio documentar las lecciones aprendidas con la evaluación

del formulario de crítica.

5. Entidades Participantes

a) Realizar el ejercicio; y b) Discutir el final del ejercicio, informe final y acuerdos y compromisos.

21.2 SIMULACROS PARCIALES

Para la planificación y ejecución de simulacros parciales, el personal involucrado en el

mismo procederá de la forma siguiente:


a) Determinar necesidad del ejercicio; b) Definir tipo de accidente, (escenario) a simular;

c) Definir el objetivo del ejercicio; d) Determinar entidades participantes;

e) Definir fecha de reunión informativa con participantes; f) Informar a Director General, Sub-directores y Tránsito Aéreo la realización

del simulacro; y g) Definir el modelo e instrumento de evaluación del ejercicio; h) Establecer los criterios de evaluación de acuerdo a las áreas a intervenir;

i) Establecer perfil de los evaluadores; j) Distribuir responsabilidades administrativas a las instancias que ejecutaran el

ejercicio; k) Al finalizar ejercicio, elaboración/revisión según sea el caso del informe final

integrado del ejercicio; l) Plantear por escrito acuerdos y compromisos derivados del resultado de la

evaluación del ejercicio.

2. Personal del Centro de Operaciones de Emergencia y Quien Propone el Ejercicio

a) Plantear por escrito el evento de acuerdo a esquema propuesto por COE y este manual;

b) Revisar recursos disponibles;

c) Convocar a involucrados a reunión informativa; d) Coordinar con AVSEC, el ingreso de participantes;

e) Inscripción, el día de la reunión informativa, de los participantes; f) Divulgar a participantes de propósito de la reunión y de los objetivos del

ejercicio;

g) Convocar a reunión con evaluadores; h) Inscribir, durante la reunión, de evaluadores; y


ANEXO 2 COE-4



i) Informar a evaluadores el propósito de la reunión y los objetivos del ejercicio.

j) Elaborar los informes que sean necesarios, Según el procedimiento indicado.

3. Entidades Participantes

a) Definir funciones y responsabilidades de los participantes;

(Colaboradores, coordinadores y observadores) b) Definir fecha y lugar del ejercicio;

c) Establecer duración del ejercicio; d) Establecer Cronograma de actividades; e) Definir y nombrar evaluadores; y

f) Revisarla adquisición de recursos.

4. Administración Aeroportuaria, Evaluadores y Jefe del COE

a) Definir roles y responsabilidades para el ejercicio;

b) Determinar hora del ejercicio; y c) Definir y preparar recursos necesarios para el ejercicio.

5. Evaluadores

a) De acuerdo a los objetivos del ejercicio, de la metodología de trabajo acordada,

participar en la elaboración de los instrumentos de evaluación; b) Definir de manera conjunta y participativa, el o los escenarios del ejercicio; c) Participar en la preparación del escenario planificado, el día del ejercicio;

d) Observar y evaluar, durante el ejercicio, el actuar de los participantes; y e) Documentar y remitir al Coordinador COE el informe final del ejercicio, con las

evaluaciones de los formularios de crítica.

6. Entidades y Personas Participantes en General

a) Realizar el Ejercicio; y b) Discutir el final del ejercicio, Informe final y acuerdos y compromisos.

21.3 SIMULACROS GENERALES (ESCALA REAL)

Para la planificación y ejecución de simulacros generales, el personal involucrado en

el mismo procederá de la forma siguiente:


a) Determinar necesidad del ejercicio;

b) Definir tipo de accidente (escenario) a simular; c) Definir objetivos del ejercicio;

d) Determinar las entidades participantes;


ANEXO 2 COE-4



e) Definir fecha y lugar de primera reunión con personal de supervisión de las entidades participantes; e

f) Informar al Director General, Sub-directores y Tránsito Aéreo la realización del simulacro;

g) Definir el modelo e instrumento de evaluación del ejercicio;

h) Establecer los criterios de evaluación de acuerdo a las áreas a intervenir; i) Determinar perfil de los evaluadores;

j) Distribuir responsabilidades administrativas a las instancias que ejecutaran el ejercicio;

k) Al finalizar ejercicio, elaborar y revisar según sea el caso, del informe final

integrado del ejercicio y evaluaciones de crítica l) Plantear por escrito los acuerdos y compromisos derivados del resultado de la

evaluación del ejercicio.

2. Personal del Centro de Operaciones de Emergencia y Administración

Aeroportuaria

a) Revisar recursos disponibles; b) Convocar a involucrados a reunión informativa;

c) Inscribir el día de la reunión a los participantes; y d) Divulgar a los participantes el propósito de la reunión y de los objetivos del

ejercicio;

e) Coordinar con AVSEC, el ingreso de participantes; f) Convocar a reunión con evaluadores;

g) Inscribir durante la reunión a los evaluadores; e h) Informar a evaluadores el propósito de la reunión y los objetivos del

ejercicio.

3. Entidades Participantes y Quien Propone el Ejercicio

a) Realizar el ejercicio de acuerdo al cronograma de ejecución de simulacros; y

b) Discutir el final del ejercicio, informe final y acuerdos y compromisos.

4. Administración Aeroportuaria. Evaluadores y Jefe del COE

a) Definir rolles y responsabilidades para el ejercicio;

b) Determinar hora del ejercicio; y c) Definir y preparar recursos necesarios para el ejercicio.

Nota: La calendarización de actividades para la realización del simulacro general se

deberá, en la medida de lo posible, a la aplicación establecida en el capítulo 23.2

(Matriz de los Simulacros Parciales).


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Flujogramas de los procedimientos para la conducción de Simulaciones y simulacros


22. FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE SIMULACIONES Y SIMULACROS

22.1 FLUJOGRAMA DE SIMULACRO SOBRE LOS PLANOS (DE MESA) (SIMULACIÓN)

INICIO

Determina la necesidad del

ejercicio

Define tipo de accidente

(escenario a simular)

Define el objeto del ejercicio

Determina las entidades

participantes

Define fecha de primera reunión

con participantes

Define modelo e instrumento de

evaluación del ejercicio

Define el modelo e instrumento de


Establece criterios de evaluación

Establece perfil de evaluadores

Distribuye responsabilidades

administrativas

1

ADMINISTRACIÓN

AEROPORTUARIA Y JEFE DEL

COE

ADMINISTRACIÓN


COE

ADMINISTRACIÓN


COE

Revisa recursos disponibles

PERSONAL DEL CENTRO

DE OPERACIONES DE

EMERGENCIA

Convoca a involucrados a reunión

informativa


ANEXO 2 COE-4



2

Coordina con AVSEC el ingreso de

los participantes

Inscribe el día de la reunión a los

participantes

Divulga a participantes el propósito

de la reunión

Define funciones y

responsabilidades

Elabora informe

Establece cronograma de

actividades

Prepara el ambiente de reunión

Revisa el material, los enceres y

documentos requeridos

Coordina y observa, durante el

ejercicio los aspectos positivos

Documenta el resultado del

simulacro

Plantea por escrito acuerdos y

compromisos derivados del

resultado del simulacro

FIN

ADMINISTRACIÓN


COE

ENTIDADES

PARTICIPANTES

COORDINADOR Y

OBSERVADOR

PERSONAL DEL CENTRO

DE OPERACIONES DE

EMERGENCIA


ANEXO 2 COE-4



22.2 FLUJOGRAMA DE LOS SIMULACROS PARCIALES

INICIO


ejercicio





participantes


con participantes




Establece perfil de evaluadores


administrativas

1

ADMINISTRACIÓN


COE

ADMINISTRACIÓN


COE

ADMINISTRACIÓN


COE


ANEXO 2 COE-4



2



informativa


los participantes


participantes


de la reunión

Convoca a reunión con evaluadores

Elabora informe

Inscribe a participantes e informa

del propósito de la reunión

Define funciones y

responsabilidades de los

participanteS

Plantea el evento de acuerdo a

esquema propuesto

Define fecha y lugar del ejercicio

Establece cronograma de

actividades

PERSONAL COE Y QUIEN

PROPONE EL EJERCICIO





ENTIDADES

PARTICIPANTES

3


ANEXO 2 COE-4



4

Definir y nombrar evaluadores

Revisar la adquisición de recursos

Define roles y responsabilidades

para el ejercicio

Determina hora del ejercicio

Define y prepara recursos

necesarios para el ejercicio

Define los escenarios del ejercicio

Participa en la preparación del

escenario planificado

Observa y evalua, durante el

ejercicio

Realiza informe

Realizan el ejercicio

Analizan y opinan sobre el ejercicio

Analizan el informe final, acuerdos

y dan seguimiento a los

compromisos

FIN

ENTIDADES

PARTICIPANTES

ADMINISTRACIÓN

AEROPORTUARIA,

EVALUADORES Y

COORDINADOR DEL

COE

EVALUADORES

EVALUADORES

ENTIDADES Y PERSONAS

PARTICIPANTES


ANEXO 2 COE-4



22.3 FLUJOGRAMA DE LOS SIMULACROS GENERALES (ESCALA REAL)

INICIO


ejercicio





participantes

Informar al Sr. Director General,

Sub-directores y Tránsito Aéreo




Determina perfil de evaluadores


administrativas

ADMINISTRACIÓN


COE

ADMINISTRACIÓN


COE

ADMINISTRACIÓN


COE


con participantes


informativa


ADMINISTRACIÓN


COE

1


ANEXO 2 COE-4



2


los participantes


participantes


de la reunión

Convoca a reunión a los

evaluadores

Inscribe a participantes e informa

del propósito de la reunión

Define roles y responsabilidades

para el ejercicio

Determinar hora del ejercicio

Define y prepara los recursos

necesarios

PERSONAL DEL COE Y

ADMINISTRACIÓN

AEROPORTUARIA

PERSONAL DEL COE Y

ADMINISTRACIÓN

AEROPORTUARIA

ENTIDADES

PARTICIPANTES

Informar a evaluadores el propósito

de la reunión y los objetivos del

ejercicio

Realizan el ejercicio de acuerdo al

cronograma de ejecución

Analizan y opinan sobre el ejercicio

y los compromisos adquiridos

ADMINISTRACIÓN

AEROPORTUARIA Y JEFE

DEL COE

Y ENTIDADES

PARTICIPANTES

FIN

PERSONAL DEL COE Y

ADMINISTRACIÓN

AEROPORTUARIA


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Matrices de los procedimientos para la conducción de simulaciones y simulacros


23. MATRICES DE LOS PRODEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCIÓN DE SIMULACIONES Y SIMULACROS

23.1 MATRIZ DE SIMULACRO SOBRE LOS PLANOS (DE MESA) (SIMULACIÓN)

No. Responsable Descripción de la Actividad

1

Administración Aeroportuaria y Jefe del

COE

Define el porqué es necesario el ejercicio.

2 Define el escenario propuesto acorde.

3 Verificar que los objetivos se puedan alcanzar, verificar y medir, dentro de la lógica del plan.

4 Define conjuntamente, quienes son los participantes del ejercicio.

5 Define fecha de primera reunión con participantes.

6 Da los lineamientos generales de las características técnicas del cronograma para este ejercicio en concreto.

7 Establece de manera conjunta los criterios de evaluación del ejercicio.

8 Participa activamente en la definición del instrumento de evaluación.

9 Define el perfil general de los evaluadores.

10 Establece de forma conjunta las responsabilidades administrativas a los que intervienen en el ejercicio.

11 Coordina con el responsable directo del ejercicio la elaboración del informe final.

12 Derivado del resultado del ejercicio, establecer con los participantes y coordinadores del ejercicio el planteamiento escrito de los acuerdos y compromisos.

13

Personal del COE

Revisar recursos disponibles.

14 Convoca a involucrados a reunión informativa.

15 Coordina con AVSEC, el ingreso de participantes.

16 Inscribe a los participantes el día de la reunión.


ANEXO 2 COE-4



17 Divulga a participantes de propósito de la reunión y de los objetivos del ejercicio.

18 Entidades participantes y quien propone el ejercicio

Plantea por escrito de evento de acuerdo a esquema propuesto por COE y este manual.

19 Define funciones y responsabilidades de los participantes (Colaboradores, coordinadores y observadores).

20 Revisa los recursos disponibles y necesidades.

21 Establece cronograma de actividades, estableciendo lugar y fecha del ejercicio.

22

Coordinador y Observador

Prepara el ambiente de reunión y revisar el material, los enceres y documentos requeridos (mensajes para cada roll).

23 Revisa los recursos disponibles y necesidades.

24 Establece cronograma de actividades, estableciendo lugar y fecha del ejercicio.

25 Entidades participantes

Realización del ejercicio.

26 Discusión final del ejercicio, informe final y acuerdos y compromisos.

27 Fin del procedimiento.


ANEXO 2 COE-4



23.2 MATRIZ PARA LOS SIMULACROS PARCIALES


1


COE

Define si es necesario el ejercicio

2 Verifica que el escenario propuesto es acorde al ejercicio a realizar

3 Verifica que los objetivos se puedan alcanzar, verificar y medir, dentro de la lógica del plan.


5 Define fecha de primera reunión con participantes

6 Informa al Director General, Sub-directores y Tránsito Aéreo la realización del simulacro




10 Define el perfil general de los evaluadores



13 Derivado del resultado del ejercicio, establecer con los participantes y coordinadores del ejercicio el planteamiento escrito de los acuerdos y compromisos.

14

Personal del COE

Dispone de información actualizada de recursos disponibles; para el apoyo de este tipo de ejercicios.

15 Participa en convocatoria a reunión informativa; sobre ejercicio.

16 Inscripción, el día de la reunión, de participantes; y

17 En la reunión con los participantes indicarles el propósito y los objetivos del ejercicio;

18 Realiza las gestiones correspondientes para el ingreso de los participantes

19 Efectuar Convocatoria a reunión con evaluadores;


ANEXO 2 COE-4



20 Inscripción, durante la reunión, de evaluadores;

21 Informar a los Evaluadores el propósito, objetivos de la reunión y conducirla

22 Entidades participantes y quien propone el ejercicio

Planteamiento escrito de evento de acuerdo a esquema propuesto por COE y este manual.

23 Define funciones y responsabilidades de los participantes incluyendo el informe final y los acuerdos y compromisos. (Organizadores, colaboradores, coordinadores y observadores etc.)

24 Define fecha y lugar del ejercicio;

25 Establece duración del ejercicio;

26 Establece Cronograma de actividades

27 Define y nombra a los evaluadores

28 Revisa y adquiere de recursos para el ejercicio planeado.

29 Administración Aeroportuaria,

Evaluadores y Jefe del COE

Avala roles y responsabilidades para el ejercicio

30 Prepara y gestionar recursos necesarios para el ejercicio.

31

Evaluadores

Propuesta de instrumentos de evaluación de acuerdo a objetivos del ejercicio.

32 Aporta en la definición del escenario del ejercicio

33 Participa en la preparación del escenario planificado, el día del ejercicio.

34 Establece y ejecuta estrategias en la evaluación del ejercicio.

35 Documenta y remite al Coordinador COE el informe final del ejercicio.

36 Entidades y personas

participantes

Participa en el Ejercicio

37 Participa en el breafin final el día del ejercicio.

Fin del procedimiento.


ANEXO 2 COE-4



23.3 MATRIZ DE LOS SIMULACROS GENERALES (ESCALA REAL)


1


COE

Define si es necesario el ejercicio

2 Verifica que el escenario propuesto es acorde

3 Verifica que los objetivos se puedan alcanzar, verificar y medir, dentro de la lógica del plan.


5 Define fecha de primera reunión con participantes

6 Informa al Sr. Interventor y/o Director General, Sub-directores y Tránsito Aéreo la realización del simulacro




10 Define el perfil general de los evaluadores



13 Derivado del resultado del ejercicio, establece con los participantes y coordinadores del ejercicio el planteamiento escrito de los acuerdos y compromisos.

14 Personal del Centro de

Operaciones de emergencia y administración Aeroportuaria

Dispone de información actualizada de recursos disponibles; para el apoyo de este tipo de ejercicios.

15 Participa en convocatoria a reunión informativa; sobre ejercito.

16 Inscribe el día de la reunión, de participantes e indica el propósito y los objetivos del ejercicio;

17 Realiza las gestiones correspondientes para el ingreso de los participantes

18 Efectúa Convocatoria a reunión con evaluadores;


ANEXO 2 COE-4



19 Inscribe durante la reunión de evaluadores;

20 Informa a los Evaluadores el propósito, objetivos de la reunión y conducirla

21 Entidades participantes

y quien propone el ejercicio.

Plantea por escrito el evento de acuerdo a esquema propuesto por COE y este manual.

22 Define funciones y responsabilidades de los participantes incluyendo el informe final y los acuerdos y compromisos. (Organizadores, colaboradores, coordinadores y observadores etc.)

23 Define fecha y lugar del ejercicio;

24 Establece duración del ejercicio;

25 Establece Cronograma de actividades

26 Define y nombra evaluadores

27 Revisa y adquiere los recursos para el ejercicio planeado.

28

Administración Aeroportuaria.

Evaluadores y Jefe del COE

Avala roles y responsabilidades para el ejercicio

29 Oficializa hora del ejercicio

30 Prepara y gestiona recursos necesarios para el ejercicio.

31

Evaluadores

Realiza propuesta de instrumentos de evaluación de acuerdo a objetivos del ejercicio.

32 Aporta en la definición del escenario del ejercicio

33 Establece y ejecuta estrategias en la evaluación del ejercicio.

34 Documenta y remite al Coordinador COE el informe final del ejercicio.

35

Revisa y/o actualiza sus procedimientos internos.

36 Participa plena en el Ejercicio


ANEXO 2 COE-4



37 Entidades y personas participantes en

general

Participa en el brifin final el día del ejercicio.

38 Fin del procedimiento


ANEXO 2 COE-4

Revisión : 00 Adjuntos


24. ADJUNTOS

Adjunto A. Formulario de crítica de simulacro de emergencia.

Adjunto B. Diagrama de Proceso Administrativo para Plantear un Ejercicio o Ensayo,

Simulación o Simulacro.

Adjunto C. Diagrama Proceso Administrativo para Realizar el Informe Final de un Ejercicio o

Ensayo, Simulación o Simulacro.

Adjunto D.PROCEDIMIENTO PARA LA ASISTENCIA DE REUNIONES, MINUTAS,

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACUERDOS Y COMPROMISOS Y

ACTUALIZACIÓN.

Adjunto E. Forma Lista de Asistencia.

Adjunto F. Forma Minuta de Reuniones.

Adjunto G. Forma Cronograma de Actividades.

Adjunto H. Forma de Acuerdos y Compromisos.


ANEXO 2 COE-4



24.1 ADJUNTO A FORMULARIO DE CRÍTICA DE SIMULACRO DE EMERGENCIA.

FORMULARIO DE CRÍTICA DE SIMULACRO DE

EMERGENCIA COE-SIMU-001-2016

FORMULARIO DE CRITICA DEL SIMULACRO DE EMERGENCIA

GENERALIDADES

1.

Fecha y hora de la emergencia:

2.

Lugar de la Emergencia:

3.

Tipo de emergencia:

4.

Persona que hace la crítica:

ACTIVIDADESPRE-EJERCICIO Si No N/A

5.

Fue establecido un comité de planificación del ejercicio?

6.

Se condujo sobre la mesa la preparación a gran escala del ejercicio?

7.

Se desarrollaron los objetivos del ejercicio para:

7.1

Adecuarlos para probare l Plan de Emergencia.

7.2

Fueron realistas.

7.3

Estaban a la medida de la prueba.

7.4

Existían las coordinaciones con agencias/usuarios/instituciones

participantes.

8.

Fue desarrollado un escenario?


ANEXO 2 COE-4



8.1 Fue realista.

8.2 Hubo control de tiempos.

8.3 El escenario / guión cubrió los objetivos.

9.

Fue el sitio adecuado.

9.1

Si no lo fue, explique:

10.

Son los evaluadores asignados:

10.1 Suficientes?

10.2 Calificados?

10.3 Entrenados?

10.4 Provistos de lista de evaluación?

10.5 Fueron establecidas con antemano las responsabilidades?

11.

Fueron establecidas pautas de seguridad para el ejercicio?

11.1 Hubo una charla de seguridad para todos los participantes?

OPERACIONESDESALVAMENTO YEXTINCIONDEINCENDIOS

12.

Hora de notificación de la emergencia:


ANEXO 2 COE-4



13.

a. Primera dependencia o persona que llego a la emergencia:

b. Hora de llegada:

14.

a. Hora de llegada del servicio de Salvamento y Extinción de Incendios del Aeropuerto a la emergencia:

(Hora local – reloj de 24 horas)

b. Número aproximado de personal para la extinción de Incendios en el lugar:

c. Hora y Tipo de las primeras medidas de protección tomadas contra incendios y tipo de las mismas (espuma, agentes químicos secos, etc.):

15.

a. Hora en que se evacuó la primera víctima de la aeronave:


b. Procedimiento de evacuación:

c. Numero de víctimas evacuadas del interior de la aeronave:

d. Hora a la que se evacuo la última víctima de la aeronave:


VICTIMAS


ANEXO 2 COE-4



16.

a. Número de lesionados:

b. Número de ilesos:

c. Número de fallecidos:

17.

a. Hora de transporte de la primera víctima al área de selección y clasificación de

victimas:

(Horalocal–relojde24horas)

b. Horaenquesetransportolaúltimavíctimaaláreadeselecciónyclasificaciónde

victimas:


18.

a. NombredelosotrosserviciosqueparticiparonenlaprestacióndePrimeros

Auxilios:

b. Personas a cargo de estos servicios:

c. ¿Cuántas personas participaron?


ANEXO 2 COE-4



19.

a. Nombre de otras organizaciones participantes en las operaciones de

salvamentos:

b. ¿Cuántas personas participaron en las operaciones de salvamento?

20.

¿Se actuó realísticamente? Si No


ANEXO 2 COE-4



SEGURIDAD

21.

a. Hora de notificación de la emergencia a la policía/Servicio de seguridad:

(Hora local–relojde24horas) b. ¿Nombre del primer funcionario de policía/Servicio de seguridad que llegó al lugar de

emergencia?

c. Hora de llegada:

22.

a. ¿Cuántas personas participaron?

b. ¿Cambio de autoridad en algún momento el mando de seguridad en el lugar de la

emergencia?

Si No Si así fue, indíquese el orden de cambio de mando y la dependencia representada:

23.

¿Se controló satisfactoriamente el tránsito?

Si No

24.

¿Se tomaron las disposiciones necesarias para la seguridad de los efectos legales?

Si No No


ANEXO 2 COE-4



25.

¿Hubo problemas específicos en materia de seguridad en el lugar del accidente?

(Espectadores, etc.)

SERVICIOSMEDICOS

26

a. Nombre del primer funcionario de servicios médicos que llegó al lugar de la

emergencia:

b. Hora de notificación:

(Hora local–relojde24horas)

c. ¿Cómo se hizo la notificación?

d. ¿Quién hizo la notificación?

e. Hora de llegada al lugar de la emergencia:


27.

a. Quien fue el coordinador médico encargado de los cuidados médicos y de la evacuación de las víctimas:

b. Hora de la notificación:



ANEXO 2 COE-4



c. Forma de la notificación:

d. Persona que efectuó la notificación:

e. Hora de llegada al lugar de la emergencia:

28.

a. Número de médicos que acudieron:

b. Número de personal de enfermería que acudieron:

29.

a. ¿Se designo un área de selección y clasificación de victimas en el lugar de la emergencia?

Si No

b. ¿Ayudo la ubicación de la zona de emergencias de modo que se facilitase el traslado rápido de las víctimas?

Si No

c. ¿Se clasificaron e identificaron adecuadamente las victimas?

Si No

d. ¿Se trasportaron rápidamente las victimas a los hospitales receptores?

Si No


ANEXO 2 COE-4



30.

¿Cómo se identifico el personal médico y de primeros auxilios?


ANEXO 2 COE-4



31.

a. ¿A qué hora se notifico a las dependencias de auxilios internacionales (Cruz Roja, etc.):

(Hora local – reloj de 24 horas) b. ¿Cómo se les notifico?

c. ¿Quién les notifico?

d. Hora de llegada:

e. Nombre de la organización que participaron:

f. Número del personal que participó:

AMBULANCIAS

32.

a. Hora de notificación a las ambulancias:


ANEXO 2 COE-4



b. ¿Cómo se les notifico?

c. ¿Quién les notifico?

d. Nombre de la compañía de ambulancias:

e. Hora de llegada de la primera ambulancia al lugar del accidente:

33.

a. Número de víctimas trasportadas en ambulancia:

b. Hora de salida:

(Horalocal–relojde24horas) c. Hospital:

d. Hora de llegada al hospital:



ANEXO 2 COE-4



34.

a. ¿Constituyo un problema al ingreso o egreso del lugar del accidente?

Si No

De ser afirmativo, explique los problemas:

b. ¿Hubo problemas de transporte durante el recorrido desde el lugar del accidente al hospital?

Si No

De ser afirmativo, explique los problemas:

HOSPITALES

35.

Número de médicos que acudieron:

36.

Número de personal de enfermería que acudió:

37.

Número de otro personal del hospital con funciones diversas que acudieron:

38.

Número de víctimas recibidas:

39.

Clase de lesiones de las victimas recibidas:


ANEXO 2 COE-4



40.

a. Hora en que se recibió la primera alerta:


b. Hora a la que se declaro auténtico el mensaje del desastre:

c. Hora de llegada de las primeras víctimas:

(Hora local – reloj de 24 horas) d. Hora en que las primeras víctimas fueron examinadas por un médico:

(Hora local – reloj de 24 horas) e. Hora en que las últimas víctimas fueron atendidas por un medico:


41.

Actuó el jefe de operaciones de emergencia de forma que todas las personas adoptaran medidas eficaces:

Si No

42.

¿Se presentaron problemas de coordinación entre los servicios médicos, los de extinción de incendios, los de la policía y otros servicios?

Si No En caso afirmativo, explique los problemas:

43.

¿Contribuyó al éxito de las operaciones la moral de los participantes?

Si No


ANEXO 2 COE-4



44.

¿Quién demostró cualidades de mando?

INFORMACIÓNPÚBLICA

45.

a. Hora de la notificación al encargado de la información al público del aeropuerto:


b. Forma de la notificación:

c. Hora de llegada:


46.

a. Nombre del funcionario de relaciones publicas:

b. Nombre de la organización a la que pertenecía:

47.

¿Qué problemas concretos surgieron?

COMUNICACIONESYCONTROL

48.

¿Intervino de forma eficaz el puesto de mando?

Si No

49.

¿Intervino de forma eficaz el centro de operaciones de emergencia?

Si No


ANEXO 2 COE-4



50.

¿Fue efectivo el sistema de llamada al personal?

Si No

51.

¿Fue efectivo el sistema de llamada a los médicos?

Si No

52.

¿Se recibió e interpretó adecuadamente el mensaje de emergencia?

Si No

53.

¿Fueron los medios de comunicaciones con los hospitales eficaces?

Si No

54.

¿Surgieron problemas en las comunicaciones internas?

Si No En caso afirmativo, explique los problemas:

55.

¿Qué clases de sistemas de comunicaciones se utilizaron?

a.

Radio en varios sentidos:

b.

Teléfono:

c.

Aparatos de intercomunicación:

d.

Mensajeros:


ANEXO 2 COE-4



e.

Otros medios: (especifique):

OBSERVACIONES

Presente las observaciones que juzgue útiles para evaluar este simulacro:


ANEXO 2 COE-4

Revisión: 00 Adjuntos

Fecha: 27 agosto de 2015 Capítulo 24 Página 63 de 71

24.2 ADJUNTO B DIAGRAMA DE PROCESO ADMINISTRATIVO PARA

PLANTEAR UN EJERCICIO O ENSAYO, SIMULACIÓN O SIMULACRO.

Inicio

Tener claro el

procedimiento a

someter a prueba

Tener por escrito la

idea general del ensayo

o ejercicio

Fundamentar el

ejercicio, en los

preceptos

contenidos en el

manual de

simulacros

Proceso administrativo para plantear un ejercicio o ensayo

Simulación o Simulacro

Plan de Emergencia

Plan de Evacuación

Planes operativos internos.

Procedimientos específicos

Coordinar reunión de

trabajo con personeros

del COE

Realizar

las

enmiendas

necesarias

Utiliza formato

unificado para el

planteamiento del

ejercicio

Elaboración de

Cronograma de

acuerdo al tipo del

ejercicio

Adecuación

de acuerdo a

criterios

técnicos

Fecha del

ejercicio

definida

Solicitud del

ejercicio

Enmendar el

procedimiento

Si

Ver numeral 17

e incisos

SiNo

No

Documentación

del proceso

según

procedimientos

Ejecución del

ejercicio

Programar

fechas

reuniones

según

cronograma


ANEXO 2 COE-4



24.3 ADJUNTO C DIAGRAMA DE PROCESO ADMINISTRATIVO PARA REALIZAR EL INFORME FINAL DE UN EJERCICIO O ENSAYO, SIMULACIÓN O SIMULACRO.

Documentar resultados

de la reunión posterior

al ejercicio

Ejecución del

ejercicio

Reunión de trabajo

con evaluadores del

ejercicio

Discusión final del

ejercicio con jefes de

las unidades

participantes

Establecer acuerdos y

compromisos

Informe finalVer numeral 17

e incisos

Proceso administrativo para realizar el informe final

De un ejercicio o ensayo

Simulación o Simulacro

Propuesta de Enmiendas

al plan o procedimientos

sometidos a prueba

Publicación de las

enmiendas

Programación de nuevo

ensayo o ejercicio de

acuerdo calendario de

fechas


ANEXO 2 COE-4



24.4 ADJENTO D PROCEDIMIENTO PARA LA ASISTENCIA DE REUNIONES, MINUTAS, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACUERDOS Y COMPROMISOS Y ACTUALIZACIÓN.

Tipo de reunión a realizar de acuerdo al tema y objetivo a alcanzar: Planificación con

cronograma COE-SIMU-004, Evaluación y Actualización del PEA.

Participantes: Identificar a los asistentes necesarios según el tipo de Simulacro.

Citar sólo a aquellas personas que resultan necesarias de acuerdo al tipo de reunión, por el

rol que desempeñan o porque pueden hacer una contribución efectiva a ella, ya sea por sus

conocimientos, experiencias, o capacidad de análisis.

Puntualidad: Iniciar puntualmente la reunión, Lista de Asistencia COE-SIMU-002.

Ambientación: Agradecer la puntualidad de los asistentes. Conversar informalmente con los

participantes para distender el ambiente en un momento inicial.

Revisión de agenda: Exponer objetivos y resultados esperados de la reunión. Repasar

agenda para evaluar con el equipo si es necesario añadir o eliminar algún punto o modificar

los tiempos estimados. Entregar material de apoyo para consulta o lectura durante la reunión

si fuese necesario y pertinente.

Definición de normas de la reunión: o Respetar agenda y tiempos por tema. No salirse del

programa. Silenciar los celulares. Aplazar para otra reunión los temas que no se relacionen

con la agenda. Dar y pedir la palabra. Sólo una persona habla a la vez. Las personas deben

hacer uso de la palabra solo para referirse al tema que se discute. Solicitar que los

comentarios y discusiones sean sobre temas, asuntos e ideas y no sobre personas. Solicitar

que los participantes permanezcan durante la reunión.

Efectuar cierre formal mediante resumen de acta o minuta COE-SIMU-003.

Efectuar, o solicitar a algún participante, resumen de los acuerdos, pasos a seguir, fecha

tentativa de próxima reunión, y monitoreo de los acuerdos pactados y preparar agenda

siguiente.

Definición de compromisos y acuerdos COE-SIMU-005:

Planificar las tareas considerando plazos y responsables. Priorizar las tareas que deben

hacerse. Considerar tareas pendientes para los nuevos acuerdos alcanzados. Delegar

tareas a los participantes. Lograr que los participantes se comprometan con medidas, plazos

y acciones a llevar a cabo. Anticipar posibles contingencias que afecten el cumplimiento de

compromisos por ausencias de funcionarios (vacaciones, licencias médicas, capacitaciones,

etc.) y tomar medidas con el equipo para resolverlas. Definir, en caso que sea necesario,

mecanismos de apoyo (traspaso de conocimientos, actualizaciones, prácticas colaborativas,

capacitación dentro del mismo equipo, capacitación cruzada, entre otras). Si se trata de una

reunión de planificación, establecer indicadores que permitan controlar periódicamente el

avance de los compromisos y la superación de desafíos. Explicitar al equipo que los avances

de los compromisos adquiridos seguirán en la agenda de cada una de las próximas

reuniones, hasta que estos hayan sido cumplidos.


ANEXO 2 COE-4



FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES

PARTICIPANTESCOE

Inicio

Programa el tipo de reunión a realizar.

Identifica a los asistentes.

Citar únicamente a los necesarios de acuerdo al tipo de

reunion.

Inicia reunión, con la revisión de

agenda. Y entrega de material de

apoyo.

Colocan normas de la reunión, y pasan

la hoja de asistencia.

Llega a su cierre, y se hace una minuta.

Pide a los participantes, enviar

sus resúmenes, y fecha para la

siguiente reunión. (Cronograma de

actividades)

Llena forma de acuerdos y

compromisos, y evalua.

Fin


ANEXO 2 COE-4



24.5 ADJUNTO E LISTA DE ASISTENCIA A REUNIONES COE-SIMU-002

LISTA DE ASISTENCIA

No. Nombre Cargo Depto. O

Dependencia Teléfono Correo Electrónico Firma

1

2

3

4

5


ANEXO 2 COE-4



24.6 ADJUNTO F MINUTA DE REUNIONES

COE-SIMU-003

MINUTA REUNION

PARTICIPANTES:

Nombre Cargo firma

1. BIENVENIDA 2. PRESENTACION DE CADA UNO DE LOS ASISTENTES 3. LECTURA DE LA MINUTA ANTERIOR 4. TEMAS A DISCUTIR 5. ACUERDOS Y COMPROMISOS


ANEXO 2 COE-4



24.7 ADJUNTO G CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

COE-SIMU-004

ACTIVIDADES PROGRAMADAS

sem

1

sem

2

sem

3

sem

4

NOMBRE:

FIRMA


ANEXO 2 COE-4



24.8 ADJUNTO H ACUERDOS Y COMPROMISOS

COE-SIMU-005

No. Nombre del Acuerdo Responsable del

Compromiso Prioridad del Compromiso

Fecha de

Entrada en Vigor

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 Firma.

NOMBRE

Documents

ANEXO AEROPUERTO INTERNACIONAL LA AURORA AILA · 2019-05-20 · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONDUCCION DE SIMULACROS ANEXO 2 COE-4 Revisión : 00 Introducción Fecha: 27 Agosto