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INFORME FINAL PGD HOSPITAL “PEDRO SÁENZ DÍAZ” ESE
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ALICIA GIRALDO URIBE Asesora PGD
ANEXOSANEXOS
(Anexo A)(Anexo A)
CUADRO DE ACCIÓNCUADRO DE ACCIÓN
PROGRAMA:PROGRAMA: GESTIÓN DOCUMENTALGESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA FISCAL: VIGENCIA FISCAL: AÑO 20AÑO 20 0909 TIEMPO:TIEMPO: COMPRENDIDO ENTRE EL 1º. DE OCTUBRE Y EL 31 DE DICIEMBRECOMPRENDIDO ENTRE EL 1º. DE OCTUBRE Y EL 31 DE DICIEMBRE
D E N O MD E N O M I N A C I Ó NI N A C I Ó N
D E S C R I P C I Ó ND E S C R I P C I Ó N
E S T A D OE S T A D O
V A L O R A S I G N A D OV A L O R A S I G N A D O
E J E C U TE J E C U T
A D OA D O
E N E N
P R O C EP R O C ES OS O
CAPACITACIONES CAPACITACIONES
EN LEY DE EN LEY DE
ARCHIVOSARCHIVOS
Se realizaron capacitaciones en:Se realizaron capacitaciones en: XX
Ley 594 de 2000.Ley 594 de 2000.
Qué es un Programa de Gestión Documental?Qué es un Programa de Gestión Documental?
DIAGNÓSTICO DIAGNÓSTICO
ARCHIVÍSTICARCHIVÍSTIC OO
Aplicación de encuestas para actualización de Aplicación de encuestas para actualización de
TRD.TRD. XX
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ALICIA GIRALDO URIBE Asesora PGD
Entrevista con las oficinas productoras.Entrevista con las oficinas productoras.
D E N O M I N A C I Ó N D E N O M I N A C I Ó N
D E L R E G L A M E N T O O D E L R E G L A M E N T O O
M A N U A LM A N U A L
D E S C R I P C I Ó ND E S C R I P C I Ó N M E C A N I S M O S D E M E C A N I S M O S D E
A D O P C I Ó N Y A D O P C I Ó N Y
V I G E N C I AV I G E N C I A
N o . A C T O N o . A C T O
A D M I N I S T R A T I V O A D M I N I S T R A T I V O
D E A D O P C I Ó ND E A D O P C I Ó N
F E C H A D E F E C H A D E
A D O P C I Ó N O A D O P C I Ó N O
V I G EV I G E N C I AN C I A
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CUADRO DE ACCIÓNCUADRO DE ACCIÓN
PROGRAMA:PROGRAMA: GESTIÓN DOCUMENTALGESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA FISCAL: VIGENCIA FISCAL: AÑO 2010 AÑO 2010 TIEMPO:TIEMPO: COMPRENDIDO ENTRE EL 2º. DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRECOMPRENDIDO ENTRE EL 2º. DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE
D E N O M I N A C I Ó ND E N O M I N A C I Ó N
D E S C R I P C I Ó ND E S C R I P C I Ó N
E S T A D OE S T A D O
V A L O R A S I G N A D OV A L O R A S I G N A D O
E J E C U TE J E C U T
A D OA D O
E N E N
P R O C EP R O C ES OS O
CAPACITACIONES CAPACITACIONES
EN LEY DE EN LEY DE
ARCHIVOSARCHIVOS
Se realizaron capacitaciones en:Se realizaron capacitaciones en: XX
XX
XX
XX
XX
Manejo de las comunicaciones oficialesManejo de las comunicaciones oficiales
Organización de Archivos de GestiónOrganización de Archivos de Gestión
Uso y manejo de TRDUso y manejo de TRD
Procedimientos para realizar transferencias Procedimientos para realizar transferencias
dd ocumentalesocumentales
IMPLEMENTACIÓN IMPLEMENTACIÓN
DE VENTANILLA DE VENTANILLA
ÚNICA.ÚNICA.
SeSe centralizó lacentralizó la administración y control de las administración y control de las
comunicaciones oficialcomunicaciones oficial es tanto internas como es tanto internas como
externas vía correo tradicional, correo externas vía correo tradicional, correo
electrónico, fax, etc., mediante la implementación electrónico, fax, etc., mediante la implementación
de los siguientesde los siguientes procesos:procesos:
XX
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Control de Comunicaciones Internas EnviadasControl de Comunicaciones Internas Enviadas ..
ControContro l de Comunicaciones Internas Recl de Comunicaciones Internas Rec ii bibi dasdas . .
Control de Comunicaciones ExControl de Comunicaciones Ex ternas Enviadasternas Enviadas ..
Control de Comunicaciones ExControl de Comunicaciones Ex ternas ternas RecibiRecibi dasdas ..
Control de préstamo de documentos.Control de préstamo de documentos.
XX
XX
XX
xx
SS e adquirió la rotuladora Pe adquirió la rotuladora P -- touch QL 500 para touch QL 500 para
imprimir los rótulos.imprimir los rótulos.
Se adquirió el scanner para digitalizar los Se adquirió el scanner para digitalizar los
documentos.documentos.
Se adecuó la oficina de ventanilla única.Se adecuó la oficina de ventanilla única.
IMPLEMENTACIÓN IMPLEMENTACIÓN
DE CONTROL DE DE CONTROL DE
COMUNICACIONES COMUNICACIONES
INTERNASINTERNAS
Se implementarSe implementar on los procesos de comunicaciones on los procesos de comunicaciones
oficiales internas y los instrumentos de control.oficiales internas y los instrumentos de control. XX
XX
Se actualizó la estructura orgánico funcional de la Se actualizó la estructura orgánico funcional de la
entidadentidad
TABLAS DE TABLAS DE
RETENCIÓN RETENCIÓN
DOCUMENTALDOCUMENTAL
Se actualizaron las Tablas de Retención Se actualizaron las Tablas de Retención
Documental (TRD)Documental (TRD)
Se Se aplicaron las TRD en los procesos archivísticosaplicaron las TRD en los procesos archivísticos
ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE Se organizaron los archivos de gestión de todas Se organizaron los archivos de gestión de todas
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ARCHIVOS DE ARCHIVOS DE
GESTIÓNGESTIÓN
las dependencias con procesos como: las dependencias con procesos como:
Clasificación, ordenación, foliación, rotulación, Clasificación, ordenación, foliación, rotulación,
marcación y archivo de documentomarcación y archivo de documento s.s.
Se organizaron las Historias LaboralesSe organizaron las Historias Laborales
Se organizaron las historias clínicasSe organizaron las historias clínicas
Se organizaron los Expedientes LaboralesSe organizaron los Expedientes Laborales
REALIZACIÓN DE REALIZACIÓN DE
TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES DOCUMENTALES
PRIMARIASPRIMARIAS
Se realizaron las Transferencias Documentales Se realizaron las Transferencias Documentales
Primarias dPrimarias d esde todas las dependencias.esde todas las dependencias.
FONDOS FONDOS
ACUMULADOSACUMULADOS
Se realizó el análisis e investigación preliminar Se realizó el análisis e investigación preliminar
para la identificación de series y subseries para la identificación de series y subseries
documentales como insumo para la elaboración de documentales como insumo para la elaboración de
las TVD.las TVD.
Se intervino el Fondo Documental, mediante la Se intervino el Fondo Documental, mediante la
rere alización de procesos como: Identificación, alización de procesos como: Identificación,
acopio, clasificación, ordenación, foliación, acopio, clasificación, ordenación, foliación,
encarpetado, rotulado y embalaje de la encarpetado, rotulado y embalaje de la
documentación.documentación.
Se levantó base de datos de la información.Se levantó base de datos de la información.
ARCHIVO CENTRALARCHIVO CENTRAL Se adecuó el área de archivo centralSe adecuó el área de archivo central XX
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Se adquirió archivadoresSe adquirió archivadores
Se levantó base de datos de la informaciónSe levantó base de datos de la información
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D E L R E G L A M E N T O O D E L R E G L A M E N T O O
M A N U A LM A N U A L
D E S C R I P C I Ó ND E S C R I P C I Ó N M E C A N I S M O S M E C A N I S M O S
D E A D O P C I Ó N Y D E A D O P C I Ó N Y
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N o . A C T O N o . A C T O
A D M I N I S T R A T I V O A D M I N I S T R A T I V O
D E A D O P C I Ó ND E A D O P C I Ó N
F E C H A D E F E C H A D E
A D O P C I Ó N O A D O P C I Ó N O
V I G E N C I AV I G E N C I A
MANUAL DE TRDMANUAL DE TRD El ManuaEl Manua l de las TRD l de las TRD
documenta los procesos documenta los procesos
de elaboración de las de elaboración de las
tablas, el origen de las tablas, el origen de las
mismas y el mismas y el
PROGRAMA DE PROGRAMA DE
GESTIÓN GESTIÓN
DOCUMENTALDOCUMENTAL
Documento que expresa Documento que expresa
todos los procesos de todos los procesos de
gestión documental de gestión documental de
la entidadla entidad
MANUAL DE MANUAL DE
COMUNICACIONES COMUNICACIONES
OFICIALESOFICIALES
Todos lTodos l os parámetros, os parámetros,
normas, diplomática normas, diplomática
documental, etc. para documental, etc. para
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administrar las administrar las
comunicaciones comunicaciones
oficialesoficiales
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CUADRO DE ACCIÓNCUADRO DE ACCIÓN
PROGRAMA:PROGRAMA: GESTIÓN DOCUMENTALGESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA FISCAL: VIGENCIA FISCAL: AÑO 20AÑO 20 1111 TIEMPO:TIEMPO: COMPRENDIDO ENTRE EL 2º. DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRECOMPRENDIDO ENTRE EL 2º. DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE
D ED E N O M I N A C I Ó NN O M I N A C I Ó N
D E S C R I P C I Ó ND E S C R I P C I Ó N
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E J E C U TE J E C U T
A D OA D O
E N E N
P R O C EP R O C ES OS O
CAPACITACIONES CAPACITACIONES
EN LEY DE EN LEY DE
ARCHIVOSARCHIVOS
Se realizaron capacitaciones en:Se realizaron capacitaciones en:
XX
XX
XX
XX
XX
Manejo de las comunicaciones oficialesManejo de las comunicaciones oficiales
Organización de Archivos de GestiónOrganización de Archivos de Gestión
Producción Documental Producción Documental (Normas Técnicas GTC (Normas Técnicas GTC
185)185)
Transferencias DocumentalesTransferencias Documentales
Administración de archivos digitalesAdministración de archivos digitales
Seguridad en la información digitalSeguridad en la información digital
VENTANILLA VENTANILLA
ÚNICA.ÚNICA.
Se mejoraron los procesos de control del trámite Se mejoraron los procesos de control del trámite
de las comunicacide las comunicaci ones oficiales.ones oficiales.
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REALIZACIÓN DE REALIZACIÓN DE
TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES DOCUMENTALES
PRIMARIASPRIMARIAS
Se realizaron las Transferencias Documentales Se realizaron las Transferencias Documentales
Primarias desde todas las dependencias.Primarias desde todas las dependencias.
FONDOS FONDOS
ACUMULADOSACUMULADOS
Se realizó el análisis e investigación preliminar Se realizó el análisis e investigación preliminar
para la identificación depara la identificación de series y subseries series y subseries
documentales como insumo para la elaboración de documentales como insumo para la elaboración de
las TVD.las TVD.
Se intervino el Fondo Documental, mediante la Se intervino el Fondo Documental, mediante la
realización de procesos como: Identificación, realización de procesos como: Identificación,
acopio, clasificación, ordenación, foliación, acopio, clasificación, ordenación, foliación,
encarpetado, rotulado y embalaje de encarpetado, rotulado y embalaje de la la
documentación.documentación.
Se levantó base de datos de la información.Se levantó base de datos de la información.
ARCHIVO CENTRALARCHIVO CENTRAL
Se adecuó el área de archivo central Se adecuó el área de archivo central XX
Se adquirió archivadoresSe adquirió archivadores
Se levantó base de datos de la informaciónSe levantó base de datos de la información
D E N O M I N A C I Ó N D E N O M I N A C I Ó N
D E L R E G L A M E N T O O D E L R E G L A M E N T O O M E C A N I S M O S D E M E C A N I S M O S D E
A D O P C I Ó N Y A D O P C I Ó N Y N o . A C T O N o . A C T O
A D M I N I S T R A T I V O A D M I N I S T R A T I V O F E C H A D E F E C H A D E
A D O P C I Ó N O A D O P C I Ó N O
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M AM A N U A LN U A L D E S C R I P C I Ó ND E S C R I P C I Ó N V I G E N C I AV I G E N C I A D E A D O P C I Ó ND E A D O P C I Ó N V I G E N C I AV I G E N C I A
MANUAL DE MANUAL DE
INTERVENCIÓN DE INTERVENCIÓN DE
FONDOS FONDOS
Es un documento guía Es un documento guía
para intervenir los para intervenir los
fondos acumulados de fondos acumulados de
la entidad.la entidad.
SISTEMA SISTEMA
INTEGRADO DE INTEGRADO DE
CONSECONSE RVACIÓN RVACIÓN
DOCUMENTALDOCUMENTAL
Documento que Documento que
describe los describe los
procedimientos a procedimientos a
seguir en todos los seguir en todos los
ciclos vitales del ciclos vitales del
documento para documento para
conservarlo y conservarlo y
protegerlo.protegerlo.
COMPILADO DE COMPILADO DE
GTC 185 DE 2009GTC 185 DE 2009 Este es un resumen de Este es un resumen de
la Guía Técnica la Guía Técnica
Colombia 185 de 2009, Colombia 185 de 2009,
que establece los que establece los
papa rámetros para la rámetros para la
producción de producción de
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documentos en las documentos en las
entidades públicas.entidades públicas.
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