ANTICIPOS DE CAJA FIJA

1. ANTICIPOS DE CAJA FIJA ............................................................................................................................... 3

2. OPERACIONES PREVIAS ................................................................................................................................. 4 2.1. Habilitado de caja fija ................................................................................................................................... 4 2.2. Permiso usuario-habilitado ........................................................................................................................... 5 2.3. Aplicaciones de gastos ................................................................................................................................. 6 2.4. Creación de los ordinales para anticipos de caja fija ................................................................................... 6 2.5. Alta del anticipo de caja fija .......................................................................................................................... 7

3. PROVISIÓN DE FONDOS .................................................................................................................................. 9

4. PAGO A LOS ACREEDORES FINALES .........................................................................................................10 4.1. Registro de justificantes .............................................................................................................................10 4.2. Contabilización de la cuenta justificativa ....................................................................................................11

5. JUSTIFICACIÓN, REPOSICIÓN DE FONDOS ...............................................................................................12

6. SITUACIÓN A 31 DE DICIEMBRE...................................................................................................................13

7. CANCELACIÓN DEL ANTICIPO .....................................................................................................................13

8. CONSULTA ANTICIPOS DE CAJA FIJA ........................................................................................................13

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1. ANTICIPOS DE CAJA FIJA Tendrán la consideración de anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carácter no presupuestario y permanente para las atenciones corrientes de carácter periódico o repetitivo, tales como dietas, gastos de locomoción, material de oficina no inventariable, conservación y otros de similares características. Estas provisiones de fondos se realizarán a pagadurías, cajas o habilitados para la atención inmediata del pago y posterior aplicación del gasto al Presupuesto del año en que se realicen. Las entidades locales podrán establecer en las bases de ejecución del Presupuesto, previo informe de Intervención, las normas que regulen los anticipos de caja fija, que determinarán, en todo caso, los siguientes aspectos:

• Aplicaciones presupuestarias cuyos gastos se podrán atender mediante anticipos de caja fija. • Límites cuantitativos. • Régimen de reposiciones. • Situación y disposición de fondos. • Contabilidad y control.

Esta regulación se podrá incluir también en los reglamentos o normas generales de ejecución del Presupuesto. En el siguiente esquema se representa el circuito de los anticipos de caja fija:

CENTRODE GASTOSCENTRO

DE GASTOS CAJARESTRINGIDA

CAJARESTRINGIDA ACREEDORACREEDOR

Provisión inicial de fondosReposición por justificación

Pago

Justificación(imputación a gastos)

(imputación a Presupuesto) Factura

La provisión inicial se realizará mediante un traspaso de fondos desde una cuenta operativa a la Cuenta o Caja restringida. Esta Caja Restringida tendremos que darla de alta como un ordinal de la propia entidad local, ya que los fondos provisionados, en la medida en que no estén justificados, formarán parte de la Tesorería de la entidad. Se autorizará al tercero habilitado a retirar fondos de esa Caja para realizar pagos a los acreedores finales. En el momento de la justificación, el habilitado presentará las facturas o justificantes de gastos correspondientes a los pagos efectuados. La contabilización final de la cuenta justificativa supondrá un pago presupuestario que repondrá fondos en la Cuenta o Caja Restringida. También, mediante este pago, se imputará financieramente el gasto. Veremos en los siguientes puntos el modelo centralizado de anticipos de caja fija. Este modelo supone que no se activará el módulo contable para que el habilitado pueda controlar y contabilizar el pago a los acreedores finales. Estos pagos se registrarán en el sistema a la presentación de la cuenta justificativa. Las operaciones a realizar en SicalWin están esquematizadas en la imagen de la página siguiente.

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2. OPERACIONES PREVIAS 2.1. Habilitado de caja fija En primer lugar, tendremos que definir un tercero habilitado para recibir anticipos de caja fija. Para ello acudiremos a Terceros Mantenimiento de Terceros.

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Para habilitar un tercero lo cargaremos o daremos de alta, indicando el valor “9” en el campo Tipo Tercero. Para más datos sobre el alta de terceros se puede consultar el Capítulo 7 de este Manual. Si el habilitado no tiene definidos ordinales los introduciremos en este momento. Es necesario que al tercero le asociemos uno de los ordinales o cajas restringidas de anticipo de caja fija de los que definiremos en los pasos siguientes. 2.2. Permiso usuario-habilitado Una vez definido el habilitado, desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Anticipos de Caja Fija Permisos Usuario-Habilitado daremos permisos a los usuarios de SicalWin para que puedan trabajar con ellos.

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Seleccionaremos al habilitado y al usuario de SicalWin y tras pulsar el botón éste quedará autorizado a realizar anticipos de caja fija sobre aquél. En el campo M.I.T. introduciremos el valor “1”, que permitirá que el usuario pueda hacer cualquier tipo de movimiento interno de tesorería para la provisión de fondos del anticipo de caja fija.

Si no introducimos el valor “1” en el campo M.I.T., el usuario no podrá realizar movimientos internos de tesorería sobre ordinales que no sean restringidos de anticipos de caja fija.

2.3. Aplicaciones de gastos En segundo lugar, tendremos que indicar en Procesos de Apertura Carga Aplicaciones Presupuesto de Gastos qué aplicaciones permitirán operaciones de este tipo.

Para ello introduciremos el valor “2” ó “3” en el campo Pagos a Justificar. El valor “2” permitirá realizar operaciones de anticipos de caja fija sobre la aplicación. El valor “3” permitirá realizar operaciones de anticipos de caja fija y pagos a justificar. 2.4. Creación de los ordinales para anticipos de caja fija Será necesario también dar de alta, al menos, un ordinal de caja y otra cuenta restringida para anticipos de caja fija desde Administración del Sistema Tablas Básicas Ordinales de Tesorería.

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Utilizaremos ordinales codificados como 8XX en el campo Número de Ordinal. En el campo Tipo de Cuenta Restringida indicaremos el valor “1” para las cuentas restringidas de anticipo de caja fija y “3” para la caja fija1. Es necesario que definamos un ordinal cuenta restringida que esté asociado previamente al tercero habilitado. Sobre estos ordinales se realizarán las provisiones de fondos a los habilitados. En el campo Habilitado, mediante la tecla de función F5, indicaremos uno de los definidos como tales en los puntos anteriores. Para los casos en que se utilicen cuentas restringidas cuyo titular sea el propio Ayuntamiento, es conveniente que demos de alta la cuenta también como un ordinal operativo (2XX) para contabilizar sobre él los posibles ingresos por intereses que se generen. 2.5. Alta del anticipo de caja fija Una vez hemos definido el habilitado, introduciremos los parámetros necesarios para trabajar con anticipos de caja fija desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Anticipos de Caja Fija Mantenimiento de Anticipos de Caja Fija.

1 No es obligatorio definir caja para un anticipo, pero sí cuenta bancaria.

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Como Habilitado introduciremos uno de los así definidos en módulo de Mantenimiento de Terceros. El campo Anticipo es un contador. El primer anticipo que definamos para un habilitado será el número 1, el segundo el 2, y así sucesivamente. En Descripción introduciremos el texto con el que queramos identificar el anticipo. A continuación indicaremos los datos del acuerdo sobre la constitución del anticipo de caja fija. Se aconseja que el campo Resolución tenga el formato N/AAAA.BBB, donde BBB se referirá al número de resolución, AAAA al año de la resolución y N al órgano que autoriza la constitución, y que podrá tomar uno de los siguientes valores:

El Importe Máximo Anual se refiere al máximo que el habilitado podrá gastar en un año: pago inicial más reposiciones periódicas. Introduciremos también el Ordinal y el Ordinal de Caja que en los pasos anteriores hemos dado de alta. La introducción del ordinal de caja será sólo obligatorio cuando la reposición de fondos se realice en efectivo o cheque.

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Será necesario dar de alta los conceptos no presupuestarios 42000 Provisiones de fondos para anticipos de caja fija pendientes de justificación y 45000 Libramientos para provisiones de fondos desde Procesos de Apertura Carga de Conceptos No Presupuestarios2. En la rejilla Aplicaciones del Anticipo indicaremos las aplicaciones asociadas a este anticipo, así como el importe anual y el carácter de este importe anual: Estimativo o Limitativo. En el caso de que el importe sea estimativo el sistema permitirá constituir anticipos de caja fija sobre esa aplicación por encima de este límite (hasta el límite del importe máximo anual). Si el importe es limitativo el sistema no permitirá sobrepasar este límite. 3. PROVISIÓN DE FONDOS Las provisiones en concepto de anticipos de caja fija se realizarán en base a una resolución dictada por la Autoridad competente para autorizar los pagos y se aplicarán inicialmente al concepto no presupuestario que se determine. En ningún caso la cuantía global de los anticipos de caja fija podrá exceder de la cantidad que, a tal efecto, fije el Pleno de la entidad. En SicalWin, para constituir la provisión de fondos inicial ejecutaremos Tesorería Movimientos Internos de Tesorería.

Aquí marcaremos la opción Anticipo de Caja Fija. Para que se active esta opción es necesario que hayamos definido permisos al usuario de SicalWin correspondiente desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Anticipos de Caja Fija Permisos Usuario-Habilitado. Indicaremos al habilitado y el número de anticipo de caja fija de ese habilitado. El ordinal origen será aquél desde el que emitimos el pago. El ordinal destino será uno de los definidos al habilitado en los pasos anteriores: cuenta restringida o caja si la provisión de fondos se realiza en efectivo o talón.

2 El concepto 42000 Provisiones de fondos para anticipos de caja fija pendientes de justificación recogerá el saldo de los pagos realizados a proveedores finales pendientes de justificación. El concepto 45000 Libramientos para provisiones de fondos recogerá el saldo de las ordenes de reposición de fondos pendientes de pago al habilitado.

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4. PAGO A LOS ACREEDORES FINALES En SicalWin, el pago a los acreedores finales se realizará en dos pasos: 1º Registro de justificantes de anticipos de caja fija. 2º Cuenta justificativa del anticipo de caja fija. 4.1. Registro de justificantes A la presentación de la cuenta justificativa se registrarán los justificantes desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Anticipos de Caja Fija Registro de Justificantes de Anticipos de Caja Fija.

Este registro funciona de forma similar al registro de facturas. Se diferencia de aquél en que hemos de indicar el Habilitado y el número del anticipo de caja fija (campo N.A.C.F.). Como aplicaciones presupuestarias sólo podremos seleccionar aquellas que hallamos definido desde Mantenimiento de Anticipos de Caja Fija. Informaremos sobre el Número de Factura y la fecha de la misma3. La Forma de Pago y el Ordinal Tercero se refieren a cómo se pago al proveedor final el justificante. Son datos meramente informativos no obligatorios. El Ordinal de Pago se refiere a la cuenta del habilitado donde, cuando se contabilice la cuenta justificativa, se repondrán fondos. Si no se introduce ahora se podrá hacer más tarde, en la contabilización de la cuenta justificativa.

3 Si la factura se ha incorporado previamente desde el módulo de incorporación de facturas telemáticas, al introducir el número de la factura el sistema preguntará si deseamos asociarla al anticipo de caja fija. Si contestamos que sí, la factura quedará en la situación $8 “Enlace a ACF”. Más información sobre el módulo de incorporación de facturas telemáticas en el manual número 8.

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4.2. Contabilización de la cuenta justificativa Para contabilizar la cuenta justificativa, una vez registrados todos los justificantes, ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Anticipos de Caja Fija Cuenta Justificativa de Anticipos de Caja Fija. En la primera pestaña Indicar Criterios de Selección será necesario filtrar, como mínimo, por habilitado y número de anticipo.

Este módulo funciona de forma análoga al monitor de contabilización de justificantes. Si no lo hemos indicado en el registro de justificantes de anticipos de caja fija, será necesario completar ahora los datos de pago. Para ello podemos utilizar el punto de menú Emisión Cuenta Justificativa / Modificar Masivamente las Facturas Marcadas, o el botón de la barra de herramientas:

Aquí, evidentemente, sólo podremos elegir como Ordinal Pagador uno de los dados de alta como tales en los puntos anteriores. Una vez completados los datos de pago, desde la opción del menú Emisión Cuenta Justificativa /

Contabilizar Pagos a Acreedor Final, o desde el botón de la barra de herramientas, podremos contabilizar los justificantes de anticipos de caja fija registrados. En este punto, el sistema nos pedirá unos datos meramente informativos:

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Tras esto, SicalWin nos informará sobre las operaciones generadas y nos dará la posibilidad de imprimir la cuenta justificativa. Esta operación ha supuesto el registro de un pago en el concepto 42000 Provisiones de fondos para anticipos de caja fija pendientes de justificación asociado al anticipo. 5. JUSTIFICACIÓN, REPOSICIÓN DE FONDOS La aprobación de la cuenta justificativa por la autoridad competente supondrá la reposición de fondos al cajero o habilitado mediante pagos aplicados a los conceptos presupuestarios a que correspondan las cantidades que han sido invertidas y justificadas. En SicalWin ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Monitor de Contabilización de Justificantes. Aquí, en la pestaña Indicar Criterios de Selección, introduciremos el valor “1” (justificantes de anticipos de caja fija) en el campo Tipo, además del resto de criterios de filtro que deseemos. Tras filtrar sólo aparecerán los justificantes incluidos en la cuenta justificativa, no todos los registrados.

El ordinal pagador será aquel desde el que saldrán los fondos para la reposición. El Ordinal Tercero será el del habilitado, donde se ingresarán los fondos.

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Desde el punto de menú Monitor de Contabilización de Facturas/Contabilizar las Facturas sin Agrupar Marcadas, o desde el botón de la barra de herramientas4, contabilizaremos los justificantes. El módulo de contabilización de facturas permite generar desde aquí todas las fases del gasto. No obstante, si hacemos sólo la fase ADO, el pago y su registro lo realizaremos desde las opciones correspondientes de Tesorería. 6. SITUACIÓN A 31 DE DICIEMBRE Los fondos no invertidos que, a la finalización del ejercicio, se hallen en poder de los respectivos cajeros, pagadores o habilitados, se utilizarán en el nuevo ejercicio para las atenciones para las que el anticipo se concedió. Tal como especifica el artículo 74.4 del RD 500/1990, los preceptores de los anticipos de caja fija, al menos en el mes de diciembre de cada año, habrán de rendir cuentas por los gastos atendidos. No obstante, las actuales instrucciones de contabilidad prevén el hecho de que, a 31 de diciembre, existan gastos realizados pendientes de justificar. En este caso, se registrará el siguiente asiento en el sistema contable:

(XXX) Cuenta de imputación (según la naturaleza económica del gasto)

a

Acreedores por operaciones pendientes de aplicar a presupuesto

(413)

Este asiento supone la aplicación a resultados del ejercicio (mediante su imputación a cuentas de gastos) de los pagos realizados por el habilitado pendientes de justificar. Cuando se apruebe la cuenta justificativa, previamente a los asientos de reposición de fondos e imputación presupuestaria, se practicará el mismo asiento, pero con signo negativo. 7. CANCELACIÓN DEL ANTICIPO En SicalWin, por la parte que se cancela en efectivo se realizará un movimiento interno de tesorería, con salida del ordinal de tesorería de cuenta restringida del habilitado y entrada en la tesorería de la entidad. Por la parte que se cancela con justificantes se actuará según los pasos vistos en los puntos anteriores, si bien el reconocimiento de la obligación y pago posterior se hará con descuento al concepto 45000 Libramientos para provisiones de fondos. 8. CONSULTA ANTICIPOS DE CAJA FIJA Desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Anticipos de Caja Fija Consulta de Anticipos de Caja Fija podremos consultar los distintos anticipos de caja fija constituidos. Una vez definidos los criterios de filtro, el sistema nos mostrará una rejilla con todos los anticipos de caja fija.

4 Aquí parece interesante utilizar la opción de agrupar facturas por habilitado para que el sistema genere un solo ADO y no tantos como justificantes de anticipo de caja fija se estén contabilizando.

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El botón Reposiciones nos listará un informe con todas las operaciones de justificación que han repuesto fondos al anticipo. El botón Aplicaciones Presupuestarias imprimirá un informe con información del anticipo por aplicación (gasto máximo, importe justificado, reposiciones, etc.) El botón Ficha ACF nos listará un resumen del anticipo de caja fija con importes globales. El botón Relación de ACF nos listará información sobre los habilitados y proveedores de los anticipos de caja fija (por anticipo o agrupados).