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Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad LimitadaAUDITORES INDEPENDIENTES
Dirección: Calle Arias y Araguez N° 373,Tacnateléfono: 51-52-244448 Fax: 51-52-244448
Tacna, 16 de mayo de 2016
Sr. Fernando Zavala LombardiGerente General de Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.Presente
Estimado Sr:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el convenio para
realizar la auditoria operativa al área de Producción de la empresa que usted tan acertadamente
dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015.
La auditoría será aplicada al área de producción. El objetivo de nuestra auditoria es comprobar
los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un informe sobre el acatamiento
de los procesos, con las respectivas recomendaciones.
La auditoría se realizara en relación con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Estas
normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta sobre el control interno de la
empresa.
Con el fin de trabajar en la forma más eficiente posible, se entiende que el personal de su
empresa nos proporcionara la información necesaria, por ejemplo listados de materias primas
ingresadas, facturas de gastos vinculados a la producción, planilla de salario de los empleados,
entre otros.
Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría del área de inventarios y almacenamiento.
Juan Carlos CoronadoAuditor
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
AUDITORIA OPERATIVA APLICADA AL ÁREA DE PRODUCCIÓN
PLANIFICACION PRELIMINAR
La Empresa Backus, es una institución que pertenece al sector privado, por lo que
muchas de sus funciones se encuentran centralizadas y las decisiones son tomadas
por la alta gerencia.
En la observación realizada a la empresa se pudo apreciar que los reglamentos,
normas y políticas se tratan de seguir conforme lo demandado y la única forma de
evitar inconvenientes es enviar memorandos al personal que no acate dichas reglas.
De exceder el número de memorandos, los empleados son multados o destituidos de
sus cargos.
En el área de producción se examinara las actividades del proceso para detectar las
áreas de oportunidad y sugerir métodos de cambio para mejorarlas, logrando una
mayor eficiencia y mejora en la productividad.
También se observara sus procedimientos y la eficiencia del personal que ejecuta el
proceso, así como obtener información sobre la forma de obtener esta información
adicional en: cuestionarios, entrevistas y diagramas.
MOTIVOS DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen se realiza para medir la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos en el Área de producción en la empresa Backus, mismo
que se realiza a petición del Sr. Fernando Martín Zavala Lombardi Gerente general de
la mencionada empresa.
Este examen nos permitirá evaluar las áreas que intervienen y su desenvolvimiento
para generar valor a dichos procesos de productividad.
Este examen emerge de la necesidad de suministrar un lineamiento claro, sobre cómo
se está llevando a cabo los procesos de producción y como las áreas involucradas
tienen relación para conseguir los objetivos de la empresa.
Durante el periodo 2015 el uso de la capacidad instalada de las distintas plantas
cerveceras llego a un 85% en promedio, teniendo en cuenta que en el 2014 la
empresa llego a un 90% en promedio de su capacidad.
A partir de ello hemos planteado nuestro programa de auditoria
PROGRAMA DE AUDITORIA
RUBRO : Producción
CLIENTE : UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON
S.A.A
PERIODO DE EXAMEN : 2015
DETALLE DE LOS PROCEDIMIENTOS
HECHO REF. P/T
OBSERVACION
POR FECHA
I. OBJETIVOS
1
Establecer los niveles de
eficiencia y efectividad de los
procesos de producción en el
área de producción
2
Realizar un estudio y
evaluación del control interno
de la empresa.
3
Comprobar el cumplimiento
de los objetivos del área de
producción
II. PROCEDIMIENTOS
Pruebas de cumplimiento:
1
Revisar los niveles de
eficiencia y efectividad de los
procesos de producción en el
área de producción.
2Revisar el cumplimiento del
control interno de la empresa
3
Revisar los objetivos del
periodo en el área de
producción
Pruebas sustantivas:
5Realizar un control a el
proceso de producción
6Determinar el estudio y
evaluación del control interno
7
Realizar un control sobre el
cumplimiento de los objetivos
de las áreas de producción
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PRODUCCION
ENTIDAD: Backus SAAREA A EXAMINAR: PRODUCCION
PASO N°
PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOSSI NO N/A
1 Existe un manual de funciones debidamente
actualizado y al alcance de los operarios de la
planta de producción
2 Existen todos los cargos y funciones que se
describen en el manual
3 Se realizan la vigilancia del cumplimiento de las
normas mínimas de seguridad e higiene
descritas en el manual
4 Se realiza un programa estructurado de
planificación, ejecución y control de rendimiento
en la producción
5 El operario a cargo del ingreso de materiales en
el proceso de producción se halla desvinculado
del área de registro y almacenamiento
6 El operario a cargo de supervisar el flujo de
producción se halla vinculado con algun
miembro del personal operativo
7 El operario encargado de controlar el
rendimiento de la producción se halla desligado
del área de almacenamiento
8 Se realiza los movimientos de entrada de
materiales y salida de productos en la planta
con la debida documentación y registro
9 Existe un programa de mejora continua y
renovación de equipo obsoleto
10 Existe un programa de objetivos y metas
enfocado al área de producción
11 Existe un procedimiento estructurado para
disminuir el riesgo de obtener productos
defectuosos
12 Se realiza un procedimiento específico para el
procesado de productos defectuosos
13 Se realiza actualizaciones periódicas respecto a
las capacidades del personal de producción
PASO N°
PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOSSI NO N/A
14 Se realiza actualizaciones periódicas respecto a
los procesos de producción empleados en la
planta
15 Existe un control específico sobre el
rendimiento de la producción
16 Se mejora las instalaciones de manera
planificada
ALCANCE DE LA AUDITORIA
La aplicación de las pruebas de auditoria en el programa, análisis de los procesos
productivos del área de producción en el periodo comprendido entre el 1 de enero al
31 de diciembre del 2015.
Los procesos del área de producción tienen mucha importancia en la empresa, ya que
permiten obtener información precisa y adecuada de los productos que ha elaborado
la empresa dando a conocer la capacidad de generar bienes.
PERSONAL DE AUDITORES
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Juan Carlos Coronado AUDITOR PRINCIPAL CC
Johan Crispin AUDITOR SUPERVISOR JR
Mayra Flores Pongo JEFE DE EQUIPO MF
Jenifer Chambe Vincha AUDITOR
ADMINISTRATIVO
JV
Diana Esquía Lanchipa AUDITOR TRIBUTARIO DE
MATERIALES
Para realizar la presente auditoria de gestión al área de producción en la empresa
Backus, se va a requerir de los siguientes equipos y materiales
UTILES DE OFICINA
2 lapiceros azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo
2 portaminas
1 resma de papel bond tamaño A4
3 borradores
3 correctores
3 resaltadores
3 archivadores
2 juegos de separadores
1 perforadora
1 grapadora
EQUIPOS DE COMPUTACION
3 Laptops
2 impresoras laser
3 memory flash
EQUIPO DE OFICINA
Grabadora de mano
3 casetes de 90 minutos
7.1.2. PLANIFICACION ESPECÍFICA
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES HORAS
PRESUPUESTADAS
1.- Planificación
3
2.- Programación
3
3.- Evaluación del control interno de producción
10
4.- Aplicación de técnicas y procedimientos, elaboración de
papeles de trabajo, hallazgos de auditoria e indicadores de
gestión
132
5.- Comunicación de resultados
12
TOTAL HORAS
160
EXAMEN Y REVELACION DE RESULTADOS
PROGRAMA DE AUDITORIA
RUBRO : Producción
CLIENTE : UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON
S.A.A
PERIODO DE EXAMEN : 2015
DETALLE DE LOS PROCEDIMIENTOS
HECHO REF. P/T
OBSERVACION
POR FECHA
I. OBJETIVOS
1
Establecer los niveles de
eficiencia y efectividad de los
procesos de producción en el
área de producción
2
Realizar un estudio y
evaluación del control interno
de la empresa.
3
Comprobar el cumplimiento
de los objetivos del área de
producción
II. PROCEDIMIENTOS
Pruebas de cumplimiento:
1
Revisar los niveles de
eficiencia y efectividad de los
procesos de producción en el
área de producción.
JV 11-05-16 CC1
La empresa lleva un
control sobre los
procesos de
producción
2 Revisar el cumplimiento del
control interno de la empresa
JV 11-05-16 Se tiene un control
sobre el
cumplimiento del
reglamento por parte
de los trabajadores
3
Revisar los objetivos del
periodo en el área de
producción
JV 11-05-16
Se tiene un plan de
ventas anual
Pruebas sustantivas:
5Realizar un control a el
proceso de producción
6Determinar el estudio y
evaluación del control interno
7
Realizar un control sobre el
cumplimiento de los objetivos
de las áreas de producción
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL AREA DE PRODUCCION
ENTIDAD: Backus SAAREA A EXAMINAR: PRODUCCION
PASO N°
PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOSSI NO N/A
1 Existe un manual de funciones debidamente
actualizado y al alcance de los operarios de la
planta de producción
X
Existe un manual general mas no uno específico por cada proceso
2 Existen todos los cargos y funciones que se
describen en el manual
X
3 Se realizan la vigilancia del cumplimiento de las
normas mínimas de seguridad e higiene
descritas en el manual
X
4 Se realiza un programa estructurado de
planificación, ejecución y control de rendimiento
en la producción
X Se realiza un proyección anual de las ventas para el periodo en el plan de negocios
5 El operario a cargo del ingreso de materiales en
el proceso de producción se halla desvinculado
del área de registro y almacenamiento
X
6 El operario a cargo de supervisar el flujo de
producción se halla vinculado con algun
miembro del personal operativo
X
7 El operario encargado de controlar el
rendimiento de la producción se halla desligado
del área de almacenamiento
X
8 Se realiza los movimientos de entrada de
materiales y salida de productos en la planta
con la debida documentación y registro
X
9 Existe un programa de mejora continua y
renovación de equipo obsoleto
X
10 Existe un programa de objetivos y metas
enfocado al área de producción
X
PASO PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARI
N° OS
SI NO N/A
11 Existe un procedimiento estructurado para
disminuir el riesgo de obtener productos
defectuosos
X
12 Se realiza un procedimiento específico para el
procesado de productos defectuosos
X
13 Se realiza actualizaciones periódicas respecto a
las capacidades del personal de producción
Se realizan capacitaciones locales y en el extranjero
14 Se realiza actualizaciones periódicas respecto a
los procesos de producción empleados en la
planta
X
15 Existe un control específico sobre el
rendimiento de la producción
X
16 Se mejora las instalaciones de manera
planificada
X Se realizan mejoras cada año en las diferentes plantas
ELABORADO POR: FECHA SUPERVISADO FECHA
FIRMA FIRMA
NOMBRE DEL ENTREVISTADO:
Rolando Ramón Caro Härter
Ingeniero Químico
FECHA:
11-05-16
FIRMA:
Evaluación del Control Interno dentro del proceso productivo
En la estructura administrativa contable de una Empresa, para asegurar que tan
confiable es su Información Financiera, es necesario tener un adecuado Control
Interno, pues gracias a este se evitan riesgos, fraudes, se protegen cuidando los
activos y sus intereses.
Tener implementado un adecuado sistema de Control Interno beneficia a los
resultados del negocio generando mayores utilidades y ahorros.
Para comenzar la evaluación del control interno dentro del Departamento de
Producción comenzaremos definiendo e ilustrando, en diagrama, el proceso de
producción
Almacenamiento de granos
Extracción y tratamiento de
agua
Molienda
Cocimiento Enfriamiento de mosto
Fermentación
Maduración
Filtración Envasado
Almacenamiento
Distribución
Union de Cervecerias Peruanas Backus y Johnston S.A.A.Área de ProducciónPeriodo 2015Entrevista al Gerente de Producción
Nombre: Ing. Rolando Ramón Caro Härter
Entrevistador: Equipo de Auditores
Fecha: 11/05/2016
1. ¿Según su opinión cómo es el ambiente en la organización?
Es un ambiente tranquilo, adecuado para trabajar.
2. ¿El personal que usted supervisa se encuentra capacitado adecuadamente para
realizar su trabajo?
Sí, es necesario resaltar que la empresa realiza capacitaciones locales y en el
extranjero, buscando compartir e intercambiar experiencias y buenas prácticas de
Manufactura (producción). En paralelo, se continua con el desarrollo de los
programas de Formación de Cerveceros, Junior Trainees e Ingenieros, los mismos
que nos han permitido integrar a nuestros equipos de trabajo a jóvenes
profesionales altamente capacitados
3. ¿Disponen de planes de contingencias contra riesgos como: robos, incendios,
daños en las maquinarias, accidentes?
Si, Pólizas Múltiple empresarial; en donde cubren todo tipo de riesgos.
4. ¿Se aplica un proceso para la selección de personal?
Si, depende del perfil que necesite el departamento.
5. ¿El personal tiene el perfil idóneo para el cargo que desempeñan?
Si, contamos con un personal de años de antigüedad dedicados a la misma
actividad.
6. ¿La compañía cuenta con manuales, instructivos, reglamentos internos para
regular sus funciones?
Si, contamos con un manual general para los trabajadores del área de produccion.
7. Se han establecido procedimientos para presentar quejas y/o reclamos por parte
de: Clientes, Empleados o Directivos.
Si, las personas que tienen quejas lo hablan con la Directora de Ventas en el caso
de clientes y en cuanto a los empleados lo hablan con recursos humanos.
8. ¿De qué manera se comunican con sus empleados?
Nosotros nos comunicamos con ellos de las siguiente manera
“Hablando con nuestros líderes”: Se realiza 2 veces al año, dirigido a todos los
colaboradores. Se difunden temas claves para el negocio.
“Trabajo ocasionales en equipo”: Reuniones semanales u de trabajo y discusión
por áreas.
“One on One” y Reuniones de Desarrollo: Reuniones periódicas que mantienen
todos los colaboradores con su jefe inmediato.
“Trabajando Juntos”: Revista corporativa que se entrega a todos los
trabajadores de manera trimestral.
Plan de Negocio: Documento de despliegue de las metas y prioridades del
negocio.
Boletín interno y vitrinas.
9. ¿A qué se debe que en el año 2015 su periodo el uso de la capacidad instalada
de las distintas plantas cerveceras llego a un 85% en promedio, teniendo en cuenta
que en el 2014 la empresa llego a un 90% en promedio de su capacidad. ?
Esto se debe a que en el 2015 nuestra capacidad de producción aumento debido a
la instalación de un tanque cilíndrico cónico en el proceso de fermentación en
nuestra planta de Arequipa.
Elaborado por: Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
Fecha de Elaboración: 11/05/2016
REVELACION DE RESULTADOS:
En la revisión practicada a Backus por el periodo que comprende durante el ejercicio
2015, se detectó:
1. En el periodo 2014 se realizó la Instalación de un TCC de 4800 hl de capacidad
neta
El proyecto consistió en la instalación de un tanque cilindro cónico de 4800 hl netos
como ampliación de nuestra capacidad del proceso de fermentación.
Entró en operación en diciembre de 2014, es decir que para el 2015 la capacidad de
producción aumento.
Además se realizó una Instalación de nueva línea de envasado: Adquisición,
instalación y puesta en marcha de una nueva línea para botellas PET no retornables,
para el envasado de gaseosas y bebidas a base de malta. Esta nueva línea cuenta
con todo el equipamiento principal Krones., tiene una capacidad de 52,000 botellas por
hora y la puesta en marcha se llevó a cabo en marzo del 2015.
Esta información también es respaldada por su producción debido a que en el año
2015 la empresa ha producido más que en el 2014 como se detalla a continuación:
Durante el 2014, se elaboraron 12.45 millones de hl de mosto frío y se
envasaron 11.91 millones de hl de cerveza. Considerando estos volúmenes de
producción, el uso de la capacidad instalada de las distintas plantas cerveceras
llegó a 90% en promedio.
Por su parte, las plantas de Ate, Motupe y Huarochirí envasaron 2.42 millones
de hl de bebidas gaseosas y aguas; y Ate envasó 0.20 millones de hl de
bebidas nutritivas (Maltin Power). Nuestra operación de Maltería, ubicada en
Ñaña, elaboró 84,773 TM de malta y 53,659 TM de maíz desgerminado.
Durante el ejercicio 2015, se elaboraron 12. 69 millones de hl de mosto frío y se
envasaron 12 .03 millones de hl de cerveza. Considerando estos volúmenes de
producción, el uso de la capacidad instalada de las distintas plantas cerveceras
llegó a 85% en promedio. Por su parte, las plantas de Ate, Motupe y Huarochirí
envasaron 2.63 millones de hl de bebidas gaseosas y agua; y Ate envasó 0.22
millones de hl de bebidas nutritivas (Maltin Power). Además, nuestra operación
de Maltería, ubicada en Ñaña, produjo 71.58 TM de malta y 53.44 TM de maíz
desgerminado
2. Durante él estudió y evaluación del control interno se encontraron las siguientes
deficiencias:
No hay manuales de operación por cada departamento productivo.
En algunos departamentos tienen comunicación a todos los niveles para
atender los problemas operativos que se van a presentando.
Los resultados periódicos llegan fuera de tiempo a los supervisores de cada
sección del área de produccion. El Director centraliza la información y sólo
comenta las desviaciones sin notificar los aciertos. Debido a la
extemporaneidad de esta información, la mayoría de las veces se archiva sin
que se utilice y no se generan las medidas correctivas.
La capacidad productiva no está en un 100%
El riesgo del personal es nivel medio.
Fueron los hallazgos encontrados más trascendentales que se encontraron durante la
evaluación del control interno
PROPUESTA
Se elaborará manuales de operación por cada departamento productivo para que los
trabajadores puedan tener una mejor capacitación para poder operar las maquinarias
que participan en el proceso productivo, pudiendo a su vez ello contribuir al aumento
de la capacidad productiva.
Se realizaran informes semanales y/ o quincenales por el supervisor de cada sección
del proceso de producción, para ser comunicado al Directos y este a su vez se reunirá
con ellos una vez a la semana para poder informarlos sobre los temas que son
necesarios para poder llevar a cabo un mejor control interno.
Se contratara más personal de ser necesario para aumentar la capacidad productiva a
un 100%, ya que si bien es cierto la empresa esta casi produciendo a su máxima
capacidad, seria idónea para que pueda tener mas ganancias poder producir al
máximo que sería al 100%.
INFORME DE AUDITORÍA OPERATIVA
Union de Cervecerias Peruanas Backus y Johnston S.A.A.,
Sr. Fernando Martín Zavala Lombardi
Gerente General
Nos dirigimos a usted atentamente, a efectos de comunicarle los resultados de la
auditoría operativa de los lineamientos de producción llevada a cabo en la
Compañía a su digno cargo, durante el periodo del 2 de Mayo al 16 de Mayo de
2016.
1. OBJETO
Para la realización de la misma, se han seleccionado los procesos en el área referida,
durante el año 2015, el área de la auditoría fue seleccionada, utilizando las técnicas
establecidas.
2. ALCANCE
Nuestra auditoría fue conducida teniendo en cuenta las disposiciones de las
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, y las buenas prácticas aplicables
en la materia.
3. OBSERVACIONES
Informamos que las observaciones surgidas de la auditoría realizada es la
siguiente:
No hay manuales de operación por cada departamento productivo.
Los resultados periódicos llegan fuera de tiempo a los supervisores de cada
sección del área de producción. El Director centraliza la información y sólo comenta
las desviaciones sin notificar los aciertos. Debido a la extemporaneidad de esta
información, la mayoría de las veces se archiva sin que se utilice y no se generan las
medidas correctivas.
La capacidad productiva no está en un 100%
4. RECOMENDACIONES
En función de las observaciones realizadas las recomendaciones para la mejora
de los procesos son las siguientes:
Elaborar manuales de operación por cada departamento productivo para que los
trabajadores puedan tener una mejor capacitación para poder operar las maquinarias
que participan en el proceso productivo, pudiendo a su vez ello contribuir al aumento
de la capacidad productiva.
Realizar informes semanales y/ o quincenales por el supervisor de cada sección del
proceso de producción, para ser comunicado al Directos y este a su vez se reunirá con
ellos una vez a la semana para poder informarlos sobre los temas que son necesarios
para poder llevar a cabo un mejor control interno.
Aumentar la capacidad productiva al 100% y de ser necesario contratar más personal
ya que si bien es cierto la empresa está casi produciendo a su máxima capacidad.
5. DICTAMEN
En base a los procedimientos de control llevados a cabo, y las observaciones
antes detalladas, es opinión de esta auditoría operativa que los resultados del
examen realizado, son parcialmente satisfactorios.
Ponemos a disposición de la dirección, todos los papeles de trabajo y/o
antecedentes que respaldan nuestra opinión.
Es nuestro informe.
Tacna, 17 de mayo de 2016.
Atte.
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada
